MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 MỞ ĐẦU 2 Tính cấp thiết của đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu 3 Kết cấu tiểu luận 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 4 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 5 1.2.1. Nội dung công tác văn thư 5 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 5 1.3. Các nghiệp vụ 5 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư 5 1.3.2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ 8 1.4. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức 9 1.5. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 11 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT 13 2.1. Khái quát về Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 13 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 13 2.1.2. Sơ đồ tổ chức 14 2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất. 14 2.2.1. Công tác văn thư 14 2.2.2. Công tác lưu trữ 18 2.3. Những kết quả đạt được và hạn chế còn tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 20 2.3.1. Những kết quả đạt được 20 2.3.2. Nguyên nhân đạt được 22 2.3.3. Những hạn chế còn tồn tại 22 2.4. Nguyên nhân của hạn chế 23 2.5. Một số vấn đề đặt ra 23 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 24 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT. 25 3.1. Mục tiêu 25 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 25 3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường 25 3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 26 3.2.3. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 27 3.2.4. Phân công, tổ chức thực hiện 27 3.2.5. Chế độ khen thưởng 27 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 27 3.2.7. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TH Tiểu học THCS Trung học cơ sở MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Công tác văn thư lưu trữ là một mặt công tác quản lý Nhà nước, là một ngành khoa học. Nó phải tuân theo những chế độ quy định của nhà nước, những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn nhằm phục vụ cho những lợi ích của xã hội: kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng, văn hóa xã hội... Công tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Bởi lẽ, công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước. Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoàn thành tốt mọi yêu cầu do ngành đề ra. Văn thư lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong mọi hoạt động của các tổ chức đảng và nhà nước. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà, đều có liên quan mật thiết đến công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ với mục đích chính là bảo đảm các thông tin cho quản lý, giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ... góp phần làm tăng năng suất lao động trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của Nhà nước và nhân dân. Chính vì lẽ đó, việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu trữ văn bản là vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức vừa gắn liền với mọi mặt đời sống con người. Trong thời gian qua, công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất đã phục vụ rất nhiều trong việc thực hiện nhiệm vụ của Đảng bộ Thị Trấn, UBND Thị trấn và chỉ thị cấp trên giao. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư lưu trữ cũng còn nhiều hạn chế, thiếu sót chẳng hạn như: soạn thảo văn bản chưa vững, nội dung chưa sâu, thỉnh thoảng còn dùng ngôn ngữ nói trong văn bản, việc lưu giữ hồ sơ, giấy tờ,... chưa đảm bảo khoa học. Chính vì vậy, em chọn đề tài cho bài tiểu luận là “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất” từ đó chỉ ra được những ưu điểm để phát huy và những yếu kém để khắc phục sửa chữa, nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ ở Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất có nền nếp, khoa học, có chất lượng cao để góp phần tích cực vào việc cải tiến lề lối làm việc của đơn vị, nhằm phục vụ tốt hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của trường đề ra. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu sau: Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất hiện nay. Từ đó rút ra những hạn chế còn tồn tại và những nguyên nhân của hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ của đơn vị. Mục tiêu 3: Từ những hạn chế và nguyên nhân đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất. Phạm vi nghiên cứu: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất hiện nay. Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu về đề tài, tiểu luận này đã kết hợp sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phân tích. Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệu quả. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Có 2 khuynh hướng đáng chú ý là: Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm 2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản lý quy trình chu chuyển. Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn, chính xác hơn. 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Tài liệu lưu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội. 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 1.2.1. Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu: Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm: + Soạn văn bản. + Duyệt văn bản. + Nhân văn bản. + Trình ký, ban hành văn bản. Thứ hai, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơ quan. 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu một cách khoa học bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tổ chức mạng lưới các cơ quan lưu trữ. Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ. 1.3. Các nghiệp vụ 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan bên ngoài gửi đến. Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau: + Sơ bộ phân loại công văn. + Bóc bì công văn. + Đóng đấu đến vào công văn. + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. + Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết. Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan gửi đi. Để tổ chức tốt công văn đi cần tiến hành theo các bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn. + Vào sổ công văn đi. + Chuyển công văn đi. + Sắp xếp bản lưu công văn. Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước. Mức độ mật được quy định 3 cấp mật, tối mật, tuyệt mật. Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn thư hành chính phải lập sổ theo dõi công văn, hồ sơ, tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên) có liên quan. Định kỳ 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho người quản lý doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc. Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu Nghị định số 62CP ngày 2291993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tất là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ”, đồng thời chính phủ cũng quy định “Người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu”. Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí nghiệp cần được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần có quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu mật. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong cần lập thành hồ sơ công việc, sắp xếp theo thứ tự, trình tự logic theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo quy định của nhà nước “Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan, danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp”. Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để nghiên cứu. Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mỗi cơ quan cần lập bảng danh mục hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ, trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và của mỗi đơn vị trong cơ quan kèm theo các chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó. Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân (hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhưng cũng có những hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã được sử dụng. 1.3.2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu tiểu luận CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC .4 1.1 Khái niệm công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .4 1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ 1.2 Nội dung công tác văn thư - lưu trữ 1.2.1 Nội dung công tác văn thư 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 1.3 Các nghiệp vụ 1.3.1 Các nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 1.3.2 Các nghiệp vụ chủ yếu công tác lưu trữ 1.4 Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu tr ữ c quan, t ổ chức 1.5 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 11 KẾT LUẬN CHƯƠNG 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT .13 2.1 Khái quát Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất .13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 13 2.1.2 Sơ đồ tổ chức 14 2.2 Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Trường Tiểu học Th ị tr ấn Thống Nhất 14 2.2.1 Công tác văn thư 14 2.2.2 Công tác lưu trữ 18 2.3 Những kết đạt hạn chế tồn công tác văn thư – lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 20 2.3.1 Những kết đạt 20 2.3.2 Nguyên nhân đạt .22 2.3.3 Những hạn chế tồn .22 2.4 Nguyên nhân hạn chế 23 2.5 Một số vấn đề đặt 23 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT 25 3.1 Mục tiêu 25 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn th - lưu tr ữ Tr ường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 25 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư - lưu trữ nhà trường 25 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 26 3.2.3 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 27 3.2.4 Phân công, tổ chức thực 27 3.2.5 Chế độ khen thưởng 27 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - l ưu tr ữ .27 3.2.7 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ .28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 28 KẾT LUẬN .29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TH Tiểu học THCS Trung học sở MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác văn thư - lưu trữ mặt công tác quản lý Nhà n ước, ngành khoa học Nó phải tuân theo chế độ quy định nhà nước, phương pháp kỹ thuật chuyên môn nh ằm phục v ụ cho lợi ích xã hội: kinh tế, trị, an ninh quốc phịng, văn hóa xã hội Cơng tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan trọng đối v ới s ự nghi ệp xây dựng bảo vệ đất nước Bởi lẽ, công tác văn th - l ưu tr ữ tồn b ộ cơng việc xây dựng văn hoạt động lãnh đ ạo c Đảng quản lý Nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoàn thành tốt yêu cầu ngành đề Văn thư - lưu trữ hai công tác thiếu hoạt đ ộng tổ chức đảng nhà nước Hiệu hoạt động c quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà, có liên quan mật thi ết đến cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn th - lưu trữ v ới m ục đích bảo đảm thông tin cho quản lý, giải công vi ệc c quan nhanh chóng, xác, có suất, có chất lượng, đ ường l ối, sách, nguyên tắc, chế độ góp phần làm tăng suất lao động công tác tiết kiệm tiền của, công s ức c Nhà n ước nhân dân Chính lẽ đó, việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu tr ữ văn vô quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết quan, tổ ch ức v ừa gắn liền với mặt đời sống người Trong thời gian qua, công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất phục vụ nhiều việc thực nhiệm vụ Đảng Thị Trấn, UBND Th ị trấn thị cấp giao Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư - lưu trữ nhiều hạn chế, thiếu sót ch ẳng h ạn như: soạn thảo văn chưa vững, nội dung ch ưa sâu, th ỉnh tho ảng cịn dùng ngơn ngữ nói văn bản, việc lưu giữ h sơ, gi t ờ, ch ưa đ ảm bảo khoa học Chính vậy, em chọn đề tài cho ti ểu lu ận “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - l ưu tr ữ t ại Tr ường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất” từ ưu điểm để phát huy yếu để khắc phục sửa chữa, nhằm đưa công tác văn th - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất có nếp, khoa học, có chất lượng cao để góp phần tích cực vào việc cải tiến lề lối làm việc c đơn vị, nhằm phục vụ tốt việc thực nhiệm vụ trị trường đề Mục tiêu nghiên cứu Thơng qua q trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ mục tiêu sau: - Mục tiêu 1: Làm rõ sở lý luận công tác văn thư - lưu trữ quan, tổ chức - Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn th - l ưu tr ữ c Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất Từ rút hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế công tác văn th lưu trữ đơn vị - Mục tiêu 3: Từ hạn chế nguyên nhân đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ c Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất - Phạm vi nghiên cứu: Chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ c Tr ường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài, tiểu luận kết hợp sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu, chủ yếu sử dụng ph ương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phân tích Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan công tác văn thư - lưu trữ c quan, t ổ chức Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn b ản ph ục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc c quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung c quan, t ổ ch ức) Các văn hình thành cơng tác văn thư ph ương tiện thi ết yếu giúp cho hoạt động quan đạt hiệu Quan niệm đắn công tác văn thư điều kiện đảm bảo cho công tác phát tri ển Nếu quan niệm không đắn dẫn tới ph ương pháp đ ạo, qu ản lý công tác văn thư khơng kìm hãm s ự phát triển c nó, điều ảnh hưởng đến suất lao động quản lý c quan Nhà nước Hiện nay, có số quan điểm khác cơng tác văn th Có khuynh hướng đáng ý là: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quy ết quản lý công văn giấy tờ quan Theo khuynh hướng cơng tác văn th bao gồm nội dung chủ yếu: tổ chức giải công văn giấy tờ quan quản lý quy trình chu chuyển - Cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn th ảo ban hành văn quan, tổ chức giải quản lý văn c quan Theo khuynh hướng cơng tác văn th đ ược quan niệm rộng hơn, xác 1.1.2 Khái niệm cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài li ệu l ưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng công dân Tài liệu lưu trữ gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình ho ạt động quan, bảo quản kho l ưu tr ữ để khai thác ph ục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa h ọc l ịch s c toàn xã hội 1.2 Nội dung công tác văn thư - lưu trữ 1.2.1 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhóm cơng việc chủ yếu: - Thứ nhất, xây dựng văn Nhóm cơng việc bao gồm: + Soạn văn + Duyệt văn + Nhân văn + Trình ký, ban hành văn - Thứ hai, tổ chức giải quản lý văn bản, nội dung công vi ệc bao gồm: + Tổ chức giải quản lý văn đến + Tổ chức giải quản lý văn + Tổ chức giải quản lý văn nội + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ - Thứ ba, tổ chức quản lý sử dụng dấu Nội dung cơng tác bao gồm quy định đóng dấu, văn quản lý dấu c quan 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cách khoa h ọc bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ ch ức sử d ụng tài liệu có hiệu tài liệu lưu trữ - Ban hành văn quy phạm pháp luật công tác lưu tr ữ, tổ chức mạng lưới quan lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ đào tạo đội ngũ cán l ưu trữ 1.3 Các nghiệp vụ 1.3.1 Các nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư - Tổ chức giải quản lý văn đến Công văn đến tất tài liệu, công văn, thư từ c quan bên gửi đến Khi tiếp nhận công văn đến phải thực theo bước sau: + Sơ phân loại công văn + Bóc bì cơng văn + Đóng đấu đến vào cơng văn + Trình thủ trưởng người phụ trách xem xét cho ý ki ến phân phối giải + Đăng ký chuyển giao công văn đến nơi giải quy ết - Tổ chức giải quản lý công văn Công văn tất tài liệu, công văn, thư từ c quan g ửi Để tổ chức tốt công văn cần tiến hành theo bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn + Vào sổ công văn + Chuyển công văn + Sắp xếp lưu công văn - Tổ chức quản lý công văn mật quan Văn mật văn chứa đựng nội dung bí m ật Đảng, Nhà nước Mức độ mật quy định cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật" Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải quản lý chặt chẽ B ộ ph ận văn thư hành phải lập sổ theo dõi công văn, h sơ, tài li ệu m ật đi, đến theo dõi việc quản lý phận (cán bộ, chuyên viên) có liên quan Định kỳ tháng lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý h s tài li ệu mật quan, có báo cáo kết cho người quản lý doanh nghiệp biết, phát có mát, thất lạc phải báo cáo kịp th ời cho c quan có trách nhiệm xử lý theo quy định ban giám đốc - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu sau: “Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang m ột s ố ch ức danh (gọi tất quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý văn cần thiết đóng dấu treo (ở phần tên quan ban hành) đóng dấu xác nhận chữ ký 2.2.2 Công tác lưu trữ Tại Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất, nhân viên văn th vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm vụ lưu trữ Hàng năm, số công văn phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn nhà trường tiếp nhận ban hành Do để thực tốt công tác lưu tr ữ, nhân viên văn thư phải thực nghiệp vụ lưu tr ữ a) Phân loại tài liệu lưu trữ: Đây khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu l ưu tr ữ Trên c sở văn lưu văn thư mà nhân viên văn thư tiến hành phân loại tài liệu cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu tr ữ Do nhà trường tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên h ầu hết tài liệu lưu trữ tại phịng ban chun mơn Văn phòng văn thư lưu trữ bảo quản loại tài liệu liên quan đến mặt; tổ ch ức nhân sự, trang bị sở vật chất, xây dựng bản, báo cáo tổng h ợp Tài liệu, hồ sơ phòng ban tự bảo quản, phân loại xếp để tiện tra cứu sử dụng Cách phân loại giúp cho nhà tr ường t ổ ch ức lưu trữ cách khoa học giúp cho đối tượng sử dụng m ột cách hi ệu tài liệu b) Xác định giá trị tài liệu: Bộ phận văn thư - lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình ho ạt động quan sở lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ tài liệu có giá trị Tuỳ theo m ức độ quan trọng tài liệu mà có chế độ xác định th ời h ạn bảo qu ản khác Đối với loại tài liệu mang tính chất tham khảo nh sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) đ ược bảo quản tạm thời Đối với hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động th ời gian dài (6 tháng, năm) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm yêu cầu bảo quản dài hạn 20 Thông qua việc đánh giá loại để huỷ bỏ tài liệu th ực s ự nghĩa phương diện nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu đắn góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị đồng thời loại bỏ tài liệu hết giá trị, giảm b ớt chi phí b ảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ c) Bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ để nơi thông thống khơng ẩm mốc, đ ể n khơng dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu Tài li ệu đ ược xếp hộp, bên ngồi hộp có dán nhãn ghi đ ầy đ ủ thông tin đ ể d ễ thống kê tra tìm Sau tài liệu xếp lên giá theo tr ật t ự s ố l ưu trữ ghi hộp d) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Có thể nói việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết hoạt động lưu trữ Để sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu cao, nhà trường tiến hành xây dựng hệ thống công cụ tra c ứu khoa h ọc, hướng dẫn cán nghiên cứu cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu Bên cạnh đưa quy định chặt chẽ đối tượng vi ệc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chẽ v ới tài li ệu khác Đưa quy định cán làm công tác lưu tr ữ; xếp tài li ệu cách khoa học, nắm rõ quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ sử dụng cách khoa học, mục đích e) Đội ngũ cán sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn th lưu trữ: Trong giai đoạn nay, xu hướng giới hoá tự động hoá thiết bị văn phòng sử dụng rộng rãi T ại Tr ường Ti ểu h ọc Th ị trấn Thống Nhất, sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn th lưu trữ ngày cải thiện Hiện nay, phòng ban trang bị máy tính, tủ tài li ệu riêng để lưu trữ bảo quản hồ sơ Phòng lưu trữ đảm bảo điều kiện nhiệt độ, ánh sáng thiết bị thủ công kết h ợp v ới phương pháp kỹ thuật đại như: sử dụng thiết bị thơng gió, th ường xuyên làm vệ sinh kho tàng thiết bị bảo quản để phòng chống nấm mốc, phòng lưu trữ có khố tốt thiết bị phịng chống cháy 21 Cùng với việc trang bị sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ, công tác đào tạo đội ngũ cán quan tâm, giúp họ nắm vững nghiệp vụ văn thư - lưu tr ữ Các cán làm công tác văn thư - lưu trữ tham dự lớp đào tạo ng ắn h ạn v ề nghiệp vụ chun mơn Ngồi ra, họ trang bị nh ững kỹ c việc nắm bắt sử dụng thiết bị văn phòng 2.3 Những kết đạt hạn chế cịn tồn cơng tác văn thư – lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 2.3.1 Những kết đạt Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất thực việc tiếp nhận phát hành văn sau: - Năm học 2018 – 2019: Văn đến: 436; văn đi: 224 - Năm học 2019 – 2020: Văn đến : 512; văn phát hành: 329 Đối với Hiệu trưởng: - Tiếp cận tra cứu loại văn hướng dẫn ngành Ch ỉ đạo cán văn thư soạn thảo văn theo đầu cơng việc - Kiểm tra, rà sốt văn trước ban hành đến giáo viên Gi ải kịp thời xác văn đến Tổ ch ức soạn thảo văn theo yêu cầu - Giám sát, nhắc nhở cán văn thư - lưu tr ữ, trích lục, soạn th ảo văn theo yêu cầu - Chỉ đạo cán văn thư thu hồi văn khơng phù h ợp tính pháp lý, ban hành văn thay Đối với cán bộ, giáo viên trường: - Tiếp nhận thực theo văn ban hành - Nghiên cứu biên soạn văn bản, lưu trữ văn phục vụ công việc giao - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu tr ữ - Đề xuất ý kiến nhằm phục vụ cho công tác văn th - l ưu tr ữ ngày hiệu Đối với văn thư chuyên trách: 22 Trên sở pháp lý công tác văn thư – lưu trữ quy định Nghị định Chính phủ, cơng văn hướng dẫn Ủy ban Nhân dân T ỉnh, cán công tác văn thư – lưu trữ thực tốt công việc: - Nhận văn đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi vào s ổ văn đến - Trình văn đến, chuyển giao văn đến, lưu văn đến, giúp Hiệu trưởng theo dõi thời hạn giải văn đến - Soạn thảo văn bản, xem thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn đi, lưu văn đi, viết bì làm thủ tục phát hành văn đi, ghi giấy giới thiệu giấy đường có yêu cầu - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành - Đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác B ảo qu ản an toàn dấu quan Nhìn chung năm gần công tác văn th - l ưu tr ữ c Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất tương đối vào nề nếp, tài liệu lưu trữ sử dụng, khai thác đáp ứng kịp thời yêu cầu Nhà trường Sở Giáo dục Đào tạo quan tâm mức, trang bị ph ương tiện kĩ thuật đại như: tủ, máy tính, máy in, cho tr ường góp ph ần nâng cao suất lao động hiệu công tác, đồng th ời giảm nhẹ sức lao động cán văn thư - lưu trữ nâng cao chất lượng công tác văn th lưu trữ quan đạt hiệu có khoa học Cơng tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nh ất thực đạt hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, v ề hoàn thành tiêu ngành Cán văn th làm việc v ới tinh th ần trách nhiệm, thường xun nghiên cứu, tìm tịi, trau dồi kiến thức cố gắng nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo công việc nhà trường như: nhận gửi công văn, nhập liệu văn b ản, in tài liệu nhằm hạn chế đến mức thấp việc chậm trễ, th ất cơng văn giấy tờ quan Bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Cán bộ, giáo viên, nhân viên trường có ý th ức, trách nhiệm cao việc thực nhiệm vụ mà ngành, trường đề 2.3.2 Nguyên nhân đạt - Được giúp đỡ Phòng Giáo dục lãnh đạo nhà trường th ường xuyên quan tâm đến hoạt động công tác văn thư - lưu tr ữ 23 - Sự hỗ trợ giúp đỡ nhiều mặt cấp lãnh đạo sở vật chất, nghiệp vụ giúp phận văn thư - lưu trữ làm tốt nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, phối hợp tổ chuyên mơn, ph ận có liên quan giúp cho công tác văn thư - lưu trữ thực nhiệm vụ thuận l ợi đạt hiệu - Cơ quan xây dựng Quy chế làm việc nên mối quan hệ gi ữa phận nhà trường với thủ trưởng quan thông suốt - Sự nhận thức sâu sắc cán lãnh đạo cán văn th chế độ công văn, giấy tờ chế độ bắt buộc cán bộ, công ch ức; ch ế đ ộ hợp lý, thiết thực mang lại hiệu cơng tác cao 2.3.3 Những hạn chế cịn tồn a) Công tác văn thư: - Vào ngày đầu tuần sau ngày lễ, kh ối l ượng văn b ản g ửi đến tăng lên làm cho phận quản lý văn xử lý không k ịp - Cán văn thư ngồi cơng tác cịn phải kiêm thêm m ột s ố cơng việc: trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho phịng ban nên đơi việc chuyển giao, giải cơng văn, tài liệu cịn ch ậm trễ, thi ếu sót - Cơng tác soạn thảo văn có chưa th ể th ức, khơng đ ảm bảo tính hợp pháp văn ban hành Mặt khác, việc ch ỉnh lý, so ạn thảo văn không chủ động soạn thảo theo yêu cầu công việc b) Công tác lưu trữ: - Lãnh đạo chưa có quy định cụ thể việc tổ chức thực công tác lưu trữ cho nhân viên, việc bảo quản chưa thống nh ất gi ữa phòng ban - Việc tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán dẫn tới việc hiệu suất sử dụng tài liệu lưu trữ không cao Làm tăng thêm nh ững văn b ản có thơng tin trùng lặp hệ thống gây nên lăng phí khơng c ần thiết - Hồ sơ lưu trữ xếp chưa tỉ mỉ, khoa học, dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ - Điều kiện bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ cịn h ạn chế, phịng lưu trữ chưa có quy định chặt chẽ bảo vệ tài liệu l ưu trữ 24 - Công tác quản lý công văn, giấy tờ ch ưa th ật khoa h ọc, có cơng văn đến lãnh đạo nhận mà không đưa lại cho văn th đ ể đăng ký vào số, làm cho việc tìm kiếm cơng văn gặp khơng khó khăn, th ậm chí b ị th ất lạc 2.4 Nguyên nhân hạn chế Trong thời gian qua công tác văn thư – lưu trữ tr ường tiểu học có bước tiến đáng kể Tuy nhiên tồn m ột s ố nh ược điểm yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại - Vai trò tham mưu cán làm công tác văn th - lưu tr ữ ch ưa nhanh nhạy nên chưa đạt hiệu cao - Cán văn thư làm nhiều công tác học vụ, công tác hành chính, cơng việc chiếm nhiều thời gian nên khơng th ể giải quy ết t ốt công tác lưu trữ quy định Nhà nước - Kinh phí, chế độ sách cho cán văn th - lưu tr ữ cịn th ấp nên chưa kích thích nhiệt tình cơng tác - Cơ sở vật chất cịn hạn chế, chưa có hệ thống thống nh ất, cách quản lý công việc chưa chặt chẽ Máy tính phịng đ ược trang b ị đ ầy đủ việc ứng dụng công nghệ thông tin ch ưa khai thác nh ững khả mà tin học đem lại cho công tác văn thư – lưu trữ - Một số cán văn thư cán chuyên môn mà ch ỉ đ ược đào tạo ngắn hạn Do đó, lực thực thi điều hành cịn y ếu kém, ch ưa ngang tầm với yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ 2.5 Một số vấn đề đặt Từ số nguyên nhân trên, số vấn đề cần giải quy ết để công tác văn thư – lưu trữ ngày hiệu hơn: - Sự quan tâm giúp đỡ mặt cấp lãnh đ ạo động l ực, nguyên nhân thành công công tác văn th - l ưu tr ữ Nơi đ ược cấp ủy lãnh đạo quan tâm mức, cơng tác văn th - l ưu tr ữ n đạt hiệu cao, có nề nếp, khoa học - Tinh thần đoàn kết, thống nội bộ, tạo mơi tr ường làm việc tích cực, thúc đẩy cá nhân hăng say công vi ệc y ếu t ố tâm lý quan trọng tổ chức công việc quan, ph ận văn thư - lưu trữ 25 - Cần quan tâm công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm văn th lưu trữ, bố trí ổn định, lâu dài ưu đãi sách đ ể thu hút ng ười làm cơng tác - Công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn hết s ức cần thiết quản lý công tác chuyên môn nhà tr ường địi h ỏi c ấp ngành, quyền địa phương cần phải quan tâm, hỗ trợ nhân l ực, tài lực, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn th - l ưu tr ữ, phòng, kho lưu trữ nơi làm việc phải quan tâm Tóm lại: Cơng tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan tr ọng thiếu hoạt động quan Vì v ậy, c quan c ần phải quan tâm làm tốt công tác văn thư - lưu trữ để góp ph ần bảo vệ, qu ản lý sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - nguồn di sản dân tộc có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương phân tích, đánh giá thực trạng chất l ượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất T rút hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế công tác văn thư - lưu trữ đơn vị, đưa số vấn đ ề c ần gi ải quy ết để công tác văn thư - lưu trữ ngày hiệu h ơn Nh ững phân tích đánh giá chương sở cho việc đưa gi ải pháp nh ằm nâng cao chất chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Ti ểu h ọc Th ị tr ấn Thống Nhất chương 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT 3.1 Mục tiêu - Xây dựng quy chế làm việc Cơ quan nội quy công tác văn thư, lưu trữ để quản lý công văn, tài liệu giữ gìn dấu Thực nghiêm quy định bảo quản sử dụng dấu - Hiệu trưởng có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế làm việc quan nội quy công tác văn th – l ưu tr ữ đến tồn th ể cán bộ, cơng chức, viên chức phạm vi quản lý - Nâng cao chất lượng quản lý giải loại công văn giấy t ờ: Tất công văn đến quan phải xử lý nhanh chóng, xác gi ữ bí mật theo quy định Phải qua thủ trưởng quan x lý tr ước chuyển cho phận chuyên môn cá nhân giải quy ết - Nâng cao nhận thức hiểu biết cán bộ, giáo viên nhân viên vị trí, vai trị cơng tác văn thư - l ưu trữ Làm cho m ọi Cán b ộ viên chức Cơ quan có am hiểu cơng tác này, để th ực quy định mang tính pháp lý lĩnh vực quản lý hành nhà n ước - Củng cố mặt tổ chức, đưa nhân viên đào tạo, bồi d ưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đạt chuẩn quy định (Trung cấp văn thư) Bố trí trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tốt h ơn, phù h ợp h ơn, đại - Có sách đãi ngộ, bồi dưỡng nh ằm cải thi ện đ ời sống cho cán làm công tác Văn thư 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ c Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn th - l ưu tr ữ nhà trường Nâng cao nhận thức hiệu làm việc văn phòng, lãnh đ ạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm vi ệc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải ki ểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình th ực tế Giáo dục ý thức kỉ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên văn thư – lưu trữ Cần quan tâm đến môi trường làm việc nh ư: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm vi ệc cho nhân viên để họ phát huy khả công việc Lãnh đạo quan phải thường xuyên quan tâm, kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ để cán làm công tác văn thư - lưu trữ có nh ận th ức đắn nghiệp vụ chun mơn, phấn đấu hồn thành nhiệm vụ giao Xây dựng quy chế làm việc phổ biến, triển khai đơn vị, tạo liên kết, phối hợp nhịp nhàng nhân viên văn thư với cá nhân, ph ận trường Nhân viên văn thư phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm thân hiệu trưởng, nhà trường T th ực hi ện nhiệm vụ cách có trách nhiệm, thể tính kỷ luật cơng vi ệc Suy nghĩ, tìm tịi biện pháp hữu hiệu để nâng cao suất lao động 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Giải pháp mang tính lâu dài, có kế hoạch thực theo giai đoạn với nhiều hình thức khác Trước hết tự bồi dưỡng, nhân viên văn thư phải tự trau dồi thêm kinh nghiệm thông qua đồng nghiệp, thông qua tư liệu, tài liệu Luôn tuân thủ theo pháp luật Nhà n ước quy định chun mơn nghiệp vụ Khi có điều kiện thuận lợi nên tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn th ư, lưu tr ữ Nhà trường tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn c nhân viên văn thư – lưu trữ, qua nắm rõ lực nhân viên đ ể từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình đ ộ cho phù h ợp v ới t ừng nhân viên Việc cử nhân viên văn thư – lưu tr ữ h ọc phải có tr ọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Mỗi cán bộ, nhân viên ngồi trình độ chun mơn nghiệp v ụ c ần phải bổ túc thêm máy tính ngoại ngữ để đáp ứng u cầu cơng việc tốt Phải có kiến thức tin học định nghiệp v ụ văn phòng, biết sử dụng khai thác thông tin internet Nhà tr ường tạo ều ki ện, xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn th - l ưu tr ữ đ ể nâng cao nhận thức tư mới, đặc biệt củng cố khả ứng dụng ph ương ti ện kỹ thuật đại vào công tác mình, có sách khuy ến khích đ ộng viên tinh thần vật chất nhằm kích thích tinh th ần làm vi ệc c cán b ộ nhân viên 3.2.3 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn th ư, lưu trữ Đây giải pháp lãnh đạo thực hiện, cần xác định m ức nhu cầu trang thiết bị, sở vật chất phục vụ tốt cho công tác văn th - l ưu trữ để có kế hoạch mua sắm, trang bị kịp thời Không thể xây kho l ưu tr ữ với quy mơ lớn phải có phịng kiên cố, đảm bảo nhu c ầu l ưu tr ữ c nhà trường theo quy định Nhà trường có khối lượng cơng văn, hồ sơ lớn cần bảo quản, sở vật chất phục vụ cho cơng tác cịn nhiều h ạn chế, ch ưa có tính thống Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho hoạt đ ộng văn phịng nói chung phục vụ cho cơng tác văn th - lưu tr ữ nói riêng sử dụng từ lâu, máy tính chạy chậm, hay gặp cố hỏng hóc, v ậy cần phải có kế hoạch thay bảo trì, bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết Thiết bị chống ẩm mốc chưa trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Để khắc phục tình trạng này, nhà tr ường cần quan tâm trang bị cho phòng lưu trữ đầy đủ hơn: Nâng cao thiết b ị đo nhi ệt, mua thiết bị chống ẩm mốc, mua thêm số tủ đựng tài liệu 3.2.4 Phân công, tổ chức thực Với nguồn lực nhân viên có, lãnh đạo phải thấy lực, s trường, sở đoản cá nhân phải tuân theo quy định hành ngành để phân cơng cơng việc cho hợp lí, đem l ại hiệu qu ả công tác cao đồng thời phù hợp với quy mô nhà trường Xây dựng mối quan h ệ đồng quan để ban, ngành ph ận c quan thông hiểu cách thống công tác văn th - l ưu tr ữ, xem trách nhiệm chung tồn quan, khơng phải riêng cán 3.2.5 Chế độ khen thưởng Hàng năm tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thư - lưu tr ữ để đánh giá lại tồn mảng cơng việc rút kinh nghi ệm th ực ti ễn Động viên, khen ngợi kịp thời để tạo động lực thúc đ ẩy cán b ộ làm cơng tác văn thư - lưu trữ hồn thành tốt nhiệm vụ theo quy định 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th - l ưu tr ữ Hiện nay, với phát triển công nghệ thông tin, trực tiếp tác động đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất n ước Sử dụng công ngh ệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên lên nhi ều lần, nhờ giảm số lượng nhân viên, giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th - l ưu tr ữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác cho cán b ộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa quy ết định kịp th ời, xác, đắn Máy vi tính sử dụng rộng rãi công tác văn th - l ưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn, giấy tờ đến việc tra cứu nghiên cứu tài liệu Tuỳ theo điều kiện ph ương h ướng phát triển quan, đơn vị mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ cho phù hợp, góp ph ần đem l ại k ết qu ả cao hoạt động văn phòng Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất cần thường xuyên nâng cấp hệ thống, phần mềm lưu trữ tài liệu, nâng cao tính bảo mật, tránh bị đánh cắp tài liệu mật 3.2.7 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ Để đảm bảo cho công tác văn thư - lưu trữ th ực tốt, số biện pháp nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành s ố công văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, n ếu kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác ki ểm tra, rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Cũng nh đó, nhân viên văn thư đề xuất phương án tốt để công tác văn th - l ưu tr ữ thực theo quy định Qua đó, xác định đ ược nh ững tài li ệu cần phải lưu giữ lâu dài, tài liệu không cần thiết có th ể hu ỷ bỏ, tài liệu có giá trị quan trọng đưa vào chế độ bảo qu ản đặc biệt Các cá nhân tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải th ật khách quan, có làm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ B ộ ph ận văn thư tự hồn thiện mặt cịn hạn chế Các phịng ban cần phải coi trọng cơng tác văn thư - lưu tr ữ hơn, góp phần trợ giúp phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thơng tin đ ược giữ bí mật, an tồn KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương dựa sở phân tích thực tiễn chương đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất thời gian tới KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ năm trở lại tr thành m ột yêu cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát tri ển n ền kinh tế quan ln quan tâm tới nghiệp vụ này, th tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Bởi th ực tốt công tác văn thư – lưu trữ mang lại hiệu không trước mắt mà cịn lâu dài Vì công tác văn thư – lưu trữ thực chất công tác xây d ựng qu ản lý văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Thực tế cho thấy c quan dù l ớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan quản lý hành chính, thực chức năng, nhiệm vụ nhiều c ần đ ến công tác tổ chức văn thư – lưu trữ cách hiệu để giải quy ết công việc cụ thể tra cứu thông tin cần thiết đáng tin cậy đ ể phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết đúc rút kinh nghi ệm công tác, vạch chủ trương sách, đề định quản lý Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất trình hoạt động sản sinh khối lượng tài liệu lớn Đây kh ối l ượng tài li ệu quan tr ọng cần phải tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để ph ục vụ cho công tác khai thác sử dụng sau Do đó, cơng tác văn th – l ưu tr ữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động nhà trường Công tác văn th – lưu trữ nhà trường thời gian qua có nh ững đóng góp tích c ực vào kết hoạt động nhà trường Tuy nhiên, bên cạnh v ẫn cịn tồn nhiều điểm bất cập Nhà trường nổ lực khắc phục mặt tồn để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn th – l ưu thời gian tới DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ 2011 Nghiệp vụ văn thư - Nguyễn Lương Bằng, Phạm Văn Năm, Nguyễn Cơng Huyền Quản trị văn phịng - Trần Như Nghiêm, Nghiêm Kỳ Hồng Nghiệp vụ thư ký – Trần Hoàng, Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Th ời Nghiệp vụ lưu trữ - Nguyễn Thị Trà, Vũ Thị Kim Cúc ... trạng chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất chương 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC THỊ TRẤN THỐNG NHẤT 2.1... quan công tác văn thư - lưu trữ c quan, t ổ chức Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác. .. thi ện đ ời sống cho cán làm công tác Văn thư 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ c Trường Tiểu học Thị trấn Thống Nhất 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn th - l ưu