Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 MỞ ĐẦU 2 Tính cấp thiết của đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu 3 Kết cấu tiểu luận 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 4 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 5 1.2.1. Nội dung công tác văn thư 5 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 5 1.3. Các nghiệp vụ 5 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư 5 1.3.2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ 8 1.4. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức 9 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM 12 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam 12 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam 12 2.1.2. Sơ đồ tổ chức 14 2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng Công ty Cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam. 14 2.2.1. Công tác văn thư 14 2.2.2. Công tác lưu trữ 22 2.3. Những kết quả đạt được và hạn chế còn tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam 24 2.3.1. Những kết quả đạt được 24 2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại 25 2.4. Nguyên nhân của hạn chế 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM. 27 3.1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư – lưu trữ 27 3.2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ 27 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MECO Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói, văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị. Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kip thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư – lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam (MECO) là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm, công ty đã ban hành một khối lượng văn bản tương đối lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà nước và các đơn vị liên quan gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bắt cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam là công việc cần thiết. Em đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận của mình là “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam”. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu sau: Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam hiện nay. Từ đó rút ra những hạn chế còn tồn tại và những nguyên nhân của hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ của đơn vị. Mục tiêu 3: Từ những hạn chế và nguyên nhân đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam hiện nay. Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu về đề tài, tiểu luận này đã kết hợp sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phân tích. Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệu quả. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Có 2 khuynh hướng đáng chú ý là: Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm 2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản lý quy trình chu chuyển. Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn, chính xác hơn. 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Tài liệu lưu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội. 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 1.2.1. Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu: Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm: + Soạn văn bản. + Duyệt văn bản. + Nhân văn bản. + Trình ký, ban hành văn bản. Thứ hai, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơ quan. 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu một cách khoa học bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tổ chức mạng lưới các cơ quan lưu trữ. Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ. 1.3. Các nghiệp vụ 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan bên ngoài gửi đến. Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau: + Sơ bộ phân loại công văn. + Bóc bì công văn. + Đóng đấu đến vào công văn. + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. + Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết. Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan gửi đi. Để tổ chức tốt công văn đi cần tiến hành theo các bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn. + Vào sổ công văn đi. + Chuyển công văn đi. + Sắp xếp bản lưu công văn. Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước. Mức độ mật được quy định 3 cấp mật, tối mật, tuyệt mật. Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn thư hành chính phải lập sổ theo dõi công văn, hồ sơ, tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên) có liên quan. Định kỳ 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho người quản lý doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc. Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu Nghị định số 62CP ngày 2291993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tất là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ”, đồng thời chính phủ cũng quy định “Người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu”. Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí nghiệp cần được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần có quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu mật. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong cần lập thành hồ sơ công việc, sắp xếp theo thứ tự, trình tự logic theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo quy định của nhà nước “Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan, danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp”. Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để nghiên cứu. Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mỗi cơ quan cần lập bảng danh mục hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ, trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và của mỗi đơn vị trong cơ quan kèm theo các chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó. Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân (hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhưng cũng có những hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã được sử dụng.
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MECO Công ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truy ền tải ch ủ y ếu hình thức văn Có thể nói, văn ph ương tiện l ưu tr ữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, tổ ch ức sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đ ơn v ị Cơng tác văn thư – lưu trữ trở thành nh ững u c ầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truy ền đ ạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng ch ức, nhiều phịng ban đơn vị Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung c ấp đ ầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên s đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đ ơn vị m ột cách hợp pháp hợp lý, kip thời, hiệu đảm bảo cho quan, đ ơn vị th ực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ đ ược giao Từ lập luận cho thấy công tác văn th – l ưu tr ữ không th ể thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn v ị Công ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam (MECO) m ột doanh nghiệp Nhà nước, q trình hoạt động hàng năm, cơng ty ban hành khối lượng văn tương đối lớn để quản lý, điều hành m ọi hoạt động đơn vị, đồng thời tiếp nhận khối lượng l ớn công văn, tài liệu quan nhà n ước đ ơn v ị liên quan g ửi t ới Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần tổ ch ức lưu tr ữ m ột cách khoa học bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác s dụng sau Công tác văn thư - lưu trữ văn phịng Cơng ty c ổ ph ần c ện xây dựng Việt Nam thời gian qua có nh ững đóng góp tích c ực vào kết hoạt động văn phịng Tuy nhiên, bên cạnh cịn t ồn t ại m ột số điểm bắt cập, thiếu sót, sai ph ạm ý kiến ch ủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, nh ững y ếu v ề trình đ ộ chuyên môn quản lý, lạc hậu sở vật chất kỹ thuật Vì v ậy, nâng cao chất lượng công tác văn th – lưu trữ ho ạt đ ộng c văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam công vi ệc c ần thiết Em định chọn đề tài cho tiểu luận “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – l ưu tr ữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam” Mục tiêu nghiên cứu Thông qua trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ m ục tiêu sau: - Mục tiêu 1: Làm rõ sở lý luận công tác văn thư - lưu trữ quan, tổ chức - Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn th - l ưu tr ữ c văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam Từ rút hạn chế tồn nguyên nhân h ạn chế công tác văn thư - lưu trữ đơn vị - Mục tiêu 3: Từ hạn chế nguyên nhân đề xuất m ột số gi ải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Chất lượng công tác văn thư - l ưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài, tiểu luận kết h ợp s dụng nhi ều phương pháp nghiên cứu, chủ yếu sử dụng ph ương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phân tích Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan công tác văn thư - lưu tr ữ c quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư - lưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CÁC C Ơ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm công tác văn thư - lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn ph ục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc c c quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ ch ức Chính tr ị Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung c quan, t ổ chức) Các văn hình thành công tác văn th ph ương tiện thi ết yếu giúp cho hoạt động quan đạt hiệu Quan niệm đắn công tác văn thư điều kiện đảm bảo cho công tác phát tri ển Nếu quan niệm không đắn dẫn tới phương pháp đ ạo, qu ản lý công tác văn thư không kìm hãm phát tri ển c nó, ều ảnh hưởng đến suất lao động quản lý c quan Nhà nước Hiện nay, có số quan điểm khác cơng tác văn th Có khuynh hướng đáng ý là: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quy ết quản lý công văn giấy tờ quan Theo khuynh hướng cơng tác văn th bao gồm nội dung chủ yếu: tổ chức giải công văn giấy t c quan quản lý quy trình chu chuyển - Cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức giải quản lý văn c quan Theo khuynh hướng cơng tác văn th đ ược quan niệm rộng hơn, xác 1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà n ước, bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan t ới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, s d ụng tài li ệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu c ầu đáng công dân Tài liệu lưu trữ gốc tài liệu có giá tr ị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, bảo quản kho l ưu trữ đ ể khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa h ọc l ịch s c toàn xã hội 1.2 Nội dung công tác văn thư - lưu trữ 1.2.1 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhóm cơng việc chủ yếu: - Thứ nhất, xây dựng văn Nhóm cơng việc bao gồm: + Soạn văn + Duyệt văn + Nhân văn + Trình ký, ban hành văn - Thứ hai, tổ chức giải quản lý văn bản, nội dung công vi ệc bao gồm: + Tổ chức giải quản lý văn đến + Tổ chức giải quản lý văn + Tổ chức giải quản lý văn nội + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ - Thứ ba, tổ chức quản lý sử dụng dấu Nội dung cơng tác bao gồm quy định đóng dấu, văn quản lý dấu c quan 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cách khoa h ọc bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ ch ức s d ụng tài li ệu có hiệu tài liệu lưu trữ - Ban hành văn quy phạm pháp luật công tác l ưu tr ữ, t ổ chức mạng lưới quan lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ đào tạo đội ngũ cán l ưu trữ 1.3 Các nghiệp vụ 1.3.1 Các nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư - Tổ chức giải quản lý văn đến Công văn đến tất tài liệu, công văn, thư từ c quan bên ngồi gửi đến Khi tiếp nhận cơng văn đến phải thực theo bước sau: + Sơ phân loại cơng văn + Bóc bì cơng văn + Đóng đấu đến vào cơng văn + Trình thủ trưởng người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải + Đăng ký chuyển giao công văn đến nơi giải quy ết - Tổ chức giải quản lý công văn Công văn tất tài liệu, công văn, thư từ c quan g ửi Để tổ chức tốt công văn cần tiến hành theo bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn + Vào sổ công văn + Chuyển công văn + Sắp xếp lưu công văn - Tổ chức quản lý công văn mật quan Văn mật văn chứa đựng nội dung bí m ật Đảng, Nhà nước Mức độ mật quy định cấp "m ật", "tối mật", "tuy ệt mật" Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải quản lý chặt chẽ Bộ ph ận văn thư hành phải lập sổ theo dõi cơng văn, hồ sơ, tài li ệu m ật đi, đến theo dõi việc quản lý phận (cán bộ, chuyên viên) có liên quan Định kỳ tháng lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý h s tài li ệu mật quan, có báo cáo kết cho người quản lý doanh nghiệp biết, phát có mát, thất lạc phải báo cáo kịp th ời cho c quan có trách nhiệm xử lý theo quy định ban giám đốc - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu sau: “Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đ ơn v ị vũ trang số chức danh (gọi tất quan t ổ ch ức) kh ẳng đ ịnh giá tr ị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan h ệ giao d ịch quan tổ chức công dân phải quản lý th ống theo quy định Nghị định Chính phủ” , đồng thời phủ quy định “Người đứng đầu quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu Mỗi quan tổ chức sử dụng dấu loại giống nhau, dấu đ ược đóng lên văn giấy tờ sau có chữ ký c ấp có th ẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, khơng tuỳ tiện mang dấu theo người, dấu quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chun mơn văn thư giữ, bảo qu ản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu” - Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ tập (hoặc một) văn tài liệu có liên quan đến nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối t ượng c ụ th ể có đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ c quan, cá nhân Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động mặt c c quan xí nghiệp cần giữ gìn tra cứu sử dụng cần thiết Cho nên, làm công văn giấy tờ giữ gìn hồ sơ, tài liệu hai cơng tác không th ể thiếu việc quản lý nhà nước Trong c quan nhà n ước, doanh nghiệp cần có quy định việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc bi ệt hồ sơ tài liệu mật Các công văn tài liệu giải quy ết xong c ần l ập thành hồ sơ cơng việc, xếp theo thứ tự, trình tự logic theo hướng dẫn c cán lưu trữ Hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động c quan tài sản quý quan nói riêng nhà n ước nói chung cần quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung th ống nh ất Theo quy định nhà nước “Cuối năm cán nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán nhân viên làm công việc liên quan đ ến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại hồ sơ giữ đem nộp cho phận phịng lưu trữ quan, danh sách hồ s tài li ệu giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp” Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên giao nộp tài liệu, kèm theo danh sách h s tài liệu nộp lưu danh sách hồ sơ tài liệu giữ lại để nghiên cứu Để đạo công tác lập hồ sơ, quan cần lập bảng danh mục h sơ quan Danh mục hồ sơ bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ, rõ loại hồ sơ cần lập quan m ỗi đ ơn v ị quan kèm theo dẫn cách lập loại hồ sơ Việc qu ản 10 (Nguồn: Văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Vi ệt Nam) c) Tổ chức giải quản lý văn mật Đối với công văn mật đến: Công văn mật đăng ký riêng sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường Khi vào sổ công văn, đối v ới phong bì văn th khơng bóc văn thư đăng ký số, ký hiệu ghi ngồi bì, cịn ph ần trích yếu bỏ trống, người bóc bì cho phép ghi trích y ếu m ới bổ sung vào Chỉ người có tên ghi phong bì người phân cơng trách nhiệm phép bóc bì công văn m ật Đối với công văn mật đi: Tương tự công văn mật đến, công văn mật gửi phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật g ửi l ớp phong bì Bì bên đóng dấu mức độ mật như: “mật”, “tối m ật”, “tuyệt mật” Bì bên ngồi đóng dấu ký hiệu độ m ật Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường b ưu điện đặc biệt cán chuyên trách chuyển giao Lưu ý trước chuy ển văn mật cần phải ký sổ chuyển giao d) Công tác xây dựng văn bản: Văn phương tiện quan trọng chứa đựng thông tin viết thiếu doanh nghiệp q trình hoạt động Tại Cơng ty Cổ phần Cơ điện Xây dựng Việt Nam, cơng tác xây dựng văn chiếm vị trí quan trọng Là đơn vị có mơ hình c cấu chức năng, đơn vị phòng ban hoạt động độc lập s ự điều hành trực tiếp Ban giám đốc Do hầu hết văn đ ược th ực tr ực tiếp phịng ban chức Căn phịng Cơng ty ch ỉ ch ịu trách nhiệm văn thuộc lĩnh vực: Hành chính, nhân s ự, t ổ ch ức, loại thư từ giao dịch chung Công ty Các văn chuyên môn phòng ban tự soạn thảo Văn sau kiểm tra th ể th ức lãnh đạo Công ty phê duyệt, nhân viên văn th có trách nhiệm đóng dấu trước ban hành văn e) Tổ chức công tác lập hồ sơ: 22 Sau xây dựng ban hành văn quan, phận văn thư đơn vị thành viên tiến hành lưu văn Việc lưu văn đ ược thực phương pháp lập hồ sơ Việc lưu văn văn thư bảo đảm cho trình thực nội dung văn phận thực thi để đối chi ếu th ực hiện, b ảo đảm thực yêu cầu thời hạn đề Còn phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung c ấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng phận khác có ch ức ki ểm tra Bên cạnh việc lưu văn văn th bảo đảm tra c ứu thông tin hành, làm chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho ho ạt đ ộng chung Văn (bản chính, gốc) lưu gi ữ bảo qu ản ch ặt chẽ đ ể giữ gìn, tra cứu đối chiếu cần thiết (thường lưu l ại văn th c quan), văn lưu phận có liên quan để phục vụ tham kh ảo thông tin cho hoạt động khác Đây hoạt đ ộng làm c s cho công tác lưu trữ, văn có giá trị, đặc bi ệt b ản g ốc c ần có ch ế độ bảo quản tốt sau cịn phải nộp vào l ưu tr ữ nh ằm khai thác thông tin khứ Điều 22 Điều lệ công tác công văn giấy tờ lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng năm 1963 c H ội đồng Chính phủ ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị để tra cứu, tham khảo phải lập thành h s ơ” Vì vậy, vào nguyên tắc quy định Nhà n ước, Công ty Cổ phần Cơ điện Xây dựng Việt Nam, cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ tiến hành lập đầy đủ hồ sơ hình thành q trình gi ải cơng việc quan Công tác lập hồ sơ công tác cuối công tác công văn giấy tờ, khâu lề cơng tác lưu trữ Vì làm tốt cơng tác văn th góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ sau Tại Công ty Cổ phần Cơ điện Xây dựng Việt Nam, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ công việc quan Cơng ty có loại hồ sơ tài liệu: 23 - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn pháp quy mặt công tác định, dùng làm cứ, giải công vi ệc hàng ngày Điều 47 chế độ chi tiết công tác công văn gi t ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 H ội đồng Chính phủ rõ: “Mỗi cán văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư th cơng, cơng điện giải thích giải trường hợp có tính chất điển hình” Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn nhiều năm lưu đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc công ty phòng ban quan tự quản lý sử dụng vào nghiệp v ụ c không theo chế độ hàng năm Để quản lý thống hồ sơ này, nhân viên văn thư gửi có hướng dẫn lập quản lý h s ơ, đ ồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung c m ỗi ph ận đ ể c ần thiết phục vụ cho tồn hoạt động cơng ty Mỗi cán phòng ban thuyên chuyển cơng tác bàn giao lại hồ sơ ngun tắc cho người thay thế, không tự ý mang hay thiêu huỷ - Hồ sơ nhân sự: phận tổ chức lao động thuộc văn phòng lập quản lý Khi lãnh đạo hay phòng ban cơng ty cần b ộ phận tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải kịp th ời H s nhân bao gồm toàn văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đ ến thành viên công ty: lý lịch thân, định ển d ụng, đ ề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật loại giấy tờ khác có liên quan - Hồ sơ cơng việc: tồn văn tài liệu, nội dung liên quan với việc giải vấn đề, công việc Công tác quản lý nộp hồ sơ: Để quản lý hồ sơ tài liệu công ty sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho quan Theo ph ương pháp hàng năm phòng ban làm mục lục hồ sơ c đ ơn v ị mình, sau nhân viên văn thư tập hợp mục lục lại thành m ột m ục l ục chung tổng hợp cho toàn quan Hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động c quan tài sản quý quan nói riêng Nhà n ước nói chung cần quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung th ống nh ất Điều 23 điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác l ưu tr ữ c H ội đ ồng 24 Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “Cuối năm cán nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác có làm cơng văn, liên quan đến cơng văn, giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ lưu giữ đem nộp cho phận phòng lưu trữ quan, hồ sơ, tài liệu việc xong danh sách hồ sơ tài liệu lưu giữ lại để theo dõi để nghiên c ứu ti ếp” Trước nộp lưu hồ sơ đơn vị kiểm tra lại hồ sơ, hoàn chỉnh toàn khâu lập hồ sơ, cán văn thư làm công tác lưu tr ữ nhận hồ sơ lưu đối chiếu với mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ bản, văn th giữ bản, phòng lưu trữ giữ Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đ ỡ lãnh đạo công tác nộp lưu phận công ty BẢNG MỤC LỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM Số hồ sơ Ti đề hồ sơ Ng ày bắ t đầ u Ng ày kế t th úc Số tra ng Th ời hạ n bả o qu ản Gh i ch ú f) Tổ chức quản lý sử dụng dấu: Thủ trưởng quan người chịu trách nhiệm quản lý d ấu quan dấu đơn v ị trực thuộc công ty Con d ấu Công ty Cổ phần Cơ điện Xây dựng Việt Nam đ ược đ ể t ại c quan, két, tủ khoá nhân viên văn th có trách nhiệm, có chun mơn l ưu giữ Đây người trực tiếp đóng dấu lên văn ch ịu trách nhiệm bảo quản dấu Đặc biệt khơng có quyền mang d ấu r ời khỏi quan giao cho người khơng có trách nhiệm sử dụng Dấu đóng văn thể th ức: có ch ữ ký người có thẩm quyền ký, Chánh văn phòng, cán pháp chế hành thẩm định Nhân viên văn thư khơng đóng dấu nh ững văn khơng có chữ ký có chữ ký sai th ẩm quy ền ký D ấu đóng 25 mực đỏ loại tốt Dấu quan khơng đóng vào ph ần ch ữ ký c văn cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị khơng đóng dấu) Trong tr ường hợp cần thiết đóng dấu treo (ở phần tên quan ban hành) đóng dấu xác nhận chữ ký 2.2.2 Công tác lưu trữ Tại công ty Cổ phần Cơ điện Xây dựng Việt Nam, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm v ụ l ưu tr ữ Hàng năm, số công văn phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn cơng ty tiếp nhận ban hành Do đ ể th ực hi ện t ốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực nghiệp v ụ v ề l ưu trữ a) Phân loại tài liệu lưu trữ: Đây khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu tr ữ Trên sở văn lưu văn thư mà nhân viên văn th tiến hành phân loại tài liệu cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu tr ữ Công ty phân loại tài liệu theo mặt hoạt động chủ y ếu quan: Báo cáo tổng hợp, mặt hoạt động chun mơn, tổ ch ức, tài chính, nhân sự, trang bị sở vật chất, xây dựng bản, hoạt đ ộng n ội khác Do cơng ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên h ầu hết tài liệu lưu trữ tại phịng ban chun mơn Văn phịng Cơng ty lưu trữ bảo quản loại tài liệu liên quan đến m ặt; t ổ chức nhân sự, trang bị sở vật chất, xây dựng bản, báo cáo t hợp Tài liệu, hồ sơ phòng ban tự bảo quản, phân loại xếp để tiện tra cứu sử dụng Cách phân loại giúp cho công ty t ổ chức lưu trữ cách khoa học giúp cho đối t ượng s dụng m ột cách hiệu tài liệu b) Xác định giá trị tài liệu: Bộ phận văn thư - lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan sở lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ tài liệu có giá trị Tuỳ theo mức độ quan trọng tài liệu mà có chế độ xác định thời h ạn bảo quản khác 26 Đối với loại tài liệu mang tính chất tham kh ảo nh sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) bảo quản tạm thời Đối với hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động Cơng ty thời gian dài (6 tháng, năm) nh ư: báo cáo t k ết hàng quý, hàng năm mặt kinh tế, tài chính, th ương mại, sản xu ất hay tài liệu trình xây dựng phát tri ển c cơng trình u cầu bảo quản dài hạn Theo quy định Điều 32 Ngh ị định 142CP ngày 28-09-1963 “Mỗi quan giữ hồ sơ tài liệu công việc giải thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công vi ệc đ ược n ộp vào phận phòng lưu trữ quan Sau 10 năm, phải đem nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận Cơ quan muốn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến th ời gian n ộp vào kho lưu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết” Thơng qua việc đánh giá loại để huỷ bỏ tài liệu thực nghĩa phương diện nhằm nâng cao ch ất l ượng c công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu đắn góp phần giữ gìn nh ững tài liệu có giá trị đồng thời loại bỏ tài liệu hết giá tr ị, gi ảm b ớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu tài liệu lưu tr ữ c) Bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ để nơi thơng thống khơng ẩm mốc, để nơi không dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu Tài li ệu xếp hộp, bên ngồi hộp có dán nhãn ghi đầy đ ủ thông tin để dễ thống kê tra tìm Sau tài liệu xếp lên giá theo tr ật t ự c số lưu trữ ghi hộp Công ty quan tâm đến việc bố trí kho l ưu tr ữ v ới phương tiện, phương pháp chống ẩm mốc, moi m ọt Trong kho có thiết bị: quạt thơng gió, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài li ệu d) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Có thể nói việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết hoạt động lưu trữ Để s dụng tài li ệu l ưu tr ữ có hi ệu cao, Công ty tiến hành xây dựng hệ thống công c ụ tra c ứu khoa học, hướng dẫn cán nghiên cứu cách sử dụng cơng cụ tra tìm tài li ệu Bên cạnh Cơng ty đưa quy đ ịnh chặt chẽ đ ối v ới đ ối tượng việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có n ội quy chặt chẽ v ới t ừng tài liệu khác Công ty đưa quy định cán làm 27 công tác lưu trữ; xếp tài liệu cách khoa học, nắm rõ quy đ ịnh v ề việc sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ s dụng cách khoa học, mục đích e) Đội ngũ cán sở vật chất kỹ thuật phục v ụ cho công tác văn thư - lưu trữ Công ty: Trong giai đoạn nay, xu hướng giới hoá tự động hố thiết bị văn phịng sử dụng rộng rãi Tại công ty C ổ ph ần C điện Xây dựng Việt Nam, với phát triển chung tồn Cơng ty, sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư - lưu tr ữ ngày cải thiện Hiện nay, phịng ban Cơng ty trang bị máy tính, tủ tài liệu riêng để lưu trữ bảo quản hồ sơ Phòng lưu tr ữ công ty đảm bảo điều kiện nhiệt độ, ánh sáng thiết b ị thủ công kết hợp với phương pháp kỹ thuật đại nh ư: s d ụng thiết bị thơng gió, thường xun làm vệ sinh kho tàng thiết bị bảo quản để phòng chống nấm mốc, phịng lưu trữ có khố tốt thiết b ị phòng chống cháy Cùng với việc trang bị sở vật chất kỹ thuật ph ục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ, Công ty cịn trọng đến cơng tác đào t ạo đ ội ngũ cán giúp họ nắm vững nghiệp vụ văn th - l ưu tr ữ Các cán làm công tác văn thư - lưu tr ữ Công ty đ ược tham d ự lớp đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ chun mơn Ngồi ra, họ cịn đ ược trang bị kỹ việc nắm bắt sử dụng thi ết bị văn phòng 2.3 Những kết đạt hạn chế cịn tồn cơng tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần C điện Xây d ựng Việt Nam 2.3.1 Những kết đạt a) Công tác văn thư: - Công tác xây dựng văn thực phịng ban giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho phận văn th - Các công văn đến nhân viên văn thư thực nhanh chóng, kịp thời theo quy định 28 - Việc phân loại văn rõ ràng giúp ban lãnh đạo c ần tra cứu nhanh chóng, thuận tiện - Đối với công văn đi: thủ tục tiến hành đầy đủ trước đóng dấu, ban hành văn - Công ty lập sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiện cho việc sử dụng cần thiết b) Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ cơng ty nhìn chung tiến hành cách khoa học, đáp ứng yêu cầu thông tin tra c ứu cho lãnh đ ạo phòng ban cơng ty Các phịng ban, đ ơn v ị s ắp x ếp l ại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo quy định Công tác lưu trữ lãnh đạo quan tâm m ực th ể hàng năm công ty cử nhân viên văn thư học lớp để nâng cao nhiệp vụ chun mơn Tổ chức lưu trữ theo hình th ức phân tán mang lại hiệu định: - Sát với cá nhân để sử dụng tra cứu hồ sơ - Cần người chuyên trách 2.3.2 Những hạn chế cịn tồn a) Cơng tác văn thư: - Vào ngày đầu tuần sau ngày lễ, khối l ượng văn gửi đến tăng lên làm cho phận quản lý văn x lý không k ịp - Việc giải văn nội chưa có sổ đăng ký riêng mà vào sổ chung với sổ “Công văn đi”, khó khăn cho vi ệc tìm ki ếm, thống kê số lượng văn cần thiết - Cán văn thư ngồi cơng tác cịn ph ải kiêm thêm m ột s ố công việc: trực điện thoại, mua sắm văn phòng ph ẩm cho phịng ban nên đơi việc chuyển giao, giải quy ết cơng văn, tài li ệu cịn ch ậm tr ễ, thiếu sót b) Cơng tác lưu trữ: - Lãnh đạo chưa có quy định cụ thể việc tổ chức thực công tác lưu trữ cho tồn Cơng ty, việc bảo qu ản ch ưa đ ược th ống phòng ban Công ty 29 - Việc tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán dẫn tới việc hiệu suất sử dụng tài liệu lưu trữ không cao Làm tăng thêm nh ững văn có thơng tin trùng lặp hệ thống gây nên nh ững lăng phí khơng cần thiết - Hồ sơ lưu trữ xếp chưa tỉ mỉ, khoa học, dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ - Điều kiện bảo đảm an toàn sử dụng tài liệu lưu tr ữ v ẫn hạn chế, phòng lưu trữ chưa có quy định chặt chẽ bảo vệ tài liệu lưu trữ 2.4 Nguyên nhân hạn chế Trong thời gian qua công tác văn thư – lưu trữ Cơng ty có bước tiến đáng kể Tuy nhiên tồn s ố nh ược điểm yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại Do nhận thức công tác văn thư – lưu trữ ngành, cấp chưa đầy đủ dẫn đến đánh giá khơng đắn cơng tác hoạt động quản lý quan Mặc dù phủ nhận Công ty trọng quan tâm đến công tác văn th – lưu tr ữ, có s ự đ ầu t cho lĩnh vực khía cạnh người nh s v ật ch ất Tuy nhiên đầu tư chưa tương xứng với vai trị ho ạt động quan Cơ sở vật chất hạn chế, chưa có hệ thống th ống nhất, cách quản lý cơng việc chưa chặt chẽ Máy tính phịng trang bị đầy đủ việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa khai thác khả mà tin học đem lại cho công tác văn th – lưu trữ Bên cạnh cịn có vướng mắc nguyên nhân nằm y ếu tố người Hiện hầu hết cán nhân viên văn phịng Cơng ty khơng phải cán chuyên môn mà đào tạo ngắn hạn Do đó, lực thực thi điều hành y ếu kém, ch ưa ngang t ầm với yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ giai đoạn m ới Nhiều nơi cho công tác văn thư – lưu trữ nh ững công việc thừa hành phận văn th quan th ực Còn hoạt đ ộng xây dựng, ban hành văn hoạt động mang tính chun mơn b ộ phận chức thực hiện, không nằm công tác văn thư Việc tách rời hoạt động văn phận chuyên trách phòng ban chức hạ thấp vai trò quản lý, giám sát, điều hành 30 công tác văn phận văn thư, khiến cho công tác văn b ản c quan thiếu phối hợp đồng KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương phân tích, đánh giá th ực trạng ch ất l ượng công tác văn thư - lưu trữ văn phịng Cơng ty cổ ph ần c ện xây dựng Việt Nam Từ rút hạn chế tồn nh ững nguyên nhân hạn chế công tác văn thư - lưu trữ đơn vị Nh ững phân tích đánh giá chương sở cho việc đưa gi ải pháp nh ằm nâng cao chất chất lượng công tác văn th - lưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam chương 31 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN C Ơ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM 3.1 Nâng cao trình độ cán hoạt động cơng tác văn th – l ưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ nhiều yếu chưa trọng nghiên cứu, chưa tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Để kh ắc phục hạn chế này, Cơng ty tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn nhân viên văn thư – lưu trữ, qua nắm rõ đ ược l ực nhân viên để từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình đ ộ cho phù hợp với nhân viên Việc cử nhân viên văn th – lưu tr ữ h ọc phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên b ồi dưỡng đào tạo Mỗi cán bộ, nhân viên ngồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần phải bổ túc thêm máy tính ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Công ty tạo điều kiện, xếp th ời gian t ập hu ấn cho nhân viên văn thư – lưu trữ để nâng cao nhận thức tư m ới, đ ặc biệt củng cố khả ứng dụng phương tiện kỹ thuật đ ại vào cơng tác mình, có sách khuyến khích động viên tinh th ần v ật ch ất nhằm kích thích tinh thần làm việc cán công ty 3.2 Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn th – l ưu tr ữ Là công ty lớn hàng ngày luôn nhận chuy ển giao văn nơi có khối lượng công văn, hồ s r ất l ớn c ần đ ược b ảo quản, sở vật chất phục vụ cho cơng tác cịn nhi ều h ạn ch ế, chưa có tính thống Hiện nay, trang thiết bị ph ục vụ cho ho ạt động văn phịng nói chung phục vụ cho công tác văn th – l ưu tr ữ nói riêng sử dụng từ lâu, máy tính chạy ch ậm, hay g ặp s ự c ố h ỏng hóc, cơng ty cần phải có kế hoạch thay bảo trì, bổ sung nh ững thiết bị, vật dụng cần thiết Phòng lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa trang bị, giá để tài li ệu, tủ đ ựng tài liệu chưa đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Để khắc phục tình trạng này, cơng ty c ần quan tâm trang bị cho phòng lưu trữ đầy đủ hơn: Nâng cao thiết bị đo nhiệt, mua thiết bị chống ẩm mốc, mua thêm số tủ đựng tài liệu 32 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th – l ưu tr ữ Hiện nay, với phát triển công nghệ thông tin, trực tiếp tác động đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất n ước Sử dụng công ngh ệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên lên nhi ều lần, nhờ giảm số lượng nhân viên, giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th – l ưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa định kịp thời, xác, đắn Máy vi tính sử dụng rộng rãi công tác văn th – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ s công văn, giấy t đ ến việc tra cứu nghiên cứu tài liệu Tuỳ theo điều kiện ph ương h ướng phát triển quan, đơn vị mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ cho phù hợp, góp phần đem lại kết qu ả cao hoạt động văn phòng không quan công ty mà đ ơn v ị thành viên Công ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam cần thường xuyên nâng cấp hệ thống, phần mềm lưu trữ tài liệu, nâng cao tính bảo mật, tránh bị đánh cắp tài liệu mật 3.4 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ tồn cơng ty Để đảm bảo cho công tác văn thư – lưu trữ th ực tốt, số biện pháp công ty phải thường xuyên tiến hành việc ki ểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành s ố công văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, n ếu kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác ki ểm tra, b ộ ph ận văn thư nói riêng phịng ban cơng ty nói chung rút đ ược mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Cũng nh đó, nhân viên văn thư đề xuất phương án tốt để công tác văn th – lưu tr ữ thực theo quy định Qua đó, xác định nh ững tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, tài liệu khơng cần thiết có th ể hu ỷ b ỏ, tài liệu có giá trị quan trọng đưa vào chế độ bảo qu ản đặc biệt Các cá nhân tiến hành kiểm tra địi hỏi phải th ật khách quan, có làm nâng cao chất lượng công tác văn th – l ưu tr ữ B ộ ph ận văn thư tự hồn thiện mặt cịn hạn chế Các phịng ban cơng ty cần phải coi trọng công tác văn th – l ưu tr ữ h ơn, góp phần trợ giúp phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đ ảm bảo thông tin công ty giữ bí mật, an tồn 33 KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, chương dựa sở phân tích thực tiễn chương đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn th - l ưu tr ữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam thời gian tới 34 KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ năm trở lại tr thành m ột u cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát tri ển n ền kinh tế quan quan tâm tới nghiệp vụ này, th tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Bởi th ực tốt công tác văn thư – lưu trữ mang lại hiệu khơng trước mắt mà cịn lâu dài Vì cơng tác văn thư – lưu trữ thực chất công tác xây d ựng qu ản lý văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Thực tế cho thấy c quan dù l ớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan quản lý hành chính, thực chức năng, nhiệm vụ nhiều c ần đ ến cơng tác tổ chức văn thư – lưu trữ cách hiệu để giải quy ết công việc cụ thể tra cứu thông tin cần thiết đáng tin cậy đ ể phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết đúc rút kinh nghi ệm cơng tác, vạch chủ trương sách, đề định quản lý Công ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam trình hoạt động sản sinh khối lượng tài liệu lớn Đây kh ối l ượng tài li ệu quan trọng cần phải tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt đ ể phục vụ cho công tác khai thác sử dụng sau Do đó, cơng tác văn th – lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động công ty Công tác văn thư – lưu trữ cơng ty thời gian qua có nh ững đóng góp tích cực vào kết hoạt động cơng ty Tuy nhiên, bên cạnh v ẫn cịn t ồn nhiều điểm bất cập Cơng ty nổ lực khắc phục nh ững mặt t ồn t ại để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn th – lưu th ời gian tới 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ 2011 Kế hoạch 16/KH-UBND công tác văn thư, lưu tr ữ năm 2019 thành phố Hà Nội ban hành Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 Quy chế công tác văn th ư, l ưu trữ Bộ Nội vụ Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam năm 2018, 2019, 2020 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập h s nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Bộ tr ưởng B ộ N ội v ụ ban hành 36 ... chất lượng công tác văn thư - lưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam chương 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ... ải pháp nh ằm nâng cao chất chất lượng công tác văn th - lưu trữ văn phịng Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam chương 31 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU... VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM 2.1 Khái quát Công ty cổ phần điện xây dựng Vi ệt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần điện xây dựng Việt Nam Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY