Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại cục hải quan thành phố hải phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN NGỌC TÚ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN NGỌC TÚ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CAO MINH CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Luận văn có trích dẫn, tham khảo nội dung số tài liệu tham khảo kết nghiên cứu trung thực Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018 Trần Ngọc Tú LỜI CẢM ƠN Nhằm đáp ứng tốt yêu cầu đề ra, luận văn hoàn thành với hướng dẫn nhiệt tình TS Cao Minh Công, với nỗ lực thân cịn hạn chế trình độ thời gian nghiên cứu nên tránh khỏi khiếm khuyết, mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáp bạn học viên Tôi xin chân thành cảm ơn TS Cao Minh Công, thầy giáo cơng tác học viện Hành chính, thầy cô giáo Khoa văn công nghệ hành chính, khoa sau đại học quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ cho tơi q trình học làm luận văn Cảm ơn gia đình ln bên động viên giúp đỡ lúc khó khăn Xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2018 Trần Ngọc Tú MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1.Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 11 1.1.3 Vai trị cơng tác văn thư 16 1.1.4 Yêu cầu công tác văn thư 17 1.1.5 Ý nghĩa công tác văn thư 19 1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 20 1.2.1.Nội dung hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 20 1.2.2 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 quan, tổ chức 22 1.2.3 Vai trò hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 quan, tổ chức 23 1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư 24 1.3 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 26 1.3.1 Nội dung hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 26 1.3.2 Sự khác biệt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 28 Tiểu kết chương 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG 31 2.1 Khái quát Cục Hải quan Hải Phòng 31 2.1.1.Lược sử Cục Hải quan Hải Phòng 31 2.1.2 Cơ cấu tổ chức nhân phận áp dụng hệ thông quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 32 2.1.3.Sự cần thiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 35 2.2.Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Cục Hải quan Thành phố Hải Phịng 36 2.2.1.Xây dựng sách xác định mục tiêu công tác văn thư áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .36 2.2.2.Công tác tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư 46 2.3 Đánh giá áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 54 2.3.1.Những mặt đạt áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 54 2.3.2.Những mặt hạn chế 57 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 58 Tiểu kết chương 60 CHƢƠNG ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG 61 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 61 3.2 Yêu cầu đặt việc tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 65 3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 66 3.3.1.Xây dựng đội ngũ cán công chức chuyên trách làm việc công tác văn thư 67 3.3.2 Áp dụng công nghệ thông tin tăng cường sở vật chất 68 3.3.3 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 70 3.3.4.Nâng cao nhận thức nội dung, vai trị, mục đích hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 71 Tiểu kết chương 73 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC 81 DANH MỤC VIẾT TẮT HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam UBND : Ủy ban nhân dân DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Ban đạo ISO 39 Bảng 2.2: Kế hoạch xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 9001:2008 vào hoạt động Cục hải quan Thành phố Hải Phòng 40 Bảng 2.3: Tổ chức cán công tác văn thư, lưu trữ Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 55 DANH MỤC BIỂU Hình 1.1: Chu trình PCDA 28 Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Cục Hải quan Hải Phòng 33 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức cán công chức đảm nhiệm công việc văn thư lưu trữ 34 Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận xử lý cơng văn đến 49 Hình 2.4: Quy trình quản lý cơng văn Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 52 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Công tác văn thư hoạt động thường xuyên thiếu quan, tổ chức, đặc biệt hoạt động quản lý Nhà nước Ngay sau cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta xây dựng hành lang pháp lý, quy định cụ thể cơng tác văn thư Chính Phủ ban hành nghị định 142/CP năm 1963 “điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ” đề cập cách có hệ thống công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhiều công việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống nạn quan liêu, giấy tờ Trong Chính Phủ tâm xây dựng “Chính Phủ kiến tạo” hành động dân doanh nghiệp chất lượng công tác văn thư nâng cao thể rõ nét cải cách hành phục vụ nước ta Hiện nay, cách mạng khoa học công nghệ 4.0 mang đến thay đổi mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, thay đổi mạnh mẽ công nghệ thông tin phương tiện đai Chính điều tạo điều kiện để áp dụng chuẩn ISO vào hoạt động quản lý, đạo điều hành nói chung, đặc biệt cơng tác văn thư Theo đó, việc đại hóa cơng tác văn thư phương pháp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO vào công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn đến, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên cho q trình hội nhập Cải cách hành để đáp ứng yêu cầu ngày tăng Cục Hải quan Hải Phịng nói riêng, đơn vị hành nói chung vơ cần thiết Cải cách hành giúp đơn giản hóa thủ tục, góp phần giải vấn đề tính minh bạch, môi trường kinh doanh lực cạnh tranh, nâng cao giá trị đất nước Công tác cải cách hành Cục Hải quan Hải quan tác văn thư với Biện pháp vừa giúp Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo số lượng chất lượng cán công chức thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư Cục tất đơn vị trực thuộc Cục Hải quan thành phố Hải Phịng 3.3.2 Áp dụng cơng nghệ thông tin tăng cường sở vật chất Hiện nay, công nghệ thông tin áp dụng vào tất lĩnh vực sống đem lại hiệu cao Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhu cầu tất yếu khách quan, xóa bỏ rào cản mặt địa lý hệ thống thông tin truyền thống dựa giấy tờ, văn bản, chuyển từ thủ công sang tự động hóa, giảm thiểu thời gian khâu gửi, chuyển giao lưu hồ sơ, văn bản, thể tính khoa học, đại xử lý cơng việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư công cụ giúp cho Cục Hải quan thành phố Hải Phịng thực tốt vai trị quản lý Nhà nước Hải quan, đẩy mạnh cải cách hành đồng thời nâng cao chất lượng công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư vấn đề Đảng Nhà nước quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào trình hoạt động quan, tổ chức Trong kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 04/04/2017 UBND thành phố Hải Phịng kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ rõ “cần tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ” Để ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phịng phải có giải pháp sau: - Cục Hải quan thành phố Hải Phòng cần quan tâm cán làm công tác văn thư hệ thống, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin - Xây dựng hệ thống mạng liên kết quan, sở, ban, ngành đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc thông suốt không bị gián đoạn, kịp thời quản lý khai thác tài liệu, cập nhật văn hệ thống trang thông tin điện tử quan đơn vị liên quan 68 - Trang bị hệ thống máy tính đảm bảo chất lượng, ứng dụng phần mềm phù hợp công tác văn thư đảm bảo thông tin nhanh chóng, xác bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu, truyền tải thông tin; phương tiện máy fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận - Nâng cao nhận thức cho cán bộ, cơng chức tạo lập thói quen môi trường mạng cho cán bộ, công chức chuyên trách công tác văn thư Bên cạnh việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng cần ứng dụng công nghệ thông tin cho áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý quy trình cơng việc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ hình thức ISO điện tử Điểm thuận lợi ISO điện tử ISO xây dựng mặc định hệ thống gồm quy trình cơng việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho công đoạn; biểu mẫu kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa khơng phụ thuộc vào ý chủ quan người tham gia quy trình; tiến trình cơng việc tự động ghi nhận tự động kết xuất kết hình thức biểu mẫu bảng tổng hợp Ở thời điểm nào, vị trí có quyền truy cập tra cứu thông tin chi tiết tổng hợp với nhiều chiều, nhiều kiện khác nhau, giúp cán bộ, công chức nắm khối lượng thời gian thực công việc đảm trách, giúp lãnh đạo cấp nắm kết thực công việc chi tiết đến cán bộ, cơng chức, phịng ban, phận máy thuộc quyền quản lý ISO điện tử dễ dàng cập nhật thay đổi quy trình biểu mẫu nhằm đáp ứng với biến động thực tế, có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu thực hoàn toàn tự động Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng hồn tồn tự động, người dân tham gia kiểm sốt chất lượng kết cơng việc chi tiết đến cán bộ, công chức [17,1] Có vậy, cơng tác văn thư hệ thống quản lý chất lượng đạt kết mong muốn 69 3.3.3 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phịng Từ thực trạng cơng tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phịng tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bộc lộ hạn chế, bất cập Muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư, cập nhật tiến công nghệ thông tin, đáp ứng nhu cầu ngày cao người dân doanh nghiệp, tất yếu đòi hỏi việc áp dụng tiêu chuẩn ISO - giải pháp hữu hiệu, đột phá nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước lĩnh vực hải quan Như nêu chương I, khác biệt hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với ISO 9001:2008 thể chủ yếu qua 05 nội dung mục tiêu hướng tới, bối cảnh tổ chức, tư cốt lõi, thông tin dạng văn vấn đề nhân Chuyển từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 chuyển đổi mạnh mẽ tư từ bị động sang chủ động, từ người khác thành hiệu mình, từ nghiên cứu mặt sang nghiên cứu trọn vẹn yếu tố bên trong, yếu tố bên ngồi…Vì vậy, sau thời gian nghiên cứu, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng xác định: “ISO 9001:2008 phương pháp làm việc khoa học, coi quy trình cơng nghệ quản lý mới, giúp tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu cao hoạt động mình” [09,2] Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đánh giá cao hiệu so với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Đối với công tác văn thư, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 “là hình thức sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình quản lý khoa học, hợp lý Xác định rõ việc (làm gì?); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, quy định nào, biểu mẫu …); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng ISO 9001:2015 không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục 70 nhược điểm phổ biến lâu thường làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện” [23,69] Chính nhờ thay đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 so với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 mà ISO 9001:2015 mang lại nhiều hiệu áp dụng dụng vào công tác nào, xem giải pháp nhất, tảng để nâng cao lực máy quản lý tăng khả phát triển tổ chức [29] 3.3.4.Nâng cao nhận thức nội dung, vai trị, mục đích hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Cục Hải quan thành phố Hải Phịng Để áp dụng có hiệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 thay cho ISO 9001:2008 Cục Hải quan thành phố Hải Phịng phổ biến, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức Cục đơn vị trực thuộc vô quan trọng Thông qua việc nâng cao nhận thức, cán bộ, công chức hiểu tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nắm vững yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hiểu khác biệt hai tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 Dựa hiểu biết đó, cán bộ, cơng chức chủ động việc ý thức trách nhiệm áp dụng yêu cầu tiêu chuẩn cải tiến hệ thống chất lượng nơi làm việc Nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, Cục Hải quan thành phố Hải Phịng cần bố trí, tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai văn tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho phận đơn vị trực thuộc Cục; tham gia lớp tập huấn Tổng cục đo lường chất lượng Tổng Cục Hải quan tổ chức tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức lớp đào tạo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho cán quản lý cán trực tiếp tham gia đạo, điều hành công tác triển khai hệ thống chất lượng…Mỗi cán bộ, công chức Cục Hải quan thành phố Hải Phòng nắm vững tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sở để triển khai cách hiệu hệ thống quản lý chất lượng 71 theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cơng tác nói chung cơng tác văn thư nói riêng Cơng tác tun truyền công tác quan trọng việc nâng cao nhận thức hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Cục Hải quan thành phố Hải Phịng nói chung cơng tác văn thư Cục nói riêng Cơng tác tun truyền ảnh hưởng trực tiếp tới tư nhận thức máy lãnh đạo quản lý cán bộ, công chức tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Cục Thay đổi nhận thức tư duy, giúp cho đội ngũ lãnh đạo quản lý cán bộ, công chức Cục Hải quan thành phố Hải Phịng có hiểu biết cần thiết tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Từ đó, cán cơng chức áp dụng thực có hiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác hải quan nói chung Cục, đại hóa cơng tác văn thư nói riêng Cục hải quan thành phố Hải Phòng cần liên tục mở lớp đào tạo, tập huấn bồi dưỡng kiến thức cho cấp lãnh đạo toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhận thức chung, nội dung bản, vai trò mục đích tiêu chuẩn Từ nhận thức, cán cơng chức làm việc theo quy trình chun môn để nâng cao hiệu làm việc thân có trách nhiệm cơng việc phân cơng Ngồi việc đào tạo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Cục Hải quan thành phố Hải Phòng đào tạo thêm quy trình khác công cụ hỗ trợ cho cán bộ, công chức thực công việc như: công cụ sigma, khóa đào tạo tư “phục vụ”, cách thức quản lý công việc … tất xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, động, hồ sơ ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, từ nâng cao hiệu cơng tác văn thư góp phần đẩy mạnh cải cách hành Để tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cách tốt nhất, Cục Hải quan thành phố Hải Phịng nên cử nhiều cán bộ, cơng chức thuộc nhiều đơn vị tham gia khóa học “cập nhật hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên ISO 72 9001:2015”, “lớp đào tạo kỹ “đánh giá nội hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015” … để không Cục mà chi Cục trực thuộc nắm rõ kiến thức kỹ xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đơn vị Tiểu kết chƣơng Nâng cao chất lượng công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng nhiệm vụ cần thiết giai đoạn đất nước ta đẩy mạnh cải cách hành Trong hoạt động quan, tổ chức, công tác văn thư đảm bảo cho q trình trao đổi thơng tin Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan ngày cao văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO vào công tác văn thư biện pháp nhằm mang lại hiệu mong muốn cho công tác văn thư Và Cục Hải quan thành phố Hải Phòng cần áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thay ISO 9001:2008 – sau thời gian dài áp dụng bộc lộ hạn chế khơng cịn phù hợp Cục Hải quan thành phố Hải Phịng cập nhật tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nhanh chóng thay tiêu chuẩn ISO 9001:2008; đồng thời, nâng cao nhận thức tiêu chuẩn ISO 9001:2015; nâng cao lực cán bộ, công 73 chức ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bằngviệc đẩy mạnh tuyên truyền ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng Những giải pháp nàycó có tính khả thi cao nhằm áp dụngvào cơng tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 74 KẾT LUẬN Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phịng cấp ủy, văn phịng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phịng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác không công việc liên quan đến cơng tác văn thư mà cịn ảnh hưởng đến xử lý công việc chuyên môn Cục Hải quan thành phố Hải Phịng Q trình đại hóa công tác văn thư cần gắn liền việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tiên tiến nhất, phù hợp với tình hình thực tế Cục Sau năm áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn thư đạt nhiều thay 75 đổi tích cực cơng tác văn thư bộc lộ nhiều hạn chế chưa giải Từ đặt yêu cầu cần giải pháp hiệu hơn, Cục cần nghiên cứu áp dụng phiên ISO tinh thần kế thừa điểm mạnh đồng thời có chỉnh sửa, khắc phục hạn chế tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Trong trình áp dụng tiêu chuẩn - tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, lãnh đạo Cục cần quan tâm nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức; đẩy mạnh tuyên truyền; nâng cấp bổ sung trang thiết bị, máy móc; kịp thời tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức hệ thống tiêu chuẩn chất lượng công tác văn thư; kiểm tra đơn đốc tình hình áp dụng hệ thống tiêu chuẩn Là phiên xây dựng tảng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giải pháp Cục Hải quan thành phố Hải Phòng cần thiết áp dụng thay cho phiên ISO 9001:2008 Điều này,có ý nghĩa, hiệu thiết thực nhằm phục vụ người dân doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực,hiệu quản lý Nhà nước lĩnh vực hải quan 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT Bộ Nội vụ (2012), định 579/QĐ-BNV, định phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Bộ Nội Vụ, (2011), Thông tư 01/2011/TT-BNV Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội Vụ, (2012), Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sờ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Nội Vụ, (2013), Thông tư 04/2013/TT-BNV vềQuy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 Bộ Nội vụ, (2013), Thông tư hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức, Số: 04/2013/TT-BNV, Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2013 Chính Phủ, (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư Chính Phủ, (2015), Nghị 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 Chính Phủ điện tử Chính Phủ, (2015), định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020 Chính Phủ, (2016), Nghị đinh 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 quản lý sử dụng dấu 10.Chính Phủ, (2016), định sô 225/QĐ-TTG ngày 04/02/2016 phê duyệt kế hoạch cải cách hành Nhà nước giai đoạn 2016 -2020 11.Cục Hải quan thành phố Hải Phòng , (2016), Biên họp xét Lãnh đạo – Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 77 12.Cục Hải quan thành phố Hải Phịng , (2016), Tờ trình ban hành quy chế cơng tác văn thư lưu trữ Cục Hải quan Tp Hải Phòng ngày 23/11/2016 13.Cục Hải quan thành phố Hải Phịng, (2013), Chính sách chất lượng Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 14.Cục Hải quan thành phố Hải Phòng, (2013), Mục tiêu chất lượng văn phòng Cục 15.Đảng Cộng sản Việt Nam, (2016), Văn kiện Đại hội đai biểu tồn quốc lần thứ XII, NXB Chính trị Quốc gia, HN 16 Nguyễn Thanh Hà, (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn Lâm Khoa Học công nghệ, Luận văn thạc sỹ công 17 Phạm Phương Lan, (2011), Tiêu chuẩn ISO ứng dụng cơng nghệ thơng tin quan hành Nhà nước, Nxb văn hóa thơng tin 18 Dương Thị Huyền Ngọc (2016), “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn giai đoạn 2015 – 2016”, trường đại học Nội vụ 19 Nguyễn Xn Phú, (2013), Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ tổng công ty đường sắt Việt Nam, (Báo cáo chuyên đề) 20.Đặng Ngọc Sự, (2005), Giáo trình quản trị chất lượng, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân 21 TS.Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình hành văn phòng quan Nhà nước, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội 22.GS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, Cải cách hành Việt Nam: Thành tựu rào cản, Học viện hành quốc gia 23.Quốc Hội nước Cộng hịa hội chủ nghĩa Việt Nam, (2014), Số: 54/2014/QH13, Luật Hải quan, Điều 12 24.Quốc hội, (2008), Luật số 17/2008/QH12 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 78 25.Thủ tướng phủ, Quyết định 19/2014/QĐ-TTG ngày 05 tháng 03 năm 2014 “Về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức, thuộc hệ thống hành Nhà nước 26.Hải quan Việt Nam, lịch sử hải quan theo mốc thời gian, https://www.customs.gov.vn/Lists/HaiQuanVietNam/Details.aspx?ID=5 27.International TSC Co., Ltd ,(2010), Lịch sử tiêu chuẩn ISO 9001: 2008,http://www.i-tsc.vn/iso-9001-2008/tu-van-iso-9001-2008/lich-su-iso-90012008.html / 28.IMC, (2015), Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu, ISO Nguồn: http://www.hids.hochiminhcity.gov.vn 29.Nguyễn Lệ Nhung, (2011), Những vấn đề chung công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội, http://vanthuluutru.com/?p=55 30.TSC, (2015), Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Nguồn: http://www.itsc.vn/iso-9001-2015/tu-van-iso-9001-2015/tieu-chuan-iso-9001-2015-la-gi-tuvan-iso-9001-2015.html TIẾNG ANH Behnam Neyestani (2016) "Impact of ISO 9001 Certification on the Projects' Success of Large-Scale (AAA) Construction Firms in the Philippines" Uwaramutse Charles (2015) “Certification to ISO 9001:2008 standard and market competitiveness of local manufacturing companies in Rwanda: a case study of sulfo Rwanda industries ltd”, University of Lay Adventists of Kigali P.M.C Thilakarathne, S.K.C Chithrangani (2014) “A study on analysis of managerial attitudes towards ISO 9001:2008 quality management system introduction and implementation process in Sri Lank Asif Khan (2016) "Motives and benifits of ISO 9001 quality managerment system an empirical study of indian smes" 79 Srđan Medić, Biljana Karlović and Zrinko Cindrić (2016) "New standard ISO 9001:2015 and its effect on organisations" Kaôru Ixikawa, người dịch Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990) Cuốn sách „„Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật“ Nxb Khoa học Kỹ thuật Hà Nội 80 PHỤ LỤC Danh mục văn bản, tài liệu theo HTQLCL ISO 9001:2008 STT Tên tài liệu Mã số Chính sách chất lượng CSC1 Sổ tay chất lượng STCL Các mục tiêu chất lượng MTCL Quy trình kiểm sốt tài liệu QT-01 Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT-02 Quy trình đánh giá chất lượng nội QT-03 Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp QT-04 Quy trình kiểm tra, phúc tập hồ sơ hải quan QT-05 Quy trình kiểm tra sau thơng quan hàng hóa xuất nhập QT-06 10 Quy trình kiểm tra xác định tính thuế hàng hóa xuất QT-07 nhập 11 Quy trình tổng hợp kế tốn nghiệp vụ thuế thu khác QT-08 hàng hóa xuất nhập 12 Quy trình miễn thuế, xét miễn thuế, hồn thuế khơng thu đối QT-09 với hàng hóa xuất nhập 13 Quy trình kiểm tra nghiệp vụ Hải quan (4 lĩnh vực) QT-10 14 Quy trình hướng dẫn nghiệp vụ Hải quan QT-11 15 Quy trình giải khiếu nại phân loại hàng hóa xuất khẩu, QT- 12 nhập 16 Quy trình nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu nhập QT-13 để sản xuất, nhập 17 Quy trình thủ tục Hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập QT-14 chỗ 18 Quy trình thủ tục Hải quan hàng hóa nhập QT-15 thương mại 19 Quy trình thủ tục Hải quan hàng hóa xuất nhập QT-16 chuyển cửa 81 20 Quy trình thủ tục hải quan hàng hóa xuất cảnh, nhập QT-17 cảnh, chuyển cảnh, cảnh 21 Quy trình thủ tục hải quan tàu biển xuất cảnh, nhập QT-18 cảnh, cảnh, chuyển cảnh 22 Quy trình thủ tục Hải quan hàng xuất khẩu, nhập QT-19 phi mậu dịch 23 Quy trình thu thập xử lý thông tin nhân viên Hải quan QT-20 quản lý rủi ro 24 Quy trình rà sốt quản lý hồ sơ cán QT-21 25 Quy trình tra chuyên ngành Hải quan QT-22 26 Quy trình tiếp nhận xử lý khiếu nại, tố cáo QT-23 (Nguồn:Cục Hải quan Hải Phòng) 82 ... cụ thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO công tác văn thư Cục Hải quan Hải Phịng Vì vậy, lựa chọn đề tài ? ?Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư Cục Hải quan Hải Phịng‟‟... cơng tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng 61 3.2 Yêu cầu đặt việc tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư Cục Hải quan thành phố Hải Phòng. .. trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng chương 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CƠNG TÁC VĂN