MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 5 Chương 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 9 2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 9 2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 9 2.1.2. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 9 2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn 10 2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học 10 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10 2.2.1. Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu 10 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 11 2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu 12 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 13 2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 13 2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp 13 2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 15 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 16 2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu 16 2.4.2. Tổ chức xác định nội dung công việc 17 2.4.3. Xác định cách thức thực hiện các công việc 17 2.4.4. Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 18 2.4.5. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 19 2.4.6. Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 19 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.1.3. Nguyên nhân 22 3.2. Các giải pháp 22 3.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 22 3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 23 3.2.3. Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu nhận nhiều giúp đỡ thầy cô cán công chức, viên chức quan nơi thực đề tài nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn tận tình để tơi hồn thiện nghiên cứu Cảm ơn thầy tận tình giảng dạy giúp đỡ tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu Những tri thức mà thầy truyền đạt hành trang giúp vững bước đường tự lập dài phía trước Tuy có nhiều cố gắng nỗ lực với vốn kiến thức hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý, giúp đỡ thầy giáo, cô giáo để tiểu luận hoàn thiện tốt Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Ths Nguyễn Đăng Việt Các nội dung nghiên cứu, kết khảo sát số liệu thống kê đề tài trung thực Những thông tin nghiên cứu kết phân tích, nhận xét, đánh giá tơi Tơi xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài Điện Biên, ngày tháng 01 năm 2017 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Tiểu kết Chương VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Vai trò cơng tác thu thập 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu .10 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp .13 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu .16 Tiểu kết 20 Chương 21 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21 3.1 Nhận xét, đánh giá .21 3.2 Các giải pháp 22 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty ngồi nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phòng Văn phòng phận thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có sở để lựa chọn định quản lý tối ưu hỗ trợ đưa phương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan, tổ chức Muốn có định đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phải nắm nhiều lĩnh vực phải có mặt lúc, nơi Văn phòng giúp thủ trưởng việc tổng hợp ý kiến chun mơn đó, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trưởng thông tin, phương án định kịp thời đắn Hoạt động quan, đơn vị, dự án thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện, thiết bị, dụng cụ để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu Tóm lại, văn phòng phận giúp việc cho lãnh đạo thông qua chức Trong việc thực cơng việc quan tổ chức hay hoạt động thực tiễn hoạch định có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cơng việc quan tổ chức việc đề phương hướng kế hoạch sử dụng hiệu nguồn tài nguyên hạn chế đối phó với tính khơng chắn mơi trường Như đòi hỏi quan tổ chức phải tiến hành hoạt động hoạch định cần thiết cho quan tổ chức Trên đà phát triển xã hội nay, lĩnh vực hoạt động cần phải lên kế hoạch, hoạch định hướng cách cụ thể để đến mục tiêu cách nhanh Khơng ngoại trừ quan hành nhà nước, việc hoạch định đóng vai trò quan trọng văn phòng phận góp phần khơng nhỏ hoạch định quan tổ chức, giúp tổ chức thực cơng việc hồn thành mục tiêu công việc cách hiệu Với lí muốn sâu nghiên cứu vai trò hoạch định quan nhà nước để tìm hiểu có nhìn thực tế hoạch định quan tổ chức, nâng cao kiến thức thân, khảo sát trình lập kế hoạch quan đưa số giải pháp để nâng cao hiệu lập kế hoạch Tôi lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên” Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Mục đích nghiên cứu: Khảo sát vai trò Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên việc hoạch định cơng việc quan để có nhìn tổng thể cơng việc, ngành nghề mà theo học, để mở rộng kiến thức thân Đưa số giải pháp để văn phòng Sở thực tốt vai trò hoạch định cơng việc quan tổ chức Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát đánh giá đơn vị khảo sát, đưa số giải pháp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn nguyên tắc lí luận, quan điểm lịch sử - cụ thể, quan điểm toàn diện hệ thống Các phương pháp nghiên cứu sử dụng: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, Phương pháp quan sát, Phương pháp điều tra khảo sát thực tế Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Khẳng định tầm quan trọng văn phòng việc hoạch định công việc quan tổ chức Giúp cho quan biết ưu, nhược điểm cơng tác văn phòng hoạt động hoạch định từ đưa số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động máy văn phòng Là tài liệu cho đọc giả có nhu cầu tìm hiểu nội dung đề tài Cấu trúc đề tài Đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 1.1 Lịch sử hình thành Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân Ban Tổ chức dân trực thuộc Ủy ban hành tỉnh Lai Châu (cũ) Qua giai đoạn cách mạng, với tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chức Chính quyền, Sở Nội vụ Ban Tổ chức Dân (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định số 756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 Ủy ban hành tỉnh Lai Châu (cũ) Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách từ Ban Tổ chức Dân theo Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng năm 1968 Ủy ban hành tỉnh Lai Châu (cũ) Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chức theo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng năm 1971 Ủy ban hành tỉnh Lai Châu (cũ) tiếp tục thực chức năng, nhiệm vụ Ban Tổ chức đến tháng năm 2004 Sở Nội vụ (từ tháng năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chức Chính quyền theo quy định Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng năm 2004 Chính phủ; Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực Nghị định số 13//2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ; 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cụ thể sau: Lãnh đạo Sở: Sở Nội vụ có Giám đốc 02 Phó Giám đốc Giám đốc Sở Nội vụ người đứng đầu Sở Nội vụ, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ; thực chức trách, nhiệm vụ - Giám đốc Sở quy định Điều Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Phó Giám đốc Sở Nội vụ người giúp Giám đốc Sở Nội vụ phụ trách, đạo số mặt công tác quan, đơn vị thuộc trực thuộc Sở Nội vụ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Giám đốc Sở vắng mặt, phó Giám đốc Sở Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành hoạt động Sở Nội vụ Giám đốc Phó Giám đốc Sở Nội vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh định bổ nhiệm theo quy định Đảng Nhà nước Việc bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh định theo quy định Đảng Nhà nước Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm 09 phòng, ban, đơn vị: Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ - Phòng tổ chức, biên chế tổ chức phi thức phủ; - Phòng cơng chức, viên chức; - Phòng xây dựng quyền cơng tác niên; - Phòng cải cách hành chính; - Văn phòng Sở Nội vụ; - Thanh tra Sở Nội vụ; - Phòng tơn giáo; Các quan trực thuộc Sở Nội vụ: - Ban thi đua - Khen thưởng; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ 1.3 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Chức năng: Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ gồm: tổ chức máy, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, thi đua - khen thưởng, Tơn giáo Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ Nhiệm vụ, quyền hạn: Trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; đề án, dự án chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Nội vụ địa bàn tỉnh Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thơng tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao Về tổ chức máy: Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định việc phân cấp quản lý tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện; Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ; Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh việc xây dựng đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để trình cấp có thẩm quyền định theo quy định; Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định pháp luật; Về tổ chức quyền: Hướng dẫn tổ chức hoạt động quan thuộc máy quyền địa phương cấp địa bàn theo quy định pháp luật; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động thôn, tổ dân phố theo quy định pháp luật; Về công tác văn thư, lưu trữ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; định việc hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Với việc lựa chọn ấn định mục tiêu giúp quan có mục tiêu chiến lược mục tiêu trước mắt cho quan góp phần giảm thiểu gánh nặng cho Giám đốc Sở, giúp Giám đốc đưa đạo hợp lí, nhanh chóng khơng q nhiều thời gian cho kế hoạch 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp 2.3.1 Xác định tầm quan trọng việc xây dựng giải pháp hoạch định Xây dựng giải pháp khâu quan trọng q trình hoạch định, việc vẽ đích việc xây dựng giải pháp cách mà quan, tổ chức xây dựng đường lập trình bước để qua đường tìm đích xác định trước Con đường lựa chọn đích phương pháp thực cơng việc để đến mục tiêu, phương pháp lựa chọn xây dựng đắn, phù hợp mang lại hiệu cao cho tổ chức, tổ chức đạt mục tiêu cuối Xây dựng giải pháp cho hoạch định không loại trừ việc dự báo rủi ro xảy q trình thực cơng việc Các giải pháp để giải tránh rủi ro Văn pòng quan lựa chọn Ví dụ quan tổ chức kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo, Văn phòng quan đưa giải pháp cụ thể phù hợp giúp cho việc giải công việc đạt hiệu tốt đẹp tránh có phương án giải tình phát sinh hiệu chuyến cao hơn, tiết kiệm thời gian công sức 2.3.2 Nghiên cứu, phân tích thơng tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức thực việc thu thập thông tin liên quan đến kế hoạch quan để xây dựng giải pháp hiệu phù hợp để đưa vào thực Việc thu thập thông tin văn phòng quan thực từ nhiều nguồn khác đọc báo cáo, tham dự họp, thơng tin thu thập phân tích xử lý để xác định hội vấn đề cần giải để có hiểu biết đầy đủ đặc 13 tính cơng việc trước đưa giải pháp hoạch định Để tổ chức nghiên cứu phân tích thơng tin phục vụ cho việc xây dựng giải pháp văn phòng quan tiếp cận thông tin từ nhiều nguồn khác Một số thông tin cung cấp từ cấp trên, từ phận khác Thông tin công cụ, phương tiện đồng thời sản phẩm q trình quản lí, sở để văn phòng quan xây dựng biện pháp hoạch định cho kế hoạch quan Ngoài Văn phòng quan tổ chức thu thập thơng tin để tổ chức phương pháp kiểm tra, đánh giá thực công việc theo kế hoạch đề ra, thơng tin giúp nhận thức xác công việc cần tổ chức thực hiện, thông tin giúp cho cung cấp sở xây dựng phương án thực phương án dự phòng Văn phòng quan thu thập thông tin sở để giải công việc, đánh giá công việc thực Thu thập thơng tin việc phân tích, dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủi ro hoạt động quan Mỗi loại thơng tin có giá trị định sử dụng cho mục đích khác cơng việc Sau thi thực thu thập thơng tin cần phải xử lí thơng tin, xử lí thơng tin cần phải thực theo bước bản: Tiếp nhận thông tin: tập hợp thông tin từ nhiều nguồn nơi cách chủ động bị động Sau tiếp nhận thơng tin, cán cơng chức văn phòng quan cần tiến hành phân loại thơng tin Đó việc chia thông tin thành loại, vấn đề, lĩnh vực khác theo tiêu chí lựa chọn Có thể phân chia thơng tin thành loại khác theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý Tóm lược thơng tin: tóm lược thông tin việc giảm bớt lượng nội dung tin đảm bảo nội dung cốt yếu thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin sử dụng thông tin Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin, thông tin thu thập từ nguồn tin khác Để kiểm tra độ tin cậy nguồn tin, công chức cần kiểm tra thực tế cách kiểm tra trực tiếp kiểm tra gián tiếp nguồn tin Phân tích, tổng hợp: Phân tích thơng tin q trình phân loại, so sánh, 14 đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thơng tin Có nhiều phương pháp so sánh thơng tin để xác định độ tin cậy xác thơng tin như: so sánh thông tin thu tiến độ giải công việc, kết đạt với chương trình, kế hoạch định; so sánh thơng tin cách thức tổ chức thực với ý kiến đạo cấp Nói cách khác, phân tích tin, cán cơng chức văn phòng cần đặt trả lời câu hỏi như: thông tin nói việc Thơng tin đề cập đến nội dung Q trình tổng hợp thơng tin giúp cán cơng chức văn phòng tìm hiểu xây dựng phương pháp thực hoạch định hiệu 2.3.3 Xây dựng lựa chọn giải pháp tối ưu Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên sau thực nghiên cứu tìm hiểu thơng tin liên quan đến cơng việc cần hoạch định tổ chức tổng hợp thơng tin có giá trị dựa vào để xây dựng giải pháp hiệu cho kế hoạch quan Cụ thể để thực công tác hoạch định nhân cho quan văn phòng phải thu thập thơng tin quan trọng liên quan đến công tác hoạch định nhân tới Thông tin về: Thuyên chuyển, thăng chức, giáng chức, tuyển mộ tuyển chọn Một số giải pháp tối ưu hoạch định nhân văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên xây dựng thực như: - Đào tạo phát triển nhân - Bố trí sử dụng nhân - Đãi ngộ nhân - Tuyển dụng nhân sự: Các giải pháp tối ưu để tuyển dụng nhân quan thể cụ thể thông qua công việc: Chuẩn bị tuyển dụng: Trước hết quan lên kế hoạch tuyển dụng, công chức, yêu cầu đặt cho vị trí cần tuyển dụng, thơng báo tuyển dụng cần nội dung Thông báo tuyển dụng công chức: Cơ quan soạn thông báo tuyển 15 dụng chi tiết yêu cầu công việc, quyền lợi ứng viên hưởng đăng lên phương tiện truyền thông đại chúng Nhờ vào thông báo này, người nộp đăng kí dự tuyển biết cơng việc có phù hợp với hay khơng nộp hồ sơ ứng tuyển Sau nhận hồ sơ ứng viên, bước gửi thư thông báo thời gian địa điểm thi công Tổ chức thi công chức: Việc thi công chức tổ chức coi thi, bảo vệ chặt chẽ đảm bảo cơng cho người đăng kí dự thi Tập thử việc: Đây khoảng thời gian mà nhân tiếp xúc thực tế với công việc, hội để thể khả năng, trình độ có đáp ứng nhu cầu cơng việc hay khơng Từ quan đưa định cuối để vào biên chế quan Như giải pháp xây dựng kế hoạch cần phải đảm phù hợp tối ưu với quan để đạt hiệu cao 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu 2.4.1 Xác định công việc cần phải thực để đạt mục tiêu Để tổ chức thực mục tiêu quan cách hiệu trước hết việc xác định mục tiêu đắn phù hợp quan trọng nhất, xác định mục tiêu tiên có nghĩa vạch đường mũi tên để đến đích cuối cùng, bên cạnh cách giải pháp để thực mục tiêu, giải pháp đắn đem lại kết tốt mà không thời gian, tiền công sức nhiều Để tổ chức thực mục tiêu tốt cần phải có kế hoạch thật chi tiết cụ thể công việc cụ thể cần làm trước cơng việc cần làm sau, hay nói cách khác quy trình để tổ chức thực mục tiêu Một yếu tố quan trọng việc phân công công việc để thực hiện, phân công công việc giúp cho cá nhân, phận, phòng ban định hình cơng việc phải làm tiến độ thực công việc Cần phải có tâm đồng thuận từ cấp tổ chức, để thực 16 cơng việc người cần phải hướng đến mục tiêu lớn quan 2.4.2 Tổ chức xác định nội dung công việc Trước thực cơng việc cần phải xác định nội dung công việc, việc để đạt mục tiêu cần xác định nội dung công việc mà ta cần tiến hành thực Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực nắm bắt toàn yêu cầu công việc diễn ra, công việc cơng việc thực Như sau xác định mục tiêu cơng việc cách đắn văn phòng quan tổ chức xác định nội dung công việc, nội dung công việc xác định dựa phân tích đánh giá cụ thể để đưa ra, việc xác định nội dung công việc hướng giúp cho công việc tổ chức cách tốt 2.4.3 Xác định cách thức thực cơng việc Văn phòng quan sau xác định nội dung công việc cần phải làm tổ chức xác định cách thức thực cơng việc Cách thức thực công việc xác định rõ ràng cụ thể tiến trình thực hiện, phương pháp để thực Đối với mục tiêu khác cách thức tổ chức thực sẽ khác Văn phòng tổ chức dựa vào mục tiêu đề trước để xác định cách thức cho phù hợp nhất, giảm chi phí, thời gian, cơng sức để làm cơng việc Cách thức thực công việc xác định phải đảm bảo hiệu quả, lựa chọn cách thức tối ưu dựa vào khảo sát đánh giá Có thể có nhiều cách thức thực cơng việc khác chia nhỏ công việc để thực hiện, tập trung lại để thực hiện, thực thông qua công việc khác, thực dựa theo phối hợp 2.4.4 Xác định nguồn lực thực mục tiêu 17 Nguồn lực cho yếu tố quan trọng việc thực mục tiêu Một nguồn lực tổ chức sử dụng hiệu nghĩa cơng việc có bước đầu thành cơng Việc xác định nguồn lực để thực mục tiêu Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiệu Văn phòng quan tổ chức xác định nguồn lực thực công việc sau: Tùy thuộc vào tính chất cơng việc mà văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên xác định nguồn lực phù hợp Nguồn nhân lực để thực công việc, cơng việc có khối lượng lớn đòi hỏi nhân nhiều trình độ chun mơn cao văn phòng xác định nhân phù hợp với công việc số lượng nhân sự, phụ thuộc vào số lượng nhân quan mà thực xác định cho phù hợp Bên cạnh dựa vào chất lượng nguồn nhân sự, chất lượng nguồn nhân thể qua nét đặc trưng thể lực, trí lực, tay nghề, lực thực công việc, mức độ thành thạo công việc, phẩm chất đạo đức, ý thức trách nhiệm cá nhân với công việc Trong yếu tố phẩm chất đạo đức trình độ học vấn quan trọng nói lên mức trưởng thành người, quy định phương pháp tư duy, nhân cách, lối sống người Ngồi nguồn lực nhân nguồn lực khác đóng vai trò khơng Văn phòng quan có vai trò việc xác định nguồn lực tài chính, tài yếu tố quan trọng việc thực công việc Trước tiến hành cơng việc phải xác định tài trả cho cơng việc để thuận lợi cho việc chuẩn bị phối hợp với phận khác kế toán để thực hiện, xem xét khả tài quan đảm bảo thực hay khơng Bên cạnh yếu tố vật lực khác, văn phòng quan xác định cụ thể công cụ, phương tiện đầy đủ để sẵn sàng cho việc thực mục tiêu hiệu Trong lĩnh vực hoạch định trang thiết bị, khoa học kĩ thuật 18 yếu tố có ảnh hưởng quan trọng đến tồn tiến trình tổ chức hoạch định, thiếu trang thiết bị sở vật chất quan tổ chức, soạn thảo, thực kiểm soát hoạch định có hiệu Một đường hồn thiện nâng cao chất lượng cơng tác hoạch định hồn thiện sở vật chất - kỹ thuật Với tiến vượt bậc điện tử, tin học truyền thơng, nói khơng có lĩnh vực hoạch định mà không chịu ảnh hưởng yếu tố phát triển vũ bão Khơng có tiến khoa học kỹ thuật làm thay đổi tận gốc rễ q trình tổ chức thực cơng tác hoạch định Nghiên cứu tìm phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hồn thiện cơng tác tổ chức thực kiểm soát hoạch định nhiệm vụ quan trọng quan 2.4.5 Xác định đối tượng, địa điểm thời gian Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức xác định đối tượng, thời gian địa điểm thực công việc cách cụ thể, rõ ràng xác Trong hoạch định cơng việc quan yếu tố xác định đối tượng, thời gian địa điểm yếu tố quan trọng Để thực công việc quan cách hiệu quả, văn phòng tổ chức thực việc xác định thời gian địa điểm đảm bảo phù hợp xem xét kĩ lưỡng để tránh trường hợp bị trùng lịch công việc khác 2.4.6 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá Văn phòng quan thực việc xác định phương pháp kiểm tra đánh giá công việc Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá đảm bảo kiểm tra chất lượng công việc, tiến độ thực công việc Đây bước quan trọng tổ chức thực mục tiêu cơng việc quan tổ chức hồn thành cần đảm bảo xác kiểm tra cách kĩ Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức kiểm tra toàn tiến trình thực mục tiêu với mục đích rà sốt lại đạt điểm hạn chế q trình thực mục tiêu để báo cáo với lãnh đạo rút 19 kinh nghiệm để thực tốt kế hoạch lần sau Văn phòng xem xét tồn tiến trình thơng qua văn hình thành trình tổ chức công việc kế hoạch, báo cáo, biên Văn phòng đưa loạt pháp kiểm tra đánh giá công việc thực lựa chọn phương pháp kiểm tra đánh giá phù hợp cho cơng việc Tùy theo loại cơng việc mà xác định phương pháp kiểm tra đánh giá khác mức độ đánh giá khác Ví dụ việc tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân , kế hoạch phát triển kinh tế địa phương tùy theo tính chất cơng việc mà có phương pháp kiểm tra giám sát đảm bảo kết thực công việc khác Tổ chức đánh giá thực công việc giúp xem xét lại tồn cơng việc phận đảm trách thực kế hoạch dựa vào kết công việc thực kiểm tra đưa kết cuối đánh giá kết cơng việc Thơng qua xem xét hiệu suất làm việc phận, cá nhân việc đánh giá xác định thông qua tiêu đánh giá cơng việc Tiểu kết Như vậy, thấy văn phòng có vai trò quan trọng thiếu việc hoạch định công việc quan tổ chức, văn phòng xây dựng hoạch định, xây dựng mục tiêu, giải pháp để thực mục tiêu việc tổ chức thực mục tiêu cho hiệu Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc thực mục tiêu hướng, góp phần khơng nhỏ vào việc hoàn thành mục tiêu lớn nhỏ quan 20 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực vai trò cơng tác hoạch định quan tổ chức cách hiệu làm tròn nhiệm vụ Văn phòng quan ln phận nổ có nhiều sáng tạo tổ chức cơng việc hoạt động của quan, bên cạnh tiến độ làm việc lực cán cơng chức, viên chức phòng tốt Trong việc hoạch định kế hoạch công tác cho quan phận văn phòng ln có họp để thống đưa ý kiến chung việc xác định cho kế hoạch, xác định mục đích thực cơng việc điều đảm bảo tính khách quan, phát huy khả năng, lực cán cơng chức, viên văn phòng, ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, trình lên lãnh đạo quan để lựa chọn đưa giải pháp cuối tốt Bên cạnh vai trò văn phòng quan việc xây dựng biện pháp tổ chức thực mục tiêu kế hoạch thể cụ thể Cán văn phòng tổ chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng biện pháp để hồn thành cơng việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian tiền Ngồi ln theo dõi giám sát việc thực mục tiêu để báo cáo với cấp 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt tích cực đạt văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên số nhược điểm thực vai trò cơng tác hoạch định quan tổ chức : Cơng tác tổ chức thực mục tiêu số hạn chế Chất lượng cơng tác tham mưu chưa thực đạt hiệu Trình độ chun mơn chuyên viên văn phòng hạn chế định 21 Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán khơng đồng chất lượng chưa đạt yêu cầu Vẫn tồn phận nhỏ cán thực công việc quan không với chuyên ngành Đánh giá kết công tác thực công việc cán chưa sát với tiêu chí công việc 3.1.3 Nguyên nhân Các hoạt động quan dựa báo cáo đơn vị phòng ban, điều làm cho hoạt động trở nên bị động Phân công công việc chưa đồng Cơ quan chưa chủ động việc xây dựng kế hoạch cho kỳ báo cáo, phương pháp dự đoán chưa sát với thực tế, chưa đánh giá hết yếu tố gây ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Nâng cao hiệu công tác tổ chức thực mục tiêu Xác định nội dung cơng việc cụ thể rõ ràng Đối với kế hoạch quan văn phòng cần phải xem xét xác định nội dung cơng việc mà cần phải làm cách cụ thể rõ ràng, việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực dễ dàng việc tiến hành thực công việc Xác định cách thức thực công việc tối ưu, hiệu Văn phòng cần phải nâng cao vai trò việc xác định cách thức thực công việc, cách thức thực cơng việc định phần lớn thành công việc Cần tổ chức xác định cách thức thực công việc cho phù hợp đảm bảo mang lại hiệu Bên cạnh nâng cao chất lượng công tác chuyên môn cán văn phòng lĩnh vực Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực thực cơng việc Văn phòng quan cần phải tổ chức xác định nguồn lực thực 22 công việc cho đảm bảo đủ để thực mục tiêu Khơng bị lãng phí q nhiều nguồn lực cho công việc Sử dụng phù hợp phải đưa số cụ thể để dễ dàng cho việc thực công việc quan Xác định đối tượng địa điểm thời gian cho hoạch định Cũng giống việc xác định nguồn lực thực cách thức thực việc xác định đối tượng, thời gian địa điểm vô quan trọng Để nâng cao vai trò hoạch định quan văn phòng cần có biện pháp xác định đối tượng, địa điểm thời gian thực công việc cho cụ thể đảm bảo xác để thuận lơi cho việc thực mục iêu quan tổ chức Cơng việc văn phòng cần phải phân chia cụ thể cho cá nhân để họ định hình nhiệm vụ cụ thể phải có đội ngũ cán văn phòng có trình độ chun mơn hoạch định Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá tối ưu cho hoạch định Văn phòng cần xây dựng phương pháp kiểm tra đánh giá công việc cách hiệu Việc xác định phương pháp kiểm tra đánh giá giúp quan có sở để đánh giá việc thực công việc tốt góp phần nâng cao hiệu làm việc nâng cao vai trò cơng tác hoạch định cho quan tổ chức 3.2.2 Nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức văn phòng Văn phòng quan cần nâng cao công tác tham mưu cho lãnh đạo kế hoạch quan tổ chức, để lãnh đạo đưa định nhanh chóng, hiệu hợp lí mang lại hiệu cho quan Việc tham mưu cần phải thực cách cẩn thận, kĩ lưỡng, thông tin tham mưu đến lãnh đạo phải thơng tin xác phục vụ cho q trình thực cơng việc quan Để tham mưu tốt văn phòng cần có đội ngũ cán có trình độ 23 chun mơn cao hoạch định, cơng chức văn phòng cần phải nâng cao kĩ hoạch định mình, cần phải đào tạo bồi dưỡng nâng cao chuyên môn Ngồi văn phòng xây dựng đội ngũ chuyên công tác hoạch định quan để đảm bảo cơng tác hoạch định tổ chức tốt cho quan 3.2.3 Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ Cần xây dựng mơ hình văn phòng đại có hiệu quả, có kết hợp hài hồ Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo nên môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ tinh thần cho cán công chức Ứng dụng cơng nghệ thơng tin, trang thiết bị văn phòng đại công tác soạn thảo văn quản lý văn Tích cực đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại trang thiết bị đại tốc độ truyền dẫn cao, giúp công việc giải cách dễ dàng góp phần tích cực vào công tác xây dựng vào công tác xây dựng phủ điện tử Tiểu kết Như để làm tốt vai trò văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng cần phải tổ chức thực biện pháp nhằm nâng cao vai trò giúp quan, tổ chức có kế hoạch cách thành công hiệu Nâng cao vai trò văn phòng cụ thể qua việc tổ chức thực mục tiêu thật hiệu quả, xác định nội dung kế hoạch cơng việc cần phải làm kế hoạch Bên cạnh cách thức để thực cơng việc, có nhiều cách thức để thực cơng việc nhiên vai trò văn phòng xác định cách thức hiệu mang lại hiệu cao Ngồi văn phòng cần xác định nguồn lực thực mục tiêu, đối tượng, thời gian địa điểm phương pháp kiểm tra đánh giá Làm tốt công việc giúp nâng cao vai trò văn phòng quan hoạch định 24 KẾT LUẬN Hoạch định công việc xem việc quan trọng thiếu thi tiến hành tổ chức hoạt động, công việc quan Bởi định hướng cho tồn cơng việc cần thực để đạt mục tiêu đề Cơng tác hoạch định giúp cách thức công việc, nhiệm vụ cho phận hay cá nhân thực Nếu công tác hoạch định quan thực tốt điều có nghĩa quan hồn thành phần cơng việc Trên thực tế cơng việc quan thực cảm nhận chủ quan cá nhân trước loạt vấn đề phát sinh công việc mà đòi hỏi phải có tính tốn, xem xét, phân tích yếu tố ảnh hưởng cách có khoa học Từ đưa giải pháp để giải vấn đề Các giải pháp đóng vai trò tháo gỡ khó khăn tìm yếu tố thuận lợi giúp quan thực có hiệu hoạt động quản lí, điều hành, xử lí giải cơng việc Hoạch định giúp cho quan loại bỏ rủi ro ảnh hưởng tới kết hoạt động quan Đồng thời từ việc hoạch định quan khai thác hội, hướng có hiệu Qua việc khảo sát, đánh vai trò văn phòng công tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nhận thấy để làm tốt công việc trên, vai trò văn phòng khơng nhỏ, văn phòng giúp cho quan thu thập thơng tin xây dựng để từ làm sở cho bước hoạch định sau này, việc lập phải cụ thể, xác, thuyết phục Giúp quan xác định mục tiêu, mục tiêu yếu tố tiên để thực việc hoạch định, mục tiêu văn phòng tổ chức xây dựng từ mục tiêu chung đến mục tiêu cụ thể, từ mục tiêu cần phải làm trước mắt đến mục tiêu lâu dài cho tổ chức, bên cạnh mục tiêu đề cho hoạch định phải phù hợp với tình hình thực tế quan Văn phòng đóng vai trò khơng nhỏ việc xây dựng biện pháp để thực cơng việc, đề cập biện pháp cách thức để quan có đường để tiến đến mục tiêu, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng biện 25 pháp hợp lí để quan đạt mục tiêu cách tốt đem lại hiệu cao Văn phòng có vai trò việc tổ chức thực mục tiêu đề trước đó, quan tổ chức tổ chức thực mục tiêu văn phòng phải phận theo dõi sát để có biện pháp, cách thức giải kịp thời phát sinh rủi ro tránh Đồng thời thông báo với lãnh đạo cấp để xin ý kiến đạo cho kế hoạch Hỗ trợ đắc lực cho trình tổ chức thực mục tiêu Như thấy vai trò văn phòng việc hoạch định quan tổ chức quan trọng, văn phòng phận đóng vai trò lớn xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch lịch trình cơng tác, kế hoạch cho kiện, chương trình cụ thể quan 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ hoạch định công tác quản trị Văn phòng Vũ Đình Quyền (2004) Giáo trình Nghiệp vụ hành văn phòng, Nxb thống kê Vương Hồng Tuấn (2000) Giáo trình Kỹ nghiệp vụ văn phòng, Nxb trẻ Nguồn: http://tailieu.vn 27 ... động Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ... tượng nghiên cứu: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Mục đích nghiên cứu: Khảo sát vai trò Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên việc hoạch định cơng việc quan để có... VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Vai trò cơng tác thu thập 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu .10 2.3 Vai trò