MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Phạm vi nghiên cứu 1 4. Vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Ý nghĩa của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 4 1.1. Khái niệm, chức năng, vai trò và nhiệm vụ của văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng 4 1.1.3. Vai trò và nhiệm vụ của văn phòng 5 1.2. Khái niệm và phân loại hoạch định 6 1.2.1. Khái niệm hoạch định 6 1.2.2. Phân loại hoạch định 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY THÔNGTINVIỄNTHÔNGĐIỆNLỰC 7 2.1. Giới thiệu tổng quanvềCôngtyThôngtinViễnthôngĐiệnlực 7 2.1.1. Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực 7 2.1.2. Cơcấu tổ chức củaCôngty 9 2.2. Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty ThôngtinViễnthôngĐiệnlực 11 2.2.1. Vai trò của văn phòng trong việc thu thập các căn cứ 11 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu 14 2.2.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 15 2.2.4. Vai trò của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu 16 2.3. Nhận xét, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực 19 2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân tác động đến vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty 19 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ảnh hưởng đến vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty 20 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY THÔNGTINVIỄNTHÔNGĐIỆNLỰC 23 3.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác 23 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty ThôngtinViễnthôngĐiệnlực 23 3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu 24 3.4. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban 24 3.5. Thường xuyên đổi mới tác phong, nề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc 24 3.6. Lấyconngườilàmtrungtâmcủasự pháttriển 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức không quan nhà nước, mà doanh nghiệp hay tổ chức cần đến Cho dù khác tên gọi, số tổ chức phận gọi Phòng Hành Phòng Hành Tổ chức Văn phòng ví quan đầu não tổ chức vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình quản lý, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Có thể hiểu cách chung thì: Văn phòng máy quan, tổ chức hay doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức hay doanh nghiệp Để hồn thành mục tiêu nghiên cứu giải tốt vấn đề đặt tập lớn môn Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Tơi chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cơng ty Thông tin Viễn thông Điện lực” Tôi lựa chọn đề tài nhằm mục tiêu tìm hiểu vai trò văn phòng cơng tác hoạch định, đồng thời đề xuất giải pháp giúp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cơng ty Thông tin Viễn thông Điện lực Mục tiêu nghiên cứu - Làm rõ vai trò văn phòng công tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Hà Nội + Về nội dụng nghiên cứu: Tiểu luận nghiên cứu đánh giá đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Vấn đề nghiên cứu Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Phương pháp nghiên cứu: - Sử dụng phương pháp quan sát, phân tích, tổng hợp so sánh - Phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thơng tin, tư liệu từ phòng ban Công ty Ý nghĩa đề tài - Ý nghĩa lý luận: + Xác định rõ vai trò tầm quan trọng công tác tham mưu - tổng hợp vai trò khác văn phòng; + Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định; + Đề xuất phương pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực ….; + Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty - Ý nghĩa thực tiễn: + Kết nghiên cứu giúp đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định Công ty; + Kết nghiên cứu dùng để định hướng phần hướng phát triển cho vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cấu trúc đề tài Ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo nội dung tiểu luận có kết cấu gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Chương 2: Thực trạng vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 1.1 Khái niệm, chức năng, vai trò nhiệm vụ văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư Tóm lại, văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức văn phòng a Chức giúp việc điều hành - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung tổ chức, doanh nghiệp b Chức tham mưu tổng hợp Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động tổ chức tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c Chức hậu cần, quản trị Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ, tổ chức 1.1.3 Vai trò nhiệm vụ văn phòng Văn phòng có vai trò quan trọng, coi quan đầu não tham mưu giúp việc cho Giám đốc, thực nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình cơng tác tổ chức đơn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm tổ chức; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng; - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn tổ chức ban hành nội bộ; - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế tổ chức; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp doanh nghiệp tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối tổ chức với tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc tổ chức, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác tổ chức; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn doanh nghiệp; tổ chức phục vụ buổi họp, buổi giao lưu với doanh nghiệp khác, thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn minh; - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết 1.2 Khái niệm phân loại hoạch định 1.2.1 Khái niệm hoạch định “Trong kinh doanh bạn không lập kế hoạch có nghĩa bạn chuẩn bị kế hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt) Chính khơng muốn tồn thất bại đường kinh doanh doanh nghiệp hay tổ chức cần có cơng tác hoạch định, hoạch định giúp: - Giảm thiểu lãng phí cơng sức, thời gian, tiền bạc - Tránh việc trùng lắp giẫm chân - Giúp người thực thấy rõ mục tiêu, hướng Bất kỳ cấp quản trị phải làm cơng tác hoạch định Cấp quản trị thấp hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao hoạch định mang tính chiến lược Hoạch định xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận định lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu Hoạch định chức quản trị, kết hoạch định xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác 1.2.2 Phân loại hoạch định a Hoạch định chiến lược (strategic planning): Là đề kế hoạch tổng qt cho tồn cơng ty, có tính chất dài hạn (trên năm) nhà quản trị cao cấp thực b Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): đề kế hoạch tổng quát cho phận chun mơn, có tính chất trung hạn (từ đến năm)và cấp quản trị trung gian thực c Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operational planning): Là đề kế hoạch cụ thể cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (trong có hoạch định HC-VP) cấp quản trị tuyến sở thực Thời gian năm CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CƠNG TY THƠNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực 2.1.1 Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực thành lập theo định số 380 NL/TCCB-LDD ngày 7/8/1995 Bộ lượng (nay thuộc Bộ công nghiệp) thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam Tên giao dịch quốc tế Electric Telecommunication Company (ETC) Địa chỉ: 53- Lương Văn Can- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội Điện thoại:84-4.8252436 Fax: 84-4.8292891 Tài khoản: 710A-01833 Tại Ngân hàng Công thương Việt Nam Vốn cố định : 15.573.068.234 đồng Vốn lưu động: 800.000.000 đồng Hiện phạm vi hoạt động Công ty mở rộng toàn quốc, việc quản lý vận hành hệ thống cáp quang đại đường dây500KV BắcNam, trạm lặp quang, tổng đài PABX trạm 500KV, tuyến vi ba 64 Mbit/s, đáp ứng thực tế đòi hỏi thơng tin kịp thời để phục vụ cho việc quản lý vận hành an toàn mạng lưới điện Quốc gia Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực thành viên Tổng công ty Điện lực Việt Nam Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực dịch vụ, xây lắp cơng trình viễn thơng Tất bốn chi nhánh Công ty thực chức nhiệm vụ tương tự địa phận hoạt động khác toàn quốc Cụ thể: - Quản lý vận hành mạng viễn thông điện lực miền Bắc đảm bảo thông tin thông suốt, đạt chất lượng độ tin cậy cao đáp ứng yêu cầu thông tin ngành điện khu vực phía Bắc - Quản lý vận hành sửa chữa mạng cung cấp điện dự phòng cho thiết bị thơng tin - viễn thơng hệ thống điện quốc gia khu vực quan trọng Tổng công ty điện lực VN - Tổ chức kiểm tra vận hành thông tin tổ chức đạo phối hợp xử lý chướng ngại mạng viễn thông 500 KV Đảm bảo thông tin thông suốt phục vụ hoạt động quan Tổng công ty điện lực VN, Bộ công nghiệp, quan Công ty điện lực 1, Công ty điện lực Hà nội, nhanh chóng khắc phục cố thơng tin khu vực - Lắp ráp thiết bị tủ bảng điện, lắp đặt cơng trình thơng tin, xây lắp đường dây trạm điện 35 KV trở xuống - Sửa chữa trang thiết bị thông tin, không ngừng nâng cao chất lượng tham gia trình đổi công nghệ trang thiết bị Công ty giao thuộc địa phận quản lý Trung tâm 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty GIÁM ĐỐC Phó Phó Phó Giám Kế Văn Giám Giám đốc đốc Xây tốn phòng đốc kinh Kỹ thuật dựng trưởng Cơng doanh ty Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kinh Kỹ Tư vấn Quản Kế Tổ Tài Hợp doanh thuật Thiết lý xây hoạch chức tác Điều kế dựng vật tư Nhân kế Quốc toán tế hành (Nguồn: Văn phòng cơng ty) Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến Đứng đầu Giám đốc Công ty Giúp việc cho Giám đốc có ba Phó giám đốc Kế tốn trưởng - Giám đốc Cơng ty: Người nắm tồn quyền hành, đạo chung tồn Cơng ty, người chủ tài khoản có quyền định vấn đề Cơng ty Ngồi Giám đốc Cơng ty trực tiếp phụ trách phòng nghiệp vụ: 10 - Tình hình thị trường đối thủ cạnh tranh; - Sự trưởng thành phát triển Công ty; - Sự thay đổi nhân ; - Những biến động trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động Công ty Nguồn thông tin nơi cung cấp cho định, kế hoạch, dự án Công ty Mà văn phòng nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp nguồn thơng tin Vì vậy, nhìn thấy tầm quan trọng văn phòng cơng tác thu thập Công ty Chỉ công tác thu thập, xử lý cung cấp thơng tin văn phòng thực tốt nguồn phục vụ cho hoạt động Cơng ty đầy đủ hồn chỉnh 2.2.2 Vai trò văn phòng việc xác định mục tiêu Một chức văn phòng Cơng ty tham mưu tổng hợp, chức thể việc tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động Công ty tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý đưa định, mục tiêu kế hoạch Trong thực tế, Công ty thường đặt phận tham mưu văn phòng cơng ty để giúp cho cơng tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức tận dụng khả chuyên gia lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng Cơng ty trở thành đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án 15 riêng biệt phận nghiệp vụ Giúp giảm thiểu lãng phí cơng sức, thời gian, tiền bạc; tránh việc trùng lắp giẫm chân nhau; giúp người thực thấy rõ mục tiêu, hướng Công ty Từ tham mưu, lãnh đạo phòng, ban xây dựng kế hoạch hoạt động Dựa vào chương trình hoạt động chung văn phòng Cơng ty, phòng ban, cá nhân có để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động cá nhân Cơng ty thời gian tới xác, rõ ràng, tránh trùng lặp, mâu thuẫn phòng ban, cá nhân Người làm nhiệm vụ tham mưu khơng đơn giúp việc, bảo làm lấy mà phải người có lĩnh, có lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắng, nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng có tính ngun tắc cao; phải người có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ Nhờ mà đề xuất chủ trương, giải pháp mà văn phòng Cơng ty đưa giúp lãnh đạo quản lý tốt hơn, hoàn thiện 2.2.3 Vai trò văn phòng việc xây dựng giải pháp Văn phòng cung cấp tham gia vào công việc xác định mục tiêu Công ty; thế, văn phòng Cơng ty có vai trò quan trọng việc xây dựng nên giải pháp để thực mục tiêu đề Văn phòng Cơng ty xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Từ chương trình, kế hoạch, lịch làm việc phòng, ban có sở để xây dựng cho giải pháp để thực mục tiêu đề Với chức tham mưu, tổng hợp văn phòng Cơng ty đề xuất giải pháp hay hiệu tham mưu cho cấp phòng, ban tổ chức thực mục tiêu đề phòng, ban nói chung Cơng ty nói riêng Văn phòng Cơng ty có nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó; 16 bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, q, tháng, năm Công ty; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng; - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn Công ty ban hành nội bộ; - Thực công tác văn thư - lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế tổ chức, theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác Công ty; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an tồn Cơng ty; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn minh Chính thực nhiệm vụ nên văn phòng Cơng ty có vai trò khơng thể thiếu cơng tác xây dựng giải pháp thực cho mục tiêu đề Cơng ty nói chung phòng, ban nói riêng 2.2.4 Vai trò văn phòng việc tổ chức thực mục tiêu Tổ chức, điều hành công việc phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực tốt công việc giao để hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Văn phòng phải đưa nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực công việc để đảm bảo hài hồ hỗ trợ cho khuôn khổ mục tiêu chung Công ty: mục tiêu đề thống nhất, Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có thơng tin; cấp phải có tinh thần kỷ luật Thủ tục phương tiện giúp cho việc điều hành thống theo quy trình cần thiết Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng câu nệ thủ tục dẫn đến tình trạng cơng việc khơng giải kịp thời) Thủ tục 17 điều hành đề phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động sở Quy chế làm việc văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ, quan hệ làm việc Công ty giải công việc định, trách nhiệm chức vụ, phận Cơng ty, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.… Xây dựng quy chế làm việc xây dựng thực tốt quy chế làm việc công ty việc làm quan trọng, có ý nghĩa định việc nâng cao chất lượng hoạt động doanh ngiệp Để thực mục tiêu văn phòng Cơng ty có vai trò việc: - Thiết kế phân tích cơng việc doanh nghiệp Có thể thiết kế cơng việc theo dây chuyền, theo nhóm, theo cá nhân - Cơng việc văn phòng giúp cho nội dung hoạt động phòng, ban phù hợp với mục tiêu tổ chức; đơn vị nhận thấy cơng việc có ý nghĩa chung; tạo khả sáng tạo cho nhân viên; tạo khả hợp tác giải công việc tạo thuận lợi cho trình kiểm tra việc thực mục tiêu - Phân công công việc: dựa sở q trình phân cơng cơng việc bao gồm: Theo vị trí pháp lý nhiệm vụ quyền hạn; theo khối lượng tính chất cơng việc Có thể phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa; theo tiêu chuẩn định mức cụ thể; sở trách nhiệm giao lực nhân viên; theo nhóm nhằm tạo thăng tổ chức Văn phòng có vai trò quan trọng việc tổ chức thực mục tiêu hoạch định cơng ty văn phòng đảm bảo hài hồ hỗ trợ cho khuôn khổ mục tiêu chung công ty Là nơi đưa cứ, tham mưu việc xác định mục tiêu xây dựng giải pháp, văn phòng có vai trò công tác tổ chức thực mục tiêu công ty Điều thể việc văn phòng tổ chức, điều phối hoạt động chung công ty; đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho công ty 18 Trong trình tổ chức thực chương trình, mục tiêu, kế hoạch Văn phòng cần phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt động phòng, ban cá nhân cơng ty có theo chương trình, kế hoạch, mục tiêu đề hay khơng, để từ đưa giải pháp phù hợp để sửa chữa khuyết điểm phát huy ưu điểm Kiểm tra tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức Kiểm tra nhằm mục đích: - Khuyến khích hoạt động, hành vi phù hợp; - Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh xử lý kịp thời hoạt động, hành vi không phù hợp Vai trò kiểm tra: - Đối phó với bất trắc; - Khám phá bất thường; - Xác định hội; - Xử lý tình phức tạp; - Phân quyền có hiệu Kiểm tra có mức độ hoạch định bao gồm: Kiểm tra chiến lược; kiểm tra chiến thuật kiểm tra tác vụ, tác nghiệp Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò quan trọng, chủ chốt công tác tổ chức họp, hội nghị Mà họp, hội nghị nằm kế hoạch hoạt động công ty Như khái niệm sản phẩm hoạch định kế hoạch Chính việc tổ chức tốt họp, hội nghị giúp cho kế hoạch hoạt động công ty bước thực hồn chỉnh, từ tổ chức thực tốt công tác tổ chức hoạch định 2.3 Nhận xét, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cơng ty Thông tin Viễn thông Điện lực 2.3.1 Ưu điểm nguyên nhân tác động đến vai trò văn phòng 19 công tác hoạch định Công ty a) Ưu điểm Xác định rõ vai trò tầm quan trọng văn phòng ln hoạch định, văn phòng ln coi trọng khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp, chức giúp việc điều hành chức hậu cần Văn phòng thực nhiều biện pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác hoạch định cơng ty Trong tập trung đổi nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ … Mặc dù, trình triển khai thực nhiệm vụ, văn phòng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt cơng tác tham mưu - tổng hợp, khối lượng văn đến năm cần xử lý lớn Cơ bản, văn phòng ln thu thập xử lý thơng tin xác nhất, hồn chỉnh nhất, cung cấp đầy đủ thông tin để lãnh đạo phòng, ban đưa mục tiêu, hoạch định cơng việc cần làm, góp phần triển khai, thực hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đề b) Nguyên nhân Trước hết quan tâm đạo thường xuyên lãnh đạo Tổng cơng ty đơn vị có liên quan Tổng công ty Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực đầu tư nâng cấp hệ thống viễn thông phạm vi toàn quốc, số trạm nút 500 kv Bắc-Nam, 220 kv 110 kv với mục đích nâng cao độ tin cậy chất lượng nhằm thoả mãn yêu cầu phục vụ khách hàng ngày cao Tiềm thị trường viễn thông rộng lớn, có hội cho viễn thơng điện lực phát triển mạnh thời gian tới Đó động lực vơ lớn để văn phòng Công ty không ngừng nỗ lực học hỏi Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty tiếp nhận, lựa chọn chủ trương biện pháp đắn đưa hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty ổn định lên Với đội ngũ công nhân, nhân viên Công ty qua nhiều năm kinh nghiệm, có khả tiếp cận nhanh chóng với tiến khoa học 20 kỹ thuật Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực áp dụng nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật, tăng cường kiểm tra đạo công tác vận hành, sửa chữa bảo dưỡng định kỳ xử lý kịp thời có hiệu trở ngại hệ thống viễn thơng, công tác vận hành hệ thống viễn thông ổn định liên tục, chất lượng thông tin nâng cao đáp ứng yêu cầu khách hàng Công ty ban hành nhiều quy chế thực phiếu công tác thay cho mẫu phiếu cũ Phiếu cơng tác theo quy trình an tồn điện phù hợp với tình hình thực tế cơng tác vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, xây lắp Công ty Việc thực nghiêm túc chế độ phiếu cơng tác biện pháp an tồn cho người, thiết bị đặc biệt ngăn chặn yếu tố xẩy cố chủ quan kênh thông tin làm nhiệm vụ Công ty tiến hành xây dựng quy trình báo cáo xử lý cố công tác vận hành hệ thống viễn thông gửi cho đơn vị Cơng ty để lấy ý kiến đóng góp 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân ảnh hưởng đến vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty a) Hạn chế Bên cạnh ưu điểm khơng tránh khỏi hạn chế q trình hoạt động: Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Tổng công ty Điện lực Việt Nam giao nhiệm vụ khai thác, quản lý vận hành hệ thống viễn thông phạm vi nước Các thiết bị hệ thống chủ yếu thiết bị cũ thời gian vận hành lâu, độ tin cậy không cao Thời gian tới hệ thống viễn thông điện lực cần tăng cường đầu tư, tiếp tục đổi áp dụng công nghệ mới, nguồn vốn khấu hao bản, đầu tư phát triển Công ty chưa đủ để nâng cấp hệ thống, cần phải có tích luỹ để thực dự án Một số cơng trình thực khơng với kế hoạch tiến độ đề ra, nguyên 21 nhân công tác giải phóng mặt bằng, đền bù có nhiều vướng mắc phức tạp, đơn giá đền bù không phù hợp với điều kiện nay, dẫn đến làm chậm tiến độ Vì văn phòng cơng ty cần có biện pháp thời gian thực cụ thể để kế hoạch tiến độ Mặt khác sản phẩm Công ty sản xuất như: Tải ba lắp ráp, tủ bảng điều khiển, bảo vệ, sứ cách điện, hộp bảo vệ công tơ compozit, găng tay, ủng bảo hộ lao động, bị cạnh tranh gay gắt thị trường việc đòi hỏi đơn vị phải nỗ lực b) Nguyên nhân - Công tác phối hợp văn phòng với phòng, ban có chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, chuyên nghiệp nên hiệu chưa cao; - Thiếu văn hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực cơng tác văn phòng; - Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc văn phòng hạn chế; - Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao công tác tham mưu, tổng hợp - Công tác báo cáo, tổng hợp có lúc chậm tiến độ, chất lượng chưa đảm bảo (báo cáo chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất); - Cơng tác phục vụ thiếu kinh nghiệm; xử lý tình có lúc thiếu linh hoạt; - Việc xây dựng tổ chức thực Quy chế chưa tốt thường dẫn đến tình trạng phân cơng nhiệm vụ cho thành viên công ty không vào hướng dẫn cấp trên; việc xác định nhiệm vụ khơng rõ ràng gặp khó khăn vướng mắc đùn đẩy, né tránh trách nhiệm; - Chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác chưa cao Do chương trình cơng tác q, chương trình cơng tác tháng, lịch cơng tác tuần tính ổn định thấp, sau xây dựng phải thay đổi, bổ sung nhiều thực 22 - Đối thủ cạnh tranh số nguyên nhân ảnh hưởng đến phát triển công ty 23 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CƠNG TY THƠNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC 3.1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác Trong q trình thực hiện, văn phòng cần chủ động tham mưu thực theo chương trình cơng tác đề ra, kịp thời điều chỉnh, bổ sung vào chương trình cơng tác vấn đề lớn, cơng việc đột xuất thẩm quyền mà cấp phải xem xét giải Cần khảo sát thực tế để có đề xuất đắn kịp thời mang lại hiệu việc tổ chức thực chương trình cơng tác tham mưu cho lãnh đạo 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Để đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu công tác thông tin, văn phòng cần phải tham mưu tổ chức thực tốt nội dung công việc sau: Tổ chức tốt kênh thông tin; Thực tốt công tác định hướng thông tin cho đầu mối; Thực tốt quy trình thu nhận xử lý thơng tin; Tiêu chuẩn hố quy trình xử lý thơng tin chỗ; Tăng cường công tác sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào cơng tác thơng tin; Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin 24 Mục đích việc thu thập thông thi để theo dõi môi trường kinh doanh nhằm xác định chiều hướng, mức độ, tốc độ biên độ thay đổi ảnh hưởng môi trường Việc nhận biết yếu tố môi trường giúp ta xác định khả tác động biến đổi môi trường với doanh nghiệp nỗ lực chiến lược doanh nghiệp Điều cần lưu ý ban lãnh đạo hay xem nhẹ việc thu thập thơng tin nói sau thực Doanh nghiệp thu thập thơng tin ngày, tuần hay thời gian cụ thể tuỳ thuộc vào loại thơng tin cần thu thập Một điều quan trọng tải trọng lượng thông tin nay, điều quan trọng việc thu thập thông tin phải nắm thơng tin cần thiết vời hình thức 3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn loại văn chủ yếu Để nâng cao chất lượng soạn thảo, phát hành loại văn cơng ty phù hợp tình hình thực tế Vì cần thiết phải: xây dựng đội ngũ nhân viên thực có trình độ, lực, phẩm chất đạo đức; tổ chức thực Quy trình biên soạn, phát hành văn 3.4 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động phối hợp văn phòng với phòng ban Để phối hợp ngày nếp hiệu quả, văn phòng cần chủ động tham mưu ban hành tổ chức thực nghiêm túc Quy chế phối hợp công tác văn phòng với quan, phòng, ban liên quan Trong đó, cần xác định rõ nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp trách nhiệm chủ thể hoạt động cần có phối 3.5 Thường xuyên đổi tác phong, nề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc Mỗi doanh nghiệp có nề nếp tổ chức định hướng cho phần lớn công việc doanh nghiệp Nó ảnh hưởng đến phương thức thơng qua việc 25 định nhà quản trị, quan điểm họ chiến lược điều kiện môi trường doanh nghiệp Nề nếp nhược điểm gây cản trở cho việc hoạch định thực chiến lược ưu điểm thúc đẩy hoạt động Các doanh nghiệp có nề nếp mạnh, tích cực có nhiều hội để thành cơng so với doanh nghiệp có nề nếp yếu tiêu cực Doanh nghiệp thể sống - người làm cho doanh nghiệp hoạt động hình thành ý nghĩa mục đích cho hoạt động doanh nghiệp Nề nếp tổ chức tổng hợp kinh nghiệm, tính bầu khơng khí doanh nghiệp mà liên kết với tạo thành " phương thức mà " hồn thành cơng việc Vì mà việc thường xuyên đổi tác phong nề lối làm việc để tăng hiệu hồn thành cơng việc Xây dựng chương trình làm việc năm, quý, tháng hàng tuần riêng văn phòng Cơng ty đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật 3.6 Lấy người làm trung tâm phát triển - Hoàn thiện máy tổ chức quản lý điều hành quản lý công tác quan trọng hàng đầu, định thành công cuả công ty hoạt động sản xuất kinh doanh - Liên tục bồi dưỡng lức quản lý, công tác, khoa học công nghệ cho người lao động - Quản lý chất lượng theo nguyên tắc quản lý chất lượng đồng bộ, từ công tác đạo quan công ty đến đơn vị thành viên - Thực chương trình tiết kiệm sản xuất, cơng tác tồn Cơng ty mốt cách cụ thể, hợp lý, kiểm sốt q trình chi tiêu - Sắp xếp quy hoạch lại toàn mạng viễn thơng điện lực với mục đích đảm bảo độ tin cậy cao, chất lượng đạt tiêu chuẩn Quốc tế phù hợp với tổng sơ đồ viễn thông xây dựng Củng cố mạng liệu Công ty để đại hoá việc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh công ty, xây dựng ban hành quy 26 chế báo cáo sử lý cố - Thường xuyên tổ chức đào tạo hàng năm công nhân vận hành, cán kỹ thuật, cán quản lý để có trình độ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất công ty 27 KẾT LUẬN Bài viết tập trung phân tích, đánh giá kết vai trò văn phòng công tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực; rõ thành tựu, yếu kém, bất cập ngun nhân cơng tác văn phòng vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Nhìn chung cơng tác Văn phòng đáp ứng tốt u Cơng ty, cơng tác văn thư lưu trữ củng cố có nề nếp, việc bố trí phương tiện lại phục vụ công tác, chụp tài liệu đơn vị kịp thời đầy đủ, đóng góp khơng nhỏ vào hoạt động sản xuất kinh doanh chung tồn Cơng ty Qua khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực phần nhận thấy tầm quan trọng khơng tể thiếu văn phòng Tuy nhiên, viết khơng tránh khỏi sai sót khả trình độ hạn chế nên tơi mong nhận góp ý g i o v i ê n b ộ m ô n để tiểu luận thêm hoàn thiện 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê; Tài liệu môn học Kỹ hoạch định quản trị văn phòng; Tài liệu mơn Quản trị học; Một số viết văn phòng; Các số liệu báo cáo công ty ETC; Các tài liệu khác từ nguồn Internet 29 ... tích, đánh giá kết vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực; rõ thành tựu, yếu kém, bất cập ngun nhân cơng tác văn phòng vai trò văn phòng cơng tác hoạch định. .. đánh giá đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Vấn đề nghiên cứu Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định. .. vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực Phạm