Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái niệm, vị trí và vai trò của văn phòng 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4 1.1.2 Vị trí và vai trò của văn phòng doanh nghiệp 5 1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.2.2 Chức năng hậu cần. 7 1.2.3.Chức năng giao dịch 8 1.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.3.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 8 1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9 1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch 9 1.4 Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 9 1.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 9 1.4.2 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng. 10 Chương 2. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 13 2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp 13 2.1.1 Khái niệm “tham mưu, tổng hợp” 13 2.1.2 Nội dung chức năng “tham mưu, tổng hợp” của văn phòng. 13 2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 14 2.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp 14 2.2.2 Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp 16 2. Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp 17 3. Điều lệ được sửa đổi, bổ sung 17 2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp 18 2.2.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp 19 2.2.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 22 2.2.6 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ của doanh nghiệp 25 2.2.6.1 Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ. 26 2.2.6.2 Tổ chức Tuyển chọn bố trí cán bộ văn thư chuyên trách 26 2.2.6.3 Tổ chức ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tác Văn thư 27 2.2.6.4 Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên 27 2.2.6.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ 28 Chương 3. ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 31 3.1 Sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 31 3.2 Một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp 33 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu riêng em hướng thầy mơn “Quản trị văn phịng doanh nghiệp” Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Sinh viên LỜI CẢM ƠN Để hồn thành học phần “Quản trị văn phịng doanh nghiệp”, hướng dẫn Giảng viên mơn em thực đề tài “Phân tích nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp” Để hoàn thành nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập trường Và đặc biệt chúng em tiếp cận với môn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” mà theo em hữu ích thực tế sinh viên văn phòng chúng em Song đề tài rộng thân cá nhân em chưa làm tiếp xúc với môi trường doanh nghiệp tiếp cận với thực tế hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp quý thầy đề tài em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT stt Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND HĐND Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân LT Lưu trữ VT Văn thư VP Văn phòng TL Tài liệu MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng cửa ngõ doanh nghiệp, doanh nghiệp ln có quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban đơn vị khác tổ chức Chính vị trí hoạt động đa dạng mà văn phịng gọi “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo Văn phịng phận gần gũi, ln có mối quan hệ mật thiết với nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động quan, tổ chức Văn phịng có nhiệm vụ trợ giúp cơng tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho trình định nhà quản lý Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu quan, tổ chức văn phịng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối tổ chức với cấp trên, ngang cấp, cấp toàn nhân viên Khác với phận khác cơng ty, văn phịng thực nhiệm vụ mang tính thường xun, liên tục Văn phịng phải có phận nhân làm việc ngày lẫn đêm…đảm bảo thơng suốt cho quan Văn phịng quan doanh nghiệp đời tất yếu khách quan Văn phòng giữ vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa phận đầu não vừa mặt quan, nơi thu nhận phát lượt thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động doanh nghiệp trôi chảy đạt hiểu cao Nhận thức tầm quan trọng văn phòng chức văn phòng quan, doanh nghiệp nên em chọn đề tài “Phân tích nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp” đề tài cho học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Nhiệm vụ văn phòng nhà nghiên cứu nhiều có nhiều đề tài nghiên cứu nhiệm vụ văn phòng chưa nghiên cứu sâu vào nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp nói riêng Nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp chưa có đề tài hay cơng trình nghiên cứu thức vấn đề Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp 3.2 Phạm vi nghiên cứu Văn phòng doanh nghiệp nói chung (khơng cụ thể vào doanh nghiệp cụ thể) Mục tiêu nghiên cứu - Khái qt nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp Phân tích nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức - tham mưu, tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan - hành nahf nước thực chức tham mưu, tổng hợp Giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản,tập giảng tạp chí chuyên ngành + Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc phân tích thơng tin nguồn tài liệu Ý nghĩa đề tài - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp - Góp phần nâng cao nhận thức vai trò chức văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Chương Những vấn đề chung văn phòng doanh nghiệp Chương Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp Chương Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, vị trí vai trò văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phịng" phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan đơn vị Nhưng hiểu chưa đủ, thực tế, văn phịng có nhiều mơ hình có văn phịng có cấu tổ chức chặt chẽ, giao nhiều chức trách quan trọng khác Văn phòng tổ chức gắn liền với trình tồn phát triển quan đơn vị; văn phòng mặt quan đơn vị, nơi trực tiếp giao dịch với đơn vị khác; hiệu hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động chung tồn quan đơn vị Có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ văn phòng: Theo cách hỉểu “tĩnh”, văn phòng địa điểm làm việc có vị trí dịa lý định: – Văn phòng phòng làm việc lãnh đạo, thủ trưởng hay người “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… – Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, dự án, nơi mà cán công chức quan, đơn vị hàng ngày đến làm việc Ví dụ văn phịng Bộ, vãn phịng UBND, vãn phịng cơng trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng hoạt dộng: – Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin Một cách chung nhất, hiểu: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo diều kiện cần thiết cho hoạt động tổ chức dó Hành văn phịng chức tạo thuận lợi cho phận khác quan, đơn vị Để cơng tác văn phịng đạt kết tốt cần có điều kiện sau: Bộ máy văn phịng phải tổ chức thích hợp với quy mơ tính chất hoạt động quan, đơn vị mà phục vụ Đối với quan, tổ chức lớn, hoạt động da dạng vãn phịng phải có dầy đủ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực hoạt dộng vãn phòng cách độc lập, đáp ứng đầv đủ u cầu quan, tổ chức dó Địi với cư quan, đơn vị có quy mơ nhỏ vãn phịng có thê gọn nhẹ, tinh giản Phù hợp diều kiện vật chất cần thiết khác để đảm bảo cho hoạt động văn phòng Trong dự án xây dựng chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn có văn phịng quản lý, điều hành cúa riêng Các vãn phịng thường có dạng dãy nhà tạm toa xe di dộng với trang thiết bị gọn nhẹ, động thường đặt gần với còng trường xây dựng 1.1.2 Vị trí vai trị văn phòng doanh nghiệp Văn phòng cửa ngõ doanh nghiệp, doanh nghiệp ln có quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban đơn vị khác tổ chức Chính vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng gọi “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo Văn phòng phận gần gũi, ln có mối quan hệ mật thiết với nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động quan, tổ chức Văn phịng có nhiệm vụ trợ giúp công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho trình định nhà quản lý Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu quan, tổ chức văn phịng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối tổ chức với cấp trên, ngang cấp, cấp toàn nhân viên Khác với phận khác cơng ty, văn phịng thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, lien tục Văn phịng phải có phận nhân làm việc ngày lẫn đêm…đảm bảo thông suốt cho quan Văn phòng quan doanh nghiệp đời tất yếu khách quan Văn phòng giữ vai trị them chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động doanh nghiệp Nói cách khác, văn phịng vừa phận đầu não vừa mạt quan, nowit hu nhận phát lượt thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động doanh nghiệp troi chảy đạt hiểu cao Vai trị quan trọng văn phịng thể phương diện: Văn phòng trung tâm thực trình quản lý, điều hành quan, tổ chức Bởi định, đạo lãnh đạo thơng qua văn phịng để chuyển giao đến phịng ban khác Văn phịng chịu trách nhiệm đơn đốc, kiểm tra, theo dõi, nhắc nhở việc thực định đọa cấp Như chức vô quan trọng Các phận, phòng ban khác thực chức riêng biệt Nếu văn phịng khơng làm việc hoạt động quan bị ngừng trệ 10 KHCN hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam Trong trình hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân & nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học vào hoạt động thực tiễn” Nghị định 110, điều nêu rõ phạm vi, đối tượng áp dụng điều chỉnh sau: “ Nghị định quy định công tác Văn thư & quản lý Nhà nước công tác Văn thư, áp dụng quan Nhà nước,tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.” - Điều 3, NĐ 110: quy định trách nhiệm thực công tác Văn thư: “ người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo công tác Văn thư, đạo công việc nghiên cứu ứng dụng KHCN vào công tác Văn thư Mọi cá nhân trình theo dõi & giải cơng việc có liên quan đến cơng tác Văn thư phải thực nghiêm chỉnh quy định Nghị định & quy định khác PL công tác Văn thư.” - Điều 23, NĐ 110: quy định trách nhiệm công tác lập hồ sơ & giao nộp HS vào lưu trữ hành: “ Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, mối có nhân phải lập Hs cơng việc đó.” - Ngồi ra, thông tư 01 sở để doanh nghiệp thực tốt công tác văn thư 2.2.6.1 Tổ chức phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ - Điều 29, NĐ 110: “ Căn vào khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư bố trí người làm Văn thư Văn thành lập phải nêu rõ: + Chức phận văn thư: Tổ chức thực cơng tác hành văn thư Doanh nghiệp ( quản lý công tác Văn thư doanh nghiệp) + Nhiệm vụ cán văn thư: Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp việc tổ chức thực công tác văn thư doanh nghiệp; Giúp người đứng đầu doanh nghiệp phổ biến, tập huấn cho cán viên chức quan phương 30 pháp soạn thảo văn & phương pháp quản lý Văn bản, tài liệu & lập hồ sơ + Quản lý văn đi, đến doanh nghiệp + Hướng dẫn thành lập DMHS cho quan, đơn vị + Tham mưu giúp thủ trưởng quan & chánh văn phịng ( Trưởng phịng hành chính) quy định & ban hành kế hoạch giao nộp HS, tài liệu vào LTCQ + Tổ chức tốt q trình cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý + Quản lý, sử dụng dấu quy định + Tham gia phục vụ hội nghị doanh nghiệp, bao gồm công việc chuẩn bị cho hội nghị( gửi giấy mời họp, tài liệu hội nghị, lập danh sách đại biểu tham dự hội nghị ) + Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán nhân viên công tác + Ứng dung CNTT công tác Văn thư + Giúp lãnh đạo doanh nghiệp soạn thảo & ban hành văn quy định quy chế thực công tác Văn thư doanh nghiệp 2.2.6.2 Tổ chức Tuyển chọn & bố trí cán văn thư chuyên trách Công tác tuyển dụng: Căn vào tính chất & mức độ phức tạp cơng việc mà bố trí cán văn thư chuyên trách -Căn vào quy mô Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lớn ( doanh nghiệp Nhà nước, tập đoàn kinh tế) bố trí CBVT chun trách có trình độ Đại học, Cao Đẳng Đối với doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngồi u cầu trình độ ngoại ngữ Các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp tư nhân bố trí CBVT kiêm nhiệm 2.2.6.3 Tổ chức ban hành Văn đạo, hướng dẫn thực công tác Văn thư - DN cần ban hành VB đạo hướng dẫn công tác Văn thư, quy định, quy chế, hướng dẫn Vb QPPL Pháp lệnh LTQG, NĐ 58, NĐ 110, NĐ 31, NĐ 09, TTLT 55, TT 07, TT 01, công văn 425, công văn 139 & quy định quan cấp trên, có - Xây dựng quy chế công tác Văn thư trrong doanh nghiệp * Cách thức: - Căn vào VB QPPL Nhà nước gồm nghành luật 31 có liên quan & VB việc thực công tác Văn thư, quy định quan cấp trên, có - Soạn thảo quy chế, gửi dự thảo, gửi lên trình Chánh Văn phịng * Mục đích: - Gửi dự thảo lên đơn vị có liên quan, xin ý kiến đóng góp - Tổng hợp lại - Trình trưởng phịng hành chính, Chánh Văn phịng - Trình lên lãnh đạo quan xem xét để tổ chức hội thảo & ký ban hành 2.2.6.4 Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán nhân viên * Hình thức hướng dẫn: - Xây dựng thành Văn trình thực công tác Văn thư để cán nhân viên đọc - Cán văn thư trực tiếp đến đơn vị, phòng, ban để hướng dẫn nghiệp vụ cho cán nhân viên - Mở lớp bồi dưỡng, mời chuyên gia đến tập huấn - Cử cán nhân viên tham dự lớp tập huấn * Nội dung hưỡng dẫn: - Tùy theo tình hình thực tế DN mà hướng dẫn cho cán nhân viên thẩm quyền ban hành VB doanh nghiệp - Phương pháp STVB ( thảm quyền ban hành, kỹ thuật soạn thảo, thể thức trình bày ), phương pháp quản lý Văn - Phương pháp lập HS ( phương pháp xây dựng DMHS, Phương pháp lập HS, thủ tục giap nộp HS ) 2.2.6.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ - Các quan Nhà nước có thẩm quyền & lãnh đạo doanh nghiệp cần có quy định & tiến hành kiểm tra, đánh giá CTVT DN, đồng thời đề chế độ khen thưởng chế tài xử lý vi phạm rõ ràng việc thực - Đặc biệt doang nghiệp nhà nước cần trì chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư lưu trữ theo quy định Quyết định 13, QĐ 32 13/2005-QĐ/BNV ngày 06/01/2005 việc ban hành chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư lưu trữ - Kiểm tra đánh giá công tác Văn thư ( việc soạn thảo & ban hành VB; quản lý & lập HS, giao nộp HS ) - Khen thưởng : Điều 31, NĐ 110 quy định khen thưởng “ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích cơng tác Văn thư khen thưởng theo quy định Pháp luật + Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn, tham quan, nghỉ mát, để làm thi đua cuối năm + Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định xử lý vi phạm: “ người vi phạm quy định nghị định & quy định khác Pháp luật cơng tác Văn thư tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mừ bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định Pháp luật + Cấp xử lý: Trưởng đơn vị đề nghị lãnh đạo DN 33 + Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước tồn DN, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển cơng tác, xử lý hình ( đặc biệt nghiêm trọng làm VB, giấy tờ bán bí mật kinh doanh, cơng nghệ DN gây thiệt hại cho DN, cho đất nước ) ; giả mạo chữ ký & dấu thực giao dịch với doanh nghiệp 34 Tiểu kết Văn phòng doanh nghiệp thực chức tham mưu, tổng hợp thông qua công việc: - Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp - Tham mưu cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác doanh nghiệp - Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh daonh nghiệp - Tổ chức quản lý thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ doanh nghiệp Trong doanh nghiệp ngồi văn phịng cịn có phận chuyên môn Các phận chuyên môn phần cấu thành giúp việc cho doanh nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo doanh nghiệp Tuy nhiên phận chuyên môn khác tổng hợp thơng tin liên quan đến chun mơn để tham mưu lĩnh vựa phụ trách Đây khác biệt so với chức văn phịng doanh nghiệp Vì văn phịng tổng hợp thơng tin nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý công ty tham mưu cho lãnh đạo nhiều vấn đề mà lãnh đọa phụ trách 35 Chương ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHỊNG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 3.1 Sự khác văn phòng doanh nghiệp với văn phịng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu, tổng hợp Doanh nghiệp tổ chức gắn với hoạt động kinh doanh dịch vụ, biến đổi, vận động theo quy luật thị trường Vì vậy, tính chất hoạt động doanh nghiệp khơng giống quan nhà nước đơn vị nghiệp Đối với doanh nghiệp lợi ích ln mục tiêu cao tổ chức, chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh đặt lên hàng đầu Trong cấu tổ chức doanh nghiệp, phận gắn với chức sản xuất kinh doanh phận văn phịng phận tham mưu, giúp việc thiếu doanh nghiệp Văn phịng doanh nghiệp có cấu tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đầy đủ phận, nơi thu thập xử lý cung cấp thông tin pháp luật, kinh tế, thị trường…cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đảm bảo điều kiện hậu cần phục vụ hoạt động doanh nghiệp Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp thường gắn với đặc trưng nghề nghiệp, dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh có nhiệm vụ văn phịng nói chung Văn phịng doanh nghiệp thường có tên Phịng Hành chính, Phịng Hành – tổ chức, Phịng Quản trị, Phịng Hành chính- Quản trị Cịn văn phịng quan Hành nhà nước: Hệ thống quan, tổ chức nước ta đa dạng, loại quan, tổ chức có cấu tổ chức hoạt động đặc thù riêng Vì vậy, 36 quan tổ chức lại hình thành loại văn phòng hoạt động với đặc trưng phù hợp với quan, tổ chức Hệ thống quan hành nhà nước từ trung ương đến địa phương nước ta gồm: - Ở trung ương, Chính phủ quan quản lý hành nhà nước cao nhất, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước trước Quốc hội Giúp việc cho phủ - quan ngang Ở địa phương, máy hành nhà nước bao gồm UBND cấp (UBND cấp tỉnh, huyện, xã) UBND quan quản lý hành nahf nước mặt địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp Trong hệ thống quan hành nhà nước hình thành văn phịng với chức đày đủ thường có tên gọi sau: - Văn phịng Chính phủ Văn phịng Bộ Văn phịng Cơ quan ngang Bộ Văn phòng UBND cấp Văn phòng Vụ, Sở, Ban ngành… Văn phòng quan hành nhà nước có cấu tổ chức biên chế nhân tương đối ổn định rõ ràng, với đầy đủ đội ngũ cán chuyên môn Cơ cấu tổ chức, biên chế chức năng, nhiệm vụ văn phòng thường quy định văn pháp luật Vì vậy, văn phịng tương đối ổn định cấu tổ chức hoạt động hiểu hệ thống tổ chức Văn phịng doanh nghiệp hay văn phịng quan hành nhà nước phận thực chức chung quan, doanh nghiệp để vận hành hoạt động tổ chức văn phịng thực chức năng: Tham mưu, tổng hợp…nhưng bên cạnh tính chất hoạt động mục tiêu văn phòng khác nên thực chức văn phịng doanh nghiệp văn phịng quan hành nhà nước lại có khác 37 Đối với văn phòng doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp lợi ích ln mục tiêu cao tổ chức, chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh ln đặt lên hàng đầu hoạt động văn phịng nói chung hoạt động tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp gắn với mục đích Văn phịng doanh nghiệp cụ thể thực hiện: Văn phòng đầu mối giải công việc để giúp cho Hội đồng Thành viên Tổng giám đốc Tổng công ty công tác quản lý điều hành, đạo thống tập trung hoạt động SXKD Tổng công ty(văn phịng tổng cơng ty); Tổ chức điều hành cơng tác thơng tin, tổng hợp tình hình, xử lý công việc theo nhiệm vụ phân công Giúp Hội đồng Thành viên Tổng giám đốc Tổng công ty mặt thể thức hành cơng tác soạn thảo ban hành văn pháp qui.Tham mưu giúp Hội đồng Thành viên Tổng giám đốc Tổng công ty công tác đối nội, đối ngoại Đối với văn phịng quan hành nhà nước Khác với mục đích hoạt động doanh nghiệp lợi nhuận quan hành nhà nước hoạt động với mục đích quản lý an sinh xã hội văn phòng quan nhà nước chủ yếu thực chức tham mưu, tổng hợp điều hành thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh địa bàn tỉnh, huyện, xã… tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, xã về: Chương trình, kế hoạch cơng tác; tổ chức, quản lý công bố thông tin thức hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện,xã; Tham mưu, tổng hợp giúp CT UBND tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo UBND; phối hợp hoạt động quan tham mưu phục vụ UBND 3.2 Một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Người làm cơng tác Văn phịng phải nắm tình hình tham 38 mưu đúng, phục vụ tốt hoạt động doanh nghiệp Chức tham mưu - tổng hợp thể nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp v.v… Ngồi ra, văn phịng cịn có nhiệm vụ phục vụ hoạt động ngày như: tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo Hai chức tham mưu - tổng hợp phục vụ có đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Tham mưu khơng đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý Vì vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu khơng đơn giúp việc, bảo làm lấy mà phải người có lĩnh, có lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắng, nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng có tính ngun tắc cao; phải người có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hịi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm Từ thực tế với vai trị cơng tác tham mưu- tổng hợp, tơi xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu - tổng hợp tỏng văn phịng doanh nghiệp: - Để nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, trước hết cần xây dựng đội ngũ cán Văn phịng có đủ lực đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Văn phòng cần đổi lề lối làm việc, phương pháp đạo, đánh giá nhân viên; coi trọng việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ thực công việc văn phòng, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, kỷ luật, kỷ cương, cần ý - động lực thúc đẩy, ý chí nỗ lực vươn lên thành viên Người làm cơng tác văn phịng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thôn tin văn luật doanh ngiệp; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp - lãnh đạo doanh nghiệp thực nhiệm vụ Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy 39 sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt cơng tác phối hợp với quan phịng, ban doanh nghiệp công - tác tham mưu tổng hợp Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất - lượng công tác tham mưu, tổng hợp Xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số - lượng theo quy định theo hướng chuyên môn hóa Có chế tạo điều kiện cho nhân viên văn phịng học tập nâng cao trình độ, - chun môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành 40 Tiểu kết Với việc xác định rõ vai trị tầm quan trọng cơng tác tham mưu tổng hợp, làm tốt chức làm tốt việc điều hành, lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động doanh nghiệp phận chun mơn Với phương châm“Kịp thời, xác, khoa học”, Văn phòng doanh nghiệp thực nhiều biện pháp nhằm đổi nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Trong tập trung đổi nâng cao chất lượng chương trình cơng tác, chế độ thông tin báo cáo; tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đại hóa cơng tác văn phòng; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng nhà quản trị văn phòng… 41 KẾT LUẬN Đề tài tập trung phân tích nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thự chức tham mưu, rõ nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp từ nhận thấy tầm quan trọng văn phịng nói chung cơng tác thm mưu, tổng hợp nói riêng, Văn phịng quan doanh nghiệp đời tất yếu khách quan Văn phòng giữ vai trị then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa phận đầu não vừa mặt quan, nơi thu nhận phát lượt thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động doanh nghiệp trôi chảy đạt hiểu cao Bên cạnh số tổng đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q tình thực chức tham mưu, tổng hợp Cuối số đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội GV,Ths Nguyễn Đăng Việt, Tập giảng Quản trị văn phòng doanh nghiệp Một số Webside: https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van-phongdoanh-nghiệp http://text.org/document/680473-ly-luan-chung-ve-van-phong-va-congtac-van-phong.htm 43 ... việc thực chức tham mưu, tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp đề xu? ??t giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức. .. Chương ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHỊNG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 3.1 Sự khác. .. Khái quát nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Phân tích nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp việc thực chức - tham mưu, tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phịng quan - hành nahf nước thực