Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC VIỆT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng và phạm vi 2 4.Phương pháp nghiên cứu 2 5.Bố cục của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH 3 1.Khái niệm 3 2.Ý nghĩa 3 3.Căn cứ hoạch định 4 3.1. Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan 4 3.2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan 4 3.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan 4 3.4.Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan 5 3.5.Căn cứ vào các yêu tố bên ngoài 5 4.Các loại hoạch định 5 4.1.Hoạch định mục tiêu 5 4.2. Hoạch định chiến lược 5 4.3. Hoạch định chiến thuật. 6 4.4. Hoạch định tác nghiệp. 6 4.5.Hoạch định thời gian 6 5.Hình thức hoạch định 6 5.1. Hoạch định từ trên xuống dưới. 6 5.2.Hoạch định từ dưới lên trên. 6 5.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên 6 6. Phương pháp hoạch định. 6 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT. 7 2.1.Hoạch định chức năng nhiệm vụ 7 2.1.1. Mục tiêu của hoạch định chức năng, nhiệm vụ 7 2.1.2.Phương pháp đạt được mục tiêu 8 2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ. 8 2.2. Hoạch định bộ máy văn phòng. 9 2.3.Hoạch định trong công tác quản lý nguồn nhân sự 10 2.3. Hoạch định trong xây dựng nội quy, quy chế của văn phòng công ty. 12 2.4.Hoạch định trong xây dựng quy trình, chương trình, kế hoạch 15 2.4.1.Khái niệm 15 2.4.2.Phân loại kế hoạch 15 2.4.3.Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng quy trình kế hoạch. 16 KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19
DANH MỤC VIỆT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TS : Tiến sĩ ThS : Thạc sĩ GS.TS : Giáo sư tiến sĩ MỤC LỤC DANH MỤC VIỆT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH 1.Khái niệm 2.Ý nghĩa .3 3.Căn hoạch định 3.1 Căn vào chủ trương, đường lối, sách Đảng, Nhà nước quan 3.2 Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan .4 3.3 Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan 3.4.Căn vào nguồn lực thực tế quan .5 3.5.Căn vào yêu tố bên .5 4.Các loại hoạch định 4.1.Hoạch định mục tiêu .5 4.2 Hoạch định chiến lược 4.3 Hoạch định chiến thuật 4.4 Hoạch định tác nghiệp 4.5.Hoạch định thời gian .6 5.Hình thức hoạch định 5.1 Hoạch định từ xuống 5.2.Hoạch định từ lên 5.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống lên 6 Phương pháp hoạch định CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT .7 2.1.Hoạch định chức nhiệm vụ .7 2.1.1 Mục tiêu hoạch định chức năng, nhiệm vụ 2.1.2.Phương pháp đạt mục tiêu 2.1.3.Vai trò văn phòng việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ 2.2 Hoạch định máy văn phòng 2.3.Hoạch định công tác quản lý nguồn nhân .10 2.3 Hoạch định xây dựng nội quy, quy chế văn phòng cơng ty 12 2.4.Hoạch định xây dựng quy trình, chương trình, kế hoạch 15 2.4.1.Khái niệm 15 2.4.2.Phân loại kế hoạch .15 2.4.3.Vai trò văn phòng việc xây dựng quy trình kế hoạch 16 KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Trong thời kì đẩy mạnh cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị, tổ chức Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức quan Cho dù khác tên gọi, nhìn chung văn phòng quan có chức năng, nhiệm vụ giống Để quản trị cách khoa học nhằm đạt mục tiêu đề văn phòng nói riêng quan nói chung cơng tác hoạch định văn phòng phải rõ ràng, hợp lý, xác Và vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan trọng Để tìm hiểu rõ vấn đề này, e xin chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định công ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Hoạch định quản trị văn phòng vấn đề nhiều người quan tâm.Đã có nhiều luận văn, khóa luận đề cập vấn đề Khóa luận tốt nghiệp sinh viên: Nguyễn Tuấn Anh (2011) đề tài “Hồn thiện cơng tác hoạch định công ty cổ phần nông sản quốc tế” Đề tài đánh giá rõ vai trò hoạch định cơng tác quản trị nêu thực trạng, nội dung hoạch định, nhân tố ảnh hưởng tác giả cách rõ ràng cụ thể Ngoài biện pháp tác giả đưa giải tồn công tác hoạch định cơng ty Ngồi thành tựu đáng kể đạt đề tài nghiên cứu tác giả tồn phần nhỏ thực trạng quy trình hoạch định dẫn đến đưa biện pháp giải chung chung Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định đề cập nhiều báo mạng Bên cạnh , em tham khảo học qua số giáo trình có lên quan đến văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng: - Giáo trình mơn “Quản trị học bản” – tác giả TS Trần Đăng Thịnh (Chủ biên) , ThS Nguyễn Thị Hồng, ThS Phan Thị Thanh Hiền - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” – tác giả GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền 3.Đối tượng phạm vi Đối tượng: Công tác hoạch định văn phòng cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt Phạm vi: Thời gian: năm (Từ năm 2013-2016) Không gian: Trên địa bàn Hà Nội 4.Phương pháp nghiên cứu a.Phương pháp luận: -Duy vật biện chứng -Duy vật lịch sử b.Phương pháp cụ thể -Phương pháp mơ tả -Phương pháp phân tích -Phương pháp so sánh, thống kê 5.Bố cục đề tài Chương 1.Lý luận chung hoạch định Chương 2.Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH 1.Khái niệm Hoạch định chức quan trọng trình quản trị, yêu cầu quản trị phải làm từ đầu.Hoạch định bao gồm tất công việc có liên quan đến chuẩn bị cho hoạt động tổ chức tương lai Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp, phương án tốt để thực mục tiêu khoảng thời gian định Hoạch định quan trọng, tất người quản lý làm công tác hoạch định 2.Ý nghĩa Thứ nhất, hoạch định tảng quản lý, giúp nhà quản lý có tư hệ thống để tiên liệu tình quản lý Bản chất hoạch định lựa chọn phương pháp hành động tương lai cho toàn phận tổ chức Tư hệ thống giai đoạn cao trình nhận thức sâu vào chất phát tính quy luật vật tượng Qua giúp nhà quản lý: -Chủ động đối phó với tình tốt hơn, tránh tượng thụ động dẫn đến tổn thất cho tổ chức -Có sách, biện pháp quán, hỗ trợ tốt cho nhau, không mâu thuẫn, chồng chéo -Tập trung nguồn lực hồn thành tốt cơng việc thời kì, khắc phục tượng cào bằng, đánh đồng dẫn đến nhiệm vụ bị ảnh hưởng -Chi ohis thấp mà hiệu đem lại cao Thứ hai, hoạch định trước giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phó với thay đổi mơi trường bên Việc hoạch định định trước làm gì?Làm nào?Ai làm?Làm đâu.Vì cầu nối để đến đích quan, tổ chức Thứ ba, hoạch định giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu sách đặt Khi ban hành kế hoạch mục tiêu xác định cụ thể, bắt buộc cá nhân tổ chức phải hoàn thành Sự đóng góp hoạch định kế hoạch phụ trợ hồn thành mục đích mục tiêu sở Do cần xác định tập trung mục tiêu, sách để hồn thành Thứ tư, hoạch định sở để tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát Khơng có kế hoạch khơng thể kiểm tra Vì kiểm tra giữ cho hoạt động theo tiến trình cách điều chỉnh sai lệch so với kế hoạch Kiểm tra mà tiêu chuẩn, nhiệm vụ khơng biết muốn đâu Do đó, kế hoạch cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra 3.Căn hoạch định 3.1 Căn vào chủ trương, đường lối, sách Đảng, Nhà nước quan -Căn vào chủ trương trị -Căn vào chủ trương, đường lối kinh tế -Căn vào chủ trương, sách pháp luật -Căn vào chủ trương, sách tài -Căn vào chủ trương, sách tiêu nhân -Căn vào chủ trương, sách khác… 3.2 Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan -Căn vào mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn quan đề -Căn vào công việc cụ thể giai đoạn mà chương trình, kế hoạch dài hạn đưa 3.3 Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Trên sở xác định mục tiêu, để đạt mục tiêu phải có kết hợp tổng thể đơn vị quan Vì để đạt mục tiêu nhà hoạch định cần vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan để phân công, phối hợp công việc phận, đơn vị cách tốt 3.4.Căn vào nguồn lực thực tế quan -Căn vào nguồn nhân quan -Căn vào nguồn tài quan -Căn vào sở vật chất quan -Căn vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất quan -Căn vào mối quan hệ, nguồn thông tin quan… 3.5.Căn vào yêu tố bên ngồi -Kinh tế -Chính trị -Văn hóa -Xã hội -Thị trường… 4.Các loại hoạch định 4.1.Hoạch định mục tiêu Là trạng thái mong đợi, có cần phải có tổ chức cá nhân thời điểm định.Trạng thái mong đợi mà mong muốn xảy tương lai Trạng thái có mà mong đợi thực được, mong muốn viển vông thiếu Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất cần thiết phải có khơng tổ chức khó tồn phát triển cá nhân thành đạt 4.2 Hoạch định chiến lược Là trình đưa định dài hạn, xác định đường phát triển tổ chức khoảng thời gian định tương lai nhằm liên kết nỗ lực người nguồn lực khác hướng tới mục tiêu 4.3 Hoạch định chiến thuật Bao gồm hệ thống kế hoạch quý, năm sách, dự án, chế độ, quy định 4.4 Hoạch định tác nghiệp Bao gồm: -Xây dựng kế hoạch ngày, tuần, tháng -Xây dựng chương trình hành động cụ thể, đề cập rõ giải pháp, hình thức tiến hành, phân bố nguồn lực 4.5.Hoạch định thời gian 5.Hình thức hoạch định 5.1 Hoạch định từ xuống Đây hình thức hoạch định thường thấy doanh nghiệp quốc doanh thời bao cấp.Cấp cao tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau cấp tiếp thep cấp cuối 5.2.Hoạch định từ lên Là hình thức ngược lại so với hình thức hoạch định từ xuống 5.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống lên Quy trình thực sau: -Vào đầu năm (thường tháng 11 12 năm trước) cấp xây dựng kế hoạch cho cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp -Cấp vào kế hoạch cấp khác để xây dựng cho gửi cho cấp để xem xét định -Sau cấp gửi trả lại cho cấp tổ chức thực Phương pháp hoạch định -Xác định mục tiêu yêu cầu -Xác định nội dung công việc -Xác định đối tượng, địa điểm thời gian -Xác định cách thức thực -Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát -Xác định nguồn lực thực CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY THHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKO SMILE VIỆT Tên giao dịch quốc tế: VIKO SMILE VIET TOURIST SERVICES AND TRADING COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt: VIKOSMILE CO ,LTD Trụ sở chính: Lơ 45, dãy TT4, Khu Đơ thị Mỹ Đình-Mễ Trì, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Công ty đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 08 tháng 10 năm 2013, đến công ty hoạt động năm Là doanh nghiệp mới, công ty du lịch chuyên cung cấp dịch vụ du lịch, lữ hành chuyên nghiệp, đại với nhiều ưu đãi phục vụ tốt Ở khảo sát này, em khảo sát vai trò văn phòng tổ chức hành cơng ty cơng tác hoạch định 2.1.Hoạch định chức nhiệm vụ 2.1.1 Mục tiêu hoạch định chức năng, nhiệm vụ Mục tiêu hoạch định chức năng, nhiệm vụ: gọn nhẹ, linh hoạt, không chồng chéo, rõ ràng Hoạch định chức năng, nhiệm vụ giúp văn phòng cơng ty giúp cho việc xây dựng văn phòng có chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định.Văn phòng xác định mặt hoạt động chính, cơng việc cần phải thực để phục vụ cho trình hoạt động quan.Giúp việc xây dựng thiết lập máy văn phòng chặt chẽ, khoa học Tại văn phòng tổ chức hành cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch vikosmile Việt, công tác hoạch định chức nhiệm vụ xác định mục tiêu rõ ràng, giúp cho việc hoạt động văn phòng nói riền quan nói chung đạt hiệu 2.1.2.Phương pháp đạt mục tiêu -Căn vào chức năng, nhiệm vụ văn phòng Chức văn phòng tổ chức hành gồm có: Tham mưu, tổng hơp, hậu cần, giao dịch nhân Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo công ty vấn đề, công tác tổ chức nhân sự, tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư lưu trữ, in ấn, trang điện tử Giúp giám đốc công ty lĩnh vực đối ngoại Phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo cơng ty… Nhiệm vụ văn phòng tổ chức hành chính: Nghiên cứu, đề xuất tổ chức thực công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt nhận sự, đáp ứng nhu cầu công ty Tổ chức tiếp nhận , quản lý đội ngũ nhân sự, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ chế độ người lao động Thực chức soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý tài sản, quản lý sử dụng dấu, mua sắm trang thiết bị… -Căn vào lĩnh vực hoạt động: Lĩnh vực hoạt động văn phòng tổ chức hành lĩnh vực thương mại dịch vụ du lịch -Căn vào chất lượng nguồn nhân sự: Nguồn nhân có chất lượng tốt, phần lớn có chun mơn công việc cá nhân phụ trách 2.1.3.Vai trò văn phòng việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ quan trọng Có văn phòng có hoạch định Văn phòng hoạch định chức năng, nhiệm vụ có mối quan hệ qua lại với nhau, gắn bó mật thiết với Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ giúp cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.Từng cá nhân, phận văn phòng làm người việc.Hoạt động văn phòng nhanh, gọn.Tạo cho điều kiện cho nhân viên văn phòng hoạt động dễ dành, thuận lợi, chủ động công việc Hàng tuần, hàng q, hàng năm, văn phòng ln có bảng phân cơng cơng việc, bảng đánh giá, xếp loại lực làm việc nhân viên cách rõ ràng, xác, cụ thể 2.2 Hoạch định máy văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng: TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG TÀI CHÍNH VĂN THƯ WEBSITE TỔNG HỢP Chức năng, nhiệm vụ: Trưởng phòng: - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phòng phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phòng thực tốt nhiệm vụ - Quản lý nhân phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cho nhân viên phòng theo lệnh giám đốc công ty - Tham gia làm thư ký hội đồng công ty thành lập: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động… - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến công việc giao (Tuyển dụng, bảo hiểm xã hội, chế độ lao động, khen thưởng, kỷ luật…) Phó phòng: -Trợ giúp ban giám đốc trưởng phòng số lĩnh vực, cơng việc có liên quan giao -Theo dõi, tổng hợp, xây dựng báo cáo giao Nhân viên tài chính: Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến công tác thủ quỹ công ty Nhân viên văn thư : Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến cơng tác bảo quản sử lý dấu; quản lý văn bản, công văn công ty… Nhân viên điều hành website: Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực công tác liên quan đến việc bổ xung, điều chỉnh, cải thiện…website công ty Nhân viên thực công tác in ấn: Chịu trách nhiệm tổ chức, thực công tác liên quan đến việc in ấn văn bản, phim, tranh ảnh, báo…của công ty Nhân viên tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức, thực công tác liên quan đến số vấn đề trưởng phòng, phó phòng giao Việc hoạch định phận giúp cho văn phòng có máy đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp, phối hợp hài hòa với Mỗi phận văn phòng có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, độc lập, không trùng lặp, chồng chéo Các phận có mối quan hệ mật thiết, liên quan đến nhau, tạo điều kiện thuận lợi việc phối hợp công việc phận, nâng cao suất lao động văn phòng Mối quan hệ lãnh đạo văn phòng (Trưởng phòng) với phận văn phòng giúp cho việc phối hợp công việc phận 2.3.Hoạch định công tác quản lý nguồn nhân Số lượng thực nhân viên văn phòng tổ chức hành người gồm: trưởng phòng, phó trưởng phòng, nhân viên tài chính, nhân viên văn thư, nhân viên điều hành website, nhân viên thực công tác in ấn, nhân viên tổng hợp Số lượng phù hợp với quy mơ văn phòng, đáp ứng đủ 10 cơng việc văn phòng Trong khoảng thời gian ba năm từ năm 2013-2016, văn phòng tổ chức hành có nhiều lần thay đổi số lượng nhân Có nhân viên nghỉ việc tuyển dụng thêm, khơng có trường hợp tun chuyển hay cắt giảm biêm chế Chất lượng, trình độ nhân văn phòng nhìn chung tốt Trình độ học vấn có cao đẳng đại học quy nghề nghiệp Hàng năm, vào trình độ đội ngũ cán nhân viên, yêu cầu công tác quản lý, phát triển văn phòng nói riêng cơng ty nói chung, nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự, văn phòng xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ: -Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đổi nghề, nâng cao trường ngành, dài hạn, ngắn hạn -Kế hoạch lớp bồi dưỡng ngắn hạn, với nội dung cập nhận nghiệp vụ, dịch vụ mới, bồi dưỡng thêm trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự, đăng lý mở lớp tin học, ngoại ngữ Nhân viên văn phòng khơng ngừng rèn luyện học tập để nâng cao trình độ Với chế độ tính lương theo hệ số phức tạp công việc, theo hệ số chất lượng phát triển nhân viên cách toàn diện phẩm chất, tinh thần, họ hăng hái tham gia vào khóa đào tạo mong có đủ kiến thức cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, ý chí tiến thủ… cơng việc gắn liền với lương thưởng Tổ chức thực việc bố trí, xếp lại lượng nhân viên phù hợp với mơ hình văn phòng giúp cho phát triển lực cá nhân nhân viên Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng cơng ty: -Hồn thiện cơng tác nguồn nhân lực Nâng cao trình độ đội ngũ cán làm công tác kế hoạch để đáp ứng yêu cầu công việc Nắm vững định hướng phát triển công ty.Thường xuyên thực việc đánh giá chất lượng số lượng nhân viên có 11 -Hồn thiện công tác tuyển dụng nhân Để tuyển dụng nguồn lao động có chất lượng cao văn phòng cơng ty cần thu hút lao động từ nhiều nguồn -Đào tạo phát triển nguồn nhân lực thích hợp xác -Tăng cường hoạt động đánh giá thực cơng việc -Hồn thiện cơng tác thù lao lao động, cơng tác khen thưởng, khuyến khích nhân viên cần có ý tưởng mới, sánh tạo đảm bảo yếu tố khách quan, xác 2.3 Hoạch định xây dựng nội quy, quy chế văn phòng cơng ty Quy chế hoạt động văn quan, tổ chức thể quy tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực cơng việc quan, tổ chức Xây dựng thực tốt quy chế làm việc công ty việc làm quan trọng, có ý nghĩa định việc nâng cao chất lượng hoạt động công ty, nhằm thực tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập, phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, người đứng đầu giải tốt mối quan hệ công tác Vai trì quy chế hoạt động quan: -Đảm bảo nguyên tắc hoạt động -Là sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan -Là sở giúp lãnh đạo quan kiểm tra, giám sát hoạt động Việc ban hành nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu hoạt động quan Hiện tại, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt công ty trẻ, thành lập từ năm 2013, nên văn quy định quy chế khơng nhiều Ví dụ: Quy định việc sử dụng trang thiết bị văn phòng cơng ty ngày 23 tháng năm 2014 (Phụ lục 1) Quy chế hoạt động văn phòng văn văn thể quy tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực cơng việc văn 12 phòng Nội dung văn quy chế hoạt động văn phòng gồm: Thứ nhất, quy chế cần thể nguyên tắc hoạt động quản lý văn phòng Trong nội dung quy chế cần thể rõ nguyên tắc quản lý theo thứ bậc hành chình văn phòng doanh nghiệp Ngun tắc cần quy định rõ quan hệ quản lý lãnh đạo văn phòng với lãnh đạo phận văn phòng với nhân viên văn phòng Thứ hai, quy chế cần thể rõ năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp công việc phận văn phòng Thứ ba, quy chế phải quy định cụ thể cách thức, quy trình thủ tục thực cơng việc văn phòng Thứ tư, quy chế cần phải thể quy tắc, quy định thời gian làm việc, quy tắc, quy định văn hóa, ứng xử, giao tiếp, ăn mặc văn phòng Vai trò, ý nghĩa hoạch định xây dựng quy chế hoạt động văn phòng: - Quy chế hoạt động giúp văn phòng hoạt động thống - Quy chế hoạt động giúp hoạt động văn phòng có quy tắc, có kỉ luật góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng - Quy chế hoạt động sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng - Quy chế văn thư-lưu trữ giúp công tác văn thư-lưu trữ công ty thống theo quy định công ty - Quy chế văn thư-lưu trữ giúp hoạt động công ty thực theo quy định quan cấp - Giúp cho hoạt động quản lý công ty hiệu Hiện nay, việc áp dụng quy chế công ty văn phòng tổ chức hành nói riêng cơng ty nói chung tốt Nhân viên cơng ty chấp hành làm theo nội dung quy chế, quy định Tuy nhiên bên cạnh hạn chế: 13 -Nội dung quy định quy chế rờm rà, khó hiểu -Việc thiếu quy chế, xây dựng tổ chức thực quy chế khơng tốt thường dẫn đến tình trạng phân công nhiệm vụ cho nhân viên không vào hướng dẫn cấp trên; việc xác định nhiệm vụ lãnh đạo không rõ nhiệm vụ nhiệm vụ chính, nhiệm vụ kiêm nhiệm, gặp khó khăn vướng mắc đùn đẩy, né tránh trách nhiệm Hoặc có việc chưa thực lấy quy chế làm cứ, sở để giải công việc, không thực nguyên tắc tập trung dân chủ Có trường hợp người phân công phụ trách công tác nhân không nghiên cứu đề xuất chủ trương để tập thể thống trước làm quy trình, lại tự cho có quyền tiến hành tất bước đến làm xong báo cáo trình cấp để biểu thống nhất, đặt công ty vào Từ thực tế việc xây dựng thực quy chế làm việc công ty rút số vấn đề sau: Một là, trình xây dựng thực quy chế làm việc phải nhận thức đúng, đầy đủ nguyên tắc làm việc.Phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấp Cần phải phân định rõ chức lãnh đạo nhà quản lý, phát huy vai trò lãnh đạo,tăng cường đồn kết thống nội Hai là, cấp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra việc xây dựng tổ chức thực quy chế để làm rõ ưu điểm kịp thời uốn nắn việc làm chưa đúng, thiếu sót, tùy tiện việc làm vi phạm quy chế, lợi dụng chức quyền, lợi dụng danh nghĩa để giải công việc theo động cá nhân, vi phạm nguyên tắc công ty Ba là, nhân viên phải nêu cao ý thức trách nhiệm, chấp hành nghiêm quy định quy chế giải cơng việc phải đặt lợi ích chung lợi ích cá nhân, ln có phối hợp chặt chẽ, vận dụng xử lý linh hoạt mối quan hệ, khắc phục tư tưởng "quyền tôi, quyền anh” Bốn là, trình xây dựng, thực quy chế công ty tham mưu giúp việc cần thường xuyên giúp cấp rà soát phát điều cần sửa đổi bổ sung, kịp thời đưa vào quy chế nội dung mớị phù 14 hợp đặc biệt thấy cấp giải công việc chưa với quy chế cần phải kịp thời góp ý, đề xuất tham mưu để giúp lãnh đạo chấn chỉnh, sửa chữa không mắc sai lầm Đối với nhân viên phân công lãnh đạo cấp cần phải biết lắng nghe xử lý tốt thông tin để có định xác, đắn 2.4.Hoạch định xây dựng quy trình, chương trình, kế hoạch 2.4.1.Khái niệm Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, tổ chức theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền.Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác ngành, quan, đơn vị, tổ chức Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn, ngắn hạn Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị cấp triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề giao có hồn thành tốt thời hạn hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị, tổ chức Lịch làm việc ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch 2.4.2.Phân loại kế hoạch Theo thời gian dự kiến thực - Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với quan, tổ chức 15 - Kế hoạch trung hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, chiến lược khoảng thời gian không dài Thơng thường, kế hoạch năm - Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, công việc cụ thể, thiết lập để thực mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa hoạt động trực tiếp làm sản sinh kết Các kế hoạch loại thường kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần Tuy nhiên, tất phân loại kế hoạch mang tính tương đối Theo phạm vi tác động - Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đề cập đến mục tiêu có tính tổng qt cao Loại kế hoạch có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác tổ chức định hướng chung cho phát triển chung quan, tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: loại kế hoạch cụ thể mục tiêu kế hoạch chiến lược thành mục tiêu cụ thể, xác việc cần phải làm cách thức tiến hành cơng việc Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch hoạt động quan - Kế hoạch công tác lãnh đạo - Kế hoạch hoạt động văn phòng… 2.4.3.Vai trò văn phòng việc xây dựng quy trình kế hoạch Yêu cầu kế hoạch công tác - Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức - Kế hoạch phải đáp ứng chủ trương định cấp - Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc - Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với - Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm nhiều công việc 16 Văn phòng cần thực tốt hoạch định xây dựng quy trình kế hoạch vì: -Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng tổ chức hoạt động công ty cá nhân nhân viên -Chương trình, kế hoạch giúp cho công ty đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động cơng ty -Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc cơng ty: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơng ty hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho công ty chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc -Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi q trình điều hành cơng ty cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơng ty phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho giám đốc cơng ty điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo cơng ty -Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động cơng ty KẾT LUẬN 17 Tóm lại, văn phòng đời yêu cầu thực tế khách quan công tác quản trị quan, tổ chức Quản trị hành văn phòng nội dung quan trọng quản trị quan Tùy theo quy mơ, tính chất, mức độ hoạt động khác mà văn phòng quan, đơn vị tổ chức khác Xuất phát từ thực tế, tồn cơng tác văn phòng yếu tố khách quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt trọng nhận thức thật đắn vai trò, quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo công ty điều hành công việc Hơn nữa, nhân viên cần am hiểu, tinh thơng áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng giúp cơng ty đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động cơng vụ Tất yếu tố văn phòng có vai trò, ý nghĩa vơ quan trọng công tác hoạch định trở nên hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình mơn “Quản trị học bản” – tác giả TS Trần Đăng 18 Thịnh (Chủ biên) , ThS Nguyễn Thị Hồng, ThS Phan Thị Thanh Hiền - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” – tác giả GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền - https://voer.edu.vn/m/cong-tac-hoach-dinh-cua-nha-quan-tri/3e517b44 - http://baigiang.co/bai-giang/hoach-dinh-va-to-chuc-cong-viec-hanhchinh-van-phong-528/ 19 ... pháp hoạch định CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT .7 2.1 .Hoạch định chức... định Chương 2 .Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty TNHH Thương mại Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH 1.Khái niệm Hoạch định chức quan trọng... VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển cơng ty Tên