Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: 5 1.1.1 Lịch sử hình thành 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 6 1.1.2.1. Chức năng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức 8 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức 8 1.1.3.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm 9 1.2 Khái quát chung về văn phòng và công tác văn phòng 10 1.2.1 Khái niệm văn phòng 10 1.2.2. Chức năng của văn phòng. 10 1.2.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 10 1.2.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. 11 1.2.2.3. Chức năng hậu cần. 11 1.2.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp). 12 1.2.3. Nhiệm vụ của văn phòng 12 1.2.3.1. Nhóm công việc hành chính 12 1.2.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 1.2.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13 1.2.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 13 1.2.4 Các loại văn phòng 13 1.2.5. Vai trò của văn phòng 14 1.3 Công tác văn phòng 14 1.3.1 Khái niệm công tác văn phòng 14 1.3.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 14 Chương 2. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP 16 2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 16 2.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 16 2.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 16 2.2.2 Chức năng giao dịch 17 2.2.3 Chức năng hậu cần 17 2.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 17 2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh nghiệp. 18 2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp. 18 2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp. 19 2.3.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp. 19 2.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 20 2.4 Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. 20 2.4.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 21 2.4.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp gồm: 22 2.4.2 Đánh giá về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 24 2.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 24 2.4.2.1.1 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung 24 2.4.2.1.2 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng 25 2.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của doanh nghiệp. 25 2.4.3 Đánh giá về nguyên tắc điều hành hoạt động 27 2.4.4 Đánh giá về việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. 28 2.2.4.1 Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 28 2.2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp 29 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP 31 3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 31 3.1.1 Kết quả thực hiện các nhiệm vụ trong công tác tham mưu, tổng hợp 31 3.1.2 Hạn chế, tồn tại 32 3.1.3 Nguyên nhân 33 3.2. Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa chức năng tham mưu tổng hợp 33 PHẦN KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện được đề tài trên tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên Lâm Thu Hằng– Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp Tôi đã cố gắng áp dụng kiến thức được học trong nhà trường và đời sống thực tế để hoàn thành đề tài này Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn nhiều hạn chế về thời gian, tư liệu tham khảo thêm vào đó là vốn kiến thức và khả năng hiểu biết thực

tế chưa nhiều nên bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy, Tôi rất mong được sự quan tâm đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo những người có kinh nghiệm để tôi hoàn thiện bản báo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Đỗ Thị Hằng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan nội dung trong đề tài này của tôi là đúng với thực tế của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý Đề tài của tôi có sử dụng một số tài liệu tham khảo qua sách, báo, tạp chí, trang web.

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 4

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: 5

1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 6

1.1.2.1 Chức năng 6

1.1.2.2 Nhiệm vụ 6

1.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức 8

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.3.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm 9

1.2 Khái quát chung về văn phòng và công tác văn phòng 10

1.2.1 Khái niệm văn phòng 10

1.2.2 Chức năng của văn phòng 10

1.2.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 10

1.2.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 11

1.2.2.3 Chức năng hậu cần 11

1.2.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp) 12

1.2.3 Nhiệm vụ của văn phòng 12

1.2.3.1 Nhóm công việc hành chính 12

1.2.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp 12

1.2.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13

1.2.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 13

1.2.4 Các loại văn phòng 13

1.2.5 Vai trò của văn phòng 14

1.3 Công tác văn phòng 14

1.3.1 Khái niệm công tác văn phòng 14

1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 14

Chương 2 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP 16

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 16

2.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 16

2.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp 16

2.2.2 Chức năng giao dịch 17

2.2.3 Chức năng hậu cần 17

2.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp 17

2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh nghiệp 18

2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp 18

2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp 19

2.3.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh

nghiệp 19

2.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 20

2.4 Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 20

2.4.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng 20

2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 21

2.4.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp gồm: 22

2.4.2 Đánh giá về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 24

2.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 24

2.4.2.1.1 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung 24

2.4.2.1.2 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng 25

2.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của doanh nghiệp 25

2.4.3 Đánh giá về nguyên tắc điều hành hoạt động 27

2.4.4 Đánh giá về việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 28

2.2.4.1 Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 28

2.2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp 29

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP 31

3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp 31

3.1.1 Kết quả thực hiện các nhiệm vụ trong công tác tham mưu, tổng hợp 31

3.1.2 Hạn chế, tồn tại 32

3.1.3 Nguyên nhân 33

3.2 Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa chức năng tham mưu - tổng hợp 33

PHẦN KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển của nền kinh tế thịtrường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với những loại hình kinhdoanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau Bên cạnh đó, xu hướng hộinhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với doanh nghiệpViệt Nam Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạtđộng riêng rẽ sao cho phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòngvẫn luôn là bộ máy không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp nhằm duy trì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục

Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của một

cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Đây được xác định là một mắt xích quan trọng, là cầunối giữa lãnh đạo và các phòng/ban/đơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếptới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức Trong các chức năng của văn phòng thìchức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng cơquan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phù hợp với nguyện vọngcủa đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo

Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,

tổ chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật, hạn chế được bệnh quanliêu giấy tờ Nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việcquản lý và điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúcđẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức

Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thựchiện chức năng tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòngdoanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức

năng tham mưu - tổng hợp, tôi xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng

khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận

dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phầnnhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng doanh nghiệp nóichung

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng như:

- Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm

nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003;

- Mike Havey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004;

- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành chính văn phòng; …

Tuy nhiên những nghiên cứu này chỉ nghiên cứu chung về quản trị hành chính vănphòng nói chung, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết về chức năng tham mưu - tổnghợp và nhiệm vụ của chức năng này trong văn phòng doanh nghiệp

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là nhiệm vụ của văn phòng doanhnghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;

- Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quanhành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;

- Đề xuất một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năngtham mưu, tổng hợp

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung và văn phòng

cơ quan hành chính nhà nước

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việcthực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp để từ đó có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu và

đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hànhchính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Bên cạnh đó tôicũng xin được phép đưa ra một số các giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiệntốt hơn nữa chức năng tham mưu, tổng hợp của mình

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.

Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứunhư sau:

- Phương pháp quan sát, tiếp cận;

- Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin dữ liệu;

- Phương pháp thực nghiệm khoa học;

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;

- Phương pháp so sánh;

6 Giả thuyết khoa học

Đề tài nghiên cứu này chỉ phân tích, đánh giá về nhiệm vụ của văn phòng doanhnghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Do đó, việc sosánh và các giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa ra chỉ mang tính chất tương đối và có thểchỉ phù hợp với một số loại hình văn phòng doanh nghiệp nhất định

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa một số vấn đề lý luận chung vềvăn phòng và công tác văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng

- Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu đã phân tích một cách chi tiết về nhiệm vụcủa văn phòng doanh nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổnghợp Trên cơ sở đó phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại vànguyên nhân của những tồn tại đó Đồng thời đưa ra một số giải pháp giúp văn phòngdoanh nghiệp hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng nói chung

và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, cấu trúc đề tài của tôigồm 3 chương như sau:

Chương 1: Khái quát chung về Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.

Chương 2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp.

Chương 3 Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp.

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA

HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức:

1.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý là một đơn vị

sự nghiệp hoạt động khoa học và công nghệ trực thuộc Liên hiệp các hội Khoa học

và Kỹ thuật Việt Nam được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng

ký hoạt động khoa học và công nghệ trên phạm vi toàn quốc và được Bộ Công an cấp chứng nhận đăng ký mẫu dấu thành lập từ năm 2001 và chuyển đổi theo Quyết định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 của Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ số A - 605 ngày 07/02/2007, được Bộ Công an cấp đăng ký mẫu dấu mới số 169/ĐKMD ngày 12/02/2007

Tên đầy đủ của Trung tâm bằng tiếng việt là Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng anh: Organization and Management Science Research – Training Center Tên gọi tắt: OMT

Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại ngân hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của trung tâm theo đúng với điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội và giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, công nghệ cấp, đúng với các quy định của pháp luật.

Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở các chi nhánh, văn phòng đại diện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của trung tâm trên cơ sở được các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước và liên hiệp hội việt nam cho phép.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Trung tâm có chức năng tập hợp, huy động các nhà khoa học, giảng viên, nhà quản lý trong và ngoài nước vào đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp

vụ, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng hoạt động trong lĩnh vực

tổ chức và quản lý hành chính; chuyển giao công nghệ thông tin và dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, tư vấn xây dựng bảng thời hạn bảo quản…) nhằm nâng cao năng lực tổ chức quản lý, hoàn thiện quy trình quản lý công tác văn thư - lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng và khai thác tài nguyên số phục vụ quản lý trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Nhà nước trên phạm vi toàn quốc.

1.1.2.2 Nhiệm vụ

- Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

- Nghiên cứu áp dụng các giải pháp hữu ích trong công tác chỉnh lý, phục chế và bảo quản tài liệu lưu trữ; xây dựng quy trình văn thư - lưu trữ và xây dựng các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư - lưu trữ; Nghiên cứu và sản xuất các thiết bị hạ tầng phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ phù hợp với điều kiện Việt Nam.

- Dịch vụ Khoa học và Công nghệ:

+ Tư vấn, cung cấp thông tin, chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ trong các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học, ngoại

ngữ, định giá xây dựng, môi giới và định giá bất động sản, quản lý sàn giao dịch bất động sản;

+ Tư vấn, lập, triển khai các dự án trong các lĩnh vực khoa học tổ chức và quản lý;

+ Đo đạc bản đồ Atlas trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, môi trường và đa dạng sinh học;

+ Chỉnh lý, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ, tư vấn xây dựng quy trình, sản xuất và cung cấp các phần mềm quản lý, chuyển giao, cung ứng các thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ;

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu; số hóa và chuyển giao công nghệ số hóa, tư vấn cung cấp thiết bị số hóa và bảo quản tài liệu số;

+ Nghiên cứu khoa học cho địa phương và viết đề xuất dự án xin tài trợ; + Đào tạo cấp chứng chỉ hành nghề và bồi dưỡng ở nước ngoài;

+ Tư vấn tuyển dụng nhân sự và dịch vụ ra đề thi, chấm thi và tuyển dụng nhân sự

+ Bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ;

+ Cung cấp vật tư, thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ lưu trữ: Giá kệ, bìa, cặp, hộp, máy móc và thiết bị bảo quản trong kho…;

+ Dịch vụ kho lưu trữ: Vệ sinh, xử lý mối mọt, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc cho tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ; cho thuê kho lưu trữ;

+ Sản xuất vật tư, thiết bị lưu trữ và văn phòng phẩm;

+ Tư vấn áp dụng ISO trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước và doanh nghiệp;

1.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức

BAN GIÁM ĐỐC

&DVKLT

HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM

PHÒNG DỊCH VỤ (CL&SH)

PHÒNG NC& PTDA

1.1.3.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm

PHÒNG

HC-NS

1.2 Khái quát chung về văn phòng và công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm văn phòng

Hiện nay Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ và cáchtiếp cận khác nhau:

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong các

cơ quan, doanh nghiệp Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng mỗi cơ quan,

tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đếncông tác văn thư lưu trữ, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loạicông văn, giấy tờ, co dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc vănphòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ, …

Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - Nxb Thống kê năm 2008 địnhnghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hànhtổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạtđộng quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất chohoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

1.2.2 Chức năng của văn phòng.

1.2.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơquan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng đượcxem như là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho côngtác quản lý

Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là hoạt động tham vấn của công tácvăn phòng Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thôngtin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trìnhquản lý đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập,phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thôngtin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Và để cónhững thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầumối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong

cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạonhững phương án hoạt động tổng hợp

Tổng hợp là tổng hợp thông tin, tình hình và tổng hợp thông tin phục vụ côngtác tham mưu

Như vậy, chức năng tham mưu, tổng hợp của hoạt động văn phòng luôn đanxen và có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp đểtham mưu Hai công việc của chức năng này đều cùng nhằm một mục đích thống nhất

là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết địnhquản lý tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

1.2.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chứcnăng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương củalãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng cácchương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đótrong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế

1.2.2.3 Chức năng hậu cần

Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quantrọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Hoạt động của các cơ quan,doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện về vật chất như nhà cửa, phương tiện,trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, … Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý cácđiều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất

Chức năng này có những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về vănthư lưu trữ, hành chính văn bản;

- Giúp việc trong việc tổ chức hội nghị, hội họp ở cơ quan;

- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị như: nhà cửa, phươngtiện, thiết bị, công cụ, tài chính…

1.2.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp).

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giảiquyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sảnxuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hànhchính còn thực hiện các công việc như giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với kháchhàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sảnphẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp … Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quantrọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

Như vậy, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thôngqua các chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần Các chức năng này vừa độc lập,vừa hỗ trợ vừa bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại,duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó

1.2.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Theo những chức năng trên của văn phòng có thể xây dựng thành những nhiệm

vụ tương ứng, cụ thể như sau:

1.2.3.1 Nhóm công việc hành chính

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại

- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn cácđơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định

- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng

- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự

1.2.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp

- Theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phêduyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúclợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến

độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, Phòng cháy chữa cháy…

- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánhgiá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thựchiện công tác thi đua - khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.

1.2.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc,nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắtcác vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của cácphòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị,đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

1.2.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanhnghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban

- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làmviệc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục

vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban

1.2.4 Các loại văn phòng

Văn phòng cũng có nhiều loại khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý và quy

mô từng đơn vị, doanh nghiệp Sau đây là một số loại hình văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở:

Bộ máy văn phòng được tổ chức đầy đủ các bộ phận chức năng về tham mưu, tổnghợp, hậu cần với đội ngũ nhân sự có chuyên môn và nghiệp vụ Cơ cấu nhân sự vàbiên chế được duy trì theo pháp luật

- Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội: Các văn

phòng này có địa vị pháp lý đặc biệt tồn tại song song cùng các cấp nhà nước Vănphòng cũng được tổ chức hoàn chỉnh về chuyên môn và nghiệp vụ

- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp: Đặc điểm các đơn vị sự nghiệp có tính

- Văn phòng của các doanh nghiệp: Doanh nghiệp nói chung thường là các tổ

chức kinh doanh, sản xuất dịch vụ theo nhu cầu của xã hội Mục đích hoạt động vì lợi

ích nên tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2.5 Vai trò của văn phòng

Vai trò quan trọng của văn phòng được thể hiện cụ thể như sau:

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổchức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng đểchuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đônđốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệptham gia công tác đối nội, đối ngoại Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộphận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loạithông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ

Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho các nhà lãnh đạo Đó là vì thôngqua văn phòng, các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các vănbản theo quy định Có thể nói, văn phòng chính là cánh tay đặc lực của các cấp quản lýcấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thànhnhiệm vụ

1.3 Công tác văn phòng

1.3.1 Khái niệm công tác văn phòng

Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụngthông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quảmong muốn

1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thểkhẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sựnghiệp đều rất quan tâm đến thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyếtđịnh sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội Hoạt động

thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị tríđặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.

Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòihỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoahọc, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng,xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh

Tiểu kết

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nói trên, chúng tathấy được văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Vănphòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho

cơ quan, tổ chức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nàocũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công tác văn phòng là hết sức cần thiết nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn cácyêu cầu đối với công việc

Chương 2 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một tổ chức gắn với các hoạt động kinh doanh và dịch vụ, luônbiến đổi, vận động theo các quy luật của thị trường Vì vậy, tính chất hoạt động củacác doanh nghiệp không giống các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp Đối vớicác doanh nghiệp thì lợi nhuận luôn là mục tiêu cao nhất của tổ chức, vì vậy cơ chế tựchủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn đặt lênhàng đầu

Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp, ngoài bộ phận gắn với chức năngsản xuất kinh doanh thì bộ phận văn phòng cũng là bộ phận tham mưu giúp việc khôngthể thiếu của doanh nghiệp

2.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

2.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp

Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng tham mưu thông qua các hoạtđộng tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như:hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực, kiểm tra giám sát hoạt động của doanhnghiệp, ……

Hoạt động này luôn cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được

ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phùhợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV

Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cảnhững thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà vănphòng tổng hợp được Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phântích, tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực

cụ thể