III. KẾT THÚC CHỈNH LÝ
2. Thực hiện ĐTH:
2.1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản;
Bước 2: Trình ký văn bản;
Bước 3: Ghi số, ngày… tháng, đóng dấu văn bản đi;
Bước 4: Đăng ký văn bản đi;
Bước 5: Chuyển phát văn bản đi;
Bước 6: Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu.
Ưu điểm: Đối với văn bản đi Công ty đã làm công tác kiểm tra khá chặt chẽ và sát sao đảm bảo theo đúng quy trình từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu cho văn bản vào bao bì và chuyển đến nơi cần gửi.
Nhược điểm: Công tác lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan còn chậm, chưa được tiến hành; việc lập hồ sơ chủ yếu phục vụ công tác của cán bộ Phòng. Vẫn còn tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn chưa được lập thành hồ sơ.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản gửi đến công ty. Tất cả các văn bản đến từ bất cứ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến gồm 7 bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến;
Bước 2: Phân loại, bóc bì ;
Bước 3: Đăng ký văn bản đến;
Bước 4: Trình văn bản đến;
Bước 5: Sao văn bản đến;
Bước 6: Chuyển giao văn bản đến;
Bước 7: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Ưu điểm : Đối với văn bản đến đều được tập trung tại một đầu mối là văn thư cũng như thực hiện đúng các quy trình thống nhất.
Nhược điểm: Việc bóc bì văn bản đến dùng tay bóc hoặc xé một vài trường hợp có thể làm rách văn bản.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành:
Là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi là một đơn vị.
Là khâu cuối cùng của công tác Văn thư, mở đầu cho công tác Lưu trữ. Văn bản sau khi được giải quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành theo từng vấn đề, sự việc. Mục đích là tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sau này, tránh tình trạng hồ sơ bị mất mát.
Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để Văn thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lập thành 3 bản, trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản lưu ở tại Văn phòng của Công ty.
Nhìn chung về công tác lập hồ sơ lưu trữ của Công ty đã được chú trọng, nhân viên đã được tập huấn nghiệp vụ. Chủ yếu các văn bản được lưu ở các phòng ban trong công ty, tất cả các văn bản đi và đến đều được lưu trữ tại phòng Hành chính tổng hợp, ngoài ra còn được lưu tại các phòng ban theo chuyên môn và nghiệp vụ riêng của mình.