Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng của văn phòng hiện đại

http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN L I NĨI U Thơng tin tri th c, tin t c Thơng tin tr thành ngu n i c ng nh ngu n l c t OBO OK S CO M l c phát tri n c a xã h i lồi ng nhiên xã h i khác Khác v i ngu n l c t nhiên nh khống s n, đ t đai… N u b khai thác c n ki t, thơng tin khai thác s đ c m r ng phát tri n đ n m t b c cao h n d a s k th a có tính khoa h c Thơng tin có vai trò vơ quan tr ng đ i s ng xã h i Là m t sinh viên khoa L u tr h c QTVP, chúng tơi đ c bi t th y rõ tác d ng, v trí vai trò to l n c a thơng tin cơng tác v n th , cơng tác l u tr cơng tác v n phòng Nh m đ a làm rõ m t s vai trò c a thơng tin v n phòng, tơi ch n đ tài Vai trò c a thơng tin cơng tác v n phòng làm ti u lu n v mơn thơng tin h c V n đ vai trò c a thơng tin cơng tác v n phòng đ c nhi u tác gi , nhà nghiên c u phê bình đ t có nh ng nh n xét đánh giá sâu s c nh vi t c a tác gi Phan Huy Qu v b n ch t c a thơng tin c a qúa trình xây d ng quy t đ nh qu n lý hành (T p chí thơng tin t li u s n m 1999) Ho c khía c nh l ch s t ch c thơng tin c a PGS.TS Nguy n H u Hùng (T p chí Thơng tin t li u s n m 1998) r t nhi u vi t khác Vì v n ki n th c kinh nghi m nghiên c u nhi u h n ch , ti u lu n ch xin vào vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng c a v n phòng hi n đ i V i ph ng pháp nh phân tích, t ng KIL h p, th ng kê chúng tơi hy v ng vi t s làm rõ h n m t s v n đ liên quan c a thơng tin h c vai trò c a thơng tin đ i s ng xã h i, đ c bi t vi c th c hi n ch c n ng c a v n phòng hi n đ i Bài ti u lu n chia làm ch Ch ng: ng 1: M t s v n đ v thơng tin v n phòng hi n đ i http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Ch ng 2: Vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng KIL OBO OKS CO M c a v n phòng hi n đ i http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PH N N I DUNG CH NG 1: M T S V N V THƠNG TIN VÀ V N PHỊNG I KIL OBO OKS CO M HI N 1.1 Thơng tin ch c n ng c a thơng tin 1.1.1 Khái qt chung v thơng tin Thơng tin “Information” có ngu n g c t “Informatio” có ngh a s truy n đ t m t ý t m t bi u t ng, m t khái ni m hay ng Theo cách hi u thơng th ki n, ý t ti ng La tinh ng “Thơng tin t t c s vi c, s ng, phán đốn làm t ng thêm s hi u bi t c a ng i” hay “Thơng tin tri th c, tin t c, y u t quy t đ nh s phát tri n c a xã h i” Còn lý thuy t thơng tin quan ni m thơng tin s lo i tr tính b t đ nh c a hi n t nh n đ đ ng ng u nhiên ho c nói cách khác thơng tin vi c c m t thơng báo t c Thơng tin đ phú nh nh n c th hi n qua nhi u hình th c đa d ng phong s , ch khác nh m t t p h p thơng báo có th vi t, âm thanh, hành đ ng, c thơng tin d i góc đ ch Các khoa h c khác nhau, t có nh ng quan m khác v thơng tin S d nh v y thơng tin khơng th s mó đ c, ng i ta b t g p thơng tin ch qúa trình ho t đ ng, thơng qua tác đ ng tr u t ng c a Và xã h i ngày xã h i thơng tin, th i đ i th i đ i thơng tin, m i quan tâm l n c a t t c m i ngành, m i l nh v c c a c lý lu n ng d ng 1.1.2 Vai trò c a thơng tin Thơng tin ln gi vai trò quan tr ng qúa trình t phát tri n xã h i Khi n m đ ch c c thơng tin t c có thêm m t th quy n l c c ng nh s c m nh v t ch t ch xin kh ng đ nh l i vai trò c a thơng tin: http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN M t là, thơng tin ngu n l c c a s phát tri n B i thơng tin đ c xem ngu n tài ngun, h n ngu n tài ngun khác có th phát tri n m r ng, ch b h n ch b i khơng gian kh n ng nh n th c đ i Và hi n xu h ng c a t t c n KIL OBO OKS CO M c a ng c thơng tin c coi nh m t lo i hàng hố v i s hình thành phát tri n c a khu v c d ch v thơng tin Hai là, thơng tin góp ph n thúc đ y s phát tri n c a kinh t s n xu t Thơng tin b ph n quan tr ng t o thành chu trình khoa h c k thu t s n xu t góp ph n vào vi c rút ng n quan tr ng t nghiên c u đ n s n xu t nâng cao hi u qu c a l nh v c ho t đ ng Ba là, Thơng tin y u t quan tr ng nh t s phát tri n c a khoa h c B n ch t c a khoa h c tính k th a t c khai thác phát tri n d a nh ng ngu n thơng tin có t ch đ i ng trình nghiên c u c a m t ng tr c, khơng có m t i, th m chí c a m t th i B n là, thơng tin c s c a ho t đ ng qu n lý Th hi n rõ nh t d a vào s đ y đ c a ch t l đ ng c a thơng tin mà nhà qu n lý c quy t đ nh b i th c ch t c a qúa trình qu n lý qúa trình s lý thơng tin c a ng i lãnh đ o N m là, thơng tin có vai trò qúa trình s phát tri n c a giáo d c đ i s ng Giáo d c ho t đ ng xã h i nh m th c hi n ch c n ng chuy n giao thơng tin gi a th h Vai trò c a thơng tin đ c th hi n t t c l nh v c c a đ i s ng xã h i nói chung c a cơng tác v n phòng nói riêng 1.2 V n phòng ch c n ng c a v n phòng hi n đ i 1.2.1 V n phòng hi n đ i Hi n có r t nhi u cách hi u khác v v n phòng Theo t n ti ng Vi t c a V n Tân Hồng Th v n phòng b ph n ph trách cơng vi c v n th hành c a m t c quan nh ngh a http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ch a đ c p đ y đ đ n n i dung c a cơng tác v n phòng mà ch đ c p đ n ph n v n th gi y t Trong cu n K n ng nghi p v v n phòng, tác gi V ng Hồng KIL OBO OKS CO M tu n đ a khái ni m v n phòng theo c ngh a r ng ngh a h p: - H p n i làm vi c c a m t c quan t ch c - R ng b máy giúp vi c c a c quan Trên th c t hi n v n phòng bao g m c ngh a h p V n phòng đ thích nghi phù h p v i s c đ i m i đ tr thành v n phòng hi n đ i, phát tri n m nh m ngh thơng tin V n phòng hi n đ i n i x thi t b hi n đ i đ ngh a r ng c a khoa h c cơng lý thơng tin b ng nh ng c t ch c m t cách khoa h c g m nh ng ng i có tri th c hi n đ i t o nên n ng su t lao đ ng cao h n V i đ nh ngh a nh v y ch c n ng c a v n phòng hi n đ i có hi u đ i m i 1.2.2 Ch c n ng c a v n phòng hi n đ i V n phòng hi n đ i có r t nhi u ch c n ng nh ng t u trung l i có th chia thành hai ch c n ng c b n: M t là, V n phòng có ch c n ng tham m u t ng h p, t c nh ng ho t đ ng tham v n cơng tác v n phòng t ng h p, th ng kê x lý thơng tin ph c v cho ho t đ ng qu n lý Hai là, V n phòng có ch c n ng đ m b o c s v t ch t cơng tác ph c v cho ho t đ ng c a c quan ch c n ng mang tính đ c thù c a v n phòng Vì v y chúng tơi s khơng sâu phân tích ch c n ng mà ch y u đ c p đ n ch c n ng tham m u t ng h p http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN CH NG 2: VAI TRỊ C A THƠNG TIN TRONG VI C TH C HI N CH C N NG THAM M U T NG H P C A V N PHỊNG tin, v n th ng có ba b ph n chính: thu th p x lý thơng KIL OBO OKS CO M Trong v n phòng th l u tr qu n tr M i b quy n h n khác nhau, song h thành t t nhi m v ch ph n có ch c n ng nhi m v ng t i m c tiêu cu i hồn ng trình k h ch đ S i dây liên l c gi a b ph n v n phòng thơng tin t c m i quan h c a dòng thơng tin Vì ph m vi nghiên c u c a đ tài nh h p, nên ch xin vào khía c nh nh thơng tin v i b ph n thu th p lý thơng tin B x ph n th viên nghiên c u t ng h p làm vi c c a đ i ng th ng g m cán b i v i doanh nghi p n i ký (g i chung cán b v n phòng m i quan h quan h qu n lý khách th qu n lý Ch đ ng lên đ i t đ i t ho c chun ng i - ng t ng h p) M i i, gi a ch th th qu n lý (các nhà qu n tr ), tác ng qu n lý (nhân viên) ch đ i s ph n h i tr l i t ng Ph ng ti n th c hi n m i quan h nh dòng thơng tin Vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng tham m u t ng h p r t quan tr ng đ c th hi n khâu sau: 2.1 Thu th p thơng tin ây cơng vi c đ u tiên c a nh ng ng i làm ch c n ng tham m u t ng h p (g i chung cán b t ng h p) Thơng tin ch t li u c b n t ng ho t đ ng c a c quan Thơng tin t o thành d li u thơng qua phân tích x lý thơng tinh thành thơng tin có giá tr gia t ng Trong v n phòng thơng tin có m i quan h ch t ch v i Thơng tin đ u c a c quan thơng tin đ u vào c a c quan khác ho c b ph n v n phòng PGS.TS Nguy n H u Hùng ch r ng ho t đ ng v n phòng nh h ng tr c ti p t i lo i ngu n tin có lo i ngu n tin đ i v i m t v n phòng (T p chí Thơng tin t li u s n m 2002) http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Thơng tin t tài li u đ n c a c quan: lo i cơng v n, gi y t tr l i câu h i ho c th tín bên ngồi - Thơng tin n i b : d ng t li u, h s tin t c ph n ánh KIL OBO OKS CO M ho t đ ng c a c quan thu t Các t - Thơng tin k ngh nghi p c a c quan đ li u ph n ánh qúa trình ho t đ ng c th c hi n th ng xun tr giúp qúa trình quy t đ nh qu n lý - Thơng tin v nhân s : tin t c h quan t i t ch c nh quy t đ nh đ b t, lên l s cá nhân, cán b liên ng… - Các h th ng liên l c bao g m h th ng n tho i, fax, ti p th , vi n thơng, th tín dùng đ chuy n th , tin t c c quan ngồi c quan - Các h th ng in: bao g m tin t c t thi t b in, t xu t b n ph m… V y ta th y thơng tin r t đa d ng phong phú nên ngồi vi c ti p nh n đ n thơng tin h th ng cán b t ng h p ph i thu th p s n tìm thơng tin ph i th ng xun c s n m b t th c t đ có thêm thơng tin mang tính th i s Có nh th m i có th tham m u cho lãnh đ o v n phòng giúp h quy t đ nh qu n lý đ n Trong ba cơng đo n b o đ m thơng tin mà tác gi Phan Huy Qu t p chí thơng tin t li u (s n m 1999) đ a cán b t ng h p ph i b o đ m thơng tin cho vi c xây d ng quy t đ nh qu n lý hành Tóm l i khâu nghi p v thu th p thơng tin thơng tin c s , ngun li u c ng m c tiêu cu i mà ho t đ ng v n phòng h ng t i 2.2 X lý thơng tin Sau thu th p thơng tin, u quan tr ng cán b t ng h p ph i x lý thơng tin Thơng tin ch có giá tr đ (Pata prcessing) tác đ ng lên d nh ng m c tiêu u c u nh t đ nh đ cx li u đ đ t đ lý X lý thơng tin c thơng tin theo c th c hi n b ng quy trình có http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN s tác đ ng ch quan c a ch th qu n lý Quy trình x lý thơng tin m t quy trình nghi p v nh m đ a k t qu ch ng minh m t quy lu t làm cho thơng tin có giá tr h n Theo tiêu chu n m t thơng tin có giá c u c u sau: KIL OBO OKS CO M tr ph i đ m b o đ - Chính xác: T c đ trung th c cao - y đ : Ngh a ph i ph n ánh đ c t t c khía c nh c n thi t khơng đ x y tình tr ng, ch cung c p m t vài hình nh phi n di n, méo mó, l ch l c v đ i t ng đ c ph n ánh - Rõ ràng, c th : khơng chung chung, m h , khơng đa ngh a khó hi u Ph i nêu nh ng chi ti t, s li u, di n bi n, k t qu c ràng - K p th i: T c ph i đ th c tr ng c a đ i t ng úng đ i t i c n nói Trong k đ th rõ c cung c p lúc, ph n ánh ng đ có đ th i gian phân tích, phán đốn x ng: Thơng tin ch có giá tr đ n đ n ng x lý thơng tin ng i cán b lý c v i nh ng t ng h p ph i n m c nh ng tiêu chu n đ s p x p phân lo i thơng tin thành thơng tin q kh , hi n hành, d đ ng X đốn ho c chia thơng tin theo m t ho t lý thơng tin đòi h i ng i cán b t ng h p khơng nh ng có ki n th c sâu v chun mơn mà ph i am hi u thơng tin v l nh v c khác nh m x lý nhanh chóng k p th i có hi u qu đ t tham m u c v n cho lãnh đ o c a Các ph thơng tin ph ng pháp c n dùng x lý ng pháp t ng h p, phân tích, đánh giá so sánh, ph i xác đ nh thơng tin chính, thơng tin h tr , bi t nghi ng thơng tin thi u c n c c s khoa h c Trong khâu nghi p v x đ ng c a ng có ch t l lý thơng tin, thơng tin đ i t i cán b t ng h p M c tiêu nh ng thơng tin có giá tr , ng Nhìn chung v n phòng đ thơng tin đ ng tác c xem nh c s n sinh qúa trình thơng tin đ m t đ a bàn mà c th c hi n http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2.3 Truy n đ t (cung c p) thơng tin Ti p theo khâu x Ng i cán b lý thơng tin s vi c truy n đ t thơng tin t ng h p c n ph i xác đ nh thơng tin (đ u ra) mà ây hình th c th c hi n ch c n ng tham m u KIL OBO OKS CO M mu n truy n đ t c v n c a Vi c quy t đ nh c a ng i lãnh đ o có đ n hay khơng ph thu c vào thơng tin mà cán b t ng h p cung c p Vì th truy n đ t thơng tin c n quan tâm đ n n i dung thơng tin, li u l ng thơng tin, th i m đ a thơng tin hình th c thơng tin Liên quan đ n v n đ cung c p thơng tin m t u c u ph i đ m b o bí m t thơng tin khơng đ n mđ c ti t l T đòi h i ng i cán b t ng h p ph i c k n ng so n th o v n b n, k n ng t ch c cu c h p, chu n b n i dung cu c h p cho lãnh đ o T c ng ph i đáp ng đ i cán b t ng h p c m t s u c u nh bi t s d ng qu th i gian thích h p, có kh n ng t ch c s p x p cơng vi c, ch đ ng linh ho t m i tình hu ng… Vì v y thơng tin khâu cung c p thơng tin đóng vai trò s n ph m c a qúa trình lao đ ng khơng ng ng c a ng i làm cơng tác tham m u t ng h p cho lãnh đ o http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN K T LU N Tóm l i, vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng tham m u t ng h p c a v n phòng h t s c to l n, v a đ u ra, đ u vào c đo hi u xu t lao đ ng c a cán b , nhân viên làm cơng tác KIL OBO OKS CO M th thu th p x lý cung c p thơng tin Qua vi c nghiên c u vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng tham m u t ng h p c a v n phòng giúp hi u rõ h n v vai trò c a thơng tin đ i s ng xã h i V i s phát tri n m nh m c a khoa h c cơng ngh th i đ i hi n nay, thơng tin, h thơng tin, thi t b thơng tin s ngày hồn ch nh, m đ th ng ng cho s phát tri n c a khoa h c t o thu n l i cho ho t đ ng c a xã h i Cơng tác v n phòng nh mà có nhi u ti n b m nh m h n 10 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN TÀI LI U THAM KH O ồn V n Tân - Thơng tin h c V Nguy n H u Hùng - Khía c nh l ch s Tr ng Hồng Tu n - K n ng nghi p v v n phòng - Nxb KIL OBO OKS CO M t ch c c a qu n tr thơng tin - T p chí Thơng tin t li u s 4/2002 Nguy n H u Hùng - Phát tri n ho t đ ng thơng tin th i kì cơng nghi p hố - hi n đ i hố - T p chí Thơng tin t li u s 4/1998 Phan Huy Qu - B n ch t thơng tin c a q trình xây d ng quy t đ nh qu n lý hành - T p chí thơng tin t li u s 3/1999 11 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN M CL C L I NĨI U PH N N I DUNG NG 1: M T S HI N V N V THƠNG TIN VÀ V N PHỊNG KIL OBO OKS CO M CH I 1.1 T HƠNG TIN VÀ CH C N NG C A THƠNG TIN 1.1.1 Khái qt chung v thơng tin 1.1.2 Vai trò c a thơng tin 1.2 V N PHỊNG VÀ CH C N NG C A V N PHỊNG HI N I 1.2.1 V n phòng hi n đ i 1.2.2 Ch c n ng c a v n phòng hi n đ i CH NG 2: VAI TRỊ C A THƠNG TIN TRONG VI C TH C HI N CH C N NG THAM M U T NG H P C A V N PHỊNG 2.1 T HU TH 2.2 X P THƠNG TIN LÝ THƠNG TIN 2.3 T RUY N T ( CUNG C P ) THƠNG TIN K T LU N 10 TÀI LI U THAM KH O 11 12 [...]... THAM KH O ồn V n Tân - Thơng tin h c 1 V 3 Nguy n H u Hùng - Khía c nh l ch s Tr ng Hồng Tu n - K n ng và nghi p v v n phòng - Nxb KIL OBO OKS CO M 2 và t ch c c a qu n tr thơng tin - T p chí Thơng tin t li u s 4/2002 4 Nguy n H u Hùng - Phát tri n ho t đ ng thơng tin trong th i kì cơng nghi p hố - hi n đ i hố - T p chí Thơng tin t li u s 4/1998 5 Phan Huy Qu - B n ch t thơng tin c a q trình xây d ng... nh qu n lý hành chính - T p chí thơng tin t li u s 3/1999 11 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN M CL C L I NĨI U 1 PH N N I DUNG 3 NG 1: M T S HI N V N V THƠNG TIN VÀ V N PHỊNG KIL OBO OKS CO M CH I 3 1.1 T HƠNG TIN VÀ CH C N NG C A THƠNG TIN 3 1.1.1 Khái qt chung v thơng tin 3 1.1.2 Vai trò c a thơng tin 3 1.2 V N PHỊNG VÀ CH C... 3 1.2 V N PHỊNG VÀ CH C N NG C A V N PHỊNG HI N I 4 1.2.1 V n phòng hi n đ i 4 1.2.2 Ch c n ng c a v n phòng hi n đ i 5 CH NG 2: VAI TRỊ C A THƠNG TIN TRONG VI C TH C HI N CH C N NG THAM M U T NG H P C A V N PHỊNG 6 2.1 T HU TH 2.2 X P THƠNG TIN 6 LÝ THƠNG TIN 7 2.3 T RUY N T ( CUNG C P ) THƠNG TIN 9 K T LU N 10 TÀI LI U THAM KH O ...http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Ch ng 2: Vai trò c a thơng tin vi c th c hi n ch c n ng KIL OBO OKS CO M c a v n phòng hi n đ i http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN... m t th quy n l c c ng nh s c m nh v t ch t ch xin kh ng đ nh l i vai trò c a thơng tin: http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN M t là, thơng tin ngu n l c c a s phát tri n B i thơng... V n Tân Hồng Th v n phòng b ph n ph trách cơng vi c v n th hành c a m t c quan nh ngh a http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ch a đ c p đ y đ đ n n i dung c a cơng tác v n phòng mà