Báo cáo tốt nghiệp văn thư, lưu trữ khảo sát thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm lưu trữ tỉnh quảng trị

Được sự giới thiệu của nhàtrường và sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh QuảngTrị em được đến đây khảo sát tình hình thực tế và thực hành các khâu nghiệp vụ về công tá

A . PhÇn më ®Çu

Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừngđược nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết đòi hỏichúng ta phải đưa công tác văn thư, lưu trữ ngang tầm với các ngành khoahọc khác Bất kỳ ở cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể thì côngtác văn thư, lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu, muốn thể hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều phải cần đến công văn giấy tờ Vì vậy,lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài sản quý giá của cơ quan, nhữngbằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau này Vớimong muốn đi sâu vào thực tế tìm hiểu tình hình thực tiễn công tác văn thư,lưu trữ nên em chọn viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Trung tâm Lưu trữtỉnh Quảng Trị

Khi đang ngồi trên ghế nhà trường, mỗi chúng ta đều được thầy côtruyền đạt những kiến thức chuyên môn cơ bản về lý thuyết song để trở thànhmột cán bộ văn thư, lưu trữ có năng lực thì ngoài nắm vững về lý thuyết cònphải đồng thời có những kỹ năng thực hành thành thạo, đạt hiệu quả thì thờigian thực tập ở cơ quan sẽ là cơ hội lớn cho chúng ta tiếp xúc với thực tế, để

có điều kiện áp dụng những lý thuyết đã học vào thực tế từ đó rút ra nhữngkinh nghiệm quý báu cho công việc sau này Được sự giới thiệu của nhàtrường và sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh QuảngTrị em được đến đây khảo sát tình hình thực tế và thực hành các khâu nghiệp

vụ về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị là một cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệucủa cả tỉnh với một khối lượng lớn Để quản lý khối tài liệu cũng như nộidung thông tin của khối tài liệu Trung tâm Lưu trữ đã quan tâm chú trọng ứngdụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Với sự phát triểnchung của toàn thế giới và sự phát triển ngày càng cao của xã hội đòi hỏi mộtcông việc phải được đảm bảo theo nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời, gọn nhẹ

và chính với xác Vì vậy mỗi người nói chung và đội ngũ làm công tác vănthư, lưu trữ nói riêng phải không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức phẩm chất tốt để đáp ứng cho công việcngày càng cao

Thực hiện phương châm giáo dục của Đảng “Học đi đôi với Hành”, lýluận đi đôi với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội Trung tâm phát triểnphần mềm - Đại học Đà Nẵng đã tổ chức đợt thực tập cuối khoá cho sinh viênnghành Văn thư - Lưu trữ - Tin học nhằm giúp cho sinh viên vận dụng tốtnhững kiến thức lý luận được học ở trường áp dụng vào thực tế công việc, đúcrút kinh nghiệm từ thực tiễn giúp cho công việc sau này

Được thực tập tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị tôi đã có cơ hộitiếp xúc nhiều hơn với công việc thực tế, thực hành nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

đó là tiền đề, niềm tin, là cơ sở vững chắc để tôi vững bước trên con đườngcủa mình

Báo cáo này là kết quả thu hoạch của tôi trong quá trình nghiên cứu khảosát thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thôngtin tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị Do thời gian còn hạn hẹp, kiến thứccòn mới, kinh nghiệm chưa nhiều và trong phạm vi giới hạn nhất định nênbáo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, Em mongnhận được những ý kiến đóng góp chân thành của thầy cô giáo, Lãnh đạo vàcác anh chị em Trung tâm Lưu trữ tỉnh

* Nội dung chương trình thực tập tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh

I Khái quát đặc điểm tình hình Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị

II Nội dung thực tập

III Kiến nghị và đề xuất của bản thân về thực trạng

IV Phần kết luận

Được sự quan tâm giới thiệu của Nhà trường và sự giúp đỡ hướng dẫntrực tiếp của lãnh đạo Trung Tâm Lưu Trữ tỉnh Quảng trị cùng các thầy côgiáo Qua 1 tháng đến thực tập tại Trung tâm Lưu trữ, tôi đã có cơ hội đượctiếp xúc nhiều hơn với thực tế công việc, được thực hành các nghiệp vụ VănThư mà đặc biệt là nghiệp vụ Lưu Trữ, chuyên đề Tìm hiểu về công tác vănthư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản lý hành chính Nhànước của Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã giúp tôi vận dụng được kiến thức lýthuyết đã học ở trường vào điều kiện thực tiễn tại cơ quan, nâng cao đượcnhận thức, đi sâu vào nghiên cứu lĩnh vực chuyên môn của mình và cũng làtiền đề, niềm tin, là cơ sở vững chắc để tôi bước trên con đường sự nghiệp củamình Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả những người đã giúp

đỡ tôi hoàn thành tốt những nội dung và yêu cầu mà đợt thực tập đã đề ra

bờ vai gánh nặng hai đầu đất nước Quảng Trị luôn phải đối đầu với thiên tai

và phải gánh chịu nhiều tổn thất nặng nề của các cuộc chiến tranh khốc liệt.Điệu kiện đó đã tôi luyện cho con người Quảng Trị có được đức tính chịukhó, cần cù lao động và sáng tạo Bên cạnh đó,Quảng Trị cũng lại được thiênnhiên ưu đãi cho một số tài nguyên thật phong phú đa dạng như: đá vôi, cátvàng, gỗ, nước khoáng Titan , Ngày nay trong công cuộc đang ngày càngthay da đổi thịt Quảng Trị vẫn tiếp tục phát huy thành quả và sẵn sàng sángtạo nên những thành tựu mới to lớn hơn trong lao động và xây dựng

Từ những ngày đầu thành lập, cùng với lịch sử đấu tranh anh dũng, kiêncường bất khuất của Đảng bộ và nhân dân Quảng Trị, đặc biệt trong khángchiến chống mỹ cứu nước Quảng Trị trở thành tâm điểm của "nổi đau chia cắtđất nước" là tiền đồn của miền Bắc XHCN, là điểm đầu của chiến trườngmiền Nam thành đồng Tổ quốc Mảnh đất này đã vì cả nước và nhờ cả nướcnên trong quá trình xây dựng, phát triển và đổi mới ngày nay, sự giúp đỡ, hỗtrợ cũng có ý nghĩa rất lớn và trở thành một nhân tố quan trọng tiếp sức choQuảng Trị vững vàng quyết tâm thực hiện thành công, thoát khỏi đói nghèo,sớm bắt nhịp nhanh với nhịp độ phát triển chung cùng các tỉnh, thành phốtrong cả nước

2 Khái quát đặc điểm tình hình Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị

Tỉnh Quảng Trị ngay từ những năm đầu lập lại UBND tỉnh xác định tàiliệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, là cầu nối trực tiếp giữa quá khứ

và hiện tại và hết sức quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng nền hành chínhNhà nước cũng như trong đời sống xã hội

Vì vậy, Tỉnh đã tập trung chỉ đạo các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thị

xã chú trọng công tác bảo quản giữ gìn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nhất là

hồ sơ tổ chức bộ máy, hồ sơ khen thưởng kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ

và nhiều loại hồ sơ tài liệu quan trọng khác

Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị nhiều đơn vị đã bố trí cán bộ làmcông tác lưu trữ ở đơn vị mình UBND tỉnh cũng đã có Quyết định số902/1998 QĐ - UB ngày 17/8/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Tiếp

đó ngày 18/6/1999 UBND tỉnh ký Quyết định số 825/1999 QĐ - UB ban hànhquy chế hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh

Để phù hợp với tình hình công tác lưu trữ trong thời kỳ mới thực hiệnNghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/6/2008 của Chính phủ, UBND tỉnh

có Quyết định số 1255/QĐ - UBND ngày 01/7/2008 về việc chuyển Trungtâm Lưu trữ về thuộc Sở Nội vụ

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị là một trong những cơ quan có vị tríquan trọng trong bộ máy quản lý hành chính Nhà nước Hiện nay, Trung tâm

là đơn vị sự nghiệp và trực thuộc Sở Nội vụ, có trụ sở 70 đường Trần HưngĐạo, thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị

3 Vị trí, chức năng:

Trung tâm Lưu trữ tỉnh là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng củalưu trữ lịch sử; giúp Sở Nội vụ tham mưu, thực hiện quản lý Nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh Trung tâmLưu trữ tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch

Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, soạnthảo các văn bản về quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ đối với các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố

Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra các Sở, Ban ngành, các đơn vịthuộc tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã thực hiện thốngnhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệulưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Kho lưu trữ tỉnh; tổ chức thực hiệnchế độ thu thập, bảo quản, chỉnh lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữcủa Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật

Tổ chức, thực hiện chế độ thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệulưu trữ; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác văn thư, lưutrữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh

4 Nhiệm vụ quyền hạn:

4.1 Nhiệm vụ.

- Biên soạn các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:+ Những văn bản quy định chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưutrữ

+ Biên soạn những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụlưu trữ các huyện, thị xã, thành phố và những văn bản nghiệp vụ khác được

Sở uỷ nhiệm ban hành

- Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ:

+ Hàng năm, căn cứ vào hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâmLưu trữ tỉnh tiến hành xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác lưu trữ

+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh đôn đốc, hướng dẫn và theo dõi việc thực hiện kếhoạch ở các cơ quan trong tỉnh

- Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ:

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức kiểm tra việc thực hiện côngtác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở các cơ quan trong phạm vi toàn tỉnh, đồng thờibáo cáo số liệu kết quả kiểm tra đến Cục Lưu trữ Nhà nước và Sở Nội vụ theoquy định

- Dự trù kinh phí cho hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

Kinh phí hoạt động của Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm chi cho hoạt độngquản lý Nhà nước và chi cho hoạt động sự nghiệp của tài liệu lưu trữ

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh lập kế hoạch kinh phí cho hoạt độngcủa Trung tâm báo cáo Sở Nội vụ

- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ viên chức hàng năm

Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên rà soát toàn bộ đội ngũlàm công tác lưu trữ ở các cơ quan trong toàn tỉnh và đề xuất với các cơ quanhữu quan để lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác lưu trữđảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ do Nhà nước quy định

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, nghiệp vụ:

Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức nghiên cứukhoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học nghiệp vụ, kỹ thuật đối vớihoạt động lưu trữ của Trung tâm và nâng cao dần trình độ khoa học lưu trữ ởcác cơ quan trong tỉnh

- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo:

Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ và độtxuất đến Sở Nội vụ và Cục Lưu trữ Nhà nước về tình hình công tác lưu trữ vàtài liệu lưu trữ

- Tổ chức tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ:

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ giúp Sở Nội vụ lập kế hoạch tổ chức việctổng kết hoạt động quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đểnhằm rút ra những kinh nghiệm, đánh giá đúng thực trạng lưu trữ của tỉnh.Xây dựng phương hướng kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm

- Thu thập bổ sung tài liệu:

+ Lập danh sách các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan UBND tỉnhphải giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ tỉnh

+ Lập danh sách các cơ quan thuộc diện giao nộp tài liệu và danh mục tàiliệu phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh

+ Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc, việc phân loại, lập hồ sơ, lựachọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ

+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan

+ Tổ chức thu nhận tài liệu của các cơ quan, cá nhân giao nộp vào Trungtâm Lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

+ Tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ.+ Tiến hành xác định giá trị tài liệu những phông lưu trữ đang bảo quản ởTrung tâm Lưu trữ, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷtheo quy định, từng bước tiến hành việc tối ưu hoá thành phần thông tin tàiliệu trong các phông lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâmLưu trữ tỉnh thực hiện của các cơ quan tổ chức, cá nhân đang lưu giữ

- Bảo quản tài liệu:

+ Thực hiện việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ

+ Thực hiện đầy đủ các quy trình kỹ thuật bảo quản, chế độ phòng hoả,cứu hoả, phòng gian bảo mật đối với kho tàng tài liệu lưu trữ

+ Tiến hành các nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối vớitài liệu bảo quản tại Trung tâm

+ Thực hiện việc tu bổ, phục chế đối với những tài liệu hư hỏng

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

+ Xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu để phục vụ việc khai thác sửdụng tài liệu

+ Tổ chức đầy đủ các hình thức sử dụng tài liệu gồm:

* Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ tỉnh (đây

* Chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, các đề

án, chương trình nghiên cứu của các cơ quan

* Lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ sử dụng (tài liệu mật, tài liệuhạn chế sử dụng, tài liệu được sử dụng rộng rãi)

+ Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh

4.2 Quyền hạn

Trung tâm Lưu trữ được Sở Nội vụ ủy quyền trực tiếp quan hệ với UBNDcác huyện, thị xã, thành phố, các Sở, Ban ngành, đoàn thể để nắm tình hình vềcông tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ và kiến nghị về côngtác lưu trữ với lãnh đạo các cơ quan đơn vị cấp trên

Trung tâm Lưu trữ tỉnh được yêu cầu thủ trưởng và cán bộ, viên chức củacác cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thi hành đúng pháp luật và quy định, các chế

độ, nguyên tắc của Đảng và Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ và tài liệulưu trữ Trong trường hợp cần thiết, được kiến nghị về hình thức xử lý đối vớicác vụ vi phạm Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh được tổ chức sinh hoạt và tham gia sinh hoạt khoahọc nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm, phổ biến kinhnghiệm cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong phạm vi toàntỉnh

Trung tâm Lưu trữ được cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản saohoặc trích sao tài liệu lưu trữ cho người đến nghiên cứu khai thác tài liệuthuộc kho lưu trữ tỉnh do Trung tâm Lưu trữ quản lý theo quy định của Pháplệnh Lưu trữ Quốc gia

Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thu một khoản lệ phí khi cung cấp các bảnsao tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước

Trung tâm Lưu trữ tỉnh được ban hành văn bản hướng dẫn quy trình hoạtđộng nghiệp vụ của lưu trữ huyện, thị xã, và những văn bản nghiệp vụ khácđược Sở ủy nhiệm ban hành

Trung tâm Lưu trữ được tham gia đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồidưỡng và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm côngtác lưu trữ thuộc tỉnh

Từ năm 1998 đến ngày 30/6/2008 Trung tâm Lưu trữ thực hiện hai chứcnăng: Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Lưu trữ lịch sử Ngày01/7/2008 đến nay thực hiện một chức năng lưu trữ lịch sử

BỘ PHẬN QUẢN LÝ KHO, PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG

PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

THU THẬP

CHỈNH LÝ

trị, Bộ phận thu thập, chỉnh lý tài liệu và Bộ phận quản lý, khai thác, sử dụngtài liệu.

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễnnhiệm

- Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm,miễn nhiệm

- Biên chế của Trung tâm năm trong biên chế được giao hàng năm của SởNội vụ tỉnh Quảng Trị

* Bộ phận Hành chính - Quản trị

Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc Trungtâm là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Sở Nội vụ về việc thực hiệnchức năng nhiệm vụ của Trung tâm; đồng thời chịu trách nhiệm trước Cụctrưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về mặt công tác nghiệp vụ

- Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về những công việc được phân công, thay mặt Giám đốc khi Giámđốc đi vắng

- Cán bộ, viên chức Trung tâm chấp hành sự phân công và kiểm tra củaGiám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm

Mối quan hệ giữa Trung tâm Lưu trữ với các Sở, Ban ngành và UBND cáchuyện, thị xã là mối quan hệ phối hợp, hợp tác cùng chịu trách nhiệm thựchiện sự lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ của Sở Nội vụ và Cục trưởngCục lưu trữ Nhà nước

* Bộ phận thu thập, chỉnh lý tài liệu

Thực hiện những nhiệm vụ theo quy định do Giám đốc Trung tâm Lưu trữtrực tiếp phụ trách và một số cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ trở lên cókhả năng nghiên cứu, dự thảo các văn bản chỉ đạo các tỉnh không trái với quyđịnh, nguyên tắc, chế độ của Nhà nước

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ở các cơ quan đơn

vị trong toàn tỉnh

- Lập kế hạch và tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh

- Tiếp nhận tài liệu của các cơ quan đến nộp lưu

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

- Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

* Bộ phận quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu

Thực hiện những nhiệm vụ theo quy định do Phó Giám đốc Trung tâmLưu trữ phụ trách và một số cán bộ có trình độ trung cấp trở lên, có khả năngthực hiện các khâu khoa học nghiệp vụ trong kho lưu trữ

- Xuất, nhập tài liệu

- xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu (CSDL, mục lục hồ sơ)

- Quản lý và phục vụ cán bộ và nhân dân đến khai thác, sử dụng tài liệu

- Tổ chức xắp xếp tài liệu trong kho.

- Khử trùng tài liệu

- Kiểm kê, tu bổ, phục chế tài liệu

- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu

* Nội quy làm việc của Trung tâm Lưu trữ :

Sáng từ 7h - 11h30

Chiều từ 13h30 - 17h

* Cách bố trí các phòng làm việc của Trung tâm Lưu trữ:

- Tầng 1: các phòng làm việc của Ban Lãnh đạo, cán bộ Trung tâm

- Tầng 2: 01 phòng chỉnh lý và 03 phòng bảo quản tài liệu

- Tầng 3: 03 phòng bảo quản tài liệu và 01 phòng để trang thiết bị

- Tầng 4: 04 phòng bảo quản tài liệu

* Trang thiết bị văn phòng gồm:

- Máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại, quạt, bàn ghế, tủ, giá,cặp, hộp đựng tài liệu,…

- Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí hợp lý để thuận lợi chogiải quyết công việc của Trung tâm

* Trang thiết bị bảo quản tài liệu: Trung tâm Lưu trữ được trang bị tương

đối đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu như:

Máy điều hoà, máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, quạt thông gió, thiết bị phòngcháy chữa cháy…

II/ Nội dung công tác văn thư, lưu trữ

1 Công tác văn thư.

Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các

cơ quan, đơn vị tổ chức Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là một điềukiện đảm bảo cho công tác này phát triển Nếu quan niệm không đúng đắn sẽdẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng khôngđúng và kìm hãm sự phát triển của nó Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suấtcủa lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước Ở Trung tâm Lưu trữ côngtác văn thư là việc soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, quản

lý và sử dụng con dấu trong cơ quan

Bộ phận văn thư là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị, làđầu mối tiếp nhận, thu thập thông tin và cung cấp truyền đạt thông tin, lưu giữthông tin

Để chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức bồidưỡng, tập huấn, huấn luyện cán bộ làm công tác Văn thư-Lưu trữ, nhằm thựchiện nội dung cải cách hành chính của Chính phủ và đáp ứng yêu cầu chỉ đạođiều hành của UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ đã ban hành nhiều

văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ như: Văn bản hướng dẫn quản lý công tácbảo mật, quy định về việc sử dụng con dấu, Quy định về tiếp nhận xử lý vănbản trên máy vi tính cho các đơn vị, cá nhân liên quan đảm bảo sự thốngnhất về công tác Văn thư trong cơ quan

Hàng năm, cán bộ văn thư được cử đi tập huấn, bồi dưỡng về chuyên mônnghiệp vụ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư ở CụcVăn thư, lưu trữ Nhà nước và tỉnh tổ chức nên công việc hàng ngày được thựchiện một cách thành thạo, thông tin chuyển tải nhanh chóng và chính xác.Việc sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo đúng quy định của Nhànước và quy chế sử dụng con dấu của cơ quan Việc quản lý công văn điđến ngày càng đi vào nề nếp, tránh sai sót Hàng tháng, báo cáo tình hìnhcho Thủ trưởng cơ quan Cuối năm bộ phận văn thư gửi báo cáo công tác,hoạt động của mình cho Thủ trưởng biết để có chủ trương chỉ đạo kịp thời và

có kế hoạch tiếp theo

Công tác Văn thư có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần nâng cao năng suất,chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị, bởi vì công tác Văn thư liên quanđến nhiều công việc khác nhau từ việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bảntác động rất lớn đến công việc cơ quan Văn bản là căn cứ để giải quyết côngviệc của cơ quan, vì vậy nếu văn bản được soạn thảo có chất lượng, nội dungthông tin cô đọng, rõ ràng, dễ hiểu thì sẽ giúp cho cán bộ giải quyết văn bảntiết kiệm thời gian đọc và xử lý văn bản Việc đăng ký quản lý văn bản chặtchẽ tốt sẽ giúp cho việc xác định trách nhiệm được dễ dàng, góp phần giảmbớt tệ quan liêu giấy tờ, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mậtquốc gia và bí mật cơ quan nhằm tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ đánh giáđược tầm quan trọng đó, các cấp Lãnh đạo của cơ quan ngày càng được quantâm Việc bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho văn thư rất đượcchú trọng Phòng làm việc được bố trí ngay đại sảnh gần lối ra vào và đi lênxuống cầu thang, nên dễ tìm kiếm và thuận lợi cho khách đến liên hệ côngtác Những trang thiết bị phục vụ công tác văn thư như giá, tủ, kệ, bàn ghế,điện thoại, máy in được mua sắm tương đối đầy đủ và sắp xếp khá hợp lý.Như vậy, được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp Lãnh đạo, bộ phận văn thưcủa Trung tâm Lưu trữ đã và đang đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra, gópphần đáng kể cho công việc cơ quan nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc

1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc của cán bộ quản lý trong việc thảo về nộidung và hình thức của văn bản để làm căn cứ cho các cấp có thẩm quyền phêduyệt và ban hành

Những yêu cầu về soạn thảo, ban hành văn bản quản lý Nhà nước là phảiđúng thẩm quyền và đúng công dụng, kỹ thuật trình bày đúng theo thể thức,đảm bảo yêu cầu về nội dung, được thể hiện bằng văn phong hành chính, vàđược soạn thảo, ban hành đúng quy trình

Thực tế hiện nay cán bộ làm công tác Văn thư chưa thực hiện soạn thảovăn bản, chủ yếu rà soát thể thức văn bản trước khi ban hành.

Việc soạn thảo văn bản đã tuân thủ thực hiện đúng quy trình và trải quacác bước sau:

1.2 Giai đoạn chuẩn bị:

Trước tiên, chuyên viên hoặc cán bộ xác định phạm vi thời gian và cảkhông gian, đối tượng điều chỉnh gửi tới cấp trên, cấp dưới và những cơ quanliên quan nào, mục đích và tính chất của văn bản ban hành sẽ giải quyết vấn

đề gì, có thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình hay không ? Vìvậy, đòi hỏi những người soạn thảo văn bản phải có sự định hình khái quát vềvăn bản, những nội dung chủ yếu của vấn đề định thể hiện Bước xác địnhnày nếu được làm tốt sẽ đem lại ý nghĩa và hiệu quả thực tiễn cho văn bảnban hành, để dựa vào đó xác định thể loại văn bản cho phù hợp, định hướngđược việc thu thập những thông tin cần thiết cho việc soạn thảo

Khi chọn loại văn bản để ban hành thì phải xác định thẩm quyền ban hành,hình thức và nội dung văn bản Phải xác định Trung tâm được ban hànhnhững văn bản nào Ban hành văn bản dùng để giải quyết, đề đạt, yêu cầuhoặc để giải quyết vấn đề gì có thuộc thẩm quyền của người đó hay không?

1.1.2 Bước thu thập thông tin cần thiết cho văn bản:

Đây là một bước quan trọng đòi hỏi người soạn thảo phải lựa chọn nhữngthông tin cần thiết và chính xác Đối với những văn bản quan trọng, việc thuthập khảo sát thông tin là điều không thể thiếu vì nó liên quan và quyết địnhđến chất lượng văn bản (thông tin pháp lý, thông tin quá khứ và thông tin thựctiễn) các thông tin trên là cơ sở, quy định của pháp luật mà cơ quan, đơn vịdựa vào lấy đó để ban hành văn bản Có một số văn bản trước khi soạn thảophải có thông tin thực tế đồng thời loại trừ những thông tin trùng lặp, thôngtin có độ tin cậy thấp nhằm đảm bảo cho văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc,không chồng chéo mâu thuẫn với những văn bản khác có liên quan và đề ranhững chủ trương chính sách, biện pháp phù hợp với thực tiễn đảm bảo chovăn bản có khả năng thực thi trong thực tế

1.1.3 Bước xây dựng đề cương và viết bản thảo:

Sau khi thông tin đã được thu thập và xử lý, người soạn thảo sẽ xây dựng

đề cương, viết bản thảo làm thể hiện rõ bố cục (phần, mục, tiểu mục) của vănbản và khái quát những ý tưởng hoặc quy phạm sẽ đưa vào nội dung văn bản,chú ý tính logic và hợp lý, các ý liên quan với nhau, không mâu thuẫn nhằmđạt mục đích đề ra, phù hợp với thể loại văn bản, ngữ pháp, chính tả, vănphong như thế nào

1.1.4 Thu thập ý kiến đóng góp và sửa chữa bản thảo:

Bước này nhân viên văn thư xác định văn bản soạn thảo xin ý kiến đónggóp Khi văn bản đã thảo xong sẽ trình lên thủ trưởng phê duyệt

Sau khi thảo xong, cần đọc lại bản thảo để kiểm tra những vấn đề sau:

- Nội dung bản thảo đã thể hiện được đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt ra haychưa?

- Cách trình bày và lập luận đã rõ ràng, chặt chẽ, mạch lạc và phù hợp vớithể loại văn bản hay chưa?

- Các từ ngữ đưa vào sử dụng trong văn bản có chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu

và phù hợp với thể loại văn bản không? Có từ ngữ nào cần giải thích để hiểuthống nhất mà chưa được giải thích?

- Có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp không?

Nếu phát hiện những sai sót về những về các vấn đề nêu trên, cần bổ sung,sửa chữa cho hoàn chỉnh

Người duyệt văn bản có thể tự mình sửa chữa vào bản thảo nếu xét thấycần thiết, hoặc góp ý với người soạn thảo để họ sửa chữa Nếu bản thảo phảisửa chữa nhiều, thì người soạn thảo phải viết lại hoặc đánh máy lại cho rõràng, sạch sẽ

1.1.5 Trình duyệt và làm thủ tục ban hành:

Sau khi văn bản đã thảo xong, theo nguyên tắc phải trình cấp có thẩmquyền duyệt Thông thường người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người ký vănbản Để lãnh đạo cơ quan có căn cứ phê duyệt văn bản một cách chính xác,khi trình duyệt văn bản phải kèm theo hồ sơ về soạn thảo văn bản Hồ sơ nàygồm những văn bản, tài liệu đã được sử dụng làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực

tế cho việc soạn thảo văn bản đó

Qua thực tế tìm hiểu thì những năm gần đây quy trình soạn thảo và banhành văn bản của cơ quan thực hiện tốt Việc ban hành văn bản sai về thẩmquyền hầu như ít xảy ra và thủ tục ký duyệt đúng trình tự theo quy chế làmviệc, ít khi xảy ra chồng chéo Đối với loại văn bản quy phạm pháp luật vàquyết định cá biệt ít nhất có ba chữ ký trước khi ban hành (Thủ trưởng cơquan, Lãnh đạo Văn phòng và người soạn thảo), còn văn bản hành chínhthông thường thì hai chữ ký (chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký củangười soạn văn bản)

Sau khi văn bản đã được nhân bản, người soạn có trách nhiệm đọc lại vănbản Nếu phát hiện những sai sót do in ấn hoặc đánh máy, cần kịp thời sửachữa Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, nhưtrình ký văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng của văn bản…Nhìn chung việc ban hành văn bản của những năm gần đây tương đối ổnđịnh Việc ban hành văn bản phục vụ quản lý của cơ quan không bị lạm dụng,chặt chẽ hơn và đúng yêu cầu mục đích

1.2 Quản lý văn bản đi và đến

Quản lý văn bản là sử dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơquan và Thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung hoặc tình hình

chuyển giao tiếp nhận văn bản, giải quyết văn bản, bảo quản văn bản tronghoạt động hàng ngày của cơ quan.

Ở Trung tâm Lưu trữ hiện nay là hình thức văn thư tập trung, mọi côngvăn đi đến hàng ngày đều được quản lý tập trung ở văn thư để đăng ký vào sổcông văn đi và đến Yêu cầu về quản lý văn bản ở đây phải thống nhất, chínhxác, an toàn và bí mật tức là khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải kịp thời,đặc biệt đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc Tuân thủ cácquy định về nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư được thốngnhất trong phạm vi toàn quốc, đối với hệ thống sổ sách, công cụ quản lý vănbản, chương trình quản lý văn bản được thống nhất từ Trung ương xuống địaphương, đặc biệt là chế độ quản lý đối với văn bản mật, các đơn thư tố cáophải có sổ sách riêng để quản lý, theo dõi Văn bản cần chuyển đúng ngườiđúng địa chỉ có trách nhiệm giải quyết văn bản Khi vào sổ văn bản được ghichép đầy đủ các thông tin cần thiết Trong khâu chuyển giao, tiếp nhận vănbản ở các cơ quan, đơn vị và trong nội bộ cơ quan không được thất lạc, đặcbiệt là trên đường chuyển giao văn bản và thể hiện trong khâu lưu giữ bảoquản văn bản không được làm thất lạc, mất mát và hư hỏng do môi trường vàcon người Trong khâu quản lý văn bản đặc biệt chú trọng đối với văn bảnmật (nhất là đối tượng tiếp cận văn bản mật)

1.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản trước khi gửi đi đều phải tuân thủ nguyên tắc là tậptrung vào một đầu mối là bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký

Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Trung tâm ban hành gửi đi các cơquan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh Hàng năm, số lượng văn bản đicủa Trung tâm cũng không nhiều chỉ có khoảng 150 - 200 văn bản

Các bước như sau:

1- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản

2- Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số ngày tháng, đóng dấu

3- Lưu văn bản

4- Làm thủ tục để gửi văn bản đi

Lượng văn bản đi hàng ngày được bộ phận văn thư đăng ký vào sổ văn bản

đi theo từng mục dành riêng cho từng thể loại như quyết định, công văn, báocáo, thông báo những nội dung cần thiết được cán bộ văn thư vào sổ đểquản lý thống nhất như: Số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung,loại văn bản, cấp ban hành, cơ quan ban hành, người ký, chức vụ, đơn vị soạnthảo (lĩnh vực), mức độ khẩn, mật

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi như sau:

tháng

của VB

Số và ký hiệu

Tên loại và trích yếu nội dung

Người ký

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản Ghi chú

để cán bộ chuyên môn hiểu và trình ký lại, khi cần thiết thì báo cáo thủ trưởngbiết, xử lý

Văn bản phát hành sẽ lưu bản gốc (có chữ ký trực tiếp) tại phòng văn thư

và gửi văn bản theo nơi gửi, nơi nhận Cuối tháng được cán bộ văn thư sắpxếp theo số thứ tự và thời gian của văn bản để kiểm tra sự sai sót thất lạc để

xử lý kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng tìm kiếmkhi có yêu cầu

Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì được lưu riêng theo chế độ bảomật của cơ quan, Nhà nước

Cán bộ văn thư phát hành bỏ văn bản vào bì, viết bì và kiểm tra lần cuối sốghi ngoài bì với số văn bản, nơi nhận để tránh sai sót và dán bì Tất cả vănbản đi được gửi ngay trong ngày đến nơi nhận, hoặc chậm nhất là sang ngàyhôm sau Tất cả văn bản gửi đi bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp cũng phải

ký vào sổ chuyển giao của văn thư Công văn gửi đi chỉ dấu mức độ mật,khẩn thì phải đóng dấu lên văn bản và lên bì công văn (đối với văn bản mậtphải làm hai bì, bì trong thì đóng dấu chỉ mức độ mật, bì ngoài để thường).Việc quản lý văn bản đi tương đối đảm bảo yêu cầu theo quy định của Nhànước

1.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến

Ở Trung tâm, số lượng công văn đến hàng ngày tương đối ít Hàng năm,chỉ có khoảng 88 văn bản Việc quản lý công văn đi đến được giao cho bộphận văn thư quản lý tập trung thống nhất từ mọi nguồn khác nhau: Từ Chínhphủ, Bộ ngành Trung ương, các tổ chức trong và ngoài nước, các Sở, Banngành trong tỉnh, các đoàn thể, doanh nghiệp, cá nhân được gửi đến Trungtâm bằng nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp đưa đến bộ phận văn thư,gửi bằng đường bưu điện, hoặc đi họp cũng đều chuyển đến bộ phận văn thư

để tiếp nhận, đăng ký vào sổ

*Quy trình xử lý văn bản đến như sau:

1 Tiếp nhận văn bản

2 Phân loại sơ bộ

3 Bóc bì văn bản

4 Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản

5 Đăng ký văn bản vào sổ

6 Trình lãnh đạo

7 Chuyển giao văn bản

8 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Khi tiếp nhập văn bản đến, văn thư cơ quan phải xem xét công văn gửi cóđúng địa chỉ không, phong bì còn nguyên vẹn hay đã bị bóc mà kịp thời trả lạihoặc lập biên bản trước nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc Những côngvăn đến được nhận sẽ phân loại sơ bộ, thư riêng gửi bình thường, sách báokhông phải đăng ký vào sổ

Đối với những công văn ngoài bì ghi rõ đích danh thì chuyển trực tiếp chongười nhận Đối với công văn đóng dấu chỉ các mức độ mật thì được đăng ký

sổ riêng

Đối với những công văn gửi Trung tâm thì văn thư tiến hành bóc bì côngvăn, trước khi bóc phải chú ý công văn khẩn, hỏa tốc thì xem trước, tiến hànhđối chiếu với số ghi ngoài bì có khớp với công văn ghi trong bì hay không,sau đó bộ phận văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác định công văn đã đượcđăng ký vào sổ công văn đến ngày tháng năm nào, số thứ tự đến bao nhiêu,nhằm mục đích khi theo dõi văn bản bị thất lạc hoặc đến chậm để tìm ranguyên nhận dễ dàng Vị trí đóng dấu công văn đến theo như quy định là ở lềbên trái, phía trên trang đầu của công văn Đối với công văn chỉ mức độ mật

sẽ đóng dấu đến ở ngoài phong bì

Mẫu dấu công văn đến như sau:

TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG TRỊĐẾN Số:Ngày:

Chuyển:

Số đến của công văn được đăng ký liên tục từ đầu năm đến cuối năm theotừng loại sổ, sổ được quản lý tại phòng văn thư cho đến hết năm thì chuyểnvào lưu trữ cơ quan

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến như sau:

Số và ký hiệu

Ngày tháng VB

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Những năm gần đây công tác quản lý văn bản đến ở Trung tâm có rấtnhiều tiến bộ và dần dần đi vào nề nếp, Trung tâm đã quan tâm trang bị cácphương tiện máy vi tính và các phần mềm ứng dụng giúp cho những ngườilàm công tác văn thư không phải làm các công việc thủ công như trước Côngviệc không ứ đọng nhưng đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thư phải thành thạochuyên môn nghiệp vụ phải nắm vững mới đảm bảo hoàn thành các công việcđược giao hàng ngày tránh sai sót và chậm trễ Tuy nhiên, vẫn còn một số vănbản chưa cập nhật đầy đủ thông tin khi đăng ký vào sổ.

1.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quantrọng của công tác văn thư, vì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng địnhgiá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan tổ chức, cá nhân

*Quy định về quản lý con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trịhiện nay được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại Nghị định số58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụngcon dấu tại các cơ quan Nhà nước Cán bộ văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét

kỹ văn bản trước khi đóng dấu, văn bản phải có đầy đủ thể thức, chữ ký củacác cấp có thẩm quyền, tránh đóng nhầm giữa các con dấu Các văn bản có ýkiến ngoài lề hoặc ký tắt không đóng dấu

*Bảo quản và giữ gìn con dấu:

Việc bảo quản và giữ gìn con dấu của ở Trung tâm Lưu trữ đúng quy định,dấu sau khi đã đóng xong, văn thư cất ngay vào tủ có khóa để tránh trườnghợp quên khi ra khỏi phòng, điều này được thực hiện nghiêm túc, không đóngdấu khống chỉ vào giấy trắng tránh tình trạng lợi dụng con dấu vào nhữngmục đích không hợp pháp, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái Cán bộvăn thư nắm vững các nguyên tắc về đóng dấu, bảo quản dấu và bàn giao dấu,không bàn giao cho người khác khi chưa có ý kiến của thủ trưởng Con dấuđược bảo quản an toàn, trong cũng như ngoài giờ làm việc nghiêm cấm mangcon dấu ra khỏi phòng, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của thủ trưởng,khi thay đổi con dấu phải giao nộp dấu cũ cho cơ quan Công an quản lý

1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, làtrách nhiệm của các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn được quy định trongĐiều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtcông việc thành từng vấn đề sự việc hoặc theo những đặc trưng chung, đồng

cao năng suất chất lượng công tác của cán bộ trong cơ quan, giúp cơ quanquản lý văn bản được chặt chẽ, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ hiện hành chỉ dùng chocông tác văn thư và mang tính bắt buộc.

Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là đúng thời hạn và đầy đủ.Hiện nay ở Trung tâm vẫn đang tiến hành chỉnh lý tài liệu mà các nămtrước lưu trữ cơ quan đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, đây làmột khó khăn cho công tác lưu trữ Tình trạng tài liệu bị thất lạc vẫn còn xảy

ra, nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nêncông tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt, các bộphận, chuyên viên, đơn vị đã lập được hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụtrách

2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằmlựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ và làm bằng chứng xác minh,đối chiếu khi cần thiết

2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan

Trước hết Thủ trưởng cơ quan, Cán bộ, Chuyên viên và những người làmcông tác lưu trữ phải xác định tính chất, đặc điểm của tài liệu lưu trữ là nhữngtài liệu có giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,

an ninh quốc phòng Làm tốt công tác lưu trữ nhằm cung cấp những tài liệu,

tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,

xã hội Tài liệu lưu trữ góp phần cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và các nhucầu chính đáng của công dân Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liênquan đến cơ quan tổ chức và các bí mật quốc gia Giúp cơ quan trong việctổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút ra những kinh nghiệm trong hoạtđộng quản lý

Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổ chức sinh hoạt và tham gia sinh hoạt khoa họcnghiệp vụ lưu trữ, tổ chức tổng kết rút kinh nghiệm, phổ biến kinh nghiệmcho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh

Trung tâm Lưu trữ cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặctrích sao tài liệu lưu trữ cho người đến nghiên cứu khai thác tài liệu thuộc kholưu trữ tỉnh do Trung tâm quản lý theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệuLưu trữ Quốc gia

Trung tâm Lưu trữ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn quy trình hoạt độngnghiệp vụ của lưu trữ huyện, thị xã và những văn bản nghiệp vụ khác

Trung tâm Lưu trữ tham gia đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng

và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưutrữ thuộc tỉnh

Từ khi thành lập đi vào hoạt động đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã gópphần quan trọng trong việc thúc đẩy công tác lưu trữ địa phương phát triển.Công tác lưu trữ mang tính chất kế hoạch, chủ động hơn hẳn mấy năm trướcđây phục vụ đắc lực cho hoạt động của UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh, đồng thời

đã sắp xếp chỉnh lý, bảo quản khoa học một lượng tài liệu lớn đáp ứng nhucầu khai thác nghiên cứu thông tin cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhântrong và ngoài tỉnh

Nhìn chung trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ Trung tâmlưu trữ vững vàng, có lòng nhiệt tình yêu nghề, trách nhiệm cao

Những năm gần đây, Trung tâm đã tham mưu cho UBND tỉnh phối hợpvới Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ về côngtác văn thư lưu trữ; cùng với các huyện thị xã mở các lớp tập huấn cho cán bộlàm công tác văn thư lưu trữ ở các phòng, ban, xã phường của huyện, thị xã.Trung tâm đã xây dựng kho lưu trữ nằm một khuôn viên riêng 4 tầng vớidiện tích gần 800m2, có trang bị hệ thống cứu hỏa, hầu hết các phòng đềutrang bị máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi và các trang thiết bị khácnhư giá, tủ, cặp, hộp để phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ với chức năng quản lý Nhànước về công tác lưu trữ và và quản lý tài liệu lưu trữ Đây là lưu trữ cố định,nguồn nộp lưu là các cơ quan ban ngành trong tỉnh, trừ một số cơ quanchuyên ngành Toàn bộ tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh làtài liệu hành chính và một khối tài liệu khoa học kỹ thuật Ở kho lưu trữ tỉnhhiện nay bảo quản các Phông lưu trữ sau:

01 Phông Lưu trữ Ủy ban Hành chính khu vực Vĩnh Linh

02 Phông lưu trữ Ủy ban Cách mạng tỉnh Quảng Trị (1954 - 1976)

03 Phông Lưu trữ UBND tỉnh Quảng Trị

04 Phông Lưu trữ Ban Kinh tế đối ngoại (đã giải thể)

05 Phông Lưu trữ Thi đua Khen thưởng

06 Phông Lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Trị

07 Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh

08 Phông Lưu trữ Sở Xây dựng

10 Phông Lưu trữ Sở Y tế

11 Phông Lưu trữ Sở Tài chính

12 Phông Lưu trữ Sở Nội vụ

13 Phông Lưu trữ Sở Giao thông – Vận tải

14 phông Lưu trữ BQL chương trình PTNT Quảng Trị

15 Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch & Đầu tư

16 phông Lưu trữ BQL DA xoá đói giảm nghèo

2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu

Các bước tiến hành như sau:

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ

Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ

Tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3.1 Thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan,phông lưu trữ quốc gia lựa chọn tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn

và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập bổ sung tài liệu là một trong những phần việc quan trọng củacông tác lưu trữ Thông qua việc thu thập bổ sung tài liệu làm cho số liệu, nộidung, thành phần tài liệu của Trung tâm ngày càng đầy đủ, phong phú hơn.Đồng thời phục vụ tốt mọi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội.Nhận thức được vai trò quan trọng của việc thu thập, bổ sung tài liệu nêntrong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt quan tâm đến công tác này

Mẫu sổ nhập tài liệu:

Tên cơ quan nộp

Tên

Năm của tài liệu

VB căn

cứ để nhập

tóm tắt tình hình TL

Ghi chú

Hồ sơ

Cặp bó mép

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

Căn cứ vào Quyết định số 2247/QĐ - UB ngày 13/10/2003 về việc ban

hành Danh mục số 01 các cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm

Lưu trữ tỉnh của UBND tỉnh Quảng Trị Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnhphối hợp với các cơ quan, đơn vị chuẩn bị giao nộp tài liệu qua việc lập hồ sơ,lập danh mục các tài liệu cần giao nộp Khi giao nộp cán bộ lưu trữ ở Trungtâm tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa danh mục nộp lưu và thực tế tài liệuthấy đầy đủ thì lập biên bản giao nhận tài liệu Như vậy, nguồn bổ sung tàiliệu chủ yếu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh là tài liệu của các Sở, Ban ngành