Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng

1. Lý do chọn đề tài Toàn cầu hóa đã và đang tạo nên xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó mang lại cơ hội phát triển, nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức, trong đó có thách thức về giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa của các dân tộc. Văn hóa dân tộc được thể hiện qua nhiều môi trường văn hóa khác nhau, như môi trường văn hóa dân cư, môi trường văn hóa học đường, môi trường văn hóa công sở..... Văn hóa dân tộc chỉ được bảo tồn, gìn giữ và phát triển khi mà mỗi cá nhân, mỗi cơ quan, tổ chức có ý thức và bảo vệ, xây dựng môi trường văn hóa nơi họ sinh sống và làm việc. Chính vì vậy mà văn hóa công sở đang ngày càng được các cơ quan, tổ chức quan tâm. Hiện nay, qua việc đi thực tập thực tế và tiến hành khảo sát Em nhận thấy, một số cơ quan chưa nhận thức được vai trò của Văn phòng, chưa đưa ra được những giải pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của Văn phòng nói chung cũng như trong vấn đề xây dựng văn hóa công sở nói riêng. Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, và đồng thời sẽ là những cán bộ Văn phòng trẻ trong tương lai. Em có những mối quan tâm đặc biệt đối với vấn đề Quản trị Văn phòng và vấn đề xây dựng bản sắc văn hóa công sở như: Làm thế nào để có thể hòa nhập được nhanh chóng vào môi trường văn hóa cơ quan khi mới ra trường; những yêu cầu về mặt kỹ năng nghiệp vụ, những phẩm chất cần có của một cán bộ Văn phòng để có thể hoàn thành tốt công việc; làm thế nào để có thể xây dựng được hình ảnh cán bộ Văn phòng chuyên nghiệp... Với mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân, đồng thời đóng góp một phần nhỏ trong việc nâng cao nhận thức của các cơ quan nói chung cũng như các cán bộ Văn phòng nói riêng trong việc xây dựng văn hóa công sở, chúng tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm hướng đề tài nghiên cứu khóa luận. Kết quả nghiên cứu được thể hiện qua đề tài với tên gọi: “Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở ở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng” 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài này được em thực hiện với 3 mục đích chính là: Khảo sát để nhận diện thực trạng văn hóa công sở, hoạt động của Văn phòng, cơ chế quản lý của các cơ quan để đưa ra những kiến nghị giúp cho việc xây dựng văn hóa công sở Xác định rõ vai trò của Văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất xây dựng quy chế văn hóa công sở ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng và các cán bộ, công chức, đội ngũ nhân viên văn phòng về trách nhiệm của bản thân trong việc xây dựng bản sắc văn hóa cơ quan, giữ gìn và phát huy hình ảnh cơ quan trong thời đại hội nhập 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em xác định rõ đối tượng nghiên cứu chính là nhận thức và hành vi cụ thể của các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Văn phòng trong việc thực hiện và xây dựng văn hóa công sở. Nói cách khác là chúng tôi nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng bản sắc văn hóa công sở. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về mặt không gian, em tiến hành khảo sát ở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng mà em đã có dịp thực tập thực tế trong một khoảng thời gian dài để có thể đưa ra được những nhìn nhận khách quan hơn.

LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Toàn cầu hóa tạo nên xu hội nhập quốc tế ngày sâu rộng lĩnh vực đời sống xã hội Nó mang lại hội phát triển, chứa đựng nhiều thách thức, có thách thức giữ gìn phát huy sắc văn hóa dân tộc Văn hóa dân tộc thể qua nhiều mơi trường văn hóa khác nhau, mơi trường văn hóa dân cư, mơi trường văn hóa học đường, mơi trường văn hóa cơng sở Văn hóa dân tộc bảo tồn, gìn giữ phát triển mà cá nhân, quan, tổ chức có ý thức bảo vệ, xây dựng mơi trường văn hóa nơi họ sinh sống làm việc Chính mà văn hóa cơng sở ngày quan, tổ chức quan tâm Hiện nay, qua việc thực tập thực tế tiến hành khảo sát Em nhận thấy, số quan chưa nhận thức vai trò Văn phòng, chưa đưa giải pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu hoạt động Văn phòng nói chung vấn đề xây dựng văn hóa cơng sở nói riêng Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, đồng thời cán Văn phòng trẻ tương lai Em có mối quan tâm đặc biệt vấn đề Quản trị Văn phòng vấn đề xây dựng sắc văn hóa cơng sở như: Làm để hòa nhập nhanh chóng vào mơi trường văn hóa quan trường; yêu cầu mặt kỹ nghiệp vụ, phẩm chất cần có cán Văn phòng để hồn thành tốt cơng việc; làm để xây dựng hình ảnh cán Văn phòng chuyên nghiệp Với mong muốn nâng cao hiểu biết thân, đồng thời đóng góp phần nhỏ việc nâng cao nhận thức quan nói chung cán Văn phòng nói riêng việc xây dựng văn hóa cơng sở, chúng tơi Page định lựa chọn vấn đề làm hướng đề tài nghiên cứu khóa luận Kết nghiên cứu thể qua đề tài với tên gọi: “Nghiên cứu vai trò Văn phòng xây dựng văn hóa cơng sở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng” Mục đích nghiên cứu Đề tài em thực với mục đích là: - Khảo sát để nhận diện thực trạng văn hóa cơng sở, hoạt động Văn phòng, chế quản lý quan để đưa kiến nghị giúp cho việc xây dựng văn hóa cơng sở - Xác định rõ vai trò Văn phòng việc tham mưu, đề xuất xây dựng quy chế văn hóa cơng sở quan, tổ chức, doanh nghiệp - Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan, lãnh đạo Văn phòng cán bộ, cơng chức, đội ngũ nhân viên văn phòng trách nhiệm thân việc xây dựng sắc văn hóa quan, giữ gìn phát huy hình ảnh quan thời đại hội nhập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em xác định rõ đối tượng nghiên cứu nhận thức hành vi cụ thể lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Văn phòng việc thực xây dựng văn hóa cơng sở Nói cách khác chúng tơi nghiên cứu vai trò Văn phòng việc xây dựng sắc văn hóa cơng sở - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi mặt không gian, em tiến hành khảo sát Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng mà em có dịp thực tập thực tế khoảng thời gian dài để đưa nhìn nhận khách quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Page Vai trò, chức nhiệm vụ Văn phòng, xây dựng văn hóa cơng sở khơng phải vấn đề mới, quan tâm nghiên cứu từ nhiều năm nay, đặc biệt xu hội nhập Các sách như: “Văn hóa đạo đức giao tiếp ứng xử xã hội” Của PGS.TS Nguyễn Văn Lê, NSB Văn hóa-xã hội, năm 2005; “Phong cách sống đại: Trong gia đình, cộng đồng, công sở” Trương Mỹ Ly, NXB Văn hóa - thơng tin, năm 2006 Phương pháp nghiên cứu Em thực đề tài dựa sở giới quan phương pháp luận chủ nghĩa Mác-LêNin tư tưởng Hồ Chí Minh Các quan điểm Đảng Nhà nước xây dựng văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà sắc dân tộc Với quan điểm đó, em vận dụng phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp sưu tầm, phân tích tài liệu: Đây phương pháp phổ biến mà em sử dụng suốt trình nghiên cứu Các tài liệu em nghiên cứu bao gồm sách, báo, tạp chí, viết, nói, nghiên cứu vấn đề liên quan đề Văn phòng, văn hóa cơng sở Sau sưu tầm tài liệu em tiến hành đọc nội dung, vấn đề có liên quan đến đề tài mà em triển khai nghiên cứu, từ bắt đầu hình thành nên đề cương vấn đề trọng tâm để tránh trùng lặp tạo điểm cho đề tài nghiên cứu -Phương pháp quan sát, khảo sát, ghi chép thực tế: Đối với phương pháp này, em có điều kiện thực tập thực tế mộ thời gian dài nên em có khảo sát, quan sát, ghi nhận qua đề tài nghiên cứu sâu báo cáo thực tập -Phương pháp phát phiếu điều tra, sử dụng bảng hỏi Đầu tiên, em xác định đối tượng khảo sát cán bộ, công nhân viên chức làm cơng tác Văn Page phòng số quan, tổ chức Với số lượng người khảo sát dự tính 50100 người Sau đó, em tiến hành xây dựng phiếu điều tra dựa nội dung cần khảo sát, đánh giá Trước tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến, em phát thử 10 phiếu cho cán bộ, nhân viên Văn phòng nhằm kiểm tra tính phù hợp bảng hỏi Những số liệu, nhận xét đánh giá em báo cáo hoàn toàn khách quan, trung thực dựa khảo sát thực tế Cấu trúc đề tài Khóa luận tơt nghiệp em ngồi lời nói đầu phần kết luận nội dung triển khai sau: Chương I: Lý luận chung văn hóa cơng sở Chương II: Đánh giá thực trạng vai trò Văn phòng việc xây dựng văn hóa cơng sở Ngân hàng Cơng Thương Quận Hai Bà Trưng Chương III: Kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò Văn phòng xây dựng văn hóa cơng sở PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HĨA CƠNG SỞ 1.1 Khái niệm, thành tố cấu thành văn hóa cơng sở, vai trò việc xây dựng văn hóa cơng sở tổ chức 1.2.1 Khái niệm 1.2.1.1 Khái niệm Văn hóa Page Văn hóa bao gồm tất sản phẩm người, vậy, văn hóa bao gồm hai khía cạnh: khía cạnh phi vật chất xã hội ngôn ngữ, tư tưởng, giá trị khía cạnh vật chất nhà cửa, quần áo, phương tiện, v.v tạo phát triển quan hệ qua lại người xã hội Văn hóa tái tạo, truyền từ hệ sang hệ khác, thể trình độ phát triển người xã hội thông qua giá trị vật chất tinh thần mà người tạo Trong nghiên cứu này, em hiểu văn hóa sau: “Văn hố tồn hoạt động sáng tạo giá trị nhân dân nước, dân tộc mặt sản xuất vật chất tinh thần nghiệp dựng nước giữ nước Văn hoá tất làm cho dân tộc khác với dân tộc khác, từ sản phẩm tinh vi đại tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống lao động….” Định nghĩa vừa làm rõ đối tượng, phạm vi đặc điểm văn hóa cách toàn diện khái quát Dựa vào định nghĩa này, Đảng Nhà nước ta phát động phong trào “toàn dân xây dựng đời sống văn hóa mới” bao gồm văn hóa cộng đồng dân cư văn hóa cơng sở quan, tổ chức, doanh nghiệp 1.2.1.2 Khái niệm công sở Trong báo cáo em hiểu “Cơng sở nơi làm việc, nơi quan, ban ngành, đơn vị hành chính, nghiệp, cơng ty, xí nghiệp… đứng chân Nói rộng ra, cơng sở nơi quan có chứng pháp nhân, mà cơng nhân viên chức đến để thực nghĩa vụ tổ chức.” Chính mà cơng sở ln có quy chế, quy định riêng nhằm để người tuân thủ, thực hiện, tạo nên thống cơng việc, ý chí hành động 1.2.1.3 Khái niệm văn hóa cơng sở Page Từ khái niệm văn hóa, khái niệm cơng sở em đưa cách hiểu Văn hóa cơng sở sau: “Văn hóa cơng sở hệ thống giá trị niềm tin, mong đợi thành viên tổ chức, tác động qua lại với tổ chức tạo nên chuẩn mực hành động mà người tuân theo làm việc nhằm mục đích hồn thành cơng việc nhiệm vụ giao với hiệu cao” (từ điển wikipedia) Quan niệm văn hố cơng sở dựa vào tính đặc thù cơng sở tập hợp có tổ chức dựa quan hệ thứ bậc: cấp - cấp dưới; thành viên - thành viên; thành viên - nhân dân Đây mối quan hệ ràng buộc ba nhóm yếu tố: quyền lực - phục tùng; nhu cầu - phục vụ hiệu lực - hiệu Các thành viên cơng sở gắn bó với chi phối cấu tổ chức, công việc, lợi ích, tình cảm mang tính nhân văn, nhân ái, nhân sâu xa (phục tùng, tôn trọng, tự nguyện làm việc, trách nhiệm, vô tư không vụ lợi, phục vụ cộng đồng v.v ) Xét ý nghĩa trụ sở cơng, nơi có đầy đủ điều kiện, phương tiện để thực thi cơng vụ sản phẩm vật chất cơng trình kiến trúc, thiết kế nhà cửa, phòng làm việc, trang trí nội thất, ánh sáng, màu sắc phù hợp, từ cách thức lễ tân, giao tiếp, tiếp khách, đến cách trang phục, ăn mặc cán công chức, tất thể màu sắc văn hoá đặc thù quốc gia, địa phương nói chung quan, cơng sở nói riêng 1.2.2 Các thành tố cấu thành Văn hóa cơng sở - Các yếu tố hữu hình: Trong nhóm yếu tố tảng văn hóa cơng sở, người ta dễ dàng nhận yếu tố hữu hình văn hóa như: kiến trúc trụ sở, văn phòng, biển hiệu, tên gọi, hiệu, trang phục cán nhân viên, ngơn ngữ sử dụng… Đây hình thức thể bên ngồi văn hóa Page - Chất lượng ban lãnh đạo nhân viên: Văn hóa cơng sở xây dựng đa số cá nhân tổ chức Cho nên, chất lượng ban lãnh đạo công sở nhân viên chủ chốt đóng vai trò quan trọng việc định hướng quản lý hoạt động nói chung văn hóa quan nói riêng Nếu lãnh đạo quan đơn vị người thiếu phẩm chất nhà lãnh đạo thiếu hiểu biết, thiếu đạo đức, thiếu kỹ năng, có hành vi ứng xử thiếu văn hóa… tổ chức khó xây dựng văn hóa tiên tiến Đa số nhân viên có cảm nhận khơng muốn làm việc cho tổ chức kiểu này, khách hàng có văn hóa khơng muốn làm ăn với ông chủ dạng Nhưng ngược lại, đội ngũ lãnh đạo đa số nhân viên lại có nhiều phẩm chất tốt đẹp, đa số sống làm việc theo pháp luật, theo nội quy chuẩn mực văn hóa dân tộc văn hóa tổ chức đáng giá tốt tin tưởng hợp tác từ nhiều phía - Các quy ước chưa thành văn: Do quan niệm đạo đức tồn xã hội có mâu thuẫn mà có nhiều điều khó lý giải sai Vì vậy, gia đình, xã hội hay quan, tổ chức có quy ước khơng thành văn nhiều cơng việc như: Thăm hỏi thủ trưởng anh em dịp lễ tết; tặng quà tặng tiền; không đồng tình với tình u cơng sở; người trẻ tuổi pha trà cho phòng vào buổi sáng; uống trà nói chuyện với giải lao… Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở biểu những vấn đề cụ thể sau: - Nhận thức lãnh đạo, cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng việc xây dựng sắc văn hóa cơng sở - Phương pháp quản lý điều hành Lãnh đạo văn phòng nhằm xây dựng sắc văn hóa cơng sở Page - Trang phục, giao tiếp, ứng xử cán bộ, cơng chức Văn phòng quan - Cảnh quan, mơi trường làm việc, trí cơng sở Văn phòng 1.2.3 Vai trò việc xây dựng văn hóa cơng sở tổ chức Văn hóa gắn liền với phát triển, chìa khóa phát triển tiến xã hội Văn hóa cơng sở, giúp phát huy hết lực cán bộ, cơng chức, khuyến khích họ hăng say với cơng việc từ nhanh chóng đạt mục tiêu công sở, xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh khơng ngừng hồn thiện cơng sở giúp cơng sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu cao  Đối với khối quan nhà nước: Xây dựng văn hóa cơng sở tiến bộ, văn minh, đại góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo tình đồn kết chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa cơng sở tốt đẹp tạo niềm tin cán công chức với quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng sở, tính tự giác cán cơng chức công việc đưa công sở phát triển vượt lên so với công sở khác  Đối với khối doanh nghiệp: Có thể khẳng định văn hố cơng sở doanh nghiệp tài sản vơ hình doanh nghiệp Để phát triển nguồn tài sản nhằm đem lại nguồn “lợi nhuận”, nguồn “lãi” vơ hình, doanh nghiệp cần có sách, chiến lược đắn, rõ ràng vấn đề xây dựng văn hóa doanh nghiệp Tiểu kết: Văn hóa cơng sở yếu tố quan trọng tổ chức Con người tác động đến việc hình thành văn hóa cơng sở đồng thời văn hóa cơng sở với giá trị bền vững tác động trở lại việc hoàn thiện Page nhân cách, phẩm chất, lực cá nhân tồn Vì vậy, quan, tổ chức cần phải có giải pháp để nâng cao văn hóa cơng sở tổ chức để đem lại hiệu cao cho hoạt động cơng sở quan Page Chương ĐÁNH GIÁ THỨC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG QUẬN HAI BÀ TRƯNG 2.1 Khái quát Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng Trước năm 1988, Ngân hàng Công Thương Việt Nam chưa tách khỏi Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam Ngân hàng Cơng Thương Hai Bà Trưng hai chi nhánh chưa hợp trực thuộc NHNN thành phố Hà Nội, hai chi nhánh mang tên là: Chi nhánh Ngân hàng Nhà Nước cấp quận Chi nhánh Ngân Hàng kinh tế cấp quận nằm địa bàn quận Hai Bà Trưng Đến năm 1988 NHCT Việt Nam tách từ NHNN Việt Nam Ngân hàng Nhà Nước thành phố Hà Nội đổi tên Ngân hàng Công Thương thành phố Hà Nội trực thuộc Ngân hàng Cơng Thương Việt Nam, hai chi nhánh chuyển thành Ngân hàng Công Thương khu vực Ngân hàng Công Thương khu vực Ngày 26/3/1988 nghị định số: 53/HĐBT tổ chức máy Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam chuyển sang chế quản lý cấp ban hành Thực theo nghị định này, ngày 1/4/1993, định số: 93/NHCT – TCCB tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam tiến hành tổ chức xếp lại máy NHCT địa bàn thành phố Hà Nội theo mô hình quản lý hai cấp Ngân hàng Cơng Thương Việt Nam Khi định thức có hiệu lực Ngân hàng Cơng Thương thành phố Hà Nội thức bị xóa bỏ, hai chi nhánh Ngân hàng Cơng Thương khu vực Ngân hàng Công 33 Thương khu vực Hai Bà Trưng chi nhánh trực thuộc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, phép tổ chức hạch toán kinh tế hoạt động Ngân hàng Công Thương cấp tỉnh, thành phố Ngày 1/9/1993, theo định tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam, tiến hành sát nhập NHCT khu vực NHCT khu vực Hai Bà Trưng thành chi nhánh Page 10 khiến cho họ có cách nhìn nhận khác người đó, tổ chức Khi hỏi việc anh/ chị có nói tục, chửi thề làm việc chúng tơi nhận 60% câu trả lời có, thỉnh thoảng, 20% câu trả lời thường xuyên 20% câu trả lời khơng nói tục kể mơi trường cơng sở hay ngồi sống Với vị trí nhân viên Văn phòng, mặt tổ chức, đại diện cho tổ chức hoạt động tiếp khách giao dịch với bên ngoài, nên họ phải có ý thức giữ gìn danh tiếng cho tổ chức - Giao tiếp điện thọai nơi cơng sở: Theo khảo sát chúng tơi đến gần 85% người sử dụng điện thoại “quên màn" chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn mà thường câu hỏi thiếu chủ ngữ "ai đấy", "có việc gì", "gặp ai" “Alơ” thật to, nói oang oang làm người nghe xung quanh khó chịu Đã đến lúc người phải có ý thức rèn luyện kỹ giao tiếp điện thoại Qua khảo sát, việc sử dụng điện thoại việc giải công việc diễn phổ biến Phỏng vấn mong muốn khách hàng nói chuyện qua điện thoại nhận câu trả lời giao tiếp qua điện thoại, họ muốn nhân viên Văn phòng nói riêng nhân viên tồn quan nói chung nên bắt đầu với câu: "Alơ, phòng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ạ?"; gọi xác nhận gọi đơn vị người khách mà cần giao tiếp khơng, ví dụ như:”Xin lỗi, có phải (tên dơn vị người cần gặp) khơng?”; bị người khác gọi gọi nhầm phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tơi bị nhầm, cám ơn….” Hay “Xin lỗi, anh (chị) gọi nhầm” Khi nói chuyện điện thọai, quan chúng tơi đến khảo sát, phận Văn phòng có nhiều người qua lại nên cần điều chỉnh âm vực giọng nói vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng đến công việc người Page 27 xung quanh Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ như: "Xin cám ơn Chúc ông (bà) khỏe Hẹn gặp lại!" hay “ chào(ông, bà, cô, chú) ” gác máy nhẹ nhàng (tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm khơng vừa lòng họ, người bên đầu dây người lớn tuổi lãnh đạo mà vô lễ không lịch sự) Một lời tạm biệt tử tế tạo hội giao tiếp tốt cho công việc Page 28 Chương KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ Cơ sở cho giải pháp nâng cao vai trò Văn phòng xây dựng văn hóa công sở Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng 3.1.1 Cơ sở lý luận Lý luận luôn phải trước mở đường cho hoạt động thực tiễn Một xây dựng sở lý luận vững vai trò Văn phòng việc xây dựng sắc văn hóa cơng sở mặt tư duy, cách nhìn nhận nhân viên Văn phòng vấn đề có chuyển biến thay đổi cách tích cực Muốn đưa giải pháp tối ưu hữu hiệu cho việc xây dựng văn hóa cơng sở cần phải hiểu rõ chất nội hàm văn hóa cơng sở, hiểu vai trò, vị trí chức nhiệm vụ chung Văn phòng Về mặt lý luận, Văn hóa cơng sở có chức định hình ý thức tổ chức, kỷ luật, sáng tạo, quảng bá hình ảnh, định hình triết lý, giá trị, biểu tượng chuẩn mực văn hoá cơng sở Văn hố cơng sở hình thành dựa sở phát huy cao giá trị tự do, dân chủ, công tổ chức chế định thành quy tắc thành văn bất thành văn, nghi thức phi nghi thức, hữu hình vơ hình Nó phản ánh tín hiệu thơng tin ý thức tự giác, tự nguyện, tự tôn thành viên bên tổ chức cảm nhận, thừa nhận, tơn trọng thành viên bên ngồi tổ chức sắc thái văn hoá Tuy nhiên, văn hóa cơng sở xây dựng cách chủ quan mang tính áp đặt từ xuống, thiếu điều kiện cần Page 29 đủ cho nó, dẫn đến định hình khn mẫu xơ cứng trói buộc người theo định chế có sẵn mà thiếu triết lý nhân sinh, biểu tượng khô khan mà thiếu "linh hồn" nó, hiệu hình thức mà khơng biến thành chuẩn mực, hành vi tự giác thành viên Điều gây ngoại ứng tiêu cực, tạo rào cản nâng cao hiệu hoạt động cho tổ chức mà kìm hãm khả sáng tạo thành viên  Như vậy, mặt lý luận, thấy, nội hàm văn hóa cơng sở bao gồm nhiều yếu tố cấu thành chủ yếu dựa yếu tố nhận thức hành động người Văn phòng có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng văn hóa cơng sở, đặc biệt đội ngũ nhân lực Văn phòng vừa chủ thể xây dựng nên văn hóa cơng sở vừa đối tượng thể để đánh giá văn hóa cơng sở quan tổ chức Vì vậy, việc xác định rõ vai trò Văn phòng đến đâu vấn đề xây dựng văn hóa cơng sở điều cần thiết từ đề biện pháp nhằm tăng cường vai trò Văn phòng việc xây dựng văn hóa cơng sở quan 3.1.2 Cơ sở pháp lý Bất hoạt động thực tiễn nào, muốn triển khai đồng bộ, muốn kiểm tra giám sát việc thực thi phải có đảm bảo mặt pháp lý vấn đề Tính pháp lý thể qua việc ban hành văn quan chức có thẩm quyền phê duyệt, có phạm vi đối tượng điểu chỉnh rõ ràng, có chế tài xử phạt nghiêm chỉnh trường hợp vi phạm Văn hóa cơng sở khơng ngoại lệ, nay, quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn điều chỉnh mối quan hệ công sở, liên quan đến văn hóa cơng sở, đạo đức cơng vụ nhân viên, cán công chức như: Page 30 Xây dựng văn hố cơng sở, ngồi việc thực tốt quy định Pháp luật, cần đặc biệt ý giá trị truyền thống, kinh ngiệm quý giá văn hoá dân tộc, nhan dân Thực tiễn cho thấy : Văn hố cơng sở bao gồm yếu tố : ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; ứng xử văn hoá; tiết kiệm (Tiết kiệm thời gian, có ý thức tiết kiệm văn phòng phẩm Tiết kiệm điện, nước… thể nét đẹp văn hố cơng sở); có phong cách làm việc; bảo vệ uy tín đơn vị 3.1.3 Cơ sở thực tiễn Việc đưa giải pháp nhằm tăng cường vai trò Văn phòng vấn đề cần thiết Nhưng, muốn làm điều cần vào tình hình thực tiễn hoạt động Văn phòng thực trạng văn hóa cơng sở quan, tổ chức Từ thực tiễn giúp nhận thấy mặt tích cực để có biện pháp phát huy, mặt hạn chế để đề biện khắc phục Qua khảo sát thực trạng,em nhận thấy Văn phòng có tác động ảnh hưởng lớn việc xây dựng văn hóa cơng sở Từ việc Văn phòng nơi tạo dựng nên văn hóa cơng sở quan qua hành vi giao tiếp ứng xử với đối tác, với khách hàng với nhân dân đến làm việc thái độ công việc với đồng nghiệp, với lãnh đạo, thủ trưởng quan thông qua hoạt động đối nội, đối ngoại việc tham mưu đề xuất cho lãnh đạo quan biện pháp nhằm nâng cao văn hóa cơng sở quan tổ chức việc trực tiếp tham chủ trì xây dựng quy chế văn hóa cơng sở để nhằm đảm bảo hiệu lưc pháp lý cho vấn đề toàn quan Thế nhưng, nhận thức tầm quan trọng vai trò Văn phòng nay, thực tế nay, hiệu hoạt động Văn phòng nhiều tổ Page 31 chức chưa cao, giải pháp quản lí văn phòng thiếu tính chun nghiệp thống Điều ảnh hưởng định tới hiệu hoạt động tổ chức Việt Nam Nguyên nhân chủ yếu hạn chế việc quán triệt tổ chức thực Quy chế công sở lãnh đạo chưa thật nghiêm túc Công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục chưa thực thường xuyên, công tác kiểm tra, giám sát cán bộ, công chức, chưa thành nề nếp Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, thiếu… Trên sở thực tiễn cơng tác Văn phòng, vai trò văn hóa cơng sở, mối quan hệ Văn phòng với cơng tác xây dựng văn hóa cơng sở chúng tơi thấy việc tăng cường vai trò Văn phòng giải pháp tối ưu để đảm bảo xây dựng tốt văn hóa cơng sở Để tăng cường phát huy hết vai trò Văn phòng chúng tơi xin kiến nghị số giải pháp sau: 3.2 Các nhóm giải pháp 3.2.1 Đối với Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng Một là: Nâng cao nhận thức cán nhân viên Nâng cao nhận thức chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vai trò, vị trí văn hóa cơng sở cho cán bộ, nhân viên việc làm quan trọng cần thiết Đây giải pháp đầu tiên, nhằm tạo hiểu biết toàn diện sâu sắc văn hóa, mơi trường văn hóa cơng sở, mục tiêu nhiệm vụ xây dựng văn hóa cơng sở cho quan, tổ chức, sở biến q trình xây dựng văn hóa cơng sở từ tự phát thành q trình tự giác, xây dựng động đắn hành động thiết thực, phù hợp với người Để nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên toàn quan cần triển khai công việc cụ thể sau: Page 32 - Cần thường xuyên có hoạt động bồi dưỡng quan điểm giá trị văn hóa cơng sở để trở thành nhận thức chung đơng đảo công nhân viên chức trở thành động lực nội khích lệ tất người phấn đấu Hình thức bồi dưỡng áp dụng cử người học, mời chuyên gia đến giảng dạy, hay tổ chức dạng hội thi tìm hiểu văn hóa cơng sở, đợt thi đua thực tốt văn hóa cơng sở Trong hoạt động nên thiết kế chương trình, nội dung đưa tiêu chí nhằm hướng đội ngũ nhân viên thực tốt hoạt động tiếp khách, tiếp dân, hoạt động vệ sinh môi trường làm việc, thi đua tiết kiệm văn phòng - biểu bên ngồi văn hóa cơng sở Đồng thời, giới thiệu phổ biến nội quy, quy định quan, đặc biệt quy chế văn hóa cơng sở Thủ tướng Chính phủ ban hành - Cần tuyên bố sứ mệnh, xây dựng giá trị niềm tin, giá trị cốt lõi tổ chức từ thống hành động nhận thức, tư tưởng quan điểm toàn quan Xem thực văn hóa cơng sở phần nhiệm vụ cải cách hành nhân viên Văn phòng cần nhận thức cơng việc phục vụ nhân dân, người nộp thuế trả lương cho Các ngành, cấp phải nghiêm túc kiểm điểm hạn chế, thiếu sót nơi công sở quan, đơn vị cách trí cơng sở, giao tiếp, ứng xử cán bộ, cơng chức… để từ rút học kinh nghiệm khắc phục hạn chế, thiếu sót - Có hoạt động thi đua, khen thưởng để bồi dưỡng tinh thần trách nhiệm công nhân viên chức để phát huy tính tích cực, tính chủ động họ Lãnh đạo nhân viên Văn phòng thường có nhận thức vấn đề văn hóa cơng sở tồn diện đầy đủ Vì phận lãnh đạo nhân viên Văn phòng tự hình thành cho “tác phong chun nghiệp” thể bạn người chuyên nghiệp Phong cách chuyên Page 33 nghiệp tạo nét đẹp văn hố cho đội ngũ nhân viên Văn phòng Từ gương cho đồng nghiệp cho cấp cho phận khác quan thấy giá trị việc thực tốt văn hóa cơng sở việc thực cơng việc ngày  Văn hố cơng sở vấn đề nhạy cảm, yếu tố nhận thức vấn đề then chốt để cán lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên toàn thể nhân dân hiểu vai trò, trách nhiệm từ nâng cao hành vi văn hố cơng sở điều kiện cần đủ để đội ngũ cán nhân viên Văn phòng thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp đại” Khi nhận thức đội ngũ nhân viên Văn phòng nâng cao tinh thần tự quản, tính tự giác cán công chức làm việc công sở ngày nâng cao, công chức,người cán xem công việc quan cơng việc gia đình có trách nhiệm cao công việc Hai là: Đổi phương pháp quản lý điều hành - Cần đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, hồn thiện chế, sách hệ thống quy định chức nhiệm vụ Văn phòng quy định văn hóa cơng sở - Lãnh đạo Văn phòng cần thực việc nâng cao trình độ, lực chuyên môn cho cán bộ, công chức Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, nhân viên Văn phòng nội dung mà tất nước muốn có văn hóa cơng sở tiên tiến, đại, phát triển phải quan tâm Đối với đội ngũ cán bộ, cơng chức nhân viên Văn phòng, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, quan, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ thực thi công vụ để nâng cao khả đảm nhiệm công việc cán bộ, công chức - Cần đưa tiêu, định mức lao động, nâng cao hiệu cơng tác tổ chức, phân cơng cơng việc, bố trí nhân phù hợp Văn phòng Page 34 - Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức, đội ngũ nhân viên Văn phòng - Đối với phận lãnh đạo, cần nghiêm túc, gương mẫu việc thực quy định chung, quan tâm gần gũi với cán công chức công việc lẫn sống, biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến cấp dưới, không hạch sách, cửa quyền, không bảo thủ Quan hệ lãnh đạo công chức quan hệ cấp với cấp phải xưng hơ cho phù hợp … Văn hóa ứng xử đồng nghiệp: Cần phải biết cách phối hợp với đồng nghiệp, có ủng hộ phối hợp cơng việc nhịp nhàng đồng nghiệp không tạo môi trường làm việc tốt mà tiến độ thực công việc rút ngắn Văn hóa ứng xử với cơng việc Ba là: Xây dựng hệ thống văn pháp lý Cần ban hành quy chế văn hóa cơng sở cụ thể với quan sở quy định chung Thủ tướng Chính phủ Nội dung quy chế phải cụ thể, rõ ràng mang tính khả thi cao, phù hợp với điều kiện thực tiễn lĩnh vực ngành nghệ hoạt động tổ chức; văn ban hành phải thơng báo, phổ biến tồn quan để tất người biết, phải có đợt tập huấn, hướng dẫn để tất thành viên hiểu thực Cần xây dựng cam kết thực phòng ban, đơn vị trực thuộc; Tổ chức đợt kiểm tra, tổng kết, đánh giá định kỳ Xây dựng tiêu chí đánh giá Mức độ áp dụng quy chế để điều hành kiểm tra công việc thật tốt hay chưa, việc áp dụng tới đâu? Các chuẩn mực đề thích đáng mức độ hồn thành cơng việc theo chuẩn mực cao hay thấp Có trường hợp đề chuẩn mực cao tổ chức khơng có đủ điều kiện để thực mức độ hồn thành cơng việc cụng không cao.Cho nên đề chuẩn mực cần ý tới điều kiện hoàn cảnh tổ Page 35 3.2.2 Đối với cán nhân viên Văn phòng Trong xu hội nhập nay, nhiệm vụ đặt phận Văn phòng quan tổ chức ngày cao Trước đòi hỏi thực tế đặt yêu cầu cấp bách đội ngũ nhân lực Văn phòng cần hồn thiện, trau dồi chun môn, kỹ nghiệp vụ cần thiết để phục vụ u cầu cơng việc KẾT LUẬN Tóm lại, qua khảo sát, nghiên cứu đánh giá vai trò Văn phòng nói chung vai trò việc xây dựng văn hóa cơng sở nói riêng Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng thấy Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động tổ chức từ đối nội, đối ngoại công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần, đặc biệt trong việc xây dựng văn hóa cơng sở phận Văn phòng thể vai trò quan trọng Có thể kết luận vai trò Văn phòng vấn đề xây dựng văn hóa cơng sở thể phương diện sau: Thứ Văn phòng có vai trò quan trọng việc nâng cao nhận thức, hiểu biết Lãnh đạo, cán nhân viên toàn quan vấn đề văn hóa cơng sở thơng qua nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp Page 36 Thứ hai Văn phòng có vai trò việc đề xuất, tư vấn cho Lãnh đạo quan việc triển khai khác biện pháp nhằm nâng cao văn hóa cơng sở quan, tổ chức như: Đề xuất việc ban hành quy chế văn hóa cơng sở cho quan, đề xuất buổi ngoại khóa, hội thảo, tọa đàm để nhằm tăng cường giao lưu trao đổi phận quan Thứ ba Văn phòng có vai trò việc kiểm tra, giám sát đánh giá việc thực văn hóa cơng sở quan, tổ chức, tham mưu tổ chức việc thực biện pháp khen thưởng kỷ luật trường hợp vi phạm nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn hóa cơng sở quan Thứ tư bên cạnh tham mưu cho việc ban hành văn có giá trị pháp lý quan vấn đề văn hóa cơng sở văn phòng nơi chịu trách nhiệm việc xây dựng soạn thảo quy chế văn hóa cơng sở phù hợp với tình hình thực tiễn quan, tổ chức Thứ năm bên cạnh vai trò vai trò quan trọng, bề Văn phòng việc xây dựng bảo vệ hình ảnh quan, uy tín thương hiệu quan thông qua hoạt động đối nội, đối ngoại quan, hoạt động tiếp khách hàng, đối tác làm việc… Như vậy, Văn hóa cơng sở có tác động biện chứng cấu trúc nhân cách người cán bộ, công nhân viên chức, “chân, thiện, mỹ mà nhân viên phấn đấu nỗ lực để đạt Đội ngũ cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng quan, tổ chức khơng nằm ngồi quy luật chung Vì vậy, đội ngũ nhân Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng cần có nhận thức quan điểm đắn để tự hoàn thiện phong cách làm việc để đảm bảo hồn thành tốt cơng việc giao đồng thời góp phần vào việc xây dựng văn hóa cơng sở vừa đậm đà sắc vừa văn minh, tiên tiến, đại cho quan, tổ chức Page 37 Page 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Vũ Thị Phụng: Giáo trình Nghiệp vụ thư kí văn phòng Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001; tái 2010 PGS.TS Vũ Thị Phụng: Trình độ chun mơn cán văn phòng quan nhà nước Tạp chí Quản lí Nhà nước, số 2, 2004 Nguyễn Thị Nguyệt Ánh: “Nghiên cứu tiêu chí xây dựng văn hóa cơng sở Văn phòng cấp Bộ”, Khóa luận tốt nghiệp sinh viên, K47 Vũ Thị Hằng: “Nghiên cứu văn hóa cơng sở Văn phòng Tổng cơng ty Điện lực Việt nam” Khóa luận tốt nghiệp sinh viên, K48 Tạ Thị Bích Vân: “Nghiên cứu trang phục công sở qua khảo sát thực tế” Khóa luận tốt nghiệp sinh viên, K48 Nguyễn Ngọc Linh: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, vai trò quyền hạn Chánh Văn phòng số quan Bộ, K45 GS TS Vũ Văn Hiên: Xây dựng đội ngũ lãnh đạo, quản lý đáp ứng u cầu nghiệp Cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007 http://www.omard.gov.vn/ http://www.sotuphaphanoi.gov.vn/ 10 http://www.ctm.com.vn/ 11 http://vi.wikipedia.org/wiki/V%C4%83n_h%C3%B3a 12 http://phapluattp.vn/20091130105415760p0c1013/vi-sao-cong- chuc-it-cuoi.htm Page 39 LỜI CẢM ƠN Lời Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Cơ TS Lê Thị Hiền tận tình bảo em suốt trình học tập trường, cô trang bị cho em kiến thức chun mơn mà có kỹ sống để từ em vận dụng vào thực tiễn tự hồn thiện thân Đông thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể anh chị, cô bác Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng tạo điều kiện cho em hoàn thành nghiên cứu Mặc dù cố gắng nhiều, song thời gian kiến thức hạn hẹp nên viết em khơng thể tránh thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, giáo tồn thể bạn để nghiên cứu em hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Page 40 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu thực hiện, thành thực từ nghiên cứu thân em qua trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực tế cơng tác văn hóa cơng sở Ngân hàng Cơng Thương quận Hai Bà Trưng Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2016 Page 41 ... đề tài nghiên cứu khóa luận Kết nghiên cứu thể qua đề tài với tên gọi: Nghiên cứu vai trò Văn phòng xây dựng văn hóa công sở Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng Mục đích nghiên cứu Đề tài... ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG VĂN HĨA CƠNG SỞ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG QUẬN HAI BÀ TRƯNG 2.1 Khái quát Ngân hàng Công Thương Quận Hai Bà Trưng Trước năm 1988, Ngân hàng Công Thương. .. giá thực trạng vai trò Văn phòng việc xây dựng văn hóa cơng sở Ngân hàng Công Thương quận Hai Bà Trưng Với vị trí hoạt động đa dạng Văn phòng gọi phòng văn , phòng vệ”, phòng ở cho lãnh đạo