Khái quát, tìm hiểu về sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân

z Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn  CHỦ ĐỀ 7: “Sắp xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân” Môn học: Kỹ tổ chức công việc TỔNG QUAN NỘI DUNG : I Cơ sở lý luận xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Khái niệm phân loại Vị trí vai trò Các yếu tố ảnh hưởng II Thực xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Cơ sở xếp Các nguyên tắc xếp Các phương pháp xếp Quy trình xếp III Ví dụ thực tế I Cơ sở lý luận xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Khái niệm, phân loại  Sắp xếp: cơng việc bố trí phần tử tập hợp theo trình tự, trật tự hợp lý nhằm mục đích giúp quản lý tìm kiếm phần tử dễ dàng nhanh chóng (theo từ điển Tiếng Việt) (VD: xếp thời gian, xếp hành lý, xếp lịch trình)  Tài liệu: vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác (theo Luật Lưu trữ 2011)  Hồ sơ: tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng (người) cụ thể có đặc điểm chung (giống tên loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành,…) hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Một số loại hồ sơ phổ biến gồm:  Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) :Là tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc điểm chung hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, cá nhân kể từ lúc bắt đầu lúc kết thúc  Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lưu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý cơng việc)  Hồ sơ trình ký: Là tập văn có liên quan với vấn đề sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn  Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…)  So sánh Giống Hồ sơ Tài liệu Đều là vật mang tin hình thành trình hoạt động Khác quan, tổ chức, cá nhân -Các tài liệu tập hợp, phân loại xếp theo trình tự, biên mục khoa học, hợp lý - Tài liệu đưa vào lập hồ sơ (mang lưu trữ) phải có giá trị pháp lý (tài liệu phải gốc, có giá trị pháp lý chính) để đảm bảo độ tin cậy hồ sơ - Các tài liệu chưa tập hợp, phân loại xếp theo trình tự, biên mục khoa học, hợp lý - Tài liệu nói chung có giá trị pháp lý khơng có (chỉ có chức cung cấp thông tin) Hồ sơ công việc cá nhân: Là tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc điểm chung hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cá nhân cụ thể kể từ lúc bắt đầu lúc kết thúc Sắp xếp hồ sơ công việc cá nhân: bố trí văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cá nhân theo trình tự, trật tự hợp lý để việc quản lý, tìm kiếm nghiên cứu tài liệu dễ dàng nhanh chóng Vai trò  Vị trí Trong cơng tác lập hồ sơ nói chung; việc xếp hồ sơ, tài liệu bước quan trọng, khơng thể thiếu q trình lập hồ sơ (kể lập hồ sơ có danh mục hồ sơ khơng có danh mục hồ sơ)  Vai trò - Giúp cá nhân xếp, quản lý văn bản, tài liệu cách đầy đủ, có hệ thống khoa học - Nâng cao chất lượng hiệu suất làm việc cá nhân (tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng cần thiết, giúp giải công việc cách kịp thời hiệu quả) - Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu phục vụ cho công việc có liên quan sau - Là tảng sở phục vụ cho công tác lưu trữ quan Các yếu tố ảnh hưởng Việc xếp hồ sơ, tài liệu cơng việc cá nhân bị ảnh hưởng số yếu tố sau: Truyền thống, tập quán làm việc thực tế quan, phận Ví dụ, số quan, họ cho việc lập xếp hồ sơ nhiệm vụ cán văn thư, lưu trữ nhiệm vụ chun viên họ khơng trọng đến việc lập, xếp hồ sơ, họ thường đẩy việc cho cán văn thư, lưu trữ không làm Nhưng số quan khác, họ nhận thức nhiệm vụ thân chắn họ thực công tác lập, xếp hồ sơ tốt Tính chất cơng việc, mức độ quan trọng việc, vấn đề mà cá nhân đảm nhận giải Ví dụ, việc, vấn đề có tính hệ trọng quan, cá nhân đảm nhận giải vấn đề bao gồm nhiều tài liệu liên quan thường lập xếp hồ sơ, quan cá nhân lập hồ sơ riêng vấn đề xếp tài liệu theo trình tự giải việc (hồ sơ thành lập doanh nghiệp; hồ sơ quyền sở hữu đất đai, nhà xưởng doanh nghiệp; hồ sơ vụ án hình sự, dân sự,…) Ngược lại việc, vấn đề khơng mang tính quan trọng tài liệu liên quan khơng nhiều (1-3 văn bản) để tránh có nhiều hồ sơ việc, vấn đề riêng, lẻ tẻ, rời rạc họ thường tập hợp tài liệu tương tự, có đặc điểm chung lập thành hồ sơ văn có tên loại, tác giả (hồ sơ: Kế hoạch, báo cáo UBND Thành phố Hà Nội năm 2018,…) Nhận thức, thói quen làm việc cá nhân Ví dụ, nhân viên, họ người có lối làm việc khoa học nhận thức nhiệm vụ vai trò lập, xếp hồ sơ chắn họ thực cơng việc tốt người khơng nhận thức vai trò lập, xếp hồ sơ có lối làm việc đối phó, hình thức, khơng khoa học Chức năng, nhiệm vụ, vị trí, chức danh mà cá nhân đảm nhận cơng việc Ngồi ra, vị trí, chức danh công việc cá nhân khác việc lập, xếp hồ sơ khác (Việc lập, xếp hồ sơ công việc cá nhân Trưởng phòng Hành khác so với cán văn thư bình thường) II Thực xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Cơ sở xếp  Dựa vào danh mục hồ sơ (nếu lập) phân định hồ sơ (nếu chưa có danh mục hồ sơ) Khi thực xếp ta phải tuân theo tiêu chí xếp cụ thể Nếu có danh mục hồ sơ việc xếp cần tuân theo danh mục có Còn chưa có danh mục hồ sơ ta cần phải phân định hồ sơ Danh mục hồ sơ kê tên hồ sơ mà quan, đơn vị lập năm có ghi thời hạn quản tên người lập Phân định hồ sơ vào nội dung đặc trưng khác văn để chia văn thành hồ sơ cụ thể phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ Khi phân định ta phải lấy đặc trưng làm chủ yếu Một số đặc trưng dùng làm là:  Đặc trưng vấn đề Hồ sơ lập, xếp theo đặc trưng phù hợp với khái niệm hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu người nghiên cứu sử dụng Vì thực tế, người ta thường nghiên cứu văn theo vấn đề, chủ đề lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng giúp việc tìm kiếm văn nhanh chóng nghiên cứu văn hoàn chỉnh Khi phân định hồ sơ theo đặc trưng văn hồ sơ phải phản ánh vấn đề, việc chúng có mối liên hệ mật thiết với Ngồi phải xác định phạm vi vấn đề hợp lý, phạm vi vấn đề rộng hay hẹp phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan hình thành văn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan quy định thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành Đối với quan nhỏ, văn phản ánh nhiệm vụ công tác lập thành hồ sơ Đối với quan lớn, phạm vi hoạt động, quyền hạn nhiều nhiệm vụ lập thành nhiều hồ sơ, hồ sơ phản ánh mộ vấn đề cụ thể Ví dụ, nhiệm vụ sản xuất nơng nghiệp khối lượng văn hình thành hoạt động UBND tỉnh UBND xã khác Vì cấp xã, khối lượng văn không nhiều nên văn phản ánh vấn đề sản xuất nơng nghiệp lập, xếp thành hồ sơ Tuy nhiên, cấp tỉnh khối lượng văn nhiều nên văn phản ánh nhiệm vụ sản xuất nông nghiệp UBND tỉnh lập, xếp thành nhiều hồ sơ, hồ sơ lại phản ánh vấn đề cụ thể như: Kế hoạch sản xuất nông nghiệp năm, kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ, đạo sản xuất nông nghiệp, hướng dẫn biện pháp phòng trừ sâu bệnh,  Đặc trưng tên loại văn Tên loại văn tên gọi cụ thể văn Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng tập hợp văn có tên gọi lập thành hồ sơ (VD: thị Thủ tướng Chính phủ Bộ; Thông báo HĐND UBND thành phố Hà Nội,…) Tên loại văn thể tính chất công dụng văn nên lập,sắp xếp hồ sơ theo đặc trưng giúp ta nhận biết mức độ quan trọng giá trị hồ sơ Tuy nhiên, khơng thể mối liên hệ văn hồ sơ khơng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm nghiên cứu nên áp dụng với văn có nội dung tổng hợp, phản ánh nhiều vấn đề  Đặc trưng tác giả Tác giả tên quan, tổ chức ban hành văn Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng tập hợp văn có tác giả thành hồ sơ ( khác nội dung, tên loại) (VD: Chỉ thị, nghị Ban thường vụ Tỉnh ủy Đồng Tháp; Chỉ thị, thông tư Bộ y tế,…) Tương tự, khơng thể mối liên hệ văn hồ sơ khơng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm nghiên cứu  Đặc trưng quan giao dịch Cơ quan giao dịch quan khác có văn trao đổi với quan q trình giải cơng việc liên quan Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng đem tất văn trao đổi quan q trình giải cơng việc lập thành hồ sơ (VD: Công văn trao đổi ĐHQGHN với Bộ Giáo dục Đào tạo vấn đề thực quy chế giảng dạy học tập) Hồ sơ lập, xếp theo đặc trưng phản ánh phối hợp giải vấn đề có liên quan quan  Đặc trưng thời gian Trong văn có loại thời gian: thời gian giới hạn vấn đề, việc mà nội dung văn đề cập (Kế hoạch thu chi ngân sách năm 2018,báo cáo tình hình giá thị trường quý I năm 2018,…) thời gian ban hành văn Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng đem tất văn có thời gian đề cập giống thời gian ban hành lập thành hồ sơ ( VD: Báo cáo sơ kết công tác tháng đầu năm 2018 Sở Tài chính; Chỉ Thị, nghị Bộ Chính trị BCH TW Đảng năm 2017, ) Trong quan, công việc thường đầu năm kết thúc vào cuối năm, sang năm có kế hoạch nên đặc trưng thời gian đặc trưng vận dụng phổ biến lập, xếp hồ sơ quan Tuy nhiên, khơng thể mối liên hệ văn hồ sơ khơng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm nghiên cứu Vì thế, thường vận dụng kết hợp với đặc trưng khác  Đặc trưng địa lý Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng đem văn tác giả khu vực văn có nội dung liên quan đến khu vực, đơn vị hành lập thành hồ sơ (VD: Báo cáo Sở Nông nghiệp PTNN tỉnh vùng Đồng sơng Cửu Long tình hình sản xuất nơng nghiệp vụ hè-thu năm 2017,….) Lập, xếp hồ sơ theo đặc trưng phản ánh tình hình mặt vấn đề có liên quan đến khu vực, lãnh thổ định, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm nghiên cứu Thường vận dụng kết hợp với đặc trưng khác Các nguyên tắc xếp  Nguyên tắc khoa học, hợp lý Việc lập, xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân vận dụng kết hợp nhiều đặc trưng việc phân định văn bản, đồng thời vận dụng kết hợp nhiều phương pháp xếp hướng đến mục đích cuối là: Giúp cá nhân xếp, quản lý văn bản, tài liệu cách hợp lý, có hệ thống khoa học; tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng cần thiết, giúp giải công việc cách kịp thời hiệu  Nguyên tắc đầy đủ, xác Khi thực xếp phải ý phân loại, thu thập đầy đủ, xác văn thành phần liên quan hồ sơ, công việc đòi hỏi nhanh nhẹn cẩn thận, tránh nhầm lẫn xảy sai sót (tài liệu vấn đề vào hồ sơ vấn đề khác)  Nguyên tắc thống nhất, chặt chẽ Nguyên tắc đòi hỏi người lập, xếp hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ văn có liên quan chặt chẽ vấn đề, đảm bảo mối liên hệ khách quan văn hồ sơ Nguyên tắc thể rõ nét ta phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, với đặc trưng khác khơng thể mối quan hệ Các phương pháp xếp Việc xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân quan thường sử dụng phương pháp sau:  Sắp xếp theo trình tự thời gian Văn có thời gian ban hành sớm xếp lên văn có thời gian ban hành muộn Thường áp dụng hồ sơ phản ánh việc, vấn đề theo trình tự thời gian hồ sơ lập theo đặc trưng tên loại văn bản, đặc trưng tác giả  Sắp xếp theo trình tự giải cơng việc Trong q trình giải cơng việc, văn hình thành trước để lên trên, văn hình thành sau xếp xuống Thường áp dụng cho hồ sơ có q trình giải liên tục như: hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị,…  Sắp xếp theo số thứ tự văn Cách xếp thường áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả Bởi văn quan ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian  Sắp xếp theo vần chữ Trong hồ sơ, có nhiều tên địa phương tên người xếp theo vần chữ A, B, C Ví dụ: tỉnh: Bắc Cạn, Bắc Giang, Ninh Bình Quyết định tặng khen Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân xếp Nguyễn Văn A, Nguyễn Thị B, Lê Văn C Cách xếp thường áp dụng để xếp tập báo cáo nhiều địa phương; tập định nhân nâng lương, khen thưởng, kỷ luật  Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả: Nếu hồ sơ có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị ) Nếu số hồ sơ có nhiều tác giả tác giả quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như: Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước huyện ) Quy trình xếp Bước 1: Thu thập văn tài liệu tạo trình thực công việc Đây bước cá nhân thu thập văn bản, tài liệu liên quan đến vấn đề, việc … hình thành trình làm việc thân Bước : Xác định tiêu chí phân định hồ sơ (hoặc vào danh mục hồ sơ có) phương pháp xếp phù hợp Bước 3: Thực phân loại tài liệu thành phần theo tiêu chí phân định phương pháp Bước 4: Chuẩn bị sở vật chất cần thiết a Chọn tủ hồ sơ - Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn phù hợp với kích thước loại hồ sơ khác Mỗi ngăn bạn dán giấy bên ngồi phân chia theo loại hồ sơ để dễ dàng quản lý tìm kiếm - Dùng tủ hồ sơ treo tường: Trong văn phòng có khơng gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo tường Loại tủ vừa tiết kiệm không gian, giá thành không đắt mà giải nhiều hồ sơ bạn cần lưu trữ mà không gian hẹp - Sử dụng mẩu giấy ghi chú: Giấy note loại giấy không phép thiếu người làm hành văn phòng Mỗi loại giấy có kích thước màu sắc khác nhau, bạn dùng cho loại hồ sơ ghi khác b Một số vật dụng khác: bìa treo, bìa cứng, nhãn dán, bút lơng,… Bước 4: Tiến hành xếp tài liệu phân loại vào nơi chứa hồ sơ Bước 5: Kiểm ra, điều chỉnh kết xếp Sau xếp xong ta phải tiến hành kiểm tra lại, đề phòng trường hợp xảy sai sót bước để sửa chữa lại Bước đặc biệt quan trọng tiến hành xếp theo danh mục hồ sơ lập danh mục hồ sơ lập trước thực nhiệm vụ công tác nên không tránh khỏi trường hợp không phù hợp với thực tế: Nếu văn có liên quan đến hồ sơ thiếu (do đưa cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân quan xem xét, nghiên cứu) phải thu đầy đủ Loại bỏ văn bị trùng lặp thông tin,… Bước sở, tiền đề để thực bước kết thúc quy trình lập hồ sơ như: Đánh số tờ, biên mục hồ sơ đưa vào lưu trữ quan III Ví dụ thực tế Hình 1,2: Tủ đựng hồ sơ UBND phường Tân Thành – TP Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên 10 Hình 3: Tên số Hồ sơ lập, xếp 11 Hình 4,5,6,7: Một số văn xếp hồ sơ 12 ... luận xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Khái niệm phân loại Vị trí vai trò Các yếu tố ảnh hưởng II Thực xếp hồ sơ, tài liệu công việc cá nhân Cơ sở xếp Các nguyên tắc xếp Các phương pháp xếp. .. chức danh mà cá nhân đảm nhận cơng việc Ngồi ra, vị trí, chức danh công việc cá nhân khác việc lập, xếp hồ sơ khác (Việc lập, xếp hồ sơ công việc cá nhân Trưởng phòng Hành khác so với cán văn thư... thuận lợi cho việc quản lý tài liệu phục vụ cho công việc có liên quan sau - Là tảng sở phục vụ cho công tác lưu trữ quan Các yếu tố ảnh hưởng Việc xếp hồ sơ, tài liệu cơng việc cá nhân bị ảnh