Báo cáo tốt nghiệp văn thư, lưu trữ khảo sát thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm lưu trữ tỉnh quảng trị

A.Phần mở đầu Hin nay, vi xu th xó hi ngy cng phỏt trin, i sng khụng ngng c nõng cao, thụng tin ngy cng tr nờn a dng v bc thit ũi hi chỳng ta phi a cụng tỏc th, lu tr ngang tm vi cỏc ngnh khoa hc khỏc. Bt k c quan ng, c quan Nh nc hay on th thỡ cụng tỏc th, lu tr l cụng tỏc quan trng khụng th thiu, mun th hin chc nng, nhim v, quyn hn u phi cn n cụng giy t. Vỡ vy, lu tr ti liu chớnh l gi gỡn nhng ti sn quý giỏ ca c quan, nhng bng chng lch s nhm phc v cho cụng trỡnh nghiờn cu sau ny. Vi mong mun i sõu vo thc t tỡm hiu tỡnh hỡnh thc tin cụng tỏc th, lu tr nờn em chn vit Bỏo cỏo thc tt nghip ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr. Khi ang ngi trờn gh nh trng, mi chỳng ta u c thy cụ truyn t nhng kin thc chuyờn mụn c bn v lý thuyt song tr thnh mt cỏn b th, lu tr cú nng lc thỡ ngoi nm vng v lý thuyt cũn phi ng thi cú nhng k nng thc hnh thnh tho, t hiu qu thỡ thi gian thc c quan s l c hi ln cho chỳng ta tip xỳc vi thc t, cú iu kin ỏp dng nhng lý thuyt ó hc vo thc t t ú rỳt nhng kinh nghim quý bỏu cho cụng vic sau ny. c s gii thiu ca nh trng v s ng ý tip nhn ca Lónh o Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr em c n õy kho sỏt tỡnh hỡnh thc t v thc hnh cỏc khõu nghip v v cụng tỏc th, lu tr v ng dng cụng ngh thụng tin. Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr l mt c quan qun lý h s, ti liu ca c tnh vi mt lng ln. qun lý ti liu cng nh ni dung thụng tin ca ti liu Trung tõm Lu tr ó quan tõm chỳ trng ng dng Cụng ngh thụng tin vo cụng tỏc th, lu tr. Vi s phỏt trin chung ca ton th gii v s phỏt trin ngy cng cao ca xó hi ũi hi mt cụng vic phi c m bo theo nguyờn tc: nhanh chúng, kp thi, gn nh v chớnh vi xỏc. Vỡ vy mi ngi núi chung v i ng lm cụng tỏc th, lu tr núi riờng phi khụng ngng hc nõng cao trỡnh chuyờn mụn nghip v v rốn luyn o c phm cht tt ỏp ng cho cụng vic ngy cng cao. Thc hin phng chõm giỏo dc ca ng Hc i ụi vi Hnh, lý lun i ụi vi thc tin, nh trng gn lin vi xó hi. Trung tõm phỏt trin phn mm - i hc Nng ó t chc t thc cui khoỏ cho sinh viờn nghnh Vn th - Lu tr - Tin hc nhm giỳp cho sinh viờn dng tt nhng kin thc lý lun c hc trng ỏp dng vo thc t cụng vic, ỳc rỳt kinh nghim t thc tin giỳp cho cụng vic sau ny. GVHD: Bỏo cỏo tt nghip c thc ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr tụi ó cú c hi tip xỳc nhiu hn vi cụng vic thc t, thc hnh nghip v th, lu tr ú l tin , nim tin, l c s vng chc tụi vng bc trờn ng ca mỡnh. Bỏo cỏo ny l kt qu thu hoch ca tụi quỏ trỡnh nghiờn cu kho sỏt thc tin tỡnh hỡnh cụng tỏc th, lu tr v ng dng cụng ngh thụng tin ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr. Do thi gian cũn hn hp, kin thc cũn mi, kinh nghim cha nhiu v phm vi gii hn nht nh nờn bỏo cỏo ny khụng trỏnh nhng hn ch, thiu sút. Vỡ vy, Em mong nhn c nhng ý kin úng gúp chõn thnh ca thy cụ giỏo, Lónh o v cỏc anh ch em Trung tõm Lu tr tnh. * Ni dung chng trỡnh thc ti Trung tõm Lu tr tnh I. Khỏi quỏt c im tỡnh hỡnh Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr. II. Ni dung thc tp. III. Kin ngh v xut ca bn thõn v thc trng . IV. Phn kt lun. c s quan tõm gii thiu ca Nh trng v s giỳp hng dn trc tip ca lónh o Trung Tõm Lu Tr tnh Qung tr cựng cỏc thy cụ giỏo. Qua thỏng n thc ti Trung tõm Lu tr, tụi ó cú c hi c tip xỳc nhiu hn vi thc t cụng vic, c thc hnh cỏc nghip v Vn Th m c bit l nghip v Lu Tr, chuyờn Tỡm hiu v cụng tỏc th, lu tr v ng dng cụng ngh thụng tin Qun lý hnh chớnh Nh nc ca Trung tõm Lu tr tnh ó giỳp tụi dng c kin thc lý thuyt ó hc trng vo iu kin thc tin ti c quan, nõng cao c nhn thc, i sõu vo nghiờn cu lnh vc chuyờn mụn ca mỡnh v cng l tin , nim tin, l c s vng chc tụi bc trờn ng s nghip ca mỡnh. Tụi xin gi li cm n chõn thnh nht ti tt c nhng ngi ó giỳp tụi hon thnh tt nhng ni dung v yờu cu m t thc ó ra. Trang Bỏo cỏo tt nghip GVHD: B.Phần nội dung I. Khỏi quỏt c im tỡnh hỡnh 1. Phn gii thiu Qung tr l mt tnh nghốo nm vựng duyờn hi Min Trung, thuc vựng khớ hu thi tit khc nghit thng xuyờn xy thiờn tai. Dc theo dũng chy ca thi gian vi bit bao bin c thng trm v c im a lý l b vai gỏnh nng hai u t nc. Qung Tr luụn phi i u vi thiờn tai v phi gỏnh chu nhiu tn tht nng n ca cỏc cuc chin tranh khc lit. iu kin ú ó tụi luyn cho ngi Qung Tr cú c c tớnh chu khú, cn cự lao ng v sỏng to. Bờn cnh ú,Qung Tr cng li c thiờn nhiờn u ói cho mt s ti nguyờn tht phong phỳ a dng nh: ỏ vụi, cỏt vng, g, nc khoỏng Titan ., Ngy cụng cuc ang ngy cng thay da i tht Qung Tr tip tc phỏt huy thnh qu v sn sng sỏng to nờn nhng thnh tu mi to ln hn lao ng v xõy dng. T nhng ngy u thnh lp, cựng vi lch s u tranh anh dng, kiờn cng bt khut ca ng b v nhõn dõn Qung Tr, c bit khỏng chin chng m cu nc Qung Tr tr thnh tõm im ca "ni au chia ct t nc" l tin n ca Bc XHCN, l im u ca chin trng Nam thnh ng T quc. Mnh t ny ó vỡ c nc v nh c nc nờn quỏ trỡnh xõy dng, phỏt trin v i mi ngy nay, s giỳp , h tr cng cú ý ngha rt ln v tr thnh mt nhõn t quan trng tip sc cho Qung Tr vng vng quyt tõm thc hin thnh cụng, thoỏt nghốo, sm bt nhp nhanh vi nhp phỏt trin chung cựng cỏc tnh, thnh ph c nc. 2. Khỏi quỏt c im tỡnh hỡnh Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr Tnh Qung Tr t nhng nm u lp li UBND tnh xỏc nh ti liu lu tr Quc gia l di sn ca dõn tc, l cu ni trc tip gia quỏ kh v hin ti v ht sc quan trng i vi s nghip xõy dng nn hnh chớnh Nh nc cng nh i sng xó hi. Vỡ vy, Tnh ó trung ch o cỏc S, Ban ngnh, UBND cỏc huyn, th xó chỳ trng cụng tỏc bo qun gi gỡn phỏt huy giỏ tr ti liu lu tr. Nht l h s t chc b mỏy, h s khen thng khỏng chin chng Phỏp, chng M v nhiu loi h s ti liu quan trng khỏc. Xut phỏt t yờu cu nhim v chớnh tr nhiu n v ó b trớ cỏn b lm cụng tỏc lu tr n v mỡnh. UBND tnh cng ó cú Quyt nh s 902/1998 Q - UB ngy 17/8/1998 v vic thnh lp Trung tõm Lu tr. Tip Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip ú ngy 18/6/1999 UBND tnh ký Quyt nh s 825/1999 Q - UB ban hnh quy ch hot ng ca Trung tõm Lu tr thuc Vn phũng UBND tnh. phự hp vi tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr thi k mi thc hin Ngh nh s 13/2008/N - CP ngy 04/6/2008 ca Chớnh ph, UBND tnh cú Quyt nh s 1255/Q - UBND ngy 01/7/2008 v vic chuyn Trung tõm Lu tr v thuc S Ni v. Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr l mt nhng c quan cú v trớ quan trng b mỏy qun lý hnh chớnh Nh nc. Hin nay, Trung tõm l n v s nghip v trc thuc S Ni v, cú tr s 70 ng Trn Hng o, thnh ph ụng H, tnh Qung Tr. 3. V trớ, chc nng: Trung tõm Lu tr tnh l t chc trc thuc S Ni v cú chc nng ca lu tr lch s; giỳp S Ni v tham mu, thc hin qun lý Nh nc v cụng tỏc th, lu tr v ti liu lu tr phm vi ton tnh. Trung tõm Lu tr tnh cú t cỏch phỏp nhõn, cú du riờng giao dch. Cn c vo cỏc quy nh ca Nh nc v cụng tỏc th, lu tr, son tho cỏc bn v qun lý, ch o, hng dn nghip v cụng tỏc th, lu tr i vi cỏc S, Ban ngnh, UBND cỏc huyn, th xó, thnh ph. T chc thc hin, hng dn v kim tra cỏc S, Ban ngnh, cỏc n v thuc tnh, Vn phũng HND v UBND cỏc huyn, th xó thc hin thng nht cỏc ch , quy nh, nguyờn tc v cụng tỏc th, lu tr v ti liu lu tr. Thu thp, b sung ti liu lu tr vo Kho lu tr tnh; t chc thc hin ch thu thp, bo qun, chnh lý, phc v khai thỏc, s dng ti liu lu tr ca Trung tõm Lu tr tnh theo quy nh ca phỏp lut. T chc, thc hin ch thng kờ v cụng tỏc th, lu tr v ti liu lu tr; bỏo cỏo nh k v t xut v tỡnh hỡnh qun lý cụng tỏc th, lu tr v ti liu lu tr ca tnh. 4. Nhim v quyn hn: 4.1 Nhim v. - Biờn son cỏc bn ch o v cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr: + Nhng bn quy nh ch qun lý cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr. + Biờn son nhng bn hng dn nghip v lu tr. + Trung tõm Lu tr tnh ban hnh bn hng dn quy trỡnh nghip v lu tr cỏc huyn, th xó, thnh ph v nhng bn nghip v khỏc c S u nhim ban hnh. - Lp k hoch phng hng cụng tỏc lu tr: + Hng nm, cn c vo hng dn ca Cc Lu tr Nh nc, Trung tõm Lu tr tnh tin hnh xõy dng phng hng, k hoch cụng tỏc lu tr ton tnh. Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip + Trung tõm Lu tr tnh ụn c, hng dn v theo dừi vic thc hin k hoch cỏc c quan tnh. - T chc kim tra cụng tỏc lu tr: Hng nm, Trung tõm Lu tr tnh t chc kim tra vic thc hin cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr cỏc c quan phm vi ton tnh, ng thi bỏo cỏo s liu kt qu kim tra n Cc Lu tr Nh nc v S Ni v theo quy nh. - D trự kinh phớ cho hot ng ca Trung tõm Lu tr tnh: Kinh phớ hot ng ca Trung tõm Lu tr tnh bao gm chi cho hot ng qun lý Nh nc v chi cho hot ng s nghip ca ti liu lu tr. Hng nm, Trung tõm Lu tr tnh lp k hoch kinh phớ cho hot ng ca Trung tõm bỏo cỏo S Ni v. - Lp k hoch o to, bi dng cỏn b viờn chc hng nm Trung tõm Lu tr cú trỏch nhim thng xuyờn r soỏt ton b i ng lm cụng tỏc lu tr cỏc c quan ton tnh v xut vi cỏc c quan hu quan lp k hoch o to, bi dng cho cỏn b lm cụng tỏc lu tr m bo tiờu chun nghip v Nh nc quy nh. - T chc nghiờn cu khoa hc, nghip v: Trung tõm Lu tr cú trỏch nhim lp k hoch v t chc nghiờn cu khoa hc nghip v, tng bc ỏp dng khoa hc nghip v, k thut i vi hot ng lu tr ca Trung tõm v nõng cao dn trỡnh khoa hc lu tr cỏc c quan tnh. - Thc hin ch thụng tin bỏo cỏo: Trung tõm Lu tr tnh phi thc hin ch bỏo cỏo thng k v t xut n S Ni v v Cc Lu tr Nh nc v tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr. - T chc tng kt hot ng qun lý cụng tỏc lu tr: Hng nm, Trung tõm Lu tr giỳp S Ni v lp k hoch t chc vic tng kt hot ng qun lý Nh nc v cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr nhm rỳt nhng kinh nghim, ỏnh giỏ ỳng thc trng lu tr ca tnh. Xõy dng phng hng k hoch cụng tỏc lu tr hng nm. - Thu thp b sung ti liu: + Lp danh sỏch cỏc n v, t chc, cỏ nhõn c quan UBND tnh phi giao np h s vo kho lu tr tnh. + Lp danh sỏch cỏc c quan thuc din giao np ti liu v danh mc ti liu phi giao np vo Trung tõm Lu tr tnh. + Hng dn nghip v, kim tra, ụn c, vic phõn loi, lp h s, la chn ti liu v chun b ti liu giao np vo Trung tõm Lu tr. + Lp k hoch v t chc thc hin vic thu ti liu ca cỏc c quan. Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip + T chc thu nhn ti liu ca cỏc c quan, cỏ nhõn giao np vo Trung tõm Lu tr theo quy nh ca Nh nc. + Tin hnh chnh lý hon chnh h s ti liu vo Trung tõm Lu tr. + Tin hnh xỏc nh giỏ tr ti liu nhng phụng lu tr ang bo qun Trung tõm Lu tr, loi nhng ti liu ht giỏ tr lm th tc tiờu hu theo quy nh, tng bc tin hnh vic ti u hoỏ thnh phn thụng tin ti liu cỏc phụng lu tr theo hng dn ca Cc Lu tr Nh nc. + Tin hnh su tm ti liu lu tr thuc phm vi qun lý ca Trung tõm Lu tr tnh thc hin ca cỏc c quan t chc, cỏ nhõn ang lu gi. - Bo qun ti liu: + Thc hin vic mua sm cỏc trang thit b phc v bo qun an ton ti liu lu tr. + Thc hin y cỏc quy trỡnh k thut bo qun, ch phũng ho, cu ho, phũng gian bo mt i vi kho tng ti liu lu tr. + Tin hnh cỏc nghip v thng kờ, kim tra nh k v t xut i vi ti liu bo qun ti Trung tõm. + Thc hin vic tu b, phc ch i vi nhng ti liu h hng. - T chc s dng ti liu lu tr: + Xõy dng cỏc loi cụng c tra tỡm ti liu phc v vic khai thỏc s dng ti liu. + T chc y cỏc hỡnh thc s dng ti liu gm: * Phc v s dng ti liu ti phũng c ca Trung tõm Lu tr tnh (õy l hỡnh thc ch yu). * T chc trng by, gii thiu ti liu lu tr nhõn dp nhng s kin quan trng ca Nh nc, ca a phng hoc ca cỏc ngnh. * Gii thiu cho cỏc c quan, t chc tnh v cỏc ngun ti liu c phc v s dng rng rói ang bo qun ti Trung tõm. * Ch ng gii thiu ti liu phc v cho cỏc nhim v chớnh tr, cỏc ỏn, chng trỡnh nghiờn cu ca cỏc c quan. * Lp danh mc cỏc loi ti liu phc v s dng (ti liu mt, ti liu hn ch s dng, ti liu c s dng rng rói). + Xõy dng quy ch s dng ti liu lu tr ti Trung tõm Lu tr tnh. 4.2 Quyn hn Trung tõm Lu tr c S Ni v y quyn trc tip quan h vi UBND cỏc huyn, th xó, thnh ph, cỏc S, Ban ngnh, on th nm tỡnh hỡnh v cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr; hng dn nghip v v kin ngh v cụng tỏc lu tr vi lónh o cỏc c quan n v cp trờn. Trung tõm Lu tr tnh c yờu cu th trng v cỏn b, viờn chc ca cỏc c quan n v thuc tnh thi hnh ỳng phỏp lut v quy nh, cỏc ch Trang Bỏo cỏo tt nghip GVHD: , nguyờn tc ca ng v Nh nc v qun lý cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr. Trong trng hp cn thit, c kin ngh v hỡnh thc x lý i vi cỏc v vi phm Phỏp lnh Lu tr Quc gia. Trung tõm Lu tr tnh c t chc sinh hot v tham gia sinh hot khoa hc nghip v lu tr, t chc tng kt rỳt kinh nghim, ph bin kinh nghim cho cụng chc, viờn chc lm cụng tỏc lu tr phm vi ton tnh. Trung tõm Lu tr c cp chng thc, giy chng nhn, cp bn hoc trớch ti liu lu tr cho ngi n nghiờn cu khai thỏc ti liu thuc kho lu tr tnh Trung tõm Lu tr qun lý theo quy nh ca Phỏp lnh Lu tr Quc gia. Trung tõm Lu tr tnh c thu mt khon l phớ cung cp cỏc bn ti liu lu tr theo quy nh ca Nh nc. Trung tõm Lu tr tnh c ban hnh bn hng dn quy trỡnh hot ng nghip v ca lu tr huyn, th xó, v nhng bn nghip v khỏc c S y nhim ban hnh. Trung tõm Lu tr c tham gia xut vic tuyn dng, o to, bi dng v thc hin ch chớnh sỏch i vi cụng chc, viờn chc lm cụng tỏc lu tr thuc tnh. T nm 1998 n ngy 30/6/2008 Trung tõm Lu tr thc hin hai chc nng: Qun lý Nh nc v cụng tỏc th, lu tr; Lu tr lch s. Ngy 01/7/2008 n thc hin mt chc nng lu tr lch s. 5. T chc b mỏy v biờn ch: 5.1. S t chc b mỏy ca Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr GIM C PHể GIM C B PHN THU THP CHNH Lí PHể GIM C B PHN HNH CHNH QUN TR B PHN QUN Lí KHO, PHC V KHAI THC S DNG 5.2. T chc b mỏy v biờn ch: - Trung tõm Lu tr tnh hin cú: 01 Giỏm c, 02 Phú giỏm c v mt s cỏn b chuyờn mụn, nghip v giỳp vic ca cỏc B phn Hnh chớnh - Qun Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip tr, B phn thu thp, chnh lý ti liu v B phn qun lý, khai thỏc, s dng ti liu. - Giỏm c Trung tõm Lu tr tnh Ch tch UBND tnh b nhim, nhim. - Phú Giỏm c Trung tõm Lu tr tnh Giỏm c S Ni v b nhim, nhim. - Biờn ch ca Trung tõm nm biờn ch c giao hng nm ca S Ni v tnh Qung Tr. * B phn Hnh chớnh - Qun tr Trung tõm Lu tr tnh lm vic theo ch th trng, Giỏm c Trung tõm l ngi chu trỏch nhim cao nht trc S Ni v v vic thc hin chc nng nhim v ca Trung tõm; ng thi chu trỏch nhim trc Cc trng Cc Lu tr Nh nc v mt cụng tỏc nghip v. - Phú Giỏm c l ngi giỳp vic cho Giỏm c, chu trỏch nhim trc Giỏm c v nhng cụng vic c phõn cụng, thay mt Giỏm c Giỏm c i vng. - Cỏn b, viờn chc Trung tõm chp hnh s phõn cụng v kim tra ca Giỏm c, Phú Giỏm c Trung tõm. Mi quan h gia Trung tõm Lu tr vi cỏc S, Ban ngnh v UBND cỏc huyn, th xó l mi quan h phi hp, hp tỏc cựng chu trỏch nhim thc hin s lónh o, ch o v cụng tỏc lu tr ca S Ni v v Cc trng Cc lu tr Nh nc. * B phn thu thp, chnh lý ti liu Thc hin nhng nhim v theo quy nh Giỏm c Trung tõm Lu tr trc tip ph trỏch v mt s cỏn b cú trỡnh trung cp lu tr tr lờn cú kh nng nghiờn cu, d tho cỏc bn ch o cỏc tnh khụng trỏi vi quy nh, nguyờn tc, ch ca Nh nc - T chc hng dn, kim tra, ụn c vic thc hin cỏc c quan n v ton tnh. - Lp k hch v t chc thu ti liu n hn np lu vo kho lu tr tnh - Tip nhn ti liu ca cỏc c quan n np lu. - Phõn loi, chnh lý, xỏc nh giỏ tr ti liu. - Thc hin cỏc th tc tiờu hy ti liu ht giỏ tr . * B phn qun lý, khai thỏc, s dng ti liu Thc hin nhng nhim v theo quy nh Phú Giỏm c Trung tõm Lu tr ph trỏch v mt s cỏn b cú trỡnh trung cp tr lờn, cú kh nng thc hin cỏc khõu khoa hc nghip v kho lu tr. - Xut, nhp ti liu - xõy dng v qun lý h thng cụng c tra cu (CSDL, mc lc h s) - Qun lý v phc v cỏn b v nhõn dõn n khai thỏc, s dng ti liu. - Thc hin k thut bo qun ti liu. Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip - T chc xp xp ti liu kho. - Kh trựng ti liu. - Kim kờ, tu b, phc ch ti liu. - Lp bn bo him ti liu . * Ni quy lm vic ca Trung tõm Lu tr : Sỏng t 7h - 11h30 Chiu t 13h30 - 17h * Cỏch b trớ cỏc phũng lm vic ca Trung tõm Lu tr: - Tng 1: cỏc phũng lm vic ca Ban Lónh o, cỏn b Trung tõm. - Tng 2: 01 phũng chnh lý v 03 phũng bo qun ti liu - Tng 3: 03 phũng bo qun ti liu v 01 phũng trang thit b - Tng 4: 04 phũng bo qun ti liu * Trang thit b phũng gm: - Mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy photocopy, in thoi, qut, bn gh, t, giỏ, cp, hp ng ti liu, - Cỏc trang thit b phũng c b trớ hp lý thun li cho gii quyt cụng vic ca Trung tõm. * Trang thit b bo qun ti liu: Trung tõm Lu tr c trang b tng i y cỏc trang thit b bo qun ti liu nh: Mỏy iu ho, mỏy hỳt m, mỏy o m, qut thụng giú, thit b phũng chỏy cha chỏy II/ Ni dung cụng tỏc th, lu tr 1. Cụng tỏc th. Cụng tỏc th cú vai trũ rt quan trng hot ng qun lý ca cỏc c quan, n v t chc. Quan nim ỳng n v cụng tỏc th l mt iu kin m bo cho cụng tỏc ny phỏt trin. Nu quan nim khụng ỳng n s dn ti phng phỏp ch o, qun lý i vi cụng tỏc th cng khụng ỳng v kỡm hóm s phỏt trin ca nú. iu ny s nh hng n nng sut ca lao ng qun lý cỏc c quan Nh nc. Trung tõm Lu tr cụng tỏc th l vic son tho ban hnh bn, t chc qun lý bn, qun lý v s dng du c quan. B phn th l b phn khụng th thiu mi c quan, n v, l u mi tip nhn, thu thp thụng tin v cung cp truyn t thụng tin, lu gi thụng tin. ch o hng dn v nghip v cụng tỏc th, lu tr, t chc bi dng, hun, hun luyn cỏn b lm cụng tỏc Vn th-Lu tr, nhm thc hin ni dung ci cỏch hnh chớnh ca Chớnh ph v ỏp ng yờu cu ch o iu hnh ca UBND tnh, S Ni v, Trung tõm Lu tr ó ban hnh nhiu Trang GVHD: Bỏo cỏo tt nghip bn hng dn v nghip v nh: Vn bn hng dn qun lý cụng tỏc bo mt, quy nh v vic s dng du, Quy nh v tip nhn x lý bn trờn mỏy vi tớnh . cho cỏc n v, cỏ nhõn liờn quan m bo s thng nht v cụng tỏc Vn th c quan. Hng nm, cỏn b th c c i hun, bi dng v chuyờn mụn nghip v, vic ng dng cụng ngh thụng tin vo cụng tỏc Vn th Cc Vn th, lu tr Nh nc v tnh t chc nờn cụng vic hng ngy c thc hin mt cỏch thnh tho, thụng tin chuyn ti nhanh chúng v chớnh xỏc. Vic s dng v qun lý du c thc hin theo ỳng quy nh ca Nh nc v quy ch s dng du ca c quan. Vic qun lý cụng i n . ngy cng i vo n np, trỏnh sai sút. Hng thỏng, bỏo cỏo tỡnh hỡnh cho Th trng c quan. Cui nm b phn th gi bỏo cỏo cụng tỏc, hot ng ca mỡnh cho Th trng bit cú ch trng ch o kp thi v cú k hoch tip theo. Cụng tỏc Vn th cú vai trũ rt quan trng, nh hng rt ln n hot ng ca c quan. Lm tt cụng tỏc Vn th s gúp phn nõng cao nng sut, cht lng cụng tỏc ca c quan, n v, bi vỡ cụng tỏc Vn th liờn quan n nhiu cụng vic khỏc t vic son tho bn, ban hnh bn tỏc ng rt ln n cụng vic c quan. Vn bn l cn c gii quyt cụng vic ca c quan, vỡ vy nu bn c son tho cú cht lng, ni dung thụng tin cụ ng, rừ rng, d hiu thỡ s giỳp cho cỏn b gii quyt bn tit kim thi gian c v x lý bn. Vic ng ký qun lý bn cht ch tt s giỳp cho vic xỏc nh trỏch nhim c d dng, gúp phn gim bt t quan liờu giy t, lm tt cụng tỏc Vn th s gúp phn gi gỡn mt quc gia v mt c quan nhm to thun li cho cụng tỏc lu tr . ỏnh giỏ c tm quan trng ú, cỏc cp Lónh o ca c quan ngy cng c quan tõm. Vic b trớ ni lm vic v mua sm trang thit b cho th rt c chỳ trng. Phũng lm vic c b trớ i snh gn li vo v i lờn xung cu thang, nờn d tỡm kim v thun li cho khỏch n liờn h cụng tỏc. Nhng trang thit b phc v cụng tỏc th nh giỏ, t, k, bn gh, in thoi, mỏy in . c mua sm tng i y v sp xp khỏ hp lý. Nh vy, c s quan tõm ch o ca cỏc cp Lónh o, b phn th ca Trung tõm Lu tr ó v ang ỏp ng tt yờu cu cụng vic t ra, gúp phn ỏng k cho cụng vic c quan nõng cao nng sut, hiu qu lm vic. 1.1. Son tho v ban hnh bn Son tho bn l cụng vic ca cỏn b qun lý vic tho v ni dung v hỡnh thc ca bn lm cn c cho cỏc cp cú thm quyn phờ duyt v ban hnh. Nhng yờu cu v son tho, ban hnh bn qun lý Nh nc l phi ỳng thm quyn v ỳng cụng dng, k thut trỡnh by ỳng theo th thc, m bo yờu cu v ni dung, c th hin bng phong hnh chớnh, v c son tho, ban hnh ỳng quy trỡnh. Trang 10 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Bc 20: Kim tra, chnh sa vic nhp phiu tin Bc 21: Lp mc lc h s - Vit li núi u - Lp cỏc bn tra cu b tr - Tp hp d liu v in mc lc h s t c s d liu - úng quyn mc lc Bc 22: X lý ti liu loi - Sp xp, bú gúi, thng kờ danh mc ti liu loi - Vit thuyt minh ti liu loi - T chc tiờu hy ti liu loi (thc hin theo quy trỡnh x lý ti liu loi) - B sung ti liu gi li theo kt qu thc hin quy trỡnh x lý ti liu loi (nu cú) Bc 23: Kt thỳc chnh lý - Hon chnh v bn giao h s phụng - Vit bỏo cỏo tng kt chnh lý - T chc hp rỳt kinh nghim 2.3.4 Thng kờ cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr Thng kờ l dng cỏc phng phỏp, cỏc cụng c chuyờn mụn xỏc nh rừ rng chớnh xỏc s lng, cht lng, thnh phn, ni dung tỡnh hỡnh ti liu v h thng trang thit b bo qun cỏc kho lu tr nhm to iu kin thun li cho cụng tỏc bo qun v tra tỡm ti liu. Trung tõm Lu tr cụng tỏc thng kờ ti liu phũng kho lu tr c tin hnh tng i tt. Trung tõm Lu tr luụn chỳ trng n cụng tỏc thng kờ v ó thng kờ ton b ti liu lu tr kho theo tng phụng riờng bit, tng phụng ti liu c thng kờ theo tng nm. Trung tõm Lu tr ó lp mc lc h s thng kờ ti liu, mc lc h s ca Trung tõm c th hin y cỏc ti liu hng dn, ch o ca Trung ng n cỏc ti liu ca UBND tnh theo tng nm. Trung tõm Lu tr ó s dng cỏc loi cụng c tra cu nh: mc lc h s, tra tỡm trờn mng, s cho mn ti liu. Ngoi ra, Trung tõm Lu tr cũn thc hin thng kờ cỏc phng tin bo qun nh: giỏ, t v thng kờ cỏc phụng lu tr ng thi cng thng kờ cỏn b lu tr. Vic thng kờ ny c cỏn b lu tr thc hin nh k hng nm nhm bỏo cỏo vi Cc Lu tr v kim tra tỡnh hỡnh ti liu kho lu tr cng nh cỏc trang thit b bo qun kp thi tu b, phc ch cỏc ti liu h hng v kp thi phỏt hin cụn trựng phỏ hoi ti liu. Nhỡn chung cụng tỏc thng kờ ti liu cha c hon chnh, cũn thiu mt s loi cha xõy dng c nh: s ng ký mc lc h s, phiu phụng, th phụng, h s phụng, s xut, s nhp ti liu. õy l nhng hn ch cụng tỏc thng kờ lu tr c quan. 2.3.5 T chc bo qun ti liu lu tr Trang 24 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Ti liu lu tr cha ng nhng thụng tin cú giỏ tr v nhiu mt khụng ch hin ti m c tng lai. Vic bo qun ti liu lu tr l cụng tỏc t chc v thc hin cỏc bin phỏp, ú ch yu l cỏc bin phỏp khoa hc k thut bo qun an ton v kộo di tui th ca ti liu, nhm phc v tt nht cho vic s dng chỳng hin ti v tng lai. Tui th ti liu di hay ngn ph thuc phn ln vo iu kin bo qun chỳng, mun bo qun an ton v kộo di tui th ca ti liu lu tr phc v vic nghiờn cu sau ny thỡ cú ch bo qun thớch hp. phc v cho yờu cu np lu v khai thỏc ti liu Trung tõm ó xõy dng c s h tng, va cú phũng lm vic va cú kho chuyờn dng bo qun ti liu lu tr vi quy mụ tng, khuụn viờn rng ln cú hng ro bao quanh, tng c xõy chng thm. Ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr kho c b trớ tng 2, 3, c trang b h thng mỏy iu ho, cú mụi trng khụng khớ sch thun li cho cụng tỏc bo v, phũng chỏy cha chỏy v t chc khai thỏc ti liu lu tr. - V phũng kho: kho lu tr c xõy dng 560m 2, cú 09 phũng, kho bo qun ti liu vi din tớch 360m2. - Tng kho: dy, m bo cỏch nhit, chng c sc núng ca mt tri, chng c s ngm nc ma. - Ca kho: cú h thng ca s, ca chớnh, cú khoỏ bo v chc chn. - Trang thit b bo qun c trang b y cỏc thit b hin i gm: giỏ st ti liu, mỏy iu ho nhit , mỏy hỳt m, mỏy bỏo chỏy t ng, mỏy hu ti liu, mỏy vi tớnh, mỏy photocopy, qut thụng giú, bỡnh cha chỏy. Tỡnh trng vt lý kho phi m bo ti liu c xp lờn giỏ rt khoa hc theo trt t ca s lu tr ghi trờn hp ca mi phụng ti liu theo nguyờn tc t trỏi qua phi, t trờn xung di. i vi ti liu cha c chnh lý c sp xp mt v trớ riờng, ti liu c chnh lý hon chnh thỡ c sp xp riờng. Tt c c bo qun cỏc hp cú gỏy quay ngoi thun li cho vic tra tỡm v kim tra. Cỏc giỏ ti liu c sp xp thng hng vuụng gúc vi ca s trỏnh ỏnh nng mt tri chiu trc tip vo ti liu. i vi bn gc cỏn b chuyờn trỏch n nghiờn cu ti ch, cn cú th yờu cu cỏn b lu tr photo, tuyt i khụng em h s ti liu trung tõm. Mt s trng hp c bit em h s ti liu Trung tõm phi ỏnh s t v ỏnh du vo tng bn, cú ký nhn y mn v tr h s trỏnh mt mỏt h hng. Ngoi ra, bo qun an ton ti liu Phụng, Trung tõm cũn s dng qut thụng giú, rốm che trỏnh ỏnh nng mt tri nhm m bo tui th ca ti liu v phc v nghiờn cu ca cỏn b nhõn dõn, cỏc mc ớch kinh t, chớnh tr, xó hi Phũng kho lu tr luụn c lm v sinh sch s trỏnh bi, phũng s xõm hi ca nm mc v cụn trựng. Trang 25 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Nhỡn chung cụng tỏc bo qun ti liu c thc hin tng i tt, ỳng yờu cu v bo qun ti liu v ỳng theo quy nh ca Nh nc. Hin Trung tõm Lu tr tnh ó trin khai v thc hin cỏc bin phỏp bo qun ti liu nh: Mua sm cỏc trang thit b phc v bo qun an ton ti liu lu tr. Thc hin y cỏc quy trỡnh k thut bo qun, ch phũng ho, cu ho, phũng gian bo mt i vi kho tng ti liu lu tr. Tin hnh cỏc nghip v thng kờ, kim tra nh k v t xut i vi ti liu. Thc hin vic tu b, phc ch i vi nhng ti liu h hng. Hn ch hin l cũn thiu thang mỏy di chuyn ti liu, kho cha t yờu cu. Vic ỏp dng phng phỏp tu b v phc ch ti liu cha thc hin c nhiu Nhỡn chung thi gian qua ti liu Trung tõm cha cú s mt mỏt, h hng hay chỏy n ỏng tic no xy ra. 2.3.6 T chc phc v khai thỏc v s dng ti liu lu tr Mt nhng nhim v c bn v mc ớch ca cụng tỏc lu tr l t chc s dng ti liu lu tr cú hiu qu, phc v cỏc yờu cu khỏc ca c gi v ngi nghiờn cu, nht l cung cp thụng tin cho cỏc c quan qun lý Nh nc, cỏc t chc xó hi phc v mc ớch chớnh tr, kinh t, húa xó hi v mc ớch chớnh ỏng ca cụng dõn. Trong giai on hin vic s dng cỏc ti liu lu tr vo hot ng qun lý v lónh o, vai trũ ca vic s dng ti liu lu tr c quan gn lin vi nhim v m bo thụng tin cho lónh o v qun lý. Vỡ th vic s dng tt ti liu lu tr vo hot ng qun lý l mt nhim v ca kho lu tr cn c quan tõm v khuyn khớch. Mt nhng yờu cu ca t chc s dng ti liu l phi m bo kp thi thng xuyờn v thit thc, ch ng v cú k hoch, trờn c s cỏc quy nh ca Nh nc v phỏp lut hin hnh, ti liu phi m bo phc v rng rói, ng thi phi chỳ ý bo v mt an ton ca ti liu lu tr. S dng ti liu lu tr l thc hin nhng phng phỏp, bin phỏp, cỏch thc tra cu, s dng mt cỏch khoa hc, hp lý ti liu lu tr. Hin ti Trung tõm Lu tr tnh ỏp dng cỏc hỡnh thc t chc s dng sau: T chc phũng c (õy l hỡnh thc ch yu), hỡnh thc ny cho phộp ngi nghiờn cu c nhiu ti liu mt lỳc v bo v ti liu b mt mỏt, h hng. Phũng c c b trớ din tớch khong 15m gm cú bn gh cho c gi, t ng sỏch, cụng bỏo, chớ, c trang b qut v h thng iu hũa, chiu sỏng hp lý. Ngoi ti liu lu tr, phũng c ca Trung tõm cũn cú cỏc loi t liu, sỏch bỏo tham kho khỏc nh: Cụng bỏo Chớnh ph, Cụng bỏo ca Tnh, chớ, sỏch bỏo cỏc loi c lu gi t trc ti . Trang 26 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Xõy dng cỏc loi cụng c tra tỡm ti liu phc v vic khai thỏc s dng ti liu. T chc y cỏc hỡnh thc s dng ti liu gm: + Phc v s dng ti liu ti phũng c ca Trung tõm Lu tr tnh + T chc trng by, gii thiu ti liu lu tr nhõn dp nhng s kin quan trng ca Nh nc, ca a phng hoc ca cỏc ngnh. + Gii thiu cho cỏc c quan, t chc tnh v cỏc ngun ti liu c phc v, s dng rng rói ang bo qun ti Trung tõm. + Ch ng gii thiu ti liu phc v cho cỏc nhim v chớnh tr, cỏc ỏn, chng trỡnh nghiờn cu ca cỏc c quan. + Lp danh mc cỏc loi ti liu phc v s dng (ti liu mt, ti liu hn ch s dng, ti liu c s dng rng rói). ang tin hnh xõy dng Quy ch khai thỏc, s dng ti liu lu tr ti Trung tõm Lu tr tnh. Quy nh c gi n nghiờn cu ti liu nu l c quan, on th, t chc phi cú giy gii thiu ca c quan. Nu l nhõn dõn phi cú giy xỏc nhn ca UBND xó, phng, th trn . Cỏc cụng c tra cu khoa hc ph bin, thng xuyờn hin c xõy dng ti Trung tõm Lu tr tnh l: Mc lc h s, s sỏch hng dn kho lu tr, mc lc phụng lu tr, . Mc lc h s l bn kờ cú h thng tờn cỏc h s v nhng thụng tin khỏc v thnh phn v ni dung h s ca mt ti liu, hoc mt phụng, mt b phn ca phụng, cú th l mt su ti liu. Trung tõm Lu tr tnh mc lc h s l cụng c tra tỡm c bn v ch yu. Cỏc ti liu ó c chnh lý hon chnh phi cú mc lc h s kốm theo. Trung tõm Lu tr tnh t chc trin lóm, cụng b vit bi gii thiu trờn bỏo cha nhiu. Vic t chc phũng c c thc hin ỳng vi quy nh ca Nh nc. 2.4 Giao np ti liu vo Trung tõm Lu tr Tnh Xỏc nh cỏc n v no l ngun np lu, xỏc nh thnh phn np dung ti liu cn thu thp, lờn k hoch thu thp h s, ti liu. Hng dn cỏc n v lp h s, danh mc h s v mc lc ti liu ca cỏc h s cn np. T chc tip nhn v lp biờn bn bn giao h s. Ti liu hỡnh thnh hot ng ca cỏc S, Ban ngnh l rt ln vi nhiu tờn loi khỏc nhau, a phn cha lp h s v ri rỏc cỏc b phn c quan, nu cú lp h s ch mc n gin theo tờn loi hay tỏc gi nờn cha m bo yờu cu v lp h s. Vỡ vy cỏc c quan ú cha tin hnh np lu vo Kho lu tr tnh. Mt s c quan ó np lu ti liu v c chnh lý tng i hon chnh. Cỏc th tc giao nhn phi cú biờn bn bn giao, s nhp ti liu . Trang 27 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Khú khn hin l cỏc c quan l ngun np lu ó n hn np lu nhng cha cú k hoch giao np ti liu lu tr theo ỳng quy nh ca Nh nc, iu ú gõy khú khn cho qun lý, bo qun ti liu lu tr trung thng nht a phng. Trung tõm Lu tr tnh ụn c cỏc c quan n v np lu ỳng quy nh ca Nh nc v hng dn, kim tra lm cỏc th tc thu thp v bo qun ti liu vo kho lu tr. Nhỡn chung cụng tỏc giao np ti liu vo kho lu tr tnh Qung Tr l mt yờu cu mang tớnh thc tin, nú liờn quan n nhiu khõu nghip v cụng tỏc lu tr núi chung, c bit l khõu la chn ti liu, lm th no thụng qua vic thu thp, bo qun ti liu mt cỏch khoa hc v thit thc, ti liu c a vo bo qun cỏc Kho lu tr c quan cú kh nng phc v cho yờu cu s dng thụng tin ti liu quỏ kh, l c s d liu tt nghiờn cu lch s tng lai. Trong thi k hin i, nhim v thu thp b sung ti liu cng cú ý ngha cp thit ũi hi cn cú s quan tõm ca cỏc cp lónh o nhm bo qun ti liu khụng b mt mỏt cha c thu thp b sung kp thi, dự iu kin no cụng tỏc ny i hi phi thc hin cú k hoch v m bo cỏc yờu cu ra. Danh mc s cỏc c quan thuc ngun np lu ti liu lu tr vo Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr : 1. Vn phũng on i biu Quc hi v HND tnh. 2. Vn phũng UBND tnh. 3. S Ni v. 4. S Cụng thng. 5. S Giỏo dc v o to. 6. S Giao thụng Vn ti. 7. S K hoch v u t. 8. S Khoa hc v Cụng ngh. 9. S Lao ng - Thng binh v Xó hi. 10. S Ngoi v. 11. S Nụng nghip v Phỏt trin nụng thụn. 12. S Ti chớnh. 13. S Ti nguyờn v Mụi trng. 14. S Thụng tin - Truyn thụng. 15. S T phỏp. 16. S Vn hoỏ, Th thao v Du lch. 17. S Xõy dng. 18. S Y t. 19. Thanh tra tnh. 20. Ban Dõn tc tnh. Trang 28 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip 21. Trng CSP Qung Tr. 22. i Phỏt - Truyn hỡnh tnh. 23. Ban Ch o phũng chng tham nhng tnh. 24. Ban Qun lý cỏc Khu Cụng nghip tnh. 25. Ban Qun lý D ỏn Thy li - Thy in Qung Tr. 26. Ban Qun lý u t v xõy dng c s h tng tnh. 27. Ban Qun lý Khu Du lch tnh. 28. Ban Qun lý Khu Kinh t Thng mi Lao Bo. 29. Bo him xó hi tnh. 30. Bu in tnh Qung Tr. 31. Vin thụng tnh Qung Tr. 32. Cc Hi quan Qung Tr. 33. Cc Thng kờ tnh. 34. Cc Thu tnh. 35. in lc Qung Tr. 36. Kho bc Nh nc tnh. 37. Chi nhỏnh Ngõn hng Nh nc tnh. 38. Ngõn hng Chớnh sỏch Xó hi Qung Tr. 39. To ỏn Nhõn dõn tnh. 40. Vin Kim sỏt Nhõn dõn tnh. 41. Chi cc Thỳ y. 42. Chi cc Bo v thc vt. 43. Chi cc Lõm nghip. 44. Chi cc Kim lõm. 45. Chi cc Bo v ngun li thu sn. 46. Chi cc Qun lý th trng. 47. Chi cc tiờu chun o lng cht lng. 48. Chi cc di dõn PT vựng kinh t mi. 49. Chi cc phũng chng lt bóo v qun lý iu. 50. Chi cc Dõn s v K hoch hoỏ gia ỡnh. 51. Liờn minh HTX v DN ngoi quc doanh. 52. Hi Nh bỏo tnh. 53. Hi Vn hc ngh thut tnh. 54. Hi Ch thp tnh. 55. Hi Bo tr ngi tn tt v tr em m cụi. 56. Hi K hoch hoỏ gia ỡnh. 57. Liờn hip cỏc t chc hu ngh. Trang 29 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip 58. Hi ụng y. 59. Hi ngi mự. 60. Hi khuyn hc. 61. Hi nn nhõn cht c mu da cam/Dioxin. 62. Hi lm vn. 63. Ban i din Hi ngi cao tui. 64. Liờn hip cỏc Hi Khoa hc k thut III. Thc trng cụng tỏc th, lu tr v ng dng cụng ngh thụng tin. Nhm thc hin bn s 608/LTNN-TTNC ngy 19/11/1999 ca Cc Lu tr Nh nc (nay l Cc Vn th v Lu tr Nh nc) v vic hng dn ng dng cụng ngh thụng tin Vn th, lu tr, TT-LT tnh Qung Tr ó trang b thờm nhiu mỏy vi tớnh cú ni mng din rng ton cu v phc v cho cụng vic ỏnh mỏy nh: son tho bn, nhp mc lc bn, nhp mc lc h s tra tỡm bn i cụng bỏo ca tnh. Nhng nm gn õy cụng tỏc qun lý bn n c quan cú rt nhiu tin b v dn dn ó i vo n np,c quan ó trang b mỏy vi tớnh v cỏc phn mm ng dng cho nhng ngi lm cụng tỏc th -lu tr khụng phi lm cụng vic th cụng nh trc. Cụng tỏc tra tỡm bn n bn i trờn mỏy cú nhu cu ca c quan n v hoc nhõn dõn gi n nhanh chúng v kp thi õy l tin b rừ rt thi ci cỏch th tc hnh chớnh. Nhng bờn cnh ú cng cú nhng hn ch cỏn b cụng chc cha quen vi vic s lý bn trờn mỏy. Mc dự cụng vic khụng ng nhng ũi hi mi cỏn b lm cụng tỏc th phi thnh tho chuyờn mụn nghip v, phi nm vng mi m bo hon thnh cỏc cụng vic c giao hng ngy m khụng sai sút v chm tr. 1. ỏnh giỏ thc trng Cụng tỏc th: + u im: c s quan tõm ca Lónh o nờn cụng tỏc th ó c chỳ trng v thc hin theo ỳng cỏc quy trỡnh chuyờn mụn nghip v. Nh vy, vi s lng, trỡnh chuyờn mụn nghip v c o to theo ỳng chuyờn ngnh ca cỏn b th nờn cụng tỏc th c quan ó khụng ngng ci tin l li lm vic nhm phc v mt cỏch tt nht cho cụng vic ch o, iu hnh hot ng ca Trung tõm. Qua kho sỏt tỡnh hỡnh ban hnh bn Trung tõm Lu tr nhng nm gn õy cho thy cht lng bn c nõng lờn rừ rt. Vic son tho v ban hnh bn ó theo ỳng quy trỡnh, th tc trỡnh ký khụng rm r ỏp ng yờu cu vic qun lý Nh nc a phng, gúp phn quan trng s nghip xõy dng v bo v t nc. Trang 30 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Trung tõm Lu tr ó cú ý thc vic thc hin quy ch lm vic ca Chớnh ph v quy ch lm vic ca c quan. Trung tõm Lu tr ó cn c vo chc nng nhim v ca mỡnh quy ch mang tớnh c thự ca c quan mỡnh, ng thi phự hp vi quy ch, nhm phi hp nhp nhng vic gi bn, tip nhn v x lý bn. Do ú, vic bn n chm hay tht thoỏt l ớt xy ra. + Hn ch: Cụng tỏc th Trung tõm Lu tr ó t c nhng kt qu nht nh, nhng cũn mt s hn ch nh cha cú phũng th riờng m bo mt thụng tin ti liu, cụng tỏc th kiờm nhim, Cn cú quy ch c th v cú bin phỏp ch ti vic thc hin cụng tỏc lp h s v xem õy l mt im thi ua ỏnh giỏ cụng chc hng nm to thun li cho lu tr c quan hon thnh tt nhim v ca mỡnh. 2. ỏnh giỏ thc trng Cụng tỏc lu tr: + u im: Vỡ c thự Trung tõm ch yu l lm cụng tỏc lu tr nờn cụng tỏc lu tr ngy cng c quan tõm v ó cú nhng bc phỏt trin ỏng k. Cụng tỏc cỏn b ang c tng cng v biờn ch, cụng tỏc o to, hun v nghip v cng c quan tõm, to iu kin. Cỏc ch chớnh sỏch cho cỏn b lm cụng tỏc lu tr cng c quan tõm ỳng mc to iu kin cho cỏn b cụng chc thc hin tt nhim v c giao. Vi lng cụng vic Trung tõm Lu tr rt ln nhng cụng tỏc lu tr Trung tõm Lu tr t c nhng thnh tu ỏng k Cụng tỏc lu tr Trung tõm nhng nm gn õy mc dự cũn nhiu khú khn v c s vt cht nhng ngy cng i vo n np hn. Nhn thc ca lónh o v v trớ, vai trũ ca cụng tỏc lu tr ngy cng c tng cng v nhiu mt, c bit l vic kin ton cng c li t chc v b trớ cỏn b lu tr. C s vt cht v kinh phớ u t cho cụng tỏc lu tr cú s quan tõm ỏng k, nht l vic u t cho vic nõng cp phũng, kho lu tr, mua sm cỏc trang thit b hin i nhm phc v cho vic chnh lý v sp xp ti liu ngn np, bo qun cht ch an ton v gi mt ca ti liu, phc v tt cho nhu cu khai thỏc s dng ti liu. Cỏn b lu tr c quan c o to qua h chớnh quy v cũn c thng xuyờn bi dng kin thc chuyờn mụn qua cỏc t hun, i hc cỏc lp i hc ti chc nõng cao trỡnh chuyờn mụn, tay ngh nờn cụng tỏc lu tr õy c t chc tng i tt vi quy nh ca Nh nc. i ng cỏn b lu tr trng thnh v nhiu mt, lm vic vi tinh thn trỏch nhim cao, cú phm cht o c, on kt giỳp ln nhau, hon thnh tt nhim v c giao c cp u v nhõn dõn tin cy. Trang 31 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip + Hn ch: Bờn cnh nhng u im trờn cụng tỏc lu tr Trung tõm cng cũn nhiu tn ti: - Nhn thc v vai trũ, ý ngha ca cụng tỏc lu tr c nõng lờn nhng cha ỏp ng c yờu cu ca cụng tỏc lu tr thi k mi. Trong thi i thụng tin bựng n nh hin thỡ vic ng dng cụng ngh thụng tin vo cụng tỏc lu tr l ht sc cn thit v mang tớnh cp bỏch. Bi vy, Trung tõm cn xỳc tin vic ng dng cụng ngh thụng tin cng sm cng tt phự hp vi yờu cu cung cp thụng tin nhanh chúng phc v cỏc c quan, t chc, n v, cỏ nhõn v ngoi tnh. V cụng tỏc lu tr: Cha cú nhng u t thớch ỏng cho cụng tỏc ny. Biờn ch lm cụng tỏc lu tr quỏ ớt, ú s lng c quan np lu vo Kho lu tr tnh l ln (64 c quan, n v v mt s doanh nghip thuc tnh), nờn Trung tõm Lu tr khụng th trung hng dn chnh lý ht lng ti liu. Kinh phớ cp cho cỏc c quan thc hin vic chnh lý, lp h s ti liu cũn rt hn ch. 3. ỏnh giỏ ng dng cụng ngh thụng tin qun lý Nh nc Vic ng dng cụng ngh thụng tin vo cụng s khỏ hon thin. phn ln s dng trang thit b hin i nh: Mỏy vi tớnh, mỏy fax, mỏy in, mỏy photo, mỏy scan, mng LAN Trong cụng tỏc th, lu tr nh s dng mỏy vi tớnh kt ni mng nhm nm bt nhng thụng tin cn thit phc v cho quỏ trỡnh nghiờn cu v gii quyt cụng vic tra tỡm ti liu thun li hn. Tit kim c thi gian m thụng tin cp nht thỡ luụn i mi. + u im: - Phn mm giỳp cho vic truyn ti thụng tin nhanh chúng, cỏn b viờn chc c thụng tin trờn mỏy, tit kim thi gian v giy t. - To iu kin cho vic tra tỡm ti liu c thun li v khụng b chng chộo ln ln ti liu, khụng lm mt thi gian cho vic tra tỡm. + Hn ch: - Yờu cu ca cụng ngh thụng tin ũi hi trỡnh cao, mt s cỏn b cha ỏp ng c yờu cu ny. - Lp trỡnh mi gõy khú khn cho vic cho vic s dng cỏn b lu tr Do nhn thc v vai trũ, ý ngha ca cụng tỏc lu tr cú phn c nõng lờn nhng nm gn õy nhng cha ỏp ng c yờu cu ca cụng cuc i mi ca t nc. Nhiu ti liu quan trng cha c np lu vo Trung tõm. Nguyờn nhõn sõu xa to nờn nhng hn ch trờn l nn hnh chớnh ca chỳng ta cũn nhiu khim khuyt trờn c mt: Th ch, t chc b mỏy v i ng cụng chc. B mỏy thỡ cng knh, cũn mang nng th tc giy t, ti liu khụng c sp xp khoa hc t khõu th cỏc ngun np lu nờn nh hng khụng ớt cho cụng tỏc lu tr ca Trung tõm. Trang 32 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip IV. Nhng xut kin ngh v cụng tỏc Vn th - Lu tr v ng dng cụng ngh thụng tin Sau gn thỏng thc ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr qua nghiờn cu, kho sỏt v thc hnh cỏc nghip v v cụng tỏc th, cụng tỏc lu tr v qun tr phũng cng vi nhng kin thc ó hc trng, nhm cng c kin thc v lý lun c bn ó c cỏc thy cụ giỏo nh trng trang b, truyn th dng kin thc vo thc t cụng vic. Tụi ó rỳt c nhiu iu b ớch v nhng kinh nghim quý bỏu cho bn thõn v c chuyờn mụn nghip v. Tuy thi gian thc khụng nhiu m kin thc lý thuyt thỡ quỏ rng ln nhng bn thõn tụi ó c gng dng nhng lý thuyt ó hc vo thc tin cụng vic c th c quan. Lý lun v thc tin l hai mt ca mt , chỳng cú mi liờn h cht ch v b sung cho bi vỡ nu lý lun em ỏp dng thc tin mt cỏch mỏy múc giỏo iu thỡ khụng mang li hiu qu cụng vic hoc nu i sõu vo vo thc tin m khụng ỏp dng lý lun thỡ vic gii quyt s thiu khoa hc.Vỡ vy nhm nõng cao nng lc dng nhm rốn luyn k nng ngh nghip bi dng tớnh ch ng v xõy dng phong cỏch lm vic khoa hc ca ngi cỏn b th-lu tr tỡnh hỡnh i mi ca t nc chỳng ta phi dng lý lun vo thc tin mt cỏch phự hp Mc dự cũn nhiu thiu sút nhng bn thõn tụi cú mt s kin ngh v xut sau. 1. xut Hng tun, thỏng cỏc b phn cn r soỏt trỏch nhim thc hin ca tng ngi, tng b phn ỏnh giỏ mc hon thnh nhim v theo ỳng quy trỡnh cụng vic cng nh s phi hp gia cỏc cỏ nhõn, b phn vi nhau, vi hiu lc v hiu qu ngy cng cao. Cựng vi xu hng hin i hoỏ v phỏt trin nn kinh t - xó hi thỡ cụng tỏc phũng cng ũi hi phi cú nhng thay i theo hng tớch cc. Hin i hoỏ cụng tỏc phũng phi ỏp ng c yờu cu lm cho mi nhim v, mi phn vic u cú s h tr ca thit b mỏy múc hin i. To nờn mt quỏ trỡnh hin i hoỏ phũng tng th nht quỏn v t hiu qu cao. Con ngi lm vic vi mỏy múc thit b cao hn ũi hi kin thc s dng trang thit b ú phi c nõng cao. 2. Kin ngh - V cụng tỏc th: Cn phi cú ch ti khen thng, k lut cụng tỏc th lu tr, gii quyt cỏc ch lng, ph cp thớch hp, theo ỳng ngch bc c o to a li s cụng bng xó hi, gii quyt tt mi quan h gia o to v s dng m bo cht lng cỏn b. y mnh cụng tỏc lp h s hin hnh cỏc n v trỏnh tip tc phỏt sinh ti liu tớch ng. Trang 33 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip Thc hin s i mi c quan thỡ vic b trớ ngi, b trớ cụng chc phi cn c vo trỡnh chuyờn mụn vo nng lc thc t ca cỏn b cụng chc v khụng nht thit mt ngi ch b trớ mt cụng vic, m mt ngi cú th kiờm nhim mt s cụng vic, gim bt s lng, tng cng trỏch nhim. - V cụng tỏc lu tr: Cn ỏp dng nhiu hỡnh thc nh hun, thc t, tham quan . nõng cao nhn thc cho cỏn b lónh o v tm quan trng ca ti liu lu tr qun lý Nh nc a phng. Tng cng c s vt cht nh giỏ t, mỏy múc, phũng phm c u t ỳng mc, t quy nh ca ngnh. Tng cng kim tra, ỏnh giỏ tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr cỏc c quan ban ngnh tnh v huyn, th xó. Tng cng u t trang thit b cho cụng tỏc lu tr nh mỏy hy ti liu, b trớ phũng c ti liu v u t mua sm trang thit b cho lu tr. Trung tõm cn qung bỏ, gii thiu, trin lóm ti liu thng xuyờn to iu kin cho mi ngi hiu ti liu lu tr, coi ti liu lu tr l di sn quc gia. - ng dng cụng ngh thụng tin Vic nghiờn cu ng dng khoa hc cụng ngh v hot ng quan h quc t ó c ng, Nh nc ta quan tõm chỳ ý. Hng nm ó u t hng chc t ng cho vic xõy dng kho lu tr, mua sm trang thit b bo qun, x lý tỡnh trng ti liu tớch ng, ngn chn nguy c hu hoi, bo v an ton ti liu lu tr, cng nh phỏt huy giỏ tr ca ti liu lu tr. Vỡ vy ó ỏp ng s phỏt trin kp thi ca cụng ngh thụng tin phc v cho cụng tỏc Vn thLu tr c tt p, em li hiu qu, nng sut, cht lng cao, nhanh chúng, tiờn li, tit kim thi gian, cụng sc v tin ca. Trờn õy l nhng kin ngh ca tụi v cỏc nghip v th, lu tr v vic ng dng cụng ngh thụng tin qun lý Nh nc ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr nhm tng bc ci cỏch th tc nn hnh chớnh, ỏp ng yờu cu i mi tỡnh hỡnh hin nay, gúp phn vo vic thc hin thnh cụng Cụng nghip hoỏ - Hin i hoỏ t nc ti a phng. Trang 34 Bỏo cỏo tt nghip GVHD: C.Phần kết luận Vi thi gian thc khụng di v thc hnh nhiu cụng vic c thự, phỏt sinh khỏc quỏ trỡnh lm vic, cng nh nhng hn ch ca bn thõn, vỡ vy tụi khụng th nghiờn cu mt cỏch t m v chi tit cỏc m tụi ó c tham gia v nghiờn cu thi gian va qua. Thụng qua t thc ny, chỳng tụi va dng kin thc ó hc trờn gh nh trng vo thc tin cụng tỏc, rốn luyn tỏc phong v nghip v chuyờn mụn. Thi gian va qua, tụi ó trc tip thc hnh mt s cụng vic nh tip nhn vo mỏy bn n, ban hnh bn i . , s dng cỏc trang thit b phũng, thc cụng tỏc lu tr, ng dng cụng ngh thụng tin, xõy dng phng ỏn phõn loi hp lý v tin hnh cỏc thao tỏc lp h s. V c bn thỡ hot ng thc tin u din nh lý thuyt m chỳng tụi ó hc. Tuy nhiờn cụng vic phỏt sinh nhiu m thc t em li, qua õy chỳng tụi nm rừ hn v nghip v v cú c hi lm sỏng t nhng dng vo thc t m hc trờn lp chỳng tụi cha rừ hay cha c cp n. ú l nhng thụng tin b tr cho kin thc c thy cụ truyn dy. õy cũn li dp chỳng tụi nhỡn nhn xem xột li quỏ trỡnh hot ng ca mt c quan Trung tõm Lu tr tnh, qua ú nhm trang b cho mỡnh mt tỏc phong lm vic khoa hc, thc hin nghiờm tỳc k lut, trang b kin thc chuyờn mụn, phm cht o c, sỏng to . iu quan trng nht l tụi nhn thc s cn thit v ngnh ngh ca mỡnh, yờu ngh v xem cụng tỏc th lu tr rt quan trng hot ng ca c quan, n v. Cú th núi cũn cú nhng tn ti v hn ch nht nh song nhỡn li cỏc kt qu ó t c ca vic ỏp dng mụ hỡnh ci cỏch hnh chớnh thy rừ nhng u vit, nhng im phi tip tc nghiờn cu ci tin thi gian ti l iu rt cú ngha thc t hin nay. Qua thi gian thc ti Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr ó giỳp em cú kin thc nghip v c vng vng hn, c lm quen tip xỳc vi cụng vic chuyờn mụn chuyờn ngnh di s ch bo tn tỡnh ca cỏc cụ chỳ, anh ch cỏn b cụng chc, giỳp em bit cỏch dng sỏng to gia lý thuyt v Trang 35 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip thc t. ng thi em cũn hc c õy phong cỏch lm vic, phm cht o c ca ngi cỏn b lm cụng tỏc Lu tr. Vi thi gian thc khụng nhiu, kh nng nhn thc ca bn thõn cũn hn ch cng nh thiu kinh nghiờm thc tin nờn vic ỏp dng gia lý thuyt v thc t chc hn khụng th trỏnh sai sút. Kớnh mong quý thy cụ, lónh o Trung tõm Lu tr cựng ton th cỏn b Lu tr Trung tõm gúp ý kin sau thc xong em s cú kt qu rt hn. Tụi xin chõn thnh cm n Lónh o c quan cựng cỏc cụ chỳ, anh ch Trung tõm ó giỳp em hon thnh tt t thc ny. Em xin chõn thnh cm n Quý thy cụ ó ging dy em sut thi gian hc trng, tn tỡnh hng dn em sut quỏ trỡnh thc tp, ó truyn t nhng kin thc l nn tng vng chc ỏp dng vo thc t. Giỳp em hon thnh chng trỡnh khoỏ hc v hon thnh bỏo cỏo tt nghip ny. Trang 36 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip í KIN V NHN XẫT CA LNH O TRUNG TM LU TR Q. GIM C Lõm Cụng Chõu Trang 37 Bỏo cỏo tt nghip GVHD: í KIN V NHN XẫT CA GIO VIấN HNG DN im (ghi bng s) GIO VIấN HNG DN im (ghi bng ch) MC LC Trang A. PHN M U 01 B. PHN NI DUNG 03 I. Khỏi quỏt c im tỡnh hỡnh .03 1. Phn gii thiu .03 2. Khỏi quỏt c im tỡnh hỡnh Trung tõm Lu tr tnh Qung Tr .03 Trang 38 GVHD: Bỏo cỏo tt nghip 3. V trớ, chc nng 04 4. Nhim v quyn hn 04 5. T chc b mỏy v biờn ch .07 II. Ni dung cụng tỏc th, lu tr .09 1. Cụng tỏc th 09 2. Cụng tỏc lu tr .17 III. Thc trng cụng tỏc th, lu tr v ng dng CNTT 30 1. ỏnh giỏ thc trng Cụng tỏc th .30 2. ỏnh giỏ thc trng Cụng tỏc lu tr 31 3. ỏnh giỏ ng dng cụng ngh thụng tin qun lý Nh nc 32 IV. Nhng kin ngh xut .32 1. xut 33 2. Kin ngh .33 C. KT LUN .35 Trang 39 [...]... khoa học từ khâu văn thư ở các nguồn nộp lưu nên ảnh hưởng không ít cho công tác lưu trữ của Trung tâm Trang 32 GVHD: Báo cáo tốt nghiệp IV Những đề xuất kiến nghị về công tác Văn thư - Lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin Sau gần 1 tháng thực tập tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành các nghiệp vụ về công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng cộng... thị xã và những văn bản nghiệp vụ khác Trung tâm Lưu trữ tham gia đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ thuộc tỉnh Trang 17 GVHD: Báo cáo tốt nghiệp Từ khi thành lập đi vào hoạt động đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy công tác lưu trữ địa phương phát triển Công tác lưu trữ mang... thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin Nhằm thực hiện văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư, lưu trữ, TT-LT tỉnh Quảng Trị đã trang bị thêm nhiều máy vi tính có nối mạng diện rộng toàn cầu và phục vụ cho công việc đánh máy như: soạn thảo văn bản, nhập mục lục văn bản,... của công nghệ thông tin phục vụ cho công tác Văn th Lưu trữ được tốt đẹp, đem lại hiệu quả, năng suất, chất lượng cao, nhanh chóng, tiên lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của Trên đây là những kiến nghị của tôi về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà nước tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị nhằm từng bước cải cách thủ tục nền hành chính, đáp ứng. .. Phông Lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Trị 07 Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh 08 Phông Lưu trữ Sở Xây dựng 10 Phông Lưu trữ Sở Y tế 11 Phông Lưu trữ Sở Tài chính 12 Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 13 Phông Lưu trữ Sở Giao thông – Vận tải 14 phông Lưu trữ BQL chương trình PTNT Quảng Trị 15 Phông Lưu trữ Sở Kế hoạch & Đầu tư 16 phông Lưu trữ BQL DA xoá đói giảm nghèo 17 phông Lưu trữ Đài Phát thanh & Truyền hình. .. cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh Trung tâm Lưu trữ cấp chứng thực, giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ cho người đến nghiên cứu khai thác tài liệu thuộc kho lưu trữ tỉnh do Trung tâm quản lý theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Lưu trữ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn quy trình hoạt động nghiệp vụ của lưu trữ. .. thành tốt nhiệm vụ được giao được cấp uỷ và nhân dân tin cậy Trang 31 GVHD: Báo cáo tốt nghiệp + Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm trên công tác lưu trữ ở Trung tâm cũng còn nhiều tồn tại: - Nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ được nâng lên nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ trong thời kỳ mới Trong thời đại thông tin bùng nổ như hiện nay thì việc ứng dụng công nghệ thông. .. công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là hết sức cần thiết và mang tính cấp bách Bởi vậy, Trung tâm cần xúc tiến việc ứng dụng công nghệ thông tin càng sớm càng tốt để phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng phục vụ các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong và ngoài tỉnh Về công tác lưu trữ: Chưa có những đầu tư thích đáng cho công tác này Biên chế làm công tác lưu trữ quá ít, trong... sơ tốt sẽ nâng Trang 16 GVHD: Báo cáo tốt nghiệp cao năng suất chất lượng công tác của cán bộ trong cơ quan, giúp cơ quan quản lý văn bản được chặt chẽ, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ hiện hành chỉ dùng cho công tác văn thư và mang tính bắt buộc Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là đúng thời hạn và đầy đủ Hiện nay ở Trung tâm. .. gia và nghiên cứu trong thời gian vừa qua Thông qua đợt thực tập này, chúng tôi vừa vận dụng kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tiễn công tác, rèn luyện tác phong và nghiệp vụ chuyên môn Thời gian vừa qua, tôi đã trực tiếp thực hành một số công việc như tiếp nhận vào máy văn bản đến, ban hành văn bản đi , sử dụng các trang thiết bị văn phòng, thực tập công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông . đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị em được đến đây khảo sát tình hình thực tế và thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin. Trung tâm Lưu trữ. thực tiễn tình hình công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Trị. Do thời gian còn hạn hẹp, kiến thức còn mới, kinh nghiệm chưa nhiều và trong. nhiều hơn với thực tế công việc, được thực hành các nghiệp vụ Văn Thư mà đặc biệt là nghiệp vụ Lưu Trữ, chuyên đề Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản