Luận văn tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng 1 số cơ quan bộ

LI M U Đã từ lâu hoạt động sản xuất ngời để làm sản phẩm không trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ phân công lao động xã hội Chính vậy, nhiều lĩnh vực hoạt động tập thể, để đạt đợc hiệu cao việc liên kết loại lao động với (tổ chức lao động) yêu cầu ngày thiết Quản lý Nhà nớc loại lao động đặc biệt, việc tổ chức lao động hoạt động quản lý mục tiêu quan trọng quan công sở nói chung văn phòng quan nói riêng Bởi vì, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan phận tiếp nhận xử lý thông tin cung cấp thông tin để tham mu phục vụ cho lãnh đạo Tổ chức lao động khoa học văn phòng tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa vào thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tiễn đợc áp dụng có hệ thống hoạt động văn phòng Nói cách khác, trình kết hợp cách tốt kỹ thuật ngời hoạt động nhằm nâng cao suất hiệu lao động đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động, Tổ chức lao động khoa học phận quan trọng lĩnh vực quản trị hành văn phòng, song quan quan tâm nghiên cứu áp dụng cách thỏa đáng công tác Ngay văn phòng quan Bộ - văn phòng quan quản lý Nhà nớc có quy mô lớn việc xếp nơi làm việc, phân công lao động bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên có chỗ cha hợp lý, cha tạo đợc suất hiệu lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan Bộ vấn đề cần thiết xúc Xuất phát từ ý tởng trên, nhận thấy tầm quan trọng việc tổ chức lao động văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu tổ chức lao động khoa học văn phòng cán nhằm nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chọn đề tài: Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học số quan Bộ (cụ thể Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng) bổ sung thêm cho kiến thức văn phòng quản trị hành văn phòng Đồng thời qua tìm u điểm - nhợc điểm công tác để rút phơng hớng khắc phục hạn chế không văn phòng hai Bộ mà vấn đề tồn nhiều văn phòng quan Bộ khác Từ mở cho kiến thức khoa học, thực tiễn trình hoạt động công chức Nhà nớc kinh nghiệm bổ ích cho trình công tác cá nhân sau Vấn đề tổ chức lao động khoa học đợc nhiều giới nớc quan tâm nghiên cứu Điều giáo trình, sách tham khảo, viết quản trị hành văn phòng, mà vấn đề quan tâm nhiều tác giả khoá luận tốt nghiệp, luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ, Song thực tế cha có tiếng nói chung có hệ thống trình tổ chức lao động khoa học tất quan, đặc biệt văn phòng quan Bộ Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, sâu nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học tất văn phòng quan Bộ, mà tập trung tìm hiểu công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng - văn phòng quan quản lý Nhà nớc Trong đó, Bộ Công nghiệp quan quản lý Nhà nớc kinh tế ngành công nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng quan quản lý Nhà nớc tổng hợp khoa học, công nghệ môi trờng Để thực đề tài này, tham khảo nguồn tài liệu chủ yếu nh sau: trớc hết, phải kể đến khối lợng lớn sách, báo, tạp chí tham khảo nh: Quản trị hành văn phòng Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phòng Mike Havey, Tổ chức lao động quan nghiên cứu thiết kế E.I Kixxel; tạp chí quản lý Nhà nớc, tạp chí tổ chức Nhà nớc, Hai là, tiến hành nghiên cứu văn pháp quy Đảng Nhà nớc công tác văn phòng; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quy chế Bộ Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Khoá luận tốt nghiệp chúng tôi, phần lời nói đầu kết luận, nội dung đợc chia thành chơng, mục sau: Chơng 1: Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Chơng 2: Tình hình tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ môi trờng 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trờng 2.2 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trờng 2.3 Điều kiện lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Chơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Có thể nói, vấn đề đợc nhiều giới quan tâm nghiên cứu đề cập tới, song thực tế cha có công trình nghiên cứu cách có hệ thống Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Đây khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp Mặc khác trình thực đề tài, gặp số khó khăn cha có thông tin xác văn phòng thời gian nghiên cứu ít, Vì vậy, hy vọng với tập đờng nghiên cứu khoa học cá nhân, khoá luận tốt nghiệp góp phần khiêm tốn vào trình nhận thức công tác quản trị hành văn phòng nói chung tổ chức lao động khoa học văn phòng nói riêng Chúng mong nhận đợc góp ý thầy - cô giáo bạn Để có đợc kết này, xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - ngời hớng dẫn cách tận tình trình thực khoá luận tốt nghiệp Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành phải kể đến giúp đỡ nhiệt tình cán công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Qua đây, xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, bạn lớp góp ý bổ sung thông tin cho hoàn thành khoá luận tốt nghiệp Chơng Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ quan hay xí nghiệp cần có phận đợc thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành điều hành tổng hợp phận mặt quan việc giao tiếp đối nội đối ngoại Đó văn phòng hay gọi phòng hành tổng hợp Hay nói cách khác, văn phòng quan có chức tham mu tổ chức công việc cho lãnh đạo, thay mặt quan giao tiếp chung đảm bảo hậu cần cho quan, công sở Nhìn chung, công tác văn phòng quan thờng bao gồm công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin, giấy tờ hoạt động quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có nhiều định nghĩa khác văn phòng nhng hiểu văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, công ty, xí nghiệp, nơi làm việc công văn giấy tờ [23,102] 1.1.2 Khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng Xã hội ngày phát triển đồng thời với đời phát triển nhiều môn khoa học nh tâm lý lao động, sinh lý học lao động, Với mục đích nâng cao suất lao động, tiết kiệm thời gian sức lao động, ngời ứng dụng nhiều thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động Nếu nh tổ chức lao động đơn thuần, mà không tính đến việc phải tổ chức lao động cho khoa học nhằm đem lại suất tạo điều kiện thuận lợi cho ngời lao động Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, ngời áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học quan, xí nghiệp văn phòng Từ xuất khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng Đó tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến đợc áp dụng có hệ thống công tác Hay nói cách khác, kết hợp cách tốt kỹ thuật ngời trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu tiềm lực vật chất lao động, nâng cao không ngừng suất hiệu lao động, bảo đảm sức khoẻ ngời [17,290] Chính phù hợp biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến hoàn cảnh khách quan để thể tính chất khoa học việc tổ chức lao động, chúng phù hợp dẫn đến phơng pháp lãnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học Trong trình hoạt động công tác văn phòng, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng công việc thiết thực Bởi vì, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan tham mu cho cấp lãnh đạo, để tổ chức quản lý đợc tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải nghiên cứu phải có chuyên môn để tổ chức xếp công việc cách khoa học Tổ chức lao động khoa học văn phòng đợc hiểu phơng pháp kỹ thuật thực trình quản trị nhằm đa máy hoạt động văn phòng vào nề nếp, tiết kiệm đem lại hiệu cao 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng Trong trình hoạt động để thực chức năng, nhiệm vụ quan giao phó, văn phòng phải tìm phơng thức tổ chức lao động cách khoa học nhất, nhằm hớng tới mục đích chung nâng cao chất lợng hiệu hoạt động tốt Để làm đợc điều lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức máy văn phòng đợc hợp lý, nghĩa biết cách xếp tổ chức ngời, việc theo khả chuyên môn họ Bên cạnh đó, phải tổ chức phận văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ đợc giao Nếu nh phận văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, lý để lãnh đạo nên xem xét xem tổ chức hợp lý cha có nên giảm biên chế phận không Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu công việc ngày nâng cao, công tác văn phòng việc trang bị thiết bị, phơng tiện thích hợp cho loại công việc việc thiếu Vì giúp cho cán làm việc đợc thuận lợi, tiết kiệm đợc thời gian công sức Chính nhờ có trang thiết bị đại làm giảm tính thủ công, chậm chạp công việc Trớc đây, cán cần soạn thảo văn phải nhiều thời gian, nhng ngày nhờ có khoa học kỹ thuật phát triển phát minh máy vi tính, Vì vậy, việc soạn thảo văn đợc nhanh chóng, dễ dàng Cho nên, hầu nh văn phòng quan đợc trang bị thiết bị phục vụ cho công việc Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động cách khoa học văn phòng nhằm tạo suất trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo môi trờng lao động tốt nhất, giúp cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Môi trờng lao động bố trí xếp nơi làm việc hợp lý, việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi trang bị thiết bị đại Điều giúp cho cán bộ, nhân viên có đợc tâm lý làm việc thoải mái có tinh thần trách nhiệm với công việc đợc giao Việc gắn liền với mục tiêu hoạt động quan nói chung điều kiện cụ thể nói riêng Chính vậy, để tạo hiệu làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi nhà lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vận dụng vào việc quản lý điều hành cách tối u Ngày khoa học quản lý ngày phát triển, hình thức biện pháp quản lý xuất nhằm góp phần tăng suất lao động Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày đợc vận dụng rộng rãi quan nói chung, văn phòng quan nói riêng khẳng định đợc vị trí Việc đa công tác tổ chức lao động khoa học vào văn phòng ngày có hiệu quả, giúp cho quan hệ cán ngày tốt đẹp, giúp cán có tâm lý thoải mái làm việc tiết kiệm đợc chi phí Bên cạnh đó, vận dụng công tác vào văn phòng giúp cho việc quản lý thông tin đảm bảo hoạt động thông tin quan đợc nhanh chóng, kịp thời Nếu nh trớc cán quan cần tìm tài liệu lu trữ đó, nhng tài liệu cha chỉnh lý tình trạng bó gói, lộn xộn, ngày nhiều văn phòng áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ máy vi tính, giúp cho việc tra tìm đợc nhanh chóng thuận lợi Việc tổ chức lao động khoa học văn phòng có ý nghĩa thiết thực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lợng công việc cán bộ, nhân viên Trong văn phòng tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản lý cách khoa học, điều dẫn đến không phát huy đợc khả trình độ chuyên môn cán Đồng thời, làm cho mối quan hệ cán bộ, nhân viên lãnh đạo ngày căng thẳng dẫn đến chất lợng công tác giảm Vì vậy, tổ chức lao động khoa học văn phòng giúp lãnh đạo nắm đợc chặt chẽ hoạt động, nh công việc thờng ngày cán bộ, nhân viên, từ khắc phục hạn chế hoàn thiện máy quản lý Ngoài ra, nghiên cứu môi trờng lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng văn phòng Môi trờng lao động mối quan hệ cán bộ, nhân viên, cán với lãnh đạo điều kiện lao động thuận lợi, Trong môi trờng lao động tốt tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lợng cao tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy khả sẵn có tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vai trò tổ chức máy văn phòng nói riêng quan nói chung Vì lẽ đó, tổ chức lao động cách khoa học văn phòng có ý nghĩa quan trọng, giúp cho văn phòng quan nâng cao hiệu công tác, tổ chức phân công lao động hợp lý tạo môi trờng lao động thuận lợi, qua giúp cho hoàn thiện không ngừng hoạt động tổ chức quản lý văn phòng, quan nói riêng xã hội nói chung 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.2.1 Đặc điểm lao động công chức hành văn phòng Khác với lao động công nhân lĩnh vực sản xuất, công tác tổ chức lao động khoa học cán bộ, nhân viên văn phòng có đặc điểm riêng biệt Trong trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp loại lao động trí óc Nó không trực tiếp sản xuất cải vật chất, nhng tạo tiền đề cần thiết để phát triển quan xã hội Theo C.Mác chia lao động trí óc làm ba loại: Loại thứ có sản phẩm lao động gắn liền với thân ngời lao động trí óc Đó sách báo, tranh ảnh, nhạc, sách, Loại thứ hai hoạt động lao động không tách rời thân ngời lao động Đó lao động nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài, Loại thứ ba lao động tạo sản phẩm có giá trị chung xã hội Kết lao động đợc sử dụng để phát triển loài ngời Đó phát minh sáng kiến nhà bác học, kỹ s, quản lý, [23,189] Có thể nói rằng, lao động cán bộ, nhân viên văn phòng có đầy đủ đặc điểm ba loại trí óc nói biểu dới nhiều công việc cụ thể khác Ví dụ nh cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ Hoặc cần họp bàn công việc đó, cán bộ, nhân viên văn phòng đa ý kiến phải bảo vệ, giải thích ý kiến cho ngời hiểu Trong trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thờng xuyên làm việc với nhiều công văn giấy tờ, chiếm phần thời gian lao động lớn, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo quan Vì vậy, đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn, có t cách đạo đức tốt kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt giải công việc cách có hiệu 1.2.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Trong trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có nhiều môn khoa học kiến thức, kinh nghiệm xã hội liên quan đến tổ chức lao động khoa học nh: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh lý học, công thái học, Tất môn khoa học quan tâm nghiên cứu vấn đề quan trọng quy luật điều kiện hoạt động ngời lao động Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động Khoa học lao động ngành khoa học nghiên cứu vấn đề trình lao động Trong tổ chức lao động đợc đánh giá vấn đề quan trọng Bởi vì, trình lao động, tổ chức công việc hợp lý đem lại hiệu rõ rệt ngợc lại tổ chức không tốt mang lại hiệu thấp Thậm chí gây nên hậu lờng trớc Khoa học lao động đề cập đến vị trí chức ngời lao động đến quan hệ ngời lao động yếu tố vật chất trình lao động Bên cạnh đó, nghiên cứu vấn đề thuộc tâm lý ngời lao động nh phản ứng, động cơ, ý thích, mong muốn, Không vậy, khoa học lao động nghiên cứu hình thức, mức độ lao động tác động đến nhu cầu ngời lao động xuất trình lao động Nó quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến thay đổi phơng pháp làm việc ngời lao động Trong trình đó, ngành khoa học nghiên cứu phát triển mối quan hệ cán bộ, nhân viên với cán với lãnh đạo Bên cạnh đó, khoa học lao động nghiên cứu việc tái sản xuất sức lao động ngời lao động nh điều kiện làm việc, nghỉ ngơi, chế độ đãi ngộ, cho khoa học hợp lý Khoa học nghiên cứu tác động yếu tố xã hội ngời lao động Chính điều tác động đến khả nhân cách ngời lao động Qua phát huy phẩm chất tốt ngời lao động môi trờng lao động tốt Tất vấn đề mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiên cứu góp phần vào việc tổ chức lao động đợc hợp lý, đợc khoa học nhằm nâng cao suất hiệu công việc trình lao động Đặc biệt, trình lao động quan nói chung văn phòng nói riêng, mang tính chất lao động khác với lao động trực tiếp làm cải vật chất Vì vậy, việc tổ chức lao động cần đợc nghiên cứu vận dụng động phơng thức đặc biệt loại lao động Trong văn phòng quan, tất hình thức lao động mang mục đích kết chung hiệu hoạt động quản lý Vì khác với lao động khác trình làm việc Dựa sở kết lao động hiệu hoạt động quản lý Nhà nớc ngày nâng cao, chất lợng hoạt động văn phòng quan đợc thúc đẩy đạt tới trình độ cao [8] Nghiên cứu sở lý luận khoa học tổ chức lao động khoa học hành nhằm áp dụng vào thực tiễn văn phòng quan hành chính, tuỳ thuộc vào cá nhân văn phòng điều kiện cụ thể quan Bên cạnh đó, kiến thức lý luận khoa học tổ chức lao động giúp cho việc thực tổ chức lao động văn phòng tốt Ngoài ra, quan phải biết áp dụng kiên thức tốt trình hoạt động quản lý Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận khoa học giúp cho tất quan nói chung văn phòng nói riêng có phơng pháp tốt thiết yếu trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động văn phòng, quan 1.2.3 Nội dung tổ chức lao động khoa học văn phòng Việc tổ chức lao động khoa học bố trí xếp phận hoạt động văn phòng, có phân công hợp tác lao động, đồng thời tạo môi trờng lao động hợp lý quy định nhiệm vụ rõ ràng Trớc hết, để thực tổ chức lao động khoa học phải có phân công công tác quản lý văn phòng Sự phân công công tác quản lý phụ thuộc vào vị trí pháp lý thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ quan Ngoài ra, tuỳ thuộc vào tổng khối lợng công việc tính chất công việc văn phòng Bên cạnh đó, việc phân công công tác xuất phát từ biên chế cấu biên chế văn phòng Vì vậy, việc phân công cụ thể phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm văn phòng Khi tiến hành phân công công tác văn phòng cần phân công theo chuyên môn hoá phơng pháp tất yếu để cán sâu vào công việc có đợc thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó, có khả nâng cao đợc suất lao động Tuy nhiên, việc chuyên môn hoá cán nghĩa cán không cần hiểu biết rộng, nh công việc trở nên tẻ nhạt, đơn điệu Trái lại, muốn chuyên môn hoá tốt phải hiểu biết rộng Quá nhấn mạnh chiều việc chuyên môn hoá dẫn tới phiến diện Nhng bỏ qua chuyên môn mà phân công tuỳ tiện công việc có nhiều khả không đạt chất lợng Trong phân công công tác cần phải tạo đợc mối liên quan cần thiết công việc Những công việc cán bộ, nhân viên phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó Trong văn phòng nói riêng quan nói chung, có phận hoạt động cách độc lập hoàn toàn, mà tất phận gắn bó với nhau, xây dựng thực thẩm quyền chung quan Bên cạnh đó, lãnh đạo phân công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện cán Bởi vì, phân công mà không tính đến lực thực cán bộ, nhân viên nguyên nhân dẫn đến hiệu thấp công tác Mọi công việc đợc giao đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực đủ theo yêu cầu lãnh đạo Đồng thời, cần thiết cán bộ, nhân viên thay đợc công việc Vì trình hoạt động cán văn th nghỉ, cần phải thay ngời khác đảm nhiệm để công việc không bị gián đoạn Vì vậy, ngời văn phòng, quan phải đợc đào tạo bồi dỡng để đảm nhận đợc hai chức trách Ngoài ra, tiến hành phân công công việc phải đề tiêu chuẩn để đánh giá kết trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân công công tác, để từ đánh giá mức độ hoàn thành công việc cán số lợng chất lợng Cuối cùng, việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình độ nghiệp vụ ngời Bởi phân công công việc phức tạp đòi hỏi cán phải tự phát triển nâng cao trình độ cho phù hợp với công việc Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bố thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng Việc phân bố thời gian cho cán bộ, nhân viên cần vào thời gian làm việc, sử dụng thời gian thực theo kế hoạch định phải tính đến thời gian phát sinh trình làm việc Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho công việc tiết kiệm thời gian trình lao động có ý nghĩa quan trọng đối 10 Khoa học, Công nghệ Môi trờng tơng đối ổn định, hoạt động ngày có hiệu Cụ thể có Chánh Văn phòng, ba Phó Văn phòng phòng ban phụ trách công tác nh: quản trị, hành chính, tổng hợp, đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ quan Bộ Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đề bạt cán lãnh đạo văn phòng có đủ tiêu chuẩn trình độ, nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức tốt, qua phát huy đợc vai trò quản lý công tác văn phòng Về đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ, hầu nh có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp trở lên, có số ngời học lớp bồi dỡng ngắn hạn Hàng năm lãnh đạo văn phòng hai Bộ thờng xuyên quan tâm cử cán học lớp bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ Có thể nói rằng, Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có đội ngũ cán hùng mạnh có t cách đạo đức tốt - nhân tố phục vụ đắc lực cho thành công công tác văn phòng Về phân công lao động cho cán bộ, nhân viên văn phòng hai Bộ nhìn chung tơng đối hợp lý Các cán bộ, nhân viên hầu nh đợc phân công ngời, việc, trình độ chuyên môn Qua đó, thúc đẩy tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng ngày nâng cao Trong số phòng cán việc thực công việc đợc giao, đồng thời có họ giúp đỡ hoàn thành công việc Cụ thể nh phòng hành Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng bố trí hai nhân viên trực tổng đài, nhân viên lễ tân nghỉ, nhân viên trực tổng đài giúp đảm nhận công việc Nh vậy, phân công bố trí cán bộ, Văn phòng Bộ tính đến việc bổ sung giúp đỡ công việc, giúp cho công việc không bị gián đoạn, không bị giảm hiệu công việc Bên cạnh đó, cách bố trí phòng làm việc tơng đối hợp lý, phòng có liên quan với đợc bố trí gần để tiện cho việc lại trao đổi công việc Nh phòng Chánh Văn phòng phòng phó Văn phòng Bộ Công nghiệp đợc bố trí gần phòng lãnh đạo Bộ, giúp giải công việc đợc nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên, việc bố trí phòng làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng nhiều hạn chế, song nhìn chung giúp cho cán di chuyển đến phận đợc thuận lợi theo luồng công việc Đặc biệt, văn phòng hai Bộ trang bị thiết bị đại nh: máy tính, máy fax, máy photocopy, điều hoạt nhiệt độ, đáp ứng yêu cầu công việc, đảm bảo cho cán bộ, nhân viên làm việc đợc thuận lợi 42 Đồng thời, tạo cho cán có tâm lí thoải mái làm việc, động thúc đẩy cán làm việc văn phòng có hiệu Điều kiện làm việc Văn phòng Bộ Công nghiệp nhìn chung bảo đảm tính khoa học Môi trờng làm việc sẽ, đảm bảo ánh sáng, nên tạo điều kiện tốt cho cán làm việc Điều làm giảm bớt mệt mỏi, căng thẳng cán công việc hàng ngày Bên cạnh đó, nhờ có quan tâm lãnh đạo hai Bộ tới hoạt động Văn phòng Bộ, cụ thể khen thởng nhiều hình thức nh vật chất tinh thần, giúp cho cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm nâng cao suất lao động Qua khảo sát thực tế 100% chánh - Phó Văn phòng hai Bộ cho quan tâm lãnh đạo Bộ giúp cho công tác văn phòng hoạt động có hiệu hơn, tạo tâm lý làm việc thoải mái cho cán nhân viên văn phòng 3.1.3 Hạn chế Bên cạnh u điểm trên, trình tổ chức lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng số hạn chế Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có nhiệm vụ quản lý công tác thi đua khen thởng, cán làm việc phận cán kiêm nhiệm văn phòng Cho nên, cán phải phụ trách nhiều công việc, công tác thi đua khen thởng cha mang lại hiệu cao Việc phân công lao động văn phòng hai Bộ có nhiều u điểm, nhiên tồn định Một là, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng phân công mảng công việc hành lu trữ cho hai Phó Văn phòng phụ trách, theo cha hợp lý Hai phòng hành Văn phòng Bộ bố trí hai cán làm công tác văn th Một cán chuyên tiếp nhận công văn đến đảm nhiệm công tác liên lạc, chuyển giao văn cho đơn vị, văn mật gửi cho Chính phủ phải trực tiếp mang đến; cán trực tiếp quản lý dấu quan tổ chức giải công văn Nh vậy, phận có hai cán mà phải làm nhiều công việc, việc phục vụ thông tin cho hoạt động quan Bộ chắn không đợc nhanh chóng kịp thời Mặt khác phòng quản trị thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp phân công ba cán làm việc tổ quản lý nhà, nh thừa cán Vì khu nhà tập thể quan 43 chuyển sang Sở nhà đất quản lý, để phụ trách công việc không thiết phải bố trí ba cán Việc bố trí phòng làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có chỗ cha hợp lý nh: phòng Chánh Văn phòng bố trí cách xa phòng lãnh đạo Bộ phòng văn phòng Vì vậy, làm cho việc trao đổi công việc không đợc nhanh chóng thuận tiện Bên cạnh đó, trụ sở quan đợc xây dựng từ thời Pháp, trớc công ty xăng dầu Pháp, diện tích phòng chật, không gian nhỏ, phơng tiện lại chỗ để, hệ thống phòng cháy chữa cháy không có, chí sử dụng tầng cách nhiệt để làm phòng làm việc Cho nên điều kiện làm việc nh ảnh hởng không tốt tới hiệu công việc phòng ban toàn quan Bộ Ngoài ra, tình trạng thiết bị Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng phòng làm việc sử dụng bàn, ghế gỗ cũ trớc đây, không tạo cảm giác thoải mái cho cán làm việc 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng Từ nhận xét trên, mạnh dạn đa số phơng hớng nhằm góp phần cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng để tạo điều kiện nâng cao hiệu cho công tác văn phòng Trớc tiên, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần thành lập phòng thi đua khen thởng tuyển thêm cán làm việc phận này, tránh tình trạng cán phải kiêm nhiệm nhiều công việc Nh vậy, giúp cho công việc đạt hiệu cao Hai là, tiến hành phân công phụ trách công việc lãnh đạo văn phòng cần phân công hai mảng công việc hành lu trữ cho Phó Văn phòng phụ trách quản lý Nếu đợc nh vậy, giúp cho Phó Văn phòng quản lý đợc thuận lợi có hiệu Bởi làm tốt công tác văn th tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lu trữ Cho nên, phân công hai Phó Văn phòng phụ trách quản lý thống hai mảng công việc Bên cạnh đó, lãnh đạo văn phòng cần xem xét lại để hợp lý hoá việc phân công lao động cho cán bộ, nhân viên Cụ thể nh tổ th cần phải bố trí thêm cán làm công tác thông tin liên lạc, chuyển giao văn bản, để đỡ phần công việc cho hai cán văn th Nh vậy, đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời cho cán quan Và tổ quản lý nhà thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp nên xem xét lại, 44 không nên để nhiều cán làm việc phận này, để tránh tợng việc làm Hiện nay, Văn phòng hai Bộ số cán bộ, nhân viên cha đợc đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn Vì vậy, lãnh đạo Văn phòng Bộ cần quan tâm việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán mình, nhằm đáp ứng đợc đòi hỏi ngày cao công việc Trong trình tổ chức lao động, cán lãnh đạo văn phòng nên nghiên cứu, vận dụng môn Công thái học vào công tác văn phòng, để giúp cho cán bộ, nhân viên có điều kiện làm việc thuân lợi, tạo tâm lý làm việc đợc thoải mái nâng cao hiệu làm việc Bên cạnh đó, văn phòng hai Bộ cần phải trang bị thêm thiết bị đại với nhiều tính khác để phục vụ cho hiệu công tác văn phòng Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần đề nghị lãnh đạo Bộ cấp kinh phí để trang bị bàn, ghế có trụ xoay lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn sức khoẻ cho cán Ngoài ra, để tổ chức lao động cách khoa học, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần bố trí phòng làm việc hợp lý Nh phòng Chánh Văn phòng cần đợc bố trí gần phòng lãnh đạo Bộ phòng Phó Văn phòng để tiện cho việc lại trao đổi công việc, Phòng hành cần bố trí tổ đánh máy chụp cách xa phòng làm việc bố trí phòng kín có cách âm để tránh tiếng ồn, ảnh hởng đến hiệu làm việc cán xung quanh Qua khảo sát thực tế, phòng làm việc quan Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng hẹp, không đảm bảo điều kiện làm việc quan quản lý lớn Hiện nay, quan Bộ lập dự án xây dựng trụ sở làm việc đờng Trần Duy Hng Vì vậy, trớc mắt Văn phòng Bộ cần bố trí phòng làm việc hợp lý hơn, xây dựng cần phải đảm bảo chiều cao phòng từ 3,2-3,5m phải tính đến hớng xây dựng Trụ sở, để có không khí ánh sáng tự nhiên tạo cho khung cảnh văn phòng thêm mát mẻ Và quan Bộ cần phải trồng thêm nhiều cảnh nhằm tạo cảm giác làm việc cho cán bộ, nhân viên đợc thoải mái Tóm lại, để tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng phải làm chức năng, nhiệm vụ mình, đội ngũ cán văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức công việc phải có phẩm chất tốt Bên cạnh đó, 45 Văn phòng Bộ phải đổi phơng thức quản lý nh trang thiết bị đầy đủ phơng tiện đại đáp ứng đợc với công công nghiệp hoá đại hoá đất nớc Trên số ý kiến biện pháp cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Có thể ý kiến chủ quan, song thiết nghĩ giúp cho Văn phòng Bộ nên xem xét lại thực thi giúp cho công tác văn phòng đợc làm tốt 46 Kết luận Qua kết nghiên cứu, đề tài với nội dung Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ hoàn thành đạt đợc mục tiêu đề mặt cụ thể nh sau: Trớc hết, qua nghiên cứu lý luận công tác tổ chức lao động khoa học, trực tiếp đối chiếu với thực tế công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Từ khái quát đợc khác biệt tổ chức lao động hai Văn phòng Bộ Qua đây, rút nhận xét u điểm, hạn chế tồn công tác tổ chức lao động khoa học hai Văn phòng Bộ Đồng thời, đa số kiến nghị - giải pháp nhằm khắc phục hạn chế để hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học Nh vậy, việc nghiên cứu áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa vô quan trọng: góp phần nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc đợc thuận lợi Văn phòng Bộ nói riêng toàn quan Bộ nói chung Bản thân sinh viên ngành Lu trữ học Quản trị văn phòng, việc tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa to lớn Bởi vì, sau trờng, làm việc văn phòng quan, vận dụng kiến thức nghiên cứu vào thực tế để hoàn thành tốt công việc đợc giao, cộng đắc lực lãnh đạo văn phòng Bên cạnh đó, trình công tác có hớng phấn đấu trở thành ngời lãnh đạo văn phòng, việc nắm vững kiến thức tổ chức lao động khoa học giúp tổ chức lao động văn phòng cách khoa học Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Văn phòng hai quan quản lý Nhà nớc có quy mô lớn khoá luận tốt nghiệp tập đầu tiên, góp phần khiêm tốn vào nhận thức công tác tổ chức lao động khoa học nói riêng công tác quản trị hành văn phòng nói chung Qua đây, hy vọng vấn đề đợc nghiên cứu cách có hệ thống toàn diện hơn, để có nhìn tổng quát công tác tổ chức lao động khoa học không văn phòng quan Bộ mà toàn hệ thống quan quản lý Nhà nớc 47 phụ lục 48 Tài liệu tham khảo [1] Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng, 1998 [2] Báo cáo tình hình thực kế hoạch công tác Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng, 1999 [3] Báo cáo tổng kết công tác năm 1998 phơng hớng nhiệm vụ năm 1999 Văn phòng Bộ Công nghiệp [4] Báo cáo tổng kết công tác năm 1999 nhiệm vụ năm 2000 Văn phòng Bộ Công nghiệp [5] Nguyễn Thị Mỹ Dung: Công tác quản trị hành văn phòng, luận văn tốt nghiệp, Trờng ĐH Khoa học, xã hội nhân văn, 1998 [6] Bùi Ngọc Hoan: Một vài suy nghĩ công tác văn phòng quan quản lý Nhà nớc, Báo cáo tham luận Hội nghị Chánh Văn phòng khối quan khoa giáo Trung ơng, 1996 [7] Mike Harvey: Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Thống kê, 1996 [8] Huỳnh Thị Mai Hoa: Vấn đề tổ chức lao động sở hành chính, Luận văn tốt nghiệp, Trờng ĐH Khoa học xã hội nhân văn, 1998 [9] Phạm Hng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In: Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, 1995 [10] Phạm Hng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Chính trị quốc gia, 1996 [11] L.N.Kasanina, Tổ chức công tác máy quan, 1978 [12] Dơng Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời: Nghiệp vụ th ký văn phòng, NXB Chính trị quốc gia [13] E.I.Kixxel: Tổ chức lao động quan nghiên cứu thiết kế, NXB Khoa học kỹ thuật, 1974 [14] Nghị định số 74/CP ngày tháng 11 năm 1995 Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Công nghiệp [15] Nghị định số 22/CP ngày 22 tháng năm 1993 Chính phủ qui 49 định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Khoa học, công nghệ môi trờng [16] Pháp lệnh cán bộ, công chức, NXB - Chính trị quốc gia, 1998 [17] Quản lý hành Nhà nớc, tập 3, Học viện hành quốc gia, NXB Lao động, 1997 [18] Quyết định số 31/QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 1998 việc ban hành quy chế làm việc Bộ Công nghiệp [19] Quyết định số 401/QĐ-TTCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vụ, tra, Văn phòng Bộ Công nghiệp [20] Quyết định số 402/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định tổ chức biên chế Văn phòng Bộ Công nghiệp [21] Quyết định số 215/QĐ- Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng ngày 22 tháng năm 1999 việc ban hành quy chế làm việc Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng [22] Quyết định số 550/QĐ-TCCBKH ngày 12 tháng năm 1997 việc ban hành điều lệ tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng [23] Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động công sở hành chính, NXB Chính trị quốc gia, 1999 [24] Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, 1998 [25] Tổ chức quản trị công sở, Học viện hành quốc gia, NXB Giáo dục, 1998 [26] Trần Quang Tuệ: Sổ tay ngời quản lý, NXB Lao động, 1998 [27] Nguyễn Đình Xuân, Vũ Đức Đan: Giáo trình tâm lý học quản lý, Trờng ĐH Tổng hợp xuất 1994 50 phụ lục sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Chánh văn phòng Phó Văn phòng Phòng Hành Phòng T liệu Phòng Lu trữ Phó Văn phòng VP Đại diện tP HCM Phó Văn phòng Phòng Tổng hợp Phòng thi đua khen th ởng 51 Phòng quản trị Phòng Y tế Đội xe Phòng kế toán tài sản phụ lục sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Chánh văn phòng Phó Văn phòng Phòng Hành Phòng quản trị y tế Phòng quản lý xe Phòng tài vụ Phòng tổng hợp Phụ trách trực tiếp Giúp thêm Chánh Văn phòng 52 Phó Văn phòng Phó Văn phòng Phòng l u trữ Văn phòng thờng trực phía nam phụ lục sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Văn phòng HĐCS CNQG Vụ chức phòng họp kho lu trữ Tổ quản lý xây dựng vụ chức Vụ chức Lãnh đạo Vụ chức vụ chức vụ chức vụ chức vụ chức Vụ Phòng tổng hợp vụ chức lãnh đạo vụ chứcvụ chức Vụ chức tổng đài Chế lãnh đạo Văn th phòng họp P.hành phục vụ Phó văn phòng phòng họp tra hội trờng tầng tàng III vụ chức tổ phục vụ vụ chức phòng t liệu phòng khách vụ chức phòng họp phụ lục phòng tổng hợp tầng vụ chức phòng y tế vụ chức vụ chức vụ chức vụ chức tàng IV vụ chức vụ chức Phòng tài vụ phòng lu trữ Chánh Văn Phòng phòng chức lu trữ vụ chức Phòng quản trị Tổ thi đua phòng quản lý xe gara ôtô tàng II lãnh đạo vụ chức sơ đồ làm việc Văn phòng Bộ Công nghiệp vănnơi phòng phòng họp phục vụ phòng quản trị văn th phòng hành Đội xe tàng I phòng y tế kho văn phòng phòng phòng thi quản trị phẩm đua tầng 53Phó Văn phòng vụ pháp chế chế Tầng 54 mục lục LI MU Chơng Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.2.1 Đặc điểm lao động công chức hành văn phòng 1.2.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học .8 1.2.3 Nội dung tổ chức lao động khoa học văn phòng Chơng 12 Tình hình tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ 12 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng .12 2.1.1 Chức năng: 12 2.1.2 Nhiệm vụ .12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 14 2.2 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 15 2.2.1 Tổ chức xếp, bố trí phòng làm việc văn phòng .16 2.2.2 Tình hình đội ngũ cán Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 17 2.2.3 Sự phân công công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 19 2.2.3.1 Sự phân công phụ trách lãnh đạo văn phòng 20 2.2.3.2 Sự phân công công tác cho đơn vị văn phòng 23 2.3 Điều kiện lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 31 2.3.1 Khung cảnh văn phòng 32 2.3.1.1 Không khí nhiệt độ 32 2.3.1.2 ánh sáng .33 2.3.1.3 m  .34 2.3.1.4 Màu sắc 34 2.3.2 Khung cảnh tâm lý văn phòng .35 2.3.3 Tình hình trang thiết bị văn phòng 36 Chơng 41 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ 41 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng 41 3.1.1 Sự khác biệt công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng .41 3.1.2 Ưu điểm 41 3.1.3 Hạn chế 43 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng 44 Kết luận .47 phụ lục 48 Tài liệu tham khảo .49 phụ lục .51 sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp 51 phụ lục .52 sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng .52 phụ lục .53 sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng .53 phụ lục .53 sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Công nghiệp 53 mục lục 55