Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90012008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã đức xương

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa kết thu trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thơng tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội vụ Hà Nội hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình em thực đề tài nghiên cứu Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn kiến thức thân cịn hạn chế, đề tài nghiên cứu em khơng tránh cịn nhiều thiếu sót, kính mong nhận góp ý kiến quý báu Quý thầy cô ban! Em xin chân thành cảm ơn! BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HTQLCL QLCL UBND Giải nghĩa Hệ thống quản lý chất lượng Quản lý chất lượng Uỷ ban nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Văn phòng với chức tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ quản lý, đạo điều hành đầu mối tổng hợp thu thập xử lý thông tin của quan, tổ chức Văn phòng ngày tỏ rõ vai trò quan trọng hệ thống quan tổ chức, đặc biệt quan nhà nước, đầu mối giao dịch, xử lý thông tin quan tổ chức Với vai trị phận cơng tác hành văn phịng, cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng thành cơng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết hoạt động quản lý, điều hành quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt việc soạn thảo ban hành văn Soạn thảo ban hành văn đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung quản lý hành nói riêng Do việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu thông tin Điều quan trọng không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà HTQLCL phải áp dụng để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp quán, qua góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt kết tin cậy phù hợp với mục tiêu chiến lược đề trì niềm tin khách hàng Áp dụng HTQLCL giúp tổ chức kiểm sốt cách có hệ thống minh bạch q trình cung cấp thơng tin Trong đó, tính minh bạch trách nhiệm giải trình điều đặc biệt quan trọng giúp quan giải công việc tổ chức đạt uy tín tin cậy người dnùng đối tác Vì vậy, tơi lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Đức Xương” Lịch sử nghiên cứu: Đề tài ISO quan tâm nhà nghiên cứu: - Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) - Quản lý chất lượng ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997) Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng UBND xã Đức Xương - Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng Văn phòng UBND xã Đức Xương Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Phương pháp nghiên cứu: - Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu - Kế thừa nghiên cứu trước - Tổng hợp thơng tin Cấu trúc đề tài: Ngồi phần mở đầu kết luận, đề tài gồm chương: Chương 1: Nhận thức chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng UBND xã Đức Xương Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quản lý chất lượng Văn phòng UBND xã Đức Xương Chương Nhận thức chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Khái niệm, cấu trúc tiêu chuẩn 1.1 Khái niệm tổ chức ISO ISO có tên gọi đầy đủ International Organization for Standardition, dịch nghĩa Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (nhiều quan, tổ chức dịch giả dịch Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa Liên đồn Quốc tế quan tiêu chuẩn hóa quốc gia), tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn giới ISO 9000 tiêu chuẩn Quản lý chất lượng Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm tiêu chuẩn qui định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp muốn chứng nhận phải áp dụng (như ISO9001/2/3:1994 ISO 9001:2000) tiêu chuẩn hỗ trợ khác ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý Chất lượng - Các yêu cầu, soát xét lần Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 mặt cấu trúc giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Mục tiêu Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) thúc đẩy phát triển công tác tiêu chuẩn hóa hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa dịch vụ phạm vi toàn giới phát triển hợp tác lĩnh vực trí tuệ, khoa học cơng nghệ kinh tế Nhiệm vụ ISO nghiên cứu xây dựng, công bố tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động nhiều lĩnh vực khác (trừ điện điện tử thuộc phạm vi trách nhiệm Ủy ban Điện Quốc tế IEC (International Electronic Commitee) Các tiêu chuẩn khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà có tính chất khuyến khích áp dụng Tuy nhiên, tiêu chuẩn lại có vai trị quan trọng việc thống tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ phạm vi toàn giới Theo tài liệu Trung tâm Thông tin Bộ Khoa học Công nghệ Việt Nam cung cấp số tài liệu khai thác trang web httt:/www.iso.ch ISO tổ chức phi phủ, thành lập năm 1946 Ln Đơn nước Anh, thức vào hoạt động từ ngày 23/02/1947 ISO có ba loại thành viên: thành viên đầy đủ, thành viên thông thành viên đăng ký Thành viên quan phải quan tiêu chuẩn hóa quốc gia quốc gia có quan, tổ chức đại diện để tham gia ISO Hiện nay, 70% thành viên ISO quan phủ phủ cử làm đại diện cho quốc gia tổ chức Hiện nay, giới có 120 nước thành viên ISO, trụ sở ISO đặt Geneve, Thụy Sỹ, ngôn ngữ sử dụng tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để giúp ISO trì triển khai hoạt động, cấu tổ chức ISO gồm có: - Đại Hội đồng ISO: họp toàn thể năm lần - Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên Đại Hội đồng ISO bầu - Ban Thư ký Trung tâm: thực chức thư ký cho Đại Hội đồng Hội đồng việc quản lý kỹ thuật, theo dõi vấn đề thành viên, hỗ trợ kỹ thuật cho Ban kỹ thuật Tiểu ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm xuất vản, thông tin, quảng bá chương trình cho nước phát triển - Các ban sách phát triển: Ban đánh giá phù hợp (CASCO); Ban Phát triển (DEVCO); Ban Thông tin (INFCO); Ban Chấp chuẩn (REMCO); Ban Chính sách người tiêu dùng (COPOLCO) - Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức quản lý hoạt động Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn - Các ban kỹ thuật tiêu chuẩn: nay, ISO có 2859 quan kỹ thuật bao gồm 186 ban kỹ thuật, 576 tiểu ban kỹ thuật, 2057 Nhóm Cơng tác 40 nhóm nghiên cứu soạn thảo tiêu chuẩn hướng dẫn ISO - Các ban cố vấn: nhiệm vụ ISO xây dựng tiêu chuẩn quốc tế theo dõi, đánh giá việc triển khai thực tiêu chuẩn quốc gia quan, tổ chức cụ thể Khi vận dụng tiêu chuẩn ISO ban hành, nảy sinh quan hệ tới đối tượng nhà quản lý khách hàng Vì vậy, có khoảng 3000 nhà khoa học, kỹ thuật, nhà quản lý, quan phủ, nhà cơng nghiệp, người tiêu dùng… đại diện cho quan tiêu chuẩn hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng tiêu chuẩn quốc tế sách phát triển ISO Trên giới có khoảng 5.000 tổ chức quốc tế có quan hệ với quan kỹ thuật ISO Việt Nam thành viên thứ 72 ISO, gia nhập năm 1977, quan đại diện cho Chính phủ tham gia tổ chức ISO Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1.2 Cấu trúc nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm phiên bản: ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở từ vựng ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng môi trường Phiên Phiên Phiên năm 1994 năm 2000 năm 2008 ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000 ISO 9002: 1994 (bao gồm ISO ISO 9001: 2008 ISO 9003: 1994 9001/ 9002/ 9003) ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 ISO 10011: 1990/1 Tên tiêu chuẩn HTQLCL – Cơ sở & từ vựng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) – Các yêu cầu Chưa có thay đổi HTQLCL - Hướng dẫn cải tiến ISO 19011: 2002 Chưa có thay đổi Hướng dẫn đánh giá HTQLCL/ Môi trường Nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9000 yêu cầu cần kiểm soát tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 2.1 Nguyên tắc: Qua nghiên cứu nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 tài liệu áp dụng ISO 9000 vào hoạt động số quan, tổ chức, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thực sở tám nguyên tắc: 2.1.1 Nguyên tắc định hướng vào khách hàng Mọi hoạt động quan phải hướng tới mục tiêu thỏa mãn yêu cầu khách hàng Vì vậy, quan nhà nước cần nghiên cứu, nắm bắt yêu cầu công dân lấy công dân đối tượng trung tâm việc xây dựng mục tiêu phấn đấu quan 2.1.2 Nguyên tắc lãnh đạo thống Việc quản lý chất lượng đặt lãnh đạo thống nhất, đồng mục đích, phương hướng mơi trường nội tổ chức Lãnh đạo cần tạo trì mơi trường nội để hồn tồn lơi người tham gia việc đạt mục tiêu tổ chức Lãnh đạo phải xây dựng giá trị định hướng rõ ràng thực cam kết, tham gia cá nhân lãnh đạo với tư cách thành viên tổ chức Đồng thời, lãnh đạo phải đạo, tham gia xây dựng chiến lược biện pháp huy động tham gia thành viên để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quan, đơn vị Qua việc tham gia trực tiếp vào hoạt động lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động, ghi nhận kết đạt nhân viên, người lãnh đạo có vai trị củng cố giá trị khuyến khích sáng tạo, đầu cấp toàn tổ chức 2.1.3 Nguyên tắc hợp tác triệt để Là vận dụng triệt để mối quan hệ lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên tổ chức nhằm đạt hiệu cao qúa trình hoạt động Thành công cải tiến chất lượng phụ thuộc nhiều vào kỹ năng, nhiệt tình hăng hái công việc đội ngũ nhân viên Cần tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức thực hành kỹ Đồng thời, tổ chức phải lấy động lực hoạt động thành cơng việc phù hợp lợi ích tập thể với lợi ích nhân viên tổ chức 2.1.4 Nguyên tắc tiếp cận theo trình Q trình tập hợp hoạt động có quan hệ tương tác lẫn để biến đầu vào thành đầu sản phầm, dịch vụ Một hệ thống quản lý đánh giá đảm bảo chất lượng kết đầu sản phẩm, dịch vụ lớn so với đầu vào Trong quan, tổ chức, đầu vào trình đầu trình trước tất hoạt động quan, tổ chức tạo thành hệ thống trình liên hồn Ngun tắc địi hỏi đảm bảo chất lượng đồng trình lớn, kết hợp nhiều trình nhỏ 2.1.5 Nguyên tắc hệ thống Quản lý theo phương pháp hệ thống cách huy động, phối hợp toàn nguồn lực để thực mục tiêu chung tổ chức Vì vậy, để đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, nguyên tắc yêu cầu cá nhân quan, tổ chức phải có trách nhiệm đảm bảo việc đạt mục tiêu chất lượng phạm vi công việc giao 2.1.6 Nguyên tắc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng phải cải tiến thường xuyên để bổ sung yêu cầu cần thiết phù hợp với phát triển tổ chức yêu cầu xã hội sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung ứng Cải tiến liên tục mục tiêu đồng thời phương pháp quản lý tổ chức muốn có mức độ chất lượng cao 2.1.7 Nguyên tắc định dựa sở liệu Để đạt hiệu cao công tác quản lý, định quan, tổ chức, người lãnh đạo phải xây dựng dựa việc phân tích đầy đủ thông tin sở liệu thu thập 2.1.8 Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ tổ chức bên cung ứng Việc quản lý chất lượng phải tiến hành quan hệ hợp tác chặt chẽ bên bên Các quan hệ bên quan hệ nội lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên phận với Các quan hệ bên quan hệ với cấp trên, cấp dưới, tổ chức đào tạo, đối tác bên cung ứng Sự hợp tác nội chặt chẽ tăng cường, thúc đẩy linh hoạt trình hoạt động khả đáp ứng nhanh quan, tổ chức 2.5.2: Xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng Xây dựng hệ thống thuật ngữ, từ vựng nội dung phức tạp, cần đầu tư nhân lực, vật lực để tiến hành nghiên cứu sâu rộng Vì vậy, hệ thống thuật ngữ từ vựng ngành, lĩnh vực liên quan nguồn tư liệu tham khảo, bổ ích cho quan, tổ chức 2.5.3: Chuẩn bị nhân lực cho việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2008 Một yêu cầu đặt nguồn nhân lực phải đảm bảo chất lượng định Đội ngũ cán phải đào tạo chuyên môn chức danh, lĩnh vực phân cơng nhiệm vụ, có đạo đức nghề nghiệp trang bị kiến thức phụ trợ tin học, ngoại ngữ, kỹ thu thập tổng hợp thông tin, kỹ soạn thảo văn bản… Cán làm việc quan phải có hiểu biết tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mục tiêu, sách chất lượng quan, tổ chức CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ ĐỨC XƯƠNG 3.1: Thuận lợi - Được quan tâm quan cấp việc hỗ trợ trì, cải tiến HTQLCL thơng qua cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn phịng - Sự tâm Lãnh đạo Văn phịng, tập thể cán bộ, cơng chức tham gia tích cực việc xây dựng, áp dụng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý quan - Công tác triển khai thực hiện, tuyên truyền phổ biến Hệ thống ISO Văn phòng lồng ghép vào hội họp, từ cán bộ, cơng chức nắm rõ quy trình tác nghiệp đơn vị, góp phần vào cơng tác cải cách hành đơn vị có hiệu 3.2: Khó khăn Bên cạnh thuận lợi việc áp dụng, trì cải tiến theo TCVN ISO 9001:2008 Văn phịng cịn gặp phải số khó khăn cần khắc phục sau: - Công chức phụ trách xây dựng trì hệ thống ISO Văn phòng kiêm nhiệm nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng quan ảnh hưởng đến tính hiệu lực - Việc nghiên cứu, tìm hiểu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 để vận dụng vào thực tế Văn phòng hạn chế - Là công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận TCVN ISO 9001:2008 cán bộ, công chức đơi cịn hạn chế Sử dụng nhiều thời gian, cơng sức để xây dựng, thực hiện, trì cải tiến liên tục hệ thống Phải thể tâm nỗ lực thường xuyên từ lãnh đạo, cán bộ, công chức, người lao động thực Vướng mắc, cản trở tổ chức vận hành thay đổi cách thức quán lý Một số thành viên khơng ủng hộ, chí có biểu kêu ca, phàn nàn bị đụng chạm đến lợi ích, thói quen làm việc, ứng xử Khó trì thường xuyên nhiệt tình thành viên thực hệ thống Phải xây dựng nhiều văn bản, tập hợp, xếp loại tài liệu theo quy định Bảo đảm thực chặt chẽ quy định, hành động phù hợp tiêu chuẩn quy định 3.3 : Một số giải pháp Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng việc làm mẻ, lần áp dụng lĩnh vực hành nhà nước nước ta nói, Đó cơng việc phức tạp, liên quan trực tiếp đến hoạt động Văn phòng phịng ban, phải kịp thời khắc phục khó khăn, trở ngại khách quan chủ quan, địi hỏi thống ý chí hành động từ lãnh đạo cao đến thành viên với phối hợp cấp uỷ lãnh đạo đoàn thể Lãnh đạo phải thể cam kết bảo đảm nguồn lực cho đơn vị thực công việc thiết lập thành quy trình Xây dựng, qn triệt, phổ biến sách mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực mục tiêu chất lượng quy trình cơng việc đơn vị Trong q trình xây dựng sách chất lượng, việc xác định mục tiêu, đặc biệt việc lựa chọn cơng việc để xây dựng quy trình quản lý cần phân tích sâu sắc mục đích, yêu cầu, biện pháp thực phù hợp khả thực tế, nhằm bảo đảm thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tránh việc dàn trải, chọn nhiều công việc đưa vào hệ thống quản lý chất lượng Coi trọng công tác tư tưởng hành động cụ thể, vận động thành viên tham gia, phát kịp thời vướng mắc, khó khăn để Ban lãnh đạo giải Coi trọng biện pháp tinh thần vật chất để nâng cao chất lượng thực thi công vụ Cán lãnh đạo cần thấy khó khăn trở ngại q trình xây dựng, thực trì theo tiêu chuẩn ISO để kịp thời có biện pháp khắc phục Đối với Văn phịng có nhiều nhiệm vụ phức tạp, tổ công tác ISO gồm số cán bộ, chuyên viên phận hoạt động tích cực, tham mưu cho lãnh đạo tổ chức thực công việc, mặt khác nịng cốt q trình xây dựng thực đơn vị Xuất phát từ yêu cầu xây dựng tài liệu, bảo đảm quy định ISO nội dung hình thức trình bày, mặt khác cơng việc có quan hệ với đơn vị ngồi Văn phịng, tài liệu hệ thống có yêu cầu chất lượng cao, biểu mẫu ngắn gọn, xác dễ sử dụng, thơng tin kịp thời, trình độ soạn thảo văn bản, ứng dụng công nghệ tin học đơn vị không đồng đều, để khắc phục thực tế đó, Văn phịng tổ chức tổ biên tập gồm số cán hiểu biết cơng tác, có kinh nghiệm viết, đồng thời giao số chuyên gia tin học trình bày thống văn bản, biểu mẫu; sửa chữa, bổ sung, in cung cấp tài liệu mạng tin học Quan tâm, tạo điều kiện để lãnh đạo số cán nòng cốt đơn vị đào tạo kỹ soạn thảo quy trình, biểu mẫu, kỹ đánh giá nội xử lý yêu cầu khắc phục lỗi mắc phải Bảo đảm thường xuyên thực cam kết hướng tới khách hàng, đặt mục tiêu đáp ứng khách hàng lên hết Văn phòng coi trọng hiểu biết, đồng tình, thường xuyên lấy ý kiến đóng góp, đánh giá khách hàng, mặt khác tự thân thường xuyên kiểm tra, phát sai sót để khắc phục cải tiến nâng cao Thực nội dung cải cách thể chế kế hoạch hành động Văn phịng thực thí điểm TC ISO đạt kết khả quan Áp dụng ISO công cụ bảo đảm chất lượng dịch vụ hành cơng đáp ứng u cầu khách hàng; kinh nghiệm thực thí điểm Văn phịng giúp ích cho đơn vị quan áp dụng ISO, trước hết thực chế "Một cửa", nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu thực chức năng, nhiệm vụ KẾT LUẬN KẾT LUẬN Qua yếu tố nêu, đề tài tập trung phân tích, đánh giá kết việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn Điện lực Việt Nam Trong đó, rõ kết bật đạt được, số hạn chế, tồn phát sinh trình triển khai, nguyên nhân, đề xuất kiến nghị để khắc phục, tiếp tục hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 thông qua qua việc triển khai phần mềm quản lý văn việc sử dụng chữ ký số V-Ofice cách đồng văn thể ý chí lãnh đạo, CBCNV Theo thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia trình soạn thảo, kiểm soát, ký duyệt ban hành văn Tuy nhiên lực thân nhiều hạn chế thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung đề tài không tránh khỏi sai sót chưa hồn thiện Em mong nhận góp ý thây bạn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp năm 2005 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành cơng tác Văn phịng Nghị định 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/2/2010 Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định 58/2001/NĐ- CP ban hành ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn qui phạm pháp luật Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước Thơng tư 07/2002/TT-LT ngày 06 /5/2002 Bộ Công an – Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số qui định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ qui định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Thông tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện 10 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 12.Thơng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn 13 Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn phòng Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 17 Tập tài liệu Bồi dưỡng Nghiệp vụ Văn phòng – Thống kê dùng cho chức danh Văn phòng – Thống kê cấp xã tỉnh Tây Nguyên ban hành theo Quyết định số 3566/QĐ-BNV ngày 09 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 Lưu đồ xây dựng quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn phịng Trách nhiệm XâyCác dựng kếtiến hoạch cơng tác Văn phòng nămTài liệu, sản phẩm bước hành Kế hoạch cơng tác năm Phịng Hành Lập dự tốn quan, kế hoạch cơng tác Văn phịng Tổ chức triển khai thực kế hoạch Phịng Hành chính, Kế hoạch kèm dự toán kế toán Giao nhiệm vụ cụ thể cho đơn vị, cá nhân Phịng Hành chính, Đôn đôc, nhắc nhở đơn vị, cá nhân liên quan Phịng Hành chính, Thủ trưởng quan Theo dõi, giám sát việc thực kế hoạch kế hoạch Đôn đôc, nhắc nhở Tổng kết, đánh giá việc thực kế hoạch Báo cáo tổng kếtHội nghị tổng kết Văn giao kế hoạch, phân công nhiệm vụ Giải pháp cải tiến Bản ghi chép, tổng hợp Phịng Hành chính, Thủ trưởng quan Biên họp triển khai thông tin theo Đề xuất nhiệm vụ hoạt động năm sau dõi, giám sát Lưu hồ sơ Phịng Hành Nghị hội nghị Báo cáo tổng kết, hồ sơ hội nghị Bản đề xuất nhiệm vụ Toàn tài liệu hình Phịng Hành thành q trình xây dựng thực kế hoạch PHỤ LỤC SỐ 02 LưuYêuđồ thảo ban hành văn : cầusoạn soạn thảo văn Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Xem xét yêu cầu Cán phân công Phụ trách phận Sổ theo dõi Phân công soạn thảo Dự thảo xin ý kiến Những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu Đóng góp ý kiến Ý kiến lãnh đạo Trưởng phịng Hồn chỉnh dự thảo Bản dự thảo Cán Soát xét dự thảo phân công Danh sách quan, tổ chức xin ý kiến Thẩm định dự thảo Các phận, cá nhân xin ý kiến Cán Các Kiểm tra pháp chế Trình ký phân cơng u cầu soạn thảo lại ý kiến đóng báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý Bản thảo hồn chỉnh Phê duyệt Bản thảo hồn chỉnh Trưởng phịng Lãnh đạo đơn Làm thủ tục phát hành Đăng ký văn Bản thảo hoàn chỉnh vị Chuyển giao vb thu hồi vb lỗi thời Lưu văn góp, Bộ phận Bản thảo hồn chỉnh, ý pháp chế kiến phận pháp chế Bản thảo hoàn chỉnh có chữ ký Đơn vị soạn tắt trưởng đơn vị thảo Chưa đạt Thủ trưởng Bản gốc quan đạt Văn phòng quan Văn phòng Bản gốc Sổ đăng ký văn quan Cán Các phân công bị thay Văn phòng, Hồ sơ xây dựng văn phận ban hành tài liệu lỗi thời, PHỤ LỤC SỐ 03 Lưu đồ quản lý văn đi: Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Đăng ký văn Cán Văn phòng Sổ đăng ký văn Theo dõi trình phát hành văn Cán phần hành, Theo dõi việc thực văn đơn vị phân công Các văn triển khai đơn vị phân công quan chuyên môn đầu ngành thông tin phản hồi Đánh giá kết thực Cán phần hành, Cơ quan ban hành văn Sổ theo dõi, Sửa chữa bổ sung Lưu văn chưa đạt Phục vụ khai thác, sử dụng văn Báo cáo đánh giá kết thực Chuyển giao văn vào lưu trữ đạt Cán Văn phòng, Sổ đăng ký văn đi, chuyên viên lưu hồ sơ phần mềm đăng ký vb đi, hồ sơ công việc Cán Văn phòng, chuyên viên lưu hồ sơ Các tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ việc Cán Văn phòng, Hồ sơ nộp lưu PHỤ LỤC SỐ 04 Lưu đồ quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Trách nhiệm (ký nhận, kiểm tra) Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Phân loại bì văn đến Cán Văn phịng Sổ nhận văn đến Bóc bì văn đến Cán Văn phịng Đóng dấu đến, ghi ngày tháng năm văn đến Đăng ký văn đến Cán Văn phịng Trình xin ý kiến phân phối hướng giải văn Cán Văn phòng Dấu đến theo mẫu Chuyển giao vb đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quan Phối hợp với đơn vị liên quan Tổ chức giải văn đến Cán Văn phòng Sổ đăng ký văn đến, phần mềm đăng ký vb đến, hồ sơ cơng Theo dõi q trình giải văn đến Lưu văn đến tổ chức tra cứu việc Cán Văn phòng, Ý kiến thủ trưởng thủ trưởng đơn vị đơn vị Cán Văn phòng, trưởng phịng hành Sổ chuyển giao văn Đơn vị, cá nhân Các tài liệu liên quan, ý kiến văn phân công trách nhiệm phản hồi Thủ trưởng đơn vị, trưởng phận phân công giải Văn phản hồi, báo cáo kết Bộ phận giao Sổ đăng ký, chuyển trách giao văn đến, nhiệm giải hồ sơ công việc ... cứu: hoạt động quản lý chất lượng Văn phòng UBND xã Đức Xương Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Phương pháp nghiên cứu: - Tìm... tiến CHƯƠNG NỘI DUNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 2.1: Sơ lược UBND xã Đức Xương Uỷ ban Nhân dân xã Đức Xương đơn vị hành cấp sở thuộc tỉnh Hải... áp dụng Tính từ văn hồn chỉnh thảo, có chữ ký ban hành thủ trưởng quan đến lưu văn bản, xếp văn để phục vụ tra tìm Áp dụng tất văn quan ban hành Tài liệu viện dẫn - Các văn hướng dẫn cơng tác Văn