MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 A. MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục đích nghiên cứu 3 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Các nguồn tài liệu tham khảo 4 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 5 1.1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư 5 1.1.2. Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ 5 1.2. Cơ sở lý luận về Công tác văn thư, lưu trữ 6 1.2.1. Cơ sở lý luận về Công tác văn thư 6 1.2.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 8 1.3. Cơ sở lý luận về quản lý công tác VTLT 9 1.4. Nội dung quản lý công tác VTLT 9 1.5. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ. 11 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận 11 2.1.1.Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 11 2.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 11 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 12 2.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 12 2.2.1. Bố trí nhân sự làm công tác VTLT 13 2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.2.3. Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. 14 2.3.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. 15 2.3.5. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. 16 2.3.6. NCKH và hợp tác quốc tế về công tác VTLT 16 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIÚP LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮU TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 17 3.1. Đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 17 3.2. Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 18 C. KẾT LUẬN 20 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em thực hiện Các tài liệu thu thập được trong đề tài nghiên cứu của em là trung thực, không copy đề tài của tác giả khác.
1
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sự giúp
đỡ tận tình của ThS.Ngô Thị Kiều Oanh- giảng viên học phần Quản lý Nhà nước trong Công tác văn thư- lưu trữ Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến
cô vì trong quá trình giảng dạy đã truyền thụ cho em những kiến thức quý giá làm hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểu luận này Do hạn chế về thời gian cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luận của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá, góp ý từ các thầy, cô
để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 3
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU 1
A MỞ ĐẦU 2
1 Lý do chọn đề tài 2
2 Mục đích nghiên cứu 3
3 Nhiệm vụ nghiên cứu 3
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
5 Phương pháp nghiên cứu 3
6 Các nguồn tài liệu tham khảo 4
B NỘI DUNG 5
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5
1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 5
1.1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư 5
1.1.2 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ 5
1.2 Cơ sở lý luận về Công tác văn thư, lưu trữ 6
1.2.1 Cơ sở lý luận về Công tác văn thư 6
1.2.2 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 8
1.3 Cơ sở lý luận về quản lý công tác VTLT 9
1.4 Nội dung quản lý công tác VTLT 9
1.5 Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 9
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ 11
2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận 11 2.1.1.Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 11
2.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 11
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 12
Trang 42.2 Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ 12 2.2.1 Bố trí nhân sự làm công tác VTLT 13 2.2.2 Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2.3 Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ 14 2.3.4 Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 15 2.3.5 Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.16 2.3.6 NCKH và hợp tác quốc tế về công tác VTLT 16
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIÚP LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM
VỤ QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮU TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ 17
3.1 Đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng
HĐND-UBND quận Tây Hồ 17 3.2 Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ 18
C KẾT LUẬN 20
D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC
Trang 5BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai tròđặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cầnthiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giátrị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảoquản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều
Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản
lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bảnquản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ…
Văn thư, lưu trữ luôn là đề tài được sinh viên chuyên ngành quan tâm và là chuyên
đề được áp dụng khá nhiều đối với các bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ
và quản trị văn phòng
Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Văn phòng HĐND-UBND quận , em cóthêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý về công tác văn thư lưu trữ tại đây Vì vậy, em đã
quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu việc thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ ” làm đề tài nghiên cứu của
mình
1
Trang 7A MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh- Chủ tịchChính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ
rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tàiliệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổngkết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách
về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữcông văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầmquan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc,ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là
"Ngày Lưu trữ Việt Nam"
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan vànhững văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trịpháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản
an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các
cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữnhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điềuhành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức
Sau một số phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ tầm quan trọng của công tác vănthư, lưu trữ đối với sự “sinh tồn” của một cơ quan, tổ chức Nhưng để quản lý được tốtcông tác này cần có sự nỗ lực rất lớn từ rất nhiều yếu tố: lãnh đạo cơ quan, nội bộ cácphòng, ban, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kinh phí hoạt động, trình độ chuyên môn… cóthực hiện tốt tổng thể những yếu tố đó mới có thể đảm bảo cho quá trình giải quyết côngviệc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình được thuận lợi và đạt hiệu quả cao
Trang 8trên nhiều mặt như: kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng, văn hóa-thể thao…
Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào
đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại văn phòng HĐND-UBND Quận Tây Hồ,tôi có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý công tác văn thư lưu trữ tại đây Vì vậy, tôi
đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu việc thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ” làm đề tài nghiên cứu của
3 Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau:
Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
Khái quát về Văn phòng HĐND- UBND quận và thực trạng quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND quận
Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND quận
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Phạm vi nghiên cứu: Nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng
HĐND- UBND quận Tây Hồ
5 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp lưu trữ học: Bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện vàtổng hợp;
- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo thống
kê về công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ;
Trang 9- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụng trongsuốt quá trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và chuyên viênPhòng Nội vụ Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài cótính thực tiễn hơn Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi thu được những thông tin màkhông thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu
6 Các nguồn tài liệu tham khảo
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;
- Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ qua nhiều năm;
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của Bộ Nội vụ,các Sở ban ngành có liên quan
Kết cấu của báo cáo kết quả đề tài
Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận Phần nội dung chính của đề tài gồm 03chương:
Chương 1: Cở sở lý luận của việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ.
Chương 3: Một số đề xuất giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ
Trang 10B NỘI DUNG CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dungquan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức
- Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vịmuốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổbiến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phốihợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặcbiệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quantrực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chứcnăng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quantrọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng
- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụnhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản
lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,chính xác nhất là thông tin bằng văn bản
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gó phần giải quyết công việc của cơ quan mộtcách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật
1.1.2 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó thực hiện những bước cuối cùng đối với vănbản, tài liệu để phục vụ sử dụng, khai thác cho nhu cầu của độc giả
- Để hiểu rõ được vài trò cũng như ý nghĩa của công tác lưu trữ, trước hết chúng tacần hiểu rõ về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ - cái gọi là gắn kết một mực từ
Trang 11đầu đến cuối đối với công tác này trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào.
- Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụcho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thôngtin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ,bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đángcủa công dân
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biênsoạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động,một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xâydựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc,các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh,thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lựcđồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các côngtrình
1.2 Cơ sở lý luận về Công tác văn thư, lưu trữ
1.2.1 Cơ sở lý luận về Công tác văn thư
a Khái niệm Công tác văn thư
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tácvăn thư, tại Khoản 2 Điều 1: ‘ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, banhành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thàng trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư’
b Nội dung của công tác văn thư
Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công tác vănthư bao gồm những nội dung sau:
- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
c Yêu cầu của của Công tác văn thư
- Nhanh chóng: Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơquan,tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, Xử lýthông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản
Trang 12- Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thông tin về văn bản vì vậy công tác văn thưđòi hỏi yêu cầu chính xác:
+Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành văn bản,không được trái với Hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan ban hành
+Về mặt thể thức: văn bản phải được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước; +Về mặt kĩ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy in ấn văn bản phải chính xác tránh saisót, tránh nhầm lẫn phải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan
- Bí mật: trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giảiquyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơquan phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước
1.1.3.4.Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư găn liền với việc sửdụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa côngtác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nướcnói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao
d Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
* Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của cơ quan nói riêng Trong văn phòng, Công tác văn thư không thể thiếu và là nội dung quan trọng chiếm một phần lớn tỏng nội dung hoạt động của văn phòng
*Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bênh quan liêu giấy tờ;
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và cá nhân
- Công tác văn thư đảm đảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ
1.2.2 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
Trang 13a Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tôt chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành ( thực hiện ) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia và các tài liệu lưu trữ khác.
b Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ có 2 chức năng cơ bản là:
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia và các tài liệu lưu trữ khác;
- Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học, và các nhu cầu chính đáng của công dân
c Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học: Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật của hoạt động xã hội đước phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, phân laoji, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tính chất cơ mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động của xã hội Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, vì vậy các nguyên tắc chế độ trong công tác lưu trữ thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng , có ý thức tôt chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.