Công tác văn thư tại văn phòng uỷ ban nhân dân huyện duy tiên, tỉnh hà nam

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam Họ tên sinh viên Lớp Niên khóa Địa điểm thực tập Thời gian thực tập Giảng viên hướng dẫn : NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG : KH13 Hành Chính Học : 2012 - 2016 : Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam : Từ ngày 28/4/2016 đến ngày 20/5/2016 : Th.S: Doãn Minh Thắng Cô Nguyễn Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN I: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM Thực hành kỹ hành liên quan PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN14 PHẦN KẾT LUẬN .40 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .41 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .43 BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND HĐND CB CC CVP HC Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cán Công chức Chánh Văn phòng Hành LỜI CẢM ƠN Sau năm học tập Học viện Hành Quốc gia, nhà trường trang bị đủ cho sinh viên chúng em kiến thức ngành Quản lý nhà nước kỹ để phục vụ trình làm việc sau Qua kỳ kiến tập tuần vào năm ba đợt thực tập cuối năm bốn với thời gian tháng UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam, Học viện tạo cho em có hội tiếp xúc thực hành trực tiếp kiến thức học vào hoạt động thực tế Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên (cụ thể Phòng Văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện) Kết thúc thời gian thực tập, em học hỏi rút nhiều học kinh nghiệm, nhiều kỹ bổ ích, tổng kết lại báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn tới lãnh đạo huyện, Chánh Văn phòng cán bộ, công chức làm việc Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên tạo điều kiện cho em trình thực tập, cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy cô Học viện Hành Quốc gia - người cung cấp cho em tảng kiến thức lý luận vô bổ ích bốn năm qua Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến Giảng viên - Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng Giảng viên - Nguyễn Hồng Vân nhiệt tình hướng dẫn cho em trình thực tập, trình hoàn thiện báo cáo thực tập Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Lan Hương PHẦN I: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - đại hóa, kinh tế nước ta tăng cường với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu chung năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Trong quan đơn vị công tác Văn thư quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật quan Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay không Vì công tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều CB,CC Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia có công tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải năm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ… Ngày công tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho đất nước, cho xã hội Đây lý em chọn đề tài “Công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” để viết báo cáo thực tập để có nhìn đắn công tác văn thư − Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” lấy vấn đề hoạt động công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Duy Tiên làm đối tượng nghiên cứu − Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn phạm vi hoạt động phận Văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên − Phương pháp nghiên cứu: Trong trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này, em sử dụng số phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp luận vật biện chứng + Phương pháp phân tích sở liệu + Phương pháp tổng hợp, khái quát sở số liệu báo cáo tài liệu liên quan − Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN HOẠT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN Trong trình làm báo cáo, điều kiện thời gian trình độ thân có hạn, nguồn tài liệu tham khảo không nhiều, báo cáo em chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy (cô) giáo Trong trình thực báo cáo này, tìm tòi, nghiên cứu thân, em nhận hướng dẫn nhiệt tình Giảng viên Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng Giảng viên - Nguyễn Hồng Vân Em xin chân thành cảm ơn 1.1 Mục đích Thực Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 Giám đốc Học viện Hành việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học Hành hệ quy Theo kế hoạch thực tập Phòng Đào tạo Học viện Hành Quốc gia: − Mục đích chung Tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công việc cán bộ, công chức nhà nước máy hành nhà nước Vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành Bổ sung nâng cao kiến thức đã học Học viện Hành − Mục đích thực tập phòng Văn thư UBND huyện Duy Tiên Tìm hiểu việc áp dụng sở lý luận thực tiễn hoạt động quan hành nhà nước Tìm hiểu tổ chức hoạt động công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên Nắm quy trình soạn thảo văn bản, tiếp nhận ký, đóng dấu văn Quan sát phối hợp giải công việc phòng, ban chuyên môn với phận 1.2 Nội dung Nắm cấu tổ chức, chức nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập Nắm vững quy trình công vụ quan quản lý hành nhà nước nơi thực tập Nắm thủ tục hành quan nơi thực tập, thể chế hành liên quan đến quan nơi thực tập Thực hành kỹ hành liên quan 1.3 Thời gian Địa điểm thực tập: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam Thời gian thực tập: Thời gian thực tập đơn vị từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 1.4 Báo cáo trình thực tập Thời gian Tuần (Từ ngày 28/3 đến Nội dung thực tập Cán hướng dẫn • Làm lễ quân thực tập nghe phổ biến quy chế thực tập • Gặp gỡ đoàn thực tập nghe 01/04) giảng viên hướng dẫn thông qua kế hoạch thực tập • Liên hệ với Văn phòng Ủy ban Nguyễn Thị Lan Anh nhân dân Huyện Duy Tiên, tỉnh Tuần 2,3 (Từ ngày 4/4 đến 15/4) Hà Nam việc thực tập • Tiến hành thực tập phận Văn thư • Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc phận Văn thư huyện • Nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc cán hướng dẫn Nguyễn Thị Lan Anh thực tập giao • Nghiên cứu văn liên Tuần 4,5 (Từ ngày 18/4 đến quan đến công tác văn thư • Hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao Phòng Văn thư • Chọn đề tài viết báo cáo 29/4) lập đề cương báo cáo thực Nguyễn Thị Lan Anh tập • Liên hệ với Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng cán bộ, công chức để thu thập số liệu viết báo cáo thực Tuần 6, (Từ ngày 4/5 đến 13/5) tập • Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo cáo • Hoàn thành báo cáo sơ lược • Trình giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Lan Anh xem trước báo cáo thực tập sơ lược • Nhận nhiệm vụ hoàn thành Tuần (Từ ngày 16/5 đến 20/5) công việc cán hướng dẫn thực tập giao • Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn Giảng viên hướng dẫn • Xin ý kiến đánh giá trình Nguyễn Thị Lan Anh thực tập quan thực tập • Nộp báo cáo 1.5 Những công việc làm trình thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên Trong trình thực tập phận Văn thư Văn phòng UBND huyện Duy Tiên, em thực số công việc cụ thể liên quan, bao gồm: − Chuyển giao công văn − Đóng dấu Dấu văn phải chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía trái; trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng chùm lên dấu cũ mà phải đóng bên cạnh dấu cũ Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính dấu Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư CB văn thư phải lập Sổ theo dõi văn không giữ lưu văn thư Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Nhận xét: Qua trình quan sát em nhận thấy dấu UBND huyện Duy Tiên bảo quản cẩn thận, lau chùi sẽ, đặt vào ngăn tủ quan, có khóa tủ chắn Được hướng dẫn CB văn thư, thân em thực hành đóng dấu văn bản, dấu đóng quy định, rõ ràng, đóng dấu vào văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ 2.6 Lập hồ sơ hành Tổ chức quản lý công văn giấy tờ quan nhằm phục vụ thông tin kịp thời nhanh chóng, xác cho công tác quản lý khâu quản lý công văn - đến mà công tác lập hồ sơ hành đóng vai trò quan trọng Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công tác văn thư, móc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Qua tìm hiểu quan sát em thấy công tác lập hồ sơ hành UBND huyện Duy Tiên đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên kết chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ CB văn thư biên mục đầy đủ bên bên hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ việc nâng lương cho CB CC năm 2013 bao gồm: 29 + Biên họp Hội đồng ngày 12/6/2013 việc xét nâng lương cho CB CC năm 2012 + Danh CB đề nghị nâng lương đợt + 07 định nâng lương CB CC + Danh sách CB đề nghị nâng lương đợt + 24 định nâng lương cho CB CC Theo quy định Nhà nước sau kết thúc công việc năm, CB chuyên môn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cho quan CB lưu trữ tiến hành thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ, công việc tiến hành theo quy định Nhận xét: Qua khảo sát thực tế UBND huyện Duy Tiên em thấy công tác lập hồ sơ hành thực tốt CB văn thư lập danh mục hồ sơ trước đưa vào Lưu trữ quan 2.7 Đánh giá hoạt động công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam 2.7.1 Những kết đạt Thứ nhất, hệ thống văn pháp luật ban hành tương đối đầy đủ tạo sở pháp lý cho việc thực hoạt động văn thư thống nhất, dần vào nếp Thứ hai, hoạt động quản lý, đạo công tác văn thư đạt kết thiết thực; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đẩy mạnh; hoạt động nghiệp vụ văn thư tăng cường đạt hiệu cao Thứ ba, biên chế cán văn thư, lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng, cán văn thư thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ Thứ tư, công tác văn thư - Trong công tác soạn thảo Các văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc 30 - Quản lý văn Công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu Việc đăng ký văn UBND huyện Duy Tiên CB văn thư đăng ký sổ đăng ký văn UBND huyện vào số lượng ban hành văn năm từ 2000 đến 5000 văn mà lập loại sổ: + Sổ đăng ký văn vi phạm pháp luật + Sổ đăng ký văn hành có tên gọi + Sổ đăng ký công văn Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND huyện Duy Tiên đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng - Quản lý văn đến Tất văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến CB văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm từ 2000 đến 5000 văn mà lập loại sổ: + Sổ đăng ký văn Bộ, ngành TW + Sổ đăng ký văn quan, tổ chức khác Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ UBND huyện Duy Tiên tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra cứu sau - Quản lý sử dụng dấu Con dấu CB văn thư bảo quản tốt, dấu quản lý chặt chẽ, lau chùi cẩn thận, đặt ngăn tủ sau sử dụng xong Thứ năm, chất lượng cán 31 CB văn thư có trình độ chuyên môn cao nên khâu nghiệp vụ văn thư tiến hành có hiệu CB văn phòng có phẩm chất trị tốt (tất Đảng viên), có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ tốt mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết Thứ sáu, quan tâm đạo lãnh đạo UBND UBND huyện có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho CB thông qua Hội nghị tổng kết tập huấn công tác văn thư, đưa CB tập huấn cấp tỉnh, tổ chức giao lưu chia sẻ kinh nghiệm CB cấp huyện với cấp xã, phường, thị trấn địa bàn huyện… Thứ bảy, sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư tăng cường, lãnh đạo Văn phòng đầu tư kinh phí cho việc sửa chữa mua máy móc trang thiết máy in, máy fax…để phục vụ công tác văn thư, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, chỉnh lý tài liệu mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Thứ tám, nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 2.7.2 Hạn chế Bên cạnh mặt đạt công tác văn thư có số hạn chế sau: - Việc chuẩn bị nội dung cho làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu; thời gian chậm; việc bàn giao văn thức chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế - Trang thiết bị hạn chế việc đăng ký văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa áp dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký - Việc đăng ký văn tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn công sức cần thiết Bên cạnh CB 32 văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn - Công tác quản lý văn đến UBND huyện Duy Tiên số hạn chế, chưa lập hồ sơ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát - Việc đóng dấu văn nhiều bị mờ, nhòe, đóng lệch dấu… - Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu… - Vẫn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, xếp chưa khoa học, chưa quy định kho lưu trữ quan; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu không thường xuyên chưa quan tâm mức - Tình trạng tài liệu tồn đọng nhiều; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử chưa tốt - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng, công bố tài liệu nhiều yếu kém, tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị để phục vụ mục đích xã hội - Kho tàng chưa trọng, thiết bị cũ, nát, diện tích chật, hẹp - Việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ đơn vị, quan chưa làm tốt 2.7.3 Nguyên nhân hạn chế - Hệ thống văn pháp luật lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng bộ; chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm chế độ công tác văn thư, lưu trữ - Chưa bố trí nhân làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách mà kiêm nhiệm thực nhiệm vụ chuyên môn - Công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Duy Tiên đáp ứng yêu cầu công việc, số lượng biên chế thiếu, vị trí 33 công việc việc thực công việc chuyên môn bố trí kiêm nhiệm, chưa tạo bước chuyển biến rõ rệt việc chỉnh đốn nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ Vì ảnh hưởng đến hiệu công việc - Việc đại hoá công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, tra tìm tài liệu thực chưa đạt yêu cầu - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ hạn chế chưa trọng 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN 3.1 Một số giải pháp 3.1.1 Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành Luật lưu trữ văn quy phạm quan nhà nước ban hành Thường xuyên tổ chức số hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật đến toàn thể đội ngũ CB, CC, viên chức, lãnh đạo đơn vị công chức phụ trách trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ Thông qua Hội nghị tập huấn: Hội nghị công tác Văn phòng với đơn vị thuộc UBND huyện; lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách, công chức thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng; trang tin điện tử Văn phòng UBND huyện Duy Tiên Trong kế hoạch quý 2/2016, Văn phòng Huyện tổ chức 01 lớp tập huấn phổ biến, hướng dẫn văn công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách công chức trực tiếp thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ 3.1.2 Nâng cao trình độ CB văn thư Công tác văn thư UBND tồn nhiều hạn chế chưa tập trung trọng, chưa tổ chức tướng xứng với yêu cầu thực tế Để khắc phục hạn chế này, nên thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn CB văn thư để nhân viên đáp ứng với yêu cầu công việc Việc cử CB văn thư học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đàotạo • Bồi dưỡng kỹ soạn thảo văn Soạn thảo văn kỹ mà CB văn thư phải đảm nhiệm Tại UBND huyện Duy Tiên văn thuộc phòng, phận phận tự soạn thảo, CB văn thư soạn thảo văn thuộc Văn phòng Văn cần soạn thảo đòi hỏi kỹ thuật cao, thể thức, chuẩn nội dung, lời lẽ văn phải ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, xác, mang tính thuyết phục cao Chính để văn soạn thảo có chất lượng 35 tiến hành soạn thảo CB văn thư phải đảm bảo yêu cầu nội dung thể thức, phù hợp với quy định Nhà nước Để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư CB văn thư cần: + Tự trau dồi kiến thức, học tập, tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, sách… + Lãnh đạo cần tạo điều kiện, quan tâm nữa, cử CB văn thư học lớp bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn để nâng cao kỹ soạn thảo + CB văn thư cần tìm hiểu học thêm để nâng cao khả sử dụng máy vi tính kỹ soạn thảo văn + Nắm bắt đầy đủ thông tin, chủ trương sách Đảng Nhà nước • Đào tạo đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư - lưu trữ để cập nhật thông tin ứng dụng thực tế 3.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Hiện cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt đời sống kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hóa công tác văn thư xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cách xác, nhanh chóng cho CB lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa định kịp thời, xác, đắn Hiện máy vi tính sử dụng rộng rãi công tác văn thư lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng tải văn lên trang điện tử UBND; chuyển, gửi tài liệu, văn cho đơn vị cấp, ngành liên quan; lập hồ sơ văn giấy tờ đến việc lưu trữ tra cứu tài liệu sử dụng Khi sử dụng máy vi tính CB văn thư thực công việc sau: + Quản lý văn đến: CB văn thư có sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy tính Khi có văn cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào tất thông tin cần thiết như: số ký hiệu 36 văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu…, sai sót sửa dễ dàng mà không cần tẩy xóa nhiều + Quản lý văn đi: Cũng tương tự văn đến, CB văn thư kẻ sẵn mẫu sổ máy tính, có văn cần nhập vào thông tin cần thiết theo quy định + Thống kê văn đến, đi: ứng dụng có khả thống kê văn dễ dàng ngày, tuần, tháng hay năm cách xác tuyệt đối + Nối mạng cục bộ: Đây phương pháp làm việc khoa học, đem lại chất lượng cao Với việc kết nối mạng Internet giúp cho việc trao đổi thông tin CB văn thư với phận UBND HĐND, đơn vị cấp toàn huyện, tỉnh thuận lợi, nhanh chóng Thông tin chuyển xác, nhanh, tiết kiệm thời gian công sức cho CB văn thư + Thu thập thông tin: Có nhiều cách để thu thập thông tin qua đài, báo, tivi…nhưng việc máy tính kết nối Internet trở lên phổ biến, thông tin thu thập đa dạng, cập nhật thông tin xác từ chủ trương sách Đảng Nhà nước đến văn ban hành cập nhật nhanh chóng giúp cho tiến độ giải công việc nhanh hiệu 3.1.4 Tổ chức, xếp lại nơi làm việc Hiện phòng Văn thư làm việc chung với Phòng Tư pháp (một phòng chia hai phần), không gian phòng tương đối hẹp, mà điều kiện làm việc không đảm bảo Làm việc chung với phận khác bất lợi công việc cần tập trung cao công tác văn thư Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp yếu tố gây giảm hứng thú làm việc, việc xếp, bố trí bàn làm việc yếu tố định đến chất lượng hiệu công việc Để nâng cao suất, chất lượng công việc giảm căng thẳng trang trí phòng làm việc, xếp bàn ghế ngăn nắp, phù hợp với công việc Tủ đựng giấy tờ, hồ sơ cần gọn gàng, phân loại giấy tờ phù hợp nên xếp 37 vật dụng phòng làm việc theo nguyên tắc để chúng tầm tay để thuận tiện sử dụng, hạn chế tối đa động tác thừa 3.1.5 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ Để đảm bảo công tác văn thư thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra số văn chuyển đến, số văn ban hành số văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, không phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, CB văn thư rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Để đánh giá hoạt động văn thư yêu cầu công tác văn thư nhanh chóng, bí mật, xác lãnh đạo sử dụng số tiêu chí sau: + Mức độ hoàn thành công việc + Chất lượng hiệu công việc + Tinh thần, thái độ làm việc + Lòng say mê nhiệt tình với công việc + Ý thức, trách nhiệm độ tin cậy Thông qua tiêu chí mà đánh giá trình độ đạo đức CB văn thư Từ có kế hoạch giúp đỡ, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ rèn luyện đạo đức nghề nghiệp 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên - Lãnh đạo UBND huyện Duy Tiên cần quan tâm sát đến công tác văn thư quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa CB tập huấn cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho CB văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Lãnh đạo cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên ban, ngành lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 38 - Huyện ủy, HĐND, UBND tỉnh, huyện cần có biện pháp hỗ trợ sở vật chất kỹ thuật, sở hạ tầng cho phòng để tạo điều kiện thuận lợi cho CB phòng làm việc có hiệu - Hàng năm cần tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục, hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm CB - Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần để tạo cho CB, chuyên viên có động lực làm việc, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan - Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc - Cần có văn hướng dẫn giải mật hồ sơ, tài liệu tài liệu thuộc quan hành 39 PHẦN KẾT LUẬN Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Công tác văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động Văn phòng nói riêng UBND huyện Duy Tiên nói chung việc giải nhanh chóng công việc, cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy, nhiều hạn chế bất cập trình thực công việc Các CB văn thư toàn CB, chuyên viên, nhân viên Văn phòng nỗ lực khắc phục mặt tồn để góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư để phù hợp với xu hướng phát triển lên đất nước ta Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó công việc tập thể không riêng cá nhân Cần có đội ngũ CB đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ - người hy sinh thầm lặng 40 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP UBND HUYỆN DUY TIÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Duy Tiên, ngày 20 tháng năm 2016 NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Lan Hương Cơ quan thực tập: Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên Cơ quan: Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên Bộ phận: Phòng Văn thư Cán hướng dẫn thực tập: Nguyễn Thị Lan Anh Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Hương tiến hành thực tập quan từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Cơ quan nhận xét trình thực tập sau: Về ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nội quy, quy chế, quy định quan, phận thực tập: Về việc thực tập nội dung theo kế hoạch theo yêu cầu cán hướng dẫn thực tập: Đánh giá chung: NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHÁNH VĂN PHÒNG (Họ tên, chữ ký) (Ký tên, đóng dấu) 41 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên hướng dẫn: Thạc sỹ Doãn Minh Thắng cô Nguyễn Hồng Vân Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Lan Hương Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Hương tiến hành thực tập Phòng Văn thư Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam thời gian từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016, hướng dẫn trực tiếp Giảng viên Thạc sỹ Doãn Minh Thắng Giảng viên Nguyễn Hồng Vân Nhận xét giảng viên hướng dẫn trình thực tập sinh viên Nguyễn Thị Lan Hương: Đánh giá chung giảng viên hướng dẫn: GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài viết “Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội” Theo TS Nguyễn Lệ Nhung biên soạn Báo cáo tình hình công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND huyện Duy Tiên qua năm 2014, 2015 Các tài liệu khác liên quan Giáo trình Hành văn phòng quan hành nhà nước, Học viện Hành NXB Khoa học kỹ thuật http://luanvan.net Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 10/12/2003 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính Phủ công tác văn thư Quyết định 1342/2004/QĐ-UB ngày 07/10/2004 UBND huyện Duy Tiên việc ban hành quy định công tác văn thư Quyết định 22/QĐ-VP ngày 14/4/2015 Văn phòng HĐND UBND huyện Duy Tiên ban hành Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện 10 www.duytien.gov.vn 43 ... CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI... CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN, TỈNH HÀ NAM Thực hành kỹ hành liên quan PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN... VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN 2.1 Khái niệm vai trò công tác văn thư  Khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn công