1. Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
2.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện
Văn bản sau khi giải quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành theo từng vấn đề. Mục đích của việc lập hồ sơ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu, tránh được tình trạng hồ sơ bị thất lạc và bị phân tán.
Việc lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư, việc lập hồ sơ là mắt xích gắn liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ hiện hành tốt ở khâu văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả cho việc tra tìm nghiên cứu ở cơ quan do đó công tác lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện Trực Ninh đã có sự quan tâm. Việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện được giao cho cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện dựa vào chức năng nhiệm vụ của mình.
Nhược điểm: Tuy được lãnh đạo quan tâm tới công tác lập hồ sơ nhưng chất lượng hồ sơ vẫn chưa được tốt, tài liệu trang hồ sơ chưa đầy đủ, hồ sơ vẫn còn lẫn tài liệu của hồ sơ khác và chưa lập được cụ thể từng hồ sơ.
2.2.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh
Dấu của UBND huyện Trực Ninh được giao cho bộ phận văn thư Văn phòng UBND huyện giữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Trực Ninh được thực hiện theo như quy định của Nhà nước. Qua nhiều năm nay,
việc quản lý và sử dụng con dấu của UB được thực hiện rất tốt, chưa để xảy ra một trường hợp nào vi phạm lien quan đến việc sử dụng con dấu.