Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại văn phòng đảng ủy thông tấn xã việt nam

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Ý nghĩa lý luận: 3 8. Cấu trúc của đề tài: 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY THÔNG TẤN XÃ VIỆT NAM 5 1.1. Cơ sở lý luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 5 1.1.1. Một số khái niệm 5 1.1.1.1 Khái niệm hoạch định 5 1.1.1.2. Khái niệm văn phòng 5 1.1.2 Chức năng của văn phòng 5 1.1.3. Vai trò của hoạch định trong tổ chức 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 6 1.2.Tổng quan về văn phòng Đảng ủy TTXVN 6 1.2.1. Vị trí chức năng của Văn phòng Đảng ủy TTXVN 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 8 1.2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2. THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY TTXVN 12 2.1. Vai trò trong việc thu thập các thông tin, các căn cứ 12 2.2. Vai trò trong việc xác định các mục tiêu 14 2.3. Vai trò trong việc xây dựng các giải pháp 18 2.4. Vai trò trong việc tổ chức công tác thực hiện các mục tiêu 19 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY TTXVN 25 3.1. Nhận xét, đánh giá: 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm. 26 3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại Văn phòng Đảng ủy TTXVN 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Văn phòng Đảng ủy Thông tấn xã Việt Nam” Em xin

cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua Em xin chịuhoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2017

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em xin chân thành gửi lời cảm ơn

đến cô ThS.Lâm Thu Hằng – Giảng viên học phần môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng đã hướng dẫn tận tình chỉ dạy giúp em hoàn thiện bài

nghiên cứu Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, viên chức của Văn phòngĐảng ủy Thông tấn xã Việt Nam đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, thuthập tài liệu một cách thuận lợi nhất

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em còn gặp khá nhiều khó khăn,mặt khác do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng song đềtài của em không tránh khỏi một số những hạn chế, thiếu sót Vì thế em mongnhận được sự góp ý nhiệt tình từ thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu của emhoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

CHỮ VIẾT TẮT

TTXVN: Thông tấn xã Việt NamTW: Trung ương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Ý nghĩa lý luận: 3

8 Cấu trúc của đề tài: 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY THÔNG TẤN XÃ VIỆT NAM 5

1.1 Cơ sở lý luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 5

1.1.1 Một số khái niệm 5

1.1.1.1 Khái niệm hoạch định 5

1.1.1.2 Khái niệm văn phòng 5

1.1.2 Chức năng của văn phòng 5

1.1.3 Vai trò của hoạch định trong tổ chức 6

1.1.4 Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 6

1.2.Tổng quan về văn phòng Đảng ủy TTXVN 6

1.2.1 Vị trí chức năng của Văn phòng Đảng ủy TTXVN 8

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 8

1.2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức 9

Chương 2 THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG

TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY TTXVN 12

2.1 Vai trò trong việc thu thập các thông tin, các căn cứ 12

2.2 Vai trò trong việc xác định các mục tiêu 14

2.3 Vai trò trong việc xây dựng các giải pháp 18

2.4 Vai trò trong việc tổ chức công tác thực hiện các mục tiêu 19

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY TTXVN 25

3.1 Nhận xét, đánh giá: 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Nhược điểm 26

3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại Văn phòng Đảng ủy TTXVN 27

KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong các hoạt động thực tiễn hay trong việc thực hiện các công vịệc của

cơ quan, tổ chức- hoạch định có vai trò vô cùng quan trọng, là công cụ đắc lựctrong mọi công việc của cơ quan tổ chức bởi vì nhờ có hoạch định mà giảmđược sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu và phươnghướng rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi chệch quỹ đạo Hoạch địnhgiúp tập trung mọi nỗ lực, giúp cải thiện hiệu quả công việc và phát triển tầmnhìn Hoạch định giúp thể hiện rõ giá trị thu được; giúp giảm thiểu rủi ro và giảiquyết các mâu thuẫn Như vậy đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải tiến hành cáchoạt động hoạch định cần thiết cho cơ quan, tổ chức của mình

Trong các cơ quan tổ chức việc hoạch định các công việc không thểkhông kể đến văn phòng Bởi văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp và chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần Cấp dưới tham mưucho cấp trên để ra quyết định Văn phòng tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chấtchỉ đạo, tổng hợp phân tich, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề, tổng hợp các ý kiến,tổng hợp tình hình một cách khoa học, tổng hợp thông tin liên quan để phục vụcho cơ quan, tổ chức Văn phòng cũng trợ giúp cho lãnh đạo trong công tác điềuhành hoạt động hành chính của cơ quan Và trong hoạt động của cơ quan khôngthể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như: nhà cửa, trang thiết bị, phươngtiện làm việc, điều kiện làm việc Do vậy văn phòng phải đáp ứng đầy đủ, kịpthời, mọi lúc mọi nơi

Như vậy có thể thấy sự phát triển của xã hội hiện nay, mọi lĩnh vực hoạtđộng đều cần phải được lên kế hoạch, hoạch định hướng đi một cách cụ thể để

đi đến mục tiêu một cách nhanh nhất Không ngoại trừ cơ quan hành chính nhànước, việc hoạch định càng đóng vai trò quan trọng, và văn phòng là một trongnhững bộ phận góp phần không nhỏ trong hoạch định của cơ quan tổ chức, giúp

tổ chức thực hiện công việc và hoàn thành mục tiêu công việc một cách hiệuquả nhất Nhận thức được tầm quan trọng vai trò của văn phòng trong công tác

hoạch định tại cơ quan, tổ chức Bản thân em chọn đề tài: “Khảo sát ,đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Văn phòng Đảng ủy Thông tấn xã Việt Nam” để thực hiện bài tập lớn lấy điểm thi hết môn Và

cũng nhằm nghiên cứu về vai trò của hoạch định để tìm hiểu và có cái nhìn thực

tế về hoạch định trong cơ quan tổ chức, nâng cao kiến thức của bản thân cũngnhư khảo sát thực tế và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả vai trò củavăn phòng trong việc thực hiện công tác hoạch định tại Văn phòng đảng ủyThông tấn xã Việt Nam

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch

định

2.2 Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng Đảng ủy – Trụ sở TTXVN, số

5, Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

3 Phương pháp nghiên cứu

Bài viết sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra khảo sát thực tiễn

- Phương pháp thống kê, phân tích

- Phương pháp so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được

4 Lịch sử nghiên cứu

Trong việc thực hiện các công việc của cơ quan tổ chức hay các hoạtđọng thực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ đắc lựctrong mọi công việc của cơ quan tổ chức trong việc đề ra những phương hướng

kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với nhữngtính không chắc chắn của môi trường Như vậy đòi hỏi các cơ quan tổ chức phảitiến hành các hoạt động hoạch định cần thiết cho cơ quan tổ chức mình Nhậnthấy tầm quan trọng đó nên đã có nhiều đề tài, công trình khoa học nghiên cứu

về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định như:

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn phòng các cấp ủy địa phươngcủa Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam- Nhà xuấtbản Chính trị Quốc gia.

- Quản trị học- TG- Nguyễn Hải Sản

- Tài liệu Hội nghị Chuyên đề “Bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp ủy”của Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị Đảng ủy khối các cơ quan Trung ương

- Tài liệu Hội nghị tập huấn công tác Đảng năm 2015 của Đảng ủyThông tấn xã Việt Nam

- Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng cấp ủy của tác giả LêVăn Hùng- Phó Bí thư Đảng ủy Văn phòng Trung ương Đảng

Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của tác giả trên và tình hìnhthực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về công tácsoạn thảo văn bản của Văn phòng Đảng ủy Thông tấn xã Việt Nam

5 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát về vai trò của Văn phòng Đảng ủyTTXVN trong việc hoạch định các công việc của cơ quan để có được cái nhìntổng thể hơn về công việc, ngành nghề mà mình đang theo học, để mở rộng kiếnthức của bản thân

- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm, hạn chế

để Văn phòng Đảng ủy TTXVN thực hiện tốt hơn vai trò của mình trong hoạchđịnh công việc của Thông tấn xã Việt Nam

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu Văn phòng Đảng ủy TTXVN nâng cao hơn vai trò của mình tronghoạch định của cơ quan thì sẽ cụ thể và đảm bảo chính xác để thuận lơi cho việcthực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức mình

công vệc của cơ quan tổ chức.

Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu và thamkhảo trong công tác hoạch định của Văn phòng Đảng ủy TTXVN nói riêng vàcác cơ quan tổ chức chính trị khác nói chung

Những giải pháp trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào thực tiễngóp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác hoạch định của cơ quan

8 Cấu trúc của đề tài:

Chương 1: Cơ sở lý luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạchđịnh và khái quát về Văn phòng Đảng ủy Thông tấn xã Việt Nam

Chương 2: Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch địnhtại Văn phòng Đảng ủy Thông tấn xã Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò của vănphòng trong việc thực hiện công tác hoạch định tại Văn phòng Đảng ủy Thôngtấn xã Việt Nam

1.1.1.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là quá trình ấn định mục tiêu và xác định các biện pháp tốtnhất để thực hiện mục tiêu đó Như vậy, tất cả các nhà quản trị đều phải thựchiện chức năng hoạch định Nhân viên cũng phải hoạch định về phương pháp vàcách thức

1.1.1.2 Khái niệm văn phòng

“Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức”- Vương HoàngTuấn

“Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan, tổ chức, thực hiện chức năng,nhiệm vụ theo yêu cầu của nhà Quản trị”- Nguyễn Hữu Tri

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức

mà ở đó diễn ra các hoạt động về văn thư, lưu trữ Đảm bảo thông tin và đảmbảo công tác hậu cần phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu- tổng hợp: Tham mưu là cấp dưới tham mưu

cho cấp trên và ra quyết định Tham mưu là tư vấn, đong góp ý kiến có tính chấtchỉ đạo Tổng hợp là phân tích, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề, tổng hợp các ýkiến, tổng hợp tình hình một cách khoa học, tổng hợp các thông tin liên quan đểphục vụ cơ quan, tổ chức Tham mưu trong hoạt động quản lý điều hành; trongviệc tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan Tham mưu trong việc xâydựng các quy định, quy chế, thủ tục hành chính; trong công tác văn thư- lưu trữ;trong việc tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan; trong việc xây dựng chương

trình công tác, tổ chức các chuyến đi công tác và tham mư trong việc tiếp dân,tiếp khách, đối ngoại…

- Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: Giúp việc là trợ giúp cho

lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt động hành chính của cơ quan Tronghoạt động của cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như:nhà cửa, trang thiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc Do vậy vănphòng phải đáp ứng đầy đủ, kịp thời, mọi lúc, mọi nơi

1.1.3 Vai trò của hoạch định trong tổ chức

Hoạch định là cơ sở định hướng cho cơ quan, tổ chức Nhờ có hoạch định

để có tiên lịệu được các tình huống trong quản lý Hoạch định để phối hợp mọinguồn lực trong tổ chức, hữu hịệu hơn; để tập trung vào các mục tiêu và chínhsách của cơ quan; để nắm vững các nhịệm vụ cơ bản của cơ quan nhằm phốihợp với các nhà quản trị khác Hoạch định để sẵn sang ứng phó và đối phó vớinhững thay đổi của môi trường bên ngoài Hoạch định để phát hiện phát triểnhữu hiệu các tiêu chuẩn của kiểm tra, để giảm thiểu được lãng phí: công sức,thời gian, tiền bạc… tránh trùng lặp bỏ sót công việc Kết quả của hoạch định

là một bản kế hoạch là cơ sở để lãnh đạo cơ quan, tổ chức, điều hành, giám sát,điều tra, hoạt động của các bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan, tổ chức

1.1.4 Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức

-Văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác thu thập các căn cứ choviệc hoạch định những kế hoạch của cơ quan tổ chức

-Vai trò trong việc trong việc xác định các mục tiêu của cơ quan

-Vai trò trò trong công tác xây dựng và đưa ra các giải pháp cho kế hoạch-Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu của cơ qua tổ chức

1.2.Tổng quan về văn phòng Đảng ủy TTXVN

Thông tấn xã Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năngthông tấn nhà nước trong việc phát thông tin, văn kiện chính thức của Đảng vàNhà nước Cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Đảng và quản lýcủa Nhà nước Thu thập, phổ biến thông tin bằng các loại hình truyền thông,

phục vụ các cơ quan thông tin đại chúng, công chúng và các đối tượng có nhucầu ở trong và ngoài nước.

Ngày 15/9/1945 – chưa đầy hai tuần sau khi Chủ tịch Hồ Chí Minh đọcbản Tuyên ngôn Độc lập tại Quảng trường Ba Đình - Hà Nội, từ Đài phát sóng

vô tuyến Bạch Mai, toàn văn bản Tuyên ngôn Độc lập cùng với danh sáchChính phủ lâm thời của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa thông qua những bản

tin bằng 3 ngôn ngữ - tiếng Việt mang ký hiệu VNTTX (Việt Nam Thông tấn xã), tiếng Anh mang ký hiệu VNA (Vietnam News Agency) và tiếng Pháp mang

ký hiệu AVI (Agence Vietnammien D’Infomation) - thông báo với toàn thế giới

sự ra đời của nước Việt Nam mới, đồng thời đánh dấu sự ra đời của hãng thông

tấn đầu tiên ở nước ta: Việt Nam Thông tấn xã Từ đó, ngày 15 tháng 9 trở

thành Ngày truyền thống của ngành thông tấn

Sau khi đất nước thống nhất, Thông tấn xã Giải phóng (TTXGP) - cơ

quan thông tin chính thức của Mặt trận dân tộc giải phóng miền Nam (ra đời

ngày 12/10/1960) đã được hợp nhất với Việt Nam Thông tấn xã theo Nghị

quyết số 84/UBTVQH ngày 12/5/1977 của Ủy ban thường vụ Quốc hội nước

CHXHCN Việt Nam Cơ quan hợp nhất này được đổi tên thành Thông tấn xã Việt Nam (TTXVN) và giữ vai trò là hãng thông tấn duy nhất ở Việt Nam cho

tới nay

Trải qua hơn 7 thập kỷ chiến đấu, xây dựng và phát triển gắn liền vớinhững cột mốc lịch sử của đất nước, TTXVN là cơ quan báo chí đầu tiên của cảnước được phong tặng hai danh hiệu Anh hùng: Anh hùng Lao động thời kỳ đổimới và Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân Ngoài ra, TTXVN đã đượcĐảng và Nhà nước tặng thưởng Huân chương Sao Vàng, hai Huân chương HồChí Minh, hai Huân chương Độc lập hạng Nhất và nhiều huân, huy chương caoquý khác

Đảng bộ TTXVN là Đảng bộ cấp trên cơ sở, trực thuộc Đảng bộ Khối các

cơ quan Trung ương, chịu sự chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về địnhhướng chính trị, những nội dung công tác quan trọng trong thực hiện nhiệm vụ

chính trị và chịu sự lãnh đạo trực tiếp, thường xuyên của Đảng ủy Khối các cơquan Trung ương.

Văn phòng Đảng ủy TTXVN là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng, cóchức năng tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, trực tiếp là giúp Ban Thường vụ,

Bí thư và Phó Bí thư Đảng ủy cơ quan TTXVN tổ chức điều hành công việclãnh đạo của Đảng; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp, báo cáo phục vụ

sự lãnh đạo của Đảng ủy cơ quan Bộ

1.2.1 Vị trí chức năng của Văn phòng Đảng ủy TTXVN

Văn phòng Đảng ủy có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Chấphành Đảng bộ và Ban Thường vụ Đảng ủy chỉ đạo các tổ chức đảng trực thuộcthực hiện các chỉ thị, nghị quyết của các cấp ủy cấp trên và chỉ đạo các hoạtđộng chung của toàn Đảng bộ

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.2.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Giúp Ban Chấp hành Đảng bộ và Ban Thường vụ chỉ đạo các tổ chứcđảng trực thuộc tổ chức nghiên cứu các chỉ thị, nghị quyết của Trung ươngĐảng và Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương

- Phối hợp với các ban có liên quan của Đảng uỷ tổ chức các lớp bồidưỡng công tác xây dựng Đảng cho các cấp ủy cơ sở; phối hợp với Trung tâmBồi dưỡng chính trị của Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương và các đảng bộtrong Khối tổ chức các lớp học cho đảng viên mới và các lớp học tìm hiểu vềĐảng cho các đối tượng phát triển Đảng

- Nghiên cứu, đề xuất trình Ban Thường vụ nội dung các cuộc giao bancấp ủy hàng quý

- Quản lý hồ sơ, dữ liệu đảng viên và lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu, côngvăn đi – đến của Đảng bộ

- Thực hiện chức năng là đầu mối liên hệ các mặt công tác với Đảng ủyKhối các cơ quan Trung ương và các ban chức năng cuả Đảng ủy Khối

- Quản lý và nắm vững các quy định của Đảng, tình hình đảng viên, tiếpnhận hồ sơ đề nghị kết nạp đảng viên, theo dõi thời gian dự bị của đảng viên; tổchức đối khớp dữ liệu đề nghị phát Thẻ Đảng viên , đề nghị xét tặng Huy hiệuĐảng từ các tổ chức đảng trực thuộc chuyển cho Ban Tổ chức Đảng ủy thẩmđịnh trước khi trình Ban Thường vụ xem xét; làm các thủ tục tiếp nhận vàchuyển sinh hoạt đảng; thu – nộp, quản lý đảng phí và hướng dẫn nghiệp vụcông tác Đảng.

- Đồng chí Chánh Văn phòng Đảng ủy được mời tham dự một số cuộchọp của Ban Thường vụ, có trách nhiệm ghi biên bản các cuộc họp này, nhưngkhông được tham gia ý kiến, trừ trường hợp được người chủ trì phiên họp yêucầu Chánh Văn phòng phải giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn, không được phéptruyền đạt các nội dung được thảo luận hoặc quyết định tại các cuộc họp củaBan Thường vụ mà mình tham dự

1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Đảng ủy TTXVN hiện có 3 đồng chí:

1 Chánh Văn phòng và 2 Chuyên viên Văn phòng

Trong đó:

- Chánh Văn phòng:

+ Phụ trách Văn phòng Đảng ủy, chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụĐảng ủy (trực tiếp là Thường trực Đảng ủy) về công tác văn phòng cấp ủy

+ Tham mưu, giúp việc Thường trực Đảng ủy trong tổ chức, điều hành và

xử lý các công việc thuộc lĩnh vực công tác Đảng

+ Phụ trách công tác tổ chức: Quản lý quy trình đại hội nhiệm kỳ tổ chức

cơ sở đảng, nhiệm kỳ cấp ủy, tổng hợp bình xét khen thưởng công tác Đảnghằng năm, công tác phát triển Đảng

- Chuyên viên 1:

+ Tham gia công tác tổ chức: Công tác phát triển Đảng, công tác chuyểnsinh hoạt Đảng, tiếp nhận đảng viên mới; làm quy trình phát thẻ đảng viên vàtặng Huy hiệu Đảng

+ Quản lý hồ sơ đảng viên (trên giấy và vi tính), thống kê dữ liệu đảngviên.

+ Thu, nộp và quản lý đảng phí, báo cáo với Đảng ủy cấp trên theo định

kỳ hằng quý

- Chuyên viên 2:

+ Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận văn bản đến từ PhòngVăn thư Lưu trữ của cơ quan, trình Chánh Văn phòng và Phó Bí thư Đảng ủychuyên trách; Soạn thảo văn bản; Sao gửi các tổ chức đảng và đảng viên; Lưutrữ và bảo quản văn bản của Đảng theo quy định

+ Công tác hành chính, tổng hợp

TIỂU KẾT

Ở chương I, em đã trình bày hai vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận về vai tròcủa văn phòng trong công tác hoạch định và tổng quan về Văn phòng Đảng ủyTTXVN trong đó có các vấn đề nhỏ: khái niệm hoạch đinh, khái niệm vănphòng; chức năng của văn phòng; ý nghĩa của hoạch định trong tổ chức và vaitrò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan, tổ chức; vị trí, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng đảng ủy TTXVN để phầnnào giúp người đọc có thể hiểu được khái quát về vai trò của văn phòng trongcông tác hoạch định tại Văn phòng Đảng ủy TTXVN- nơi mà em thực hiện đềtài nghiên cứu, khảo sát, đánh giá

Chương 2 THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY TTXVN

2.1 Vai trò trong việc thu thập các thông tin, các căn cứ

- Thu thập các thông tin:

Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quátrình quản lý Hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin Thông tin

là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý Sản phẩm và cũng làphương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý làthông tin Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý.Một trong những khâu quan trọng của quá trình ban hành quyết định quản lý làkhâu thu thập thông tin và xử lý thông tin Đây là điều kiện tiên quyết để đảmbảo cho quyết định quản lý hợp pháp và hợp lý Thông tin là căn cứ để tổ chức,kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyết định quản lý Thông tin giúp nhà quản

lý nhận thức chính xác công việc cần tổ chức thực hiện; thông tin giúp cho nhàquản lý có cơ sở xây dựng phương án thực hiện và phương án dự phòng; thôngtin là cơ sở để giải quyết công việc, và cũng là căn cứ để kiểm tra, đánh giácông việc được thực hiện Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích,

dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động quản lý Trong quản

lý , việc sớm có các thông tin liên quan rất quan trọng cho mỗi công việc cụ thể.Trên cơ sở những thông tin được cung cấp, nhà quản lý có thể phân tích, đánhgiá công việc ở nhiều góc độ để đưa ra những dự báo, phòng ngừa và ngăn chặnrủi ro

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thôngtin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời

và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải cóngười trợ giúp trong lĩnh vực này Người trợ giúp không ai khác đó là vănphòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay

đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông

tin tiếp nhận được (cả bên ngoài lẫn nội bộ) đều được văn phòng phân loại theonhững kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọngtrong văn phòng Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổchức Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tácvăn thư- lưu trữ khi thu nhận, xử lý bảo quản và chuyển phát thông tin Nếuthông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời và được xử lý một cách khoa học vàđáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanhchóng, kịp thời và chính xác Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả,gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

- Thu thập các căn cứ:

Việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch định công việctrong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:

- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu

- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch

- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc

- Tiến trình thực hiện công việc

Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình

tổ chức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứxuất phát từ nội bộ cơ quan,như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài,những căn cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin

*Văn phòng Đảng ủy TTXVN thực hiện thu thập thông tin và xác định các căn cứ:

- Xác định các căn cứ pháp lý: Chủ trương, đường lối, chính sách vảu

cơ quan cấp trên, Đảng và pháp luật của nhà nước Các chỉ tiêu của Nhà nước,các quyết định của cấp trên trực tiếp

Văn phòng Đảng ủy TTXVN là bộ phận tiếp nhận nhiều thông tin từnhiều bộ phận khác của cơ quan vì vậy để thu thập những căn cứ cho quá trìnhhoạch định công việc cũng thuận lợi hơn

Trong đó là các căn cứ pháp lí, trước khi hoạch định bất cứ một công việc

gì Văn phòng Đảng ủy TTXVN thực hiện xây dựng các căn cứ pháp lí thôngqua những quy định, quyết định của Đảng, Nhà nước, các luật, các văn bản quyđịnh, quyết định có liên quan đến việc thực hiện hoạch định; và các công việccần lập kế hoạch.

Tâp hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiếnhành lựa chọn làm căn cứ pháp lí cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí

và có giá trị nhất vào hoạch định

- Xác định căn cứ thực tiễn: Đặt ra trong từng giai đoạn để tương ứng

với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan Căn cứ vào chương trình, kế hoạchdài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức

Sau khi nhận được sự chỉ đạo, và xác định những công việc cần phải làmcủa cơ quan Chánh văn phòng đảng ủy tổ chức phân công công việc đến từngnhân viên trong phòng và thu thập các căn cứ trong đó có căn cứ thực tiễn đểhoạch định công việc

Văn phòng tổ chức xác định các căn cứ thực tiễn để hoạch định các côngviệc của cơ quan, các chương trình kế hoạch của cơ quan ở thời gian trước, cácyếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa, môi trường làm việc của cơ quan Văn phòng

sẽ dựa vào đó để xây dựng các căn cứ thực tiễn cho việc hoạch định

Ví dụ như Văn phòng Đảng ủy TTXVN có những kế hoạch học tập,quán triệt và triển khai Nghị quyết Hội nghị TW; các kế hoạch tổ chức Hội nghịquán triệt , triển khai Quy định của Ban Chấp hành TW, tập huấn nghiệp vụcông tác đảng… để xây dựng được kế hoạch thì văn phòng thu thập những căn

cứ thực tiễn dựa vào những kế hoạch đó để làm căn cứ thực tiễn, qua đó cóđược những kế hoạch tối ưu, mang lại hiệu quả cao

2.2 Vai trò trong việc xác định các mục tiêu

Vì quản trị vừa là cơ cấu có tính cách tĩnh vừa là qúa trình có tính cách

động nên vai trò của mục tiêu quản trị cũng thể hiện hai mặt tĩnh và động.

Mặt tĩnh, khi xác định mục tiêu cho tổ chức thì mục tiêu phải giữ vai trò

nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị