TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN

LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn nhiệt tình hướng dẫn Tơi suốt tồn q trình làm chuyên đề này, luôn nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp thầy cô môn Tôi bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2019 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ UBND Ủy ban nhân dân ISO Bộ tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Kết cấu tiểu luận PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1.Giới thiệu ISO 9000 1.1.1 Tổ chức ISO 1.1.2.Khái niệm ISO 9000 1.1.3.Lịch sử hình thành ISO 9000 1.1.4.Triết lý ISO 9000 1.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9000 1.3 Lợi ích việc áp dụng ISO 9000 .9 1.4 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 .10 1.5 Yêu cầu áp dụng ISO 9000 12 Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN 14 2.1 Giới thiệu sơ lược UBND thành phố Bắc Kạn .14 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Bắc Kạn 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn 15 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn .17 2.2.1 Giải thích thuật ngữ .18 2.2.2 Lưu đồ 20 2.2.3 Phân tích chi tiết 21 2.2.4 Các biểu mẫu .24 Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN .32 3.1 Nhận xét, đánh giá .32 3.1.1 Ưu điểm 32 3.1.2 Nhược điểm 33 3.2 Đề xuất số giải pháp .34 PHẦN KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, hầu hết tổ chức doanh nghiệp, quan nhà nước giới lựa chọn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hay dịch vụ nhà nước đặc biệt lĩnh vực quản lý hành nhà nước Nước ta nước phát triển, ln cập nhật xu hướng đại hóa đất nước, đưa đất nước lên theo đường cải cách xã hội chủ nghĩa Những năm vừa qua, cơng cải cách hành nước ta có thay đổi định Nhờ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mà máy hành tinh giản gọn nhẹ, tạo thúc đẩy đầu tư phát triển nghành kinh tế khác Vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn” đề tài tiểu luận kết thúc môn học Nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát thực tiễn tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn Phân tích tình hình ứng dụng ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9000 UBND thành phố Bắc Kạn Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tập trung nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9000 Phạm vi nghiên cứu: UBND thành phố Bắc Kạn Kết cấu tiểu luận Bài tiểu luận gồm chương: Chương 1: Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Chương 2: Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 UBND thành phố Bắc Kạn Chương 3: Giải pháp triển khai hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 UBND thành phố Bắc Kạn PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Giới thiệu ISO 9000 1.1.1 Tổ chức ISO ISO tổ chức phi phủ, đời từ năm 1947, trụ sở GEVENE Thụy Sỹ, ngơn ngữ sử dụng Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Nga Theo tiếng anh ISO, tiếng Pháp OZN Phạm vi hoạt động ISO tất lĩnh vực Với nhiệm vụ thúc đẩy phát triển vấn đề chuẩn hóa hoạt động có liên quan, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hợp tác phát triển lĩnh vực khoa học, kĩ thuật, hoạt động kinh tế khác Cơ cấu tổ chức ISO có hình thức thành viên ISO: - Tổ chức thành viên (Member Bodies) nước lớn - Thành viên thơng (Correspondent Member) nước có tổ chức đại diện - Thành viên đăng ký (Subcribes) gồm nước nhỏ chưa phát triển ISO có quan kĩ thuật ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật, nhóm cơng tác, nhóm nghiên cứu đặt biệt chuyên lập dự thảo tiêu chuẩn quốc tế gọi tắt DSI Việt Nam thành viên thứ 72, gia nhập vào năm 1977 với tư cách tổ chức thành viên quan sát (Observer Member) bầu vào ban chấp hành năm 1996 Hiện có 160 nước tham gia vào tổ chức Hơn 13000 tiêu chuẩn ISO xuất Các tiêu chuẩn ISO xem xét lại năm năm lần Có 400 000 chứng nhận 160 quốc gia 1.1.2 Khái niệm ISO 9000 ISO tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi hai lần vào năm 1994 2000 ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn cho sản phẩm ISO 9000 áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho vi mơ hoạt động 1.1.3 Lịch sử hình thành ISO 9000 Năm 1955, hiệp ước Bắc Đại Tây Dương đưa tiêu chuẩn chất lượng cho tàu APOLO Nasa, máy bay Concorde Anh-Pháp Năm 1956, Bộ quốc phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL-Q9858, thiết kế chương trình quản lý chất lượng Năm 1968, NATO chấp nhận MIL-Q9858 Năm 1969, Anh – Pháp thừa nhận lẫn tiêu chuẩn quốc phòng với hệ thống đảm bảo chất lượng người thầu phụ thuộc vào thành viên NATO Năm 1970, Bộ Quốc Phòng Liên Hợp Anh chấp nhận điều khoản AQAP-1, chương trình quản trị tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN 05-8 Năm 1972, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành BS 4891 – Hướng dẫn đảm bảo chất lượng Năm 1979, Viện Tiêu Chuẩn Anh Quốc phát triển thành BS5750, hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quản trị thương mại Năm 1987, tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa ISO chấp nhận hầu hết tiêu chuẩn BS5750 ISO 9000 xem tài liệu tương đương áp dụng tiêu chuẩn chất lượng quản trị Năm 1994, Bộ ISO công bố lần ISO 9000 khuyến cáo áp dụng nước thành viên toàn giới Năm 2000, ISO 9000 tu chỉnh nói lên lại sửa đổi lầm ban hành Tại Việt Nam, Tổng Cục Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng Việt Nam (gọi tắt STAMEQ-Driectorate Management for Standards and Quality) thuộc Bộ Khoa Học Công Nghệ đưa tiêu chuẩn ISO 9000 vào hệ thống tiêu chuẩn với kí hiệu TCVN ISO – 9000 Khơng phân biệt loại hình, quy mơ, hình thức sở hữu doanh nghiệp ISO hướng dẫn tổ chức doanh nghiệp xây dựng mô hình quản lý thích hợp văn hóa yếu tố hệ thống chất lượng theo mơ hình chọn, nhằm đưa chuẩn mực tổ chức, biện pháp, quản lý, nguồn lực cho hệ thống chất lượng sở sản xuất kinh doanh dịch vụ Nói tóm lại, khơng phải tiêu chuẩn mãn nhác liên quan tới sản phẩm hay trình sản xuất mà tiêu chuẩn quản lý chất lượng liên quan đến phương thức quản lý Ngay sau đời, tiêu chuẩn ISO 9000 quốc gia hưởng ứng mạnh mẽ Cuộc điều tra thường niên lần thứ 15 tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO cho thấy nhìn vai trò tiêu chuẩn ISO hệ thống quản lý chất lượng mơi trường q trình tồn cầu hóa Từ đời đến ISO 9000 qua nhiều lần sửa đổi, bổ dung hai lần vào năm 1994 2000, nhiên thay đổi mang tính bước ngoặt từ phiên ISO 9000:2000 với việc chuyển từ khái niệm ‘đảm bảo chất lượng” sang “quản lý chất lượng” khái niệm “sản phẩm doanh nghiệp sản xuất ra” sang “sản phẩm mà TC/DN mang đến cho khách hàng” Với thay đổi này, ISO 9000 áp dụng cho tất doanh nghiệp, tổ chức muốn nâng cao hiệu hoạt động để đáp đứng tốt nhu cầu khách hàng 1.1.4 Triết lý ISO 9000 Hệ thống chất lượng quản trị định chất lượng sản phẩm, sản phẩm tạo trình liên kết tất phận, trình biến đầu vào thành đầu đến tay người tiêu dùng, khơng có thơng số kĩ thuật bên sản xuất mà hiệu phận khác phận hành chính, nhân sự, tài Làm từ đầu chất lượng nhất, tiết kiệm Chú trọng phòng ngửa từ ban đầu đảm bảo giảm thiểu sai hỏng khơng đáng có, tiết kiệm thời gian, nhân lực có hoạt động điều chỉnh q trình hoạt động, đầu cuối trình đầu vào q trình Như nói trên, thành viên có cơng việc khác tạo thành chuỗi mắt xích liên kết với nhau, đầu người đầu vào người Làm từ đầu biện pháp phòng ngừa tốt Quản trị theo trình định dựa kiện, liệu Mỗi q trình có loại hoạt động riêng, hướng tới mục tiêu chung tổ chức 1.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9000 Gồm nguyên tắc: - Nguyên tắc 1: Định hướng khách hàng Việc quản lý chất lượng phải hướng tới thỏa mãn yêu cầu, mong đợi khách hàng Mọi tổ chức phụ thuộc vào khách hàng, chất lượng sản phẩm dịch vụ lại khách hàng thỏa mãn phải công việc trọng tâm hệ thống quản lý Muốn cần thấy hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, cần đáp ứng yêu cầu khách hàng nỗ lực vượt cao mong đợi họ - Nguyên tắc 2: Nguyên tắc lãnh đạo thống Việc quản lý chất lượng đặt lãnh đạo thống nhất, đồng mục đích, đường lối mơi trường nội tổ chức Lôi người tham gia việc đạt mục tiêu tổ chức PHẦN KẾT LUẬN Chúng ta ý thức việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với iso 9000 vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, cồng tác văn thư lưu trữ nói chung nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kêt lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý iso 9000 Đồng thời, yếu tố người vô quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nước iso 9000 tham gia tích cực họ vào việc áp dụng iso 9000 giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn iso 9000 vào công tác chiinhr lý tài liệu lưu trữ nói riêng, cơng tác văn thư lưu trữ nói chung góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9000 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm báo chất lượng hiệu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác văn thư lưu trữ quan hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg Thủ Tướng Chính Phủ ngày 05 tháng năm 2014 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước ngày 01 tháng năm 2009 việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 Kế hoạch số 139/KH-UBND UBND tỉnh Bắc Kạn ngày 09 tháng năm 2018 Duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, đơn vị thuộc hệ thống hành nhà nước tỉnh Bắc Kạn năm 2018 36 PHỤ LỤC 37 Phụ lục TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Quyết định số: .ngày .tháng năm 2009 Nhà nước ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu theo TCVN ISO 9001:2008 - Căn cứ: .……………………(1)……………………… ……… Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)…………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… - Chức vụ công tác/chức danh: ………… ……… - Ông (bà): ……………… - Chức vụ công tác/chức danh: ………… BÊN NHẬN: ………………………(3)… .……………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… - Chức vụ công tác/chức danh:… - Ông (bà): - Chức vụ công tác/chức danh: - Thống lập biên giao nhận tài liệu (4) với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp):… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có):… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (5): Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) Ghi chú: 1.Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… 2.3.Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu tr ữ Công ty…… , v.v… tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu 4.Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý 5.Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v 6.Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường h ợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu khơng có dấu riêng) Phụ lục KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông… phục vụ yêu cầu quản l, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung công việc, phân công trách nhiệm thời hạn hồn thành Stt Nội dung cơng việc Người thực Người phối hợp Thời hạn Giao nhận tài liệu Khảo sát tài liệu viết báocáo kết khảo sát Vệ sinh sơ tài liệu Các nội dung, bước công việc thời gian thực cần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ ) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Th lao động thực chỉnh lý: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: Phê duyệt (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) ……, ngày tháng năm 200… Người lập kế hoạch (Ký, họ tên) Phụ lục LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG Giai đoạn: I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ cơng tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thư) quan, tổ chức thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHÔNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu: 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp):… ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….…………………… ; - Quy mét giá: mét 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý: 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức giao nộp t ài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phơng khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…; 4.4 Tình trạng vật lý phơng khối tài liệu Cơng cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Phê duyệt ……, ngày tháng năm 200… (chức vụ, chữ kí, họ tên người có Người biên soạn thẩm quyền, đóng dấu) (Ký, họ tên) Phụ lục HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Giai đoạn: Căn (nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định gía trị tài liệu phông , Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu q trình chỉnh lý phơng thực theo hướng dẫn đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài li ệu có thời hạn bảo quản tạm thời C Nhóm tài liệu loại khỏi phông: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu không thuộc phông Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống Phê duyệt ……, ngày tháng năm 200… (chức vụ, chữ kí, họ tên người có Người biên soạn thẩm quyền, đóng dấu) (Ký, họ tên) Phụ lục HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông …… Giai đoạn: I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu: - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông …… phân loại theo phương án ………………….………………… ; cụ thể sau: I Tên nhóm lớn (nhóm bản) 1.1 Tên nhóm vừa 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 1.2 Tên nhóm vừa II Tên nhóm lớn (nhóm bản) 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3.1 Tên nhóm vừa 3.2 Tên nhóm vừa IV Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu Trong phần này, tình hình thực tế phông khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phông khối tài liệu tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ Phê duyệt ……, ngày tháng năm 200… (chức vụ, chữ kí, họ tên người có Người biên soạn thẩm quyền, đóng dấu) (Ký, họ tên) Phụ lục MẪU PHIẾU TIN (Trình bày hai mặt tờ giấy khổ A5: 148 x 210) Mặt trước PHIẾU TIN Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số:… b Hộp số: c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin: Tiêu đề hồ sơ: Chú giải: Mặt sau Thời gian tài liệu: a Bắt đầu: b Kết thúc: Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lượng tờ: 11 Thời hạn bảo quản: 12 Chế độ sử dụng: 13 Tình trạng vật lý: 14 Ghi chú: Phụ lục MẪU NHÃN HỘP Hình dạng - Hình chữ nhật Kích thước - Dài: 120mm - Rộng: 90mm Các thơng tin nhãn kỹ thuật trình bày (theo mẫu) - Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thay “HỘP SỐ” “CẶP SỐ” TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ ……………… Từ hồ sơ số: ……………………………… Đến hồ sơ số: ……………………………… Phụ lục DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Phơng/Khối tài liệu: ……………………… Bó/gói Tập số số (1) (2) Tiêu đề tập tài liệu Lý loại Ghi (3) (4) (5) ... lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn Phân tích tình hình ứng dụng ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9000 UBND thành. .. quyền hạn UBND thành phố Bắc Kạn 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn 15 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND thành phố Bắc Kạn ... TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN 2.1 Giới thiệu sơ lược UBND thành phố Bắc Kạn 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Bắc Kạn