MỤC LỤC LỜI CAM ĐAM A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1 5 1.2.1 Vị trí và chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2. VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến 11 2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 11 Chương 3. ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 14 3.1 Nhận xét chung 14 3.2 Đề xuất ý kiến 15 C. KẾT LUẬN 17 D. PHỤ LỤC 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
Trang 1LỜI CAM ĐAM
Em xin cam đoan tất cả thông tin về kết quả quá trình khảo sát thực tế, sosánh giữa lý luận và thực tiễn, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn vềCông tác Văn thư lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là hoàn toàn đúng sựthật, không sao chép từ bất cứ ai Nếu có sai phạm thì em xin chịu hoàn toàntrách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình
Hà nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016
Sinh viên:
Trang 2MỤC LỤC LỜI CAM ĐAM
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng nghiên cứu 2
3 Mục đích nghiên cứu 2
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 2
6 Cấu trúc của đề tài 3
B NỘI DUNG 4
Chương 1 KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4
1.1 Lịch sử hình thành 4
1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1 5
1.2.1 Vị trí và chức năng 5
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6
Chương 2 VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 8
2.1 Hoạt động quản lý 8
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10
2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến 11
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 11
Chương 3 ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 14
3.1 Nhận xét chung 14
3.2 Đề xuất ý kiến 15
C KẾT LUẬN 17
D PHỤ LỤC 19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý
và sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư;việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để pháthành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản,lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơquan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịutrách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thưkhông phải của riêng những người làm văn thư;
Nhưng hiện này, với nhiều người thì công tác văn thư chỉ là công việc sự
vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đang đánh giá không đúng đốivới những người làm công tác văn thư mà không biết được rằng họ là nhữngngười hy sinh thầm lặng Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiềungười mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp khôngnhỏ của những người làm văn thư Để văn bản đến được chuyển giao đúng thờigian, văn bản đi phát hành kịp thời, … thì những người làm công tác này luôn
nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổcực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng;
Cũng chính từ những bất cập ấy, em đã lựa chọn đến khảo sát công tácVăn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I để thấy được công tác Văn thư tại đâyđăng được thực hiện như thế nào để tìm ra được những bước phát triển của Côngtác Văn thư tại đây, cũng như thấy được những điểm hạn chế để đưa ra đượcnhững ý kiến, lời tư vấn từ đó đề xuất ra được những đề xuất nhằm nâng caonăng lực, chất lượng của công tác văn thư trong cơ quan để làm bài tiểu luậnmôn: “ Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao đông khoa học trong Công tác Văn thưLưu trữ”
Trang 4Được sự đồng ý và tạo điều kiện của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữQuốc Gia I em đã có thời gian ngắn tìm hiểu về hoạt đông của công tác Văn thưtrại Trung Tâm và với sự quan tâm, tạo điều kiện cùng với sự hướng dẫn tận tìnhcủa cán bộ làm Công tác Văn thư tại cơ quan, em đã khám phẩ thêm rất nhiềuđiều về công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hiện nay từ đây e cóthêm nhiều thông tin để phục cho bài tiểu luận của mình đạt kết quả cao;
Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành Thạc sỹ Ngô Thị KiềuOanh đã tận tình hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này cùng với đó e gửi nóicám ơn tới Ban Giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I, cũng như các cô chú,anh chị làm công tác chuyên môn đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu thêm
về công tác Văn thư của cơ quan mình để từ đây em hoàn thành tốt học phần họctại trường của mình
2 Đối tượng nghiên cứu
Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
3 Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Từ đó đưa ra những tư vấn, đề xuất nhằm nâng cao năng suất, chất lượng côngtác văn thư trong cơ quan
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Quan sát tình hình tổ chức và quản cán bộ làm công tác văn thư, tình hìnhquản lý và chỉ đạo công tác văn thư, tình hình thực hiện nội dung công tác vănthư tại cơ quan Trong đó bao gồm các nội dung sau: xây dựng và ban hành vănbản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, công tác lập hồ sơ vànộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản lý và sử dụng con dấu
Nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước
5 Phương pháp nghiên cứu
-Khảo sát tình hình công tác văn thư tại trường Trung tâm Lưu trữ Quốcgia I;
-Dựa vào lý luận và thực tiễn để đưa ra những nhận xét khái quát về tình
Trang 5hình công tác văn thư tại cơ quan;
-Từ đó , rút ra kết luận và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao năng suất,chất lượng công tác văn thư tại cơ quan
6 Cấu trúc của đề tài
Cấu trúc của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữQuốc gia I
Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IChương 3: Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng công tác văn thư tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Trang 6B NỘI DUNG Chương 1 KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1 Lịch sử hình thành
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịchChính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thôngđạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diệnkiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phépcủa cơ quan có thẩm quyền;
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khốilượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.Lúc này, kho lưu trữ Trung ương do Bộ Tuyên truyền quản lý Ngày 20/9/1955
Bộ Tuyên truyền đổi thành Bộ Văn hoá, thì kho lưu trữ Trung ương lại đượcchuyển giao về Bộ Văn hoá Tình hình mới đòi hỏi các tổ chức, bộ máy nhànước cũng như lề lối làm việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp Vì vậy,việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết Đến ngày4/9/1962 Hội đồng chính phủ đã ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữthuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận Kho lưu trữ Trung ương do Bộ Vănhoá chuyển giao;
Đến ngày 23/3/1963 Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoátên gọi;
Theo công văn 673/TCCB ngày 18/9/1973 của Phủ Thủ tướng và Quyếtđịnh 18/QĐ – TC ngày 26/3/1973 của Cục Lưu trữ tổ chức bộ máy của Kho lưutrữ Trung ương gồm các đơn vị trực thuộc:
1 Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
2 Phòng khai thác
3 Phân kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng tháng tám
Trang 74 Phân kho tài liệu lưu trữ sau cách mạng tháng tám
5 Phân kho tài liệu lưu trữ băng ảnh, phim và ghi âm Đến năm 1985thêm 3 đơn vị mới là: phân kho tài liệu văn hoá - nghệ thuật, tổ bảo quản, độibảo vệ
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệulưu trữ quốc gia Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của CụcLưu trữ Nhà nước và quyết định 223 – CT ngày 8/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định385/QĐ – TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thànhcác Trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữTrung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
Là một cơ quan có tính chất sự nghiệp, với số lượng có 6 cán bộ lúc đầuchủ yếu làm nhiệm vụ, thu thập, bảo quản nhưng đến nay Trung tâm đã có một
số lượng cán bộ mà trong đó có nhiều cán bộ có trình độ đại học và trên đại học.Những cán bộ khoa học kỹ thuật này tốt nghiệp từ nhiều trường Đại học khácnhau ở trong nước và nước ngoài Trung tâm đã chăm lo đào tạo và xây dựngmột đội ngũ cán bộ khoa học trẻ yêu ngành, yêu nghề, có đủ năng lực và phẩmchất để đảm nhiệm được những công việc phức tạp, mới mẻ trong nghiệp vụ,chuyên môn
1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1
Theo Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn Thư
và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm lưu trữ quốc gia I như sau:
1.2.1 Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức Trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm
Trang 81954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định củapháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoảnriêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
−Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao;
−Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầmvào Trung tâm;
−Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ
− Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quyđịnh phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theoquy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ;
−Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưutrữ bảo quản tại Trung tâm;
−Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và côngnghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm;
− Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật;
−Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởngCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
Trang 9Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp;
Phòng Bảo quản tài liệu;
Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
Phòng Tin học và Công cụ tra cứu;
Trang 10Chương 2 VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I 2.1 Hoạt động quản lý
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều nộidung với những mức độ phức tạp khác nhau
Văn thư cũng là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý vàphát hành văn bản Hiện tại, Trung tâm bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư,tốt nghiệp Trường Trung học Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay làTrường cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Cán bộ phụ trách mảng Văn thư kiêm luônviệc quản lý và điều phối văn phòng phẩm chung cho cả cơ quan, ngoài ra ở cácphòng chức năng không bố trí văn thư riêng Cán bộ làm công tác Văn thư đượcđào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên được tham gia tập huấn côngtác, dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và phổ biến các văn bản mới liên quan đếnnghiệp vụ chuyên môn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức hoặc phốihợp tổ chức Chính vì , cán bộ Văn thư có chuyên môn khá chắc, đồng thời làmột người khá cẩn thận, thận trọng, nhiệt tình, năng nổ và xử lý công việc nhanhchóng Với cách phân công công việc như vậy sẽ giúp cho việc quản lý văn bản
đi - đến được chặt chẽ, khoa học; không xảy ra mất mát tài liệu Đồng thời thuthập, bảo quản tài liệu được tốt hơn Hơn nữa nâng cao được trách nhiệm củacán bộ văn thư đối với công việc mà mình được giao;
Hình thức công tác Văn thư tại Trung tâm được tổ chức theo mô hình tậptrung một đầu mối: Mọi văn bản đi_ đến đều được tập trung về bộ phận Văn thư.Sau khi Cán bộ Văn thư đăng ký văn bản vào sổ và trên phần mềm quản lý vănbản thì văn bản sẽ được trình lên Lãnh đạo Trung tâm và gửi đi các Phòng banchức năng giải quyết Việc trình ký văn bản thông thường được làm cố địnhtrong một mốc thời gian trong ngày giúp cho người Lãnh đạo có kế hoạch và tiếtkiệm thời gian…; văn bản được gửi đi các Phòng chức năng giải quyết đượcđăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản nội bộ” giúp nâng cao trách nhiệm của
Trang 11người giải quyết văn bản đồng thời giúp Lãnh đạo theo dõi được công việc vàthúc đẩy công việc được nhanh chóng…; Trường hợp nếu văn bản của cơ quan,
cá nhân khác gửi đến trực tiếp cho Phòng ban chức năng thì bộ phận Văn thư khôngđược bóc bì mà gửi luôn cho Phòng ban đó và không phải trình lên lãnh đạo Trungtâm nhưng phải đăng ký vào sổ…;
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò, tầm quan trọngcủa mình trong mỗi một cơ quan, tổ chức Là đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc cơquan quản lý nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ nên ngay khi còn là Kho lưu trữtrung ương (nay là Trung tâm lưu trữ quốc gia I) đã thực hiện đúng theo các văn bảncủa cơ quan cấp trên ban hành
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tácVăn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn rất quan tâm đến việc bồi dưỡng, tậphuấn nghiệp vụ cho cán bộ như: Cử cán bộ tham gia lớp Chứng chỉ học phần văn thưlưu trữ; lớp nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác vănthư Trung tâm cũng đã cử cán bộ đi dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát vềcông tác văn thư, lưu trữ ở nước ngoài như: Pháp, Hàn Quốc, Malayxia, TrungQuốc, Singapo
Bộ phận văn thư được bố trí phòng làm việc riêng tại cạnh tiền sảnh tầng 1,giúp thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản, đồng thời giúp các đơn vị cá nhân đếnlàm việc với cơ quan dễ dàng liên hệ…Phòng làm việc của Văn thư được bố trí đầy
đủ bàn làm việc, ghế ngồi xoay giúp cán bộ văn thư dễ dàng di chuyển và có được tưthế thoải mái khi ngồi làm việc, trên bàn làm việc được trang bị máy vi tính có kếtnối mạng, cài đặt các phần mềm quản lý văn bản chuyên biệt, phần mềm soạn thảovăn bản thông dụng, phần mềm excel để tính toán, xử lý số liệu…giúp cán bộ vănthư soạn thảo văn bản dễ dàng; nhập và quản lý, sử dụng và tra tìm các dữ liệu,thông tin trên máy tính một cách hiệu quả Đồng thời phòng làm việc của công tácVăn thư còn được bố trí các phương tiện làm việc khác giúp tăng cường hiệu quả vànăng suất công việc như: máy in, máy photo tài liệu giúp in sao các loại tài liệu, vănbản, máy fax giúp nhận và chuyển giao thông tin, văn bản nhanh chóng dễ dàng,được bố trí tủ đựng tài liệu bằng nhôm kính, tủ đựng con dấu có khóa chắc chắn,
Trang 12vách ngăn trao đổi với bên ngoài được làm kính giúp thuận tiện trong giao dịch, traođổi, văn phòng phẩm được trang bị đầy đủ giúp văn thư làm việc hiệu quả.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ,chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mangtính chất thường xuyên trong hoạt độnh quản lý của cơ quan Mọi cán bộ trong
cơ quan, từ nhân viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu này của Công tácVăn thư;
Hiện nay,công tác soạn thảo văn bản tại Trung tâm đang được thực hiệntheo các văn bản quy phạm pháp luật như sau
Quy định số: 49/QyĐ-TTLTI ban hành ngày 31/3/2011 Quy định về côngtác Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác Văn thư
Nghị định số: 09/2011/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư;
Thông tư 01/2011 của Bộ Nội Vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn trình thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Con theo các quy định của pháp luật thì Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủtrì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nộidung văn bản, trước khi chuyển văn bản đến Bộ phận Văn thư trưởng đơn vịphải “ký nháy” vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản Văn bản trước khiđược ký ban hành đều qua Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị kiểmtra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản, trước khi trình ký phải “ký nháy” vào vị trí cuối cùng “Nơi nhận” Các chữ
Trang 13ký nháy nhỏ bằng cỡ chữ của văn bản Các văn bản do Trung tâm đã ban hànhphải đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo qui định về nội dung,thể thức và kỹ thuật trình bày Những văn bản có sai sót về nội dung, thể thứcđều bị trả lại cho cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo để hoàn chỉnh sau đó trìnhlãnh đạo Trung tâm ký và ban hành;
2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến
Trong hoạt động hàng ngày, việc quản lý văn bản đi _đến là căn cứ để cơquan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc liên quantrực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của mình Tại Trumg tâm Lưu trữ Quốc gia Icông tác quản lý văn bản được thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, vănbản đến Đồng thời thực hiện theo Quy định 49/QĐ-TTLTI ngày 31/3/2011 củaTrung tâm về Công tác Văn thư, Lưu trữ Nội dung của công văn cũng như quyđịnh đã hướng dẫn cụ thể các nghiệp vụ về công tác văn thư
Tất cả văn bản do Trung tâm phát hành để gửi đi các cơ quan, đơn vị kháchoặc văn bản do các cơ quan, đơn vị khác gửi đến đều phải được quản lý tậptrung, thống nhất và làm thủ tục đăng ký tại Văn thư cơ quan Tại đây, văn thư
cơ quan sẽ ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ quan gửi đi hoặcnhận được như: số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản vào Sổđăng ký văn bản và vào phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến trên máy vitính để quản lý và tra tìm văn bản Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bảnđến tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đều đảm bảo tính thống nhất, chính xác,nhanh chóng, kịp thời và an toàn
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếpgiữa công tác văn thư và công tác lưu trữ;
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về Công tác Văn thư và Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã được quy định rất
cụ thể Từ Điều 21 đến Điều 24 của Nghị định số : 110/2004/NĐ-CP đã quy