Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ huyện phong điền

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu.. Một số văn bản quy phạm p

LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã

và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục

vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp, công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước

Phòng Nội vụ huyện Phong Điền là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Phong Điền, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực công tác: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng; công tác thanh niên ( gọi chung là công tác nội vụ)

Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân, cũng như từ thực tiễn của đơn vị đang công tác, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Phong Điền.”

Phương pháp nghiên cứu: Áp dụng các văn bản pháp luật của Nhà nước và

thực tiễn của đơn vị, tôi đã kết hợp các phương pháp: Phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp diễn dịch để nghiên cứu hoàn thành tiểu luận của mình

I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG :

1 Hoàn cảnh ra đời của tình huống:

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ

Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;

Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ hiện nay có 10 cán bộ, công chức trong đó có một biên chế làm công tác văn thư lưu trữ Với chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực công tác: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua-khen thưởng; công tác thanh niên Hàng năm Phòng Nội vụ huyện tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn Cụ thể số liệu theo báo cáo tổng kết 3 năm gần đây là:

Năm Văn bản đến Văn bản đi

Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại bộ phận văn thư, do một cán bộ đảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công việc, trình ký… được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn

Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản còn nhiều sai sót

Ví dụ:

Văn bản đến không qua cán bộ văn thư

Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức Không lập hồ sơ công việc;

Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…

2 Mô tả tình huống:

Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan Hạn chế đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở

Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ Việc truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo…

Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần

hồ sơ, tài liệu )

Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành

sự quan tâm đúng mức đến công tác này

Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ nội bộ trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ Công tác quán triệt việc thực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu Việc chấp hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe đối với hành vi

vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu như chưa có

Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy đủ, cụ thể là: Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu của cơ quan; Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ

II PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG:

1 Mục tiêu phân tích tình huống:

Những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan đã được quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan

Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho cán bộ, công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác Những nội dung này đã và đang thực hiện tương đối tốt

Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,

tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì không giải quyết Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán

bộ, công chức giải quyết Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ

Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của quản lý Điều này thể hiện ở những vấn đề như:

Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất

Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành

Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp Tình trạng không lập

hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm việc của cán bộ

2 Cơ sở lý luận:

Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản quy phạm pháp luật sau:

Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch

Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngoài ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước

3 Phân tích diễn biến tình huống:

Công tác văn thư : Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của

Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.”

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo

và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết

Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng

và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc

Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác

định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và

xã hội

Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ,

tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư

và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng

Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành,

các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó

ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực

tế Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn

vị

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước

đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ

có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển,

từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Tóm lại : Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối

quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào

lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau.

Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau

khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng

ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các mục tiêu sau:

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá,

xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết

xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán

bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

4 Nguyên nhân xảy ra tình huống:

Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công chức còn hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen Thực trạng này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện

Nguyên nhân của tình huống xuất phát từ một số yếu tố sau :

Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức, hiện tại chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ Mặt khác, nghiệp vụ của cán bộ chuyên viên tham gia các quá trình soạn thảo văn bản trong quán trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra

Bên cạnh đó Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Phong Điền vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này

Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này

Thiếu nguồn kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Một nguyên nhân quan trọng là công tác quản lý hành chính về công tác văn thư lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện

5 Hậu quả của tình huống:

Không tổ chức được hoạt động lưu trữ tại đơn vị, tài liệu tích đống tại các phòng làm việc, không được tổ chức phân loại nhiều năm dẫn đến tình trạng ùn đọng, thất lạc tài liệu, không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, mất mỹ quan công sở

Không khai thác được tài liệu có giá trị lưu trữ , không thực hiện được việc nộp lưu tài liệu cho cơ quan cấp trên

III XỬ LÝ TÌNH HUỐNG

1.Mục tiêu xử lý tình huống:

Nhằm tìm ra nguyên nhân và một số giải pháp để nâng cao chất lượng và khắc phục những khó khăn bất cập trong công tác công tác văn thư, lưu trữ Từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới Đảm bảo thực hiện có nề nếp, hiệu quả việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị và xã hội Với những vấn đề còn tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Phong Điền, đặt ra cho bộ phận văn thư tìm ra các giải pháp

để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nhằm đạt được những yêu cầu sau:

Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức ở một số cơ quan Thực hiện nghiêm túc các Quy trình, trình tự quản lý văn bản đi, đến theo đúng quy định của Nhà nước

Hai là: Xây dựng các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng bộ có hiệu lực thực hiện

Ba là: Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ