lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung.. Để viết được lịch sử đơn vị hì
Trang 1lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào được sắp xếp và chỉnh
lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung
Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ, tài liệu sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan đã sản sinh ra tài liệu và đảm bảo mối liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
II NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU MỘT PHÔNG LƯU TRỮ
Khi chỉnh lý tài liệu, thường gặp ba trường hợp sau đây:
- Tất cả tài liệu của phông đã được lập hồ sơ
Trang 2- Một phần phông đã được lập hồ sơ, số tài liệu còn lại trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ.
- Tất cả tài liệu của phông trong tình trạng bó gói chưa được lập hồ sơ
Trong chương này trình bày nội dung và phương pháp chỉnh
lý tài liệu đối với trường hợp thứ ba Việc giải quyết tốt trường hợp này cho phép ta giải quyết thỏa đáng các trường hợp còn lại
1 Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ được thực hiện theo ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý
và giai đoạn tổng kết chỉnh lý
1.1 Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý cần thực hiện các nội dung công việc cụ thể sau:
- Khảo sát tài liệu
- Thu thập bổ sung tài liệu
- Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông
- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ
- Lập kế hoạch chỉnh lý
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý
1.2 Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ
Đây là giai đoạn chủ yếu của công tác chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ Giai đoạn này cần thực hiện những công việc dưới đây:
- Tiến hành phân chia tài liệu trong phông theo phương án
- Lập hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
- Hệ thống hoá hồ sơ
Trang 3- Lập mục lục hồ sơ.
- Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý
- Sắp xếp đơn vị bảo quản vào cặp (hộp) và xếp cặp (hộp) lên giá, tủ
- Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại
1.3 Giai đoạn tổng kết chỉnh lý.
Sau mỗi đợt chỉnh lý phải tiến hành tổng kết chỉnh lý Các nội dung công việc cần thực hiện ở giai đoạn tổng kết chỉnh lý bao gồm:
- Tổng hợp số liệu, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
Nội dung của báo cáo tổng kết cần nêu được:
+ Những công việc đã làm và kết quả những công việc đó.+ Ưu, khuyết điểm chính của đợt chỉnh lý
+ Những việc cần phải làm tiếp sau khi chỉnh lý
+ Những kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông lưu trữ
- Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý
- Bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý
2 Phương pháp tiến hành các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ
2.1 Phương pháp tiến hành một số nhiệm vụ trong giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
2.1.1 Khảo sát tài liệu
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một phần phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý
Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu, khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu… để làm cơ sở viết các văn bản nghiệp vụ phục vụ chỉnh lý
Trang 42.1.2 Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu, nếu thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu để đảm bảo tiến độ chỉnh lý và chất lượng hồ sơ tài liệu sau khi chỉnh lý Để thu thập bổ sung tài liệu cần xác định những nhóm tài liệu còn thiếu, xác định nguồn thu thập những tài liệu thiếu, thông báo cho các đơn vị tổ chức, cá nhân
có liên quan phát hiện và giao nộp tài liệu để chỉnh lý
2.1.3 Nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản giới thiệu tóm tắt quá trình thành lập, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chủ yếu, cơ cấu tổ chức, sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức… của đơn vị hình thành phông
Nội dung của lịch sử đơn vị hình thành phông cần nêu được:+ Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phông và những thay đổi tên gọi (nếu có)
+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình thành phông (thời gian thành lập, giải thể, sáp nhập)
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông và sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn (nếu có)
+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông
+ Vai trò, vị trí của đơn vị hình thành phông trong hệ thống bộ máy nhà nước, hoặc trong hệ thống ngành
+ Chế độ công tác văn thư và những đặc điểm trong việc tổ chức quản lý công văn giấy tờ của đơn vị hình thành phông
Lịch sử phông là bản giới thiệu tóm tắt về số lượng, thành phần, nội dung và tình hình tài liệu của phông lưu trữ
Nội dung của bản lịch sử phông cần nêu:
+ Tên phông và sự thay đổi tên gọi của phông (nếu có)
Trang 5+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông.
+ Khối lượng tài liệu của phông, khối lượng tài liệu đã chỉnh
lý, chưa chỉnh lý
Nội dung, thành phần tài liệu của phông
+ Nguồn tài liệu có trong phông do đơn vị tổ chức nào nộp lưu? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ đầy đủ của tài liệu trong phông? Tình trạng vật lý của tài liệu
+ Tình hình xác định giá trị tài liệu? Cơ quan đã tiến hành loại huỷ tài liệu chưa? Nếu có, tìm hiểu xem đã huỷ khối tài liệu nào, số lượng?
+ Tài liệu trong phông đã nộp lưu vào lưu trữ cố định lần nào chưa? Khối lượng tài liệu nộp? Gồm tài liệu của những năm nào hoặc đơn vị tổ chức nào?
Để viết được lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cần tham khảo các tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị hình thành phông, các tạp chí, tập san của ngành, công báo hoặc phụ lục công báo… và thực tế tài liệu trong phông Khi đã có thông tin đầy đủ nên viết bản thảo, sửa chữa bổ sung và viết bản chính thức
Mục đích nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là để xác định thành phần tài liệu, giới hạn thời gian của phông nhằm phân phông một cách chính xác; có căn
cứ, cơ sở để chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông một cách khoa học phù hợp với tình hình tài liệu và có cơ sở
để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể viết riêng hoặc có thể viết chung thành một bản chia thành hai phần:
+ Phần I: Lịch sử đơn vị hình thành phông
+ Phần II: Lịch sử phông
2.1.4 Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Trang 6Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến các nhóm tài liệu
để làm cơ sở phân chia tài liệu ra các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ… nhằm tổ chức sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý
Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu là nội dung quan trọng trong chỉnh lý, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng chỉnh lý do vậy việc lựa chọn phương án phải thận trọng Trước hết cần nghiên cứu cách tổ chức tài liệu trước đây, nếu thấy cách sắp xếp tài liệu trước đó đã phù hợp, đáp ứng yêu cầu thì lấy
nó làm cơ sở để xây dựng phương án phân loại Nếu thấy cách sắp xếp tài liệu trước đây không phù hợp thì phải chọn phương án khác Trong quá trình chỉnh lý chỉ sử dụng một phương án
Trước khi chỉnh lý, phương án phân loại tài liệu thường chỉ được xây dựng một cách sơ bộ Trong quá trình chỉnh lý, phương
án được bổ sung sửa đổi và hoàn chỉnh thành phương án chính thức
2.1.5 Viết các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ.
Trong mỗi đợt chỉnh lý có từ hai, ba cán bộ lưu trữ tham gia chỉnh lý trở lên, cần phải biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ
để làm căn cứ tiến hành thực hiện các công việc chỉnh lý và để thống nhất về mặt nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý Thông thường phải chuẩn bị các bản hướng dẫn sau đây:
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu theo phương án đã chọn
+ Hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý
+ Bản hướng dẫn lập và hoàn chỉnh hồ sơ
2.1.6 Lập kế hoạch chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến khối lượng công việc, nhân lực tham gia, thời hạn hoàn thành các công việc trong một đợt chỉnh lý
Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý gồm có:
Trang 7+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý.
+ Các nội dung nghiệp vụ cần thực hiện
+ Các bước tiến hành chỉnh lý Mục đích yêu cầu, nội dung nhiệm vụ cụ thể của mỗi bước Thời gian hoàn thành mỗi bước và của toàn đợt chỉnh lý
+ Lực lượng tham gia chỉnh lý
+ Các loại văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý
+ Kinh phí cho đợt chỉnh lý
Kế hoạch chỉnh lý và các bản hướng dẫn nghiệp vụ, đặc biệt bản hướng dẫn phân loại, xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý phải có sự tham gia ý kiến của cơ quan có tài liệu đưa ra chỉnh lý
2.1.7 Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý bao gồm:
+ Địa điểm để thao tác chỉnh lý (đối với việc chỉnh lý một phông lớn có nhiều tài liệu và người làm)
+ Bàn ghế dùng để tiến hành chỉnh lý
+ Giá, cặp, hộp để sắp xếp tài liệu
+ Giấy bút, bìa hồ sơ, các văn phòng phẩm cần thiết khác
+ Phương tiện bảo quản tạm thời tài liệu trong quá trình chỉnh lý
Việc chuẩn bị các phương tiện chỉnh lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và chất lượng cũng như thời gian tiến hành việc chỉnh lý
Tóm lại, cần phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị để tiến hành các công việc của giai đoạn trực tiếp chỉnh lý được thuận lợi
2.2 Phương pháp thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản trong quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ
2.2.1 Tiến hành phân chia tài liệu theo phương án
Trang 8Dựa vào phương án phân loại tài liệu và bản hướng dẫn phân chia tài liệu để trực tiếp phân chia tài liệu của phông lưu trữ Việc phân chia tài liệu được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Phân chia tài liệu của phông thành các nhóm lớn đầu tiên theo phương án đã chọn
Căn cứ theo phương án đã chọn để xác định các nhóm lớn và thực hiện phân loại tài liệu trong phông ra nhóm lớn
Ví dụ: Nếu chọn phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” để phân loại tài liệu của Phông Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh thì bước 1 tài liệu sẽ được phân loại ra năm Mỗi năm là một nhóm lớn:
Trước khi phân loại tài liệu ra các nhóm lớn, phải xem xét trật
tự sắp xếp ban đầu của tài liệu Những tài liệu được ghim lại với nhau hoặc xếp trong một sơ mi cần phải kiểm tra mối liên hệ giữa các tài liệu để kế thừa trật tự sắp xếp ban đầu, tránh xé lẻ các hồ sơ vấn đề
Bước 2: Phân loại tài liệu của các nhóm lớn đầu tiên ra các nhóm vừa, ra nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương với một hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản (đvbq)
Ví dụ: Phân loại tài liệu của Thanh tra thành phố năm 1995 ra
các nhóm vừa:
I Văn phòng
II Phòng xét khiếu tố
Trang 9III Phòng nội chính – văn xã.
c- Tài liệu về thi đua khen thưởng
Tiếp tục phân loại tài liệu các nhóm nhỏ ra đến các nhỏ hơn cho đến khi mỗi nhóm tài liệu tương đương với đơn vị bảo quản (dày không quá 2 cm)
Ví dụ: Năm 1995
1 Văn phòng
2 Tổ chức cán bộ
c Tài liệu về thi đua khen thưởng
+ Tài liệu của Chính phủ, Thanh tra Nhà nước, UBND Thành phố Hồ Chí Minh, Ban tổ chức Chính quyền thành phố về thi đua khen thưởng năm 1995
Trang 10+ Tài liệu của Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng, các phòng trực thuộc về việc xét khen thưởng 6 tháng đầu năm 1995.
+ Tài liệu của Thanh tra thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng, các phòng trực thuộc về xét khen thưởng 6 tháng cuối năm 1995
Để phân chia tài liệu ra nhóm vừa, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ hơn phải đọc trích yếu nội dung tài liệu đối chiếu với các nhóm trong phương án để đưa tài liệu về đúng nhóm
Khi phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) cần chú ý:
+ Tuỳ theo từng nhóm tài liệu cụ thể có số lượng tài liệu nhiều hay ít, nội dung tài liệu trong mỗi nhóm đơn giản hay phức tạp mà việc phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) được thực hiện qua ít hay nhiều lần phân chia
+ Đối với những tập tài liệu cùng liên quan đến một vấn đề,
vụ việc được giải quyết qua nhiều năm không được tách ra theo từng năm mà toàn bộ tài liệu được lập thành hồ sơ và xếp vào năm cuối cùng khi kết thúc vấn đề, vụ việc Trừ trường hợp tài liệu trong hồ sơ quá nhiều cần chia ra các tập (tương đương các đơn vị bảo quản) phải chú ý đảm bảo tính lôgic của vấn đề, vụ việc
+ Để việc xác định giá trị tài liệu từng hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) thuận lợi, khi phân loại tài liệu ra hồ sơ (đvbq) cần đảm bảo giá trị tài liệu trong cùng một nhóm tương đương với hồ sơ (đvbq) phải đồng đều (trừ hồ sơ vấn đề, vụ việc)
2.2.2 Lập hồ sơ.
Nội dung của việc lập hồ sơ trong chỉnh lý gồm:
- Kiểm tra tài liệu trong từng nhóm nhỏ nhất (tương đương với đơn vị bảo quản)
đã phân chia Các tài liệu trong nhóm phải có mối liên hệ với nhau như cùng một vấn đề, cùng tên loại , tác giả … để lập hồ sơ Những
Trang 11tài liệu nào không có mối liện hệ với các tài liệu trong nhóm phải đưa ra khỏi nhóm và tìm chuyển trả về đúng nhóm.
- Đưa hồ sơ vào bìa hồ sơ tạm, trên bìa hồ sơ tạm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của hồ sơ đó
- Dự thảo tiêu đề hồ sơ: Sau khi đã kiểm tra các nhóm tài liệu
để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ phải ngắn gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu trong hồ sơ Thành phần của tiêu đề hồ sơ bao gồm: Tên loại tài liệu, tác giả tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, địa điểm, thời gian của tài liệu Tiêu đề hồ sơ được dự kiến và ghi lên bìa sơ mi tạm
- Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu
có giá trị cao nhất trong hồ sơ Thời hạn bảo quản được ghi lên bìa
sơ mi tạm
2.2.3 Biên mục hồ sơ
- Biên mục bên trong
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Tuỳ theo đặc trưng lập hồ sơ
để sắp xếp trật tự các tài liệu trong hồ sơ cho phù hợp
+ Đánh số tờ tài liệu trong từng hồ sơ: Mỗi tờ tài liệu trong từng hồ sơ được đánh một số thứ tự bằng chữ số Ả rập (bắt đầu từ
số 01) vào góc phải, phía trên cách mép tài liệu 1 cm Nếu trong hồ
sơ có kèm theo các văn kiện được in thành quyển, mỗi quyển sách được đánh một số thứ tự như một tờ tài liệu và được đánh ở góc phải phía trên của tờ bìa
Trường hợp tờ tài liệu bị đánh trùng số hoặc khuyết số cần ghi chú khi viết mục lục văn bản
Số tờ được đánh bằng chì đen, mềm, có độ bền cao (loại 2B, 4B)
+ Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ mục lục được in sẵn theo quy định Chỉ thực hiện đối với hồ sơ
“vĩnh viễn”
Trang 12+ Viết tờ kết thúc: Xác nhận số lượng tờ tài liệu, tình trạng tài liệu trong hồ sơ.
- Biên mục bên ngoài (trình bày bìa hồ sơ): Trước khi biên mục bên ngoài, cần cân nhắc sửa chữa tiêu đề hồ sơ đã được dự thảo sau đó ghi chính thức lên bìa hồ sơ theo mẫu quy định Trình bày bìa hồ sơ phải đảm bảo sạch, đẹp, ngắn gọn, chính xác và đầy
+ Số hồ sơ: Viết bằng chữ Ả rập Số hồ sơ được ghi sau khi
hồ sơ được hệ thống hoá theo trật tự, mỗi hồ sơ được ghi một số để
cố định trật tự của hồ sơ trong phông
+ Thời hạn bảo quản: Viết thời hạn bảo quản của hồ sơ sau khi đã cân nhắc và quyết định chính thức Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” hoặc “lâu dài” hoặc “tạm thời”
2.2.4 Hệ thống hoá các hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong
phông.
Thực chất bước này là sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ để thành nhóm vừa, sắp xếp các nhóm vừa để hình thành các nhóm lớn và sắp xếp các nhóm lớn để hình thành một phông lưu trữ (ngược lại với các bước phân loại tài liệu ban đầu) Hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo quản: Hồ sơ vĩnh viễn được hệ thống hoá riêng, hồ sơ lâu dài được
Trang 13hệ thống hoá riêng, hồ sơ tạm thời được hệ thống hoá riêng Trong từng dạng thời hạn bảo quản, hồ sơ được hệ thống hoá trong từng nhóm nhỏ theo nguyên tắc: hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung được xếp trước, hồ sơ về các vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp sau
Ví dụ: Sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm:
a Tài liệu hướng dẫn chung
b.Tài liệu về tổ chức cán bộ
c Tài liệu về thi đua khen thưởng
Đồng thời sắp xếp thứ tự các nhóm a, b, c để hình thành nhóm nhỏ:
Sẽ được nhóm vừa (Nhóm I - Văn phòng)
Thực hiện tương tự với các nhóm: