Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm tìm hiểu khái quát về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khí tượng thủy văn hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Khí tượng thủy văn quốc gia. Đề xuất giải pháp nhằm giúp Trung tâm Khí tượng thủy văn thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của ngành.
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
DƯƠNG THỊ HOÀ
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ NỘI- 2009
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
DƯƠNG THỊ HOÀ
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 603224
Người hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương
Hà Nội- 200
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 3
Chương 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM, Ý NGHĨA TÀI LIỆU TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 11
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tư liệu KTTV 11
1.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu KTTV 20
1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV 20
1.2.2 Đặc điểm tài liệu KTTV 34
1.3 Ý nghĩa của tài liệu KTTV 36
1.3.1 Tài liệu chuyên ngành KTTV phục vụ cho việc dự báo thời tiết 36
1.3.2 Tài liệu chuyên môn ngành KTTV phục vụ cho các ngành kinh tế 37
1.3.3 Ý nghĩa tài liệu KTTV trong an ninh, quốc phòng 40
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 42
2.1 Thực trạng tài liệu tại Trung tâm Tư liệu KTTV 42
2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49
2.2.1 Những văn bản quản lý, chỉ đạo về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49
2.2.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 54
2.2.3 Các công cụ tra cứu tài liệu KTTV 61
2.2.4 Số lượng, đối tượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu KTTV 61
2.2.5 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV được khai thác,sử dụng chủ yếu 69 2.3 Những kết quả đạt được trong việc khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 71
2.4 Nhận xét 74
2.4.1 Về văn bản quản lý chỉ đạo công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 74
Trang 42.4.2 Về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 78
2.4.3 Về các nghiệp vụ lưu trữ 80
2.4.4 Về những kết quả đạt được trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 81
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU KTTV 85
3.1 Nâng cao nhận thức về ý nghĩa của tài liệu KTTV 85
3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác tài liệu KTTV 87
3.3 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 90
3.4.Bảo quản an toàn tài liệu KTTV nhằm phục vụ công tác khai thác, sử dụng lâu dài 98
3.5 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ công tác tài liệu KTTV 99
3.6 Đa dạng hoá, hiện đại hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu KTTV 100
3.7 Hiện đại hoá công tác tư liệu KTT Vtạo điều kiện hiện đại hoá công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 105
KẾT LUẬN 107
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 112
PHỤ LỤC 116
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU
1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc Chính vì vậy, ngay từ xa xưa con người đã biết lưu giữ lại những tài liệu có giá trị để khai thác và sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau Đến nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng ngày càng phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình Đây là những tài liệu có ý nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ có thể phát huy được giá trị đích thực của nó đòi hỏi phải có những biện pháp tổ chức, sử dụng hợp lý Tài liệu lưu trữ ngành khÝ t-îng thuû v¨n được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia Tài liệu này có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển kinh tế của đất nước, đối với vấn đề an ninh quốc phòng cũng như cuộc sống hàng ngày của người dân Tài liệu khí tượng thuỷ văn (viết tắt là KTTV) ghi lại những mốc quan trọng của sự biến đổi thời tiết, giúp cho các cơ quan chức năng trong ngành khí tượng thuỷ văn nghiên cứu về sự biến đổi thời tiết từ
đó có thể dự báo về những hiện tượng thời tiết nguy hiểm Nhờ đó, chúng
ta có thể phòng chánh được những thiên tai bất ngờ do thời tiết gây ra như bão, lũ, lụt, hạn hán, sóng thần…Những kết quả quan trắc về mây, mưa, gió bão, thuỷ triều…còn có ý nghĩa đặc biệt đối với nhiều ngành kinh tế quốc dân như xây dựng, giao thông, thuỷ điện, nông nghiệp, y tế, môi trường…Thậm chí, ở những nước phát triển cả ngành thương mại, tài chính, bảo hiểm cũng là những ngành quan tâm đến sự thay đổi thời tiết Sự ảnh hưởng của khí hậu, thời tiết không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia hay khu vực mà nhiều khi ảnh hưởng đến cả kinh tế thế giới Ngoài ra, những thông tin trong tài liệu khÝ t-îng thuû v¨n còn phục vụ công tác
Trang 6nghiờn cứu xõy dựng chiến lược bảo vệ an ninh quốc phũng của đất nước
và phục vụ cho cuộc sống hàng ngày của nhõn dõn
Xuất phát từ ý nghĩa của tài liệu l-u trữ ngành khí t-ợng thuỷ văn, chúng ta có thể khẳng định rằng: Đây là một tài sản rất có giá trị của Đảng, Nhà n-ớc và nhân dân ta Chính vì vây, việc bảo quản thống nhất, tổ chức khai thác và sử dụng khối tài liệu này rất quan trọng và cần phải đ-ợc thực hiện một cách khoa học phục vụ cho quá trình phát triển của đất n-ớc
Hiện nay, tài liệu khí t-ợng thuỷ văn đ-ợc l-u trữ tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn, đây là l-u trữ chuyên ngành khí t-ợng thuỷ văn Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng toàn bộ tài liệu l-u trữ chuyên môn của ngành Tuy nhiên, trong thực tế công tác tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu tại Trung tâm vẫn còn nhiều hạn chế nên tài liệu l-u trữ ch-a phát huy đ-ợc hết giá trị đích thực của nó Việc nghiên cứu vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ chuyên ngành khí t-ợng thuỷ văn sẽ giúp chúng ta đ-a ra những biện pháp thiết thực để tổ chức sử dụng tốt nhất tài liệu l-u trữ của ngành
Là một giảng viên Tr-ờng Cán bộ quản lý ngành Giao thông vận tải nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp tôi hiểu sâu hơn về mặt lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ Điều này, có ý nghĩa thiết thực đối với công tác giảng dạy của chúng tôi
Với những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung tâm Khí t-ợng thuỷ văn Quốc gia- Bộ Tài nguyên và Môi tr-ờng” làm đề tài luận văn thạc sĩ
2 Mục tiêu của đề tài
Trong phạm vi luận văn, chúng tôi tìm hiểu chủ yếu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu chuyên môn thuộc ngành Khí t-ợng thuỷ văn hiện
đang đ-ợc bảo quản tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
Trang 7Thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung vào những vấn đề cơ bản sau
đây:
- Giới thiệu về thành phần, đặc điểm và giỏ trị của tài liệu KTTV
- Tìm hiểu khái quát về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khí t-ợng thuỷ văn hiện đang đ-ợc bảo quản tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
- Đề xuất giải pháp nhằm giúp Trung tâm T- liệu KTTV thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài l-u trữ của ngành
3 Phạm vi nghiên cứu
Trong l-u trữ Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn có nhiều khâu nghiệp vụ quan trọng trong đó tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là khâu nghiệp vụ cuối cùng, có khả năng quyết định đến vai trò của l-u trữ Mặt khác, trong quá trình hoạt động ngành khí t-ợng thuỷ văn hình thành nhiều loại tài liệu khác nhau nh- tài liệu hành chính, tài liệu phim ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu điện tử…nhưng trong phạm vi luận văn này chúng tôi không
đi sâu nghiên cứu tất cả các khâu nghiệp vụ liên quan đến các loại hình tài liệu đ-ợc bảo quan tại Trung tâm mà tập trung chủ yếu vào nghiêu cứu: công tác tổ chức, sử dụng tài liệu chuyên môn ngành khí t-ợng thuỷ văn tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
4 Đối t-ợng nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi tập trung nghiên cứu hai đối t-ợng chính:
- Hệ thống lý thuyết về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu l-u trữ
- Khối tài liệu l-u trữ chuyên môn ngành khí t-ợng thuỷ văn và tình hình khai thác và sử dụng tài liệu này tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
Trang 85 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác l-u trữ Chính vì lẽ đó, vấn đề này đã
đ-ợc sự quan tâm của nhiều tác giả trong và ngoài n-ớc thể hiện d-ới dạng viết sách, báo, tạp chí và các đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn cao học liên quan đến vấn đề tổ chức khai thức và sử dụng tài liệu Cụ thể nh- sau:
Tr-ớc hết vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu đã đ-ợc nghiên cứu bởi các nhà l-u trữ học của nhiều n-ớc trên thế giới và đ-ợc công bố ở một số cuốn sách như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” của nhóm tác giả G.A.Bêlốp, A.N.Lôghinôva, K.G.Michiáep, N.R.Prôkôphenkô; “Lưu trữ Pháp” của Cục Lưu trữ Cộng hoà Pháp…
ở Việt Nam, vấn đề này cũng đ-ợc nhiều tác giả nghiên cứu ở những góc độ khác nhau nh-: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Vương Đình Quyền chủ biên); Các bài viết liên quan đến vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu l-u trữ trên Tạp chí Văn th- l-u trữ Ví dụ nh-: “Tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước” trên tạp chí L-u trữ số 01 năm 1994; bài viết “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng trên tạp chí Lưu trữ số 02 năm 1994; bài viết “Mấy ý kiến về công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thuỷ lợi”-Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 3 năm 1994 của tác giả Vũ Văn Minh …
Ngoài ra, một số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của học viên, sinh viên Khoa L-u trữ học và Quản trị văn phòng
đề cập đến vấn đề này Cụ thể nh-: “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ tại Trung tâm l-u trữ Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Học viên Hà Văn Huề năm 2002); “Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên” (Khoá luận tốt nghiệp của Trần Thị
Trang 9thuỷ lợi tại Lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Nguyễn Thị Ph-ơng Huyền năm 2007); “Tổ chức và
sử dụng tư liệu tại viện lịch sử Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử” (Khoá luận tốt nghiệp của Nguyễn Thuỳ Dương năm 2008); “Hoàn thiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ tại Trung tâm l-u trữ Quốc gia I” (Khoá luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị H-ơng năm 2008); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho l-u trữ Văn phòng Quốc hội thực trạng và giải pháp” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Đặng Thị Thu Trang năm 2009);
Kết quả của hội thảo khoa học về tổ chức, sử dụng tài liệu l-u trữ như: Kỷ yếu hội nghị khoa học về “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh l-u trữ Quốc gia” ngày 14 tháng 11 năm 2004; Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế về
“Phát huy giá trị tài liệu l-u trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” H, 2008
Những công trình nghiên cứu trên chủ yếu tập trung vào các h-ớng sau
đây:
- Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
- Phân tích vai trò của tài liệu l-u trữ và tầm quan trọng của việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu thiết thực trong quản lý, nghề nghiệp của mình
- Nghiên cứu thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ tại từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ trong thực tiễn
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi có tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ bao gồm các vấn đề ph-ơng pháp luận và ph-ơng pháp tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu cùng nhiều vấn
đề khác trong các công trình nghiên cứu trên
Nhìn chung, những khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên các tạp chí đã đề cập t-ơng
Trang 10đối nhiều và khá chi tiết về vai trò của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Tuy nhiên, trong thực tế ch-a có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức sử dụng tài liệu khí t-ợng thuỷ văn Vì vậy, với đề tài này chúng tôi mong muốn đ-a ra một bức tranh toàn cảnh về thực trạng công tác khai thác và sử dụng tài liệu l-u trữ ngành khí t-ợng thuỷ văn tại Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn, qua đó đ-a ra những giải pháp cụ thể phù hợp với thực tiễn để công tác này đạt kết quả cao hơn nữa
6 Ph-ơng pháp nghiên cứu
Để giải quyết các nhiệm vụ mà để tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch
sử Với việc tìm hiểu và nghiên cứu những nguồn tài liệu có liên quan đến
đề tài của mình, chúng tôi đã sử dụng ph-ơng pháp phân tích, tổng hợp và
xử lý thông tin phục vụ cho vấn đề chúng tôi đang nghiên cứu Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi đã sử dụng ph-ơng pháp điều tra
số liệu qua các sổ sách, văn bản… để đưa ra những đánh giá, nhận xét Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng ph-ơng pháp mô tả để tái hiện lại tình hình thực tế về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại cơ quan
7 Đóng góp của luận văn
- Giới thiệu các loại tài liệu khí t-ợng thuỷ văn, làm rõ hơn gía trị và
ý nghĩa của khối tài liệu khí t-ợng thuỷ văn
- Phản ánh thực trạng tình hình tổ chức và khai thác cũng nh- hiệu quả của việc sử dụng tài liệu khí t-ợng thuỷ văn Trên cơ sở đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu này
8 Tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn t- liệu, tài liệu sau:
Trang 11- Các văn bản chỉ đạo của Nhà n-ớc, Bộ Tài nguyên và Môi tr-ờng
và Trung tâm Khí t-ợng thuỷ văn Quốc gia về công tác l-u trữ nói chung và
tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ nói riêng
- Giáo trình, tài liệu về khoa học nghiệp vụ l-u trữ
- Các khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ chuyên ngành l-u trữ có nội dung liên quan đến các khâu nghiệp vụ của khối tài liệu khoa học kỹ thuật và vấn đề tổ chức sử dụng khối tài liệu kỹ thuật
- Các bài viết trên tạp chí L-u trữ và Tạp chí Văn th- – L-u trữ về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu l-u trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng
9 Bố cục của luận văn
Ngoài Phần mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm những ch-ơng
sau:
Ch-ơng I: Thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu Trung
tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
Ch-ơng 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại
Trung tâm T- liệu khí t-ợng thuỷ văn
Ch-ơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu KTTV
Trong quỏ trỡnh thực hiện đề tài, chỳng tụi nhận được sự giỳp đỡ nhiệt tỡnh của cỏc cấp lónh đạo Trung tõm Tư liệu KTTV, cỏc bạn bố đồng nghiệp đặc biệt là sự hướng dẫn tận tỡnh của TS Nguyờn Liờn Hương Bờn cạnh đú, chỳng tụi gặp khụng ớt những khú khăn khi thực hiện đề tài này Tài liệu KTTV là loại tài liệu mang tớnh đặc thự của ngành đũi hỏi người nghiờn cứu phải cú những hiểu biết nhất định về chuyờn mụn ngành KTTV, hơn nữa nguồn tài liệu tham khảo về KTTV khụng nhiều, thủ tục xin tài liệu tại Trung tõm Tài liệu KTTV khú khăn, phức tạp Chớnh vỡ vậy, mặc