Công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện mỹ lộc tỉnh nam định trong giai đoạn hiện nay

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T 10 11 12 Từ viết tắt TT-BNV TTg VTLTNN HVHCQG ThS HĐND UBND LĐTB-XH NĐ-CP PTNT DS-KHHGĐ VB Cụm từ đầy đủ Thông tư – Bộ Nội vụ Thủ tướng Văn thư lưu trữ nhà nước Học viện Hành Quốc gia Thạc sỹ Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Lao động thương binh xã hội Nghị định – Chính phủ Phát triển nông thôn Dân số - kế hoạch hóa gia đình Văn DANH MỤC BẢNG SỐ LIỆU STT Nội dung bảng Số lượng thống kê văn quý I năm 2016 Số lượng thống kê văn đến quý I năm 2016 Số trang 18 21 LỜI CẢM ƠN Quá trình thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không trình học tập mà nghiệp sinh viên sau Kỳ thực tập giúp sinh viên tiếp cận nghề nghiệp lựa chọn trước bước vào trường đại học Trong hai tháng (từ ngày 28/3 đến ngày 20/5/2016) thực tập Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định, thực kỹ hành với vai trò công chức quan hành nhà nước giúp em củng cố thêm kiến thức học nắm bắt cách thức, quy trình làm việc quan Trong trình thực tập em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ thầy, cô giáo Học viện Hành Quốc gia UBND huyện Mỹ Lộc có kinh nghiệm thực tế, hoàn thành báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành thầy, cô giáo trường Học viện Hành Quốc gia, trang bị cho em kiến thức tạo điều kiện giúp đỡ em xuốt trình học tập Học viện Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.S Doãn Minh Thắng, cô Nguyễn Hồng Vân tận tình giúp đỡ, hướng dẫn bảo để em hoàn thành báo cáo thực tập với kết cao Các cô chú, anh chị Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tận tình em xuốt trình thu thập tài liệu, tìm hiểu nghiệp vụ kỹ chuyên môn để hoàn thành trình thực tập báo cáo, nghề nghiệp sau Mặc dù cố gắng không tránh khỏi sai sót khuyết điểm trình thực tập, mong nhận đạo đóng ý kiến thầy cô trường Học viện Hành Quốc gia, cô chú, anh chị Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn nay, Việt Nam phát triển theo hướng đa dạng hóa đại hóa, bước hội nhập khu vực giới Đứng trước hội thách thức, lực quản lý hành nhà nước đóng vai trò vô quan trọng Vấn đề đổi mang tính khách quan thường xuyên cần thực theo chiều rộng chiều sâu Cùng với nghiệp đổi tổ chức hoạt động quản lý nay, huyện Mỹ Lộc đẩy mạnh cải cách hành để vươn lên, hội nhập, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế - xã hội địa phương Một nội dung cải cách hành mà Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Mỹ Lộc tâm đạo thực cải cách lề lối làm việc phương thức quản lý Mà phận Văn thư Văn phòng bước nâng cao chất lượng công tác để đáp ứng yêu cầu Trong hoạt động quan nhà nước, công tác văn thư hoạt động thiếu quan công việc thực hoạt động Văn phòng: nơi tiếp nhận văn gửi đến – gửi cầu nối để văn đưa tới lãnh đạo, quan có liên quan, giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, có xuất chất lượng giúp đường lối sách nguyên tắc, chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ xác, hạn chế quan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách hành phục vụ công tác đổi Giữ gìn giấy tờ, chứng hoạt động quan (cá nhân, tổ chức) phục vụ cho kiểm tra, tra, đánh giá hoạt động, giữ gìn tài liệu lĩnh vực để kiểm tra thông tin khứ, tiền đề cho công tác lưu trữ Đây vấn đề có ý nghĩa mặt lý luận mặt thực tiễn Với ý nghĩa trên, hai tháng thực tập quan em chọn nội dung để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định giai đoạn nay” PHẦN 1: BÁO CÁO TỔNG QUAN 1.1 Thời gian, địa điểm Thời gian thực tập: 08 tuần từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Địa điểm thực tập: UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định Mục đích thực tập Thực Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 giám đốc 1.2 Học Viện hành việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học hành hệ quy Theo kế hoạch thực tập Phòng đào tạo Học viện Hành Quốc gia Mục đích chung Tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công việc cán bộ, công chức nhà nước máy hành nhà nước Vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành Bổ sung nâng cao kiến thức học Học viện Hành Quốc gia Mục đích thực tập phận văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định Tìm hiểu hoạt động văn thư thự tiễn hoạt động quan hành nhà nước Nắm bắt quy trình giải văn đến giải văn mà phận văn thư phải đảm nhận Thực kỹ năng, nghiệp vụ hành học vào thực tế 1.3 Nội dung, kế hoạch thực tập Nắm cấu tổ chức, chức nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập Nắm vững quy trình công vụ quan quản lý hành nhà nước nơi thực tập Nắm thủ tục hành quan nơi thực tập, thể chế hành liên quan đến quan nơi thực tập Thực hành kỹ hành liên quan 1.4 Báo cáo trình thực tập Thời gian đến quan thực tập: ngày tuần từ thứ hai đến thứ sáu Buổi sáng từ 7h30’ đến 11h30’ Buổi chiều từ 13h đến 17h Thời gian Tuần 1, tuần (Từ 28/3 đến 8/4) Nội dung công việc - Nhận đoàn thực tập, nghe phổ biến kế hoạch thực tập - Về Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc thực tập phận Văn thư - Tìm hiểu UBND huyện, Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc (cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ) - Lựa chọn đề tài “Công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định giai đoạn nay” - Viết đề cương thực tập gửi giảng viên hướng dẫn - Bắt đầu làm công việc giao thực tập Tuần 3, tuần - Làm công việc nơi thực tập: Vào sổ công văn (Từ11/4 đến 22/4) đến vào sổ công văn đi, đóng dấu, gửi công văn đến phòng ban…) - Xin tài liệu nghiên cứu để làm báo cáo - Học hỏi kỹ xử lý văn Tuần 5, tuần - Tiếp tục làm công việc hàng ngày nơi thực (Từ 25/4 đến 6/5) tập - Viết dự thảo báo cáo thực tập, gửi giảng viên hướng dẫn xem báo cáo thực tập chi tiết Tuần 7, tuần - Xin ý kiến nhận xét, đánh giá Chánh văn phòng (Từ 9/5 đến 20/5) trình thực tập thân - Chào bác, cô, chú, anh, chị quan thực tập - Nộp báo cáo hoàn chỉnh 1.5 Những kiến thức thu trình thực tập Thực tập trình áp dụng kiến thức học Học viện vào thực tiễn, bước đệm cho công việc tương lai Trong 08 tuần thực tập Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đem lại cho em nhiều kỹ năng: Một là, tìm hiểu hoạt động quan thực tập, chức quyền hạn tác phong làm việc phận, giúp em hiểu sâu công tác Văn thư đòi hỏi nhanh chóng, xác bí mật Em nhận thấy nhân viên văn thư có tư tưởng đạo đức, chấp hành pháp luật, hàng ngày giao tiếp ứng xử với nhiều người để xử lý văn cho quan Từ đó, em học hỏi nhiều kiến thức giao tiếp ứng xử cho lễ phép hơn… Hai là, kiến thức kỹ năng: trình quan sát thực hành em tiếp cận với văn từ quan gửi - quan khác gửi đến theo trình tự thủ tục theo luật định Ngoài em biết sử dụng máy phô tô, máy fax,,, phân loại văn bản, biết cách đóng dấu, lập hồ sơ văn chuyển đến phòng lưu trữ Với kiến thức, kỹ em học nơi thực tập vô bổ ích, giúp em hiểu rõ công việc quan nhà nước hàng ngày diễn PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH 1.1 Giới thiệu chung Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc 1.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội Mỹ Lộc nằm cửa ngõ phía bắc tỉnh Nam Định Phía Bắc giáp tỉnh Hà Nam, ngăn cách sông Lý Nhân sông Châu Giang, phía Nam giáp thành phố Nam Định, phía Tây giáp huyện Vụ Bản, phía Đông giáp tỉnh Thái Bình, ranh giới sông Hồng Mỹ Lộc có lợi giao lưu kinh tế với tất vùng nước thông qua quốc lộ 10, quốc lộ 21, đường sắt Bắc - Nam đường sông Diện tích tự nhiên: 73,69 km² Dân số huyện: 71.225 người (Năm 2015, từ trung tâm DS-KHHGĐ) Đơn vị hành chính: thị trấn Mỹ Lộc (huyện lỵ) 10 xã (Mỹ Trung, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Thịnh, Mỹ Tiến, Mỹ Thuận, Mỹ Thành, Mỹ Tân) Lịch sử: Mỹ Lộc xưa huyện thuộc phủ Thiên Trường Thời thuộc Pháp, vùng đất huyện Mỹ Lộc rộng lớn, bao gồm phần đất thành phố Nam Định ngày Từ sau Cách mạng Tháng Tám, huyện Mỹ Lộc qua nhiều lần điều chỉnh địa giới Ngày 01/9/1950 cắt bốn xã Lộc An, Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà vào thành phố Nam Định Năm 1953, cắt xã Mỹ Toàn, Mỹ An, Mỹ Đồng, Mỹ Phong, Mỹ Điền sang huyện Nam Trực Đến ngày 25/9/1954, cắt xã Lộc An, Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà trả huyện Mỹ Lộc Thời kỳ 1965-1975, huyện thuộc tỉnh Nam Hà Ngày 13/6/1967, Hội đồng Chính phủ Quyết định số 76-CP sáp nhập toàn huyện Mỹ Lộc vào thành phố Nam Định Từ 1975-1981, thuộc tỉnh Hà Nam Ninh Sau năm 1981, trở thuộc tỉnh Nam Định Ngày 16/2/1997, Chính phủ Nghị định số 19/1997/NĐCP việc tái lập huyện Mỹ Lộc sở tách từ thành phố Nam Định Đặc điểm: Với ưu miền đất sa bồi màu mỡ, Mỹ Lộc nơi cung cấp rau sạch, hoa tươi cho thành phố Nam Định thành phố lớn khác Với mạnh vị trí địa lý điều kiện giao thông, Mỹ Lộc lựa chọn lý tưởng cho nhà đầu tư nước quốc tế Năm 2004, tỉnh Nam Định phê duyệt dự án xây dựng khu đô thị khu công nghiệp có diện tích 200 xã Mỹ Tân, Mỹ Phúc, Mỹ Trung Tương lai, huyện Mỹ Lộc hình thành khu dịch vụ lớn cửa ngõ thành phố Khu điểm tham quan du lịch: Đền Bảo Lộc, lăng mộ Trần Hưng Đạo (xã Mỹ Phúc), đền thờ Trần Thủ Độ (làng Lựu Phố, xã Mỹ Đức), đền Vạn Khoảnh, đền Cây Quế (xã Mỹ Tân), đình miễu Cao Đài (xã Mỹ Thành), đình Sùng Văn (xã Mỹ Thuận) số làng nghề truyền thống: làng hoa Mỹ Tân, mây tre đan Mỹ Hưng, gỗ mỹ nghệ Mỹ Phúc… Lễ hội tiêu biểu: Lễ Trần Quốc Toản quân (đền Bảo Lộc), hội đền chùa Lựu Phố, hội đền Cây Quế 1.1.2 Chức UBND huyện Mỹ Lộc quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện Mỹ Lộc quan nhà nước cấp UBND huyện Mỹ Lộc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách địa bàn huyện UBND huyện Mỹ Lộc thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở 1.1.3 Những nhiệm vụ quyền hạn Căn Luật tổ chức HĐND – UBND năm 2003, (mục quy định nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp huyện từ điều 97 đến điều 110) Thực chấp hành đường lối sách Đảng, pháp luật nhà nước đạo điều hành quan nhà nước cấp Xây dựng kế hoạch, chương trình thực ngành, lĩnh vực: kinh tế, nông nghiệp, thủy lợi đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng giao thông vận tải; thương mại dịch vụ du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa; thông tin thể dục thể thao; khoa học công nghệ; tài nguyên môi trường; quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội; sách tôn giáo dân tộc; xây dựng pháp luật; xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.1.4 Tổ chức máy Sơ đồ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc Văn phòng HĐND&UBND Phòng Lao động – Thương binh xã hội Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Công thương Ghi chú: Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn Ủy ban nhân dân Thanh tra Huyện Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Văn hóa Thông tin Phòng Tư pháp Cơ quan trực thuộc 2.1 Giới thiệu Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc Văn phòng máy quan có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan 10 nội dung văn bản, đơn vị người tiếp nhận, ghi Vì vây, nhập văn vào sổ thực mục cần ghi, không nhầm lẫn tra tìm Tại UBND huyện Mỹ Lộc quản lý văn lập sổ đăng ký văn đến mẫu bìa (phụ lục 06) Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến: sau đăng ký, văn đến kịp thời nhân viên văn thư trình đến Chủ tịch UBND huyện xem xét cho ý kiến đạo giải Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn kế hoạch giao cho phòng ban chuyên môn Chủ tịch cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn thời hạn quy định Chuyển văn đến: văn chuyển đến cho phòng ban chuyên môn thuộc lĩnh vực ý kiến đạo văn Chủ tịch Việc chuyển văn thực cách nhanh chóng, địa điểm, chặt chẽ chuyển đến phòng ban chuyên môn có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo… Số lượng văn đến Qúy I năm 2016 1250 văn bản, 01 nhân viên văn thư chịu trách nhiệm xử lý chuyển giao Các công cụ hỗ trợ bao gồm 01 máy fax, 01 máy in, 01 máy phô tô Vì vậy, gây không khó khăn việc xử lý chuyển giao văn Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải văn đến Giải văn đến; nhận văn đến, phòng ban chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo quy định, văn đến có dấu khẩn phải giải khẩn trương không chậm chễ 22 Đôn đốc giải văn đến: Tất văn đến ấn định thời gian quy định đôn đốc thời hạn giải Qúa trình có trách nhiệm Chánh văn phòng văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, cá nhân thuộc UBND huyện với văn đến theo thời hạn quy định, có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến; tổng số văn đến, tổng số văn đến giải quyết, văn đến hết thời hạn chưa giải Đây công việc quan trọng ảnh hưởng tới việc định hiệu công việc Đối với văn đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi lại nơi gửi theo quy định 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu Quản lý dấu; Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu nơi làm việc Dấu UBND huyện Mỹ Lộc quản cẩn thận, lau chùi bảo quản tủ quan khóa chắn, không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Sử dụng dấu; Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản, vào giấy tờ quan có chữ ký nháy người kiểm tra chữ ký người có thẩm quyền (chủ tịch, phó chủ tịch…), đóng dấu theo quy định như; đóng văn phải đóng chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía trái, trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng dấu trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên trái dấu cũ Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, văn thư đóng vào góc trái phụ lục đề lên hàng chữ đầu trang đường kính dấu (dấu treo, phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai văn Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bao quản lưu trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu, giấy chứng nhận…) nhân viên văn thư lập sổ theo dõi văn không giữ lưu lại văn thư Nghiêm cấm văn thư không đóng dấu khống chưa có chữ ký 23 Như việc sử dụng dấu Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc thực theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư lưu trữ 2.2.4 Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu cho phòng lưu trữ Lập danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm duyệt theo chế độ định Lập hồ sơ khâu cuối nội dung công tác văn thư mắt xích công tác văn thư với công tác lưu trữ Tại UBND huyện Mỹ Lộc văn sau giải xong nhân viên văn thư thực công tác lập hồ sơ theo vấn đề cụ thể danh mục hồ sơ định, tờ trình, báo cáo, đặt tên hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài hay tạm thời Văn hồ sơ văn gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm pháp lý, bìa hồ sơ, tập hồ sơ đóng chuyển đến phòng lưu trữ bảo quản xếp hợp lý phục vụ cho việc tìm kiếm văn cần 2.3 Đánh giá chung công tác văn thư 2.3.1 Những kết đạt Các văn pháp luật Nhà nước công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát với thực tế, hợp lý giúp Văn phòng giải công việc cách thuận lợi công tác Văn thư, quy trình quản lý văn kiểm tra đảm bảo đắn Các khâu nghiệp vụ văn thư thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư Công tác hành văn phòng hoạt động quan trọng quan trọng ban hành quy chế văn thư – lưu trữ Công tác văn thư tiến hành bước đồng bộ, nhịp nhàng thực đảm bảo nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động công sở sử lý kịp thời trình quản lý văn đến đi, văn vào số, thẩm định chuyển giao 24 Bộ phận Văn thư nhận phối hợp, hợp tác tích cực phòng, ban, đơn vị cá nhân thực nhiệm vụ giao Mô hình tổ chức công tác văn thư mở theo hình thức tập trung, văn đến quan qua văn thư giúp quan quản lý tập trung, thống toàn văn Nhân viên văn thư tốt nghiệp chuyên ngành văn thư, việc thực công tác giải văn – văn đến giải cách nhanh chóng, quản lý sử dụng dấu cẩn thận cất vào tủ có khóa Trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối đầy đủ đóng góp phần không nhỏ vào trình giải công việc; máy fax, máy in, phô tô, điện thoại… 2.3.2 Những tồn hạn chế Nhân viên làm công tác văn thư trình độ lực chuyên môn nghiệp vụ hạn chế thiếu tính khoa học chưa đạt hiệu tốt công tác giải văn Đôi công chức làm công tác văn thư chưa có động lực làm việc nên trình chuyển giao, xử lý văn bản, chưa hoàn thành tốt số khâu quản lý văn Việc quản lý văn dựa vào sổ sách viết tay, thủ công công nghệ thông tin chưa áp dụng, việc quản lý văn không đáp ứng nhu cầu quản lý quan xã hội Đặc biệt trình độ tin học nhân viên văn thư hạn chế nên ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công việc nói chung hiệu công tác quản lý văn nói riêng Khối lượng công việc văn thư nhiều có 01 nhân viên khó giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời 25 Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư máy phô tô, máy vi tính, máy fax… sử dụng nhiều thường xuyên nên thường xuyên bị hỏng hóc chưa đáp ứng nhu cầu làm ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công việc 2.3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế Cơ quan giới thiệu tổ chức chương trình, khóa học nâng cao lực chuyên môn độ ngũ cán bộ, công chức đặc biệt lớp đào tạo công nghệ thông tin chưa hiệu đội ngũ cán công chức chưa có thời gian điều kiện tham gia Cơ quan chưa có chế độ khen thưởng hợp lý để tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc ý thức trách nhiệm đội ngũ công chức làm công tác văn thư - lưu trữ trình làm việc Lãnh đạo quan chưa có biện pháp mạnh việc xử lý văn chậm Cơ quan chưa có biên chế phù hợp, số lượng nhân lực so với thực tế nhu cầu giải công việc chưa cân đối tạo áp lực không tiết kiệm thời gian giải công việc Do điều kiện mặt tài nhiều hạn chế, nên xét mặt sở vật chất kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng, nhận quan tâm lãnh đạo 26 CHƯƠNG 3; GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH 3.1 Định hướng chung Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, nâng cao lực quản lý Nhà nước, đạo điều hành UBND huyện Hiệu quản lý nhà nước UBND cấp huyện tách rời hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện Do đó, cần đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng có công tác văn thư việc làm thiết thực phù hợp với xu hướng phát triển chung số định hướng sau: Một là, nâng cao chất lượng đội ngũ cán, công chức… Hai là, hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng… Ba là, định hướng đại hóa văn phòng… Bốn là, đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng… Năm là, định hướng đồng giải pháp 3.2 Giải pháp Để nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tình hình cần thực đồng nhiều giải pháp sau: Một là, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, quan bổ xung biên chế với trình độ đại học trở lên công việc văn thư nhiều để đáp ứng tiến độ xác công việc, tổ chức đào tạo bồi dưỡng trình độ nhân viên văn thư, đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên lãnh đạo văn phòng cần trọng quan tâm lực thực tiễn nhân viên cấp, quản lý đầu vào hình thức thi tuyển 27 Hai là, Cơ quan cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn đạo công tác văn thư, cần thướng xuyên xem xét tài liệu, cần kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu để có biện pháp can thiệp kịp thời để rút kinh nghiệm, đồng thời cần phải khen thưởng kịp thời để nhân viên văn thư có động lực làm việc cao Ba là, đổi hoạt động công tác văn thư; lề lối làm việc, thực kỷ cương quan tâm đến giáo dục nhân viên thực gương mẫu, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, xây dựng phong cách làm việc cách khoa học, chấp hành quy định văn hóa công sở Bốn là, tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng trực tiếp phần mềm công nghệ tin học vào quản lý văn Do công tác quản lý văn thủ công nên tiến độ xử lý chậm, gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản, chưa tạo hiệu công việc Bởi vậy, cần sửa chữa phần mềm quản lý văn đến phần mềm quản lý văn làm thành phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác quản lý văn bản, cần áp dụng ứng dụng khác tin học, điện tử liên quan đến hoạt động quản lý văn nhằm giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian ngày nâng cao hiệu công việc công tác quản lý văn đến văn nói riêng hoạt động quan nói chung Năm là, nâng cao sở vật chất kỹ thuật cho công tác văn thư đảm bảo hiệu hơn; thay máy móc thiết bị hỏng, thường xuyên bảo trì, máy móc thiết bị Văn phòng đảm bảo cho điều kiện chống ẩm mốc tài liệu chuyển giao cho phòng lưu trữ, thường xuyên tổ chức dọn vệ sinh để tránh mối mọt, côn trùng làm hỏng văn bản, tài liệu 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị với Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc Một là, lãnh đạo UBND huyện Mỹ Lộc cần quan tâm đến công tác văn thư quan ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ 28 văn thư cách cụ thể, sâu sát Đưa sách đưa cán tập huấn trọng đào tạo trình độ chuyên môn nhân viên văn thư Hai là, Văn phòng thường xuyên tổ chức đợt sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục kịp thời, hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân vi phạm, nâng cao lực trách nhiệm mỗi cán Ba là, lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra đôn đốc kiểm tra thường xuyên lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ, lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng cần đưa vào lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu theo quy định nhà nước Bốn là, tăng ngân sách tài mua sắm trang thiết bị văn phòng đại phục vụ công tác văn thư đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng, phù hợp với xu đại hóa hành Năm là, quan triển khai áp dụng thực công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/01/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tăng cường sử dụng văn điển tử hoạt động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Áp dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư để đăng ký, quản lý lập hồ sơ để văn không bị mất, tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng, xác, kịp thời bí mật, đại hóa đáp ứng yêu cầu giao 3.3.2 Kiến nghị với Học viện Hành Quốc gia Kiến nghị chương trình đào tạo đại học hệ quy Học viện cần tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế thông qua buổi thực tế quan hành nhà 29 nước, tổ chức buổi tọa đàm quản lý nhà nước từ trao đổi thêm kiến thức thực tế cho sinh viên, từ sinh viên trường có đầy đủ kiến thức kinh nghiệm 30 KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm, kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường em ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý thuyết thực tế để sau làm tốt công việc Thời gian thực tập UBND huyện Mỹ Lộc, em trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho thân Đó không nắm vững kỹ nghiệp vụ mà kỹ ứng xử nơi công sở Sau 02 tháng thực tập tìm hiểu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động UBND, Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, em xin đóng góp số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc nói riêng văn phòng quan hành nhà nước nói chung Do hạn chế mặt kiến thức, kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi khuyết điểm thiếu xót Kính mong nhận đạo đóng góp tận tình thầy cô Một lần em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ, công chức UBND huyện Mỹ Lộc thầy cô hướng dẫn thực tập Học viện Hành Quốc gia đặc biệt thầy giáo ThS Doãn Minh Thắng giảng viên Nguyễn Hồng Vân giúp em tận tình để em hoàn thành thời gian thực tập báo cáo thực tập tốt nghiệp 31 PHỤ LỤC Phụ lục 01 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (công văn, thông báo, mời họp…) Từ số……… đến số…… Từ ngày…… Đến ngày… NĂM 2016 QUYỂN SỐ: Phụ lục 02 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ***** (QUYẾT ĐỊNH) Từ số …… Đến số……… Từ ngày… Đến ngày…… NĂM 2016 QUYỂN SỐ: Phụ lục 03 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC ****** Số:…./CV-UBND Kính gửi:……………… ………………………… ………………………… 32 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC Số:………………………………… Ngày:……/…… /………………… ĐẾN …………………………………… Chuyển:…………………………………… Phụ lục 04 Phụ lục 05 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số……… Đến số……………………… Từ ngày…… Đến ngày…………………… NĂM 2016 QUYỂN SỐ: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC Phụ lục 06 HỒ SƠ ……………… ……………… Từ số……… đến số…………… Từ ngày… đến ngày………… Thời hạn bảo quản……………… 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ sử dụng văn điện tử hoạt động quản lý hành nhà nước Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn thi hành công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Giáo trình Hành văn phòng quan hành nhà nước Học viện Hành Quốc gia 34 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên hướng dẫn: Thạc sỹ Doãn Minh Thắng Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hồng Vân Sinh viên: Phạm Văn Tuấn tiến hành thực tập Văn phòng UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định thời gian từ ngày 28/3/2016 đến ngày 22/5/2016, hướng dẫn trực tiếp giảng viên – Thạc sỹ Doãn Minh Thắng giảng viên Nguyễn Hồng Vân Nhận xét giảng viên hướng dẫn trình thực tập sinh viên Phạm Văn Tuấn Đánh giá chung giảng viên hướng dẫn: GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 35 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP UBND HUYỆN MỸ LỘC VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Mỹ lộc, ngày tháng năm 2016 NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Họ tên sinh viên thực tập: Phạm Văn Tuấn – Ngày sinh 23/10/1993 Lớp KH13HCH3; Ngành Quản lý nhà nước; Niên khóa 2012-2016 Học viện Hành Quốc gia Đơn vị thực tập; Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc Thời gian thực tập; Từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Cán hướng dẫn; Đỗ Thị Nguyệt Sinh viên: Phạm Văn Tuấn tiến hành thực tập quan từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Cơ quan nhận xét trình thực tập sau: Về ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nội quy, quy chế, quy định quan, phận thực tập: Về việc thực tập nội dung theo kế hoạch theo yêu cầu cán hướng dẫn thực tập: Đánh giá chung: NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHÁNH VĂN PHÒNG (Họ tên, chữ ký) (Ký tên, đóng dấu) 36 ... trạng công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định Việc tiếp nhận, quản lý văn chức nhiệm vụ phận Văn thư UBND đảm nhiệm Hàng năm văn thư chịu trách nhiệm giải số lượng văn đến UBND. .. dung công tác văn thư mắt xích công tác văn thư với công tác lưu trữ Tại UBND huyện Mỹ Lộc văn sau giải xong nhân viên văn thư thực công tác lập hồ sơ theo vấn đề cụ thể danh mục hồ sơ định, ... đến tổ chức hoạt động UBND, Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, em xin đóng góp số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc nói riêng văn phòng quan hành nhà nước