Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và đề xu

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Khái niệm, vị trí và vai trò của văn phòng 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4 1.1.2 Vị trí và vai trò của văn phòng doanh nghiệp 5 1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 7 1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.2.2 Chức năng hậu cần. 7 1.2.3.Chức năng giao dịch 8 1.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8 1.3.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 8 1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9 1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch 9 1.4 Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 9 1.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 9 1.4.2 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng. 10 Chương 2. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 13 2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp 13 2.1.1 Khái niệm “tham mưu, tổng hợp” 13 2.1.2 Nội dung chức năng “tham mưu, tổng hợp” của văn phòng. 13 2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 14 2.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp 14 2.2.2 Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp 16 2. Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp 17 3. Điều lệ được sửa đổi, bổ sung 17 2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp 18 2.2.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp 19 2.2.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 22 2.2.6 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ của doanh nghiệp 25 2.2.6.1 Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ. 26 2.2.6.2 Tổ chức Tuyển chọn bố trí cán bộ văn thư chuyên trách 26 2.2.6.3 Tổ chức ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tác Văn thư 27 2.2.6.4 Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên 27 2.2.6.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ 28 Chương 3. ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 31 3.1 Sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 31 3.2 Một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp 33 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng em và được sự hướngcủa thầy cô bộ môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Các nội dung nghiêncứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hìnhthức nào trước đây

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”, dưới sựhướng dẫn của Giảng viên bộ môn em đã thực hiện đề tài “Phân tích nhiệm vụcủa văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổnghợp Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơquan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổnghợp và đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năngtham mưu, tổng hợp” Để hoàn thành bài nghiên cứu này Em xin chân thànhcảm ơn các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tậptại trường Và đặc biệt chúng em đã được tiếp cận với môn học “Quản trị vănphòng doanh nghiệp” mà theo em là rất hữu ích và thực tế đối với sinh viên vănphòng chúng em

Song do đề tài rộng và do bản thân cá nhân em chưa đi làm và tiếp xúcvới môi trường doanh nghiệp và tiếp cận với thực tế cũng như hạn chế về kiếnthức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongđược sự đóng góp của quý thầy cô đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục tiêu nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái niệm, vị trí và vai trò của văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4

1.1.2 Vị trí và vai trò của văn phòng doanh nghiệp 5

1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 7

1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 7

1.2.2 Chức năng hậu cần 7

1.2.3.Chức năng giao dịch 8

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 8

1.3.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 8

1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9

1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch 9

1.4 Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 9

1.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 9

1.4.2 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng 10

Chương 2 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG

THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 13

2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp 13

2.1.1 Khái niệm “tham mưu, tổng hợp” 13

2.1.2 Nội dung chức năng “tham mưu, tổng hợp” của văn phòng 13

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 14

2.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp 14

2.2.2 Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp 16

2 Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp 17

3 Điều lệ được sửa đổi, bổ sung 17

2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp 18

2.2.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp 19

2.2.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 22

2.2.6 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ của doanh nghiệp 25

2.2.6.1 Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư – lưu trữ 26

2.2.6.2 Tổ chức Tuyển chọn & bố trí cán bộ văn thư chuyên trách 26

2.2.6.3 Tổ chức ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tác Văn thư 27

2.2.6.4 Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên 27

2.2.6.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ 28

Chương 3 ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHÒNG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ

NƯỚC VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 31

3.1 Sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 313.2 Một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp 33

KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp luôn

có mỗi quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến vàvăn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũngliên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức.Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”,

“phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo

Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhàlãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng cónhiệm vụ trợ giúp công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuậtphục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệtrong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức vănphòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vaitrò là cầu nối giữa tổ chức với cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và toàn nhân viên

Khác với các bộ phận khác trong công ty, văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên, liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làmviệc cả ngày lẫn đêm…đảm bảo thông suốt cho cơ quan

Văn phòng của bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào ra đời là một tất yếukhách quan Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệuquả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là

bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra nhữnglượt thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụhoạt động của doanh nghiệp được trôi chảy và đạt hiểu quả cao

Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và các chức năng của văn

phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp như vậy nên em đã chọn đề tài “Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện

chức năng tham mưu, tổng hợp và đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp” là đề tài cho học phần

Quản trị văn phòng doanh nghiệp này

2 Lịch sử nghiên cứu

Nhiệm vụ của văn phòng được các nhà nghiên cứu khá nhiều và cũng cónhiều đề tài nghiên cứu về nhiệm vụ của văn phòng nhưng chưa nghiên cứu sâuvào nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp nói riêng

Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năngtham mưu, tổng hợp thì chưa có đề tài hay công trình nghiên cứu chính thức vềvấn đề này

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năngtham mưu, tổng hợp

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Văn phòng doanh nghiệp nói chung (không cụ thể vào một doanh nghiệpnào cụ thể)

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp

- Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực chứcnăng tham mưu, tổng hợp

- Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các

cơ quan hành chính nahf nước trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

- Giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng thammưu, tổng hợp của mình

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản,tập bài giảng

và tạp chí chuyên ngành

+ Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc phân tích thông tin các

nguồn tài liệu.

6 Ý nghĩa của đề tài

- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tài nângcao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chấtlượng, hiệu quả chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp

- Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò và chức năng của văn phòng

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương

Chương 1 Những vấn đề chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

Chương 3 Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và các giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, vị trí và vai trò của văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp

Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ tráchcông việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị Nhưng hiểu như vậy làchưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những vănphòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác.Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quanđơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giaodịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:

Theo cách hỉểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vịtrí dịa lý nhất định:

– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của mộtngười “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòngkiến trúc sư trưởng,…

– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà cáccán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc Ví dụ vănphòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…

Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng:

– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức Hoạt động nàythường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản,lưu trữ thông tin

Một cách chung nhất, có thể hiểu:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu

thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnhvực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chứcdó

Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phậnkhác trong cơ quan, đơn vị Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần có nhữngđiều kiện cơ bản sau:

Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp với quy mô và tính chấthoạt động của cơ quan, đơn vị mà nó phục vụ Đối với cơ quan, tổ chức lớn,hoạt động da dạng thì vãn phòng phải có dầy đủ các bộ phận với số lượng nhânviên cần thiết để thực hiện mọi hoạt dộng vãn phòng một cách độc lập, đáp ứngđầv đủ mọi yêu cầu của cơ quan, tổ chức dó Đòi với cư quan, đơn vị có quy mônhỏ thì vãn phòng có thê gọn nhẹ, tinh giản Phù hợp và các diều kiện vật chấtcần thiết khác để đảm bảo cho mọi hoạt động của văn phòng

Trong một dự án xây dựng chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn cũng có thể cóvăn phòng quản lý, điều hành cúa riêng mình Các vãn phòng này thường códạng là các dãy nhà tạm hoặc toa xe di dộng với các trang thiết bị gọn nhẹ, cơđộng và thường được đặt ngay tại hoặc gần với còng trường xây dựng

1.1.2 Vị trí và vai trò của văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi doanh nghiệp, bởi vì mỗi doanh nghiệp luôn có mỗi quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo.

Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối

quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò là cầu nối giữa tổ chức với cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và toàn nhân viên.

Khác với các bộ phận khác trong công ty, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, lien tục Văn phòng phải có một

bộ phận nhân sự làm việc cả ngày lẫn đêm…đảm bảo thông suốt cho

cơ quan.

Văn phòng của bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào ra đời là một tất yếu khách quan Văn phòng giữ một vai trò them chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mạt của

cơ quan, là nowit hu nhận và phát ra những lượt thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của doanh nghiệp được troi chảy và đạt hiểu quả cao.

Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện:

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo đều thông qua văn phòng để chuyển giao đến phòng ban khác Văn phòng chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đọa của cấp trên Như vậy đây là chức năng

vô cùng quan trọng Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của

cơ quan sẽ bị ngừng trệ.

1.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp được doanh nghiệpquy định để phù hợp với loại hình, quy mô , nhiệm vụ kinh doanh và mang tínhđặc thù riêng của doanh nghiệp đó Không phải loại hình doanh nghiệp nào vănphòng cũng có chức năng nhiệm vụ giống nhau nhưng dưới đây là một số chứcnăng, nhiệm vụ chính của văn phòng doanh nghiệp nói chung

1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

- Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt động tư vấn,góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn phòng, từ

đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động của cơ quannhư: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy, cácquy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển, giám sátcác hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu xây dựng

bộ máy văn phòng và cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, tham mưu

về khen thưởng kỷ luật…)

- Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê,phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của

cơ quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan

1.2.2 Chức năng hậu cần.

a Khái niệm hậu cần

- Hậu cần là hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất

và kỹ thuật để cho các hoạt động chính đạt được các mục tiêu

- Hậu cần là bộ phận công tác ở hậu phương lo việc kỹ thuật, y tế, vậtchất, trang thiết bị và các điều kiện khác phục vụ cho các công việc khác

Tóm lại, hậu cần là việc đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trangthiết bị, kỹ thuật, môi trường và các yếu tố khác phục vụ tốt nhất cho hoạt độngcủa một cơ quan, tổ chức, cá nhân

b Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần qua các công việc sau đây

- Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan Chủ

trì việc mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và đột xuất các trang thiết

bị đó

- Chủ động lên kế hoạch phục vụ các cuộc hội họp, hội thảo, các hoạtđộng chung, các chuyến đi công tác, các chương trình sự kiện, các cuộc đóntiếp…của cơ quan và văn phòng

- Đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan, môi trường vănhóa của công ty Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trong nội bộ cơ quan vàxung quanh

- Tổ chức tốt công tác y tế, chăm sóc sức khỏe thường xuyên cho cán bộnhân viên

- Quản lý tốt việc phòng chống cháy, nổ, hệ thống điện, vật dễ cháy nổ;thường xuyên tập huấn và trang bị các kiến thức về phòng chống cháy nổ chocán bộ, nhân viên

- Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết trang trọng, lịch sự, tiết kiệm; chútrọng xậy dựng các quan hệ đối nội và đối ngoại rộng mở phục vụ sự phát triểncủa công ty

1.2.3.Chức năng giao dịch

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

1.3.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của vănphòng doanh nghiệp

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung diều lệ hoạtđộng của doanh nghiệp

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động củadoanh nghiệp

- Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanhnghiệp

- Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho haotj động kinh doanh củadoanh nghiệp

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ của doanh

1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp thường niên của đại hội đồng cổđông, hội đồng thành viên

- Tổ chức các cuộc hội họp chung của doanh nghiệp

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của doanh nghiệp

- Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị của doanh nghiệp

- Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp

- Tổ chức công tác vệ sinh môi trường trong doanh nghiệp

- Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh nghiệp

- Tổ chức công tác lễ tân cho doanh nghiệp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanhnghiệp

1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch

- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có lien quan tới chức năng, nhiệm vụcủa văn phòng

- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vụ khác trong doanh nghiệp soạnthảo

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản khi tiến hànhcác điều kiện giao dịch

- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp

1.4 Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

1.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

Để tồn tại và hoạt động tốt bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phải có một

cơ cấu ổn định, khoa học, lien kết chặt chẽ với nhau Thực chất cơ cấu của tổchức là sự phân chia thành từng lĩnh vực để tiến tới các nhiệm vụ lớn của cơquan Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong của một cơ quan, tổ chức, có mối lienquan chặt chẽ với nhau

Cơ cấu tổ chức của văn phòng là chỉnh thể các bộ phận khác nhau trong

văn phòng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giaonhững trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được sắp xếp thành từng cấp nhằmthực hiện tốt nhất, đầy đủ nhất các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Tùy theo quy mô, các lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động của từng cơquan, tổ chức khác nhau mà số lượng, tên gọi của các bộ phận trong văn phòng

có thể khác nhau Tuy nhiên, thong thường trong văn phòng thường có các bộphận như sau:

1.4.2 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng, quản lý toàn bộ hoạtđộng của văn phòng Nguyên tắc này được thể hiện ở các khía cạnh sau đây:

- Lãnh đạo văn phòng có quyền giao, ủy quyền cho cấp dưới và các bộphận trong văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng

- Lãnh đạo văn phòng có quyền quản lý toàn bộ cán bộ, nhân viên trongvăn phòng, phân công, bố trí công việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng.Quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ, hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn theo quyđịnh của nhà nước và cơ quan doanh nghiệp

- Các bộ phận cấp dưới và cán bộ nhân viên trực thuộc văn phòng phảituân thủ mọi sự quản lý, chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng, có trách nhiệm thựchiện đầy đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo văn phòng giao

- Trưởng các bộ phận trong văn phòng là người trực tiếp chịu tráchnhiệm trước lãnh đạo văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ của bộ phậnmình

Các P.CVP (các PP)

B.Phận bảo vệ

Đội xe B.Phận

Y tế

B.Phận QTTB

B.Phận Tin học

P.Phận VT-LT

Một số loại văn phòng.

Chúng ta biết rằng văn phòng hay một phòng (nói chung là văn phòng) làđơn vị cấu thành nên cơ quan, là bộ vận có vai trò vô cùng quan trọng kết nốicác đơn vị, cá nhân trong cơ quan thành một khối thống nhất hướng tới mục tiêuchung Tuy nhiên ở mỗi cơ quan khác nhau, tùy mức độ lớn, nhỏ, phạm vi hoạtđộng rộng hay hẹp, tính chất công việc phức tạp hay đơn giản mà người ta cóthể thành lập “văn phòng” hay “phòng ” để thực hiện các chức năng tươngđương Thông thường ở những doanh nghiệp lớn, những tập đoàn kinh tế đangành, đa lĩnh vực người ta thường thành lập “văn phòng” Còn đối với nhữngdoanh nghiệp vừa và nhỏ người ta thường thành lập “phòng ” như: Phòng hànhchính, Phòng hành chính - quản trị, Phòng hành chính – nhân sự, Phòng hànhchính - tổ chức, Phòng hành chính - tổng hợp…

“tham mưu – tổng hợp – phục vụ” thực sự có mối quan hệ mật thiết và đan xennhau “Tham mưu là để phục vụ, tỏng phục vụ có tham mưu.” Do đó, cần phảithay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tácvăn phòng để hoạt động của cơ quan được thông suốt, hoàn thành tốt công việc.

Chương 2 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỰC HIỆN

CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP 2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp 2.1.1 Khái niệm “tham mưu, tổng hợp”

“Tham mưu” là việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa ra các giải pháp, cáchthức, phương pháp giải quyết, xử lý một vấn đề nào đó; trên cơ sở đó lãnh đạo

cơ quan xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng

“Tổng hợp” là hoạt động thống kê, thu thập, phân tích, so sánh, đối chiếu,tập hợp…các thông tin cần thiết về một vấn đề, chủ đề, lĩnh vực qua đó tìm rađược những thông tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, có thể sử dụng cho cáchoạt động chỉ đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho các cá nhân, tổ chức…

2.1.2 Nội dung chức năng “tham mưu, tổng hợp” của văn phòng.

Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt động tư vấn,góp ý cho lãnh đạo cơ quan về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của vănphòng, từ đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt độngcủa cơ quan như: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộmáy, các quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển,giám sát các hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưuxây dựng bộ máy văn phòng và cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện cácquy chế, quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng,tham mưu về khen thưởng kỷ luật…)

Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phântích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của cơquan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan

Mối quan hệ “tham mưu” và “tổng hợp”.

Chức năng “tham mưu” và chức năng “tổng hợp” luôn đi liền, hỗ trợ, gắnkết chặt chẽ với nhau; là hai mặt của một vấn đề, luôn song hành và tương hỗtrong bất cứ lĩnh vực gì

Hoạt động tổng hợp là cơ sơ, căn cứ, tiền đề hết sức quan trọng để hoạt

động tham mưu đem lại hiệu quả, sát với công việc, phù hợp với các tình huốngkhách quan.

Chức năng tham mưu của văn phòng chỉ thực sự đạt được kết quả tốt khihoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

2.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng là chỉnh thể các bộ phận khác nhautrong văn phòng, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định để thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng

Tổ chức bộ máy văn phòng là việc xây dựng, sắp xếp, bố trí văn phòngthành các bộ phận, thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận, xác định chức năng,nhiệm vụ cho từng bộ phận để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của vănphòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan

a Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp

những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìmbiện pháp khắc phục kịp thời.

Như vậy vị trí của văn phòng và đặc biệt các nhà quản trị văn phòng khitham mưu cho lãnh đạo để xây dựng bộ máy văn phòng là vô cùng quan trọng,

có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, từ đó đòi hỏinhà quản trị văn phòng phải có chuyên môn, kinh nghiệp công tác, đạo đức…

b Cơ sở khoa học làm căn cứ xây dựng bộ máy văn phòng

- Quy mô của cơ quan, tổ chức

- Số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên trong văn phòng

- Điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị, phương tiện phục

vụ hoạt động hàng ngày của văn phòng là hiện đại hay không

c Nguyên tắc xây dựng bộ máy văn phòng

- Các bộ phận, cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể, riêngbiệt, không trùng lặp

- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải được phân công một cáchhợp lý, khoa học cho các bộ phận, cá nhân trong văn phòng thực hiện

- Nhiệm vụ và quyền hạn của các cá nhân và bộ phận phải tương xứng,cân đối

- Cần xác lập một cách chặt chẽ các mối quan hệ giữa các bộ phận và cánhân trong văn phòng về nghĩa vụ và quyền lợi Đảm bảo cung cấp thong tin kịpthời giữa các bộ phận, cá nhân trong văn phòng Tạo sự gắn bó giữa các thànhviên trong tổ chức

- Thường xuyên kiểm tra và hoàn thiện bộ máy văn phòng

- Công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ phải chặt chẽ, khoa học pháthuy tốt tiềm năng, sở trường của cán bộ

d Quy trình xây dựng bộ máy văn phòng

Nhà quản trị thường tiến hành xây dựng bộ máy văn phòng theo các bướcsau đây:

Bước 1: Định ra các bộ phận, xác định mục tiêu của từng bộ phận

Bước 2: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Bước 3: Xác định lĩnh vực trọng tâm của từng bộ phận

Bước 4: Xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận, liên kết các bộ phậnvới nhau.

Bước 5: Dự báo sự phát triển của các bộ phận để chỉnh sửa, hoànthiện tổ chức

2.2.2 Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt

động của doanh nghiệp

Điều lệ công ty là một cam kết giữa các chủ sỡ hữu công ty nhằm xác lậpcác nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, góp vốn, bộ máy tổchức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại v.v…

Theo luật doanh nghiệp 2015:

1 Điều lệ công ty (Điều 25 LDN 2015)

Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệđược sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động

Điều lệ công ty có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

e) Cơ cấu tổ chức quản lý;

g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;

h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết