MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 1 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài: 2 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DIỄN CHÂU 3 1.1 Lịch sử hình thành văn phòng UBND Huyện Diễn Châu 3 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Diễn Châu 3 1.3 Chức năng và nhiệm vụ 4 1.3.1 Chức năng 4 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.3.3 Công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự Văn phòng 6 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU 8 2.1 Khái niệm văn phòng và hoạch định 8 2.2 . Vai trò của văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ trong cơ quan 9 2.3 Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu của cơ quan 10 2.4 Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng giải pháp 12 2.5 Vai trò văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 13 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 16 3.1 Nhận xét đánh giá vai trò của văn phòng tại UBND huyện diễn châu. 16 3.1.1 Ưu điểm 17 3.1.2 Nhược điểm 18 3.4 Nguyên nhân 19 3.2 Giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 19 3.2.1 Giải pháp chung: 19 3.2.2 Giải pháp liên hệ văn phòng UBND huyện diễn châu 23 KẾT LUẬN 26 LIÊN HỆ BẢN THÂN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập lớn đến nay, nhóm chúng tơi nhận nhiều giúp đỡ từ thầy cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, nhóm tơi chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hưu Danh người tận tình hướng dẫn đề tài cho tơi, với tri thức tâm huyết Đồng thời tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội với bạn sinh viên nhiệt tình góp ý cung cấp thơng tin giúp đỡ nhóm hoàn thiện đề tài nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu thuộc quyền sở hữu việc tự nghiên cứu tìm hiểu làm nên nghiên cứu này, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà nội, ngày tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND QPPL HĐND Chữ được viết tắt Ủy ban nhân dân Quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .1 Đối tượng, mục đích, phạm vi nhiêm vụ nghiên cứu Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .1 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .2 Cấu trúc đề tài: CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DIỄN CHÂU 1.1 Lịch sử hình thành văn phòng UBND Huyện Diễn Châu 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Diễn Châu 1.3 Chức nhiệm vụ 1.3.1 Chức .4 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.3.3 Công tác quản lý, phân cơng nhiệm vụ nhân Văn phòng CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU .8 2.1 Khái niệm văn phòng hoạch định 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác thu thập quan 2.3 Vai trò văn phòng cơng tác xác định mục tiêu quan .10 2.4 Vai trò văn phòng cơng tác xây dựng giải pháp 12 2.5 Vai trò văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu 13 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 16 3.1 Nhận xét đánh giá vai trò văn phòng UBND huyện diễn châu 16 3.1.1 Ưu điểm .17 3.1.2 Nhược điểm .18 3.4 Nguyên nhân 19 3.2 Giải pháp để nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định 19 3.2.1 Giải pháp chung: 19 3.2.2 Giải pháp liên hệ văn phòng UBND huyện diễn châu 23 KẾT LUẬN 26 LIÊN HỆ BẢN THÂN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Ngành Quản trị văn phòng đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng có kiến thức lý luận thực tiễn nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính, văn phòng có kiến thức chun sâu ứng dụng Công nghệ thông tin Truyền thông, chuẩn quốc tế Công nghệ thông tin Truyền thông việc tin học hóa cơng tác văn thư, lưu trữ quản trị hành chính, văn phòng Nhà quản trị văn phòng có vai trò to lớn việc điều hành quản lý tổ chức Nhà quản trị văn phòng có nhiều vai trò vai trò nhà quản trị văn phòng công tác tổ chức hoạch định nhân quan trọng yếu tố định quạn trọng vai trò nhà quản trị Chính tầm quan trọng to lớn định nên chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể.” Làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, mục đích, phạm vi nhiêm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể Văn phòng ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DIỄN CHÂU “ Mục đích nghiên cứu : Tìm hiểu thu thập tàii liệu kiến thức phục vụ cho việc học tập ứng dụng công việc sống đề xuất giả pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống lý luận khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể văn phòng UBND huyện diễn châu, tĩnh Nghệ an’ Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm lĩnh vực thuộc văn phòng quan UBND huyện diễn châu Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu được sử dụng Phương pháp sử dụng tài liệu: Phương pháp quan sát: phương pháp thu thập thông tin mà thông qua quan sát đối tượng nghiên cứu quan ,cụ thể quan Văn phòng ỦY BAN NHÂN DÂN DIỄN CHÂU Đọc phân tích tài liệu sách báo, tạp chí chuyên ngành, số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu Phương pháp điều tra thực tế: Phát phiếu điều tra nhằm tìm hiểu thực trạng vai trò văn phòng tai quan Phương pháp đàm thoại, vấn: Gọi điện để liên hệ quan nhăm tìm hiểu tài liệu thống kê Phương pháp thống kê toán học: Dùng để xử lý số liệu thu trình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: Làm rõ vai trò văn phong hoạt động quản lý nhà nươc nói chung hoạt động cơng tác hoạch định nói riêng Ý nghĩa thực tiễn: Đề giải pháp áp dụng quan UBND huyện diễn châu Thông qua tiểu luận rút học cho thân Cấu trúc đề tài: Chương : Khái quát tổ chức hoạt động văn phòng ủy ban nhân dân huyện diễn châu Chương : Vai trò văn phòng công tác hoạch định UBND huyện diễn châu Chương : Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DIỄN CHÂU 1.1 Lịch sử hình thành văn phòng UBND Huyện Diễn Châu UBND huyện Diễn Châu HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước cấp huyện Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu lãnh đạo đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành hoạt động kinh tế-xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước Văn phòng Huyện Diễn Châu thành lập với phận phòng thuộc cấu UBND thông qua định Chủ tịch UBND Huyện diễn châu 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Diễn Châu Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, cơng chức biên chế 10 hợp đồng 68 người - Sơ đồ cấu phận sau: Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng Tổng hợp Văn thư Lưu trữ Đánh máy photo copy Phó CVP Quản trịHành Kế tốn Tài vụ Lái xe Bảo vệ tạp vụ Theo sơ đồ cấu tổ chức văn phòng huyện diễn châu bố trí xếp theo phân cấp quản lý từ cao đến thấp Đứng đầu phận văn phòng Chánh văn phòng, người có quyền cao văn phòng, trực tiếp đạo quản lý điều hành công việc quan lý nhân văn phòng Đứng chánh văn phòng bao gồm hai phó phòng phó chánh văn phòng tổng hợp phó chánh văn phòng qianr trị - hành Hai phó chánh có chức nhiệm vụ quản lý cấp tham mưu giúp chánh văn phòng thực cơng việc Vị trí thấp cấu văn phòng phận nhỏ chia để thực công việc giao phù hợp với hoạt động vai trò nhiệm vụ văn phòng quan như: văn thư lưu trữu, đánh máy photo copy, kế toán, tài vụ, lái xe, bảo vệ, tạp vụ 1.3 Chức nhiệm vụ 1.3.1 Chức Văn phòng UBND huyện quan tham mưu, tổng hợp phục vụ đạo điều hành công tác mặt HĐND UBND huyện.là máy làm việc UBND phục vụ cho quản lý tập trung thống điều hành mặt UBND Đồng thời giúp UBND huyện thực tổ chức, quản lý hoạt động Trung tâm giao dịch "một cửa" Huyện Văn phòng HĐND-UBND huyện thực chức hậu cần: phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày phòng, ban, tổ chức họp, chuyến công tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản, đảm vảo điều kiện, sở vật chất để UBND làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấu riêng cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước mở tài khoản ngân hàng kho bạc nhà nước theo quy định pháp luật 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên xác phục vụ tốt cho lãnh đạo Thường trực HĐND UBND Giúp cho UBND thực mối quan hệ UBND huyện với Ban Thường trực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ Ban MTTQ, hội, đoàn thể với sở ban ngành Xây dựng chương trình cơng tác (bao gồm chương trình làm việc năm, quý, tháng) UBND huyện giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi, kiểm tra đơn đốc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Phối hợp phòng chun mơn UBND ban HĐND để chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND huyện, chuẩn bị báo cáo UBND huyện, tập hợp quản lý hồ sơ, biên kỳ họp HĐND, phiên họp UBND huyện, họp làm việc với Thường trực HĐND UBND huyện Giúp Thường trực HĐND UBND huyện theo dõi, đôn đốc quan đơn vị thuộc UBND, HĐND UBND xã, thị trấn việc chuẩn bị đề án theo đạo Thường trực HĐND UBND huyện Khi có dự thảo văn quan, đơn vị trình UBND, văn phòng HĐND-UBND huyện có trách nhiệm rà sốt lại thể thức, trình tự, thủ tục hành kiểm tra đối chiếu với nội dung đạo Thường trực HĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét định Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý đề nghị, văn xin ý kiến đạo quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý kiến nghị, yêu cầu đạo tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ HĐND UBND huyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực đạo Trung ương, tỉnh Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu Tổ chức thu thập, cung cấp xử lý thơng tin thường xun, kịp thời, xác phục vụ cho công tác giám sát HĐND đạo, điều hành UBND; bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập xử lý thông tin; xử lý, giải công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất nhu cầu thực tiễn công tác (không nằm kế hoạch theo yêu cầu quan Nhà nước cấp trên) CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét đánh giá vai trò văn phòng UBND huyện diễn châu Văn phòng HĐND-UBND huyện chịu hướng dẫn nghiệp vụ hành Văn phòng UBND tỉnh mối quan hệ phối hợp với Văn phòng UBND, Văn phòng Sở, Ban, ngành cấp tỉnh để kịp thời nắm bắt thông tin cần thiết giúp Thường trực HĐND UBND huyện tổ chức đạo quy định cấp Văn phòng HĐND-UBND có quan hệ với quan, ban ngành, đoàn thể cấp huyện UBND cấp xã nguyên tắc phối hợp công tác nhằm thực nhiệm vụ chung huyện nhiệm vụ riêng đơn vị Văn phòng phối hợp chặt chẽ với ban HĐND để giúp UBND huyện chuẩn bị nội dung báo cáo trước HĐND huyện Đối với Huyện uỷ ban Huyện uỷ Văn phòng HĐND-UBND có mối quan hệ trực tiếp để thơng qua tiếp nhận định hướng, đạo Ban Thường vụ Huyện uỷ vấn đề có liên quan đến nội dung hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ xây dựng chương trình cơng tác, cung cấp thơng tin, tư liệu phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện Văn phòng phối hợp với Mặt trận Tổ quốc tổ chức đồn thể q trình thực nhiệm vụ công tác, tạo điều kiện cho Mặt trận Tổ quốc đồn thể tham gia góp ý kiến với UBND huyện việc xây dựng sách có liên quan đến lĩnh vực công tác Mặt trận Tổ quốc đồn thể Văn phòng có quan hệ thường xuyên với quan, ban, ngành Thường trực HĐND, UBND xã, thị trấn để nắm tình hình thực Nghị HĐND huyện, thực chế độ báo cáo theo quy định, phối hợp với quan, ban ngành cấp huyện, UBND cấp xã chuẩn bị nội dung cơng việc, 16 đề án trình HĐND, UBND huyện Tiểu kết: Vai trò văn phòng quan trọng hoạt động quan khơng riêng văn phòng UBND huyện diễn châu, văn phòng cầu nối tiền đề cho hoạt động thuộc quản lý nhà nước, giúp cho máy vận hành liên tục thông suốt vùa phận tham mưu, hậu cần cho lãnh đạo việc điều hành quản lý quan 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng UBND quan tâm quan quyền huyện cấp nghành ngày phát triển rộng rãi làm tốt vai trò thực tốt sách Đảng Nhà nước Nhìn chung cơng tác Hành văn phòng UBND huyện Diễn Châu thực tốt Văn phòng thực tốt chức tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan Bộ máy văn phòng gọn nhẹ , linh hoạt công việc.Môi trường làm việc thân thiện có quy chế, nề nếp chấp hành nghiệm túc, hiệu cơng việc cao.Lãnh đạo văn phòng điều hành hoạt động phòng theo phương thức dân chủ, người tham gia đóng góp ý kiến cho hoạt động phòng, thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Các nhân thuộc văn phòng phân cơng nhiệm vụ cụ thể, có tinh thần trách nhiệm cao công việc Cán công chức UBND ln phát huy tính sáng tạo cơng việc không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách máy móc, chủ động đề xuất phương hướng, kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề Mối quan hệ cán nhân viên lãnh đạo gần gũi nên tạo khơng khí làm việc thoải mái Cơng tác văn phòng lãnh đạo quan tâm, thường xuyên cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn, tin học văn phòng nên trình độ cán văn phòng ngày nâng cao Về cơng tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy trình quy định nhà nước nói chung UBND huyện Diễn Châu nói 17 riêng Tổ chức quản lý, giải văn đi, đến thực đầy đủ, chặt chẽ không để xảy thất lạc, nhầm lẫn, sai sót, bảo đảm thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác Đã ứng dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý văn - đến công tác lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp, khâu nghiệp vụ thực nghiêm túc, khoa học có chất lượng Với hình thức tổ chức văn thư tập trung vào đầu mối thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi công văn đi, đến , tiết kiệm thời gian, kinh phí Bộ phận văn thư bố trí gần cổng vào thuận tiện cho việc giao tiếp nhận gửi cơng văn Về tình hình quản lý sử dụng dấu: chấp hành tốt quy định nhà nước 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác Hành văn phòng UBND huyện Diễn Châu số mặt tồn sau: Lãnh đạo quan chưa thực quan tâm đến cơng tác hành văn phòng, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ; mà việc bố trí trang thiết bị làm việc cho cán văn phòng thiếu thốn, chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao xã hội việc bố trí 01 cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư -lưu trữ kiêm thủ quỹ quan nên ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Việc quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho phòng, ban chưa thực đầy đủ chưa thống Vì số văn phòng, ban soạn thảo sai thể thức gây ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý văn Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện chưa thực Chưa có kho lưu trữ chuyên dụng nên toàn khối tài liệu quan nằm tình trạng tích đống, bó gói nằm rải rác phòng, ban gây khó khăn cho việc 18 bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Cơng tác hoạch định nhiều vấn đề bất cập từ văn phòng như: chưa có kế hoạch phát triển dài hạn, hoạch định tràn lan chưa có định hướng, số chương trình kế hoạch khơng có khả thi thực 3.4 Nguyên nhân Nguyên nhân bao gồm tất nguyên nhân khách quan chủ quan Lãnh đạo quan chưa quan tâm mức, chưa thực triệt trể khâu quản lý nhân Cơ chế quản lý quan chưa chặt chẽ, cấu máy cồng kềnh dẫn đến khó quản lý kiểm tra đánh giá thực tiễn Ý thức nhân viên cán công chức chưa phấn đấu cơng việc thực trạng tính ỷ lại cơng việc Quy trình giải cơng việc cách máy móc khơ cứng tạo nên khn mẫu ép buộc không phát huy sức sáng tạo cơng việc Trình độ chun mơn số cán chưa đáp ứng u cầu cơng việc cần giải nhiều phức tạp 3.2 Giải pháp để nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định 3.2.1 Giải pháp chung: - Thực tốt chức tham mưu, tổng hợp, phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo theo hướng chủ động, sâu sát hiệu Bác Hồ nói: “Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải khơng đúng… Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật” “Nắm tình hình” theo lời dạy Bác tính nhạy bén, sáng tạo, chuyên nghiệp khả dự báo, khả “bài binh bố trận”… cán Văn phòng để nêu đề xuất đắn hoạt động tham mưu, giúp việc cho cấp lãnh đạo Chính thế, đội ngũ cán Văn phòng ln ln chọn người có phẩm chất đạo đức sáng trung thực; người có trình độ chun mơn, 19 làm việc có tính chuyên nghiệp cao, có đủ lực tham mưu phải có khả đạo, điều phối cơng việc… Để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, trước hết cần xây dựng đội ngũ cán Văn phòng có đủ lực đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Văn phòng cần đổi lề lối làm việc, phương pháp đạo, đánh giá cán bộ; coi trọng việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, kỷ luật, kỷ cương, cần ý động lực thúc đẩy, ý chí nỗ lực vươn lên thành viên Đối với cán bộ, công chức, cần nỗ lực công việc, chủ động xây dựng kế hoạch làm việc, tích cực thu thập thơng tin, nắm bắt tiến độ giải công việc, theo sát đạo Thường trực UBND tỉnh sở thiết lập tốt mối quan hệ, phối kết hợp chặt chẽ với sở, ban, ngành tỉnh UBND huyện, thành phố Không ngừng học tập, nghiên cứu, rèn luyện trí nhớ để khơng qn việc phải nhắc việc Đặc biệt, chuyên viên Văn phòng cần quan tâm rèn luyện kỹ viết, nói cho trúng, đúng, sâu, hay, phù hợp với yêu cầu, hoàn cảnh; sáng tạo phân tích, sử dụng có hiệu thơng tin, số liệu nắm bắt được; có tinh thần cầu thị, tìm kiếm tiếp cận mới, khắc phục tính thỏa mãn, tự ti, tự ái, cách tư theo đường mòn, khn mẫu Muốn vậy, chun viên cần tận tụy, tâm huyết, trau dồi kiến thức kinh tế - trị - xã hội, sâu sát với thực tế, nhiều, nghe nhiều, đọc nhiều, ghi chép nhiều, nghĩ nhiều để tích cực tham mưu giúp lãnh đạo tỉnh có đạo, điều hành phù hợp Ngồi ra, cán Văn phòng cần nâng cao khả tổ chức công việc, tổ chức hội nghị, làm việc Thường trực; cần giữ bí mật nhà nước, thận trong phát ngơn, tăng cường tính hợp tác, tinh thần đồn kết, tương trợ, hỗ trợ cơng việc, khắc phục tình trạng khép kín chủ nghĩa cá nhân -Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, thực tốt quy chế văn hóa cơng sở Thực tốt nhiệm vụ cải cách hành chính, Văn phòng UBND tỉnh mắt xích quan trọng máy hành nhà nước Lãnh đạo 20 chuyên viên Văn phòng cần đầu thực chương trình cải cách thủ tục hành chính, cần tạo lập tác phong làm việc khoa học, khẩn trương, đồng theo hướng việc đề xuất giải buổi, ngày làm ngay; cần chia sẻ phối hợp chặt chẽ với ngành, đơn vị để tháo gỡ kịp thời khó khăn, vướng mắc cơng dân, tổ chức Một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công việc hiệu lực quản lý nhà nước việc xây dựng thực văn hóa cơng sở Đối với Văn phòng UBND tỉnh, quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh vấn đề đóng vai trò quan trọng Xây dựng văn hóa cơng sở xây dựng lề lối, nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung không tính dân chủ Văn hóa cơng sở hình thành q trình hoạt động thực tiễn góp phần tạo dựng niềm tin, đồn kết trí tập thể việc nâng cao hiệu chất lượng hoạt động quan, đơn vị Văn hóa ứng xử nói chung văn hóa ứng xử nơi cơng sở nói riêng thước đo chuẩn mực cán bộ, cơng chức hay nói khác phản ánh nhận thức ý thức cá nhân môi trường làm việc nơi cơng sở Văn phòng cần trọng xây dựng văn hóa cơng sở thể văn minh, lịch thiệp quan hành dân, gần dân, sẵn sàng phục vụ không điều kiện nguyện vọng đáng cơng dân tổ chức -Làm tốt công tác quản trị, hậu cần phục vụ Quản trị, hậu cần phận quan trọng, làm nhiệm vụ đảm bảo điều kiện sở vật chất phục vụ công tác đạo, điều hành hoạt động quan, đơn vị; từ việc phục vụ buổi làm việc, tiếp khách; đưa đón lãnh đạo cơng tác tới việc đảm bảo chế độ cho đội ngũ cán bộ, công chức yên tâm làm việc Để thực tốt nội dung này, đòi hỏi phận liên quan tổ chức thực nghiêm túc quy trình “chuẩn hố” như: Đón, tiếp khách, tổ chức hội nghị, họp UBND, họp giao ban; giúp đồng chí lãnh đạo tổ chức tốt buổi đón tiếp, làm việc với đoàn khách nước quốc tế, hội thảo, lễ ký kết Muốn cán bộ, công chức, viên chức, 21 người lao động phận cần có tố chất chu đáo, tinh tế; đưa nhiều phương án để chủ động ứng phó tình huống; tăng cường cơng tác kiểm tra để hạn chế thấp sơ suất xảy ra, bước nâng cao tính chun nghiệp cơng tác phục vụ Bên cạnh đó, cần tăng cường cơng tác quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc với yêu cầu đảm bảo đầy đủ, kịp thời, an toàn, tiết kiệm; nâng cao chất lượng phục vụ Nhà khách Tiếp tục đổi phong trào thi đua yêu nước Chú trọng việc đổi công tác thi đua khen thưởng Văn phòng phận sở coi việc xây dựng, bồi dưỡng nhân rộng tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến, coi trọng việc đánh giá cán bộ, bình xét thi đua đảm bảo công bằng, công khai, minh bạch nhằm tạo động lực động viên, lơi cuốn, khuyến khích cá nhân, tập thể phát huy lực, động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đẩy mạnh phong trào hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao nhằm nâng cao sức khỏe cho cán bộ, viên chức toàn quan, chăm lo đời sống cho cán bộ, công nhân viên Xây dựng mối đoàn kết lãnh đạo, phận tồn quan tạo nên cảm thơng, hiểu biết, chia sẻ giúp đỡ lẫn công tác sống Nhiệm vụ Văn phòng UBND tỉnh thời gian tới nặng nề, song cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Văn phòng UBND tỉnh phát huy truyền thống đoàn kết, thi đua lao động, học tập với tâm cao, phong độ mới, tư mới, phấn đấu hoàn thành chức trách, nhiệm vụ giao, đáp ứng yêu cầu công tác Văn phòng tình hình Ở đâu thế, làm công tác tham mưu phục vụ thường chịu nhiều áp lực Có thể nói, Văn phòng nơi thường xuyên bị "chê nhiều khen", "Làm dâu trăm họ" Do đó, cán bộ, cơng chức Văn phòng cần ln nâng cao lĩnh, biết cách vượt qua áp lực, đồng thời phải cầu thị, nhận diện cho yếu kém, tồn để tự hồn thiện mình, đồn kết, hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ chung 22 3.2.2 Giải pháp liên hệ văn phòng UBND huyện diễn châu Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện quan chun mơn thuộc HĐND - UBND cấp, có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND về: Hoạt động HĐND UBND; tham mưu cho Chủ tịch HĐND, UBND đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND; trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức; giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước công tác dân tộc, công tác ngoại vụ biên giới Theo chức trên, Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện có nhiều nhiệm vụ, cụ thể hóa Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành Quy chế làm việc Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện Chánh Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện ban hành Qua thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện nhận thấy, để góp phần vào việc thực hoàn thành tốt nhiệm vụ, Văn phòng phải thực giải pháp chủ yếu sau: Một là: Nâng cao chất lượng nguồn nhân Đây xem giải pháp ưu tiên yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Ngoài việc bảo đảm số biên chế giao, yêu cầu tuyển dụng người có lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo 23 Bởi vì, nhiệm vụ đòi hỏi chun viên Văn phòng HĐND - UBND huyện phải người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm có tư tổng hợp Mặt khác, cơng tác Văn phòng HĐND - UBND gắn liền với hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo, chun viên Văn phòng phải ln nhận thức vị trí, vai trò để tự nâng cao lĩnh trị, trình độ chun mơn nghiệp vụ Hai là: Hồn thiện mơ hình tổ chức Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện, cơng tác Văn phòng HĐND - UBND huyện giữ vị trí, vai trò quan trọng Nếu Văn phòng làm việc theo quy chế, có nếp, nhân viên Văn phòng có trình độ, lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo cơng việc quan chạy đều, lãnh đạo, điều hành thơng suốt, có hiệu Do đó, Văn phòng phải tổ chức cách khoa học, cơng chức Văn phòng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có nhiệt tình, trách nhiệm cao… Ba là: Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phòng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thông tin nội Văn phòng với phòng, ban…, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời Bốn là: Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành u cầu liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác Văn phòng, u cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng Phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn công chức cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo tính chun nghiệp hoạt động Văn phòng Nắm vững áp dụng thực tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO để nâng cao chất lượng phục vụ Văn phòng Thực tiễn khẳng định: Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng 24 HĐND UBND cấp huyện nâng cao lực quản lý Nhà nước, đạo, điều hành HĐND UBND cấp huyện Hiệu quản lý Nhà nước UBND tách rời hiệu hoạt động Văn phòng Nơi cơng tác Văn phòng HĐND - UBND quan tâm mức nơi cơng tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu cao Nơi lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm nơi Văn phòng xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm tình hình hay khơng, có bao qt cơng việc, tổ chức thực có hiệu chủ trương, chương trình cơng tác hay khơng phụ thuộc lớn vào việc tổ chức xây dựng thực nhiệm vụ Văn phòng HĐND - UBND Thiết nghĩ, để nâng cao chất lượng, hiệu công tác Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện, đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện phải tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, hoàn thiện mơ hình tổ chức Văn phòng HĐND UBND, tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phòng tiếp tục đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành, phải trọng mặt nhân sự, tạo đồng chất lượng nhân sự, nhân tố quan trọng 25 KẾT LUẬN Bằng kiến thức thực tiễn kiến thức chuyên nghành học từ ghế nhà trường, quan tâm bảo góp ý thầy cô, nghiên cứu đưa ý kiến để làm rõ vấn đề vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cụ thể minh họa vai trò cuả văn phòng công tác hoạch định quan UBND huyện diễn châu dẫn chứng cụ thể để thấy tầm quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định Tóm lại vai trò văn phòng thể qua cơng tác hoạch định như: Vai trò cơng tác thu thập vai trò cơng tác xác định mục tiêu, vai trò cơng tác xây dựng giải pháp, vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu Sau nghiên cứu khảo sát thực tiễn cho thấy vai trò khơng thể thiếu văn phòng cơng tác hoạch đinh yếu tố then chốt để vận hành máy cấu quan Nhiệm vụ đặt cho vấn đề vai trò văn phòng công tác hoạch định làm để phát huy hết vai trò văn phòng, khắc phục yếu điểm tồn văn phòng, đề giải pháp người nhân cấu vận hành văn phòng Với nghiên cứu tìm hiểu vai trò văn phòng cơng tác hoạch định phần trả lời cho nhiệm vụ nhiên ngồi đánh giá mang tính khách quan có nhận xét có tính chủ quan cá nhân nên khơng tránh sai sót lúc nghiên cứu viết đề tài, mong thầy giáo có ý kiến để tơi hồn thành tốt nghiên cứu Một lần nữa, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo, khoa Quản trị văn phòng, Ban lãnh đạo, Cán cơng chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu tạo điều kiện giúp đỡ hướng dẫn tận tình thời gian khảo sát vừa qua để hoàn thành tốt nghiên cứu 26 LIÊN HỆ BẢN THÂN Nhận thức đươc tầm quan trọng vai trò to lớn văn phòng lĩnh vực hoạt động quan nên tơi có ý thức tìm hiểu kiến thức chuyên ngành văn phòng vừa chuyên ngành đnag theo học trường ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Là sinh viên ngồi giảng đường cố gắng học tập kiến thức rèn luyện kĩ mềm, với phương châm trường “HỌC THẬT THI THẬT VÀ LÀM THẬT” Để sau có kiến thức đáp ứng nhu cầu xã hội bối cảnh xã hội ngày phát triển yêu cầu ngày cao Qua nghiên cứu tơi rút nhìn tổng thể văn phòng vai trò văn phòng điều sữ giúp ích cho cơng việc học tập lúc hết, tự hào sinh viên khoa quản trị văn phòng trường ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Xuân Lự vàcác tác giả Nghiệp vụ thư kývăn phòng tổchức HàNội: Năm 2002 Nguyễn Hữu Thân Quản TrịHành Chánh Văn Phòng TP.HCM: NXB Thống Kê, Năm 2002 Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất lao động - xã hội Hà Nội Năm 2005 Đồn Thị Thu Hà ,Giáo trình quản trị học, Nhà xuất giao thông vận tải Năm 2009 Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005) Quản trị văn phòng, NXB Lao động Xã hội Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học, NXB Thống kê 28 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ phòng làm việc văn phòng UBND huyện diễn châu Phòng Kế tốn Phòng Chánh Văn phòng Phòng Văn thư Phòng Chánh phó Văn phòng Phòng Chánh phó Văn phòng Phòng Phơ tơ Phòng Lái xe Phụ lục 02 : Sơ đồ cấu phận sau Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng Tổng hợp Văn thư Lưu trữ Đánh máy photo copy Kế tốn Phó CVP Quản trịHành Tài vụ Lái xe Bảo vệ tạp vụ ... tác hoạch định cụ thể minh họa vai trò cuả văn phòng cơng tác hoạch định quan UBND huyện diễn châu dẫn chứng cụ thể để thấy tầm quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định Tóm lại vai trò văn phòng. .. phòng thể qua cơng tác hoạch định như: Vai trò cơng tác thu thập vai trò cơng tác xác định mục tiêu, vai trò cơng tác xây dựng giải pháp, vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu Sau nghiên cứu khảo. .. yếu tố định quạn trọng vai trò nhà quản trị Chính tầm quan trọng to lớn định nên chọn đề tài Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể. ” Làm đề tài nghiên