MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 3 1.1. Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của UBND huyện Trực Ninh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh 3 1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện 3 1.2.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện: 4 CHƯƠNG 2. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 10 2.1. Hoạt động quản lí. 10 2.1.1. Tình hình về tổ chức văn thư 10 2.1.2. Tình hình về cán bộ: 10 2.1.3. Công tác văn thư của UBND huyện Trực Ninh được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND huyện 10 1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: 13 2.Đăng ký văn bản đến: 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Trực Ninh 16 2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 17 2.2.3. Tổ chức giải quyết văn bản đến 21 2.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 24 2.2.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh 25 2.3. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư chuyên trách 25 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 26 3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện Trực Ninh 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân. 27 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 27 3.3 Đề xuất ý kiến và kiến nghị. 29 3.3.1 Đề xuất ý kiến 29 3.3.2 Kiến nghị 29 KẾT LUẬN 31
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 1.1.Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động UBND huyện Trực Ninh 1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức UBND huyện Trực Ninh 1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn UBND huyện .3 1.2.2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện: CHƯƠNG .10 TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN .10 TRỰC NINH 10 2.1 Hoạt động quản lí 10 2.1.1 Tình hình tổ chức văn thư 10 2.1.2 Tình hình cán bộ: 10 2.1.3 Công tác văn thư UBND huyện Trực Ninh đặt đạo Chánh Văn phòng UBND huyện 10 Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: 13 2.Đăng ký văn đến: 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Trực Ninh .16 2.2.2 Tổ chức quản lý văn 17 2.2.3 Tổ chức giải văn đến 21 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện 24 2.2.5.Tình hình quản lý sử dụng dấu UBND huyện Trực Ninh 24 2.3 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư chuyên trách 25 CHƯƠNG .26 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 26 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND huyện Trực Ninh 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Nhược điểm 26 3.1.3 Nguyên nhân 27 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 27 3.3 Đề xuất ý kiến kiến nghị 29 3.3.1 Đề xuất ý kiến 29 3.3.2 Kiến nghị 29 KẾT LUẬN 31 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 Viết tắt TW UB UBND HĐND& UBND XHCN LĐTB& XH NN& PTNT CCB NCT Nghĩa Trung ương Ủy ban Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Xã hội chủ nghĩa Lao động Thương binh Xã hội Nông nghiệp Phát triển nông thôn Cựu chiến binh Người cao tuổi MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Cơng văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lí nhà nước Hồ sơ ghi lại hoạt động quan cần phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết, bên cạnh cơng việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công tác làm văn thư có tốt hay khơng ,do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng điều có tác động trực tiếp đến hiệu quả, hiệu lực cơng tác quản lí lãnh đạo Mặt khác tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần phải nhìn nhận lại Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức, từ lẽ em chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư tổ chức biên chế ngành văn thư UBND huyện Trực Ninh tỉnh Nam Định Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu phòng hành văn thư huyện Trực Ninh Các vấn đề liên quan đến công tác văn thư huyện Trực Ninh Mục đích nghiên cứu Vấn đề cơng tác văn thư huyện Trực Ninh 3.Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu tài liệu - Khảo sát thực tế - Phương pháp quan sát CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC,CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động UBND huyện Trực Ninh Trực Ninh huyện tỉnh Nam Định , phía đơng giáp huyện Xuân Trường (sông Ninh Cơ ranh giới tự nhiên, phía tây giáp huyện Nam Trực ,Nghĩa Hưng, phía nam giáp huyện Hải Hậu, phía bắc giáp tỉnh Thái Bình Tổng diện tích đất tự nhiên tồn huyện 143,54 km2 Dân số toàn huyện 195760 người chủ yếu sinh sống nghề nông nghiệp Các ngành công nghiệp, tiểu thủ công phát triển với tốc độ chậm Huyện Trực Ninh huyện trọng yếu an ninh,chính trị quốc phòng.Đường 21 mạch máu giao thông từ huyện tỏa mn nơi, phía nam nối Trực Ninh với Hải Hậu ,Xuân Trường, phía bắc lên thành phố Nam Định nối liền quốc lộ quốc lộ 10 khắp miền đất nước Đường 65 đường lien huyện nối đường 21 đường 55 qua hai huyện Nghĩa Hưng, Hải Hậu, giao thông lại thuận tiện điều kiện tốt để huyện Trực Ninh phát triển kinh tếxã hội 1.2 Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức UBND huyện Trực Ninh 1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn UBND huyện UBND huyện Trực Ninh quan chấp hành HDND huyện quan hành Nhà nước địa phương thi hành việc quản lý Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp,Luật,các văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện tất lĩnh vực ,cụ thể là: -Phát triển kinh tế,Công nghiệp ,Nơng nghiệp,Thương nghiệp ,Văn hóa,Xã hội, Giao dục, Y tế, Dịch vụ ,Thể dục thể thao,Báo chí,Cơng nghệ Mơi trường… -Thu chi Ngân sách địa phương theo quy định pháp luật , phối hợp với quan để đảm bảo thu đúng,thu đủ ,thu kịp thời loại thuế khoản thu khác -Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp ,tổ chức kinh tế-xã hội,đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương -Bảo đảm an ninh,chính trị,trật tự an tồn xã hội,thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân,thực chế độ nghĩa vụ quân Quản lý hộ tịch,hộ địa phương,quản lý cư trú,đi lại người ngồi địa phương -Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân,bảo vệ quyền tự do,dân chủ nhân dân -Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương,bảo hiểm xã hội UBND huyện Trực Ninh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo,cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương định theo đa số.Phát huy quyền làm chủ nhân dân,tăng cường pháp chế XHCN,ngăn chặn biểu quan lieu,lãng phí,tham nhũng,cửa quyền,hách dịch số biểu thiếu tích cực khác xuất quan,cán cơng chức máy quan UBND huyện có trách nhiệm đạo,điều hành thực nhiệm vụ,chương trình công tác tuần,tháng,năm đề ra,quản lý,hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước 1.2.2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện: UBND huyện Trực Ninh quan quản lý hành Nhà nước địa phương thực nhiệm vụ,quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND Đứng đầu UBND huyện Chủ tịch UBND,là người phụ trách chung,là người lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND huyện,đôn đốc kiểm tra công tác huyện,chỉ đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng ,ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện,trừ vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể UBND huyện Mặt khác Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ,quyền hạn giao riêng cho thành viên UBND chịu trách nhiệm UBND huyện cấp Phó chủ tịch UBND huyện gồm Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch: + 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế- Tài chính; +01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội- Giao dục; +01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Cơng-Nơng nghiệp Các phó chủ tịch UBND huyện phân công đạo số lĩnh vực công tác,chỉ đạo,điều hành hoạt động số phòng,ban ngành chun mơn UBND huyện,cụ thể: -Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế-Tài chính: chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước công tác thu chi ngân sách,hoạt động kinh tế,tài chính,giao thong cơng chính,khoa học cơng nghệ,doanh nghiệp,thương mại,du lịch quản lý đất đai,xây dựng địa bàn huyện,địa chính,quản lý thị trường,ban quản lý dự án -Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội-Giao dục: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước hoạt động văn hóa-xã hội địa bàn huyện,trực tiếp quản lý đơn vị phòng Văn hóa Thơng tin,Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Y tế,Phòng Lao động Thương binh Xã hội,Hội chữ thập đỏ,Hội Nông dân,Hội Cựu chiến binh… -Phó Chủ tịch phụ trách khối Công-Nông nghiệp: Chịu trách nhiệm hoạt động thuộc lĩnh vực công nghiệp,nông nghiệp địa bàn huyện Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch đạo,giải công việc thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm trước cá nhân trước Chủ tịch,tập thể UBND huyện,HĐND huyện định,những ý kiến đạo,điều hành,những kết công việc lĩnh vực phân công, với tập thể UBND tỉnh, Huyện ủy UBND huyện Ngồi có hội như: Hội CCB, Hội NCT,Hội Chữ thập đỏ,Hội Nông dân, Hội nạn nhân chất độc màu da cam,Đội Quản lý thị trường… Các phòng ban chun mơn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chức nhiệm vụ giúp việc cho Chủ tịch Phó chủ tịch Chức nhiệm vụ phòng ban trực thuộc UBND huyện Trực Ninh quy định sau: 1.Phòng Nội vụ: Tham mưu,giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức,biên chế quan hành chính,sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính;chính quyền địa phương;địa giới hành chính;cán công chức, viên chức nhà nước; cán công chức xã, thị trấn,hội,tổ chức phi phủ,văn thư,lưu trữ nhà nước,tơn giáo,thi đua,khen thưởng 2.Phòng Tư pháp: Tham mưu,giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật, kiểm tra,xử lý văn quy phạm pháp luật;phổ biến,giáo dục pháp luật;kiểm tra,xử lý văn quy phạm pháp luật,phổ biến,giáo dục pháp luật;thi hành án dân sự;chứng thực;hộ tịch;trợ giúp pháp lý;hòa giải sở cơng tác thư pháp khác 3.Phòng Tài chính-Kế hoạch:Tham mưu,giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực tài chính;tài sản;kế hoạch đầu tư,đằng ký kinh doanh;tổng hợp;thống quản lý kinh tế hợp tác xã,kinh tế tập thể,kinh tế tư nhân 4.Phòng Tài nguyên Môi trường:Tham mưu ,giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước tài nguyên đất;tài ngun nước;tài ngun khống sản;mơi trường;khí tượng thủy văn;đo đạc,bản đồ 5.Phòng Văn hóa-Thơng tin-Thể thao:Tham mưu,giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước văn hóa,gia đình,thể dục;thẻ thao;du lịch;bưu chính;viễn thơng Internet;cơng nghệ thong tin;hạ tầng thơng tin,phát báo chí,xuất 6.Phòng Giao dục Đào tạo:Tham mưu giúp UBND huyện,thực chức nhiệm vụ quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo bao gồm:mục tiêu,chương trình nội dung giáo dục đào tạo;tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục;tiêu chuẩn sở vật chất,thiết bị trường học đồ chơi trẻ em;quy chế thi cử cấp văn bằng,chứng chỉ;đảm bảo chất lượng giáo dục vào đào tạo 7.Phòng Y tế:Tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước chăm sóc bảo sức khỏe nhân dân gồm: y tế sở,y tế dự phòng,khám,chữa bệnh,phục hồi chức năng;y dược cổ truyền;thuốc phòng bệnh,chữa bệnh cho người;mỹ phẩm;vệ sinh an tồn thực phẩm;bảo hiểm y tế;trang thiết bị y tế;dân số 8.Phòng Thanh tra:Tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước công tác tra,giải khiếu nại,tố cáo phạm vi quản lý nhà nước UBND thực nhiệm vụ,quyền hạn tra giải khiếu nại,tố cáo phòng chống tham nhũng theo quy định pháp luật 9.Văn phòng HĐND UBND:Tham mưu tổng hợp cho UB hoạt động UBND;tham mưu,giúp UBND công tác dân tộc ;tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo điều hành Chủ tịch UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND quan nhà nước địa phương đảm bảo sở vật chất,kỹ thuật cho hoạt động UBND-UBND 10.Phòng Cơng thương:Phòng kinh tế thuộc UBND huyện tham mưu,giúp UBND thực chức quản lý tiểu thủ công nghiệp;khoa học công b Kiểm tra thể thức, ghi số, kí hiệu ngày tháng ban hành văn Trung bình năm UBND huyện ban hành gần 4000 văn loại văn đánh hệ thống số riêng Làm tạo điều kiện cho việc dễ dàng tổng hợp, thống kê số lượng loại văn ban hành năm, mặt khác thuận lợi cho việc lập hồ sơ hành Văn trước đem nhân bản, cán văn thư có trách nhiệm rà sốt lại lần cuối nội dung, thể thức, thẩm quyền chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Nhìn chung văn UBND huyện ban hành thể thức kĩ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ lục số 2) Tuy nhiên q trình soạn thảo sai sót như: -Cơng văn văn khơng có tên loại, viết kí hiệu loại văn cần viết tắt tên quan ban hành văn đến tên đơn vị soạn thảo văn số văn UBND viết tắt tên loại văn đến tên quan ban hành văn Một số đơn vị soạn thảo để sai số điểm nhỏ thể thức số văn như: không gạch chân viết dấu hai chấm, tên người ký lại để theo chữ nghiêng đậm… *Trong quy trình soạn thảo văn UBND huyện, số văn đơn vị lại đánh máy ngày tháng trước đến ngày hôm sau đăng ký vào sổ, lấy số, kí hiệu nhân nên ngày tháng sổ đăng ký ngày tháng văn có chênh lệch nhau, gây khó khăn cho việc theo dõi giải tra cứu văn Hoặc có sửa chữa lại sửa văn sai c Đóng dấu văn Dấu văn UBND huyện Trực Ninh có nhiều loại: dấu UBND, dấu HĐND, dấu Văn phòng HĐND UBND, dấu tên, dấu chức 18 danh, dấu mức độ mật, dấu hỏa tốc loại dấu khác theo quy định Trước đóng dấu văn thư quan phải xem xét lại tồn nội dung, thể thức, chữ ký xem có hợp lệ khơng đóng, trường hợp khơng hợp lệ đề nghị xem xét lại Nhìn chung việc đóng dấu Văn phòng HĐND UBND huyện tương đối tốt c Đăng ký văn Đăng ký văn việc bắt buộc thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan UBND huyện Trực Ninh thực đăng ký đầy đủ tất văn quan Tuy nhiên, việc đăng ký văn quan thực phương pháp truyền thống (đăng ký sổ) chưa áp dụng phương pháp đăng ký văn máy tính Tất văn quan đăng ký chung vào sổ sổ chia thành nhiều tên loại khác nhau, văn thuộc tên loại đăng ký vào phần tên loại *Mẫu bìa sổ đăng ký văn 19 ● Mẫu sổ đăng ký Công văn UBND huyện Trực Ninh Ngày tháng văn Số ký hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký (1) (2) (3) (4) 04/01 01 V/v nạo vét khẩn sông trục cấp giai đoạn đổ ải phục vụ sản xuất nông nghiệp vụ đông xuân 2009-2010 B Thảo … … … … Nhược điểm: Trong mẫu sổ đăng ký văn UBND huyện Trực Ninh khơng có cột nơi nhận văn bản; cột đơn vị, người nhận lưu; cột số lượng cột ghi Như khó khăn việc xác định số lượng văn cần nhân bản, khó khăn việc tra tìm tài liệu… e.Chuyển giao văn Văn quan ban hành gửi có chữ ký người có thẩm quyền dấu hợp lệ quan Trước chuyển giao văn cán văn thư phải xác định đối tượng chuyển đường bưu điện, đối tượng chuyển đường nội cần văn gửi Lựa chọn, trình bày cho phù hợp, đưa văn vào bì làm thủ tục gửi văn g Lập tập lưu Văn UBND huyện Trực Ninh phát hành trước gửi 20 giữ lại hai bản: lưu văn thư, lưu đơn vị soạn thảo văn để lập hồ sơ công việc Tập lưu xếp theo tên loại Việc lập tập lưu tiến hành theo tháng, tháng lập lần 2.2.3 Tổ chức giải văn đến UBND huyện thực việc giải văn đến theo quy định Nhà nước theo nguyên tắc cửa, tất văn bản, công văn giấy tờ gửi đến qua hình thức gửi đến từ nguồn tập trung văn thư để tiếp nhận đăng ký a Tổ chức tiếp nhận kiểm tra bao bì văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) để tránh nhầm văn nơi khác Đối với văn mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ) phải báo cáo cho người giao trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển giao văn b Phân loại, bóc bì đóng dấu đến: Sau tiếp nhận văn đến, cán văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, văn đến bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường, sách báo, tạp chí, đơn thư… chia làm hai loại: loại bóc bì loại khơng bóc bì - Loại bóc bì: Văn gửi cho Văn phòng HĐND UBND huyện - Loại khơng bóc bì: Là văn gửi đích danh người nhận 21 gửi đến phòng ban chun mơn Sau phân loại, văn phép bóc bì cán văn thư tiến hành bóc bì Khi bóc bì xong, cán văn thư đối chiếu số, kí hiệu, tác giả văn xem có khớp với số, kí hiệu, tác giả ngồi bì khơng, sai sót phải báo cáo với Chánh Văn phòng để có ý kiến giải Sau bóc bì, cán văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Số đến đánh số 01 ngày 01 tháng 01 kết thúc vào số cuối ngày 31 tháng 12 c Vào sổ đăng ký Tất văn đến đăng ký tổng hợp vào sổ Văn thư ghi lại thông tin văn như: số đến, ngày đến, số kí hiệu văn bản, nội dung văn bản… Mục đích việc đăng ký văn đến theo dõi số lượng, thứ tự, nội dung văn đến quan năm *Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến UBND huyện Trực Ninh 22 Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 08/02 V/v chuyển đổi ngày làm việc dịp tết Canh Dần Ơ Hòa … … … 10/02 192 UBN D 267/UBND Tỉnh … … … … - Trình văn đến Sau đăng ký vào sổ, văn thư trình văn đến cho Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng để xin ý kiến giải quyết, sau ghi vào cột người nhận -Sao văn đến Nếu văn chuyển đến nhiều cá nhân đơn vị để giải cán văn thư phải thực văn đến cho số lượng yêu cầu lãnh đạo Thông thường UBND huyện Trực Ninh thường thường phương pháp photocopy g Chuyển giao văn đến Ở UBND huyện Trực Ninh việc chuyển giao văn đến cán văn thư chuyển sau có ý kiến đạo lãnh đạo, người có thẩm quyền thời gian sớm Việc chuyển giao văn phải tiến hành kịp thời, đối tượng h Tổ chức giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cán văn thư UBND huyện có trách nhiệm theo dõi việc 23 giao nhận văn có kịp thời, xác khơng Đồng thời nhắc nhở cán bộ, đơn vị trình giải văn đến cho kịp thời, tiến độ 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện Văn sau giải xong phải lập hồ sơ hành theo vấn đề Mục đích việc lập hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu, tránh tình trạng hồ sơ bị thất lạc bị phân tán Việc lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư, việc lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ hành tốt khâu văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ tra tìm văn nhanh chóng, xác có hiệu cho việc tra tìm nghiên cứu quan cơng tác lập hồ sơ hành UBND huyện Trực Ninh có quan tâm Việc lập hồ sơ hành UBND huyện giao cho cán bộ, công chức quan thực dựa vào chức nhiệm vụ Nhược điểm: Tuy lãnh đạo quan tâm tới công tác lập hồ sơ chất lượng hồ sơ chưa tốt, tài liệu trang hồ sơ chưa đầy đủ, hồ sơ lẫn tài liệu hồ sơ khác chưa lập cụ thể hồ sơ 2.2.5.Tình hình quản lý sử dụng dấu UBND huyện Trực Ninh Dấu UBND huyện Trực Ninh giao cho phận văn thư Văn phòng UBND huyện giữ chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND huyện Trực Ninh thực theo quy định Nhà nước Qua nhiều năm nay, 24 việc quản lý sử dụng dấu UB thực tốt, chưa để xảy trường hợp vi phạm lien quan đến việc sử dụng dấu 2.3 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư chuyên trách Việc trang bị thiết bị cho phòng văn thư cần thiết phải bày trí cho phù hợp yếu tố quang trọng để đảm bảo suất, chất lượng làm việc hứng thú công việc giúp cho văn thư hồn thành tốt cơng việc Để thuận tiện cho cơng việc, phòng văn thư bố trí tầng một, có diện tích rộng, nơi dễ thấy đến Uỷ ban Nhận thức tầm quang trọng công tác văn thư, lãnh đạo UBND huyện quan tâm tới việc đầu tư trang thiết bị cho phòng văn thư bàn làm việc gỗ có ngăn kéo có ngăn khóa chắn để bảo quản hộp đựng dấu tài liệu Ngồi có tủ đựng tài liệu số trang thiết bị khác máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy 25 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁCVĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN TRỰC NINH 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND huyện Trực Ninh 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư UBND huyện Trực Ninh thực vào nề nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu công việc Ý thức, tinh thần trách nhiệm phương pháp giải công việc logic, khoa học cán văn thư ln hoàn thành nhiệm vụ giao Thời gian làm việc nhân viên Văn phòng, đặc biệt cán văn thư chặt chẽ Mặt khác hàng năm cán văn thư cử học lớp tập huấn nhằm nâng cao kiến thức nghiệp vụ giải công việc tốt Đăng ký văn tương đối chặt chẽ, đầy đủ Các văn đăng ký theo tên loại nên thuận tiện cho việc thống kê, tra tìm văn bản, tài liệu Việc quản lý văn giấy tờ, đóng dấu ln giải nhanh chóng, xác, cơng việc giải hoàn thành theo quy định, không bị tồn đọng 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư UBND huyện Trực Ninh tồn số nhược điểm như: Quy trình giải văn đến có số lần bị thay đổi chút so với quy trình cơng tác văn thư như: số văn đến lại khơng đóng dấu đến trình văn cho người có thẩm quyền để xin ý 26 kiến giải mà chuyển đến người có trách nhiệm giải Ở UBND huyện Trực Ninh chưa có đầy đủ loại sổ đăng ký chuyển giao văn đi, đến nên việc đăng ký chuyển giao văn đi, đến nên việc đăng ký phải gộp chung lại kể với đơn thư khiếu lại văn mật Nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định nên cuối năm hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ hầu hết tình trạng lộn xộn, số lượng tài liệu so với sổ đăng ký thiếu nhiều 3.1.3 Nguyên nhân - Chưa áp dụng hết tiêu chuẩn ISO vào cơng tác làm văn thư - Do tính chất, đặc thù UBND huyện Trực Ninh bố trí người làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác, - Trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hạn chế - Các khâu nghiệp vụ theo phương pháp thủ cơng truyền thống 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Thực hện tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lí văn việc lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc công việc hàng ngày , tới chất lượng hiệu hoạt động quan tổ chức, cần thực số giải pháp sau để công tác văn thư đạt hiệu cao: Nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư 27 lưu trữ cán bộ, nhân viên quan; Tiếp tục đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán văn thư quan lớp tập huấn, khóa đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ văn thư lưu trữ; Cần ban hành văn quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ; phổ biến quán triệt quy định, quy chế đến cán bộ, nhân viên quan; Trang bị đầy đủ trang thiết bị đại cần thiết phục vụ cho công tác văn thư thuận tiện, nhanh chóng; Các cán làm công tác văn thư phải thường xuyên cập nhập kiến thức qua mạng tìm kiếm đầy đủ kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu , rèn luyện kĩ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác vản thư kĩ sử dụng thành thạo máy vi tính, kĩ sử dụng thiết bị văn phòng đại, kĩ giao tiếp kĩ ứng xử, rèn luyện phong thái làm việc nhanh nhẹn xác Lãnh đạo văn phòng theo dõi chặt chẽ công tác văn thư quan tâm khen ngợi kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò cơng tác tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm Áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư; Công tác văn thư có chức bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý quan Cho nên công tác văn thư gắn với thông tin, thông tin văn đối tượng mà người làm công tác cơng văn, giấy tờ phải xử lý Chính vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc làm cần thiết để nâng cao suất 28 chất lượng công tác văn thư… 3.3 Đề xuất ý kiến kiến nghị 3.3.1 Đề xuất ý kiến Việc hồn thiện cơng tác hành giai đoạn việc làm cần thiết có ý nghĩa đường hội nhập phát triển đất nước vấn đề đòi hỏi cấp quản lí cần quan tâm Đổi nhận thức cán cơng chức ,viên chức cơng tác hành có nhận thức đắn vấn để cơng tác có định hướng,phương pháp phù hợp để xây dựng củng cố cơng tác hồn thiện Tăng cường phương tiện,trang thiết bị đòi hỏi thiết thời đại ngày nhằm nâng cao suất chất lượng công việc tăng cường sở vật chất trang thiết bị làm việc đại phục vụ tốt công tác lưu trữ Tổ chức khoa học hệ thống sổ sách đưa công nghệ thông tin vào công việc,tổ chức tập huấn cho cán công chức viên chức quan Thường xuyên cho cán quan tập huấn nhiệm vụ nhằm nâng cao nghề trao đổi kinh nghiệm với đơn vị bạn Trang bị thiết bị đại nhằm tăng cường hiệu công tác quản lí quan.Để đạt hiệu cao cơng việc lãnh đạo văn phòng nhân viên quan cần khắc phục mặt yếu 3.3.2 Kiến nghị Cấp ủy đảng thủ trưởng đơn vị người làm công tác văn thư cần nhận thức đắn vai trò vị trí cơng tác văn thư 29 quan.Trên sở thủ trưởng đơn vị cần quan tâm đạo công tác này,những người phụ trách văn phòng với thủ trưởng đơn vị tổ chức thực tốt chức trách công tác văn thư quan phải có tinh thần trách nhiện cao,ln học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn,từ nhận thức rõ cần thiết ý nghĩa quan trọng công tác văn thư - Về cơng tác đạo quản lý: Tiếp tục trì phát huy mặt làm công tác văn thư quan nhà nước địa bàn huyện Trực Ninh tỉnh Nam Định thời gian qua Thường xuyên tổ chức tuyên truyền,phố biến cập nhập văn quy phạm pháp luật ngành đến tồn thể cán cơng chức,viên chức quan Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy lòng nhiệt tình cán làm tốt công tác lưu trữ quan địa phương Tiểu kết : Để làm tốt công tác văn thư địa phương cán bộ,mỗi công nhân viên cần làm tốt cơng tác nhiệm vụ phát huy ưu điểm khác phục hạn chế Tiếp tục bồi dưỡng,nâng cao kiến thức trình độ chun mơn,nghiệp vụ để góp phần hồn thiện vấn đề văn thư địa phương 30 KẾT LUẬN Có thể nói cơng văn thư đóng phần quan trọng xã hội khơng cho mà điều kiện hình thành phát triển đất nước giai đoạn nay.Những thông tin tài liệu văn thư phương tiện truyền tải thông tin,truyền tải định đảng nhà nước từ thấy hoạt động liên tục quan nhà nước Công tác văn thư mắt xích quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quản lý Trong trình hoạt động công tác văn thư phải đáp ứng yêu cầu mặt thông tin nhằm giúp quan họat động có hiệu tránh hiểu biết sai lệch thơng tin quan góp phần đảm bảo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đơn vụ đề góp phần đáng kể vào phát triển chung đất nước Đất nước ta đường phát triển để sánh vai với nước khu vực giới Chính đòi hỏi phải khơng ngừng học hỏi để đưa đất nước ta lên cách vững vàng,xã hội có văn minh hay khơng nhờ phần công sức chúng ta,mỗi góp phần cơng tác vào dể cho xã hộ ngày văn minh giàu mạnh hơn.Có đời sống nhân dân tăng lên nhiều 31 Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định nghị định 58/2001/NĐ-CP; Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng năm 2003 Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; 32 ... dấu công tác văn thư, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Tổ chức quản lý văn đi: Văn tất loại văn bao gồm Văn quy phạm pháp luật ,văn hành thông thư ng ,văn chuyên ngành (kể văn bản ,văn lưu... công việc cuối công tác văn thư, việc lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ hành tốt khâu văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ tra tìm văn. .. công tác văn thư Thực hện tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lí văn việc lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Cơng tác