Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của bộ tư pháp

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.4. Cơ sở lý luận về hoạch định và công tác văn phòng 9 1.4.1. Hoạch định 9 1.4.2. Công tác văn phòng 10 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI BỘ TƯ PHÁP 12 2.1. Vai trò của văn phòng Bộ Tư Pháp trong công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ. 12 2.1.1. Mục tiêu 12 2.1.2. Nội dung hoạch định chức năng nhiệm vụ cho Văn phòng Bộ Tư pháp 12 2.2. Vai trò của văn phòng Bộ Tư pháp trong công tác hoạch định bộ máy trong văn phòng. 13 2.3. Vai trò của văn phòng Bộ Tư Pháp trong công tác hoạch định nhân sự trong văn phòng 15 2.3.1. Hoạch định số lượng nhân sự làm công tác văn phòng 15 2.3.2. Hoạch định chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng 16 2.3.3. Hoạch định tuyển dụng nhân sự 16 2.3.4. Hoạch định công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn phòng 17 2.3.5. Hoạch định công tác đảm bảo các điều kiện làm việc, đời sống và thuyên chuyển, điều động cán bộ văn phòng. 17 2.4. Vai trò của văn phòng Bộ Tư pháp trong công tác hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác tuần. 18 2.5. Vai trò của văn phòng Bộ Tư pháp trong công tác hoạch định xây dựng quy chế 19 2.6. Vai trò của Văn phòng Bộ Tư pháp trong hoạch định cơ sở vật chất 20 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2. Giải pháp 23 3.2.1. Nhiệm vụ Công tác chỉ đạo điều hành 23 3.2. Kiện toàn và nâng cao chất lượng đội ngũ cán Văn phòng, cán bộ chuyên trách 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tơi thực cơng trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Bộ Tư Pháp Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập thơng tin tơi nhận giúp đỡ tận tình từ Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, Thầy Nguyễn Hữu Danh thầy người hướng dẫn, giảng dạy tận tình tơi suốt học phần Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Trong q trình nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm kinh nghiệm, nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu .2 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .2 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức .4 1.3 Chức năng, nhiệm vụ .5 1.4 Cơ sở lý luận hoạch định công tác văn phòng .9 1.4.1 Hoạch định 1.4.2 Cơng tác văn phòng 10 CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI BỘ TƯ PHÁP .12 2.1 Vai trò văn phòng Bộ Tư Pháp công tác hoạch định chức nhiệm vụ .12 2.1.1 Mục tiêu 12 2.1.2 Nội dung hoạch định chức nhiệm vụ cho Văn phòng Bộ Tư pháp 12 2.2 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp cơng tác hoạch định máy văn phòng 13 2.3 Vai trò văn phòng Bộ Tư Pháp cơng tác hoạch định nhân văn phòng 15 2.3.1 Hoạch định số lượng nhân làm cơng tác văn phòng 15 2.3.2 Hoạch định chất lượng, trình độ nhân văn phòng 16 2.3.3 Hoạch định tuyển dụng nhân .16 2.3.4 Hoạch định công tác đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng 17 2.3.5 Hoạch định cơng tác đảm bảo điều kiện làm việc, đời sống thuyên chuyển, điều động cán văn phòng .17 2.4 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp công tác hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác tuần 18 2.5 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp cơng tác hoạch định xây dựng quy chế 19 2.6 Vai trò Văn phòng Bộ Tư pháp hoạch định sở vật chất 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 22 3.1 Nhận xét, đánh giá .22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.1.3 Nguyên nhân .23 3.2 Giải pháp .23 3.2.1 Nhiệm vụ Công tác đạo điều hành 23 3.2 Kiện toàn nâng cao chất lượng đội ngũ cán Văn phòng, cán chuyên trách 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hành văn phòng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình quản lý nhà nước, hành văn phòng vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình đó, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt cơng cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, cơng tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc khơng ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị Văn phòng gắn liền với q trình đời, tồn phát triển quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cấu tổ chức chặt chẽ Văn phòng không đơn thực công việc giấy tờ, hành mà giao nhiều chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc, tham mưu, vừa đôn đốc, kiểm tra; “đầu mối công việc” lãnh đạo, thủ trưởng quan, đơn vị ủy quyền “thừa lệnh” triển khai, giải nhiều nội dung công việc quan trọng; hiệu hoạt động Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu hoạt động chung toàn quan, đơn vị… Một yếu tố quan trọng thiếu trình quản trị chức hoạch định Vì yêu cầu quản trị làm từ đầu mà hoạch định lại bao gồm tất công việc có liên quan đến chuẩn bị cho hoạt động tổ chức tương lai Hoạch định công cụ để văn phòng tham mưu cho lãnh đạo q trình hoạt động Hoạch định tảng quản lí, giúp nhà quản lý có tư hệ thống để tiên liệu tình quản lí Sản phẩm hoạch định kế hoạch, vạch rõ mục tiêu, cơng việc cần phải làm, người thực hiện, thời gian, chi phí, nguồn nhân lực vật lực cho trình thực mục tiêu giúp nhà quản lý chủ động tình xảy q trình thực cơng việc Hoạch định có vai trò quan trọng , định trước làm gì? Làm nào? Ai làm? Làm đâu? Vì cầu nối để đến đích quan tổ chức khơng có kết quản kiện xảy ngẫu nhiên Nhận thức tầm quan trọng hoạch định văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: khảo sát đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Bộ Tư pháp - Mục đích nghiên cứu: + Nắm rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định + Nhận thấy ưu nhược điểm văn phòng công tác hoạch định +Chỉ nguyên nhân dẫn đến nhược điểm trình hoạt động - Nhiệm vụ nghiên cứu: Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp nghiên cứu sử dụng: + Thu thập xử lí thơng tin + Khảo sát + Điều tra vấn Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Nếu đề tài nghiên cứu khoa học giúp quan có sở hoạch định tốt cơng việc - Nhận thấy tầm quan trọng trình hoạch định - Giúp cho sinh viên khóa sau có thêm thơng tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu học tập Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Tư Pháp Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Bộ Tư Pháp Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP 1.1 Lịch sử hình thành Vào ngày 28/08/1945, Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tun cáo cơng bố danh sách Nội thống quốc gia, 13 Bộ cơng bố thành lập lúc có Bộ Tư pháp (Bộ Trưởng ông Vũ Trọng Khánh) Qua giai đoạn lịch sử cách mạng Việt Nam, hình thức tổ chức, tên gọi Ngành Tư pháp có nhiều thay đổi: - Giai đoạn 1945 - 1960: Cấp Chính phủ Bộ Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Sở Tư pháp - Giai đoạn 1960 - 1981: đổi lại tên gọi Ủy ban Pháp chế Chính phủ, Ban Pháp chế Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương - Giai đoạn 1981 đến nay: thành lập lại Bộ Tư pháp Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã Ban Tư pháp xã, phường, thị trấn (Nghị định 143/HĐBT ngày 22/11/1981) Hiện theo hệ thống tổ chức Ngành Tư pháp Việt Nam có Bộ Tư pháp; Sở Tư pháp cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Tư pháp quận, huyện; xã, phường, thị trấn khơng có Ban Tư pháp Ngày 07/01/1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 715/TTg công nhận ngày 28/08 hàng năm Ngày truyền thống Ngành Tư phápViệt Nam 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Bộ Tư pháp bao gồm: Vụ Các vấn đề chung xây dựng pháp luật Vụ Pháp luật hình - hành Vụ Pháp luật dân - kinh tế Vụ Pháp luật quốc tế Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật Vụ Tổ chức cán Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Kế hoạch - Tài Vụ Thi đua - Khen thưởng 10 Thanh tra 11 Văn phòng 12 Tổng cục Thi hành án dân 13 Cục Kiểm tra văn quy phạm pháp luật 14 Cục Kiểm sốt thủ tục hành 15 Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực 16 Cục Con nuôi 17 Cục Trợ giúp pháp lý 18 Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm 19 Cục Bồi thường nhà nước 20 Cục Bổ trợ tư pháp 21 Cục Công nghệ thông tin 22 Cục Cơng tác phía Nam 23 Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia 24 Viện Khoa học pháp lý 25 Học viện Tư pháp 26 Tạp chí Dân chủ Pháp luật 27 Báo Pháp luật Việt Nam Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Tư Pháp: (phụ lục) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Theo quy định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp có chức nhiệm vụ, quyền hạn sau:  Vị trí chức Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý nhà nước thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp, bồi thường nhà nước hoạt động quản lý hành thi hành án công tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ  Nhiệm vụ quyền hạn: Bộ Tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt dự án, đề án khác theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt gia nhập biện pháp bảo đảm thực điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước nhân danh Chính phủ ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Về công tác xây dựng pháp luật: - Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính: Thu thập, tổng hợp, xử lý thơng tin; - Phòng lưu trữ: quản lý Nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Phòng Kế tốn-quản trị, đội xe: phục vụ hoạt động chung quan tài chính, sở vật chất; - Phòng Y tế: phục vụ chăm sóc sức khỏe cho Cán bộ, Viên chức Mơ hình bố trí cấu tổ chức Bộ máy Văn phòng Bộ Tư pháp hợp lý Các phòng giao nhiệm vụ cụ thể chuyên môn nghiệp vụ khác Lãnh đạo văn phòng, đứng đầu Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng thơng qua đội ngũ trưởng, phó phòng lãnh đạo cán nhân viên phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phòng để phục vụ chung cho cơng tác điều hành chung lãnh đạo Bộ, thực tốt chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ giao cho theo quy định Bộ 2.3 Vai trò văn phòng Bộ Tư Pháp cơng tác hoạch định nhân văn phòng 2.3.1 Hoạch định số lượng nhân làm cơng tác văn phòng  Mục tiêu hoạch định số lượng cán làm công tác văn phòng - Do khối lượng cơng việc văn phòng Bộ Tư pháp nhiều việc hoạch định số lượng nhân vô cần thiết giúp cho văn phòng đáp ứng đầy đủ số lượng người làm cơng tác văn phòng - Giúp cho văn phòng phân cơng bố trí cơng việc hỗ trợ cho đơn vị cá nhân khác quan để giải kịp thời công việc đặt - Trên sở hoạch định số lượng nhân giúp cho văn phòng ổn định quy mơ dự phòng cơng tác nhân  Phương pháp để đạt mục tiêu số lượng cán - Tuyển dụng thêm - Thuyên chuyển, tinh giản biên chế - Thu hút điều động cán khác làm cơng tác văn phòng 15 2.3.2 Hoạch định chất lượng, trình độ nhân văn phòng  Mục tiêu - Đảm bảo chất lượng nhân làm văn phòng phù hợp với quy mơ quan - Đảm bảo hiệu cơng việc tương ứng với trình độ nhân - Giúp cho cán văn phòng ổn định công việc, đảm bảo quyền lợi  Phương pháp - Tuyển dụng cán văn phòng có chất lượng phù hợp - Đào tạo hướng dẫn nâng cao trình độ cho nhân - Cử cán học kĩ , nghiệp vụ - Thu hút nhân quan, đơn vị khác 2.3.3 Hoạch định tuyển dụng nhân  Mục tiêu - Lựa chọn cán văn phòng có chất lượng phù hợp với yêu cầu - Lựa chọn đủ số lượng người làm văn phòng phù hợp với công việc quan  Phương pháp Do phận tổ chức cán khơng trực thuộc văn phòng Bộ Tư pháp nhà quản trị văn phòng gián tiếp tham gia vào q trình tuyển dụng lúc lãnh đạo văn phòng Bộ Tư pháp xây dựng tiêu chuẩn vị trí tuyển dụng gửi cho phận tổ chức cán Chánh văn phòng trực tiếp tham gia vào hội đồng tuyển dụng với tư cách người xây dựng đề người chấm thi Có thể tuyển dụng theo hình thức sau: - Tuyển dụng quan đào tạo chuyên môn: từ trường đại học đào tạo chun mơn phù hợp với vị trí tuyển dụng - Tuyển từ nguồn quan tổ chức cung cấp lao động - Tuyển dụng từ lao động tự do: đối tượng phù hợp có mong muốn làm việc Bộ Tư pháp - Tuyển dụng từ đơn vị quan từ quan đơn vị 16 khác: tuyển từ vị trí khác làm việc quan phù hợp với vị trí tuyển dụng xét tuyển, tiến hành bổ nhiệm, thuyên chuyển vị trí phù hợp phát triển cá nhân vị trí - Quy trình tuyển dụng: Bước 1: thông báo tuyển dụng Bước 2: tiếp nhận hồ sơ Bước 3: sàng lọc, chọn hồ sơ phù hợp Bước 4: tổ chức tuyển dụng thi tuyển kí hợp đồng 2.3.4 Hoạch định cơng tác đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng  Mục tiêu - Thông qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng giúp cán văn phòng nâng cao nghiệp vụ, giải tơt công việc hàng ngày - Rèn luyện cán văn phòng sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hàng ngày quan đáp ứng mục tiêu thời gian tới quan  Phương pháp - Cử cán văn phòng đến quan chun mơn tham gia khóa học - Mở lớp đào tạo bồi dưỡng quan: lớp kĩ mềm, ngoại ngữ Văn phòng Bộ Tư pháp triển khai nhiều kế hoạch chương trình đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên sâu bổ trợ kĩ cần thiết cho cán làm cơng tác văn phòng 2.3.5 Hoạch định công tác đảm bảo điều kiện làm việc, đời sống thuyên chuyển, điều động cán văn phòng  Mục tiêu - Đảm bảo điều kiện làm việc cho cán văn phòng - Đáp ứng kịp thời nhu cầu thuyên chuyển, điều động cán phù hợp với vị trí cơng việc  Phương pháp - Xây dựng quy chế quyền lợi cán văn phòng: quychế lương, nội quy lao động 17 - Ban hành định điều động, thuyên chuyển để xếp cán văn phòng 2.4 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp cơng tác hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác tuần  Khái niệm Hoạch định chương trình, kế hoạch việc xây dựng kế hoạch thực hoạt động khoảng thời gian định mà hoạt động muốn thực phải xây dựng thành kế hoạch cụ thể Đây hình thức hoạch định mang tính tổng hợp bao quát kế hoạch, chứa đựng kế hoạch cụ thể muốn hoạch định nhà quản trị phải có tư khái qt, tồn diện khoảng thời gian dài Chương trình loại văn dùng phổ biến quan chủ yếu sử dụng hai trường hợp dùng để diễn đạt mục tiêu lâu dài sử dụng để diễn đạt chương trình kiện Kế hoạch loại văn áp dụng linh hoạt nhiều trường hợp quan tổ chức khác Kế hoạch sử dụng phổ biến ban hành mẫu để áp dụng quan Lịch công tác loại văn quan thường sử dụng tuần nhằm để phân công theo dõi việc thực công việc tuần Trong quan lịch công tác tuần đơn vị dựa vào lịch công tác tuần chung quan Bộ phận văn phòng Bộ Tư pháp có trách nhiệm triển khai xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan như: kế hoạch tổ chức hội nghị sơ kết, kí hợp đồng, mua sắm sở vật chất, chương trình hội họp, tổng kết, sơ kết, chương trình tổ chức lễ mít tinh kỉ niệm  Ý nghĩa - Chủ động giải công việc - Căn vào kịch cơng tác tuần nhân viên phối hợp với đơn vị, cá nhân quan có liên quan hỗ trợ để công việc diễn thuận lợi đạt kết cao 18 - Tiết kiệm chi phí khai thác tối đa sở vật chất quan, ý thức tổ chức đồng thời góp phần tích cực vào hoạt động chung quan 2.5 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp cơng tác hoạch định xây dựng quy chế  Khái niệm Quy chế hệ thống văn mang tính pháp lý quan để điều chỉnh lĩnh vực quan quản lí Hệ thống quy chế phải tuân thủ với hệ thống pháp luật nhà nước phù hợp với quan giải tôt công việc Quy định văn dùng để làm rõ vấn đề quy chế quy định vấn đề tương đối lớn quan Nội quy văn ngắn gọn dùng để quy định vấn đề nhỏ hay xảy sai sót đòi hỏi quan phải ban hành văn dùng để nhắc nhở cán nhân viên khách đến tham quan, cơng tác  Vai trò quy chế Hệ thống quy chế quan sở pháp lý quan trọng giúp quan làm việc có nguyên tắc, quy củ nếp Hệ thống quy chế sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan pháp luật Thông qua hệ thống quy chế giúp lãnh đạo quan kiểm tra giám sát hoạt động giúp cho cán nhân viên thực cách thống Thông qua quy chế quy định thể cụ thể theo trình tự thủ tục rõ ràng, quán, dễ thực Hệ thống quy chế rõ chức nhiệm vụ mối quan hệ phận quan từ nâng cao khả phối hợp, rút ngắn thời gian đảm bảo hiệu công việc Hoạch định quy chế - Mục tiêu: + Giúp quan có hệ thống quy chế để hoàn thiện, đầy đủ đồng + Giúp quan bước thực hoàn thiện quy chế quan - Nội dung hoạch định quy chế 19 + Rà soát hệ thống quy chế quan qua đánh giá hệ thống quy chế +Hoạch định xây dựng quy chế giai đoạn định + Đưa vào thực theo dõi việc thực quy chế Bộ phận văn phòng Bộ Tư pháp tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quy chế như: + Quy chế văn hóa cơng sở + Quy chế làm việc + Quy chế đào tạo + Quy chế khen thưởng kỉ luật + Quy chế đào tạo + Quy chế tuyển dụng + Quy chế quản lí chất lượng + Quy chế bổ nhiệm + Quy chế sử dụng trang thiết bị + Quy chế quy trình thủ tục hành + Quy chế phòng chống cháy nổ Các quy chế giúp quan đảm bảo tiêu chí chất lượng, đồng bộ, thống hiệu cơng việc giúp quan làm việc có quy tắc, nề nếp giao tiếp ứng xử 2.6 Vai trò Văn phòng Bộ Tư pháp hoạch định sở vật chất Văn phòng Bộ Tư pháp có trách nhiệm mua sắm trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu thực cơng việc văn phòng nói riêng quan nói chung Ban hành văn quy định sử dụng, giữ gìn, bảo quản trang thiết bị trình hoạt động Tránh tình trạng sử dụng tài sản cơng cho mục đích cá nhân gây lãng phí Ví dụ hết làm, hay cần tắt tất trang thiết bị không sử dụng, sử dụng trang thiết bị cần thiết, sử dụng trang thiết bị quan cần có ý thức việc sử dụng, 20 bảo quản trình sử dụng thấy tài sản có dấu hiệu hỏng hóc cần báo lại với phận chịu trách nhiệm để sửa chữa, bảo dưỡng, mua sắm kịp thời Thường xuyên làm công tác kiểm tra tài sản thấy tình trạng hỏng hóc hay tình trạng nguy hiểm báo với phận chịu trách nhiệm để bảo dưỡng, sửa chữa Thanh lí tài sản hết hạn sử dụng đến giai đoạn lí nhằm đảm bảo cho q trình thực cơng việc không bị gián đoạn Đảm bảo cho hiệu công việc quan Đưa chế tài xử phạt hành vi gây nguy hại cho tài sản quan nhằm răn đe, đảm bảo cho phương tiện làm việc hoạt động hiệu từ cơng việc tiến hành sn sẻ, thời hạn Bộ phận văn phòng Bộ Tư pháp cần tham mưu cho thủ trưởng việc ban hành văn quy định sử dụng, quản lí trang thiết bị quan quy chế sử dụng quản lí sở vật chất đồng thời đưa chế tài xử phạt hành vi cố ý vi phạm chế độ sử dụng bảo quản trang thiết bị nhằm răn đe giúp cho công việc khơng bị gián đoạn Tiểu kết: Bộ phận văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng q trình hoạt đọng quan Văn phòng thực chức mặt hoạt động theo chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng quy định Hoạch định chức quan trọng quản trị văn phòng Văn phòng phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan mặt như: hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng, hoạch định cấu tổ chức văn phòng, hoạch định nhân cho văn phòng, hoạch định sở vật chất quan, hoạch định xây dựng quy chế, hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch cho quan Chính mà văn phòng ln giữ vai trò quan trọng hoạt động quan 21 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Văn phòng Bộ Tư pháp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức quy định Quyết định số459/QĐ-BTP ngày 26 tháng năm 2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tư pháp Quyết định số 28/QĐ-BTP ngày tháng 01 năm 2015 sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng 02 năm 2014 - Kiểm soát chặt chẽ cơng việc, ngun tắc qui trình hành - Xử lý & cung cấp thông tin nhanh - Sử dụng hiệu trang thiết bị chi phí - Tổ chức cơng việc hành phân tán theo chức hoạt động : cơng việc hành phân tán cho chức tự thực theo mức độ phát sinh cơng việc hành - Q trình thu thập, xử lí thơng tin nhanh chóng xác 3.1.2 Nhược điểm - Công tác đạo điều hành chưa trọng - Quá tải công việc dẫn đến khó kiểm sốt cơng việc, dễ vi phạm nguyên tắc thủ tục hành - Lãng phí đầu tư sử dụng trang thiết bị - Đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng tập huấn, cử học chất lượng chưa cao - Trong trình tuyển dụng, tổ chức thi tuyển đưa tiêu chuẩn tiêu chuẩn chung chung chưa phù hợp với vị trí tuyển dụng - Bộ phận văn phòng hoạch định cho quan quy chế quy chế làm việc, quy chế tuyển dụng, quy chế thi đua- khen thưởng chưa quy định rõ chưa đưa chế tài xử phạt hành vi vi phạm nội 22 quy quy chế quan 3.1.3 Nguyên nhân - Do lãnh đạo chưa thực quan tâm - Mức lương thấp dẫn đến khó khăn việc tuyển dụng nhân làm công tác văn phòng - Cơ quan ban hành định quy định chức nhiệm vụ văn phòng chưa thực rõ ràng - Do đạo Bộ Nội vụ 3.2 Giải pháp 3.2.1 Nhiệm vụ Công tác đạo điều hành - Kịp thời ban hành Chương trình kế hoạch cơng tác trọng tâm năm 2017 bám sát đạo Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ; xây dựng kế hoạch chun đề lĩnh vực cơng tác phù hợp với tình hình thực tiễn - Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo - Đổi nâng cao chất lượng họp giao ban quan, nâng cao chất lượng báo cáo, tổng hợp; thực nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê thông tin hoạt động Ngành; tăng cường nắm bắt hoạt động tư pháp quận huyện, phường xã, thị trấn để kịp thời giải khó khăn, vướng mắc địa phương - Tăng cường công tác tra, kiểm tra nội bộ, quản lý chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật hành quan; tạo bước chuyển biến mạnh công tác quản lý, điều hành, cải tiến lề lối làm việc, phân công rõ trách nhiệm lĩnh vực, công việc chuyên môn; đề cao trách nhiệm cá nhân kết công tác không để xảy vi phạm, yếu kém, trì trệ phạm vi phân công; xử lý kịp thời cá nhân, đơn vị có sai phạm 3.2 Kiện tồn nâng cao chất lượng đội ngũ cán Văn phòng, cán chuyên trách - Hồn thành đề án vị trí việc làm; xếp, bố trí lại cấu cơng chức, viên chức; tiếp tục xây dựng, thực tiêu chuẩn chức danh Ngành phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ giao; nghiên cứu, phân tích, đánh 23 giá xác định cách khoa học cấu cán đơn vị phù hợp với đặc thù loại công việc, loại chức danh - Cơng tác nhân làm văn phòng chưa tốt nhân làm văn phòng đào tạo chưa tốt q trình tuyển dụng cần phải xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp với vị trí - Văn nhà nước triển khai chưa đồng mà văn phòng cần phải thường xuyên cập nhật thông tin cách nhanh chóng, xác - Do mức lương thấp, khó tuyển dụng nhân nên cần phải đề xuất với quan quản lý tăng mức lương hợp lý - Tiếp tục triển khai công tác luân chuyển cán theo Quyết định 27/2003/QĐ-TTg ngày 19/3/2003 Thủ tướng Chính phủ; triển khai thực việc chuyển đổi vị trí cơng tác cán cơng chức theo quy định Nghị định 158/2007/NĐ-CP ngày 27/10/2007 thực cơng tác quy hoạch cán bộ, trọng bổ sung cán trẻ cán nữ - Tham mưu đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực tốt công tác quản lý nhà nước; xây dựng, củng cố, kiện toàn đội ngũ cán tư pháp cục, vụ viện sở, ngành địa phương, theo hướng đủ số lượng, đảm bảo chất lượng để bổ sung vào nguồn nhân lực năm tới, nhằm đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước; trì đặn chế độ giao theo tháng quý giao ban hàng tuần - Thực khảo sát thực tiễn, thống kê số lượng nguồn nhân lực có, xây dựng phương án quản lý nguồn nhân lực có hiệu thời gian tới Tiểu kết: Văn phòng phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan, hoạch định mảng hoạt động theo chức nhiệm vụ quy định ngồi ưu điểm mà văn phòng mang lại bên cạnh tồn nhược điểm khó tránh khỏi nguyên nhân khách quan dẫn đến việc hoạch định văn phòng gặp nhiều khó khăn 24 KẾT LUẬN Trong thực tế hoạt động quan tổ chức cá nhân công tác hoạch định giữ vai trò quan trọng mang tính định đến thành cơng tổ chức Việc hoạch định định trước làm gì? Làm nào? Ai làm? Làm đâu? Vì cầu nối để đến đích quan tổ chức khơng có kết kiện xảy ngẫu nhiên Hoạch định có nhiều ý nghĩa khác đóng góp cho tổ chức cá nhân tổ chức Bộ phận văn phòng thường tập trung nguồn lực để thực xác chức theo chức nhiệm vụ văn phòng như: Xây dựng chương trình cơng tác quan, đôn đốc, giám sát việc thực chương trình đó; Thu thập, xử lí, quản lý tổ chức sử dụng thông tin, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị trực thuộc quan quản lý; đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng Tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, thể thức văn quan ban hành; Là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại, tiếp cơng dân, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác với cơng dân nói chung Là phận phát ngôn quan, đơn vị; Chịu trách nhiệm hoạt động tài chính, chi trả chế độ (tiền lương, tiền thưởng, ) thực giám sát chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nước định thủ trưởng quan, đơn vị; Thực mua sắm công, xây dựng bản, tu, bảo dưỡng, sửa chữa, quản lý công sản, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan; Chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo, họp, làm việc lãnh đạo; thư ký họp thông báo ý kiến đạo Lãnh đạo đơn vị thực hiện; Chủ trì phối hợp với phòng ban liên quan xây dựng số quy chế 25 quản lý, quy chế nội quan, đơn vị trình lãnh đạo ký ban hành, theo dõi đôn đốc việc thực tốt nội quy, quy chế quan, bảo đảm trật tự kỷ cương hành chính; Trong q trình hoạt động phận văn phòng Bộ cần tham mưu cho lãnh đạo quan việc xây dựng ban hành văn hướng dẫn, quy chế, văn đạo để q trình thực cơng việc khơng bị gián đoạn công việc đạt hiệu 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các trang web: http://www.moj.gov.vn/Pages/home.aspx http://tailieu.vn/tag/ky-nang-hoach-dinh.html Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Cơng Nghiệp Tp HCM 27 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Tư Pháp LÃNH ĐẠO BỘ TƯ PHÁP Các TC giúp TT thực chức quản lí nhà nước Vụ VĐ chung xây dựng PL Các TC nghiệp thuộc Bộ Trung tâm lý lịch tư pháp QG Vụ PL hình sự- hành Viện khoa học pháp lý Vụ PL dân sự- kinh tế Học viện tư pháp Vụ PL quốc tế Vụ phổ biến giáo dục PL Tạp chí Dân chủ Pháp luật Vụ tổ chức cán Báo Pháp luật Việt Nam Vụ hợp tác quốc tế Nhà xuất Tư pháp Vụ kế hoạch tài Trường Đại học Luật Hà Nội Vụ thi đua- khen thưởng Thanh tra Bộ Tư pháp Văn phòng Bộ Tư pháp Tổng cục Thi hành án dân Cục kiểm tra văn QPPL Cục kiểm sốt thủ tục hành Trường TC Luật Buôn Ma Thuột Trường TC Luật Vị Thanh Trường TC Luật Thái Nguyên Trường TC Luật Đồng Hới Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Cục nuôi Trường TC Luật Tây Bắc Cục trợ giúp pháp lý Ban quản lí DA đầu tư xây dựng Cục đăng kí quốc gia giao dịch bảo đảm Cục bồi thường nhà nước Cục bổ trợ tư pháp Cục công nghệ thơng tin Cục cơng tác phía Nam Cục QL xử lí VPHC theo dõi THPL Văn phòng Đảng- Đồn thể Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng năm 2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tư pháp ... vụ Trong cơng tác văn phòng, văn phòng thực chức để hồn thành cơng việc giao 11 CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI BỘ TƯ PHÁP 2.1 Vai trò văn phòng Bộ Tư Pháp cơng tác hoạch. .. động cán văn phòng .17 2.4 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp công tác hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác tuần 18 2.5 Vai trò văn phòng Bộ Tư pháp công tác hoạch định. .. phòng Bộ Tư pháp công tác hoạch định máy văn phòng 13 2.3 Vai trò văn phòng Bộ Tư Pháp cơng tác hoạch định nhân văn phòng 15 2.3.1 Hoạch định số lượng nhân làm cơng tác văn phòng