1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư
Thực hện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lí văn bản và việc lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc công việc hàng ngày , tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức, do vậy cần thực hiện một số giải pháp sau để công tác văn thư đạt hiệu quả cao:
lưu trữ đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan;
Tiếp tục đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư cơ quan bằng các lớp tập huấn, khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
Cần ban hành các văn bản quy định cụ thể về công tác văn thư lưu trữ; phổ biến quán triệt các quy định, quy chế đến từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan;
Trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại cần thiết phục vụ cho công tác văn thư được thuận tiện, nhanh chóng;
Các cán bộ làm công tác văn thư phải thường xuyên cập nhập các kiến thức qua mạng tìm kiếm đầy đủ kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ.
Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu , rèn luyện những kĩ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác vản thư đó là kĩ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kĩ năng sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại, kĩ năng giao tiếp kĩ năng ứng xử, rèn luyện phong thái làm việc nhanh nhẹn chính xác.
Lãnh đạo văn phòng theo dõi chặt chẽ công tác văn thư quan tâm khen ngợi kịp thời để văn thư hiểu rõ hơn vai trò công tác của mình tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm. Áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư;
Công tác văn thư có chức năng bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc làm rất cần thiết để nâng cao năng suất và
chất lượng công tác văn thư…