Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng 1 số cơ quan Bộ

Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng 1 số cơ quan Bộ

lời nói đầu Sau 15 năm đổi kể từ đại hội VIII, kinh tế nớc ta có chuyển đổi từ kinh tế quản lý theo chế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trờng có quản lý nhà nớc Chúng ta đà đạt đợc nhiều thành tựu to lớn kinh tế lĩnh vự khác Điều đà khẳng định đờng phát triển đất nớc mà Đảng Nhà nớc đà lựa chọn đắn, đa đất nớc tiến gần tới mục tiêu Công nghiệp hoá đại hoá đất nớc Hiện chuẩn bị hành trang để bớc vào thÕ kû míi ThÕ kû 21, thÕ kû cđa tin học, kỷ kinh tế toàn cầu, với cạnh tranh không biên giới Để tồn môi trờng kinh doanh hoàn toàn đòi hỏi phải không ngừng đổi mặt.Tuy bớc đầu chế doanh nghiệp Việt nam đà đạt đợc số thành tựu nhất định,nhng để nâng cao khả cạnh tranh môi trờng doanh nghiệp cần phải hoàn thiện Mà vấn đề có tính định việc hoàn thiện công tác tổ chức máy quản lảan xuất doanh nghiệp Sau thời gian thực tập Công ty vận tải ô tô số 3, doanh nghiệp Nhà nớcthuộc ngành vận tải trung ơng đà đạt nhiều thành tích trình tồn phát triển, đơn vị hoàn thành kế hoạch Nhà nớc giao.Bớc sang chế thị trờng Công ty đà đạt đợc nhiều thành tựu, nhng bên cạnh tồn nhiều vớng mắc cần khắc phục mà cộm vấn đề hoàn thịên cấu tổ chức máy quản lý Để tiếp tục tồn phát triển chế đòi hỏi Công ty phải có biện pháp để hoàn thiện cấu máy tổ chức Có nh tạo u cạnh tranh cho Công ty Xuất phát từ thực tế này, em chọn luận văn tốt nghiệp đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện máy tổ chức máy quản lý Công ty vận tải ô tô số Nội dung luận văn gồm phần : Chơng I :Một số vấn đề tổ chức máy quản lý hoàn thiện cấu tô chức Chơng II :Thực trạng việc bố trí cấu tổ chức máy quản lý Công ty vận tải ô tô số Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty vận tải ô tô số Em xin chân thành cảm ơn quý Công ty thầy giáo hớng dẫn T.S Nguyễn văn Duệ đồng nghiệp đà giúp em hoàn thành luận văn Song thời gian có hạn, kiến thức thực tế cha sâu nên nội dung viết nhiều hạn chế, em mong đợc đóng góp ý kiến bạn, để em hoàn thiện nũa luận văn tốt nghiệp Sinh viên thực Phạm hữu Thuyết Hà nội ngày 20 tháng năm 2001 Chơng I : Những vấn đề tổ chức máy quản lý hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý I- cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Khái niệm cấu tổ chức Trong hoạt động doanh nghiệp, tập thể Muốn đạt đợc mong muốn cần phải có mục tiêu xác định, ý đồ rõ ràng công việc hay hoạt động chủ yếu có liên quan, phạm vi hiểu đợc quyền hạm cho ngời thực nhiệm vụ hiểu đợc họ làm đợc để hoàn thành công việc Có thể coi công tác tổ chức nh việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu, việc giao phó mõi nhóm ngời cho ngời quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát họ, tạo điều kiện cho liên kết ngang däc tỉ chøc Mét c¬ cÊu tỉ chøc cần đợc thiềt kế để rõ phải làm việc gì? Ai phải chịu trách nhiệm kết này? Để loại bỏ trở ngại việc thực nhầm lẫn không chắn việc phân công công việc gây tạo điều kiện cho mạng lới định liên lạc, phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp Nh khái niệm cấu tơng ứng với mô tả kết hợp yếu tố hợp thành doanh nghiƯp, bao gåm: Ph©n phèi nhiƯm vơ; Ph©n phèi qun lực: Phân phối trách nhiệm; Truyền đạt thông tin; Những chế phối hợp; Có thể nói khái niệm cấu tổ chức quản lý tổng hợp phËn kh¸c cã mèi quan hƯ phơ thc lÉn nhau, đợc chuyên môm hoá, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhầm thực chức quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành phận quản lý định chẳng hạn nh phòng kế toán phòng kế hoạch 2- Các yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức quản lý Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý việc làm khó khăn, chịu tác động, ảnh hëng cđa nhiỊu u tè kh¸c Bao båm c¸c yếu tố chủ quan ngời yếu tố tác động từ môi trờng bên thân cấu tổ chức 2.1- Các yếu tố thuộc chủ thể hệ thống * Cán quản lý : Trình độ, kiến thức chuyên môn cán lÃnh đạo tổ chức nhân tố ảnh hởng trực tiếp đến cấu tổ chức Họ ngời trực tiếp xây dựng lên cấu tổ chức hệ thống thực kết nối mối liên kết ngời phạn tổ chức * Mục tiêu hệ thống Cơ cấu tổ chức hệ thống chịu ảnh hởng trực tiÕp cđa mơc tiªu cđa hƯ thèng ChÝnh mơc tiªu hệ thống định hình thành loại cấu tổ chức Mỗi loại mục tiêu xác định loại cấu tổ chức để thực mục tiêu Và ngợc lại mục tiêu chiến lợc phải dựa vào cấu tổ chức hệ thống để xác định * Nguyên tắc quản lý Nguyên tắc quản lý chủ thể quản lý đặt để quản lý hệ thống, phải xây dựng cấu tổ chức quản lý phù hợp với nguyên tắc quản lý, bao gồm nguyên tắc (chuyên môn hoá, tiết kiệm, kết hợp hài hoà lợi ích ) * Công nghệ trang thiết bị Ngày việc áp dụng trang thiết bị công nghệ đại vào tổ chức quản lý đà mang lại hiƯu qu¶ cao rong tỉ chøc qu¶n lý s¶n xt Do cấu tổ chức quản lý phải đợc thực theo hớng chuyên sâu, gọn nhẹ chuyên tinh, phù hợp với điều kiện thực tế Trong điều kiện tình trạng công nghệ, trang thiết bị lạc hậu, thiếu thốn, quy mô nhỏ cấu tổ chức phải dỵc bè trÝ cho htÝch hỵp víi diỊu kiƯn mà đạt hiệu quản lý sản xuất * Mối quan hệ cấp quản lý tầm quản lý Yếu tố định quy mô cấu tổ chức quản lý, ảnh hởng đến việc xác định phận phòng ban, cấp quản lý có số lợng phòng ban tối đa 2.2 Nhóm yếu tố thuộc đối tợng quản lý * Quy mô hệ thống Với quy mô hệ thống mà lớn ta cã thĨ chän c¬ cÊu cã nhiỊu cÊp øng với số lợng phòng ban chức cho đáp ứng đợc nhu cầu hệ thống Ngợc lại với quy mô nhỏ ta cần cấu đơn giản cho đáp ứng đợc trình độ nguồn nhân lực, tránh tình trạng với trình độ nguồn nhân lực thấp mà lại xây dựng cấu tổ chức lớn cồng kềnh dẫn tới đổ vỡ hệ thống * Sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp tạo Đây đặc điểm, tính chất hệ thống Các thành phần kinh tế khác nhau, ngànhkinh tế khác dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh khác Do việc bố trí cấu tổ chức khác Mặt khác đơn vị có trình độ công nghệ khác nhaucũng có bố trí cấu tổ chức khác Điều khẳng định tính chất đặc điểm sản xuất kinh doanh ảnh hởng tới việc bố trí cấu tổ chức quản lý 2.3 Nhóm yếu tố thuộc môi trờng Một tổ chức tồn phát triển môi trờng biến động, yếu tố môi trờng yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp đến thành bại doanh nghiệp Khi yếu tố môi trờng biến động tác động đến cấu tổ chức làm cho cÊu tỉ chøc phØa thay ®ỉi ®Ĩ thÝch nghi víi môi trờng Các yếu tố chủ yếu tác động môi trờng bao gồm (yếu tố khách hàng, ngời tiêu dùng, ngời cung cấp môi trờng chímh trị) Một hệ thống muốn phát triển phải ý đến tác động môi trờng xung quanh 3- Các nguyên tắc tổ chức quản lý 3.1 Nguyên tắc cấu tổ chức quản lý gắn với phơng hớng, mục đích hệ thống: Phơng hớng mục ®Ých cđa hƯ thèng sÏ chi phèi c¬ cÊu cđa hệ thống Nếu mục tiêu, phơng hớng hệ thống có quy mô lớn tơng ứng với phải bố trí cấu tổ chức có quy mô lín, nÕu víi mét hƯ thèng mt cì nhá mµ bố trí cấu tổ chức với quy mô nhỏ việc quản lý khó khăn Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá rõ ràng cấu tổ chức quản lý phải có đặc tình phù hợp với đặc tính văn hoá khác với hệ thống hoạt động theo mục tiêu kinh doanh 3.2- Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công phân nhiệm phân hệ hệ thống theo nhóm chuyên ngành, với ngời đợc đào tạo rèn luyện tơng ứng có đủ quyền hạn trách nhiệm Để thực nguyên tắc cần tranh thủ yêu cầu sau: * Phải phân công bố trí rõ ràng nhiệm vụ, mục đích mục tiêu hệ thống để ngời nắm hiểu đợc phần việc guồng máy chung hệ thống * Cơ cấu tổ chức đợc phân phối theo nhiệm vụ đợc giao theo phạm vi công việc phải thực Rõ ràng, có phân giao nhiệm vụ hệ thống cách rõ ràng, cụ thể với cân xứng nhiệm vụ đợc giao hệ thống tồn phát triển tốt 3.3 Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trờng Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng ứng để ngời cấp quản lý từ thấp đến cao phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay cán quản lý cấp cần thiết 3.4 Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏic cấu tổ chức quản lý phải thu đợc kết cao đà bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động phân hệ điều khiển lÃnh đạo Để đảm bảo cho nguyên tắc đợc hệ thống cần phải tuân thủ yêu cầu sau: * Cơ cấu tổ chức quản lý phải cấu tổ chức hợp lý nhất, đảm bảo chi phí hoạt động thấp mà kết chung hoạt động tổ chức lớn khả * Cơ cấu tổ chức phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ phân hệ: làm cho phân hệ hiểu rõ vị trí giá trị hoạt động mà tham gia, tạo lợi thuận lợi cho phân hệ có liên quan trực tiếp với Các cán quản lý cấp phân hệ phải có lơng tâm, trách nhiệm phải có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ mình, tránh gây khó khăn cản trở cho phân hệ khác cho hệ thống Từ hình thành hành vi xử lý hợp lý phân hệ hệ thống (tức đảm bảo tính hiệu cấu tổ chøc lq hƯ thèng) * C¬ cÊu tỉ chøc quản lý phải đảm bảo cho cán quản lý phân hệ có quy mô hợp lý, tơng ứng với khả kiểm soát, điều hành họ 4- Các kiểu cấu tổ chức quản lý : 4.1 Cơ cấu kiểu trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức quản lý đơn giản có cấp số cấp dới Mọi mối quan hệ đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành chịu hoàn trách nhiệm doanh nghiệp hệ thống Cơ cấu phổ biến doanh nghiệp nhỏ, sản xuất không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục Đặc biệt thờng đợc áp dụng tổ đội sản xuất Sơ đồ : Ngời đứng đầu hệ thống LÃnh đạo tuyến Ngời phụ trách đơn vị Ngời phụ trách đơn vị Ngời phụ trách đơn vị LÃnh đạo tuyến Ngời phụ trách đơn vị Ngời phụ trách đơn vị * Đặc điểm : Ngời lÃnh đạo trực tiếp thực tất chức quản lý Các mối liên hệ thành viên hệ thống đợc thực theo chiều däc Ngêi thõa hµnh mƯnh lƯnh chØ thõa hµnh mƯnh lƯnh qua mét cÊp trùc tiÕp vµ chØ thØ thi hành mệnh lệnh ngời * Ưu điểm : Đơn giản rõ ràng thống huy Thực triƯp ®Ĩ chÕ ®é mét thđ trëng Mèi quan hƯ đơn giản không phức tạp Có hiệu giải mâu thuẫn * Nhợc điểm : Đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Hạn chế không sử dụng chuyên gia giỏi lĩnh vực khác Ngăn cản mối quan hệ hợp tác liên doanh liên kết, từ làm giảm tính động sáng tạo hệ thống Khi hệ thống lớn phức tạp cấu tổ chức đẻ nhiều tầng lớp trung gian * Khả ứng dụng : Loại hình cấu tổ chức đợc sử dụng thực tÕ, hiƯn nã chØ ¸p dơng cho c¸c tỉ đội sản xuất nhỏ 4.2 Cơ cấu chức Do F.W Tay lo đề xuất đợc áp dụng với chế độ đốc công sau phạm vi đợc áp dụng mở rộng phù hợp với khối lợng công việc ngày lớn Những nhiệm vụ quản lý đợc phân chia thành đơn vị riêng biệt theo chức quản lý Những ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá đảm nhận chức định (Sơ đồ trang bên) Sơ đồ : LÃnh đạo hệ thống LÃnh đạo chức LÃnh đạo chức Các cấp dới LÃnh đạo chức n * Đặc điểm : Trong cấu tổ chức hình thành phân hệ: Các tuyến quản lý tạo sản phẩm dịch vụ phục vụ cho thị trờng; Các phận chức nơi thực chức quản lý giúp ban lÃnh đạo xây dựng lên tuyến quản lý đạo thực định quản lý Ngời lÃnh đạo phận có quyền định tuyến quản lý mà không cần chế độ uỷ quyền Nh÷ng ngêi thõa lƯnh cÊp díi nhËn mƯnh lƯnh cđa lÃnh đạo thủ lĩnh chức Kiểu cấu tổ chức thu hút đợc chuyên gia giỏi lĩnh vực khác công tác quản lý Giải vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo * Nhợc điểm : Không thực đợc chế ®é mét thđ trëng Ngêi thõa hµnh mƯnh lƯnh mét lóc cã thĨ nhËn nhiỊu mƯnh lƯnh cđa c¸c l·nh đạo khác nhau, chí trái ngợc Các mối quan hệ cấu tổ chức phức tạp hệ thống lớn phức tạp khó quản lý * Khả ứng dụng : Do nhợc điểm nên cấu tổ chức đợc sử dụng thực tế 4.3 Cơ cấu trực tuyến tham mu Xuất phát từ cấu tổ chức trực tuyến nhng để giảm bớt khối lợng công việc cho ngời lÃnh đạo, ban tham mu đà đợc đề tuyến Đây chuyên gia lĩnh vực khác Sơ đồ : Ngời lÃnh đạo hệ thống Bộ tham mu Các ban kỹ thuật (CKS) * Xí nghiệp kinh doanh thơng mại Trong lĩnh vực quản lý kinh tế kinh doanh thơng mại Xí nghiệp kinh doanh XNK làm tham mu cho giám đổc việc KDXNK phục vụ ngành GTVT Xí nghiệp kinh doanh thơng mại đặt dói đạo trực tiếp giám đốc công ty Xí nghiệp kinh doanh thơng mại gồm có ngời giám đốc nhân viên * Các đội xe Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, đội xe đơn vị sản xuất công ty chịu trách nhiệm trớc giám đốc hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị theo quy chế công ty pháp luật Nhà nớc Đội xe đặt dới đạo trực tiếp phó giám đốc kinh doanh * Xëng BDSC Trong lÜnh vùc qu¶n lý kinh tế kỹ thuật, xởng BDSC đơn vị sản xuất dịch vụ công ty Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công tác BDSC nhằm trì tính kỹ thuật xe góp phần nâng cao ngày xe tốt nhằm hoàn thành kế hoạch vận tải Là đơn vị hạch toán nội lấy thu từ BDSC, xe máy dịch vụ để chi cho khoản nh: tiền lơng, khấu hao, thuế đặt dới đạo trực tiếp phó giám đốc kỹ thuật Các đại lý xăng dầu Các ban xí nghiệp thuộc quản lý trực tiếp Giám đốc Công ty thực sản xuất kinh doanh độc lập III - Một số nhận xét,đánh giá Công ty vận tải ô tô số 1- Nhận xét chung * Những kết thành tựu đà đạt đợc Trong trính thành lập phát triển Công ty vận tải ô tô số đơn vị hoàn thành kế hoạch Nhà nớc giao cho, bên cạnh Công ty đơn vị dẫn đầu ngành vận tải ô tô công tác đổi phơng thức sản xuất kinh doanh Khi hoạt động chế tập trung quan liêu bao cấp Công ty hoạt động theo kế hoạch Nhà nớc giao Năng suất lao động thấp, đời sống cán công nhân viên chức khó khăn, Công ty không chủ động việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty thực bớc vào giai đoạn chuyển sang hoạt động theo chế thị trờng có quản lý Nhà nớc Hiện tình hình khó khăn chung đất nớc nhng với truyền thống khả công ty thích nghi phát triển bền vững; - Trong trình tồn phát triển Công ty có đoàn kết trí cao nội cán công nhân viên chức Dới lÃnh đạo Đảng uỷ ban lao động Công ty cán công nhân viên Công ty khắc phục khó khăn phấn đấu để hoàn thành kế hoạch Nhà nớc giao xuống tiêu kinh tế xà hội Công ty đặt - Trong sản xuất kinh doanh Công ty đơn vị mạnh dạn đổi phơng thức sản xuất kinh doanh Sau có thị cấp tiến hành áp dụng phợng thức sản xuất kinh doanh Công ty đà mạnh dạn áp dụng, phơng thức quản lý sản xuất kinh doanh hoàn toàn ngành vận tải Nó làm thay đổi phơng thức quản lý sản xuất kinh doanh chuyển từ chỗ quản lý theo chế Công ty chịu trách nhiệm mặt cho công nhân viên từ công tác thị trờng đến thủ tục đờng công tác lo nguyên nhiên liệu, họ có nhiệm vụ chuyển tải khối lợng hàng hoá đến nơi quy định sang chế giao khoán toàn cho lái xe , họ tự hạch toán chi phí làm theo khả Công ty lo nguồn hàng nguồn hàng lái xe tự khai thác, hàng tháng ớc nộp định mức cho Công ty.Sau thời gian áp dụng phơng thức khoán đà thực mang lại hiệu kinh tế cao hẳn so với chế cũ, thực phát huy đợc tính động sáng tạo tập thể cán công nhân viên, làm cho họ gắn bó với Công ty hơn, đời sống cán công nhân viên không ngừng đợc cải thiện - Công ty đà trọng công tác đầu t đổi trang thiết bị nâng cao trình độ công nghệ, chuyển từ 100% xe Zin 130 dùng nhiên liệu xăng sang 100% xe dùng dầu diezel đáp ứng nhu cầu vận tải đa dạng thị trờng - Công ty có đội ngũ cán quản lý nh÷ng ngêi cã nhiỊu kinh nghiƯm nghỊ, cã bỊ dày lâu năm công tác - Năm 2000 vừa qua Công ty đơn vị có doanh thu số nộp ngân sách cao doanh nghiệp vận tải Trung Uơng Đặc biệt năm 2000 Công ty đà hoàn thành thủ tục cổ phần hoá xí nghiệp dịch vụ vận tải, tiến hành đại hội cổ đông đà vào hoạt động theo luật công ty tõ ngµy 1/1/2001 hiƯn xÝ nghiƯp nµy sản xuất kinh doanh có hiệu có triển vọng, công ty phấn đấu năm tới cổ phần toàn Công ty Sự hoạt động có hiệu xí nghiệp cổ phần Công ty đà khẳng định đồng lòng trí cán công nhân viên Công ty tin tởng vào chủ trơng sách Đảng Nhà nớc Hiện với 450 cán công nhân viên có 100 thợ sửa chữa 200 lái xe 35 cán quản lý Công ty tiếp tục khẳng định chế thị trờng doanh nghiệp thành phần kinh tế chủ đạo kinh tế * Những khó khăn tồn cần khắc phục : - Tuy đơn vị hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh nhng thùc tÕ hiƯu qu¶ s¶n xt kinh doanh Công ty đạt tất thấp, lợi nhuận chủ yếu đợc tạo từ hoạt động khác nhợng bán tài sản cố định, hiệu sản xuất kinh doanh vận tải đạt thấp - Hoạt động kinh doanh xuất nhập cha đợc triển khai mức Mặc dù xác định chiến lợc phát triển Công ty nhng thực tế năm qua không đợc đầu t phát triển - Công ty có khả tự chủ tài cao, tỷ lệ (tài sản cố định /tổng tài sản) lớn song Công ty không tận dụng hết lợi - Trang thiết bị phơng tiện vận tải Công ty đà đợc đầu t đổi nhng cha đồng hiệu vận tải thấp, giá phơng tiện vận tải cao mà vốn ngân sách không đợc bổ xung, khả đầu t đổi trang thiết bị hạn chế, dẫn tới làm ảnh hởng tới khả cạnh tranh Công ty chế thị trờng thành phần kinh tế khác có lợi vốn trng thiết bị Giá cớc vận tải ngày có xu hớng giảm Đây toán khó đặt cho ban lÃnh đạo Công ty - Công tác đầu t cho nghiên cứu thị trờng không đợc trọng: nguồn khách hàng chủ yếu Công ty khách quen, Công ty phận mở rộng thị trờng, Công ty trọng vào việc tìm tuyến mới, tuyến chủ yếu tuyến Tây Bắc, vận tải hành khách cha đợc đầu t phát triển - Môi trờng kinh tế luôn biến động, ảnh hởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Trong giá nhiên liệu liên tục tăng mà cớc vận tải không tăng, t nhân ngày thắng cạnh tranh Đứng trớc khó khăn tồn tại; để tiếp tục hoạt động phát triển chế thị trờng đòi hỏi Công ty phải có đổi phơng thøc qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh Đánh giá cấu tổ chức quản lý Công ty vận tải ô tô số Theo sơ đồ bố trí cấu tổ chức Công ty ta thấy cấu tổ chức quản lý Công ty đợc bố trí theo cấu trực tuyến chức Theo sơ đồ bố trí cấu tổ chức quản lý Công ty vận tải ô tô số có u điểm nhợc điểm cấu tổ chức chức trực tuyến Những u điểm : Có thống mệnh lệnh đạo định cấp ban lÃnh đạo Công ty Bên cạnh Giám đốc có phòng ban chức có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc việc định Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm quản lý chức quản lý quản lý sản xuất kinh doanh Bộ máy tổ chức quản lý Công ty đặt dới giám sát trực tiếp Đảng uỷ Công ty Đây thuận lợi Công ty trình quản lý sản xuất kinh doanh Giúp Công ty hoàn thành nhiệm vụ Nhà nớc đề theo đờng lối lÃnh đạo Đảng Nhà nớc Bên cạnh ban giám đốc có Ban chấp hành Công đoàn tổ chức gắn kết ban quản lý Công ty toàn thể công nhân viên Công ty tạo sức mạnh đoàn kết lao động sản xuất Đội ngũ cán Công ty cán cã kinh nghiƯm lÜnh vùc kinh doanh dÞch vơ vận tải Có lòng nhiệt tình, tận tuỵ với công việc có tâm huyết với Công ty đà gắn bó với Công ty nhiều năm Những nhợc điểm : Với hệ thống bao gốm nhiều phòng ban chức đà làm cho cấu tổ chức Công ty trở nên cồng kềnh Hoạt động hiệu quả, số lợng cán quản lý nhiều không phù hợp với yêu cầu thực tế Sự phân chia chức phòng ban cha rạch ròi dẫn đến tình trạng chồng chéo giải công việc Hiệu sử dụng cán quản lý không cao gây lÃng phí nguồn nhân lực quản lý Hiệu điều hành sản xuất kinh doanh thấp khối lợng phòng ban lớn mà công việc cần giải ít, dẫn tới tình trạng khó quy trách nhiệm cho thủ lĩnh chức có nhiều phòng chịu trách nhiệm giải công việc Đội ngũ cán gồm cán có kinh nghiệm quản lý nhng hầu hết ngời có tuổi khả tiếp thu với khoa học kỹ thuật không đợc nhanh nhạy - Một số nguyên nhân chủ yếu yếu máy tổ chức quản lý Công ty vận tải « t« sè 3.1¶nh hëng cđa m«i trêng kinh tế Sau thời gian dài sản xuất kinh doanh theo chế tập trung quan liêu bao cấp NỊn kinh tÕ níc ta chun sang nÕn kinh tÕ thị trờng chế thị trờng điều tiết Nền kinh tế thị trờng luôn biến động ảnh hởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong có doanh nghiệp ngành vận tải Đặc biệt công tác lập kế hoạch Bên cạnh đó, chế thị trờng với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp khác ngành phận t nhân đà làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngày trở nên khó khăn Các tổ chức đơn vị vận tải cá nhân ngày có u cạnh tranh mặt ( vốn; phơng tiện đại; khả tìm thị trờng mới) Giá nguyên liệu thời gian gần không ngừng biến động theo chiều hớng tăng lên phụ tùng thay thờng phải nhập ngoại với giá thành cao khả đầu t có hạn làm cho hiệu sản xuất kinh doanh Công ty không cao Các sách Nhà nớc tạo môi trờng cạnh tranh lành mạnh doanh nghiệp cha phát huy hiệu quả, sách vốn; thuế cha hoàn chỉnh ®ã cha thùc sù khun khÝch c¸c doanh nghiƯp sản xuất kinh doanh Luật giao thông cha hoàn chỉnh làm cho Công ty nói riêng doanh nghiệp vận tải nói chung gặp nhiều trở ngại vấn đề làm thủ tcụ lu thông hàng hoá tuyến đờng 3.2- Công tác lập kế hoạch Công ty cha đợc quan tâm thực mức đẫn tới tình trạng kế hoạch không sát thực với thực tế, khiến cho Công ty không chủ động sản xuất kinh doanh Công ty phận nghiên cứu thị trờng gặp khó khăn khả tìm mở rộng thị trờng 3.3- Do yếu máy quản lý sản xuất kinh doanh Công ty Cơ chế tổ chức quản lý sản xuất không phù hợp điều kiện chế thị trờng Sự yếu đội ngũ cán quản lý: - Chậm đổi công tác hoàn thiện máy tổ chức quản lý - Công tác tuyển dụng nhân đào tạo cán trẻ cha đợc trọng Xuất phát từ nguyên nhân trên, đểCông ty vận tải ô tô số tồn chế thị trờng vững bớc tiến vào kỷ việc đổi cấu tổ chức quản lý yêu cầu tất yếu Sau số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty vận tải « t« sè Cã sù thèng nhÊt mÖnh lÖnh đạo định cấp ban lÃnh đạo Công ty Bên cạnh Giám đốc có phòng ban chức có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc việc định Những nhợc ®iĨm : Víi mét hƯ thèng bao gèm nhiỊu c¸c phòng ban chức đà làm cho cấu tổ chức Công ty trở nên cồng kềnh Sự phân chia chức phòng ban cha rạch ròi dẫn đến tình trạng chồng chéo giải công việc Hiệu điều hành sản xuất kinh doanh thấp khối lợng phòng ban lớn mà công việc cần giải ít, dẫn tới tình trạng khó quy trách nhiệm cho thủ lĩnh chức có nhiều phòng chịu trách nhiệm giải công việc Xuất phát từ nhợc điểm trên, để tồn chế việc đổi cấu tổ chức quản lý yêu cầu tất yếu Sau số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty vận tải ô tô số chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện máy tổ chức quản lý Công ty vận tải ô tô số I - Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý, biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1-Vai trò việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Do tính tất yếu khách quan việc hoàn thiện máy tổ chức quản lý doanh nghiệp Chúng ta thực chủ trơng Đảng Nhà nớc chuyển ®ỉi nỊn kinh tÕ tõ nỊn kinh tÕ tù cung tù cÊp sang nỊn kinh tÕ thÞ trêng cã sù quản lý Nhà nớc Trong năm qua ngành, cấp tổ chức đà có cuyển đổi mạnh mẽ t tởng tổ chức, mục tiêu dân giàu nớc mạnh, xà hội công văn minh Đảng đề Một mục tiêu phải thực trình đổi công tác đổi mý quản lý Trải qua thời gian lâu tồn chế kế hoạch hoá tập trung, phát triển kinh tế xà hội chậm chạp, ì ạch mang nặng tính bao cấp mà máy quản lý ngành cấp cồng cềnh, thiếu động kinh tế thị trờng Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng phong phú khó xác định đợc hiệu dạng lao động này, dới dạng vật chất nhng gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động mục tiêu lợi nhuận Để đạt đợc hiệu cao sản xuất vấn đề đặt cho nhà quản lý, lý luận thực tiễn Không nhà quản lý muốn rơi vào tình trạng sản xuất kinh doanh bị thua lỗ phá sản Mặt khác họ muốn doanh nghiệp tồn phát triển bền vững kinh tế thị trờng biến động Do doanh nghiệp phải cải tiến hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp để nâng cao khả cạnh trạnh, thích nghi với biến đổi môi trờng Do cần thiết phải hoàn thiện máy tổ chức quản lýcủa doanh nghiệp : Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc hình thành từ lực lợng ngời quản lý, ngời điều hành toàn trình sản xuất kinh doanh quản lý phận quản lý đợc doanh nghiệp Bộ máy quản lý tạo sức mạnh phù hợp với yêu cầu thực tiễn, không phù hợp lại trở thành nhân tố kìm hÃm phát triển doanh nghiệp Một doanh nghiệp bớc đầu hình thành thờng có quy mô giới hạn mặt, trình hình thành phát triển quy mô ngày đợc mở rộng số lợng nhân không ngừng tăng lên, số lợng công việc cần giải ngày lớn Nếu cấu tổ chức tổ chức không thay ®ỉi ®Ĩ thÝch nghi víi ®iỊu kiƯn míi cđa doanh nghiệp dẫn tới tình trạng đổ vỡ hệ thống Để trì ăn khớp tổ chức quản lý đảm bảo phát triển bền vững tổ chức cần phải hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Có nh vËy míi cã thĨ sư dơng cã hiƯu qu¶ ngn nhân lực đảm bảo phát triển bền vững tổ chức mang lại hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một mặt hoàn thiện cấu tổ chức quản lý làm cho máy hoạt động có hiệu lực hơn, thực hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với quy mô sản xuất, điều kiện kỹ thuật, đặc điểm doanh nghiệp nhằm phát huy điểm mạnh doanh nghiệp nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mặt khác phải đảm bảo hoàn thiện cấu tổ chức theo hớng tinh giảm gọn nhẹ mà có hiệu lực, hiệu Đây điểm rõ việc nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Những yêu cầu phải tuân thủ thực việc hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp * Hoàn thiện máy quản lý theo hớng chuyên tinh gọn nhẹ có hiệu lực Chuyên tinh thờng xuyên, chuyên sâu có chọn läc; Gän nhĐ thĨ hiƯn sù võa ®đ chi tiÕt thành phần không rờm rà, không thừa có tỷ trọng nhỏ; Có hiệu lực thể khả đến kết đợc ngời chấp nhận; Đây yêu cầu quan trọng công tác hoàn thiện máy quản lý tổ chức doanh nghiệp * Hoàn thiện máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ doanh nghiệp, thực đầy đủ chức quản lý doanh nghiệp * Đảm bảo thực đầy đủ chế độ thủ trởng, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Thực đầy đủ yêu cầu trình hoàn thiện máy tổ chức quản lý tạo máy quản lý phù hợp với điều kiện môi trờng cạnh tranh doanh nghiệp - Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Muốn thực thành công việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phải thực theo yêu cầu sau : 3.1 Hoàn thiện phân công phân cấp máy quản lý doanh nghiệp Ngày với phát triển kinh tế thị trờng , đòi hỏi doanh nghiệp phải có huy sản xuÊt kinh doanh theo mét ý chÝ thèng nhÊt tuyÖt ®èi, ®ßi hái sù phơc tïng mƯnh lƯnh, kû lt nghiêm ngặt Giám đốc doanh nghiệp ngời đợc giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, ngời huy cao doanh nghiệp, chịu trách nhiệm mặt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ngoài để có thời gian tập trung vào vấn đề lớn có tính chất chiến lợc, giám đốc nên giao qyền huy, phụ trách mảng công việc cho cho cấp phó Các cấp phó phải có trách nhiệm thực đầy đủ trách nhiệm đợc giao trớc giao quyền Các chức quản lý đợc giao cho thủ lĩnh chức (trởng phòng ban phụ trách) Các thủ lĩnh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trớc giám đốc cấp chức phụ trách Một vấn đề việc phân công phụ trách cần quy định giới hạn tối đa số lợng phòng ban chức năng, phân hệ trực thuộc chức quản lý Các phòng ban chức đóng vai trò quan trọng sù ph¸t triĨn cđa doanh nghiƯp, nã cã nhiƯm vụ giúp giám đốc việc định quản lý, theo dõi, hớng dẫn phân xởng cấp dới nhân viên thực định quản lý Các phòng ban phải hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao theo chức phụ trách phải liên kết với phòng ban khác để thực tôt định quản lý cấp Để tổ chức tốt phòng ban chức cần tín hành theo bớc sau : * Phân tích phù hợp chức phận quản lý Trờng hợp tốt chức quản lý nên giao cho phòng ban phụ trách trọn vẹn Tuỳ thuộc theo quy mô đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp để bố trí phòng ban cần thiết để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh * Tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ phòng ban chức giám đốc, phó giám đốc Xác định rõ phòng ban chức năng, tránh chống chéo gây hợp lý xây dựng nội quy công tác cho phòng ban nh cho ngời phòng * - Tính toán, xác định số lợng nhân viên phòng chức cách xác có khoa học, vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ , giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý 3.2 Hoàn thiện công tác tổ chức khoa học lao động cho ngời lÃnh đạo nh cho lao động quản lý Tổ chức lao động khoa học việc xếp sử dụng có hiệu thời gian làm việc ngời lao động, biết việc phải làm việc giao cho ngời khác, việc phải làm việc trì hoÃn Biết lờng trớc đợc việc xảy chức trach mình, biết lợng đợc thời gian để giải công việc Bên cạnh hoàn thiện tổ chức thực lao động có khoa học cán quản lý cách áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằn thúc đẩy trình quản lý đạt kết cao, giảm chi phí quản lý , giảm bớt thơi gian trực tiếp lao động, phát huy tình động sáng tạo cán bộ, nhân viên quản lý tổ chức Nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học đảm bảo sử dụng có kế hoạch thời gian lao động cán bộ, nhân viên quản lý, đảm bảo phối hợp ăn khớp thành viên, khai thác lực chuyên môn, trí sáng tạo ngời 3.3 Hoàn thiện công tác đào tạo cán Trong thời đại tin học việc không ngừng nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán quản lýcủa tổ chức, doanh nghiệp việc làm tất yếu để theo kịp phát triển giới Nếu không ý đến công tác làm cho trình độ quản lý đôi ngũ cán quản lý bị tụt hậu so với phát triển chung xà hội Đội ngũ cán làm nòng cốt phát triển tổ chức Vì công tác cán đợc tổ chức doanh nghiệp quan tâm Một đội ngũ cán trẻ, có lực làm nhân tố tạo phát triển bền vững tổ chức Để làm tốt công tác cán cần ý vào số vấn đề sau : * Đào tạo, bồi dỡng kiến thức tin học cho đội ngũ cán quản lý * Nâng cao trình độ quản lý cho họ, tiếp cận với phơng pháp giới * Làm tốt công tác tuyển chọn nhân viên quản lý * Khuyến khích cán quản lý học thêm để nâng cao trình độ quản lý cho Bằng cách gửi đào tạo nớc tham gia khoá đào tạo ngắn hạn, dài hạn Nhà nớc tổ chức Trong điều kiện để doanh nghiệp thực thành công công tác hoàn thiện máy quản lý đòi hỏi phải có thực Nhà nớc doanh nghiệp II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện máy tổ chức quản lý Công ty vận tải ô tô số 1- Giải pháp đốivới Nhà nớc Để doanh nghiệp tồn phát triển môi trờng cạnh tranh lành mạnh có khả cạnh tranh với doanh nghiệp nớc ngoài, Nhà nớc cần thực sách nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lĩnh vực vốn, công nghệ, tạo môi trờng pháp lý kinh tế thuận lợi để doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh hoàn thiện cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh cách có hiệu 1.1- Hoàn thiện sách thuế Thuế công cụ quản lý vĩ mô Nhà nớc, nguồn thu chủ yếu Nhà nớc, thông qua thuế Nhà nớc tiến hành tác động vào kinh tế điều tiết sách khác, Hiện trình hoàn thiện sách thuế VAT, sau thời gian thực sách thuế đà thùc sù cã hiƯu qu¶ khun khÝch s¶n xt kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên tỷ lệ phơng thức thực cha hợp lý Các doanh nghiƯp cđa chóng ta cha ¸p dơng phỉ biÕn c¸c quy định chế độ kế toán, nhiều hình thức kinh doanh khó khăn cho việc áp dụng thuế VAT Do việc thực luật thuế nhiều hạn chế Trong lĩnh vực vận tải mức thuế suất cao, cha thực kích thích đợc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vận tải, giá cớc vận tải ngày giảm, chi phí xăng dầu ngày tăng, Nhà nớc sách hỗ trợ thuế thoả đáng doanh nghiệp vận tải khó khăn sản xuất kinh doanh, Trong lÜnh vùc xt nhËp khÈu Nhµ níc cần có sách hỗ trợ thuế doanh nghiệp nhập trang thiết bị vận tải, có sách hỗ trợ vốn để doanh nghiệp có khả đầu t vào đổi trang thiết bị 1.2- Các sách cho vay hỗ trợ vốn Một doanh nghiệp muốn tồn phát triển chế thi trờng đòi hỏi phải có tiềm lực vốn đủ mạnh Doanh nghiệp tồn phát triển thiếu vốn nguồn vốn bị hạn chế khó khăn công tác đầu t phát triển Đối với doanh nghiệp vận tải vốn yếu tố quan trọng để bảo đảm khả sản xuất đợc liên tục Bởi phơng tiên vận tải có giá trị lợn, khả thu hồi vốn chậm, rđi ro kinh doanh cao cã thĨ gỈp tai nạn đờng, nguồn vốn bảo đảm cung cấp đủ nhiên liệu phụ tùng đòi hỏi phải đủ lớn Để đầu t cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải huy động nguồn vốn có thời hạn dài, mà nguồn vốn huy động cán công nhân viên thờng có hạn thời gian ngắn dùng để đầu t mua sắm trang thiết bị Nếu vay ngân hàng thủ rục rờm rà mà lÃi xuất thờng cao, thời hạn bị giới hạn Để khuyến khích doanh nghiệp vận tải đầu t đổi trang thiết bị Nhà nớc cần điều chỉnh lại sách cho vay vốn doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vận tải : Gia hạn thời gian vay vốn cho doanh nghiệp Giảm lÃi suất cho vay Tăng quy mô vốn cho vay Đơn giản thủ tục cho vay vốn Một vấn đề nguồn vốn ngân sách Công ty từ lúc thành lập đến không đợc bổ xung, vốn ngân sách chiếm 10% tổng số vốn Công ty, Đề nghị Nhà nớc có kế hoạch cấp bổ xung vốn ngân sách cho Công ty Nhà nớc cần có biện pháp thúc đẩy phát triển thị trờng chứng khoán nơi để doanh nghiệp huy động vốn cách nhanh hiệu 1.3- Chính sách phát triển khoa học công nghệ Mỗi hình thái kinh tế xà hội xét cho trình độ lực lợng sản xuất quy định, khoa học công nghệ yếu tố lực lợng sản xuất, muốn nâng cao xuất lao động xà hội, nâng cao chất lợng sản phẩm, đổi cấu kinh tế, sử dụng có hiệu quả, hợp lý nguồn tài nguyên, bảo vệ môi trờng đồi hỏi phải xây dựng tiềm khoa học công nghệ tiên tiến đủ mạnh Trong Giao thông vận tải đặc biệt lĩnh vực khí chế tạo máy đờng tiếp nhận công nghệ cải tiến đổi đà đạt đợc nhiều thành tựu lĩnh vực Trong kháng chiến chống Mỹ, giao thông vận tải đà trở thành mặt trận nóng bỏng, doanh nghiệp vận tải đà góp phần tổ chức lớn vào thắng lợi dân tộc Trong thời đại ngày để tiến hành công nghiệp hoá đại hoá nh phải có sách phát triển khoa học công nghệ phục vụ vận tải * Phát triển mạnh công tác thông tin khoa học công nghệ Thông tin u tè hÕt sùc quan träng cđa tiỊm lùc khoa học công nghệ, đồng thời biện pháp đẩy nhanh tiến công nghệ Công tác thông tin góp phần rút ngắn chu trình công nghệ, nâng cao chất lợng lÃnh đạo quản lý * Đầu t thích đáng cho phát triển khoa học công nghệ,các sách chuyển giao công nghệ mới, nhập công nghê từ nớc tiên tiến, đầu t vào phát triển công nghệ nớc 1.4- Phát triển sở hạ tầng Trong nghiệp phát triển kinh tế, an ninh, quốc phòng đất nớc sở hạ tầng có vai trò quan trọng, Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải nhiều nguyên nhân đặc biệt khó khăn vốn đà bộc lộ yếu hạn chế cần đợc đầu t thoả đáng Nhà nớc Để khuyến khích doanh nghiệp vận tải sản xuất kinh doanh phát triển kinh tế Nhà nớc cần đầu t hkắc phục yếu sở hạ tầng 1.5- Đào tạo, bồi dỡng cán quản lý, giám đốc cho doanh nghiệp Hầu hết cán quản lý ngành giao thông vận tải nói chung cán quản lý doanh nghiệp nói riêng cha đợc đào tạo chơng trình quản lý, họ đợc đào tạo chuyên ngành chuyên môn : đại học kỹ thuật hay kinh tế Vì Nhà nớc cần có sách để tổ chức đào tạo, bồi dỡng kiến thức quản lý cho cán quản lý, Nôi dung đào tạo bao gồm : Các sách Đảng, Nhà nớc ngành giao thông vận tải đổi doanh nghiệp Những kiến thức pháp luật cần thiết cho nhà quản lý kinh doanh Những kiến thức kinh doanh kinh tế thị trờng Khả sử dụng phơng tiện quản lý đại 1.6– Mét sè chÝnh s¸ch kh¸c ... 22.940.874 10 2.4 26.860.000 10 5.3 38.569 10 .325 10 9.8 10 7.4 58.246 9 .13 11 6.6 10 2 .1 44.802 10 . 716 10 6 .1 104.6 22. 41 12.87 11 4.3 10 2.9 28.244 11 0.5 49.222 16 3.3 34.085 11 3.3 9.539 13 5.8 TÊn hµng vËn chun... đồng 19 92 19 93 19 94 19 95 19 96 278 17 .04 278 17 .16 277 17 .1 234 14 . 712 205 14 .5 5.289.888.045 5.569.970. 719 9.409.732.098 9.9 61. 574.8 91 11. 853.437.929 12 .550.455.000 96.454 91. 38 97.936 10 1.2 96.6... quân VII- Lao động bình Ngời quân Năm 19 97 10 .356 578 640 Năm 19 98 16 .4 61 105 286 1. 143 Năm 19 99 12 .16 4 95.3 970 3. 214 1. 057 13 8.5 323 2.059 420 472 5 41 496 5 81 5 01 476 412 Trích : Báo cáo tổng kết