Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại nam định

Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Có nhiều tác phẩm viết về vai trò của CNTT trong đời sống, công tác quản lý nhà nước về CNTT như: Công nghệ thông tin - Tổng quan và một số v

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

NGUYỄN KIM ANH

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TẠI NAM ĐỊNH

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS BÙI XUÂN HỒI

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả của đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định" xin cam đoan: Luận văn này là công

trình nghiên cứu của riêng tôi, được tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập các thông tin liên quan và liên hệ thực tế trong công tác quản lý để đưa ra các giải pháp với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của luận văn

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ của tôi đã được hoàn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi trong suốt quá trình nghiên cứu và viết đề tài đã nhiệt tình chỉ bảo phương hướng nghiên cứu và truyền đạt cho tôi những kinh nghiệm, kiến thức quý báu để tôi hoàn thành đề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến giá trị cho luận văn của tôi

Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy Nam Định và các cơ quan thuộc khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, Ban Tổ chức Tỉnh ủy Nam Định, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Nam Định đã tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu và cung cấp số liệu thực tế để tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự quan tâm, động viên của gia đình, bạn bè và đồng nghiệp trong thời gian vừa qua đã giúp tôi có thời gian và nghị lực đề hoàn thành tốt nhất luận văn tốt nghiệp này

Tác giả

Nguyễn Kim Anh

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan i

Lời cám ơn ii

Mục lục iii

Danh mục các từ viết tắt vii

Danh mục bảng biểu viii

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 5

1.1 Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính 5

1.1.1 Khái niệm về quản lý 5

1.1.2 Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính 6

1.1.3 Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính 7

1.1.3.1 Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính 7

1.1.3.2 Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính 8

1.1.3.3 Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính 8

1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính 10

1.2.1.1 Khái niệm về hệ thống 10

1.2.1.2 Khái niệm về thông tin 11

1.2.1.3 Khái niệm về công nghệ thông tin 11

1.2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin 13

1.2.1.5 Hoạt động của hệ thống thông tin 14

1.2.1.6 Các loại hình của hệ thống thông tin 14

1.2.1.7 Hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính 15

1.2.2 Các đặc điểm của hệ thống thông tin 16

1.2.3 Vai trò của hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính 17

1.2.3.1 Vai trò của thông tin 17

1.2.4 Hệ thống thông tin và việc ứng dụng CNTT 18

1.2.4.1 Chức năng của hệ thống thông tin 18

1.2.4.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính 19

1.2.4.3 Sự cần thiết phải phát triển và ứng dụng CNTT 20

1.3 Những nội dung chính của ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành 22

1.3.1 Các lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành 22

1.3.2 Mục tiêu của ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính 24

1.3.2.1 Mục tiêu cấp chính phủ 24

1.3.2.2 Mục tiêu ứng dụng CNTT trong đơn vị hành chính 25

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành 26

1.3.3.1 Các yếu tố thuộc hạ tầng công nghệ 26

1.3.2.2 Các yếu tố thuộc về công tác tổ chức, con người 27

1.4 Đánh giá công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính 27

1.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá 28

1.4.2 Các phương pháp đánh giá 31

Kết luận chương 1 34

Chương 2 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH 35

2.1 Tổng quan về khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 35

2.1.1 Tổng quan về cấp uỷ các cấp 35

2.1.2 Tổng quan về Văn phòng cấp uỷ các cấp 36

2.2 Hiện trạng công tác quản lý, điều hành của khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 40

2.2.1 Sự trao đổi thông tin giữa các đơn vị của Văn phòng cấp ủy 40

2.2.1.1 Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng CNTT 40

2.2.1.2 Phân loại các hoạt động thông tin 41

2.2.2 Hệ thống thông tin tại Văn phòng cấp ủy 44

2.2.2.1 Phân hệ điều hành tác nghiệp 44

2.2.2.2 Phân hệ thông tin quản lý 44

2.2.2.3 Hệ thống trợ giúp quyết định 45

2.2.3 Các phân hệ thông tin tại Văn phòng cấp ủy 46

2.2.3.1 Phân hệ xử lý văn bản 46

2.2.3.2 Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp 47

2.2.3.3 Phân hệ xử lý mã - dịch 48

2.2.3.4 Phân hệ lưu trữ và khai thác thông tin 48

2.2.3.5 Phân hệ quản lý lưu trình công việc 48

2.2.3.6 Phân hệ quản trị nội bộ 49

2.3 Phân tích, đánh giá hiện trạng công tác ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 50

2.3.1 Các nội dung quản lý, điều hành được ứng dụng CNTT 50

2.3.1.1 Các ứng dụng CNTT điều hành tác nghiệp: 50

2.3.1.2 Các ứng dụng CNTT quản lý và cơ sở dữ liệu 50

2.3.2 Quy mô và độ sâu của ứng dụng 51

2.3.2.1 Quy mô triển khai 51

2.3.2.2 Độ sâu của ứng dụng 51

2.3.2.3 Quy trình trao đổi thông tin trên hệ thống mạng 52

2.3.3 Đánh giá công tác ứng dụng ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại Nam Định 55

2.3.3.1 Mức độ quan tâm của lãnh đạo 55

2.3.3.2 Hạ tầng CNTT-TT 58

2.3.3.3 Hạ tầng nhân lực 62

2.3.3.4 Về ứng dụng CNTT 67

2.3.4 Một số nhận xét rút ra qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng về công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành khối Văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam Định 69

2.3.4.1 Các kết quả đạt được 69

2.3.4.2 Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân 73

Kết luận chương 2 77

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH KHỐI

VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH 78

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Đảng bộ tỉnh Nam Định giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 78

3.1.1 Mục tiêu chung 78

3.1.2 Phương hướng phát triển ứng dụng CNTT ở Đảng bộ tỉnh Nam Định giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 80

3.1.2.1 Nâng cấp, phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT 80

3.1.2.2 Hệ thống thông tin và Hệ điều hành tác nghiệp 81

3.1.2.3 Phát triển ứng dụng CNTT 81

3.1.3 Nhiệm vụ của Văn phòng cấp ủy 82

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 82

3.2.1 Giải pháp 1: 82

3.2.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp: 83

3.2.1.2 Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp: 84

3.2.1.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 87

3.2.2 Giải pháp 2: 88

3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 88

3.2.2.2 Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp 89

3.2.2.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 91

3.2.3 Giải pháp 3: 92

3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 92

3.2.3.2 Nội dung của giải pháp 93

3.2.3.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 97

Kết luận chương 3 98

KẾT LUẬN 100

TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line (Internet băng

thông rộng)

2 CIO Chief Information Officers (Cán bộ lãnh đạo thông

tin)

3 CNH, HĐH Công nghiệp hoá, hiện đại hoá

5 CNTT-TT Công nghệ thông tin - truyền thông

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Các nội dung chỉ tiêu đánh giá về mức độ quan tâm của lãnh đạo 28

Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật 29

Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực 30

Bảng 1.4 Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng CNTT 31

Bảng 2.1 Khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 38

Bảng 2.2 Mức độ quan tâm của lãnh đạo về công tác ứng dụng CNTT 57

Bảng 2.3 Hạ tầng CNTT-TT 59

Bảng 2.4 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng kỹ thuật CNTT của các tỉnh, thành qua các năm 2010-2012 61

Bảng 2.5 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng nhân lực CNTT của các tỉnh, thành qua các năm 2010-2012 63

Bảng 2.6 Thống kê đội ngũ quản trị mạng các cơ quan Đảng của tỉnh 64

Bảng 2.7 Hạ tầng nhân lực ứng dụng CNTT 66

Bảng 2.8 Kết quả ứng dụng CNTT khối Văn phòng cấp ủy 68

Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển CNTT trên địa bàn tỉnh Nam Định thời kỳ 2011-2015, tầm nhìn 2020 79

và đổi mới nền sản xuất đã trở thành cần thiết và tất yếu đối với các quốc gia đang phát triển khi bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Ở nước ta, trong quá trình thực hiện công cuộc đổi mới, để phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ trương đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT Chủ trương này đã được nhấn mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết, quyết định của Đảng và Chính phủ Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy BCH TW khoá VII đã xác định cần ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, trong đó có "quan tâm, ưu tiên ứng dụng

và phát triển CNTT" Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ IX nhấn mạnh: "Phát triển mạnh và nâng cao chất lượng các ngành dịch vụ: thương mại, kể

cả thương mại điện tử, các loại hình vận tải, bưu chính - viễn thông Sớm phổ cập

sử dụng tin học và mạng thông tin quốc tế (Internet) trong nền kinh tế và đời sống

xã hội” Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị khoá IX xác định rõ: “Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới”

Tại tỉnh Nam Định, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian qua đã được tăng cường, nhiều lĩnh vực đã đạt những thành quả nhất định, song so với yêu cầu vẫn còn nhiều hạn chế Đầu tư hạ tầng cơ sở ngày càng nhiều, nhưng hiệu quả hoạt động chưa cao; năng lực, trình độ người sử dụng còn mức độ, chưa đáp ứng yêu cầu của cuộc sống, một số mặt còn tụt hậu so với nhiều địa phương khác Do vậy, việc đẩy mạnh phát triển và ứng dụng CNTT phục vụ cho nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang là vấn đề cần quan tâm, đòi hỏi phải có những công trình nghiên cứu về lĩnh vực này, cả dưới góc độ lý luận và góc độ thực tiễn Chính vì

vậy, đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện

công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại Nam Định” đã được tác giả chọn làm Luận văn Thạc sỹ

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

- Có nhiều tác phẩm viết về vai trò của CNTT trong đời sống, công tác quản lý nhà nước về CNTT như: Công nghệ thông tin - Tổng quan và một số vấn đề cơ bản của Ban chỉ đạo Chương trình Quốc gia về CNTT; Ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH của Ban Tư tưởng văn hóa Trung ương và Ban Khoa giáo Trung ương…

- Có nhiều đề án, quyết định của Trung ương liên quan đến quản lý nhà nước

về CNTT và phát triển CNTT, như: Đề án 47, Đề án 06 về tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng; Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ, phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến 2020…

Trong tỉnh có một số đề tài nghiên cứu về lĩnh vực CNTT song chỉ chủ yếu chỉ nghiên cứu về mặt quản lý nhà nước, như tác giả Nguyễn Mạnh Hiền với đề tài

“Quản lý nhà nước đối với lĩnh vực công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Nam Định”

Tuy nhiên, chưa có tác giả hay đề tài nào đi sâu nghiên cứu phân tích thực trạng nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác phát triển, ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định

3 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

- Luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành đơn vị hành chính, vận dụng thực tiễn cho khối Văn phòng cấp ủy tại Nam Định

- Phân tích, đánh giá về công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành dựa trên cơ sở mục tiêu, những kết quả đạt được của việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam Định

- Trên cơ sở các kết luận về thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam Định, đặc biệt là các tồn tại, hạn chế ảnh hưởng đến công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và điều hành, luận văn đề xuất một số giải pháp và những kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý điều hành khối Văn phòng cấp ủy tại Nam Định, nâng cao chất lượng hoạt động trên lĩnh vực CNTT, phục vụ cho sự phát triển kinh tế xã hội của tỉnh

4 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích

Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý, điều hành đơn vị hành chính Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng của việc ứng dụng tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, nhằm góp phần phục vụ cho sự phát triển kinh tế xã hội của tỉnh

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định từ năm 2006 đến năm 2012

- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn phạm vi nghiên cứu ở công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định trong những năm từ 2006 đến 2012

6 Phương pháp nghiên cứu

- Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử là phương pháp luận cơ bản

Đồng thời kết hợp sử dụng:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tham khảo các tài liệu lý luận khoa học, tạp chí, sách, báo, các báo cáo của các cơ quan khối đảng tỉnh Nam Định

- Phương pháp so sánh, chuyên gia

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: thống kê các số liệu, phân tích và đánh giá

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích, đánh giá ứng dụng CNTT trong quản

Chương 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT

TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1 Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính

1.1.1 Khái niệm về quản lý

Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều cách khác nhau

Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có nghĩa là điều khiển bằng tay)

Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là

"nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác" [12, tr.62]

Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có

để đạt được các mục tiêu của tổ chức" [12, tr.62]

Theo PGS.TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách

có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định” [12, tr.62]

Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức) quản lý và đối tượng bị quản lý Nội dung của quản lý chính là hoạt động của chủ thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”

Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau:

- Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý Chủ thể có thể là cá nhân hoặc tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ,

- Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý

- Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của chủ thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội

- Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do chủ thể quản lý định trước Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp

Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung Quản

lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn trong công việc Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp Trình độ xã hội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của

nó càng tăng lên Quản lý còn có tính thời gian, tính không gian, tính hướng đích…

1.1.2 Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính

Điều hành hiểu theo cách thông thường, là tác động của chủ thể (con người, tổ chức) vào đối tượng (cũng có thể là con người, tổ chức hay cơ sở vật chất) để đối tượng được tác động đó duy trì các hoạt động theo một hành trình, quỹ đạo, mục đích nào đó

Ví dụ: Một người điều hành xe máy, người ấy phải dựa trên các tính năng, tác dụng sẵn có của xe máy, dùng các thao tác điều khiển (hay điều chỉnh) hoạt động của xe máy để xe đi theo hành trình mà người đó đặt ra

Sự giống và khác nhau giữa quản lý và điều hành:

- Giống nhau: Đều là sự tác động của chủ thể tới đối tượng (bằng nhiều cách)

để hướng tới mục tiêu chung là đạt hiệu quả cao

- Khác nhau: Nội dung của quản lý rất rộng, bao gồm: xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát của chủ thể, tác động tới đối tượng để đạt hiệu quả Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp Nói đến quản lý là nói về chủ thể, quản lý là sự nắm bắt thông tin và điều hành

hoạt động Điều hành cũng bao gồm các hoạt động trên Nói đến điều hành là nói đến sự tác động của chủ thể tới đối tượng để duy trì một trạng thái hoạt động cụ thể nào đó của đối tượng, theo một hành trình đã đề ra, nhưng mang tính trực tiếp, cụ thể hơn Ví dụ chủ tọa điều hành một cuộc họp cơ quan theo trình tự: có giới thiệu,

đề dẫn; có phát biểu, thảo luận và có kết luận

Như vậy, điều hành là một trong những nội dung của quản lý, là hoạt động của chủ thể tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích đã định Ví dụ: Một cán bộ lãnh đạo muốn duy trì hoạt động của cơ quan thì phải điều hành các bộ phận, các con người cụ thể để họ thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan Hoặc khi giao việc cho cấp dưới, người lãnh đạo cấp trên phải thường xuyên theo dõi, nắm tiến độ công việc để có thể ra quyết định tác động (về kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực…) nhằm điều chỉnh tăng hay giảm tiến

độ khi cần thiết Tuy nhiên, nội dung giữa quản lý và điều hành có nhiều điểm trùng

và giống nhau, sự phân biệt chỉ là tương đối

Trong mỗi đơn vị hành chính, các hoạt động diễn ra thường xuyên hàng ngày nên việc quản lý, điều hành cũng diễn ra thường xuyên hàng ngày Quản lý điều hành trong đơn vị hành chính có thể hiểu là việc nắm các thông tin về mọi lĩnh vực hoạt động trong cơ quan, đơn vị (hoặc liên quan đến cơ quan, đơn vị) và xử lý các thông tin đó để đưa ra các quyết định nhằm duy trì và hướng các hoạt động theo một cách thức nào đó, nhằm đạt mục đích đạt hiệu quả cao hơn

1.1.3 Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính

1.1.3.1 Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính

Quản lý, điều hành đơn vị hành chính, thực chất là quản lý nhà nước ở mỗi đơn vị hành chính, nhưng nó là dạng quản lý xã hội đặc biệt, có các nét đặc thù khác với các dạng quản lý xã hội của các chủ thể khác và có các đặc điểm sau:

- Là sự tác động có tổ chức “Tổ chức” ở đây được hiểu như là một khoa học

về sự thiết lập những mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể với nhau để thực hiện quá trình quản lý xã hội Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng trong

sự tác động có tổ chức đó, mọi thành viên trong đơn vị hành chính có thể đóng góp tích cực và chủ động khả năng của mình cho công việc để đạt hiệu quả

- Là sự tác động có điều chỉnh Sự điều chỉnh đó được thể hiện bằng luật pháp

và các quyết định quản lý về nguyên tắc, tiêu chuẩn, biện pháp… nhằm tạo ra sự cân bằng, cân đối các mặt hoạt động của các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người

- Là sự tác động mang tính quyền lực nhà nước Tức là quản lý bằng pháp luật

và theo nguyên tắc pháp chế Quyền lực nhà nước mang tính đơn phương và tính tổ chức rất cao Pháp luật phải được chấp hành nghiêm chỉnh và mọi người đều bình đẳng trước pháp luật

Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính ta còn thấy tính chủ động sáng tạo

và linh hoạt trong điều hành phối hợp; tính liên tục và tương đối ổn định trong tổ chức và hoạt động; tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao; tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ từ trên xuống dưới; hoạt động không vì lợi nhuận Riêng quản lý điều hành đơn vị hành chính XHCN còn có tính dân chủ và nhân đạo

1.1.3.2 Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính

Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính đặt ra những yêu cầu sau:

- Khách thể phải phục tùng chủ thể một cách nghiêm túc

- Các cơ quan phải chủ động xây dựng được các kế hoạch hoạt động và các chỉ tiêu phù hợp

- Tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt trong quản lý cần được phát huy

- Đảm bảo tính tương đối ổn định của các văn bản, quyết định quản lý

1.1.3.3 Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính

Trong các đơn vị hành chính, việc quản lý, điều hành bao gồm các nội dung chính sau:

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch: Đây là một nội dung quan trọng mà nhà quản lý (hay tổ chức) phải làm Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế xã hội đã được hoạch định trong đường lối của Trung ương, thì các bộ, ngành, chính quyền địa phương các cấp phải xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát

triển ngành, địa phương mình Quy hoạch, kế hoạch chính là nội dung phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị đó đề ra và những cách thức để thực hiện, do đó quy hoạch, kế hoạch phải phù hợp, hoàn thiện, cụ thể, dễ thực thi và phục vụ cho nhiệm vụ phát triển ngành, địa phương

- Xây dựng tổ chức bộ máy: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nhà quản lý (hay tổ chức) đều phải căn cứ tình hình cụ thể, xây dựng hoàn thiện tổ chức bộ máy ở địa phương, đơn vị mình Tổ chức bộ máy trong mỗi cơ quan được coi như bộ xương trong cơ thể của đơn vị đó Do đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị sao cho tinh gọn, phù hợp, đảm bảo sự điều hành tập trung, thống nhất, linh hoạt, kịp thời, hiệu quả

- Sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức hợp lý: Đội ngũ cán bộ công chức chính là lực lượng chủ yếu thực thi các nhiệm vụ trong các cơ quan đơn vị, do đó đội ngũ này phải được nhà quản lý (hay tổ chức) sắp xếp theo chức danh, tiêu chuẩn hóa một cách phù hợp, phát huy cao nhất năng lực của từng người Việc bố trí, sắp xếp phù hợp, đúng vị trí sẽ phát huy được năng lực, sở trường của mỗi người Nếu sắp xếp, bố trí không phù hợp (ví dụ đưa người hoạt động từ lĩnh vực xã hội sang hoạt động ở lĩnh vực tự nhiên…) thì không những không phát huy được năng lực sở trường của họ mà có thể còn làm triệt tiêu khả năng, nhiệt tình sáng tạo của người

đó

- Ra các quyết định quản lý hành chính: Trong quá trình quản lý điều hành đơn vị hành chính, nhà quản lý (hay tổ chức) phải luôn theo dõi, nắm bắt các thông tin về mọi hoạt động liên quan diễn ra trong cơ quan, đơn vị để kịp thời ra các quyết định quản lý điều hành Sau khi nhà quản lý ra quyết định, các cấp còn phải tổ chức thực hiện các quyết định đó Do đó yêu cầu đặt ra là các quyết định phải đảm bảo có tính khả thi, hiệu lực, hiệu quả cao

- Phối kết hợp các hoạt động: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nếu các bộ phận làm việc riêng rẽ; thiếu sự phối hợp, chia xẻ; thì hiệu quả thường không cao, có thể có những công việc chồng chéo, trùng nhau, không phát huy được sức mạnh tổng hợp

Vì thế nhà quản lý (hay tổ chức) phải phối hợp và tạo ra sự đồng bộ các hoạt động trong đơn vị để mang lại hiệu quả cao

- Sử dụng nguồn tài lực: Để phục vụ cho nhiệm vụ chung, trên cơ sở điều kiện

cơ sở vật chất và kinh phí có hạn, nhà quản lý (hay tổ chức) luôn phải tính toán, cân nhắc để sử dụng nguồn nhân lực, ngân sách và cơ sở vật chất một cách có hiệu quả nhất

- Giám sát, kiểm tra, báo cáo, tổng kết và đánh giá: Trong thực hiện nhiệm vụ, việc giám sát, kiểm tra, báo cáo và đánh giá là hết sức quan trọng, giúp nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động của đơn vị để có cơ sở ra các quyết định quản lý, điều hành kịp thời, phù hợp Vì thế nhà quản lý (hay tổ chức) phải thường xuyên thực hiện việc giám sát, kiểm tra, báo cáo, tổng kết, đánh giá và đúc rút kinh nghiệm thực tiễn, từ đó ra quyết định điều chỉnh, hoặc đề ra phương hướng, giải pháp cho thời gian tiếp theo

1.2 Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính

1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính

1.2.1.1 Khái niệm về hệ thống

Có nhiều cách diễn đạt về hệ thống, như “Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó”.[12, tr 22] Hoặc: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” [4, tr.26]

Mỗi hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất, như người, máy móc, thông tin dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình ứng xử…Trong mỗi

hệ thống, các phần tử có mối quan hệ tương tác (ràng buộc) với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung Trong quá trình hoạt động có thể có trao đổi vào, ra với môi trường bên ngoài

Phần tử ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, là các thành phần hợp thành hệ thống Các phần tử có khi rất đa dạng và không đơn giản, có thể là những thực thể rất phức tạp; bản thân nó cũng đã có thể là một hệ thống

Hệ thống có thể có nhiều tầng, nấc Mỗi hệ thống có thể được hợp thành từ nhiều hệ thống nhỏ và trong mỗi hệ thống nhỏ đó lại có các hệ thống nhỏ hơn Ví

dụ trong hệ Thiên hà có hệ Mặt trời, trong hệ Mặt trời có hệ thống các hành tinh Một trong những hành tinh đó là Trái đất lại có hệ thống sông ngòi, hệ động vật, hệ thực vật…

1.2.1.2 Khái niệm về thông tin

Trong hoạt động của con người, thông tin được hình thành từ những dữ liệu (ban đầu là những thông tin rời rạc, không có chủ ý, không có mục đích, còn gọi là

“thông tin thô”)

- Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin Dữ liệu là “thông tin thô” Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp, diễn giải theo một hình thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý [5, tr.124]

- Các nhà thống kê hiểu “thông tin là những gì làm cho sự hiểu biết một sự kiện đơn giản hơn, giảm đi những gì bất định (không xác định) [5, tr.125]

- Các nhà làm công tác nghiên cứu thông tin và truyền thông tin cho rằng

“Thông tin là những gì có thể truyền được từ người này sang người khác thông qua nhiều kênh lan truyền khác nhau”) [5, tr.125]

- Trong quản lý, thông tin được các nhà quản lý hiểu theo một nghĩa thực dụng hơn Nói đến thông tin là nói đến những gì mà họ cần cho việc ra quyết định quản lý Thông tin có thể được phân loại theo chức năng; theo nội dung, hoặc nhóm nội dung; theo nguồn gốc cung cấp; theo mức độ sử dụng; theo mục đích phục vụ quản lý; theo góc độ tổ chức; theo mạng thông tin…

1.2.1.3 Khái niệm về công nghệ thông tin

Có rất nhiều cách diễn đạt khác nhau về CNTT, theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia (địa chỉ trên mạng Internet:

http://vi.wikipedia.org/wiki/Công_nghệ_thông_tin) thì CNTT là công nghệ ứng dụng cho việc xử lý thông tin

Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 của Chính phủ xác định “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng, trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [14, tr.1]

Luật CNTT đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa 11, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22-6-2006 xác định: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số" [16, tr 1]

Nội dung trong Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 của Chính phủ và Luật CNTT đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa 11, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22-6-2006, cơ bản trùng nhau

Như vậy, CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin Theo cách nhìn đó, CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KT-XH, văn hoá, quốc phòng, an ninh, đối ngoại Đây có thể được coi là một định nghĩa hoàn chỉnh về CNTT vì nó đã bao quát được toàn bộ nội dung, vai trò và ý nghĩa của CNTT đối với các lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Thuật ngữ CNTT trong luận văn được sử dụng theo cách hiểu này

Cấu trúc của ngành CNTT gồm bốn thành phần cơ bản là: Ứng dụng CNTT;

cơ sở hạ tầng CNTT; nguồn nhân lực CNTT; công nghiệp CNTT Bốn thành phần này có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau và tạo nên sức mạnh CNTT của mỗi quốc gia và được thúc đẩy, phát triển bởi ba chủ thể quan trọng là chính phủ, doanh nghiệp và người sử dụng Chính phủ đóng vai trò tạo môi trường pháp lý, thể chế, chính sách, tổ chức, quản lý, điều phối, đào tạo, hợp tác quốc tế, thúc đẩy và hỗ trợ cho CNTT phát triển Các doanh nghiệp về CNTT tham gia đầu tư, cung cấp sản

phẩm, dịch vụ, phát triển thị trường và cùng tham gia với Chính phủ trong các hoạt động đào tạo, phổ biến kiến thức, kỹ thuật, công nghệ, xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển CNTT Người sử dụng, là các tổ chức, cá nhân, với tư cách là những đơn vị, cá nhân sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT Người sử dụng gián tiếp đầu tư vào CNTT thông qua thị trường và cùng với các doanh nghiệp CNTT thiết kế, cải tiến các sản phẩm và dịch vụ CNTT, tham gia cùng với Chính phủ trong các hoạt động xây dựng và thực hiện các chính sách phát triển CNTT Ba chủ thể này luôn gắn bó, phối hợp chặt chẽ với nhau, có quan hệ hữu cơ trong một môi trường phát triển thống nhất bao gồm: hệ thống pháp lý, chính sách về CNTT, môi trường đầu tư cho CNTT và thị trường CNTT

1.2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những người, bộ phận, tổ chức, làm nhiệm vụ khai thác, tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tạo thành hệ thống thông tin

Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển hiện đại, CNTT ngày càng tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của CNTT đã được khẳng định, chúng ta có thể hiểu "Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người

và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra" [15, tr.152]

Hệ thống thông tin có 3 thành phần cơ bản, gồm:

- Nguồn lực con người: Bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin Đây là lực lượng chủ yếu trong sử dụng và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin

- Công nghệ thông tin: Bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để

xử lý thông tin CNTT là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị, hiệu quả của hệ thống thông tin

- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là các thông tin sơ cấp, thông tin ban đầu của một tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thông tin có giá trị gia tăng (Value added information) Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô” của một

hệ thống thông tin Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: Văn bản, hình ảnh, âm thanh

1.2.1.5 Hoạt động của hệ thống thông tin

Hoạt động của hệ thống thông tin chủ yếu xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu,

có thể chia thành các nhóm chính như sau:

- Nhập dữ liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ một cá nhân, tổ chức, hoặc từ môi trường bên ngoài vào để xử lý trong một hệ thống thông tin

- Xử lý thông tin: Là quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng

- Xuất dữ liệu: Là sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những tổ chức hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không phải chỉ được xử lý để sử dụng ngay,

mà còn có thể được lưu giữ để tiến hành phân tích, xây dựng các kế hoạch mới, hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống trong tương lai Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo, và các cơ sở

dữ liệu

- Thông tin phản hồi: Thông tin phản hồi là những dữ liệu thu được về từ những thông tin đã xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện

1.2.1.6 Các loại hình của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

- Hệ xử lý dữ liệu (hệ thống thông tin tác nghiệp): Là hệ thống có nhiệm vụ xử

lý các dữ liệu đầu vào thành thông tin Đặc tính của hệ xử lý dữ liệu đó là thời gian thực (realtime), được xử lý định kỳ theo luồng nhóm, các giao dịch sau đó được tổng hợp và xử lý định kỳ, được xây dựng trên cơ sở các hệ thống chức năng và các

hệ thống hỗ trợ khác, được gọi là hệ thống thông tin ứng dụng Điển hình là hệ thống xử lý số liệu thống kê, hệ thống kế toán, hệ thống thuế điện tử, hải quan điện tử…

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Là hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý, gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong quản lý và ra quyết định, bao gồm: Hệ thống quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý công dân, đăng ký kinh danh, quản lý đất…

- Hệ trợ giúp quyết định: Là hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ thống này cho phép nhà phân tích ra quyết định lựa chọn phương án làm tăng hiệu quả và giúp tối ưu hóa các quyết định quản lý mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu, như: Hệ thống thông tin khoa học công nghệ, thông tin kinh tế-xã hội…

- Hệ chuyên gia: Là hệ thống thông tin hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn

đề và ra quyết định một cách thông minh Hệ thống này cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người nghiên cứu để giúp họ phát triển kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày đặt ra trong thực tiễn

1.2.1.7 Hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính

Hệ thống thông tin hành chính được xây dựng nhằm mục đích tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin có giá trị và chất lượng phù hợp với nhu cầu của người sử dụng, phục vụ một cách hữu hiệu nhất cho hoạt động quản lý của tổ chức

"Hệ thống thông tin hành chính là hệ thống sử dụng nguồn lực về con người

và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là yếu tố đầu vào và xử lý các nguồn

dữ liệu đó thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra hỗ trợ cho hoạt động quản lý trong môi trường hành chính" [15, tr.156]

Xét về hình thức, hệ thống thông tin hành chính có thể coi như một hệ thống lớn mà trong đó bao gồm rất nhiều các phân hệ nhỏ khác nhau theo từng nhiệm vụ lớn, nhỏ của cơ quan hành chính Các phân hệ này từng bước đã được ứng dụng CNTT để tự động hoá hoặc bán tự động hoá Theo đó, đầu ra của quá trình xử lý tự động hoá này sẽ là đầu vào của quá trình xử lý tự động hoá khác

Về mặt nội dung, tổ chức hệ thống thông tin hành chính là quá trình phối hợp giữa con người với các máy móc, công nghệ hiện đại và các phần mềm chuyên

liệu đầu vào cho các hệ thống nhỏ hơn xử lý theo các nhiệm vụ khác nhau của đơn

vị để rồi sau đó kết nối các thông tin đã được xử lý để tạo thành một thông tin, hay quyết định đầu ra phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của cơ quan

1.2.2 Các đặc điểm của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có các đặc điểm sau:

- Tính tổ chức: Trong hệ thống thông tin thường có nhiều phần tử, giữa các phần tử trong hệ thống có các mối quan hệ nhất định; quan hệ có hai loại:

+ Quan hệ ổn định: Là quan hệ tồn tại lâu dài, song không có nghĩa là bất biến Mặc dù có thể có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối Ví dụ: Số nhân viên trong một tổ chức là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói chung

là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể

+ Quan hệ không ổn định: Là những quan hệ tồn tại tức thời Ví dụ: Các chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v

- Tính biến động: Cũng như bất kỳ một hệ thống nào, hệ thống thông tin cũng

có tính biến động, tức là có sự tiến triển (tăng, giảm) và hoạt động bên trong của hệ thống đó

+ Tiến triển: Là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống Ví dụ: Hệ thống máy vi tính của một đơn vị được trang bị có khi nhiều, có khi ít v.v

+ Hoạt động: Là sự tương tác, ràng buộc với nhau giữa các phần tử (bộ phận) của hệ thống Các hoạt động quan hệ tương tác này được duy trì nhằm đạt đến một mục tiêu đã định

- Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau Ví dụ các yếu tố kinh tế xã hội không thuộc hệ thống thông tin nhưng có thể tác động (tích cực hoặc tiêu cực) vào hệ thống thông tin và có thể bị tác động (tích cực hoặc tiêu cực) bởi hệ thống thông tin

- Hệ thống phải có tính điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần tử của hệ thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích (tính hướng đích) của hệ thống

1.2.3 Vai trò của hệ thống thông tin trong các đơn vị hành chính

1.2.3.1 Vai trò của thông tin

Thông tin là yếu tố cần thiết để đảm bảo sự tác động của các chủ thể quản lý đến các khách thể, thông qua các hành động, nhằm đạt mục tiêu Thông tin là một nguồn lực quan trọng của tổ chức Nếu một đơn vị (ví dụ doanh nghiệp) không có thông tin về các lĩnh vực cần thiết (như về thị trường, về giá cả, về nhà nước…) thì đơn vị đó không thể tồn tại và phát triển

Thông tin không phải là vật chất, song trong những trường hợp cụ thể nhất định, nó có sức mạnh lớn hơn rất nhiều so với vật chất Một thông tin về sản phẩm mới có thể giúp cho doanh nghiệp xây dựng hoặc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời, phù hợp, đem lại cho doanh nghiệp khối lượng lợi nhuận lớn hơn rất nhiều

so với nếu không có thông tin đó

Giá trị của thông tin không thể lượng hóa như hàng hóa, nó chỉ được xác định

và kết tinh khi nhà quản lý biết khai thác nó và gắn liền với năng lực của người sử dụng

Trong quản lý, thông tin được sử dụng vào nhiều mục đích như: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu; lập kế hoạch; tổ chức và quản lý các nguồn lực; lựa chọn, đánh giá, đề bạt cán bộ; lãnh đạo, hướng dẫn; kiểm tra, ra các quyết định quản lý điều hành hoạt động

Trong hoạt động kiểm soát, thông tin cần thiết cho việc kiểm soát các yếu tố đầu vào Trong quá trình hoạt động của tổ chức, thông tin là cơ sở cho việc điều chỉnh các phương án hoạt động nhằm đảm bảo cho mục tiêu được thực hiện Khi kết thúc một công việc, để triển khai cho công việc tiếp theo, thông tin là cơ sở cho việc rút kinh nghiệm của thành công và không thành công của hoạt động, từ đó đề

ra phương hướng, mục tiêu hoạt động tốt hơn

1.2.3.2 Vai trò của hệ thống thông tin

Trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính, hệ thống thông tin có vai trò nhiệm vụ khai thác, sử dụng giá trị của thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành đơn vị hành chính

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong tổ chức là bổ trợ cho việc ra quyết định

và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng quản lý Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân

sự với nguồn lực con người đã có và huy động các nguồn lực khác (nếu cần thiết) nhằm đạt được mục tiêu đặt ra, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức

1.2.4 Hệ thống thông tin và việc ứng dụng CNTT

1.2.4.1 Chức năng của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có các chức năng sau:

- Chức năng nhập dữ liệu: Người sử dụng nhập dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi để tạo cơ sở dữ liệu và xử lý

- Chức năng xử lý dữ liệu: Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử

lý bằng hàng loạt các thao tác như tính toán, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến đổi thành những thông tin hữu dụng

- Chức năng cung cấp thông tin: Mục đích của hệ thống thông tin là cung cấp các sản phẩm thông tin có chất lượng đến người sử dụng phù hợp với yêu cầu đặt ra Các sản phẩm này có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy

- Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Các dữ liệu và thông tin đã được xử

lý sẽ được giữ lại theo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặc các cơ sở dữ liệu để sử dụng sau này

- Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo

ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống

1.2.4.2 Chức năng của hệ thống thông tin trong đơn vị hành chính

Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị hành chính, để đảm bảo phù hợp với nhiệm vụ, hệ thống thông tin phải đảm nhận các chức năng cụ thể như sau:

- Quản lý các chủ thể tham gia hệ thống: Các chủ thể được hiểu là những người tham gia vào việc sử dụng hệ thống thông tin Việc quản lý các chủ thể tham gia hệ thống thông tin là cần thiết Điều này nhằm tạo nên tính ổn định, tính trật tự

và xác định trách nhiệm của các chủ thể khi tham gia vào hệ thống thông tin

- Quản lý văn bản đi - đến và các văn bản nội bộ: Trong thực tiễn các cơ quan hiện nay, việc ứng dụng tin học để quản lý văn bản đã trở nên phổ biến Tuy nhiên, xem xét và triển khai ứng dụng CNTT để quản lý văn bản dưới góc độ hệ thống thông tin thì hiện nay mới chỉ có một số ít các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp lớn có điều kiện đầu tư và triển khai thực hiện

Chức năng quản lý văn bản đi - đến và văn bản nội bộ của hệ thống thực chất

là quản lý thông tin của các loại văn bản

- Kiểm soát tiến độ và kết quả xử lý công việc: Công việc được giao cho một

cá nhân hoặc tập thể nào đó trong cơ quan thông qua hệ thống thông tin này, tại máy tính của cá nhân hoặc tập thể đó sẽ hiển thị thông báo rằng có công việc cần giải quyết Người giao việc có thể xem và biết được công việc đó đã được thực hiện hay chưa, hoặc đang thực hiện, hoặc đã thực hiện xong thông qua bảng chỉ thị màu

đã được xác định Qua đó người lãnh đạo có thể nhắc nhở, đôn đốc nhân viên của mình thực hiện công việc được giao Việc này cũng mang ý nghĩa tích cực đối với người thực hiện, tránh được tình trạng chây lười hoặc quên công việc

- Kiểm soát công việc có liên quan tới các đối tác bên ngoài và theo dõi hồi báo CNTT cung cấp giải pháp cho vấn đề này qua việc tự động tập hợp toàn bộ văn bản đi và văn bản đến có liên quan tới công việc Người sử dụng chỉ cần mở tên công việc hoặc vấn đề quan tâm sẽ biết được tiến độ thực hiện đến đâu thông qua các văn bản được tập hợp trong đó

- Các chức năng hỗ trợ khác: CNTT còn có thể hỗ trợ lịch công tác, tra tìm số điện thoại, nhắn tin giữa các máy trạm của hệ thống, tích hợp với Internet và Intranet

Như vậy, với tất cả các chức năng của hệ thống thông tin hành chính đã trình bày ở trên, chúng ta nhận thấy vai trò của CNTT là rất quan trọng và không thể phủ nhận Vì vậy, để xây dựng được một hệ thống thông tin hành chính hoạt động có hiệu quả thì việc thiết kế và xây dựng các mạng LAN hoặc WAN phải như một yếu

tố thông thường của mỗi một cơ quan hành chính Việc ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ cho hoạt động hành chính có thể nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp các trang thiết bị làm việc mới khoa học và tiến hành tập trung hoá một số dịch vụ hành chính, đào tạo các nhân viên theo hướng chuyên môn hoá và phát triển các quy trình làm việc có hiệu quả hơn

1.2.4.3 Sự cần thiết phải phát triển và ứng dụng CNTT

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành đơn vị hành chính có ý nghĩa hết sức to lớn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Nó làm thay đổi phương thức hoạt động quản lý điều hành đơn vị hành chính từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu Ứng dụng CNTT vào các quá trình thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai thác

xử lý thông tin và sử dụng thông tin sẽ hết sức nhanh chóng và tiện lợi

Với một khối lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu… thì việc ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý điều hành đơn vị hành chính là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin Công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu ra

Mạng toàn cầu INTERNET còn cho phép truy cập đến bất cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay vì trước đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng

Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại

Ứng dụng CNTT giúp cho hệ thống thông tin tác nghiệp, hệ thống thông tin quản lý, hệ hỗ trợ điều hành hoạt động tốt hơn, góp phần tăng năng suất, hiệu quả công việc; xây dựng một chính phủ minh bạch, trung thực; cung cấp các dịch vụ tốt cho người dân và doanh nghiệp; thiết lập các quan hệ đối tác đối với doanh nghiệp

và người dân để nhằm đạt mục tiêu xây dựng một xã hội dân chủ, lấy con người làm yếu tố trung tâm

Sự phát triển nhanh chóng của CNTT trên thế giới giúp chúng ta có điều kiện tiếp thu và áp dụng ngay những thành tựu mới của công nghệ này Chính vì thế chủ trương xây dựng một hệ thống thông tin hành chính toàn diện dựa vào các ứng dụng của CNTT nhằm từng bước đưa công tác hành chính vào chuẩn hóa, hiện đại hóa, đáp ứng đầy đủ và kịp thời các yêu cầu của hoạt động quản lý đã được Nhà nước và các doanh nghiệp rất quan tâm, ưu tiên (về mặt tài chính, cơ sở vật chất, ) thực hiện Nhiều cơ quan nhà nước như Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam đang dẫn đầu về ứng dụng CNTT, phục vụ hoạt động hành chính Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

1.3 Những nội dung chính của ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành 1.3.1 Các lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành

Nội dung ứng dụng CNTT nói chung, theo Chỉ thị số 58-CT/BCT, là “Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng CNTT để phát triển” [9, tr.2]

Tuy nhiên, việc quản lý điều hành đơn vị hành chính thực chất là việc nắm thông tin để duy trì và ra quyết định tổ chức chỉ đạo các hoạt động nhằm mang lại hiệu quả cao Hoạt động quản lý điều hành là hoạt động có tổ chức, có điều chỉnh, mang tính sáng tạo và mang tính quyền lực cao; người quản lý phải nắm được thông tin, xử lý thông tin, ra được các quyết định đúng đắn Vì thế ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính là ứng dụng vào các khâu nắm thông tin, xử lý thông tin, ra quyết định quản lý và kiểm tra, giám sát, rút kinh nghiệm để làm tốt hơn

Cụ thể, việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành đơn vị hành chính tập trung vào các lĩnh vực sau:

- Ứng dụng trong công việc thu thập, xử lý thông tin: Khi ứng dụng CNTT thì các hình thức thu thập tư liệu qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay trước kia, nay có thể được dùng bằng máy tính và qua mạng (chia xẻ, khai thác qua mạng nội bộ, internet ) Sử dụng thư điện tử cho phép nhanh gấp nhiều lần so với cách làm thông thường Thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu thập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng Ứng dụng CNTT trong thu thập xử lý thông tin giúp cho hoạt động này được tiến hành nhanh chóng, khối lượng nhiều, tiện lợi, chất lượng tốt hơn, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn

- Ứng dụng trong công tác soạn thảo văn bản: So với việc soạn thảo văn bản thủ công trên giấy thì việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính có nhiều ưu điểm, tiện lợi, có thể sửa chữa, xóa bỏ dễ dàng các câu, đoạn sai hoặc thừa; có thể đổi, đảo mệnh đề, ý câu; tìm kiếm, sao chép, sử dụng các đoạn văn có sẵn; sử dụng nhiều tiện ích cấu hình, đồ họa… Các phần mềm cho phép trình bày các văn bản được chính xác theo thể thức và sử dụng rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêu cầu cụ thể

của công việc Việc ứng dụng các phần mềm về soạn thảo văn bản đã góp phần nâng cao chất lượng, tính chính xác và thẩm mĩ của văn bản, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý điều hành đơn vị hành chính

- Ứng dụng trong công tác lưu trữ: Trước đây, các hồ sơ được lưu trữ trong các cặp và tủ tài liệu, rất dễ hư hỏng, mục nát, thất thoát, lại mất nhiều thời gian tìm kiếm Khi ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ, các thông tin được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tin luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin và dễ dàng trong việc tìm kiếm, sử dụng

- Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch, tham mưu: Với chức năng, nhiệm vụ của mình, nhà lãnh đạo phải xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động của đơn

vị và phải dựa trên những thông tin thu thập được, qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp, để đưa ra những phương án thực hiện thích hợp Việc ứng dụng CNTT trong công tác lập kế hoạch, tham mưu sẽ dễ dàng cho phép xem xét và lựa chọn một phương án tối ưu để thực hiện Như vậy không những tiết kiệm thời gian mà còn có thể tham khảo được nhiều phương án, giúp cho việc ra quyết định chỉ đạo đúng đắn hơn Điều này hết sức quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị

- Ứng dụng trong công tác quản lý điều hành trực tiếp Với việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành đơn vị hành chính sẽ giúp cho việc quản lý điều hành khoa học bài bản hơn, giảm thiểu bớt những động tác thủ công như trước đây, tiết kiệm thời gian công sức, đỡ phải tổ chức những cuộc hội họp hay gặp mặt không cần thiết mà vẫn tiến hành quản lý điều hành trực tiếp được

- Ứng dụng trong công tác kiểm tra, giám sát: Việc kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho lãnh đạo nắm được thực trạng tình hình, kịp thời có những quyết định khắc phục những sai sót và rút ra được những bài học kinh nghiệm Kết quả của công việc có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kiểm tra, giám sát có chặt chẽ hay không Ứng dụng CNTT trong công tác kiểm tra, giám sát cho phép công việc được tiến hành dễ dàng, thường xuyên, tiện lợi và hiệu quả hơn

1.3.2 Mục tiêu của ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính

1.3.2.1 Mục tiêu cấp chính phủ

Trong giai đoạn hiện nay, khoa học kỹ thuật, đặc biệt là CNTT trên thế giới đã

và đang phát triển mạnh mẽ, thâm nhập vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Việc ứng dụng CNTT để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội ở nước ta đang được đặt ra một cách cấp thiết Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song việc ứng dụng CNTT ở nước ta vẫn còn nhiều hạn chế trên các lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, nguồn nhân lực CNTT, cơ chế chính sách, sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo, mức độ ứng dụng CNTT Thực tế đó đòi hỏi phải tiếp tục có những biện pháp mạnh mẽ hơn, triệt để hơn

Về phương hướng, trong Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị khóa VIII đã chủ trương: “Các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị -

xã hội đi đầu trong việc triển khai, ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động theo phương châm đảm bảo tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài

Tin học hoá hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các

cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả

Các cấp uỷ, tổ chức đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ lợi ích công cộng của nhân dân, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước Sớm hoàn thiện, thường xuyên nâng cấp và sử dụng có hiệu quả mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ” [9, tr.2]

Văn bản cũng chỉ rõ:

1 Ứng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển KT-XH, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước

2 Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng CNTT để phát triển

3 Mạng thông tin quốc gia là kết cấu hạ tầng KT-XH quan trọng, phải tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ứng dụng và phát triển CNTT, đảm bảo được tốc

độ và chất lượng cao, giá cước rẻ

4 Phát triển nguồn nhân lực cho CNTT là yếu tố then chốt có ý nghĩa quyết định đối với việc ứng dụng và phát triển CNTT

5 Phát triển công nghiệp CNTT thành một ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt là phát triển công nghiệp phần mềm

Về mục tiêu, trong chương trình xây dựng chính phủ điện tử, Chính phủ đề ra một số mục tiêu cơ bản sau:

- Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, tạo nền tảng cho sự phát triển: trong đó chú trọng phát triển và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật bảo đảm cho các hoạt động ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng an toàn, hiệu quả

- Ứng dụng rộng rãi CNTT trong hoạt động nội bộ của các cơ quan nhà nước, hướng tới nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong cơ quan nhà nước

- Cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, trên diện rộng cho người dân và doanh nghiệp, làm cho hoạt động của cơ quan nhà nước minh bạch hơn, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn [5, tr.154]

1.3.2.2 Mục tiêu ứng dụng CNTT trong đơn vị hành chính

Mỗi đơn vị hành chính là một đơn vị nhỏ hơn về cả quy mô, địa lý, điều kiện nhân lực, cơ sở vật chất…so với toàn quốc Dù ở quy mô nhỏ hơn, nhưng vẫn đặt ra những yêu cầu nắm bắt, xử lý thông tin để ra quyết định quản lý điều hành, nên mục tiêu của ứng dụng CNTT ở mỗi đơn vị hành chính là:

- Nâng cao năng lực quản lý điều hành của đơn vị, hướng tới xây dựng các cơ quan điện tử Xây dựng, hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và quản lý, bao gồm: hệ thống thư điện tử,

hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành, số hóa nguồn thông tin chưa ở

dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng Tăng cường sử dụng văn bản điện tử

- Phát triển và cung cấp thông tin trực tuyến phục vụ cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước: thông tin công khai về tuyển dụng, chế độ lương, hưu, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật

- Phục vụ người dân và doanh nghiệp: Bảo đảm trên 50% số cổng thông tin điện tử cung cấp dịch vụ cổng trực tuyến mức độ 1, 2 cho người dân, doanh nghiệp Đẩy mạnh triển khai cung cấp các dịch vụ trực tuyến mức độ 3 trên cổng thông tin điện tử

- Xây dựng nền tảng phục vụ chính phủ điện tử (cấp đơn vị hành chính): Phát triển và từng bước hoàn thiện hạ tầng truyền thông, xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dùng chung, triển khai các tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia về CNTT áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước; hoàn thiện môi trường pháp lý bằng cách triển khai, ban hành các quy định về sử dụng các chương trình ứng dụng, hệ thống thông tin, cập nhật thông tin trên môi trường mạng; các định mức kinh tế, kỹ thuật

về CNTT

- Phát triển nguồn nhân lực CNTT: Phát triển đội ngũ giám đốc CNTT; bồi dưỡng kiến thức CNTT cho cán bộ công chức trong cơ quan nhà nước Nghiên cứu xây dựng chế độ ưu đãi đối với cán bộ công chức chuyên trách về CNTT Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về quản lý dự án CNTT

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành

Xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành, ta thấy có các yếu tố sau:

1.3.3.1 Các yếu tố thuộc hạ tầng công nghệ

Các yếu tố thuộc hạ tầng công nghệ gồm: Hạ tầng kỹ thuật CNTT và hạ tầng viễn thông

- Hạ tầng kỹ thuật CNTT: Được thể hiện ra ở các yếu tố như cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ ứng dụng CNTT, tỷ lệ máy tính trên tổng số cán bộ công nhân

viên chức; giải pháp an ninh, an toàn thông tin được triển khai đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật

- Hạ tầng viễn thông: Là các loại mạng được đầu tư sử dụng, như mạng LAN, mạng Internet… Đây là điều kiện đảm bảo và cũng là yếu tố quan trọng để kết nối, góp phần đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT, phục vụ nhiệm vụ đổi mới hoạt động hành chính

1.3.2.2 Các yếu tố thuộc về công tác tổ chức, con người

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong đơn vị hành chính liên quan đến công tác tổ chức, con người, gồm:

- Công tác lãnh đạo, chỉ đạo và nhận thức: Đây là yếu tố để tạo môi trường pháp lý cho việc triển khai ứng dụng CNTT, xác định chiến lược phát triển, nâng cao vai trò và hiệu quả quản lý, điều hành

- Công tác tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ lãnh đạo CNTT, bố trí cán bộ chuyên trách về CNTT Yếu tố này được thực hiện tốt sẽ xây dựng được đội ngũ cán bộ CNTT và những người sử dụng máy có khả năng trình độ để đáp ứng công việc đề ra Nếu không được thực hiện tốt sẽ không đảm đương được nhiệm vụ

- Công tác cải cách hành chính: Ứng dụng CNTT không có nghĩa là đưa CNTT vào để tự động hóa quy trình công tác đã có sẵn, nhất là các quy trình không hiệu quả, mà phải dựa trên các yêu cầu khi cải cách hành chính, các định hướng về ứng dụng CNTT và truyền thông Đồng thời phải tính toán kỹ lưỡng quy trình công tác và vận hành theo cách truyền thống trước khi đưa vào trực tuyến, đáp ứng nhu cầu thực tế của địa phương và định hướng phục vụ công dân

Ngoài ra còn các yếu tố như tình hình môi trường, cơ chế, chính sách, cũng ảnh hưởng đến việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính

1.4 Đánh giá công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính

Căn cứ vào mục tiêu ứng dụng CNTT và các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng

thể về các chuẩn mực (tiêu chí, tiêu chuẩn, chỉ tiêu…), do Nhà nước hoặc các cơ quan chức năng ban hành, công tác đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT thực hiện các nội dung sau:

- Thu thập, tổng hợp và phân tích các thông tin, số liệu, các minh chứng cần có theo các tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định đề ra

- Tổ chức khảo sát thu thập các ý kiến tự đánh giá của cơ quan, đơn vị

- Tổng hợp thông tin đánh giá theo các tiêu chuẩn kiểm định và các dữ liệu bằng chứng thu được

1.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá

Để đánh giá về công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành ở mỗi đơn

vị, thông thường căn cứ vào các yếu tố như: Mức độ quan tâm của lãnh đạo; hạ tầng

kỹ thuật, hạ tầng nhân lực và mức độ hiệu quả ứng dụng CNTT Trong mỗi nội dung đánh giá lại có thể có các yếu tố cụ thể như sau:

- Chỉ tiêu mức độ quan tâm của lãnh đạo

Chỉ tiêu này gồm những nội dung về sự quan tâm, nhìn nhận, tạo điều kiện của các cấp lãnh đạo; thể hiện qua các văn bản, quyết định, các việc làm cụ thể… (xem Bảng 1.1)

Bảng 1.1 Các nội dung chỉ tiêu đánh giá về mức độ quan tâm của lãnh đạo

1 Có Ban chỉ đạo triển khai phát triển và ứng dụng CNTT

2 Có phòng hoặc trung tâm chuyên trách về CNTT của Cơ

quan

3 Chiến lược, quy hoạch ứng dụng và phát triển CNTT của cơ

quan (đã được phê duyệt, ban hành hoặc công bố)

4 Cơ chế, chính sách riêng khuyến khích ứng dụng và phát

triển CNTT (của đơn vị hành chính)

5 Chính sách phát triển nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát

triển CNTT (chính sách thu hút, đào tạo đã được ban hành)

6 Chính sách bảo đảm an toàn, an ninh thông tin điện tử nội

bộ

7 Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cơ quan

8 Chính sách riêng khuyến khích ứng dụng phần mềm nguồn

mở

9 Tỷ lệ cán bộ lãnh đạo ứng dụng CNTT trong quản lý điều

hành

%

- Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật

Chỉ tiêu đánh giá này gồm những nội dung liên quan đến cơ sở vật chất như hạ tầng công nghệ, trang bị máy tính, các loại mạng được sử dụng (xem Bảng 1.2)

Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật

1 Tỷ lệ số máy tính/tổng số CBCNV

(bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn)

%

2 Mạng LAN được bảo vệ hệ thống tường lửa, hệ thống phát

hiện và phòng chống truy cập trái phép

3 Tỷ lệ máy tính được trang bị phần mềm diệt virus có bản

quyền

%

4 Mạng LAN đã có hệ thống an toàn dữ liệu (tủ/băng

đĩa/SAN/NAS)

5 Tổng số máy tính kết nối mạng cục bộ (LAN)/tổng số máy

tính của cơ quan

9 Có đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật 2 năm gần đây

- Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực

Chỉ tiêu này đánh giá các nội dung liên quan đến lực lượng cán bộ chuyên trách CNTT và những người sử dụng máy tính; gồm số lượng, chất lượng, trình độ, tình hình đào tạo, sử dụng…(Xem Bảng 1.3)

Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực

1 Tỷ lệ CBCV đã được đào tạo ngắn hạn về CNTT (Chứng

Tỷ lệ cán bộ chuyên trách được đào tạo nâng cao về CNTT

(MCSA, CCNA, CCNP, Network Sucurity, Quản trị mạng

6 Tỷ lệ CBCV được hướng dẫn sử dụng (OpenOffice, Mozilla

ThunderBird, Mozilla FireFox và Unikey)

%

7 Tỷ lệ CBCV sử dụng các phần mềm nguồn mở nói trên

trong công việc

%

9 Chi cho đào tạo CNTT 2 năm gần đây

- Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng CNTT

Chỉ tiêu này đánh giá các nội dung liên quan đến chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong cơ quan, đơn vị, như chất lượng khai thác sử dụng máy, sử dụng mạng, hoạt động chỉ đạo, điều hành (xem Bảng 1.4)

Bảng 1.4 Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng CNTT

Ghi chú

3 Tỷ lệ CBCV thường xuyên sử dụng thư điện tử trong công

việc

%

4 Cơ quan đã triển khai Website/trang thông tin điện tử

5 Cơ quan đã triển khai ứng dụng quản lý điều hành trên môi

trường mạng (quản lý văn bản, đơn thư )

6 Tỷ lệ CBCV thường xuyên tham gia Website/trang thông tin

điện tử hoặc quản lý điều hành trên môi trường mạng

%

7

Tỷ lệ thông tin chỉ đạo điều hành của Cơ quan được đưa lên

cổng/trang thông tin điện tử hoặc ứng dụng quản lý điều

hành trên môi trường mạng

%

10 Chi cho ứng dụng CNTT 2 năm gần đây

1.4.2 Các phương pháp đánh giá

Để đánh giá tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành đơn vị hành chính khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, Luận văn sử dụng các phương pháp đánh giá cơ bản như:

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích và tổng hợp thực ra là 2 mặt khác nhau nhưng lại luôn được sử dụng gắn liền với nhau Phân tích được sử dụng khi cần thiết phải mổ xẻ, chia nhỏ để nghiên cứu, xem xét, làm rõ các mặt, các chi tiết của vấn đề, sự vật Tổng hợp là trên cơ sở kết quả của phân tích sẽ khái quát lại, để