TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT SỐ CƠ QUAN BÉ

Tổ chức lao động khoa học

Nguyễn Thị Phong Lan Khố luận tốt nghiệp lời nói đầu Đã từ lâu hoạt động sản xuất người để làm sản phẩm khơng cịn q trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ phân cơng lao động xã hội Chính vậy, nhiều lĩnh vực hoạt động tập thể, để đạt hiệu cao việc liên kết loại lao động với (tổ chức lao động) yêu cầu ngày thiết Quản lý Nhà nước loại lao động đặc biệt, việc tổ chức lao động hoạt động quản lý mục tiêu quan trọng quan cơng sở nói chung văn phịng quan nói riêng Bởi vì, văn phịng máy điều hành tổng hợp quan phận tiếp nhận xử lý thông tin cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho lãnh đạo Tổ chức lao động khoa học văn phòng tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa vào thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tiễn áp dụng có hệ thống hoạt động văn phịng Nói cách khác, q trình kết hợp cách tốt kỹ thuật người hoạt động nhằm nâng cao suất hiệu lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động, Tổ chức lao động khoa học phận quan trọng lĩnh vực quản trị hành văn phịng, song khơng phải quan quan tâm nghiên cứu áp dụng cách thỏa đáng công tác Ngay văn phòng quan Bộ - văn phòng quan quản lý Nhà nước có quy mơ lớn việc xếp nơi làm việc, phân công lao động bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên cịn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo suất hiệu lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan Bộ vấn đề cần thiết xúc Xuất phát từ ý tưởng trên, nhận thấy tầm quan trọng việc tổ chức lao động văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu tổ Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp chức lao động khoa học văn phòng cán nhằm nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tơi chọn đề tài: “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT SỐ CƠ QUAN BÉ”, làm đề tài nghiên cứu cho khố luận tốt nghiệp Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học số quan Bộ (cụ thể Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường) bổ sung thêm cho chúng tơi kiến thức văn phịng quản trị hành văn phịng Đồng thời qua tìm ưu điểm - nhược điểm cơng tác để rót phương hướng khắc phục hạn chế không văn phòng hai Bộ mà vấn đề tồn nhiều văn phòng quan Bộ khác Từ mở cho kiến thức khoa học, thực tiễn trình hoạt động công chức Nhà nước kinh nghiệm bổ Ých cho q trình cơng tác cá nhân sau Vấn đề tổ chức lao động khoa học nhiều giới nước quan tâm nghiên cứu Điều giáo trình, sách tham khảo, viết quản trị hành văn phịng, mà cịn vấn đề quan tâm nhiều tác giả khoá luận tốt nghiệp, luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ, Song thực tế chưa có tiếng nói chung có hệ thống q trình tổ chức lao động khoa học tất quan, đặc biệt văn phòng quan Bé Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, chúng tơi khơng thể sâu nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học tất văn phòng quan Bộ, mà tập trung tìm hiểu cơng tác Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường - văn phịng quan quản lý Nhà nước Trong đó, Bộ Cơng nghiệp quan quản lý Nhà nước kinh tế ngành công nghiệp, cịn Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp trường quan quản lý Nhà nước tổng hợp khoa học, công nghệ môi trường Để thực đề tài này, tham khảo nguồn tài liệu chủ yếu sau: trước hết, phải kể đến khối lượng lớn sách, báo, tạp chí tham khảo như: “Quản trị hành văn phịng” Nguyễn Hữu Thân, “Quản trị hành văn phịng” Mike Havey, “Tổ chức lao động quan nghiên cứu thiết kế” E.I Kixxel; tạp chí quản lý Nhà nước, tạp chí tổ chức Nhà nước, Hai là, tiến hành nghiên cứu văn pháp quy Đảng Nhà nước cơng tác văn phịng; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quy chế Bộ Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường Khố luận tốt nghiệp chúng tơi, ngồi phần lời nói đầu kết luận, nội dung chia thành chương, mục sau: CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG CƠ QUAN 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHỊNG BỘ CƠNG NGHIỆP VÀ VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC, CƠNG NGHỆ VÀ MƠI TRƯỜNG 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, cơng nghệ, mơi trường 2.2 Mơ hình tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học cơng nghệ, môi trường 2.3 Điều kiện lao động Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHỊNG BỘ CƠNG NGHIỆP VÀ VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học Văn phịng Bộ 3.2 Phương hướng cải tiến cơng tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Có thể nói, vấn đề nhiều giới quan tâm nghiên cứu đề cập tới, song thực tế chưa có cơng trình nghiên cứu cách có hệ thống Văn phịng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường Đây khó khăn khơng nhỏ cho khố luận tốt nghiệp Mặc khác trình thực đề tài, chúng tơi gặp số khó khăn chưa có thơng tin xác văn phòng thời gian nghiên cứu q Ýt, Vì vậy, chúng tơi hy vọng với tập đường nghiên cứu khoa học cá nhân, khoá luận tốt nghiệp góp phần khiêm tốn vào q trình nhận thức cơng tác quản trị hành văn phịng nói chung tổ chức lao động khoa học văn phòng nói riêng Chúng tơi mong nhận góp ý thầy - cô giáo bạn Để có kết này, chúng tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - người hướng dẫn cách tận tình q trình thực khố luận tốt nghiệp Khố luận tốt nghiệp hồn thành cịn phải kể đến giúp đỡ nhiệt tình cán cơng tác Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bé Khoa học, Công nghệ Môi trường Qua đây, xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, bạn lớp góp ý bổ sung thơng tin cho tơi hồn thành khố luận tốt nghiệp Hà nội, tháng 6/2000 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Chương Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phịng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ quan hay xí nghiệp cần có phận thành lập để làm công tác cơng văn giấy tờ, cơng tác hành điều hành tổng hợp phận mặt quan việc giao tiếp đối nội đối ngoại Đó văn phịng hay gọi phịng hành tổng hợp Hay nói cách khác, văn phịng quan có chức tham mưu tổ chức cơng việc cho lãnh đạo, thay mặt quan giao tiếp chung đảm bảo hậu cần cho quan, cơng sở Nhìn chung, cơng tác văn phịng quan thường bao gồm công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin, giấy tờ hoạt động quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có nhiều định nghĩa khác văn phịng hiểu văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, công ty, xí nghiệp, nơi làm việc cơng văn giấy tờ [23,102] 1.1.2 Khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng Xã hội ngày phát triển đồng thời với đời phát triển nhiều môn khoa học tâm lý lao động, sinh lý học lao động, Với mục đích nâng cao suất lao động, tiết kiệm thời gian sức lao động, người ứng dụng nhiều thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động Nếu tổ chức lao động đơn thuần, mà khơng tính đến việc phải tổ Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp chức lao động cho khoa học nhằm đem lại suất tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, người áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học quan, xí nghiệp văn phịng Từ xuất khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phịng Đó tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến áp dụng có hệ thống cơng tác Hay nói cách khác, kết hợp cách tốt kỹ thuật người q trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu tiềm lực vật chất lao động, nâng cao không ngừng suất hiệu lao động, bảo đảm sức khoẻ người [17,290] Chính phù hợp biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến hoàn cảnh khách quan để thể tính chất khoa học việc tổ chức lao động, chúng khơng có phù hợp dẫn đến phương pháp lãnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học Trong q trình hoạt động cơng tác văn phịng, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng cơng việc thiết thực Bởi vì, văn phịng máy điều hành tổng hợp quan tham mưu cho cấp lãnh đạo, để tổ chức quản lý tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải nghiên cứu phải có chun mơn để tổ chức xếp cơng việc cách khoa học Tổ chức lao động khoa học văn phòng hiểu phương pháp kỹ thuật thực trình quản trị nhằm đưa máy hoạt động văn phòng vào nề nếp, tiết kiệm đem lại hiệu cao 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phịng Trong q trình hoạt động để thực chức năng, nhiệm vụ quan giao phó, văn phịng ln phải tìm phương thức tổ chức lao động cách khoa học nhất, nhằm hướng tới mục đích chung nâng cao chất lượng hiệu hoạt động tốt Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Để làm điều lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức máy văn phòng hợp lý, nghĩa biết cách xếp tổ chức người, việc theo khả chuyên môn họ Bên cạnh đó, phải tổ chức phận văn phịng thực chức năng, nhiệm vụ giao Nếu phận văn phịng làm việc khơng mang lại hiệu quả, lý để lãnh đạo nên xem xét xem tổ chức hợp lý chưa có nên giảm biên chế phận khơng Ngồi ra, để đảm bảo cho hiệu công việc ngày nâng cao, cơng tác văn phịng việc trang bị thiết bị, phương tiện thích hợp cho loại cơng việc việc khơng thể thiếu Vì giúp cho cán làm việc thuận lợi, tiết kiệm thời gian cơng sức Chính nhờ có trang thiết bị đại làm giảm tính thủ công, chậm chạp công việc Trước đây, cán cần soạn thảo văn phải nhiều thời gian, ngày nhờ có khoa học kỹ thuật phát triển phát minh máy vi tính, Vì vậy, việc soạn thảo văn nhanh chóng, dễ dàng Cho nên, văn phòng quan trang bị thiết bị phục vụ cho công việc Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động cách khoa học văn phòng nhằm tạo suất q trình làm việc, địi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo môi trường lao động tốt nhất, giúp cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Mơi trường lao động bố trí xếp nơi làm việc hợp lý, việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi trang bị thiết bị đại Điều giúp cho cán bộ, nhân viên có tâm lý làm việc thoải mái có tinh thần trách nhiệm với cơng việc giao Việc gắn liền với mục tiêu hoạt động quan nói chung điều kiện cụ thể nói riêng Chính vậy, để tạo hiệu làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi nhà lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vận dụng vào việc quản lý điều hành cách tối ưu Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Ngày khoa học quản lý ngày phát triển, hình thức biện pháp quản lý ln xuất nhằm góp phần tăng suất lao động Vì vậy, cơng tác tổ chức lao động khoa học ngày vận dụng rộng rãi quan nói chung, văn phịng quan nói riêng khẳng định vị trí Việc đưa công tác tổ chức lao động khoa học vào văn phịng ngày có hiệu quả, giúp cho quan hệ cán ngày tốt đẹp, giúp cán có tâm lý thoải mái làm việc tiết kiệm chi phí Bên cạnh đó, vận dụng cơng tác vào văn phịng giúp cho việc quản lý thơng tin đảm bảo hoạt động thông tin quan nhanh chóng, kịp thời Nếu trước cán quan cần tìm tài liệu lưu trữ đó, tài liệu chưa chỉnh lý cịn tình trạng bó gói, lộn xộn, ngày nhiều văn phòng áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ máy vi tính, giúp cho việc tra tìm nhanh chóng thuận lợi Việc tổ chức lao động khoa học văn phịng có ý nghĩa thiết thực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng công việc cán bộ, nhân viên Trong văn phòng tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản lý cách khoa học, điều dẫn đến không phát huy khả trình độ chun mơn cán Đồng thời, làm cho mối quan hệ cán bộ, nhân viên lãnh đạo ngày căng thẳng dẫn đến chất lượng công tác giảm Vì vậy, tổ chức lao động khoa học văn phòng giúp lãnh đạo nắm chặt chẽ hoạt động, công việc thường ngày cán bộ, nhân viên, từ khắc phục hạn chế hoàn thiện máy quản lý Ngoài ra, nghiên cứu mơi trường lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng văn phịng Mơi trường lao động mối quan hệ cán bộ, nhân viên, cán với lãnh đạo điều kiện lao động thuận lợi, Trong môi trường lao động tốt tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy khả sẵn có tiềm tàng Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp nhằm nâng cao vị trí vai trị tổ chức máy văn phịng nói riêng quan nói chung Vì lẽ đó, tổ chức lao động cách khoa học văn phịng có ý nghĩa quan trọng, giúp cho văn phịng quan nâng cao hiệu công tác, tổ chức phân công lao động hợp lý tạo môi trường lao động thuận lợi, qua giúp cho hồn thiện không ngừng hoạt động tổ chức quản lý văn phịng, quan nói riêng xã hội nói chung 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học văn phịng quan 1.2.1 Đặc điểm lao động cơng chức hành văn phịng Khác với lao động công nhân lĩnh vực sản xuất, công tác tổ chức lao động khoa học cán bộ, nhân viên văn phịng có đặc điểm riêng biệt Trong trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp loại lao động trí óc Nó khơng trực tiếp sản xuất cải vật chất, tạo tiền đề cần thiết để phát triển quan xã hội Theo C.Mác chia lao động trí óc làm ba loại: Loại thứ có sản phẩm lao động gắn liền với thân người lao động trí óc Đó sách báo, tranh ảnh, nhạc, sách, Loại thứ hai hoạt động lao động không tách rời thân người lao động Đó lao động nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài, Loại thứ ba lao động tạo sản phẩm có giá trị chung xã hội Kết lao động sử dụng để phát triển lồi người Đó phát minh sáng kiến nhà bác học, kỹ sư, quản lý, [23,189] Có thể nói rằng, lao động cán bộ, nhân viên văn phịng có đầy đủ đặc điểm ba loại trí óc nói biểu nhiều cơng việc cụ thể khác Ví dụ cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn khuôn khổ Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp chức năng, nhiệm vụ Hoặc cần họp bàn cơng việc đó, cán bộ, nhân viên văn phịng đưa ý kiến phải bảo vệ, giải thích ý kiến cho người hiểu Trong trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phịng thường xun làm việc với nhiều cơng văn giấy tờ, chiếm phần thời gian lao động lớn, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo quan Vì vậy, địi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải có nghiệp vụ chun mơn, có tư cách đạo đức tốt kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt giải cơng việc cách có hiệu 1.2.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Trong trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có nhiều mơn khoa học kiến thức, kinh nghiệm xã hội liên quan đến tổ chức lao động khoa học như: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh lý học, công thái học, Tất môn khoa học quan tâm nghiên cứu vấn đề quan trọng quy luật điều kiện hoạt động người lao động Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động Khoa học lao động ngành khoa học nghiên cứu vấn đề trình lao động Trong tổ chức lao động đánh giá vấn đề quan trọng Bởi vì, trình lao động, tổ chức công việc hợp lý đem lại hiệu rõ rệt ngược lại tổ chức không tốt mang lại hiệu thấp Thậm chí cịn gây nên hậu khơng thể lường trước Khoa học lao động đề cập đến vị trí chức người lao động đến quan hệ người lao động yếu tố vật chất q trình lao động Bên cạnh đó, nghiên cứu vấn đề thuộc tâm lý người lao động phản ứng, động cơ, ý thích, mong muốn, Khơng vậy, khoa học lao động cịn nghiên cứu hình thức, mức độ lao động tác động đến nhu cầu người lao động xuất q trình lao động Nó quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến thay 10 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp trụ sở quan xây dựng từ thời Pháp, trước công ty xăng dầu Pháp, diện tích phịng q chật, khơng gian nhỏ, phương tiện lại khơng có chỗ để, hệ thống phịng cháy chữa cháy khơng có, chí cịn sử dụng tầng cách nhiệt để làm phòng làm việc Cho nên điều kiện làm việc ảnh hưởng không tốt tới hiệu công việc phịng ban tồn quan Bộ Ngồi ra, tình trạng thiết bị Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường cịn phòng làm việc sử dụng bàn, ghế gỗ cũ trước đây, khơng tạo cảm giác thoải mái cho cán làm việc 3.2 Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học văn phịng Bộ Cơng nghiệp văn phịng Bộ Khoa học công nghệ môi trường Từ nhận xét trên, mạnh dạn đưa số phương hướng nhằm góp phần cải tiến cơng tác tổ chức lao động khoa học Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường để tạo điều kiện nâng cao hiệu cho cơng tác văn phịng Trước tiên, Văn phịng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường cần thành lập phòng thi đua khen thưởng tuyển thêm cán làm việc phận này, tránh tình trạng cán phải kiêm nhiệm nhiều công việc Như vậy, giúp cho công việc đạt hiệu cao Hai là, tiến hành phân công phụ trách công việc lãnh đạo văn phịng cần phân cơng hai mảng cơng việc hành lưu trữ cho Phó Văn phòng phụ trách quản lý Nếu vậy, giúp cho Phó Văn phịng quản lý thuận lợi có hiệu Bởi làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Cho nên, phân công hai Phó Văn phịng phụ trách khơng thể quản lý thống hai mảng công việc Bên cạnh đó, lãnh đạo văn phịng cần xem xét lại để hợp lý hố việc phân cơng lao động cho cán bộ, nhân viên Cụ thể tổ thư cần phải bố trí thêm cán làm công tác thông tin liên lạc, chuyển giao văn bản, để đỡ phần công 57 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp việc cho hai cán văn thư Như vậy, đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời cho cán quan Và tổ quản lý nhà thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp nên xem xét lại, không nên để nhiều cán làm việc phận này, để tránh tượng khơng có việc làm Hiện nay, Văn phòng hai Bộ số cán bộ, nhân viên chưa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn Vì vậy, lãnh đạo Văn phịng Bộ cần quan tâm việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán mình, nhằm đáp ứng địi hỏi ngày cao cơng việc Trong q trình tổ chức lao động, cán lãnh đạo văn phịng nên nghiên cứu, vận dụng mơn Cơng thái học vào cơng tác văn phịng, để giúp cho cán bộ, nhân viên có điều kiện làm việc thuân lợi, tạo tâm lý làm việc thoải mái nâng cao hiệu làm việc Bên cạnh đó, văn phịng hai Bộ cần phải trang bị thêm thiết bị đại với nhiều tính khác để phục vụ cho hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường cần đề nghị lãnh đạo Bộ cấp kinh phí để trang bị bàn, ghế có trụ xoay lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy để bảo vệ an tồn sức khoẻ cho cán Ngoài ra, để tổ chức lao động cách khoa học, Văn phòng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường cần bố trí phịng làm việc hợp lý Như phòng Chánh Văn phịng cần bố trí gần phịng lãnh đạo Bộ phịng Phó Văn phịng để tiện cho việc lại trao đổi cơng việc, Phịng hành cần bố trí tổ đánh máy chụp cách xa phòng làm việc bố trí phịng kín có cách âm để tránh tiếng ồn, ảnh hưởng đến hiệu làm việc cán xung quanh Qua khảo sát thực tế, phòng làm việc quan Bé Khoa học, Công nghệ Môi trường hẹp, không đảm bảo điều kiện làm việc quan quản lý lớn Hiện nay, quan Bộ lập dự án xây dựng trụ sở làm việc đường Trần Duy Hưng Vì vậy, trước mắt Văn phịng Bộ cần bố trí 58 Nguyễn Thị Phong Lan Khố luận tốt nghiệp phịng làm việc hợp lý hơn, xây dựng cần phải đảm bảo chiều cao phòng từ 3,2-3,5m phải tính đến hướng xây dựng Trụ sở, để có khơng khí ánh sáng tự nhiên tạo cho khung cảnh văn phòng thêm mát mẻ Và quan Bộ cần phải trồng thêm nhiều cảnh nhằm tạo cảm giác làm việc cho cán bộ, nhân viên thoải mái Tóm lại, để tổ chức lao động khoa học Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường phải làm chức năng, nhiệm vụ mình, đội ngũ cán văn phịng phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có ý thức cơng việc phải có phẩm chất tốt Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ phải ln đổi phương thức quản lý trang thiết bị đầy đủ phương tiện đại đáp ứng với cơng cơng nghiệp hố - đại hố đất nước Trên số ý kiến biện pháp cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường Có thể ý kiến chủ quan, song thiết nghĩ giúp cho Văn phòng Bộ nên xem xét lại thực thi giúp cho cơng tác văn phịng làm tốt 59 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Kết luận Qua kết nghiên cứu, đề tài chúng tơi với nội dung “Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bé” hoàn thành đạt mục tiêu đề mặt cụ thể sau: Trước hết, qua nghiên cứu lý luận công tác tổ chức lao động khoa học, trực tiếp đối chiếu với thực tế công tác Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường Từ chúng tơi khái quát khác biệt tổ chức lao động hai Văn phịng Bộ Qua đây, chúng tơi rót nhận xét ưu điểm, hạn chế cịn tồn cơng tác tổ chức lao động khoa học hai Văn phòng Bộ Đồng thời, đưa số kiến nghị - giải pháp nhằm khắc phục hạn chế để hồn thiện cơng tác tổ chức lao động khoa học Như vậy, việc nghiên cứu áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa vơ quan trọng: góp phần nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc thuận lợi Văn phịng Bộ nói riêng tồn quan Bộ nói chung Bản thân sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng, việc tìm hiĨu cơng tác tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa to lớn Bởi vì, sau trường, làm việc văn phòng quan, vận dụng kiến thức nghiên cứu vào thực tế để hồn thành tốt cơng việc giao, cộng đắc lực lãnh đạo văn phịng Bên cạnh đó, q trình cơng tác có hướng phấn đấu chúng tơi trở thành người lãnh đạo văn phịng, việc nắm vững kiến thức tổ chức lao động khoa học giúp tổ chức lao động văn phòng cách khoa học 60 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, chúng tơi tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường Văn phịng hai quan quản lý Nhà nước có quy mơ lớn - khố luận tốt nghiệp chúng tơi tập đầu tiên, góp phần khiêm tốn vào nhận thức công tác tổ chức lao động khoa học nói riêng cơng tác quản trị hành văn phịng nói chung Qua đây, hy vọng vấn đề nghiên cứu cách có hệ thống tồn diện hơn, để có nhìn tổng qt công tác tổ chức lao động khoa học không văn phịng quan Bộ mà tồn hệ thống quan quản lý Nhà nước 61 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp phụ lục 62 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Tài liệu tham khảo [1] Báo cáo tổng kết công tác Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường, 1998 [2] Báo cáo tình hình thực kế hoạch cơng tác Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường, 1999 [3] Báo cáo tổng kết công tác năm 1998 phương hướng nhiệm vụ năm 1999 Văn phịng Bộ Cơng nghiệp [4] Báo cáo tổng kết công tác năm 1999 nhiệm vụ năm 2000 Văn phịng Bộ Cơng nghiệp [5] Nguyễn Thị Mỹ Dung: Cơng tác quản trị hành văn phịng, luận văn tốt nghiệp, Trường ĐH Khoa học, xã hội nhân văn, 1998 [6] Bùi Ngọc Hoan: Mét vài suy nghĩ cơng tác văn phịng quan quản lý Nhà nước, Báo cáo tham luận Hội nghị Chánh Văn phòng khối quan khoa giáo Trung ương, 1996 [7] Mike Harvey: Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Thống kê, 1996 [8] Huỳnh Thị Mai Hoa: Vấn đề tổ chức lao động sở hành chính, Luận văn tốt nghiệp, Trường ĐH Khoa học xã hội nhân văn, 1998 [9] Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In: Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, 1995 [10] Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phịng, NXB Chính trị quốc gia, 1996 [11] L.N.Kasanina, Tổ chức công tác máy quan, 1978 [12] Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Chính trị quốc gia 63 Nguyễn Thị Phong Lan Khố luận tốt nghiệp [13] E.I.Kixxel: Tổ chức lao động quan nghiên cứu thiết kế, NXB Khoa học kỹ thuật, 1974 [14] Nghị định số 74/CP ngày tháng 11 năm 1995 Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Công nghiệp [15] Nghị định số 22/CP ngày 22 tháng năm 1993 Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Khoa học, công nghệ môi trường [16] Pháp lệnh cán bộ, công chức, NXB - Chính trị quốc gia, 1998 [17] Quản lý hành Nhà nước, tập 3, Học viện hành quốc gia, NXB Lao động, 1997 [18] Quyết định số 31/QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 1998 việc ban hành quy chế làm việc Bộ Công nghiệp [19] Quyết định số 401/QĐ-TTCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vơ, tra, Văn phịng Bộ Cơng nghiệp [20] Quyết định số 402/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 12 năm 1995 qui định tổ chức biên chế Văn phòng Bộ Công nghiệp [21] Quyết định số 215/QĐ- Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường ngày 22 tháng năm 1999 việc ban hành quy chế làm việc Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường [22] Quyết định số 550/QĐ-TCCBKH ngày 12 tháng năm 1997 việc ban hành điều lệ tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường [23] Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở hành chính, NXB Chính trị quốc gia, 1999 64 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp [24] Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, 1998 [25] Tổ chức quản trị cơng sở, Học viện hành quốc gia, NXB Giáo dục, 1998 [26] Trần Quang Tuệ: Sổ tay người quản lý, NXB Lao động, 1998 [27] Nguyễn Đình Xuân, Vũ Đức Đan: Giáo trình tâm lý học quản lý, Trường ĐH Tổng hợp xuất 1994 65 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp phụ lục sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghip Chánh văn phòng Phó Văn phòng Phòng Hành Phòng Tư liệu Phòng Lưu trữ Phó Văn phòng VP Đại diện tP HCM Phòng Tổng hợp Phó Văn phòng Phòng thi đua khen thư ởng 66 Phòng quản trị Phòng Y tế Đội xe Phòng kế toán tài s¶n Nguyễn Thị Phong Lan Khố luận tốt nghiệp phụ lục sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng B Khoa hc, Cụng ngh v Mụi trng Chánh văn phòng Phó Văn phòng Phòng Hành Phòng quản trị y tế Phòng quản lý xe Phó Văn phòng Phòng tài vụ Phòng tổng hợp Phụ trách trực tiếp Giúp thêm Chánh Văn phòng 67 Phó Văn phòng Phòng lư u trữ Văn phòng thường trực phía nam Nguyn Th Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp phụ lục sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường VĂN PHỊNG HĐCS VÀ CNQG VỤ CHỨC NĂNG PHÒNG HỌP KHO LƯU TRỮ TỔ QUẢN LÝ XÂY DÙNG TẦNG VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG TỔ THI ĐUA PHÒNG LƯU TRỮ LÃNH ĐẠO BỘ VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ VỤ CHỨC NĂNG TẦNG HỘI TRƯỜNG TẦNG PHÒNG TỔNG HỢP VỤ CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO BỘ VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG TỔNG ĐÀI PHÒNG Y TẾ VỤ CHỨC NĂNG VỤ CHỨC NĂNG PHÒNG QUẢN TRỊ VỤ CHỨC NĂNG PHÒNG HỌP VỤ CHỨC NĂNG TỔ PHỤC VỤ PHÒNG TÀI VỤ CHẾ BẢN VĂN THƯ PHỊNG QUẢN LÝ XE GARA ƠTƠ P.HÀNH CHÍNH PHĨ VĂN PHỊNG PHỊNG KHÁCH phụ lục 68 PHỊNG HỌP TẦNG Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Cụng nghip Vụ Phòng chức vụ chức lưu trữ vụ chức vụ chức vụ chức tàng IV vụ chức tàng III vụ chức lÃnh đạo phòng họp vụ chức phục vụ phòng tư liệu vụ chức tàng II phòng tổng hợp tra phòng họp lÃnh đạo văn phòng phục vụ phòng quản trị vụ chức văn thư phòng hành Đội xe tàng I phòng kho văn phòng phòng y tế phòng thi quản trị phẩm đua Phó Văn phòng 69 vụ pháp chế chế Nguyn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp mục lục lời nói đầu Chương Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phòng quan .5 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng .6 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.2.1 Đặc điểm lao động cơng chức hành văn phịng .9 1.2.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học .10 1.2.3 Nội dung tổ chức lao động khoa học văn phòng .12 Chương .16 Tình hình tổ chức lao động khoa học văn phòng mét số quan Bé 16 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Cơng nghiệp văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường .16 2.1.1 Chức năng: 16 2.1.2 Nhiệm vô 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường 19 2.2 Mơ hình tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Môi trường .20 2.2.1 Tổ chức xếp, bố trí phịng làm việc văn phịng 21 2.2.2 Tình hình đội ngũ cán Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bé Khoa học, Công nghệ Môi trường .23 2.2.3 Sù phân công cơng tác Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường .25 2.2.3.1 Sự phân cơng phụ trách lãnh đạo văn phịng 26 2.2.3.2 Sự phân công công tác cho đơn vị văn phòng 31 2.3 Điều kiện lao động Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường .41 2.3.1 Khung cảnh văn phòng 41 2.3.1.1 Khơng khí nhiệt độ 42 2.3.1.2 Ánh sáng .43 2.3.1.3 Âm 44 2.3.1.4 Màu sắc .45 2.3.2 Khung cảnh tâm lý văn phòng 46 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp 2.3.3 Tình hình trang thiết bị văn phịng 48 Chương .53 Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bé 53 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học văn phịng Bộ Cơng nghiệp văn phịng Bộ Khoa học cơng nghệ mơi trường 53 3.1.1 Sự khác biệt công tác tổ chức lao động khoa học Văn phịng Bộ Cơng nghiệp Văn phịng Bộ Khoa học, Cơng nghệ Mơi trường 53 3.1.2 Ưu điểm 54 3.1.3 Hạn chế 56 3.2 Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học văn phịng Bộ Cơng nghiệp văn phịng Bộ Khoa học cơng nghệ mơi trường 57 Kết luận .60 phụ lục 62 Tài liệu tham khảo 63 phụ lục .66 sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Cơng nghiệp .66 phụ lục .67 sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường 67 phụ lục .68 sơ đồ nơi làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường 68 phụ lục .68 sơ đồ nơi làm việc Văn phịng Bộ Cơng nghiệp 69 mục lục 70 ... CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG CƠ QUAN 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học CHƯƠNG... nghiệp chức lao động khoa học văn phòng cán nhằm nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chọn đề tài: “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT SỐ CƠ QUAN BÉ”,... sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Trong trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có nhiều mơn khoa học kiến thức, kinh nghiệm xã hội liên quan đến tổ chức lao động khoa học