Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của công ty cổ phần dịch vụ hành chính văn phòng thăng long và tư vấn cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ tại công ty

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Cấu trúc đề tài 2 Chương I: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHÒNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA 3 CÔNG TY 3 PHẦN I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THĂNG LONG 3 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 3 II. Giới thiệu về Công ty 5 III. Các dịch vụ do Công ty cung cấp 5 IV. Các phương thức thực triển khai dịch vụ 6 V. Thủ tục pháp lý 6 VI. Chế độ bảo mật 6 VII. Nguồn nhân lực 7 1. Đội ngũ Cố vấn, cộng tác viên 7 2. Đội ngũ nhân viên 7 PHẦN II. NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM CỦA CÔNG TY 8 I. Một số khách hàng tiêu biểu của Công ty 8 II. Các hàng hoá do Công ty cung cấp 8 PHẦN III. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 I. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 1. Giao nhận tài liệu 10 2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 10 3. Khảo sát tài liệu 10 4. Thu thập, bổ sung tài liệu 11 5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 12 5.1. Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông 12 5.2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 13 5.3. Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 15 5.4. Lập kế hoạch chỉnh lý 16 II. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ 16 1. Phân loại tài liệu 16 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ 17 3. Biên mục phiếu tin 17 4. Hệ thống hoá hồ sơ 18 5. Biên mục hồ sơ 18 6. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu 20 7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 20 8. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp) 21 9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 21 9.1. Lập mục lục hồ sơ 21 9.2. Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 22 III. KẾT THÚC CHỈNH LÝ 22 1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý 22 2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá 22 3. Tổng kết chỉnh lý 22 PHẦN IV. QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ HOÁ TÀI LIỆU 23 1. Chuẩn bị tài liệu ĐTH: 23 2. Thực hiện ĐTH: 23 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CT.CPDVHCVPTL 25 2.1. Thực trạng công tác Văn thư 25 2.1.1. Hoạt động quản lý 25 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 26 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 30 2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ 32 2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu 32 2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 32 2.2.3. Bảo quản tài liệu 33 2.2.4. Tổ chức sử dụng tài liệu của công ty 33 2.2.5. Thực trạng công tác lưu trữ 34 CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPDVHCVPTL 35 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2 Nhược điểm 35 3.1.3 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty 36 3.2 Một số khuyến nghị đối với CT.CPDVHCVPTL 37 KẾT LUẬN 38

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo, các anh, chị và các cô trongCông ty Cổ phần dịch vụ hành chính văn phòng Thăng Long đã tận tình hướngdẫn và cung cấp đầy đủ thông tin cũng như tạo điều kiện thuận lợi để em có thểhoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần Quản lý nhà nước về công tác Vănthư – Lưu trữ Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở khoaVăn thư – Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn chúng em và đặc biệt, em xin cảm ơn

cô Ngô Thị Kiều Oanh - giảng viên bộ môn đã tận tâm hướng dẫn qua từng buổihọc trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận để chúng em có thể tiếpcận gần hơn với thực tiễn môn học Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu kỹ hơn vềcông ty nơi mình thực tập, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ

Do vậy không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp của các thầy cô để kiến thức của em trong lĩnh vựcquản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ cũng như bài tiểu luận này của

em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài tiểu luận này là do chính em thực hiện khảo sát vànghiên cứu Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong bài là hoàn toàn trung thực

do chính em tìm hiểu, không trùng với bất kỳ bài khảo sát nào

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Cấu trúc đề tài 2

Chương I: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHÒNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA 3 CÔNG TY 3

PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THĂNG LONG 3

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 3

II Giới thiệu về Công ty 5

III Các dịch vụ do Công ty cung cấp 5

IV Các phương thức thực triển khai dịch vụ 6

V Thủ tục pháp lý 6

VI Chế độ bảo mật 6

VII Nguồn nhân lực 7

1 Đội ngũ Cố vấn, cộng tác viên 7

2 Đội ngũ nhân viên 7

PHẦN II NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM CỦA CÔNG TY 8

I Một số khách hàng tiêu biểu của Công ty 8

II Các hàng hoá do Công ty cung cấp 8

PHẦN III QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10

I CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10

1 Giao nhận tài liệu 10

2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 10

3 Khảo sát tài liệu 10

4 Thu thập, bổ sung tài liệu 11

5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 12

5.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông 12

5.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 13

5.3 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 15

5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý 16

II THỰC HIỆN CHỈNH LÝ 16

1 Phân loại tài liệu 16

2 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ 17

3 Biên mục phiếu tin 17

4 Hệ thống hoá hồ sơ 18

5 Biên mục hồ sơ 18

6 Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu 20

7 Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 20

8 Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp) 21

9 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 21

9.1 Lập mục lục hồ sơ 21

9.2 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 22

III KẾT THÚC CHỈNH LÝ 22

1 Kiểm tra kết quả chỉnh lý 22

2 Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá 22

3 Tổng kết chỉnh lý 22

PHẦN IV QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ HOÁ TÀI LIỆU 23

1 Chuẩn bị tài liệu ĐTH: 23

2 Thực hiện ĐTH: 23

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA CT.CPDVHCVPTL 25

2.1 Thực trạng công tác Văn thư 25

2.1.1 Hoạt động quản lý 25

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 26

2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.1.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 30

2.2 Thực trạng công tác Lưu trữ 32

2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu 32

2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 32

2.2.3 Bảo quản tài liệu 33

2.2.4 Tổ chức sử dụng tài liệu của công ty 33

2.2.5 Thực trạng công tác lưu trữ 34

CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPDVHCVPTL 35

3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ của công ty 35

3.1.1 Ưu điểm 35

3.1.2 Nhược điểm 35

3.1.3 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty 36

3.2 Một số khuyến nghị đối với CT.CPDVHCVPTL 37

KẾT LUẬN 38

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CSDL : Cơ sở dữ liệu

CT.CPDVHCVPTL : Công ty cổ phần dịch vụ hành chính văn phòng

Thăng Long

LỜI NÓI ĐẦU

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhàm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ và nắm bắt đượcnhững khó khăn, thuận lợi cũng như những nhiệm vụ của công ty nơi mình thựctập về công tác này em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ củaCông ty cổ phần dịch vụ hành chính văn phòng Thăng Long và tư vấn cho lãnhđạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại công ty” để hoànthành bài tập môn Quản lý nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ

2.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu rõ hơn về công ty Cổ phần dịch vụ hành chính văn phòngThăng Long và công tác Văn thư – lưu trữ trong công ty

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạnchế yếu kém và tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc thực hiện công tácVăn thư – Lưu trữ

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công táccông tác văn thư lưu trữ

3 Phương pháp nghiên cứu

+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin

+ Điều tra khảo sát thực tế

Chương I:

SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHÒNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA

CÔNG TY PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THĂNG LONG

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

Nghiên cứu nhu cầu chỉnh lý Tài liệu của các cơ quan

- Thực hiện các Nghị định, Quyết định, Văn bản của Nhà nước quy định

- Xây dựng các đề án, chiến lược mục tiêu phát triển Xây dựng hệ thốngquy chế nội bộ phù hợp các quy định của nhà nước

- Thực hiện tất cả các cam kết về quyền lợi, nghĩa vụ của công ty; thựchiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng các Bộ luật lao động.Chi phí tiền lương và tiền thưởng dựa trên hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh

- Thực hiện tốt công tác tiếp thị và mở rộng thị trường, quan hệ quảng báthương hiệu để nâng cao uy tín, chất lượng cho công ty

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình dộ kĩ thuật, nghiệ vụ quản lý cho cán

bộ, công nhân viên công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiệnchiến lược phát triển có hiệu quả

- Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định

Có trách nhiệm đóng góp các nghĩa vụ theo quy định hiện hành

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơquan nhà nước có thẩm quyền ; chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thựccủa báo cáo

- Tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơquan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường,quốc phòng và an ninh quốc gia

- Thực hiện ký hợp đồng trách nhiệm vật chất và chịu trách nhiệm vậtchất theo hợp đồng đã ký

- Có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán vàtoàn bộ tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo quy định của Nhànước

- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Đảm bảo đủ việc làm vàcải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn cho người lao động, không ngừngnâng cao thunhập đờisống cho người lao động

b, Quyền hạn

Tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ cấu, bộ máy của công ty

-Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy định của Pháp lệnhhợp đồng kinh tế và phân cấp của Công ty

- Nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định các dự án

về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị Chỉđạo, hướng dẫn, kiểm tra, thực hiện các dự án được duyệt theo phân cấp củaCông ty

- Quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc, giám sát các bộ phậntrực thuộc Công ty thực hiện: Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế

- kỹ thuật, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu, quy định khác.

- Sản xuất kinh doanh, dịch vụ ngoài sản xuất kinh doanh chính: Căn cứvào các chức năng chính, nhiêm vụ được giao và năng lực của Công ty để chủđộng lựa chọn thị trường, lựa chọn sản phẩm, xây dựng và tổ chức thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh dịch vụ ngoài sản xuất chính vận tải theo các quyđịnh của công ty

- Được quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lựckhông được Pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào, trừ nhữngkhoản tự nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích

- Được quyền khước từ và kiểm tra, thanh tra không đúng quy định củaPháp luật

- Các quyền hạn khác theo quy định của Công ty

II Giới thiệu về Công ty

1 Tên Công ty: Công ty Cổ phần dịch vụ Hành chính - Văn phòng ThăngLong

2 Địa chỉ Trụ sở chính: Số 84, Gốc Đề, Đường Minh Khai, PhườngHoàng Văn Thụ, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội

3 Người đại diện: Giám đốc - Nguyễn Thị Hoa – Mobile: 0979887588

4 Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0105431405

III Các dịch vụ do Công ty cung cấp

1 Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ;

2 Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ;

3 Cung cấp phần mềm quản lý văn thư, phần mềm quản lý lưu trữ;

4 Số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu cho các Phông tài liệu lưu trữ;

5 Cung cấp vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác lưu trữ

6 Khử trùng tài liệu lưu trữ;

7 Cung cấp giá cố định, giá di động, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưutrữ

8 Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

IV Các phương thức thực triển khai dịch vụ

Công ty triển khai nhiều hình thức tùy theo tình hình thực tế của các cơquan, cụ thể như sau:

1 Hình thức trọn gói: Công ty ký hợp đồng và nhận thực hiện toàn bộ

công việc, từ khi tiếp nhận bàn giao tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến khi kếtthúc chỉnh lý tài liệu và bàn giao chỉnh lý khoa học, mục lục, phần mềm quản lýphục vụ cho việc khai thác của cơ quan, đơn vị

2 Hình thức chuyên gia, hỗ trợ, tư vấn: Công ty sẽ cử cán bộ chuyên

môn nghiệp vụ đến hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý, sắp xếptài liệu lưu trữ, kiểm tra, giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý

3 Hình thức phối hợp cùng thực hiện: Công ty sẽ cử đội ngũ cán bộ

chuyên môn đến thực hiện trực tiếp cùng với đội ngũ cán bộ được phân côngtham gia của cơ quan, đơn vị theo kế hoạch, phương án chỉnh lý đã được các bêntham gia thống nhất

V Thủ tục pháp lý

Thông qua hợp đồng chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ và hợp đồng dịch

vụ khác về lĩnh vực văn thư lưu trữ, Công ty đảm bảo đầy đủ mọi thủ tục pháp

lý của một đơn vị dịch vụ được phép hoạt động về lĩnh vực này trên phạm vitoàn quốc, có đủ chức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ có năng lực và tư cáchpháp nhân để thực hiện các dịch vụ kể trên, Công ty sẽ hoàn tất mọi thủ tục pháp

lý cần thiết, cung cấp hóa đơn tài chính phụ vụ cho công tác thanh quyết toándịch vụ cho các cơ quan, đơn vị đúng với các quy định của nhà nước

VI Chế độ bảo mật

Công ty sẽ thực hiện chế độ bảo mật tài liệu trong quá trình chỉnh lý vàsau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của nhà nước

VII Nguồn nhân lực

Công ty cổ phần dịch vụ Hành chính - Văn phòng Thăng Long là mộttrong những Công ty hàng đầu cung cấp các dịch vụ về Văn thư, Lưu trữ; Hànhchính Văn phòng…Nhân lực của Công ty ngoài đội ngũ cán bộ cơ hữu còn cóđội ngũ những Chuyên gia, Cố vấn, Cộng tác viên là những người có kiến thứcchuyên sâu, có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và kinh nghiệm thực tiễn làmcông tác Văn thư, Lưu trữ; Quản trị - Hành chính Văn phòng

1 Đội ngũ Cố vấn, cộng tác viên

Đội ngũ các Cố vấn, Cộng tác viên của Công ty là những Chuyên gia đầungành đã và đang tham gia quản lý nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ tạiCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

Đã tham gia trực tiếp trong việc xây dựng hệ thống các văn bản Quyphạm pháp luật về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ (Luật Lưu trữ , các Nghị định

số 110/ NĐ-CP; Nghị định số 111/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưutrữ Quốc gia; Thông tư số 09/TT-BNV về Kho lưu trữ chuyên dụng…) các Đề

án, Đề tài, nhiệm vụ… (Đề án Bảo hiểm tài liệu; Đề án Kho lưu trữ chuyêndụng…); tham gia tư vấn, lập Kế hoạch chỉnh lý tài liệu, xây dựng kho tàng,trang thiết bị bảo quản tài liệu cho các Bộ, Ban, ngành…các Tập đoàn, Tổngcông ty nhà nước

2 Đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên chỉnh lý chuyên nghiệp được đào tạo từ các Trường:

- Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Đại học tổng hợp (Nay làĐại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội)

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với đội ngũ nhân viên lành nghề, quy trình quản lý hiệu quả giúp giảmchi phí, tăng năng lực cạnh tranh về chất lượng dịch vụ Công ty chúng tôi camkết mang đến cho Quý cơ quan, đơn vị dịch vụ, hàng hoá với chất lượng và cạnhtranh nhất

PHẦN II NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM CỦA CÔNG TY

I Một số khách hàng tiêu biểu của Công ty

1 Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam

2 Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông (VNPT)

3 Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

4 Tổng công ty Phát triển đường cao tốc Việt Nam (VEC)

5 Tổng Công ty Khí Việt Nam (PVGas)

6 Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCCo)

7 Xí nghiệp Liên doanh Dầu khí Vietxopetro

8 Trung tâm Lưu trữ Dầu khí

9 Tổng cục và Cục thuế các tỉnh, Thành phố

10 Tổng cục Hải quan và Cục Hải Quan các tỉnh, Thành phố

11 Kho bạc Nhà nước Trung ương và Kho bạc các tỉnh, thành phố

12 UBND các tỉnh, Thành phố

Tài liệu sau khi chỉnh lý đã được đưa vào quản lý và khai thác sử dụngtốt, phục vụ thiết thực hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các cơquan, đơn vị Kết quả chỉnh lý đã được lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đánh giácao

II Các hàng hoá do Công ty cung cấp

1 Giá cố định đựng tài liệu:

Quy cách: 1000x2000x400 mm

- 05 tầng có tăng cứng chịu lực, tải trọng mỗi tầng 45kg

- Khung thép đa năng L=30x50x1.8mm

- Bulong M8x20 lắp khay vào chân kệ

- Ke góc mạ

- Được sơn tĩnh điện

2 Giá di động đựng tài liệu:

Giá di động lưu trữ tài liệu giấy khổ A4, tài liệu khổ lớn, tài liệu CD

4 Bìa hồ sơ:

- Chất liệu giấy Duplex 350

- Quy cách in: in màu, đen trắng

PHẦN III QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

I CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

1 Giao nhận tài liệu

- Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với cácphông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp

và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản

2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện,trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loạichổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau

đó đến từng tập tài liệu

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắpxếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệutrong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu

3 Khảo sát tài liệu

a) Mục đích, yêu cầu

- Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiết

về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việcbiên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm,thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiệnchỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra

- Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau:

+ Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất của tàiliệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;

+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá; số cặp, gói tài liệu và sốlượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ);

+ Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản,giấy tờ chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn

có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ); …

+ Nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơn vị hay thuộc về những mặthoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng trong hoạtđộng của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu;

+ Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị…;

Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu;

+ Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu

b) Trình tự tiến hành:

Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị,

cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu

Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu Nếu có nhiều người cùng tham

gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát theo Đề cương

biên soạn đính kèm

4 Thu thập, bổ sung tài liệu

Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông cònthiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý Phạm vi vàthành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông,của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan;

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhânđược giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác;

cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc

5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 5.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt

động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu

Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.

- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biênsoạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần

bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hìnhthành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mục đích:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thểtrong chỉnh lý như: hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trịtài liệu và phương án phân loại tài liệu;

+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cáchkhái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hìnhcủa phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tư liệu liên quan về đơn

vị và về phông tài liệu sau:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập,chia tách, sáp nhập…; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành;

+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác vănthư của đơn vị hình thành phông;

+ Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sáchthống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Các tư liệu khác có liên quan

- Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức,viên chức trong cơ quan, đơn vị

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể biên soạn

riêng hoặc gộp làm một, bao gồm 2 phần với những nội dung cụ thể theo Đềcương biên soạn đính kèm.

5.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của

phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhómnhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; đượcdùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tàiliệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất

Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các

nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông

Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm 2 phần chính: hướng dẫnphân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ

a) Phần 1 Hướng dẫn phân loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loại tài liệu và nhữnghướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệuđưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vàocác nhóm thích hợp

- Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyêntắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế củaphông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứyêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này Tuỳ thuộc từngphông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương ánphân loại tài liệu sau:

+ Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn

vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị,

bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định;

+ Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn

vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

+ Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn

vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm

vụ tương đối ổn định;

+ Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn

vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi,không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt độngtheo nhiệm kỳ;

+ Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối vớitài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưutrữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ

- Theo phương án phân loại đã lựa chọn, các nhóm lớn, nhóm vừa vànhóm nhỏ có thể như sau:

+ Theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: các đơn vị tổ chức củađơn vị hình thành phông; năm; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn của cácđơn vị tổ chức;

+ Theo phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: năm; các đơn vị tổ chứccủa đơn vị hình thành phông; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn của cácđơn vị tổ chức;

+ Theo phương án “mặt hoạt động - thời gian”: mặt hoạt động; năm; cáclĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặt hoạt động;

+ Theo phương án “thời gian - mặt hoạt động”: năm; mặt hoạt động; cáclĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặt hoạt động

b) Phần 2 Hướng dẫn lập hồ sơ

Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:

- Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theođặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch,thời gian v.v thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trongtình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ

- Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối

tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầunghiệp vụ đặt ra).

- Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quátnội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng,chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp Các yếu tố thông tin cơ bảncủa tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thờigian Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ Dưới đây làmột số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ

sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan:

- Hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ:

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về việc sắp xếpvăn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánhđược diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trongthực tế Sau đây là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

+ Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lậptheo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản

+ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi,giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc

+ Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC tên gọi tác giả,tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; củacác tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấpnhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau:

5.3 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụthể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửađổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phần chính:phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi

phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người thamgia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng

hồ sơ được thống nhất

- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu; + Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản vănkiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặc của cơ quan (nếu có);

+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vàolưu trữ lịch sử các cấp;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫnphân loại, lập hồ sơ;

+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chứctrong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn

5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện,

nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh Khi chỉnh lý các phông hoặckhối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạchchỉnh lý chi tiết, cụ thể

Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người cóthẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung,hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế

II THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1 Phân loại tài liệu

Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệuthành các nhóm theo trình tự sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ