MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT A .LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài : 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6.Bố cục đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc. 7 1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. 10 1.4.1 Khái niệm : 11 1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. 12 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 14 2.1 Hoạt động quản lý. 14 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư. 14 2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá. 15 2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư. 16 2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư. 16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến . 18 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 26 CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 27 3.1.1 Ưu điểm : 27 3.1.2 Hạn chế : 28 3.1.3 Nguyên nhân 29 3.2 Các đề xuất 29 3.2.1 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư 29 3.2.2 Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư. 30 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 31 3.2.4 Khắc phục một số thiếu sót trong công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia. 31 C. KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận riêng tôi, tất kết nghiên cứu nêu tiểu luận hoàn toàn trung thực Người thực đề tài MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT A LỜI NÓI ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài : Đối tượng nghiên cứu 3.Mục tiêu nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 6.Bố cục đề tài .3 B NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 1.4 Vai trò cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn .10 1.4.1 Khái niệm : .11 1.4.2 Vai trò cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn .12 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 13 2.1 Hoạt động quản lý .14 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tác văn thư .14 2.1.2 Công tác tra, kiểm tra đánh giá 15 2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết công tác văn thư 16 2.1.4 Tổ chức phận nhân làm công tác văn thư .16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 17 2.2.2 Quản lý văn đi, đến .18 2.2.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 24 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu .25 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 25 CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 26 3.1.1 Ưu điểm : 27 3.1.2 Hạn chế : 28 3.1.3 Nguyên nhân .29 3.2 Các đề xuất 29 3.2.1 Tăng cường quan tâm đạo cấp lãnh đạo công tác văn thư 29 3.2.2 Tăng cường hồn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư 30 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư .31 3.2.4 Khắc phục số thiếu sót cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia .31 C KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT THPT : Trung Học Phổ Thông QPPL : Quy Phạm Pháp Luật CNTT : Công Nghệ Thơng Tin CP: Chính Phủ ĐH : Đại Học A LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài : Trong giai đoạn nay, đất nước ta ngày phát triển đổi không ngừng, nghành giáo dục Việt Nam nói chung nghành giáo dục tỉnh Lạng Sơn nói riêng cơng tác văn thư đòi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt cơng việc giao chất lượng cơng tác văn thư trường học đóng vị trí vơ quan trọng, cần trọng quan tâm sâu sắc Văn thư phận thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, trụ sở quan nơi cán công chức, viên chức làm việc, địa điểm giao tiếp và hoạt động khác quan Công tác văn thư khơng xa lạ quan, tổ chức quan sử dụng văn để làm phương tiện giao tiếp thức với Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cơng tác mang tính nghiệp vụ, kĩ thuật Trường THPT Bình Gia vậy, suốt trình hoạt động cần đến công cụ quan trọng văn Đây công cụ thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu Những hoạt động cần tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt pháp luật công tác văn thư Cơng tác văn thư liên quan đến khoa Văn thư - Lưu trữ mà theo học trường ĐH Nội Vụ Hà Nội phù hợp với khả nghiên cứu tơi nghành mà tơi u thích, muốn tìm hiểu, học hỏi, quan tâm nên chọn đề tài : "Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn" Tơi tìm hiểu vấn đề nhằm nâng cao hồn thiện thân kiến thức, kỹ nhìn nhận, đánh giá quan sát thực tiễn để sau trường phục vụ cho công việc tốt Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng hoạt động văn phòng nhiên cán chun mơn khác cấp lãnh đạo quan chưa thực hiểu tầm quan trọng vấn đề này, chưa có quan tâm đạo sát Vì tơi tìm hiểu vấn đề nhằm vị trí, vai trò, ý nghĩa giúp nâng cao công tác văn thư địa phương thêm hồn thiện Tơi cơng dân sinh sống địa bàn này, học tập sở nên có phần am hiểu quê hương mình, trình độ thái độ công tác cán nơi qua quan sát thân tơi Chính vậy, tơi nghiên cứu tìm hiểu ,tơi viết Tiểu luận với chuyên đề " Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư trường Trung học phổ thơng Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn" sở kiến thức thư viện, tài liệu liên quan đúc kết thực tiễn mà thân quan sát thu thập nhằm đem lại cho thân điều lạ, thâm nhập vào nghành học, thu thập thơng tin có học bổ ích, đúc kết kinh nghiệm mới, quan trọng, phục vụ cho trình học tập, giúp hiểu biết thêm công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu Đó cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn nội dung thực trạng giải pháp 3.Mục tiêu nghiên cứu Tôi nghiên cứu đề tài khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn để nắm tổng quan sơ lược Trường THPT Bình Gia, làm sáng tỏ sở lý luận tầm quan trọng công tác văn thư nói chung cơng tác văn thư trường nói riêng Từ rút ưu điểm cần phát huy hạn chế cần khắc phục công tác văn thư trường Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: Tháng 11 năm 1966 2015 - Khơng gian : Trường THPT Bình Gia Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài sử dụng nhiều phương pháp để nghiên cứu, phương pháp sau: - Phương pháp thư viện - Phương pháp mô tả - Phương pháp thống ke - Phương pháp phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh, logic… - Phương pháp khảo sát thực tiễn 6.Bố cục đề tài Bài Tiểu luận gồm phần : Chương 1.Khát quát tổ chức hoạt động trường THPT Bình Gia,tỉnh Lạng Sơn Chương 2.Thực trạng công tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Chương 3.Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư trường THPT Bình Gia., tỉnh Lạng Sơn Đây đề tài mà nghiên cứu, quan sát, học hỏi tìm hiểu khơng tránh khỏi sai sót trình triển khai nội dung mong đóng góp ý kiến thầy để đề tài hồn thiện Qua , tơi xin chân thành cảm ơn tới cô giáo Ths.Ngô Kiều Oanh giảng viên mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư- lưu trữ tận tâm dạy giúp đỡ thực đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn! B NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành Trường THPT Bình Gia thành lập vào tháng 11 năm 1966, hoàn cảnh đế quốc Mỹ leo thang đánh phá miền Bắc ác liệt Những năm đầu, trường đóng khu đất lọt khe núi vùng Nà Làng-n Bình thuộc xã Tơ Hiệu, Bình Gia Ngơi trường đơn sơ, mái tranh máng, vách ghép vầu, bàn ghe cọc ngoàm, nứa ghép đảm bảo trang trọng cho ba lớp học (1 lớp 9, lớp - lớp 10 lớp 11) thầy cô giáo - chủ yếu thầy miền xi tình nguyện lên miền núi cơng tác Trong điều kiện dạy học khó khăn thiếu thốn trăm thứ đủ điều ngày đầu lập với tinh thần ý chí vươn lên, thầy trò nỗ lực phấn đấu hồn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học Từ thành lập trường bốn lần chuyển địa điểm : thời kỳ 1969-1970 chuyển thôn Pác Nàng đến năm 1975 chuyển thôn Đông Mạ năm 1993 chuyển thôn Pá Nim- xã Tô Hiệu Trường có địa hình thuận lợi cho môi trường giáo dục Ngày đầu thành lập, trường có 80 học sinh thầy giáo Trải qua 45 năm xây dựng phát triển, trường đạt nhiều thành tích mặt hoạt động, góp phần đào tạo hàng nghìn lao động có trình độ, hàng ngàn lao động có trình độ Cao đẳng, Đại Học Đại Học cho huyện, tỉnh Tổ Quốc Đến năm học 2010-2011, trường sửa chữa lớn với kinh phí đầu tư tỷ đồng, ngơi trường khốc lên áo mới, với diện tích đất rộng trường đầu tư xây dựng sở hạ tầng, xây dựng văn phòng, phòng văn thư, thư viện, phòng y tế, xây dựng khu nhà nội trú xây dựng cho thầy cô ở, đáp ứng nhu cầu ăn thầy cô yên tâm để làm việc giảng dạy Trường có tổ chức chi Đảng gồm 20 Đảng viên Trong nhiều năm liền, chi liên tục đạt sở Đảng vững mạnh, Chi giữ vai trò hạt nhân lãnh đạo tồn hoạt động nhà trường Các tổ chức cơng đồn, đồn niên, hội cha mẹ học sinh hoạt động tích cực góp phần nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ Trong trình xây dựng trưởng thành, quan tâm cấp ủy Đảng, quyền địa phương, ban ngành đồn thể với nỗ lực tâm đội ngũ cán quản lý, giáo viên, nhân viên trường THPT Bình Gia đạt thành tích đáng trân trọng - Năm 1997 Uỷ ban thể dục thể thao tặng khen; - Năm 1999 Hội Chữ Thập Đỏ Việt Nam tặng khen; - Năm 2000 Giải thưởng Lý Tự Trọng Trung Uơng đoàn tặng - Năm 2000 Bộ Giáo Dục tặng khen thành tích đổi 10 năm (1991 – 2000) - Năm 2001 Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng ba (1996 – 2001) - Năm 2005 Tỉnh Ủy Lạng Sơn tặng cờ “Chi vững mạnh tiêu biểu” Ngoài trường nhận nhiều khen, Giấy khen Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh, huyện, Sở giáo dục Đào tạo Lạng Sơn Huyện Bình Gia với diện tích tự nhiên 109.066,2 Ha xã Tô Hiệu xã miền núi thuộc huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Huyện Bình Gia theo chiều dài lịch sử dựng nước giữ nước, theo tiếng gọi Đảng Cộng Sản Việt Nam, giương cao cờ giải phóng dân tộc, ngày 19 tháng năm 1945 nhân dân dân tộc huyện nêu cao tinh thần yêu nước , dậy đấu tranh để lật đổ ách thống trị, giành quyền tay nhân dân, góp phần vào cơng bảo vệ toàn vẹn Tổ Quốc Việt Nam Nhân dân xã Tơ Hiệu, huyện Bình Gia cần cù, chăm sống gặp nhiều khó khăn kinh tế, hiếu học, nhờ có giúp đỡ Đảng Nhà Nước, tổ chức đồn thể Hàng năm ln cố gắng phấn đấu với nhà trường để vận động quyên góp tiền công sức vun đắp xây dựng sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tốt để nâng cao chất lượng giảng dạy làm việc.Và cách thể quan tâm vơ to lớn việc học hành emnhững mầm non tương lai đất nước Giáo dục hệ trẻ mối quan tâm hàng đầu xã hội, đội ngũ thầy giáo đóng vai trò quan trọng Chính vậy, nhà trường ln ý thức trách nhiệm niềm vinh dự nghiệp trồng người Trường ngày tâm nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, nâng cao chất lượng đội ngũ cán chuyên môn lẫn công tác giáo dục tư tưởng, trị Ngày thành lập nhà trường có thầy giáo lớp học trải qua 45 năm xây dựng trưởng thành đến năm 2011-2012 tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên trường 88 Trường có 20 Đảng viên, nhiều năm liền đạt sở Đảng sạch,vững mạnh 100% học sinh lên lớp.Tỷ lệ học sinh hàng năm chất lượng tốt nghiệp đạt từ 86% lên 98%, học sinh giỏi cấp tỉnh năm sau cao năm trước Năm 2009- 2010 trường đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc Trường trường khác phạm vi toàn quốc hưởng ứng phong trào" Chống tiêu cực thi cử bệnh thành tích giáo dục" việc phát động phong trào "Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh" , xây dựng mơi trường sạch, bổ ích tích cực, đầy tính nhân văn Để xứng đáng với quan tâm Đảng Nhà nước, tin yêu nhân dân, đáp ứng nhu cầu ngày cao giáo dục nay, năm tới trường THPT Bình Gia tiếp tục đề phương hướng cho năm học năm tiếp theo: “ Tiếp tục thực đổi quản lý nâng cao chất lượng giáo dục”; triển khai vận động, phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực” 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ( Ban hành kèm theo Quyết định số : 23/2000/QĐ - BGD&ĐT ngày 11 tháng năm 2000 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ) Theo điều Nhiệm vụ quyền hạn trường trung học trường có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau : +Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo chương trình giáo dục trung học phổ thơng +Tiếp nhận học sinh, vận động học sinh bỏ học đến trường, quản lý học sinh theo Quy định Bộ Giáo dục Đào tạo; • Ghi : (1): Tên quan chủ quản cấp trực tiếp; (2): Tên quan, đơn vị; (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Nội dung sổ đăng ký văn đến: Ngày đến Tác giả Số, Ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (1) 3/10 (2) Bộ giáo dục đào tạo (3) 9138/Q ĐBGDĐ T (4) 31/9 15/7 Sở giáo dục đào tạo 829/SG DĐTTTr 7/7 10/1 Sở giáo 28/SGD dục ĐTđào tạo KHTC 8/1 (5) - Về quy định tạm thời sử dụng văn điện tử để công bố văn quy phạm pháp luật giao dịch văn hành -Về việc triển khai thi viết câu chuyện tình đạo đức pháp luật Về việc tiếp nhận gạo hỗ trợ học sinh Đơn vị người nhận (6) - Hiệu trưởng - Hiệu trưởng - Hiệu trưởng, giáo viên, học sinh (Nguồn: Sổ đăng ký văn đến Trường THPT Bình Gia) • Hướng dẫn đăng ký : 23 Ký Ghi nhận (7) (8) Cột 1: Ngày đến Ghi ngày nhận đăng ký văn ( Phải phù hợp với số ghi dấu đến ) Cột 2: Ghi tác giả văn Cột 3: Số ký hiệu văn Ghi theo số ký hiệu ghi văn Cột 4: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn Cột 5: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn khơng phải ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung ghi văn Nếu văn khơng có trích yếu nội dung người đăng ký phải tóm tắt ghi vào Cột 6: Đơn vị nhận người nhận Ghi tên đơn vị (hoặc cá nhân) nhận văn theo ý kiến phân phối người có trách nhiệm Cột 7: Ký nhận Người trực tiếp nhận văn ký nhận sau nhận đủ văn Cột 8: Ghi Ghi chép điều cần thiết khác (văn khơng có số ký hiệu, khơng có ngày tháng, khơng có trích yếu, văn sao.v.v Tóm lại sau đơn vị, cá nhân nhận văn đến thực nhiệm vụ mình, có vấn đề trực tiếp lên hỏi lãnh đạo nhà trường, xin đóng góp ý kiến ghi hòm thư góp ý 2.2.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định.Lập hồ sơ nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư, giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ hệ thống văn cần thiết Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Chất lượng nộp hồ sơ có ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan Theo quy định Luật lưu trữ văn hướng dẫn cơng tác văn thư Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo, kiểm tra hướng đẫn việc lập hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ quan Trong trình theo dõi, giải cơng việc ,mỗi cá nhân trường phải lập hồ sơ cơng việc đó,thống kê mục lục 24 hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu + Sơ đồ quy trình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan ( Phụ lục 3) + Nhận xét : • Ưu điểm : Cơng tác lập hồ sơ lãnh đạo Trường quan tâm Trong trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự bước quy trình.Khi cơng việc kết thúc, sau hồn thiện hồ sơ, người lập nộp hồ sơ cho cán văn thư thống quản lý.Sau năm, kể từ công việc kết thúc, cán văn thư thống kê hồ sơ hết thời hạn để đơn vị nộp vào kho lưu trữ theo quy định • Nhược điểm : Một số cán công chức đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ dạng bó gói, cất tủ tài liệu nhiều năm khơng giao nộp gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu, gây khơng khó khăn cho cơng tác lưu trữ Đây hạn chế lớn công tác văn thư 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu Trường giao cho cán văn thư giữ đóng dấu quan tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu - Cán văn thư thực nghiêm túc việc bảo quản sử dụng dấu, dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn - Việc đóng dấu tuân thủ theo quy định pháp luật.Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm với cơng việc, với kinh nghiệm cơng tác nên thực việc đóng dấu quy định pháp luật.Dấu giữ gìn thường xuyên vệ sinh đảm bảo 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 25 Trang thiết bị đóng vai trò quan trọng, trợ thủ đắc lực cán bộ, giúp nâng cao suất, chất lượng công việc, hiệu hoạt động văn phòng Trang thiết bị làm việc cán văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn gồm có : -Máy tính , bàn ghế làm việc - Máy điện thoại - Gía để tài liệu - Tủ đựng dấu đựng tài liệu - Máy Fax, máy in - Lịch, đồng hồ Điện thoại phương tiện kỹ thuật thiếu quan Máy in dùng để in tài liệu, trang thiết bị hữu dụng quan Máy tính dùng để cung cấp, tìm kiếm thơng tin, trao đổi thơng tin qua mạng, phương tiện cung cấp tiện nghi xử lý văn nhanh Hầu trang thiết bị đầy đủ phục vụ cho trình làm việc Tuy nhiên, trang thiết bị cũ bố trí xa chỗ làm việc * Tiểu kết : Trường có nhiều hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, có biện pháp để quản lý công tác văn thư, giúp cho công tác văn thư ngày lên Bên cạnh đó, Trường đẩy mạnh kiểm tra, tra, đánh giá việc tuân thủ theo quy định Nhà nước, quy trình nghiệp vụ theo văn QPPL đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư thực tương đối tốt Để thực công tác văn thư tốt cần phải có trang thiết bị Trường trang bị trang thiết bị trang thiết bị hỗ trợ tương đối đầy đủ song nhiều hạn chế, khó khăn CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 26 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm : Qua thời gian thu thập thông tin, tìm hiểu quan sát tìm tòi, tiếp xúc với tài liệu tham khảo, tài liệu thư viện thông tin mạng Internet với khảo sát thực tế công tác văn thư trường THPT Bình Gia Cơng tác văn thư có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Được quan tâm đạo trực tiếp Sở, Phòng Giáo Dục Và Đào Tạo Đảng, quyền , ban nghành đoàn thể nhân dân quan tâm đến Hiệu trưởng, hiệu phó trường THPT Bình Gia ln quan tâm đặc biệt công tác văn thư trường, trình giải văn đến lãnh đạo nhà trường cho ý kiến giải quyết, đôn đốc việc thực giải văn kịp thời nên đơn vị cá nhân nhận văn ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đội ngũ cán bộ, thầy cô giáo động, nhiệt tình làm tốt chun mơn, có tinh thần trách nhiệm ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Việc tổ chức giải văn đến xử lý kịp thời xác thống tránh chậm trễ sảy ra, văn thư quan làm tốt công việc xử lý giải văn tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, ký chuyển giao văn Quy trình tiến hành thuận lợi, giải văn đến ln làm tốt xảy tình trạng sai sót hay bỏ ngỏ Tất văn đến tập trung phong văn thư làm thủ tục theo trình tự Trường THPT Bình Gia có cấu tổ chức đơn giản nên việc nhận văn đến gửi văn thuận lợi Mà cấu tổ chức đơn giản nên bước tiến hành giải diễn nhanh chóng Văn đến thường công văn, định, thông báo, đến từ nhiều nguồn khác số lượng văn đến năm không nhiều nên việc tiến hành đăng ký, chuyển giao văn ln thực xác Thời gian vào cuối năm học lớp 10, 11 bận rộn việc thi cử cuối học kỳ, kỳ thi tuyển sinh cao đẳng, đại học cho học sinh lớp 12,cán văn thư 27 bận với việc làm hướng dẫn học sinh cuối cấp hồ sơ thi cao đẳng, đại học 3.1.2 Hạn chế : Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia tồn khuyết điểm Nhưng nhìn chung tổng thể tiến hành theo bước quy định Nhà nước ban hành Các ưu điểm cần nên phát huy, khuyết điểm cần sửa chữa khắc phục có hiệu quả.Việc tổ chức tập huấn cho cán làm công tác văn thư hạn chế Cán văn thư khơng làm cơng tác văn thư mà phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác quan làm giảm sút hiệu công việc Đôi xảy tình trạng thất lạc văn bản.Các trang thiết bị có nhiều hạn chế, việc sử dụng máy tính để lưu, soạn thảo văn chủ yếu lưu cách thông thường ghi chép lại vào sổ viết tay, chưa có phần mềm hệ thống quản lý văn Nhà trường đầu tư bàn, ghế, tủ đựng tài liệu gặp khó khăn tài nhà trường có hạn, dẫn đến tình trạng lộn xộn, nhiều làm bị hư hỏng Và tình trạng chán việc lý lương bổng, áp lực công việc ngành văn thư Đối với thư riêng dành cho học sinh, cán giáo viên, nhân viên trường, phòng văn thư khơng có tủ đựng riêng nên sau tiếp nhận thư riêng, cán văn thư thường bỏ vào bên cạnh bàn làm việc để chung với loại văn giấy tờ khác, dẫn đến tình trạng lộn xộn thất lạc thư tín Trường hợp viết tắt q trình đăng kí văn vào sổ, dùng từ không thông dụng thường xuyên xảy Hoặc có tình trạng tẩy xóa sổ đăng kí văn đi, văn đến văn thư đánh sai số Cán văn thư nhiều thiếu trách nhiệm cơng việc Cần phải có phần mềm hệ thống để việc quản lí văn đến thuận lợi, dễ dàng Do trường thành lập 45 năm, khoảng thời gian dài 28 nên trang thiết bị trường không tránh khỏi hỏng hóc, cũ, khơng thể đáp ứng u cầu cơng việc Vì cần thay mới, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị lỗi thời hỏng hóc, tạo mơi trường học tập làm việc tốt cho cán bộ, nhân viên trường 3.1.3 Nguyên nhân Có nhiều nguyên nhân khiến cho cơng tác văn thư chưa thật hồn thiện, nhiều bất cập kinh tế, tài nhà trường có hạn, thân cán cơng chức, viên chức trường chưa hiểu hết tầm quan trọng cơng tác văn thư, tính cẩu thả, chưa có trách nhiệm hạn chế việc ứng dụng, sử dụng thiết bị đại Người đứng đầu quan chưa thật sát sao, bng lỏng việc kiểm tra, giám sát Do cập nhật không đầy đủ hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn thư nhà trường, thiếu cán văn thư có nghiệp vụ theo tiêu chuẩn, cán văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc, làm ảnh hưởng đến công việc giao.Qua thời gian,do yếu tố môi trường dẫn đến hư hỏng thiết bị trình sử dụng 3.2 Các đề xuất 3.2.1 Tăng cường quan tâm đạo cấp lãnh đạo công tác văn thư Để việc công tác văn thư đạt hiệu bước hồn thiện cần quan tâm theo dõi, đôn đốc nghành, cấp lãnh đạo Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tăng cường trách nhiệm nghành,các cấp đồng thời xây dựng, hoàn thiện văn đạo cấp đạo đóng vai trò quan trọng việc tổ chức đạo công tác văn thư chặt chẽ, tốt Lãnh đạo quan cần thường xuyên nhắc nhở, đạo, triển khai có hiệu văn nhà nước, ban hành văn công tác văn thư Cần phải tăng cường mở đợt kiểm tra thường xuyên, động viên khen thưởng kịp thời, kịp thời xử lý hành vi phạm luật lưu trữ để công tác văn thư hướng phát triển nghành, vững mạnh 29 Có thể đưa cơng tác văn thư vào giảng dạy chương trình bồi dưỡng đào tạo cán quản lý Nhà nước coi tiêu chuẩn để xét vào vị trí lãnh đạo đánh giá khả lãnh đạo cán quản lý 3.2.2 Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư Con người làm việc văn phòng nhân vật trung tâm, chủ thể văn phòng Người làm văn phòng cần phải đào tạo tồn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp để đáp ứng nhu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi cao thị trường, hội nhập quốc tế Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư nhiệm vụ vơ quan trọng Vì vấn đề đặt trường phải nâng cao lực chuyên môn nhận thức cho cán làm công tác văn thư việc làm cần thiết Việc trang bị cho cán kiến thức cần phải ngày tăng cường thêm tay nghề, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ đội ngũ cán văn thư để nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cho trường cụ thể tổ chức, tham gia đợt đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Bản thân cán văn thư phải nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc, không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn Kiện tồn máy tổ chức đồng thời cần phải phân công công việc cho cán Tuyển chọn đào tạo thêm nhân lực có trình độ chun mơn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứng với môi trường làm việc 30 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư Qúa trình tồn cầu hóa quan hệ phát triển vô mạnh mẽ mang tính chất đột biến khoa học cơng nghệ mà cao laf cơng nghệ thơng tin CNTT ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư la nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh có hiệu quả, thể tính khoa học, tính đại q trình giải cơng việc Để nâng cao cơng tác văn thư cần phải đổi trang thiết bị, ứng dụng máy tính vào cơng tác văn thư , nhờ giúp tiết kiệm thời gian, xử lý thông tin cách dễ dàng, xác, khoa học Mọi khâu công tác văn thư hầu hết ứng dụng công nghệ thông tin Cần phải đưa phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác văn thư để việc nhập liệu tra tìm, chép nhanh chóng khoa học, nhà trường nên tham khảo công văn số 608-LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Văn thư lưu trữ Nhà Nước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Cần phải trọng đầu tư sở vật chất, cung cấp trang thiết bị thay đổi môi trường làm việc cán để đem lại hiệu công việc cách tốt 3.2.4 Khắc phục số thiếu sót cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia Nhà Trường cần có quan tâm đến công tác văn thư đặc biệt công tác quản lý giải văn đến, cán văn thư trường có phương thức làm việc hợp lý, theo quy định Nhà nước Trong trình giải văn lãnh đạo cần đôn đốc theo dõi, nhắc nhở đơn vị cá nhân giải cơng việc nhanh chóng, xác quy định 31 Cơng tác văn thư gồm nhiều công việc lưu trữ hồ sơ, học bạ, tốt nghiệp hay công văn quan trọng, u cầu tính cẩn thận, mà văn thư phải rà soát, đối chiếu lại họ tên, ngày tháng năm sinh cho với giấy khai sinh, lưu giữ công văn cẩn thận nữa, kịp thời phát sai sót để trình cấp sửa chữa sai sót, tránh tình trạng sai sót có liên quan tới học sinh cuối năm thi tốt nghiệp lớp 12 gây ảnh hưởng, rắc rối đến học sinh Nhà trường cần đầu tư thêm trang thiết bị máy tính theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ, hệ thống phần mềm để quản lý tài liệu thuận tiện có hiệu Đối với thư cán bộ, nhân viên cần có hòm tủ để bảo quản tránh tình trạng thư để bị thất lạc * Tiểu kết: Cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục, vài biện pháp nhằm góp phần củng cố cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia thời gian tới hồn thiện Nhìn tổng thể công tác văn thư trường có thống tn thủ quy trình, xử lí kịp thời,chính xác tránh chậm trễ tốn thời gian 32 C KẾT LUẬN Công tác Văn thư thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan tổ chức Đó cơng việc liên quan đến nhiều đơn vị, phận cá nhân, tồn phát triển quan, tổ chức hay xí nghiệp cơng ty Hiện cơng văn hành văn thư cấp ngành quan tâm, đề cao Đảng Nhà nước lãnh đạo quan, tổ chức ý thức rõ tầm ảnh hưởng công tác Văn thư đến tồn quan Đây loại hình hoạt động gồm nhiều công tác khác từ soạn thảo văn bản, trình văn bản, ký văn bản, nhận văn đến xử lý,và ký gửi văn , cơng tác Văn thư cần phải quan tâm để làm tốt công việc Công tác văn thư trường THPT Bình Gia bên cạnh ưu điểm có tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục, sở tơi đề xuất số biện pháp nhằm góp phần củng cố cơng tác văn thư trường THPT Bình Gia thời gian tới hồn thiện Nhìn tổng thể công tác văn thư trường có thống tn thủ quy trình, xử lí kịp thời,chính xác tránh chậm trễ tốn thời gian q trình giải cơng việc Trên tồn lịch sử trường THPT Bình Gia, khái quát công tác văn thư trường THPT Bình Gia mà tơi có thời gian tìm hiểu.Thực trạng giúp tơi có nhìn đầy đủ sâu sắc kỹ chuyên mơn cơng tác văn thư để có so sánh, nhận thức,đối chiếu lý thuyết thực tiện, thu thập học kinh nghiệm lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo đức cán tương lai 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Báo cáo Thực tập tốt nghiệp năm 2010; 2- Cổng thông tin điện tử trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn 3- Giáo trình : Lý luận cơng tác văn thư - Phó giáo sư Vương Đình Quyền, nhà xuất bản, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 4- Tìm trang Tailieu.vn; 34 PHỤ LỤC Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Trách nhiệm Quy trình Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp Mơ tả cơng việc Soạn thảo mới, sửa đổi cũ trình xin ý kiến đóng góp Lãnh đạo nhà trường lãnh đạo đơn vị Kiểm tra, xem xét, góp ý để hồn thiện dự thảo Có thể : - Đồng ý với dự thảo - Yêu cầu sửa đổi số câu, từ, lỗi tả - Yêu cầu sửa đổi bố cục, nội dung văn Lãnh đạo Trường - Nếu đồng ý , ký duyệt văn Phê duyệt Cán văn thư Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức kỹ thuật trình bày văn Chánh văn phòng Xem xét, định Cán văn thư Đăng ký văn vào sổ theo dõi phần mềm quản lý Ghi số, ngày tháng, đóng dấu làm thủ tục phát hành - Trước đóng dấu, có sai sót thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, văn thư thông báo cho đơn vị soạn thảo khắc phục - Trong tiến hành kiểm tra, có vướng mắc văn thư phải báo cáo cho Chánh văn phòng người có thẩm quyền - Văn lưu thành 02 Một lưu văn thư, lưu hồ sơ theo dõi , giải công việc PHỤ LỤC Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Trách nhiệm Văn thư Quy trình Tiếp nhận văn Chánh Văn phòng Phân loại văn bản, chuyển cho lãnh đạo nhà trường Trả lại văn không địa Lãnh đạo Nhà Trường Xem xét, giao cho cá nhân,bộ phận chức giải Mô tả cơng việc - Nhận văn bản.Đóng dấu " Đến" ghi rõ số ngày đến - Phân loại sơ trình lãnh đạo nhà trường - Trả lại văn chuyển nhầm địa - Cần rõ đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính, phối hợp -Chỉ rõ yêu cầu, mức độ, biện pháp, thời hạn giải văn Văn thư - Nhận lại chuyển giao văn có ý kiến lãnh đạo nhà trường cho phận chức - Thực lưu trữ phận văn thư phần mềm quản lý văn - Lưu 01 theo yêu cầu - Phân phối văn cho cá nhân , phận ghi vào sổ theo dõi giải văn đến Các cá nhân phận chức có trách nhiệm giải văn - Văn thư đăng ký đầy đủ thông tin cần thiết vê văn - Lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân, chuyên viên thực hiện, giải văn PHỤ LỤC Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Trách nhiệm Quy trình Lập danh mục hồ sơ dự kiến lập năm Lãnh đạo đơn vị, phận Xétxxduyệt danh mục Văn phòng Tổng hợp Danh mục Lãnh đạo Trường Phê duyệt Danh mục Cá nhân ,cán bộ, công chức đơn vị Mở hồ sơ Thống quản lý hồ sơ đơn vị Mô tả công việc - Lãnh đạo đạo, tổ chức việc lập hồ sơ công việc - Căn vào nhiệm vụ cụ thể, cán dự kiến hồ sơ phải lập - Xem xét, duyệt danh mục gửi cho văn phòng Trường - Văn phòng tổng hợp thành danh mục chung - Sau phê duyệt, danh mục gửi cho đơn vị làm thực - Cán ghi tên dự kiến hồ sơ lên bìa hồ sơ - Thu thập văn có liên quan để đưa vào hồ sơ xếp tài liệu hồ sơ theo tiêu chí định -Biên mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản - Cuối năm, cán văn thư thống kê hồ sơ hết hạn nộp vào kho lưu trữ theo quy định ... cứu Tôi nghiên cứu đề tài khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn để nắm tổng quan sơ lược Trường THPT Bình Gia, làm sáng tỏ sở... tác cán nơi qua quan sát thân tơi Chính vậy, tơi nghiên cứu tìm hiểu ,tôi viết Tiểu luận với chuyên đề " Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư trường Trung học phổ. .. .25 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 25 CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 26 3.1.1 Ưu