III. KẾT THÚC CHỈNH LÝ
2. Thực hiện ĐTH:
2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a) Văn bản quản lý của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản
- Theo quy định của Công ty thì việc soạn thảo văn bản của Công ty sẽ do từng đơn vị phòng ban soạn thảo căn cứ nhiệm vụ chức năng của từng phòng ban được Giám đốc giao soạn thảo văn bản, hoàn thiện về nội dung trình Trưởng phòng xem xét và duyệt về thể thức, sau đó văn bản mới được soạn thảo. Người soạn thảo chịu trách nhiệm ký nháy vào chữ cuối cùng của văn bản đã hoàn thiện xong về nội dung.
xuống văn thư để vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản và đóng dấu chuyển đến đúng đối tượng nhận. Bản gốc, bản thảo được lưu lại Văn thư cơ quan.
- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải đảm bảo có mục đích rõ ràng. Nghĩa là nội dung ban hành phải xoay quanh 1 vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật.
- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn hóa, phải ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp trình độ dân trí.
- Nội dung của văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
- Văn thư phải có trách nhiệm xem kỹ lại văn bản, sau đó vào ngày tháng để nhân bản và đóng dấu. Nếu không có đủ các chữ ký thì yêu cầu người lấy dấu bổ sung đầy đủ mới lấy dấu.
b) Thẩm quyền ban hành văn bản
- Công ty Cổ phần dịch vụ Hành chính văn phòng Thăng long có thẩm quyền ban hành các Quyết định cá biệt, các văn bản hành chính thông thường.
- Giám đốc là người trực tiếp ký các văn bản của cơ quan và phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà mình ký.
- Một số quyết định cá biệt như: Quyết định điều động, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động....
- Một số văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, Kế hoạch, Tờ Trình, Công văn mời, Giấy mời, Hợp đồng, Biên bản, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường....
c) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo:
Quy trình soạn thảo văn thảo văn bản của công ty gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định mục đích, nội dung và tầm quan trọng của văn bản, xác định rõ văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Tên loại của văn bản đó là gì? Sau đó căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Công ty và các đối tượng thi hành để xác định sử dụng loại văn bản nào rồi viết bản thảo.
- Công việc này được xác định ngay tại các phòng chuyên môn, chuyên viên của phòng căn cứ vào mục đích, tính chất tầm quan trọng của văn bản để quyết định việc ban hành văn bản.
Bước 2: Chọn tên loại cho văn bản
Dựa vào tính chất và mục đích của văn bản để xác định tên loại cho văn bản.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản. Thông tin thu thập bao gồm thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Người cán bộ xử lý thông tin chính xác lựa chọn những thông tin chủ yếu và loại ra những thông tin không đáng tin cậy.
Bước 4: Xây dựng đề cương
Đề cương là một dàn ý khái quát các phần các ý trong văn bản. Nội dung của đề cương được sắp xếp theo một trình tự khoa học giúp cho người soạn thảo, tránh bỏ xót ý, tránh trùng lặp, lạc mục tiêu, viết sai ý kiến lãnh đạo trong Công ty ...
Bước 5: Viết bản thảo
Sau khi thảo xong người thảo văn bản phải trình cho Trưởng phòng duyệt, xem xét nội dung văn bản đã đúng với chủ trương, phương hướng chỉ đạo không; hình thức văn bản đã đúng với những quy định của Nhà nước hay không? Tiếp theo đó người soạn thảo căn cứ vào đề cương để viết bản thảo, phải có ý thức giữ gìn bí mật nội dung văn bản khi đánh máy phải chính xác đúng với bản thảo.
Bước 6: Duyệt văn bản
- Văn bản sau khi soạn thảo xong đưa Trưởng đơn vị duyệt về mặt nội dung. Khi cần thiết có thể ký nháy vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản sau đó văn bản được trình lên Trưởng phòng Tổ chức Hành chính để duyệt về mặt thể thức và tính pháp lý.
- Trưởng phòng HC-TC sẽ ký nháy vào chữ cuối cùng của nơi nhận.
- Sau khi văn bản đã được duyệt về mặt nội dung và thể thức thì văn bản được trình lên Thủ trưởng cơ quan để ký và ban hành. Giám đốc cơ quan phải chịu trách nhiệm về nội dung mà mình ký.
Bước 7: Hoàn thiện các thủ tục để ban hành
Văn bản sau khi đã có đầy đủ chữ ký của Giám đốc cơ quan thì chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi sổ, ngày tháng năm ban hành, in ấn, đăng ký và làm các thủ tục ban hành.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản được trình bày theo Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cụ thể như sau:
1. Quốc hiệu:
Là câu biểu thị tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu của Nhà nước.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 2. Tên cơ quan, tổ chức:
Là tên Công ty ban hành văn bản được thể hiện ở phía bên trái ngang với Quốc hiệu.
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THĂNG LONG
3. Số và ký hiệu của văn bản:
Là số thứ tự và ký hiệu của văn bản và được trình bày ở phía bên trái dưới tên Công ty. Tuy nhiên đôi khi số và ký hiệu của công văn được ban hành vẫn có tên loại.
VD: Số: /QĐ- HCTC
4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: VD: Hà Nội, ngày tháng năm 2014
VD: Về việc điều động cán bộ 6. Nội dung văn bản:
Được trình bày dưới trích yếu nội dung và dưới nơi nhận văn bản đối với công văn.
7. Nơi nhận: VD: Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.
8. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
Chức vụ và họ tên được khắc ở con dấu nên đôi khi ở phần thẩm quyền ký có ghi chức vụ đôi khi không ghi chức vụ nhìn chung phần này không có sự thống nhất và không có tính khoa học nên các văn bản không có sự thống nhất.
9. Dấu của cơ quan ban hành văn bản:
Sau khi có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền thì tiến hành đóng dấu,
dấu đóng phải rõ ràng, đúng chiều, không để nhoè mực và chùm kín 1/3 chữ ký.