Khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của sở xây dựng thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô khoa Quản trị văn phịng tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức cho em suốt thời gian học tập giảng đường đại học để giúp em có thêm kinh nghiệm để phục vụ cho việc học tập Em xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo tồn thể chú, anh chị Văn phòng Sở xây dựng Thái Nguyên, nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt cho em tìm hiểu thực tế văn phịng Sở đợt khảo sát vừa qua Với kiến thức hạn chế, viết khơng tránh khỏi sai sót mong nhận lời góp thầy để viết sau em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Sở Xây dựng Thái Ngun” cơng trình tơi nghiên cứu soạn thảo Em không chép từ viết công bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có sai sót em xin chịu hồn tồn trách nhiệm MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Hầu hết người dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hịa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc “ Một nhà quản trị khơng coi người có lực người khơng điều hành cơng việc có hiệu quả” Câu nói kinh điển Walter A.Green cho thấy hội họp vấn đề quan trọng sống quan, tổ chức Trong xã hội phức tạp, cá nhân hầu hết không đủ thông tin cần thiết để làm định quan trọng.Cơ quan, tổ chức tuỳ thược vào cá nhân đưa thông tin, đưa nhận xét Phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc thảo luận nhóm Các hội họp hay hội nghị hội cho thành viên thể thảo luận vấn đề chung tham gia v tiến trình làm định Một điều bị phàn nàn hầu hết tổ chức họp việc bị họp xem lãng phí nhiều thời gian quý giá Thực tế họp nơi trì văn hố cơng sở và mơi trường tập thể Đó cách tổ chức nói với bạn bạn thành viên Nó xem phương tiện để nhà quản lí thực việc điều hành kiểm soát hoạt động quan Nhằm mục đích sau: • Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo nhiệm vụ cần triển khai • Đảm bảo quyền làm chủ nhân viên quan • Xây dựng tinh thần đồn kết Lịch sử nghiên cứu • Tiểu luận nghiệp vụ tổ chức hội họpvà chuyến công tác cho lãnh đạo- nhóm lớp B16QTH2, đại học Duy Tân, Đà Nẵng • Khố luận: Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao công tác văn phịng Sở Tài ngun Mơi trường Hải Phịng Phạm Thị Ánh Nguyệt • Khố luận: Một giải pháp nâng cao cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ Đối tượng nghiên cứu, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Sở xây dựng Thái Nguyên Phạm vi nghiên cứu: Tại Sở Xây dựng Thái Nguyên Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: • Mục đích: Khảo sát, đánh giá cơng tác tổ chức hội họp Sở xây dựng Thái Nguyên, đồng thời đưa giải pháp nâng cao chất lượng họp • Mục tiêu nghiên cứu: - Phân loại hình thức hội họp - Thực trạng tổ chức hội họp - Tìm hiểu nguyên nhân đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho công tác hội họp Các phương pháp nghiên cứu sử dụng: • Phương pháp thu thập xử lí thơng tin Đây phương pháp chủ yếu để thực tập này, bao gồm tổng hợp nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu.Trong q trình tiến hành tơi thu thập thông tin qua sách báo, nguồn tin mạng internet, cơng trình nghiên cứu khác hoạt động văn phịng làm sở phân tích, đánh giá nghiên cứu • Phương pháp khảo sát thực địa Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cách thực cơng việc tìm hiểu, quan sát văn phòng làm việc Đây phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết luận mang tính xác thực • Phương pháp phân tích tổng hợp Từ tài liệu thu thập được, kết hợp với két khảo sát thực địa từ nguồn thông tin khác, tiến hành xử lí theo bước nhỏ, phân tích đưa kết luận Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài: Qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp Sở Xây dựng Thái Nguyên Em giới thiệu cách hệ thống vai trị văn phịng cơng tác tổ chức hội họp văn phịng Sở Qua đó, giới thiệu vài nét trình, phát triển Sở Nêu giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc xây dựng nâng cao hiệu họp Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên khoa Quản trị văn phòng ngành khác Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Nội dung đề tài có cấu trúc làm ba chương:  Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Sở xây dựng Thái Nguyên  Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hôi họp Sở xây dựng Thái Nguyên  Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Sở Xây dựng Thái Nguyên NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ XÂY DỰNG THÁI NGUYÊN 1.1.Lịch sử hình thành Tháng năm 1955, Bộ Thủy lợi Kiến trúc nước Việt Nam dân chủ Cộng hịa thành lập Khi tỉnh Thái Nguyên thành lập Ty Thủy lợi, Kiến trúc Thái Nguyên Ngày 29/4/1958, thực Nghị Quốc Hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa khóa I kỳ họp thứ VIII, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh thành lập Bộ Kiến trúc, Bộ Xây dựng Theo hệ thống tổ chức, Ty Kiến trúc đời từ Trải qua thời gian nhiệm vụ Ngành Xây dựng giai đoạn có thay đổi để đáp ứng yêu cầu nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc nên tổ chức Ngành tên gọi có thay đổi theo Căn nhiệm vụ chiến lược cách mạng Việt Nam mốc lịch sử phát triển Ngành Xây dựng Thái Nguyên thể qua giai đoạn sau: - Từ năm 1958 đến năm 1975: Ngành Xây dựng Thái Nguyên công cải tạo xây dựng chủ nghĩa xã hội, chống chiến tranh phá hoại giặc Mỹ miền Bắc, giải phóng miền Nam, thống Tổ Quốc - Từ năm 1976 đến năm 1985: Ngành xây dựng Bắc Thái công xây dựng bảo vệ Tổ quốc năm đầu thống đất nước - Từ năm 1986 đến năm 1996: Ngành Xây dựng Bắc Thái 10 năm đầu thời kỳ đổi 1.2.Cơ cấu tổ chức: 1.3.Chức nhiệm vụ 1.3.1 Vị trí, chức Giám đốcSở Sở Xây dựng Thái Nguyên quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lí Nhà nước lĩnh vưc: Xây dựng, kiến trúc, quy hoạch xây dựng, hạ tầng kĩ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu cơng nghệ cao; Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc phát triển thị, nhà công sở, kinh doanh bất động sản, vật liệu xây dựng, dịch vụ công lĩnh vực quản lí nhà nước Sở, thực số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp,uỷ quyền UBND tỉnh theo quy định pháp luật Sở Xây dựng có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng Chịu đạo quản lí tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chun mơn, nghiệp vụ Phịng tra xâyquy dựng hoạch phát thị VănBộ phịngThanh Phịng quảntriển lí Phịng kiến trúc quản líhạchất tầnglượng kỹ thuật cơng Phịng trình kinhxây tế xây dựngdựng Xây dựng 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND tỉnh: • Dự thảo định, thị, văn quy định việc phân công, phân cấp uỷ quyền lĩnh vực quản lí nhà nước Sở thuộc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền UBND tỉnh • Dự thảo quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, 5năm hàng năm, chương trình, Trung Phịng quản lí nhà thị trường Phịng bất động quản sản lí vật liệu xây dựngtâm quy hoạch nông nghiệp nông thơn dự án, cơng trình quan trọng lĩnh vực quản lí nhà nước Sở phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế- xã hội địa phương • Dự thảo chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước lĩnh vực quản lí Sở địa bàn tỉnh, bảo đảm phù hợp với mục tiêu nội dung chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước UBND tỉnh Trình Chủ tịch UBND tỉnh • Dự thảo định thị văn thuộc thẩm quyền hành Chủ tịch UBND tỉnh lĩnh vực quản lí nhà nước Sở • Dự thảo định thành lập, sáng lập, chia tách, tổ chức lại, giải thể đơn vị trực thuộc Sở theo quy định pháp luật Hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy hoạch phát triển, kế hoạch, chương trình, dự án phê duyệt thuộc phạm vi quản lí nhà nước Sở, tuyên truyền, phổ biến pháp luật, thông tin lĩnh vực quản lí nhà nước Sở Về xây dựng: • Hướng dẫn, kiểm tra, thực quy định pháp luật lĩnh vực xây dựng • Thực việc cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy phép cấp Trên địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật • Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật điều kiện lực hành nghề xây dựng cá nhân điều kiện lực hoạt động xây dựng tổ chức tham gia hoạt động xây dựng địa bàn tỉnh • Thực việc cấp quản lí lại chứng hành nghề hoạt động xây dựng theo quy định pháp luật • Tổ chức việc giám định cơng trình xây dựng, giám định cố cơng trình xây dựng theo phân cấp phân công UBND tỉnh; theo dõi tổng hợp, báo cáo tình hình cố địa bàn tỉnh • Hướng dẫn cơng tác lập quản lí chi phí đầu tư xây dựng cơng trình địa bàn tỉnh, tổ chức lập để UBND tỉnh công bố Sở công bố theo phân cấp: Các tập đơn giá xây dựng, giá ca máy thiết bị xây dựng, giá vật liệu xây dựng…Tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh hướng dẫn việc áp dụng vận dụng định mức, đơn giá xây dựng, số giá xây dựng, suất vốn đầu tư dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn ngân sách địa phương Về kiến trúc, quy hoạch xây dựng • Hướng dẫn, kiểm tra thực quy chuẩn, tiêu chuẩn kiến trúc, quy hoạch xây dựng, quy hoạch lập, thẩm định đồ án quy hoạch xây dựng 10 Thông thường gửi giấy mời, văn phịng Sở ln gửi kèm sơ đồ dẫn địa điểm cho khách mời để khách mời dễ hình dung lại • Chuẩn bị địa điểm: địa điểm họp xác định kế hoạch Ban tổ chức phân cơng người phụ trách để xếp địa điểm theo tính chất, quy mơ cc họp Với họp quy mổ nhỏ tổ chức phòng họp quan( ý đăng kí phịng họp) Cịn họp lớn văn phịng phải có trách nhiệm khảo sát, tìm hiểu địa điểm thuê cho phù hợp Sau hồn thành cơng tác tiền trạm(lượng chứa, trang thiết bị, phương án lại…) tiến hành thoả thuận kí kết hợp đồng Việc lựa chọn địa điểm hay ngồi quan phải đảm bảo yêu cầu như: - Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho phù hợp với danh sách khách mời Nên chia theo khu vực ưu tiên vị trí khách mời quan trọng Lưu ý để chỗ lại cho thuận tiện Cán phụ trách mảng vào để xếp chỗ cho đại biểu đến tham dự - Kiểm tra lại trang thiết bị cần dụng: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, điều hoà… - Chuẩn bị khánh tiết, trang trí hội trường: market, băng rơn hiệu, hoa, khăn trải bàn… - Chuẩn bị phòng tiếp tân dành cho đại biểu trước tham dự • Chuẩn bị thời gian: thực theo kế hoạch.Tuy nhiên, không tổ chức vào thời điểm số khách mời quan trọng không tham dự Nên chuẩn bị thời gian dự phòng trước sau họp, thực nội dung • Chuẩn bị ghi biên họp: việc ghi biên thư kí họp đảm nhận việc chuẩn bị điều kiện lại văn phòng thực Cần ý điểm sau: - Kiểm tra lại chỗ ngồi cuả thư kí họp 20 - Xin ý kiến thủ trưởng hình thức ghi biên - Chuẩn bị phương tiện(máy ghi âm, máy tính…) phục vụ trình ghi biên - Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kĩ thuật ghi biên • Chuẩn bị yếu tố khác: - Cơng tác y tế - Truyền thông - In thẻ đại biểu - Khu để xe - Nơi ăn uống(hình thức đãi khách, thực đơn, địa điểm, thời gian) - Quà tặng(nếu có) - Thơng báo thành viên, phân phối tài liệu - Soạn thảo kịch hội nghị( mẫu Sở xây dựng Thái Nguyên, phụ lục 1) 2.2.2 Tiến hành hội họp Hiện Sở xây dựng chưa có văn hướng dẫn cơng việc hay quy trình cụ thể diễn trình tổ chức hội họp Mà thay vào đó, Ban Tổ chức tổ chức hội họp chủ động thơng báo tới đơn vị có liên quan đến việc điều khiển, điều hành thiết biết kịch chương trình họp để đơn vị vào để phối hợp thực cơng việc để họp diễn cách thuận lợi thành cơng 2.2.2.1 Đón tiếp đại biểu Tuỳ theo tính chất mà lựa chọn hình thức đón tiếp khách mời cho phù hợp • Đối với hội họp nhỏ, việc chào đón thực với đại biểu • Đối với hội họp lớn, dùng băng rơn, cờ hoa, hiệu thông qua diễn văn khai mạc người dẫn chương trình • Bố trí phịng nhỏ để đón tiếp nhóm đại biểu 2.2.2.2 Điểm danh đại biểu Việc giúp cho văn phịng xác định xác số lượng 21 thức đại biểu đến tham dự Điều liên quan đến giá trị họp Một số hình thức điểm danh áp dụng: • Sơ đồ vị trí chỗ ngồi • Thẻ đại biểu • Đăng kí trưởng đồn ban lễtân • Phiếu đăng kí có mặt 2.2.2.3 Triển khai chương trình • Thực nghi lễ • Giới thiệu đại biểu, tun bố lí do, thơng qua chương trình… • Tiến hành nội dung • Thảo luận • Tổng kết • Bế mạc 2.2.2.4 Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận Việc giữ khoảng thời gian chương trình nghị phát cho đại biểu xem trước điểm để đánh giá mức độ thành công hội họp Các họp có tính nghi thức việc giữ thứ tự phần cơng khai chương trình nghị đảm bảo diễn theo tiến độ Khơng có trường hợp diễn q thời gian cho phép Người chủ trì Hội họp phải đảm bảo cho phần chương trình họp diễn theo lịch trình thống chương trình nghị Phải bắt đầu họp giờ, phải tiến hành họp dù có số người đến trễ Tuy nhiên linh động chờ đại biểu, khách mời đại biểu có vai trị quan trọng trongcuộc họp, ví dụ đại diện quan cấp cho ý kiến đạo Nếu tránh khỏi chậm trễ họpthì nên ghi nhận điều vào biên họp với lý việc chậm trễ Người chủ trì họp linh hoạt việc đảm bảo tiến trình trương trình nghị 22 2.2.2.5 2Ghi biên hội họp Tuỳ theo yêu cầu thủ trưởng, sử dụng nhiều hình thức ghi biên khác nhau, phải đảm bảo yêu cầu sau: • Đúng kĩ thuật • Đúng thể thức • Thơng tin xác, khách quan Mẫu biên bản: BỘ XÂY DỰNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ XÂY DỰNG THÁI NGUYÊN Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /BB- … … BIÊN BẢN ………… ………… -Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … , ngày … tháng … năm …… / THƯ KÝ CHỦ TỌA (chữ kí) (Chữ ký, dấu (nếu có)) 23 Họ tên Họ tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT, hồ sơ Một số lưu ý trình tiến hành hội họp: • Giải vấn đề phát sinh: trình diễn hội họp phải lường trước vấn đề phát sinh xây dựng phương hướng giải phương án dự phịng • Giám sát, kiểm tra, đơn đốc tình hình thực tế: phải đảm bảo giám sát hoạt động thực tế phải diễn theo nội dung, kế hoạch nhằm đảm bảo hội họp diễn thành cơng tốt đẹp • Phân cơng bố trí nhân có mặt sẵn sàng khắc phục có cố xảy 2.2.3 Kết thúc hội họp 2.2.3.1 Lập hồ sơ họp Trong trường hợp Văn phịng Sở đơn vị chủ trì hội nghị đơn vị Văn phịng có trách nhiệm thu thập lập hồ sơ hội họp Hồ sơ Hội họp bao gồm văn như: kế hoạch tổ chức định thành lập Ban tổ chức, chương trình nghị sự, danh sách khách mời, mẫu giấy mời, dụ trù kinh phí, báo cáo họp, biên bản, thư cảm ơn, thông báo kết luận họp, giấy tờ khác 24 2.2.3.2 chức họp rút kinh nghiệm Sau hội nghị kết thúc, Ban Tổ chức tiến hành họp rút kinh nghiệm đánh giá kết Trong trình diễn họp, cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt nhiêm vụ chưa? Cơng tác giao việc phân cơng cơng việc trước, sau họp có phải rút kinh nghiệm chấn chỉnh lại hay không? Những học rút đâu ? 2.2.3.3 báo kết họp • Ban Tổ chức Hội nghị chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan dự thảo thông báo kết luận, trình Lãnh đạo Sở phụ trách duyệt nội dung Sau họp kết thúc, Chánh văn phịng Sở có văn gửi đến đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận họp, đơn vị liên quan tiến hành soạn thảo dự thảo thông báo kết luận họp gửi văn phòng để tổng hợp soạn thảo thông báo kết luận hồn thiện trình Lãnh đạo Sở phê duyệt Sau có ý kiến đồng ý Lãnh đạo Sở nội dung thơng báo kết luận, trình Chánh Văn phòng Sở ký ban hành gửi tới đơn vị có liên quan để thực 2.2.3.4 Viết thư cảm ơn Các đại biểu có tên danh sách đăng ký với bàn lễ tân sau họp ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến vị đại biểu tới dự họp có ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị Mong muốn gặp lại buổi hội nghị gần Lưu ý: thực toán khoản chi sau hoàn thành họp Tiểu kêt Xuyên suốt chương quy trình tổ chức họp Sở xây dựng Các bước thực theo trình tự xếp logic, khoa học Nắm bắt tầm quan trọng công tác tổ chức họp cán bộ, nhân viên văn phịng Sở nói chung đơn vị quan ln đề cao vai trị trách nhiệm mình, làm việc nghiêm túc, tận tâm để hồn thành công việc cách hiệu 25 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI SỞ XÂY DỰNG THÁI NGUN 3.1.Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm • Cơng tác tổ chức hội họp Sở xây dựng Thái Nguyên theo Quyết định Thủ tướng phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 chế độ hội nghị hoạt động quan Nhà nước • Sở ban hành quy chế chế độ quy định ngày tổ chức hội họp thường xun • Đội ngũ cán chun viên có trình độ cao, động sáng tạo đảm bảo thực cơng việc cácg hiệu • Kế hoạch tổ chức hội họp xây dựng từ sớm với mục đích cá nhân, đơn vị liên quan chủ động công tác chuẩn bị, chuẩn bị cách chu đáo, hiệu 3.1.2 Nhược điểm • Công tác lập kế hoạch chưa lường trước hết diễn biến hoạt động nên xảy cố việc ứng phó chưa linh hoạt, cịn nhiều lúng túng • Nguồn kinh phí cịn hạn chế Các trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức hội họp chưa bảo trì, bảo dưỡng thường xun • Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn chưa quan tâm mức • Việc xếp, bố trí vị trí khách mời và kiểm sốt số lượng khách chưa thực tốt • Chưa có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp 3.1.3 Nguyên nhân • Lãnh đạo Sở chưa có kế hoạch tập huấn công tác lễ tân để phục vụ hội họp với quy mô lớn cách chuyên nghiệp 26 • Do tính chất , quy mơ họp khác nên chưa lường hết cố • Do nguồn kinh phí cịn hạn hẹp • Các yếu tố khách quan( khách mời,thời tiết…) • Khả kết hợp, làm việc nhiều cán hạn chế, nên hồn thành tốt cơng việc giao, cơng việc phối hợp hồn thành 3.2.Giải pháp 3.2.1 Ban hành văn tổ chức hội họp riêng quan • Xây dựng quy chế phối hợp hoạt động • Xây dựng hoàn thiện thể chế liên quan đến hội họp • Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm • Áp dụng tiêu chuẩn quản lí chất lượng vào tổ chức hội họp 3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đầu tư trang thiết bị đại 3.2.3 Trả lời câu hỏi cho họp • Có cần thiết phải họp khơng? • Ai người cần có mặt( rõ người bắt buộc vàkhơng bắt buộc) • Cần làm để họp ý tạo tương tác tốt 3.2.4 Áp dụng số nguyên tắc • Đảm bảo giải cơng việc thẩm quyền, phạm vi • Thực lồng ghép nội dung, ván đề cần xử lí • Đảm bảo thời gian • Dành nhiều thời gian cho thảo luận Tiểu kết Dù công việc có chuẩn bị kĩ lưỡng khơng thể tránh khỏi sai sót hạn chế Như vậy, chương em có số đánh giá sơ công tác tổ chức họp Sở xây dựng Thái Nguyên Đồng 27 thời đưa số giải pháp để khắc phục nâng cao hiệu cho công tác Hi vọng ứng dụng hồn thiện để giúp công tác tổ chức hội họp hiệu tiết kiệm 28 KẾT LUẬN Hội họp coi phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành kiểm soát hoạt động quan Mỗi họp tổ chức có mục đích khác • Tổng kết đánh giá công việc, thông báo nhiệm vụ cần triền khai • Tổng kết, đánh giá cơng việc nhằm so sánh kết đạt với mục tiêu đặt để mặt tích cực vấn đề cịn tồn cơng việc Bên cạnh đó, đề giải pháp để thực cơng việc đạt hiệu cao đóng góp, tổng hợp ý kiến người q trình diễn hội nghị • Thơng báo nhiệm vụ cần triển khai: Thông qua họp, công việc thơng báo triển khai nhanh chóng tới phịng ban quan • Đảm bảo quyền làm chủ nhân viên quan nhiệm vụ chung thể hiện: có quyền nói lên suy nghĩ đưa đóng góp ý kiến cơng việc chung • Xây dựng tinh thần đồn kết: q trình họp diễn tất người quan bàn bạc, trao đổi, lắng nghe ý kiến thành viên sở tôn trọng lẫn tạo nên gắn kết, chia sẻ tất người Trong q trình khảo sát cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng Sở Xây dựng Thái Nguyên, giúp đỡ tận tình thầy cán Văn phịng Sở Qua đó, em có thêm kinh nghiệm q báu mà khơng thể học sách - tất điều hành trang để phục vụ cho cơng việc sau này, thông tin kinh nghiệm cách thức tổ chức hội họp, quy trình diễn họp từ họp giao ban tới hội nghị tổng kết công tác năm hội nghị với quy mơ lớn Qua thấy ban tổ 29 chức người ln có trách nhiệm với cơng việc, ln hồn thành cơng việc thời gian, quy trình, cán có chuyên môn yêu nghề Trong báo cáo khoa học tìm hiểu tình hình tổ chức hội họp Văn phòng Sở nhiều thiếu xót câu từ, cách trình bày Em mong quan tâm, góp ý thầy giáo để báo cáo khoa học em hoàn chỉnh 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Th.S Phạm Mỹ Hạnh, quản trị văn phịng Học viện Cơng nghệ bưu viễn thơng, 2008 Phan Thị Minh Châu, quản trị học, NXB thống kê, 2011 Nguyễn Thị Liên Diệp, quản trị học,NXB thống kê, 2011 PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, nghiệp vụ thư kí văn phịng 31 PHỤ LỤC PHỤ LỤC KỊCH BẢN HỘI NGHỊ MC: Kính thưa… Thực đạo của… và… hơm Sở Xây dựng Thái Nguyên long trọng tổ chức Hội nghị… Tới dự hội nghị…, ban tổ chức xin trân trọng giới thiệu: -… -… Một lần đề nghị toàn thể hội nghị chào mừng Sau đây, thay mặt ban tổ chức xin thông qua chương trình hội nghị sau(đọc chương trình): Tiếp theo chương trình, ban tổ chức xin trân trọng giới thiệu ơng/bà…lên đọc báo cáo/ tham luận/ phát biểu.Xin trân trọng kính mời ông/bà Chúng ta vừa nghe… để tiếptục chương trình ban tổ chức trân trọng giới thiệu đại biểu… trân trọng kính mời… PHỤ LỤC Hội nghị tổng kết năm 2014 hội nghị cán bộ, công chức, viên chức quan Sở xây dựng 2015 Ông Dương Ngọc Long, Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên trao Quyết định điều động bổ nhiệm ơng Hồng Đức Khánh giữ chức vụ Giám đốc Sở Xây dựng tỉnh Thái Nguyên ... tổ chức hoạt động Sở xây dựng Thái Nguyên  Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hôi họp Sở xây dựng Thái Nguyên  Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Sở Xây. .. loại hội họp, tựu chung lại, Sở xây dựng Thái Ngun có hình thức hội họp sau: • Đại hội • Hội nghị • Cuộc họp • Họp giao ban • Họp tổng kết 2.2.Thực trạng công tác tổ chức hội họp Sở xây dựng Thái. .. việc cách hiệu 25 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI SỞ XÂY DỰNG THÁI NGUYÊN 3.1.Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm • Cơng tác tổ chức hội họp Sở xây dựng