Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ

Đ• từ lâu những hoạt động sản xuất của con người để làm ra sản phẩm không còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất x• hội nhờ sự phân công lao động x• hội. Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt động tập thể, để đạt được hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổ chức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết. Quản lý Nhà nước cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chức lao động trong hoạt động quản lý đ• và đang là mục tiêu quan trọng trong các cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng. Bởi vì, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho l•nh đạo. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn được áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng. Nói cách khác, đó là quá trình kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,... Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng suất và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cơ quan Bộ đ• và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc. Xuất phát từ những ý tưởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đ• chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp lời nói đầu Đà từ lâu hoạt động sản xuất ngời để làm sản phẩm không trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xà hội nhờ phân công lao động xà hội Chính vậy, nhiều lĩnh vực hoạt động tập thể, để đạt đợc hiệu cao việc liên kết loại lao động với (tổ chức lao động) yêu cầu ngày thiết Quản lý Nhà nớc loại lao động đặc biệt, việc tổ chức lao động hoạt động quản lý đà mục tiêu quan trọng quan công sở nói chung văn phòng quan nói riêng Bởi vì, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan phận tiếp nhận xử lý thông tin cung cấp thông tin để tham mu phục vụ cho lÃnh đạo Tổ chức lao động khoa học văn phòng tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa vào thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tiễn đợc áp dụng có hệ thống hoạt động văn phòng Nói cách khác, trình kết hợp cách tốt kỹ thuật ngời hoạt động nhằm nâng cao suất hiệu lao động đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động, Tổ chức lao động khoa học phận quan trọng lĩnh vực quản trị hành văn phòng, song quan quan tâm nghiên cứu áp dụng cách thỏa đáng công tác Ngay văn phòng quan Bộ - văn phòng quan quản lý Nhà nớc có quy mô lớn việc xếp nơi làm việc, phân công lao động bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên có chỗ cha hợp lý, cha tạo đợc suất hiệu lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng quan Bộ đà vấn đề cần thiết xúc Xuất phát từ ý tởng trên, nhận thấy tầm quan trọng việc tổ chức lao động văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu tổ chức lao động khoa học văn phòng cán nhằm nâng cao hiệu lao Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp động tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên đà chọn đề tài: Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học số quan Bộ (cụ thể Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng) bổ sung thêm cho kiến thức văn phòng quản trị hành văn phòng Đồng thời qua tìm u điểm - nhợc điểm công tác để rút phơng hớng khắc phục hạn chế không văn phòng hai Bộ mà vấn đề tồn nhiều văn phòng quan Bộ khác Từ mở cho kiến thức khoa học, thực tiễn trình hoạt động công chức Nhà nớc kinh nghiệm bổ ích cho trình công tác cá nhân sau Vấn đề tổ chức lao động khoa học đà đợc nhiều giới nớc quan tâm nghiên cứu Điều giáo trình, sách tham khảo, viết quản trị hành văn phòng, mà vấn đề quan tâm nhiều tác giả khoá luận tốt nghiệp, luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ, Song thực tế cha có tiếng nói chung có hệ thống trình tổ chức lao động khoa học tất quan, đặc biệt văn phòng quan Bộ Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, sâu nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học tất văn phòng quan Bộ, mà tập trung tìm hiểu công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng - văn phòng quan quản lý Nhà nớc Trong đó, Bộ Công nghiệp quan quản lý Nhà nớc kinh tế ngành công nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng quan quản lý Nhà nớc tổng hợp khoa học, công nghệ môi trờng Để thực đề tài này, đà tham khảo nguồn tài liệu chủ yếu nh sau: trớc hết, phải kể đến khối lợng lớn sách, báo, tạp chí tham khảo nh: Quản trị hành văn phòng Nguyễn Hữu Thân, Quản trị Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp hành văn phòng Mike Havey, Tổ chức lao động quan nghiên cứu thiết kế E.I Kixxel; tạp chí quản lý Nhà nớc, tạp chí tổ chức Nhà nớc, Hai là, đà tiến hành nghiên cứu văn pháp quy Đảng Nhà nớc công tác văn phòng; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quy chế Bộ Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Khoá luận tốt nghiệp chúng tôi, phần lời nói đầu kết luận, nội dung đợc chia thành chơng, mục sau: Chơng 1: Mét sè vÊn ®Ị chung vỊ tỉ chøc lao động khoa học văn phòng quan 1.1 Khái niƯm, mơc ®Ých, ý nghÜa vỊ tỉ chøc lao ®éng khoa học 1.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Chơng 2: Tình hình tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ môi trờng 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trờng 2.2 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trờng 2.3 Điều kiện lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Chơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Có thể nói, vấn đề đà đợc nhiều giới quan tâm nghiên cứu đề cập tới, song thực tế cha có công trình nghiên cứu cách có hệ thống Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Đây khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp Mặc khác trình thực đề tài, đà gặp số khó khăn cha có thông tin xác văn phòng thời gian nghiên cứu ít, Vì vậy, hy vọng với tập đờng nghiên cứu khoa học cá nhân, khoá luận tốt nghiệp góp phần khiêm tốn vào trình nhận thức công tác quản trị hành văn phòng nói chung tổ chức lao động khoa học văn phòng nói riêng Chúng mong nhận đợc góp ý thầy - cô giáo bạn Để có đợc kết này, xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - ngời đà hớng dẫn cách tận tình trình thực khoá luận tốt nghiệp Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành phải kể đến giúp đỡ nhiệt tình cán công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Qua đây, xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, bạn lớp đà góp ý bổ sung thông tin cho hoàn thành khoá luận tốt nghiệp Hà nội, tháng 6/2000 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Chơng Một số vấn ®Ị chung vỊ tỉ chøc lao ®éng khoa häc văn phòng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ quan hay xí nghiệp cần có phận đợc thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành điều hành tổng hợp phận mặt quan việc giao tiếp đối nội đối ngoại Đó văn phòng hay gọi phòng hành tổng hợp Hay nói cách khác, văn phòng quan có chức tham mu tổ chức công việc cho lÃnh đạo, thay mặt quan giao tiếp chung đảm bảo hậu cần cho quan, công sở Nhìn chung, công tác văn phòng quan thờng bao gồm công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin, giấy tờ hoạt động quan, ®Õn viƯc xư lý th«ng tin phơc vơ cho l·nh đạo Có nhiều định nghĩa khác văn phòng nhng hiểu văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, công ty, xí nghiệp, nơi làm việc công văn giÊy tê [23,102] 1.1.2 Kh¸i niƯm vỊ tỉ chøc lao động khoa học văn phòng Xà hội ngày phát triển đồng thời với đời phát triển nhiều môn khoa học nh tâm lý lao ®éng, sinh lý häc lao ®éng, Víi mơc đích nâng cao suất lao động, tiết kiệm thời gian sức lao động, ngời đà ứng dụng nhiều thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động Nếu nh tổ chức lao động đơn thuần, mà không tính đến việc phải tổ chức lao động cho Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp khoa học nhằm đem lại suất tạo điều kiện thuận lợi cho ngời lao động Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, ngời đà áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học quan, xí nghiệp văn phòng Từ xuất khái niệm tổ chức lao động khoa học văn phòng Đó tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa thành tựu khoa học kinh nghiệm tiên tiến đợc áp dụng có hệ thống công tác Hay nói cách khác, kết hợp cách tốt kỹ thuật ngời trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu tiềm lực vật chất lao động, nâng cao không ngừng suất hiệu lao động, bảo đảm sức khoẻ ngời [17,290] Chính phù hợp biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến hoàn cảnh khách quan ®Ĩ thĨ hiƯn tÝnh chÊt khoa häc cđa viƯc tỉ chức lao động, chúng phù hợp dẫn đến phơng pháp lÃnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học Trong trình hoạt động công tác văn phòng, việc tổ chức lao động khoa học văn phòng công việc thiết thực Bởi vì, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan tham mu cho cấp lÃnh đạo, để tổ chức quản lý đợc tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải nghiên cứu phải có chuyên môn để tổ chức xếp công việc cách khoa học Tổ chức lao động khoa học văn phòng đợc hiểu phơng pháp kỹ thuật thực trình quản trị nhằm đa máy hoạt động văn phòng vào nề nếp, tiết kiệm đem lại hiệu cao 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng Trong trình hoạt động để thực chức năng, nhiệm vụ quan giao phó, văn phòng phải tìm phơng thức tổ chức lao động cách khoa học nhất, nhằm hớng tới mục đích chung nâng cao chất lợng hiệu hoạt động tốt Để làm đợc điều lÃnh đạo văn phòng cần phải tổ chức máy văn phòng đợc hợp lý, nghĩa biết cách xếp tổ chức ngời, việc theo Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp khả chuyên môn họ Bên cạnh đó, phải tổ chức phận văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ đợc giao Nếu nh phận văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, lý để lÃnh đạo nên xem xét xem đà tổ chức hợp lý cha có nên giảm biên chế phận không Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu công việc ngày nâng cao, công tác văn phòng việc trang bị thiết bị, phơng tiện thích hợp cho loại công việc việc thiếu Vì giúp cho cán làm việc đợc thuận lợi, tiết kiệm đợc thời gian công sức Chính nhờ có trang thiết bị đại làm giảm tính thủ công, chậm chạp công việc Trớc đây, cán cần soạn thảo văn phải rÊt nhiỊu thêi gian, nhng ngµy nhê cã nỊn khoa học kỹ thuật phát triển đà phát minh máy vi tính, Vì vậy, việc soạn thảo văn đợc nhanh chóng, dễ dàng Cho nên, hầu nh văn phòng quan đợc trang bị thiết bị phục vụ cho công việc Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động cách khoa học văn phòng nhằm tạo suất trình làm việc, đòi hỏi lÃnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo môi trờng lao động tốt nhất, giúp cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Môi trờng lao động bố trí xếp nơi làm việc hợp lý, việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi trang bị thiết bị đại Điều giúp cho cán bộ, nhân viên có đợc tâm lý làm việc thoải mái có tinh thần trách nhiệm với công việc đợc giao Việc gắn liền với mục tiêu hoạt động quan nói chung điều kiện cụ thể nói riêng Chính vậy, để tạo hiệu làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi nhà lÃnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn ®Ị tỉ chøc lao ®éng khoa häc ®Ĩ vËn dơng vào việc quản lý điều hành cách tối u Ngày khoa học quản lý ngày phát triển, hình thức biện pháp quản lý xuất nhằm góp phần tăng suất lao động Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày đợc vận dụng rộng rÃi Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp quan nói chung, văn phòng quan nói riêng đà khẳng định đợc vị trí Việc đa công tác tổ chức lao động khoa học vào văn phòng ngày có hiệu quả, giúp cho quan hệ cán ngày tốt đẹp, giúp cán có tâm lý thoải mái làm việc tiết kiệm đợc chi phí Bên cạnh đó, vận dụng công tác vào văn phòng giúp cho việc quản lý thông tin đảm bảo hoạt động thông tin quan đợc nhanh chóng, kịp thời Nếu nh trớc cán quan cần tìm tài liệu lu trữ ®ã, nhng tµi liƯu ®ã cã thĨ cha chØnh lý tình trạng bó gói, lộn xộn, ngày nhiều văn phòng đà áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ máy vi tính, giúp cho việc tra tìm đợc nhanh chóng thuận lợi Việc tổ chức lao động khoa học văn phòng có ý nghĩa thiết thực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lợng công việc cán bộ, nhân viên Trong văn phòng tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản lý cách khoa học, điều dẫn đến không phát huy đợc khả trình độ chuyên môn cán Đồng thời, làm cho mối quan hệ cán bộ, nhân viên lÃnh đạo ngày căng thẳng dẫn đến chất lợng công tác giảm ®i V× vËy, tỉ chøc lao ®éng khoa häc văn phòng giúp lÃnh đạo nắm đợc chặt chẽ hoạt động, nh công việc thờng ngày cán bộ, nhân viên, từ khắc phục hạn chế hoàn thiện máy quản lý Ngoài ra, nghiên cứu môi trờng lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng văn phòng Môi trờng lao động mối quan hệ cán bộ, nhân viên, cán với lÃnh đạo điều kiện lao động thuận lợi, Trong môi trờng lao động tốt tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lợng cao tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy khả sẵn có tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vai trò tổ chức máy văn phòng nói riêng quan nói chung Vì lẽ đó, tổ chức lao động cách khoa học văn phòng có ý nghĩa quan trọng, giúp cho văn phòng quan nâng cao hiệu công tác, tổ chức phân công lao động hợp lý tạo môi trờng lao động thuận lợi, qua Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp giúp cho hoàn thiện không ngừng hoạt động tổ chức quản lý văn phòng, quan nói riêng xà hội nói chung 1.2 Những sở khoa häc cđa viƯc tỉ chøc lao ®éng khoa häc văn phòng quan 1.2.1 Đặc điểm lao động công chức hành văn phòng Khác với lao động công nhân lĩnh vực sản xuất, công tác tổ chức lao động khoa học cán bộ, nhân viên văn phòng có đặc điểm riêng biệt Trong trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp loại lao động trí óc Nó không trực tiÕp s¶n xt cđa c¶i vËt chÊt, nhng nã tạo tiền đề cần thiết để phát triển quan xà hội Theo C.Mác đà chia lao động trí óc làm ba loại: Loại thứ có sản phẩm lao động gắn liền với thân ngời lao động trí óc Đó sách báo, tranh ảnh, nhạc, sách, Loại thứ hai hoạt động lao động không tách rời thân ngời lao động Đó lao động nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài, Loại thứ ba lao động tạo sản phẩm có giá trị chung xà hội Kết lao động đợc sử dụng để phát triển loài ngời Đó phát minh sáng kiến nhà bác học, kü s, qu¶n lý, [23,189] Cã thĨ nãi r»ng, lao động cán bộ, nhân viên văn phòng có đầy đủ đặc điểm ba loại trí óc nói biểu dới nhiều công viƯc thĨ kh¸c VÝ dơ nh c¸n bé, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ Hoặc cần họp bàn công việc đó, cán bộ, nhân viên văn phòng đa ý kiến phải bảo vệ, giải thích ý kiến cho ngời hiểu Trong trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thờng xuyên làm việc với nhiều công văn giấy tờ, chiếm phần thời gian lao động lớn, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lÃnh đạo quan Vì vậy, đòi Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp hỏi cán bộ, nhân viên văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn, có t cách đạo đức tốt kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt giải công việc cách có hiệu 1.2.2 Những sở khoa học việc tổ chức lao động khoa học Trong trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có nhiều môn khoa học kiến thức, kinh nghiệm xà hội liên quan đến tổ chức lao động khoa học nh: tâm lý học, xà hội học, kinh tế học, sinh lý học, công thái học, Tất môn khoa học quan tâm nghiên cứu vấn đề quan trọng quy luật điều kiện hoạt động ngời lao động Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động Khoa học lao động ngành khoa học nghiên cứu vấn đề trình lao động Trong tổ chức lao động đợc đánh giá vấn đề quan trọng Bởi vì, trình lao động, tổ chức công việc hợp lý đem lại hiệu rõ rệt ngợc lại tổ chức không tốt mang lại hiệu thấp Thậm chí gây nên hậu lờng trớc Khoa học lao động đề cập đến vị trí chức ngời lao động đến quan hệ ngời lao động yếu tố vật chất trình lao động Bên cạnh đó, nghiên cứu vấn đề thuộc tâm lý ngời lao động nh phản ứng, động cơ, ý thích, mong muốn, Không vậy, khoa học lao động nghiên cứu hình thức, mức độ lao động tác động đến nhu cầu ngời lao động xuất trình lao động Nó quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến thay đổi phơng pháp làm việc ngời lao động Trong trình đó, ngành khoa học nghiên cứu phát triển mối quan hệ cán bộ, nhân viên với cán với lÃnh đạo Bên cạnh đó, khoa học lao động nghiên cứu việc tái sản xuất sức lao ®éng cđa ngêi lao ®éng nh ®iỊu kiƯn lµm viƯc, nghỉ ngơi, chế độ đÃi ngộ, cho khoa học hợp lý Khoa học nghiên cứu tác động yếu tố xà hội ngời lao động Chính điều tác động đến khả nhân cách ngời lao động Qua phát huy phẩm chất tốt ngời lao động môi trờng lao động tốt 10 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp đóng cửa không bị kêu, dùng điện thoại có đèn báo hiệu gần nơi làm việc cán bộ, nhân viên, lót cao su dới chân ghế để tránh tiếng ồn, xếp nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần tránh lại nhiều Bên cạnh đó, trụ sở Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng gần trục đờng giao thông có mật độ xe cộ đông có nhiều tiếng động gây tác động đến trình làm việc Để tránh tác động Văn phòng Bộ đà nghiên cứu lắp đặt hệ thống cửa vào cửa sổ khép kín không để âm bên lọt vào 2.3.1.4 Màu sắc Cách bố trí màu sắc thích hợp phòng làm việc cải thiện nâng cao, nâng cao vẻ bề văn phòng quan mà nâng cao suất lao động, giảm bớt mệt mỏi nâng cao tinh thần cán bộ, nhân viên Màu sắc có ảnh hởng lớn đến tâm lý cán bộ, nhân viên Màu sắc khác gây cảm giác khác cho ngời lao động Nếu nh văn phòng có màu sắc ảm đạm, u tối không hấp dẫn gây cảm giác buồn tẻ cho cán Một văn phòng có màu tối làm cho tinh thần nhân viên chán nả, phòng làm việc có màu sắc sáng tác động lên cảm xúc ngời, nhng tác động theo cách khác nhau, làm cho họ tạo ấn tợng hài lòng hay khó chịu Ví dụ nh tổ chức phòng họp, nhân viên phục vụ trang trí lọ hoa to toàn màu sặc sỡ, điều làm cho số cán phòng họp tập trung để ý đến lọ hoa Vì vậy, lựa chọn màu sắc trang trí cần phải lu ý vào đặc điểm công việc cảm giác màu sắc cán bộ, nhân viên văn phòng Màu sắc đợc phân làm hai loại: màu ấm màu mát Màu ấm loại màu đỏ, vàng, màu cam Những màu gợi lên ánh nắng mặt trời, ấm áp tơi vui Còn màu mát màu xanh da trời, tím, xanh cây, chúng làm cho phòng mát hơn, phản ánh màu nớc hay màu trời trang trí màu sắc văn phòng cần ý đến nguyên tắc sử dụng màu để tạo nên không khí vui tơi, 42 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp làm dịu bớt ánh sáng, để phòng làm việc dài hay ngắn hơn, trần nhà cao hay thấp hơn, Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng nhận thấy đợc vai trò ảnh hởng màu sắc tác động lên tâm sinh lý cán bộ, nhân viên Vì vậy, phòng làm việc đợc trang trí màu sắc nhà nhặn, tạo cảm giác mát mẻ điều kiện làm việc đợc quét sơn màu kem, trần nhà đợc quét màu trắng để làm cho trần nhà cao lên Hoặc tranh phong cảnh trang trí phòng làm việc tạo tâm lý làm việc cán đợc dễ chịu Tóm lại, việc cải thiện điều kiện lao động cán bộ, nhân viên văn phòng công việc không lớn, thực dễ dàng nhng lại có ảnh hởng đáng kể đến tình trạng tâm sinh lý cán Vì vậy, để góp phần nâng cao hiệu công việc cán bộ, nhân viên cần phải tiến hành cải thiện khung cảnh tạo hứng thú cho cán bộ, nhân viên làm việc 2.3.2 Khung cảnh tâm lý văn phòng Khung cảnh tâm lý đặc điểm cán bộ, nhân viên văn phòng có ảnh hởng đến hiệu suất lao động, thái độ lao động tâm trạng cán văn phòng, tới việc tuyển lựa xếp nơi làm việc, Chính vậy, việc tạo khung cảnh tâm lý dễ chịu cho cán nhiệm vụ tổ chức lao động theo khoa học Để tạo khung cảnh tâm lý có nhiều nguyên nhân, nh nguyên nhân bố trí nơi làm việc hợp lý, phân công công tác, nguyên nhân quan trọng đức tính cán văn phòng trình độ giáo dục họ Trình độ giáo dục có nghĩa cách ứng xử biểu trình làm việc đời sống xà hội Những ngời lÃnh đạo văn phòng lÃnh đạo quan đóng vai trò định việc tạo nên khung cảnh tâm lý văn phòng Cho nên, ngời làm công tác văn phòng thờng có mối quan hệ giao tiếp rộng, cần phải bồi dỡng cho ngêi nghƯ tht giao tiÕp víi mäi ngêi, tríc tiªn cho ngời lÃnh đạo 43 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Trong trình trởng thành, cán chịu giáo dục gia đình, nhà trờng ngời xung quanh Nhng công tác giáo dục trờng học phần lớn tách rời điều kiện thực tế sống Vì không vũ trang cho cán bộ, nhân viên nguyên tắc cách ứng xử sống hàng ngày Vì vậy, việc bồi dỡng cách ứng xử thiếu hệ thống, việc đào tạo nghiệp vụ cán với trình độ giáo dục họ hầu nh phù hợp Nếu giáo dục cần thiết, cán thờng tập trung t tởng làm việc Đồng thời gây khó khăn việc giao tiếp cán với nhau, chí làm lòng nhau, thiện ý với gây xung đột, Trong trình làm việc, cán lÃnh đạo không ý đến vấn đề tránh khỏi mối quan hệ không tạo nên khung cảnh bất lợi cho công tác Chính vậy, để hiểu đợc điều này, cán bộ, lÃnh đạo văn phòng đà thờng xuyên giáo dục phẩm chất cho dựa vào hiểu biết quy luật khách quan tâm lý học để tự hoàn thiện phong cách trình công tác Để tránh hiểu lầm, hay cán làm việc phận không hợp tính LÃnh đạo Văn phòng Bộ quan tâm ý phân công công việc cho cán hợp lý, không bố trí hai cán nóng tính làm việc Đồng thời, qua họp, lÃnh đạo văn phòng thờng xuyên nhắc nhở, khéo léo, tế nhị, chí đa kiểm điểm cán có hành vi sai trái Qua cán nhận thức vấn đề sửa chữa khuyết điểm Bên cạnh đó, để cải thiện khung cảnh tâm lý tổ chức lao động, lÃnh đạo văn phòng áp dụng biện pháp nh tuyên dơng, khen thởng cán bộ, nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt tinh thần làm việc cao Qua thúc đẩy tâm lý cán bộ, tạo suất làm việc có hiệu 2.3.3 Tình hình trang thiết bị văn phòng Bên cạnh việc bố trí phòng làm việc hợp lý, tạo khung cảnh văn phòng khung cảnh tâm lý phù hợp việc quan tâm đến phơng tiện làm việc 44 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tèt nghiƯp mét u tè quan träng viƯc tỉ chức lao động khoa học Phơng tiện làm việc tốt giúp cho công việc đợc tiến hành thuận lợi mà chúng góp phần giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên chống lại mệt mỏi công việc hàng ngày tạo tâm lý làm việc thoải mái Khoa học kỹ thuật ngày phát triển, với việc cải cách hành Nhà nớc, văn phòng nói riêng Bộ nói chung hầu nh đà trang bị phơng tiện làm việc phù hợp với loại hình công việc, đồng thời tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng Qua khảo sát thực tế, Văn phòng Bộ Công nghiệp trang bị cho phòng làm việc 30 máy vi tính, 17 máy in máy photocopy Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng trang bị 20 máy vi tính, máy photocopy 14 máy in Ngoài ra, phòng làm việc đợc trang bị máy điện thoại tuỳ thuộc vào phòng làm việc đợc trang bị máy Fax Những loại máy có công dụng tính khác nhau, nhng phục vụ cho công việc nhằm đạt hiệu cao Nếu nh trớc văn phòng cha trang bị máy vi tính, mà dùng máy chữ để soạn thảo văn nh lâu nhiều thời gian cán đánh máy Vì ngày văn phòng trang bị máy vi tính cần thiết đại Máy vi tính giúp cán sử dụng vào nhiều công việc khác nh đăng ký văn bản, soạn thảo văn bản, tra tìm tài liệu, Đặc biệt, soạn thảo văn sửa chữa máy máy với số lợng tuỳ ý Ngoài ra, văn sau đợc hình thành đợc lu nhớ máy tính lâu dài, tìm kiếm trở lại xử lý nhanh chóng kịp thời Hiện nay, văn phòng Bộ thờng nối mạng máy vi tính liên Bộ với Vụ chức lÃnh đạo Bộ, nối mạng Internet Vì vậy, việc sử dụng thông tin qua máy tính ngày nhanh chóng, thuận lợi có lợi ích to lớn Tuy nhiên, việc trang bị máy vi tính giá thành cao năm lại có hệ máy vi tính đại xuất Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng sử dụng hệ máy 486, 586 chủ yếu, t- 45 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp ơng lai chắn Văn phòng Bộ trang bị máy tính đại để phù hợp với công việc Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ trang bị máy photocopy để phục vụ cho việc chụp tài liệu quan Bộ Loại máy có tính chụp tài liƯu thêi gian rÊt nhanh, sè b¶n nhiỊu hay tuỳ thuộc vào yêu cầu cán Ngoài máy photocopy có tính chụp tài liệu, Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng trang bị máy photocopy đại, chụp mặt tài liệu mà không cần lật trang, có hình báo hỏng phận, tự đồng chia xếp, ghim thành tập Ngoài ra, Văn phòng Bộ trang bị máy huỷ tài liệu, có tính dùng để huỷ tài liệu không dùng đến có tính chất bảo mật tài liệu không phổ biến Trong trình làm việc điện thoại phơng tiện thông tin nhanh nhất, thuận tiện kinh tế Vì vậy, phòng làm việc văn phòng đợc trang bị máy điện thoại Riêng tránh văn phòng Phó Văn phòng đợc trang bị ngời máy điện thoại di động để tiện cho việc liên lạc đợc nhanh chóng, kịp thời Ngoài việc trang bị máy móc phục vụ cho công tác văn phòng việc trang bị đồ dùng cho văn phòng cần thiết Trong Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đợc trang bị nhiều loại bàn, ghế, tủ khác nhau: nh bàn ghế gỗ, bàn gỗ có dán phoóc mica, ghế ngồi có trụ xoay, tủ gỗ đựng hồ sơ, tủ nhập ngoại, Qua khảo sát thực tế Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng hầu nh vấn sử dụng bàn ghế tủ đựng hồ sơ tài liệu gỗ từ thời bao cấp Chỉ riêng phòng Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phận làm công tác văn th trang bị ghế đệm có trục xoay, tủ kính đựng hồ sơ trông đại có tính thẩm mỹ cao Còn Văn phòng Bộ Công nghiệp nhìn chung phòng làm việc đợc trang bị bàn, ghế tủ mới, mang tính thẩm mỹ cao phù hợp công việc cán bộ, nhân viên Việc trang bị bàn, ghế để phù hợp với công việc cán bộ, nhân viên văn phòng quan trọng Chiều cao bàn phải đảm bảo cho cẳng tay cử động 46 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp phía trớc song song với mặt bàn đợc thoải mái Độ cao bàn không vợt 80 cm, thực tế cho thấy nhiều loại bàn gỗ kiểu cũ có ngăn kéo thờng cao Làm việc bàn cao làm cho vai, lng bị căng thẳng, làm cho cán làm việc hay bị mỏi mệt loại bàn có ngăn kéo làm cho cán lấy đồ dùng ngăn bàn khó khăn loại bàn có ngăn kéo bên cạnh Và việc trang bị ghế ngồi phải tơng quan với bàn làm việc, có nghĩa chiều cao ghế khoảng 40cm-50cm Nếu ghế cao thấp làm cho cán bộ, nhân viên bị mỏi lng Bên cạnh đó, chiều cao ghế phải phù hợp với hciều cao ngời ngồi Vì vậy, ngày văn phòng thờng trang bị loại ghế có trụ xoay, điều chỉnh đợc chiều cao mặt ghế, điều chỉnh chiều cao độ nghiên dựa lng di chuyển mà ngời ngồi không cần đứng lên, Loại ghế vừa có tác dụng giúp cán bộ, nhân viên làm việc đỡ mệt mỏi, vừa tạo tâm lý làm việc đợc thoải mái, dễ chịu Đồng thời, với việc trang bị bàn, ghế, tủ văn phòng Bộ trang bị dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết nh: cặp ba giấy, loại sổ sách, giÊy, bót, mùc, tÈy, thíc kỴ, dao, kÐo, kĐp giÊy, hồ dán, dụng cụ dập ghim, loại phong bì khác nhau, Nó phơng tiện làm việc thờng xuyên cán bộ, nhân viên Vì vậy, Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng hàng tháng cung cấp dụng cụ văn phòng phẩm cho phòng làm việc đầy đủ, đáp ứng nhu cầu làm việc đợc nhanh chóng kịp thời, không gây gián đoạn công việc Ngoài ra, để tạo điều kiện làm việc đợc thuận lợi mang lại tâm lý cao cho cán bộ, nhân viên văn phòng Bộ trang bị phòng làm việc máy điều hoà nhiệt độ, quạt điện, quạt thông gió Riêng phòng lu trữ Văn phòng Bộ Công nghiệp đợc trang bị máy hút bụi, để đảm bảo sức khoẻ cho cán chỉnh lý tµi liƯu vµ kÐo dµi ti thä cđa tµi liƯu Nhìn chung, tình hình trang thiết bị Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đợc cung cấp đầy đủ tơng đối đại, đảm bảo nâng cao suất lao động tạo điều kiện làm việc đợc thuận 47 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp lợi, tiết kiệm thời gian mang lại cho cán bộ, nhân viên tâm lý làm việc đợc thoải mái Vì vậy, trang bị phơng tiện làm việc phù hợp nhằm nâng cao chất lợng công việc việc làm cần thiết văn phòng Nếu thiết bị cũ làm tốn công sức ngời sử dụng làm thời gian tốt hết trang bị cho họ thiết bị Tuy nhiên, việc sử dụng trang thiết bị máy móc cần thờng xuyên đổi hoàn thiện trang thiết bị Vì loại máy móc thiết bị văn phòng trình sử dụng thờng dễ bị hỏng hóc, làm cho suất lao động bị hạn chế đáng kể Ví dụ nh văn phòng chuẩn bị họp, máy photocopy không in kịp tài liệu, họp không mang lại kết mong muốn Chính vậy, Văn phòng Bộ đà cử cán phụ trách bảo trì thiết bị, họ thờng xuyên kiểm tra bảo dỡng thiết bị làm việc Ngoài ra, thiết bị văn phòng đà cũ, cán đề nghị với lÃnh đạo văn phòng trang bị thay thiết bị để đảm bảo cho thiết bị có chất lợng ổn định nhằm nâng cao suất lao động Nh vậy, qua khảo sát thực tế tình hình tổ chức lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng nhìn chung tơng đối hợp lý Việc phân công công tác phù hợp với trình độ chuyên môn cán bộ, đồng thời lÃnh đạo văn phòng bố trí phòng làm việc hợp lý trang bị thiết bị phù hợp với công tác văn phòng, đảm bảo cho chất lợng công tác ngày nâng cao hiệu Tuy nhiên trình tổ chức lao động số hạn chế định, đòi hỏi cần phải tiếp tục nghiên cứu đa giải pháp tối u để công tác tổ chức lao động Văn phòng Bộ đợc khoa học 48 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Chơng Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng Qua nghiên cứu lý luận công tác tổ chức lao động khoa học, đồng thời qua khảo sát thực tế công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đà rút đợc nhiều điểm khác biệt, u điểm nhợc điểm tồn nh sau: 3.1.1 Sự khác biệt công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Qua khảo sát thực tế công tác tổ chức lao động khoa häc cđa hai Bé, chóng t«i thÊy cã mét sè điểm khác biệt nh sau: cấu tổ chức, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cha có phòng thi đua khen thởng, mà có tổ thi đua khen thởng, cán làm việc tổ cán kiêm nhiệm văn phòng Mặt khác Văn phòng Bộ Công nghiệp tách phòng quản trị phòng y tế làm hai phòng riêng biệt Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng tổ chức hai phận thành phòng quản trị - y tế Trởng phòng phụ trách chung Bên cạnh đó, phân công nhiệm vụ Phó Văn phòng có khác Văn phòng Bộ Công nghiệp phân công Phó Văn phòng phụ trách mảng công việc nh: hành chính, t liệu, lu trữ, Nhng Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng mảng công việc nh hành chính, lu trữ lại tách cho hai Phó Văn phòng phụ trách Về bố trí phòng làm việc, Văn phòng Bộ Công nghiệp bố trí phòng hợp lý Và điều kiện làm việc đợng rộng 49 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp rÃi, thoáng mát Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Vì đặc điểm trớc trụ sở Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng công ty xăng dầu Pháp, diện tích phòng làm việc tơng đối hẹp 3.1.2 Ưu điểm Nhìn chung, cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đà tơng đối ổn định, hoạt động ngày có hiệu Cụ thể có Chánh Văn phòng, ba Phó Văn phòng phòng ban phụ trách công tác nh: quản trị, hành chính, tổng hợp, đà đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ quan Bộ Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng đà đề bạt cán lÃnh đạo văn phòng có đủ tiêu chuẩn trình độ, nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức tốt, qua đà phát huy đợc vai trò quản lý công tác văn phòng Về đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ, hầu nh đà có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp trở lên, có số ngời học lớp bồi dỡng ngắn hạn Hàng năm lÃnh đạo văn phòng hai Bộ thờng xuyên quan tâm cử cán học lớp bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ Có thể nói rằng, Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có đội ngũ cán hùng mạnh có t cách đạo đức tốt - nhân tố phục vụ đắc lực cho thành công công tác văn phòng Về phân công lao động cho cán bộ, nhân viên văn phòng hai Bộ nhìn chung tơng đối hợp lý Các cán bộ, nhân viên hầu nh đợc phân công ngời, việc, trình độ chuyên môn Qua đó, thúc đẩy tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng ngày nâng cao Trong số phòng cán việc thực công việc đợc giao, đồng thời có họ giúp đỡ hoàn thành công việc Cụ thể nh phòng hành Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng bố trí hai nhân viên trực tổng đài, nhân viên lễ tân nghỉ, nhân viên trực tổng đài giúp đảm nhận công việc Nh vậy, phân công bố trí cán bộ, Văn phòng Bộ đà tính đến việc bổ sung giúp đỡ công việc, giúp cho công việc không 50 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp bị gián đoạn, không bị giảm hiệu công việc Bên cạnh đó, cách bố trí phòng làm việc tơng đối hợp lý, phòng có liên quan với đợc bố trí gần để tiện cho việc lại trao đổi công việc Nh phòng Chánh Văn phòng phòng phó Văn phòng Bộ Công nghiệp đợc bố trí gần phòng lÃnh đạo Bộ, giúp giải công việc đợc nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên, việc bố trí phòng làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng nhiều hạn chế, song nhìn chung đà giúp cho cán di chuyển đến phận đợc thuận lợi theo luồng công việc Đặc biệt, văn phòng hai Bộ đà trang bị thiết bị đại nh: máy tính, máy fax, máy photocopy, điều hoạt nhiệt độ, đà đáp ứng yêu cầu công việc, đảm bảo cho cán bộ, nhân viên làm việc đợc thuận lợi Đồng thời, tạo cho cán có tâm lí thoải mái làm việc, động thúc đẩy cán làm việc văn phòng có hiệu Điều kiện làm việc Văn phòng Bộ Công nghiệp nhìn chung bảo đảm tính khoa học Môi trờng làm việc sẽ, đảm bảo ánh sáng, nên đà tạo điều kiện tốt cho cán làm việc Điều làm giảm bớt mệt mỏi, căng thẳng cán công việc hàng ngày Bên cạnh đó, nhờ có quan tâm lÃnh đạo hai Bộ tới hoạt động Văn phòng Bộ, cụ thể khen thởng nhiều hình thức nh vật chất tinh thần, đà giúp cho cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm nâng cao suất lao động Qua khảo sát thực tế 100% chánh - Phó Văn phòng hai Bộ cho quan tâm lÃnh đạo Bộ giúp cho công tác văn phòng hoạt động có hiệu hơn, tạo tâm lý làm việc thoải mái cho cán nhân viên văn phòng 3.1.3 Hạn chế Bên cạnh u điểm trên, trình tổ chức lao động Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng số hạn chế 51 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có nhiệm vụ quản lý công tác thi đua khen thởng, cán làm việc phận cán kiêm nhiệm văn phòng Cho nên, cán phải phụ trách nhiều công việc, công tác thi đua khen thởng cha mang lại hiệu cao Việc phân công lao động văn phòng hai Bộ có nhiều u điểm, nhiên tồn định Một là, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng phân công mảng công việc hành lu trữ cho hai Phó Văn phòng phụ trách, theo cha hợp lý Hai phòng hành Văn phòng Bộ bố trí hai cán làm công tác văn th Một cán chuyên tiếp nhận công văn đến đảm nhiệm công tác liên lạc, chuyển giao văn cho đơn vị, văn mật gửi cho Chính phủ phải trực tiếp mang đến; cán trực tiếp quản lý dấu quan tổ chức giải công văn Nh vậy, phận có hai cán mà phải làm nhiều công việc, việc phục vụ thông tin cho hoạt động quan Bộ chắn không đợc nhanh chóng kịp thời Mặt khác phòng quản trị thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp phân công ba cán làm việc tổ quản lý nhà, nh thừa cán Vì khu nhà tập thể quan đà chuyển sang Sở nhà đất quản lý, để phụ trách công việc không thiết phải bố trí ba cán Việc bố trí phòng làm việc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng có chỗ cha hợp lý nh: phòng Chánh Văn phòng bố trí cách xa phòng lÃnh đạo Bộ phòng văn phòng Vì vậy, làm cho việc trao đổi công việc không đợc nhanh chóng thuận tiện Bên cạnh đó, trụ sở quan đợc xây dựng từ thời Pháp, trớc công ty xăng dầu Pháp, diện tích phòng chật, không gian nhỏ, phơng tiện lại chỗ để, hệ thống phòng cháy chữa cháy không có, chí sử dụng tầng cách nhiệt để làm phòng làm việc Cho nên điều kiện làm việc nh đà ảnh hởng không tốt tới hiệu công việc phòng ban toàn quan Bộ Ngoài ra, tình trạng thiết bị Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 52 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp phòng làm việc sử dụng bàn, ghế gỗ cũ trớc đây, không tạo cảm giác thoải mái cho cán làm việc 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng Từ nhận xét trên, mạnh dạn đa số phơng hớng nhằm góp phần cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng để tạo điều kiện nâng cao hiệu cho công tác văn phòng Trớc tiên, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần thành lập phòng thi đua khen thởng tuyển thêm cán làm việc phận này, tránh tình trạng cán phải kiêm nhiệm nhiều công việc Nh vậy, giúp cho công việc đạt hiệu cao Hai là, tiến hành phân công phụ trách công việc lÃnh đạo văn phòng cần phân công hai mảng công việc hành lu trữ cho Phó Văn phòng phụ trách quản lý Nếu đợc nh vậy, giúp cho Phó Văn phòng quản lý đợc thuận lợi có hiệu Bởi làm tốt công tác văn th tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lu trữ Cho nên, phân công hai Phó Văn phòng phụ trách quản lý thống hai mảng công việc Bên cạnh đó, lÃnh đạo văn phòng cần xem xét lại để hợp lý hoá việc phân công lao động cho cán bộ, nhân viên Cụ thể nh tổ th cần phải bố trí thêm cán làm công tác thông tin liên lạc, chuyển giao văn bản, để đỡ phần công việc cho hai cán văn th Nh vậy, đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời cho cán quan Và tổ quản lý nhà thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp nên xem xét lại, không nên để nhiều cán làm việc phận này, để tránh tợng việc làm Hiện nay, Văn phòng hai Bộ số cán bộ, nhân viên cha đợc đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn Vì vậy, lÃnh đạo Văn phòng Bộ cần quan tâm việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán mình, nhằm đáp ứng đợc đòi hỏi ngày cao công việc 53 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Trong trình tổ chức lao động, cán lÃnh đạo văn phòng nên nghiên cứu, vận dụng môn Công thái học vào công tác văn phòng, để giúp cho cán bộ, nhân viên có điều kiện làm việc thuân lợi, tạo tâm lý làm việc đợc thoải mái nâng cao hiệu làm việc Bên cạnh đó, văn phòng hai Bộ cần phải trang bị thêm thiết bị đại với nhiều tính khác để phục vụ cho hiệu công tác văn phòng Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần đề nghị lÃnh đạo Bộ cấp kinh phí để trang bị bàn, ghế có trụ xoay lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn sức khoẻ cho cán Ngoài ra, để tổ chức lao động cách khoa học, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng cần bố trí phòng làm việc hợp lý Nh phòng Chánh Văn phòng cần đợc bố trí gần phòng lÃnh đạo Bộ phòng Phó Văn phòng để tiện cho việc lại trao đổi công việc, Phòng hành cần bố trí tổ đánh máy chụp cách xa phòng làm việc bố trí phòng kín có cách âm để tránh tiếng ồn, ảnh hởng đến hiệu làm việc cán xung quanh Qua khảo sát thực tế, phòng làm việc quan Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng hẹp, không đảm bảo điều kiện làm việc quan quản lý lớn Hiện nay, quan Bộ lập dự án xây dựng trụ sở làm việc đờng Trần Duy Hng Vì vậy, trớc mắt Văn phòng Bộ cần bố trí phòng làm việc hợp lý hơn, xây dựng cần phải đảm bảo chiều cao phòng từ 3,23,5m phải tính đến hớng xây dựng Trụ sở, để có không khí ánh sáng tự nhiên tạo cho khung cảnh văn phòng thêm mát mẻ Và quan Bộ cần phải trồng thêm nhiều cảnh nhằm tạo cảm giác làm việc cho cán bộ, nhân viên đợc thoải mái Tóm lại, để tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng phải làm chức năng, nhiệm vụ mình, đội ngũ cán văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức công việc phải có phẩm chất tốt Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phải đổi phơng thức quản lý nh trang thiết bị đầy 54 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp đủ phơng tiện đại đáp ứng đợc với công công nghiệp hoá - đại hoá đất nớc Trên số ý kiến biện pháp cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Có thể ý kiến chủ quan, song thiết nghĩ giúp cho Văn phòng Bộ nên xem xét lại thực thi giúp cho công tác văn phòng đợc làm tốt 55 Nguyễn Thị Phong Lan Khoá luận tốt nghiệp Kết luận Qua kết nghiên cứu, đề tài với nội dung Tìm hiểu tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ đà hoàn thành đạt đợc mục tiêu đề mặt cụ thể nh sau: Trớc hết, qua nghiên cứu lý luận công tác tổ chức lao động khoa học, đà trực tiếp đối chiếu với thực tế công tác Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Từ khái quát đợc khác biệt tổ chức lao động hai Văn phòng Bộ Qua đây, đà rút nhận xét u điểm, hạn chế tồn công tác tổ chức lao động khoa học hai Văn phòng Bộ Đồng thời, đa số kiến nghị - giải pháp nhằm khắc phục hạn chế để hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học Nh vậy, việc nghiên cứu áp dụng công tác tổ chức lao ®éng khoa häc cã ý nghÜa v« cïng quan träng: góp phần nâng cao hiệu lao động tạo điều kiện làm việc đợc thuận lợi Văn phòng Bộ nói riêng toàn quan Bộ nói chung Bản thân sinh viên ngành Lu trữ học Quản trị văn phòng, việc tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học có ý nghÜa rÊt to lín Bëi v×, sau trờng, làm việc văn phòng quan, vận dụng kiến thức đà nghiên cứu vào thực tế để hoàn thành tốt công việc đợc giao, cộng đắc lực lÃnh đạo văn phòng Bên cạnh đó, trình công tác có hớng phấn đấu trở thành ngời lÃnh đạo văn phòng, việc nắm vững kiến thức tổ chức lao động khoa học giúp tổ chức lao động văn phòng cách khoa học Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, tìm hiểu công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng Văn phòng hai quan quản lý Nhà nớc có quy mô lớn - khoá 56 ... pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng số quan Bộ 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng Bộ Công nghiệp văn phòng Bộ Khoa học công nghệ môi trờng Qua... tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ Công nghiệp Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trờng 3.1 Nhận xét công tác tổ chức lao động khoa học Văn phòng Bộ 3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ. .. nghiệp Chơng Một số vấn đề chung tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tổ chức lao động khoa học văn phòng quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ quan hay xí