Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ

Đ• từ lâu những hoạt động sản xuất của con người để làm ra sản phẩm không còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất x• hội nhờ sự phân công lao động x• hội. Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt động tập thể, để đạt được hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổ chức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết. Quản lý Nhà nước cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chức lao động trong hoạt động quản lý đ• và đang là mục tiêu quan trọng trong các cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng. Bởi vì, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho l•nh đạo. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn được áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng. Nói cách khác, đó là quá trình kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,... Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng suất và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cơ quan Bộ đ• và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc. Xuất phát từ những ý tưởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đ• chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

lời nói đầu

Đã từ lâu những hoạt động sản xuất của con ngời để làm ra sản phẩmkhông còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ

sự phân công lao động xã hội Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt độngtập thể, để đạt đợc hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổchức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết

Quản lý Nhà nớc cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chứclao động trong hoạt động quản lý đã và đang là mục tiêu quan trọng trong cáccơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng Bởi vì,văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử

lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mu phục vụ cho lãnh đạo

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phơngpháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đợc

áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng Nói cách khác, đó là quá trình kếthợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con ngời trong mọi hoạt động nhằm nâng caonăng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động,

Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vựcquản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nàocũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này Ngaycả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà n ớc có quymô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiệnlàm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ cha hợp lý, cha tạo đợc năng suất

và hiệu quả lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các vănphòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc

Xuất phát từ những ý tởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổchức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổchức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quảlao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đã chọn đề tài:

“Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một

số cơ quan Bộ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình

Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một

số cơ quan Bộ (cụ thể ở Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoahọc, Công nghệ và Môi trờng) sẽ bổ sung thêm cho chúng tôi kiến thức về văn

phòng và về quản trị hành chính văn phòng Đồng thời qua đó tìm ra những u

điểm - nhợc điểm của công tác này để có thể rút ra những phơng hớng khắcphục hạn chế không chỉ ở văn phòng hai Bộ này mà còn là vấn đề đang tồn tại ởnhiều văn phòng cơ quan Bộ khác Từ đây mở ra cho chúng tôi những kiến thứckhoa học, những thực tiễn trong quá trình hoạt động của công chức Nhà nớc vànhững kinh nghiệm bổ ích cho quá trình công tác của cá nhân sau này

Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã đợc rất nhiều giớitrong và ngoài nớc quan tâm nghiên cứu Điều này không chỉ thể hiện trongcác giáo trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng,

mà còn là vấn đề quan tâm của rất nhiều tác giả trong các khoá luận tốtnghiệp, các luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ, Song trên thực tế cha có một tiếng nóichung có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơquan, đặc biệt là ở các văn phòng cơ quan Bộ

Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi không thể đi sâunghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơ quan

Bộ, mà chỉ tập trung tìm hiểu công tác này tại Văn phòng Bộ Công nghiệp vàVăn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng - văn phòng cơ quan quản

lý Nhà nớc Trong đó, Bộ Công nghiệp là cơ quan quản lý Nhà nớc về kinh tếngành công nghiệp, còn Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là cơ quanquản lý Nhà nớc tổng hợp về khoa học, công nghệ và môi trờng

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chủyếu nh sau: trớc hết, phải kể đến một khối lợng lớn các sách, báo, tạp chí thamkhảo nh: cuốn “Quản trị hành chính văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân,

“Quản trị hành chính văn phòng” của Mike Havey, “Tổ chức lao động trongcác cơ quan nghiên cứu và thiết kế” của E.I Kixxel; các tạp chí quản lý Nhànớc, tạp chí tổ chức Nhà nớc, Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu cácvăn bản pháp quy của Đảng và Nhà nớc về công tác văn phòng; các văn bảnquy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phòng Bộ Côngnghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng

Khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi, ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung chính đ ợc chia thành các ch ơng, mục sau:

Ch ơng 1 : Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa

học trong văn phòng cơ quan.

1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học 1.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.

Ch ơng 2 : Tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn

phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ và môi trờng.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trờng.

2.2 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trờng.

2.3 Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Ch ơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ

chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

3.1 Nhận xét về công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ.

3.2 Phơng hớng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ.

Có thể nói, vấn đề này cho đến nay đã đợc nhiều giới quan tâm nghiên cứu

đề cập tới, song thực tế cha có công trình nào nghiên cứu một cách có hệ thống

về Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng Đây làmột khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi Mặc kháctrong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp một số khó khăn là cha cónhững thông tin chính xác về văn phòng và do thời gian nghiên cứu quá ít,

Vì vậy, chúng tôi hy vọng rằng với bài tập đầu tiên trên con đờng nghiêncứu khoa học của cá nhân, khoá luận tốt nghiệp sẽ góp phần khiêm tốn vàoquá trình nhận thức về công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung và tổchức lao động khoa học trong văn phòng nói riêng Chúng tôi rất mong nhận

đợc sự góp ý của thầy - cô giáo và các bạn

Để có đợc kết quả này, chúng tôi xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tớiTiến sỹ Đào Xuân Chúc - ngời đã hớng dẫn tôi một cách tận tình trong quátrình thực hiện khoá luận tốt nghiệp Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành cònphải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ đang công tác tại Văn phòng

Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng Qua đây, tôi xinchân thành cảm ơn thầy - cô giáo, các bạn trong lớp đã góp ý bổ sung thôngtin cho tôi hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này

Hà nội, tháng 6/2000

Ch ơng 1

Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học

và đối ngoại Đó là văn phòng hay gọi là phòng hành chính tổng hợp Hay nóicách khác, văn phòng cơ quan có chức năng tham mu tổ chức công việc cholãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho cơquan, công sở

Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan thờng bao gồm nhữngcông việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ tronghoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng nhng tựu trung có thểhiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, công ty, xí nghiệp,

là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102]

1.1.2 Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.

Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển củanhiều môn khoa học mới nh tâm lý lao động, sinh lý học lao động, Với mục

đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động, con

ng-ời đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệm tiên tiếnsau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình Nếu nh chỉ tổchức lao động đơn thuần, mà chúng ta không tính đến việc phải tổ chức lao

động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiện thuận lợi chongời lao động Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con ngời đã áp dụng côngtác tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan, xí nghiệp và trong các vănphòng Từ đó xuất hiện khái niệm tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Đó là tổ chức làm việc theo phơng pháp khoa học dựa trên các thành tựu khoahọc và kinh nghiệm tiên tiến đợc áp dụng có hệ thống trong công tác Hay nóicách khác, đó là kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con ngời trong quá

trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả nhất những tiềm lực vật chất

và lao động, nâng cao không ngừng năng suất và hiệu quả lao động, bảo đảmsức khoẻ con ngời [17,290] Chính sự phù hợp giữa các biện pháp tổ chức vớikinh nghiệm tiên tiến và hoàn cảnh khách quan để thể hiện tính chất khoa họccủa việc tổ chức lao động, nếu giữa chúng không có sự phù hợp sẽ dẫn đếnnhững phơng pháp lãnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học

Trong quá trình hoạt động của công tác văn phòng, việc tổ chức lao độngkhoa học trong văn phòng là công việc rất thiết thực Bởi vì, văn phòng là bộmáy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mu cho cấp lãnh đạo, cho nên

để tổ chức quản lý đợc tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phòng phảicùng nghiên cứu và phải có chuyên môn để tổ chức sắp xếp công việc mộtcách khoa học nhất

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đợc hiểu là những phơngpháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đa bộ máy hoạt độngcủa văn phòng đi vào nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quangiao phó, văn phòng luôn phải tìm ra phơng thức tổ chức lao động một cáchkhoa học nhất, nhằm hớng tới một mục đích chung là nâng cao chất lợng vàhiệu quả hoạt động tốt nhất

Để làm đợc điều này lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức bộ máy vănphòng đợc hợp lý, nghĩa là biết cách sắp xếp tổ chức đúng ngời, đúng việc theokhả năng chuyên môn của họ Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phận trong vănphòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao Nếu nh một bộ phận nào

đó trong văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là lý do để lãnh

đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý cha và có nên giảm biên chế bộ phận đókhông Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng nâng cao, nhất

là đối với công tác văn phòng thì việc trang bị những thiết bị, phơng tiện thíchhợp cho mỗi loại công việc là một việc không thể thiếu Vì nó giúp cho cán bộlàm việc đợc thuận lợi, tiết kiệm đợc thời gian và công sức Chính nhờ có trangthiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp trong công việc Trớc

đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mất rất nhiều thời gian, nhng ngàynay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đã phát minh ra máy vi tính, Vìvậy, việc soạn thảo văn bản đợc nhanh chóng, dễ dàng hơn Cho nên, hầu nh

văn phòng các cơ quan đều đợc trang bị những thiết bị hiện đại để phục vụ chocông việc của mình.

Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòngcòn nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo vănphòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trờng lao động tốt nhất, giúpcán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Môi trờng lao động đó là

sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi

và trang bị những thiết bị hiện đại Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên có

đợc tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việc đợcgiao Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung vàtrong những điều kiện cụ thể nói riêng Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả làmviệc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các nhàlãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vậndụng vào việc quản lý điều hành một cách tối u nhất

Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức vàbiện pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần tăng năng suất lao động.Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng đợc vận dụng rộng rãitrong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đãkhẳng định đợc vị trí của mình Việc đa công tác tổ chức lao động khoa họcvào trong văn phòng ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán

bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc vàtiết kiệm đợc chi phí Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn phònggiúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơ quan đ-

ợc nhanh chóng, kịp thời Nếu nh trớc đây cán bộ trong cơ quan cần tìm tàiliệu lu trữ nào đó, nhng tài liệu đó có thể cha chỉnh lý hoặc còn trong tìnhtrạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn phòng đã áp dụng việc chỉnh lýtài liệu vào làm thẻ trên máy vi tính, giúp cho việc tra tìm đợc nhanh chóngthuận lợi

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất thiếtthực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lợng công việc của cán bộ, nhân viên.Trong văn phòng nếu cứ tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu ápdụng tổ chức quản lý một cách khoa học, điều này dẫn đến không phát huy đ-

ợc khả năng và trình độ chuyên môn của cán bộ Đồng thời, làm cho mối quan

hệ giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngày càng căng thẳng dẫn đến chất lợngcông tác giảm đi Vì vậy, tổ chức lao động khoa học trong văn phòng giúplãnh đạo nắm đợc chặt chẽ các hoạt động, cũng nh các công việc thờng ngày

của cán bộ, nhân viên, từ đó khắc phục những hạn chế và hoàn thiện bộ máyquản lý Ngoài ra, nghiên cứu môi trờng lao động có ý nghĩa đặc biệt quantrọng trong văn phòng Môi trờng lao động ở đây chính là mối quan hệ giữacác cán bộ, nhân viên, giữa các cán bộ với lãnh đạo và điều kiện lao độngthuận lợi, Trong môi trờng lao động tốt sẽ là tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhânviên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lợng cao và tạo tâm lý thoải mái

để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vaitrò của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòng nói riêng và cơ quan nóichung

Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng có ý nghĩarất quan trọng, nó giúp cho văn phòng cơ quan nâng cao hiệu quả trong côngtác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo môi trờng lao động thuận lợi,qua đó giúp cho sự hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lý củavăn phòng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung

1.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan.

1.2.1 Đặc điểm lao động của công chức hành chính văn phòng.

Khác với lao động của công nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổchức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đặc

điểm riêng biệt Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loạilao động trí óc Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhng nó là căn

cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội

Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại:

Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân ngời lao động

trí óc Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,

Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân ngời lao

động Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,

Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội Kết

quả lao động đợc sử dụng để phát triển loài ngời Đó là phát minh sáng kiếncủa nhà bác học, kỹ s, quản lý, [23,189]

Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đầy

đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dới nhiều công việc

cụ thể khác nhau Ví dụ nh cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ

và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ chức năng,

nhiệm vụ của mình Hoặc là khi cần họp bàn một công việc nào đó, cán bộ,nhân viên văn phòng đa ra ý kiến của mình và phải bảo vệ, giải thích ý kiến đócho mọi ngời hiểu

Trong quá trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thờng xuyênlàm việc với rất nhiều công văn giấy tờ, nó chiếm một phần thời gian lao độngkhá lớn, và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan Vì vậy,

đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn,

có t cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt vàgiải quyết công việc một cách có hiệu quả nhất

1.2.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có rấtnhiều môn khoa học và những kiến thức, kinh nghiệm trong xã hội liên quan

đến tổ chức lao động khoa học nh: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh lýhọc, công thái học, Tất cả những môn khoa học này đều quan tâm nghiêncứu vấn đề quan trọng đó là quy luật và điều kiện hoạt động của con ngờitrong lao động Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động Khoa học lao

động là một ngành khoa học nghiên cứu những vấn đề trong quá trình lao

động Trong đó tổ chức lao động đợc đánh giá là vấn đề quan trọng Bởi vì,trong quá trình lao động, nếu tổ chức công việc hợp lý sẽ đem lại hiệu quả rõrệt và ngợc lại nếu tổ chức không tốt sẽ mang lại hiệu quả thấp Thậm chí còngây nên những hậu quả không thể lờng trớc Khoa học lao động còn đề cập

đến vị trí và chức năng của ngời lao động đến quan hệ giữa ngời lao động vàcác yếu tố vật chất trong quá trình lao động Bên cạnh đó, còn nghiên cứu cảnhững vấn đề thuộc tâm lý ngời lao động nh những phản ứng, động cơ, ýthích, mong muốn,

Không những vậy, khoa học lao động còn nghiên cứu hình thức, mức độlao động và tác động đến nhu cầu của ngời lao động xuất hiện trong quá trìnhlao động Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay

đổi phơng pháp làm việc của ngời lao động Trong quá trình đó, ngành khoahọc này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên vớinhau và giữa cán bộ với lãnh đạo Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiêncứu việc tái sản xuất sức lao động của ngời lao động nh điều kiện làm việc, nghỉngơi, chế độ đãi ngộ, sao cho khoa học và hợp lý Khoa học này cũng nghiêncứu những tác động của yếu tố xã hội đối với ngời lao động Chính điều đó tác

động đến khả năng nhân cách của ngời lao động Qua đó phát huy phẩm chấttốt của ngời lao động trong môi trờng lao động tốt

Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiêncứu góp phần vào việc tổ chức lao động đợc hợp lý, đợc khoa học nhằm nângcao năng suất hiệu quả công việc trong quá trình lao động Đặc biệt, trong quátrình lao động ở cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, nó mang tính chấtlao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất Vì vậy, việc tổchức lao động ở đây cần đợc nghiên cứu và vận dụng năng động những phơngthức đặc biệt của loại lao động này Trong văn phòng cơ quan, tất cả mọi hìnhthức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung là hiệu quả của hoạt

động quản lý Vì thế nó khác với lao động khác trong quá trình làm việc Dựatrên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà n -

ớc ngày càng nâng cao, chất lợng hoạt động trong văn phòng và cơ quan cũng

đợc thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8]

Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa họchành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phòng cơ quan hành chính, vàcòn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơquan Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động

sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phòng tốt hơn Ngoài ra,

ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trình hoạt

động quản lý

Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận và khoa học giúp cho tất cả các cơ quannói chung và các văn phòng nói riêng có những phơng pháp tốt nhất và thiếtyếu trong quá trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động của vănphòng, của cơ quan

1.2.3 Nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ phận hoạt

động trong văn phòng, có sự phân công và hợp tác lao động, đồng thời tạo ramôi trờng lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng

Trớc hết, để thực hiện tổ chức lao động khoa học phải có sự phân côngcông tác quản lý trong văn phòng Sự phân công công tác quản lý này phụthuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tổng khối lợng công việc và tính chất của từngcông việc trong văn phòng Bên cạnh đó, việc phân công công tác xuất phát từbiên chế và cơ cấu biên chế của từng văn phòng Vì vậy, việc phân công cụ thểcũng phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm của từng văn phòng

Khi tiến hành phân công công tác trong văn phòng cần phân công theochuyên môn hoá đây là phơng pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào công việc và

có đợc thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao đợc năngsuất lao động Tuy nhiên, việc chuyên môn hoá cán bộ không có nghĩa là cán

bộ không cần hiểu biết rộng, nếu nh vậy thì công việc trở nên tẻ nhạt, đơn

điệu Trái lại, muốn chuyên môn hoá tốt thì phải hiểu biết rộng Quá nhấnmạnh một chiều việc chuyên môn hoá sẽ dẫn tới sự phiến diện Nhng nếu bỏqua chuyên môn mà phân công tuỳ tiện thì công việc sẽ có nhiều khả năngkhông đạt chất lợng Trong phân công công tác cần phải tạo đợc mối liên quancần thiết của công việc Những công việc của cán bộ, nhân viên phụ thuộc vàochức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó Trong văn phòng nói riêng và cơquan nói chung, không thể có một bộ phận nào hoạt động một cách độc lậphoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau xây dựng vàthực hiện thẩm quyền chung của cơ quan Bên cạnh đó, khi lãnh đạo phâncông công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ Bởi vì,nếu phân công mà không tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhân viên thì

đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác Mọi côngviệc đợc giao đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng

và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo Đồng thời, khi cần thiết các cán bộ, nhânviên có thể thay thế đợc công việc của nhau Vì trong quá trình hoạt động cóthể một cán bộ văn th nghỉ, cần phải thay thế ngời khác đảm nhiệm để côngviệc không bị gián đoạn Vì vậy, mỗi ngời trong văn phòng, trong cơ quanphải đợc đào tạo bồi dỡng để ít nhất có thể đảm nhận đợc hai chức trách

Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn

để đánh giá kết quả của quá trình áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng

rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công tác, để từ đó đánh giá mức độhoàn thành công việc của mỗi cán bộ cả về số lợng và chất lợng Cuối cùng,việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình

độ nghiệp vụ của từng ngời Bởi vì khi phân công công việc phức tạp đòi hỏimỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợp vớicông việc

Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bốthời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng Việc phân bố thờigian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng thờigian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát sinhtrong quá trình làm việc Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từng công

việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình lao động có ý nghĩa quan trọng đốivới việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác.

Bên cạnh đó, để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng, thìmột yếu tố quan trọng là việc lập kế hoạch trong quá trình hoạt động Việc lập

kế hoạch để định ra hớng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kế hoạch

đó Nhất là các công việc văn phòng thì không thể không lập kế hoạch Vănphòng là đầu mối thu thập và xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin tronghoạt động quản lý Chính vì vậy, lập kế hoạch công tác để định mức lao động,phân công khối lợng công việc cho từng cán bộ và thời hạn hoàn thành côngviệc là rất cần thiết Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể, trong quá trình hoạt độngphải có sự kiểm tra đánh giá việc triển khai thực hiện kế hoạch Bất kỳ hoạt

động nào cũng cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình hoạt động đó Vì vậy,việc kiểm tra và đánh giá kết quả trong công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh

đạo phát hiện ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quá trình hoạt động

Đồng thời qua việc kiểm tra sẽ thúc đẩy cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt côngviệc mang lại hiệu quả lao động cao nhất

Ngoài những vấn đề trên thì nội dung quan trọng nhất của tổ chức lao

động khoa học là vấn đề con ngời Con ngời là chủ thể của hoạt động, là nhân

tố lớn nhất quyết định đến sự thành bại của công việc Vì vậy, khoa học tổchức lao động đi sâu nghiên cứu tổ chức con ngời trong quá trình lao động.Những hoạt động của văn phòng đều gắn mật thiết với quá trình lao động củacán bộ, nhân viên Vì vậy mỗi cán bộ, nhân viên cần đợc làm việc Trong môitrờng tốt nhất với những trang thiết bị thích hợp phục vụ cho công tác Việcnghiên cứu đến điều kiện làm việc nh sắp xếp chỗ làm việc, ánh sáng, độ ẩm,trang thiết bị, là một trong những vấn đề quan trọng của tổ chức lao độngkhoa học Vấn đề này, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứuviệc tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo điều kiện cho cán bộ của mình làm việc

và qua đó giúp cho họ có đợc tâm lý thoải mái dễ chịu

Tóm lại, những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học lànhững nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lợngcông việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phòng Vìvậy, bất kỳ một văn phòng nào hay một cơ quan thì việc nghiên cứu và thựchiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết

Ch ơng 2

Tình hình tổ chức lao động khoa học trong

văn phòng một số cơ quan Bộ

(Ví dụ ở Bộ Công nghiệp

và Bộ Khoa học, công nghệ và môi trờng)

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn

đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhânlực Đất nớc ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, vìvậy các cơ quan luôn đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào đó

là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng công việc, và qua đó nhằmtạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc đợc thuận lợi, có tâm lý thoảimái

Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoahọc, công nghệ và môi trờng nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiệnchức năng quản lý Nhà nớc ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoahọc phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ đợc các cấp lãnh đạo,cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế

Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi tiến hành tìm hiểutình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và BộKhoa học, Công nghệ và Môi trờng để qua đó nắm đợc tình hình tổ chức lao

ra Bên cạnh đó, Văn phòng còn có chức năng chịu trách nhiệm bảo đảm điềukiện làm việc và góp phần chăm lo, cải thiện đời sống cho cán bộ, nhân viêncác cơ quan chức năng của Bộ

2.1.2 Nhiệm vụ.

Hầu hết, đối với mỗi Văn phòng Bộ đều có những nhiệm vụ chủ yếu, vềcơ bản có điểm giống nhau Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phục vụ cho việcquản lý của mỗi ngành khác nhau.

Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ vàMôi trờng (gọi tắt là Văn phòng Bộ) có những nhiệm vụ chung sau đây:

Tổ chức theo dõi, hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạchcông tác của các đơn vị và tổng hợp kế hoạch các đơn vị thành kế hoạchchung của Bộ trình Bộ trởng xem xét, tổ chức cho các đơn vị trình duyệt kếhoạch trớc lãnh đạo Bộ; tổ chức theo dõi kiểm tra và báo cáo đột xuất, định kỳ

6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ với Bộ trởng, trực tiếp thực hiện kếhoạch công tác của Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ giúp Bộ đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện cácquyết định, chỉ thị của Bộ trởng liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng Bộ.Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tổ chức sắp xếp, theo dõi chơng trình làm việc vàlên lịch công tác của Bộ trởng và của các thủ trởng; và thực hiện th ký công vụcho lãnh đạo Bộ Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phối hợp với các vụ chức năng

về công tác pháp chế, nh xây dựng các dự án luật, pháp lệnh để trình Chínhphủ Nghiên cứu trình Bộ trởng ban hành các quy định nội bộ nhằm xây dựng

nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhất trong quá trình điềuhành các hoạt động của Bộ

Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn th - lu trữ của Bộ, baogồm: hớng dẫn, kiểm tra công tác văn th lu trữ trong toàn ngành theo đúng thểthức của Nhà nớc quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nớc; bí mật cơquan Bộ Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thời cho lãnh đạo Bộ

và các cơ quan chức năng của Bộ

Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất vàphơng tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đờisống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tácsửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ nh sửa chữa điện, nớc, tổ chức và thựchiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ Giúp

bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyên truyền,

tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích

Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nớc và quốc tế, đánh máy, in

ấn, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêu cầu

công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc

Bộ Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bộ

Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại),phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ Đồng thời, Vănphòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phơng tiệnlàm việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế

độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ vàcác đơn vị trực thuộc Bộ không đợc phân cấp quản lý tài chính

Văn phòng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấpquản lý của Bộ trởng Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòng thờngtrực phía Nam đặt tại TP Hồ Chí Minh Ngoài những nhiệm vụ trên, đối với

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là cơ quan quản lý tổng hợp các hoạt

động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và bảo vệ môi trờng trongphạm vi cả nớc Vì vậy Văn phòng Bộ có một số nhiệm vụ riêng Văn phòng

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ hớng dẫn các đơn vị trựcthuộc Bộ xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học, công nghệ cấp Bộ, và cấpcơ sở, đề ra các dự án tăng cờng trang thiết bị của các đơn vị, phối hợp với các

đơn vị chức năng dự kiến phân bổ tài chính cho các dự án, đề tài nghiên cứukhoa học của Bộ để trình lãnh đạo Bộ xem xét phê quyết định Và có nhiệm

vụ tổ chức Hội đồng thẩm định các dự án, các đề tài Văn phòng Bộ giúp Bộtrởng quản lý công tác chuẩn bị đầu t và xây dựng từ khâu chuẩn bị đầu t, thựchiẹn đầu t đến khâu kết thúc xây dựng, đa dự án vào khai thác sử dụng [19],[22]

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Văn phòng Bộ làm việc theo chế độ thủ trởng, đứng đầu văn phòng làChánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là các Phó Văn phòng vàcác phòng ban

Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp

và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng Vì vậy, về cơ cấu tổchức của mỗi văn phòng đợc tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý của cơquan

Văn phòng Bộ Công nghiệp có các phòng ban sau đây:

- Phòng Hành chính

- Phòng Tổng hợp

- Văn phòng thờng trực phía Nam.

Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có các phòng ban sau:

- Văn phòng thờng trực phía Nam

Ngoài ra, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng còn có các

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mô hình Văn phòng Bộ Công nghiệp vàVăn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng đợc bố trí theo kiểu vănphòng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phòng Do chức năng và nhiệm vụquản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phòng làm việc

đợc tách riêng Không giống nh các văn phòng nớc ngoài, họ thờng bố trí theokiểu văn phòng mở (nghĩa là văn phòng hiện đại có vách ngăn di động) Việc

bố trí văn phòng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi nh có thể giúp lãnh

đạo văn phòng quản lý các hoạt động của cán bộ viên chức, đồng thời giúp tiếtkiệm thời gian cho việc đi lại trong văn phòng Tuy nhiên, bố trí văn phòngtheo kiểu mở có một số hạn chế nh khi cần bàn công việc bí mật thì rất dễ bị

lộ tin tức Chính vì vậy với diện quản lý hành chính Nhà nớc, cho nên hầu hếtcác Văn phòng Bộ bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển Bên cạnh đó, do cáctrục sở cơ quan đợc xây dựng từ những năm nớc ta còn chiến tranh, vì vậy nếumuốn bố trí văn phòng mở sẽ mất rất nhiều kinh phí Tuy nhiên, với sự pháttriển của nhiều ngành khoa học khác nhau, cho nên việc bố trí văn phòng theokiểu cổ điển cũng không làm giảm hoạt động quản lý trong văn phòng Bởi vì,ngày nay các cán bộ, viên chức vận dụng công tác tổ chức lao động một cáchkhoa học vào quản trị hành chính văn phòng để bố trí các phòng làm việc mộtcách khoa học nhất

2.2.1 Tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc trong văn phòng.

Để tổ chức sắp xếp một cách khoa học các phòng làm việc trong vănphòng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ làm việc đợc tốt Nếu phòng làm việc bốtrí không hợp lý thì năng suất lao động trong văn phòng sẽ bị hạn chế Trongvăn phòng, nếu bố trí từ bộ phận làm công tác văn thứ cách xa phòng hànhchính làm cho việc đi lại không thuận tiện, trao đổi công việc sẽ bị cản trở do

đó gây khó khăn cho kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết Vì vậy, để thực hiện tốtnhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong văn phòng phải tính đến c ờng độlao động của cán bộ, nhân viên, quan hệ và tính chất công việc đợc giao chotừng cán bộ, từng bộ phận

Trụ sở cơ quan Bộ Công nghiệp đợc đặt tại số 54 đờng Hai Bà Trng, làtoà nhà 4 tầng Vì vậy, Văn phòng Bộ đợc bố trí các phòng ban trong các tầngnhà

Phòng Hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng quản trị, tổng đài, đội

xe, phòng Phó Văn phòng, trạm y tế, phòng tổng hợp thuộc văn phòng, cácphòng này là nơi thờng xuyên giao tiếp phục vụ cho hoạt động của Bộ đợc bốtrí ở tầng 1 Phòng hành chính - bộ phận làm công tác văn th đợc bố trí ngaygần cửa ra vào của cơ quan Bộ, nh vậy là rất hợp lý Bởi vì, bộ phận này thờngxuyên tiếp nhận công văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt độngcủa Bộ Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm đợc thời gian đi lại của cán

bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài

Phòng Tổng hợp, phòng Chánh Văn phòng và phòng Phó Văn phòng đợc

bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Bộ.Vì vậy, đợc bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyết mọi côngviệc đợc thuận lợi Phòng t liệu đợc bố trí ở tầng 3, và phòng lu trữ đợc bố trí ởtầng 4 nhằm bảo quản tài liệu đợc khô ráo, tránh ẩm mốc,

Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng

đợc đặt tại địa chỉ 39 Trần Hng Đạo, là toà nhà 4 tầng, các phòng làm việc củavăn phòng đợc bố trí trong các tầng nhà

Phòng hành chính, phòng quản trị, phòng của Phó Văn phòng, phòng tài

vụ và phòng quản lý xe đợc bố trí ở tầng 1 Các phòng trên đợc bố trí theokiểu các phòng khép kín Riêng phòng hành chính đợc bố trí kết hợp giữa kiểuvăn phòng cổ điển và kiểu văn phòng hiện đại Phòng làm việc của phó Vănphòng Bộ phụ trách quản lý phòng hành chính và phòng của Trởng phònghành chính đợc bố trí bằng hai phòng kín Còn lại các bộ phận phụ trách về

đánh máy, in ấn, sao chụp, chuyển giao đóng dấu công văn đợc bố trí phòng

có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhng không có cách âm

Phòng y tế, tổng đài đợc bố trí làm việc ở tầng 2, phòng tổng hợp, phòngcủa Chánh Văn phòng Bộ, phòng của Phó Văn phòng đợc bố trí ở tầng 3, vàphòng lu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thờng trực Hội đồng chính sách

(Xem phụ lục - Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng)

2.2.2 Tình hình đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Một trong những nhân tố quyết định đến sự thành bại trong lao động đó

là yếu tố con ngời Trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớcyếu tố con ngời ngày càng trở nên quan trọng và là vấn đề chủ chốt, đặc biệt

Chính vì vậy, việc bố trí cán bộ làm các công việc khác nhau đòi hỏi phải

có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng Vấn đề này đang đợc cáccơ quan quản lý Nhà nớc quan tâm hàng đầu Hiện nay, các cơ quan Nhà nớc

đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việc trong cơ quan từnhững năm nớc ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu nh làm việc theo kinhnghiệm là chính Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mới đợc học nâng caotrình độ chuyên môn

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp

và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng làm việc nhiệt tình, yêu nghề và cótrách nhiệm với công việc đợc giao Ví dụ nh khi có cán bộ đến phòng lu trữ

Bộ Công nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ cha sát nhập, thì cán bộ lu trữ

ở đây rất tận tình với công việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho dù mất nhiềuthời gian công sức Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng cùng làm việcgiúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinh nghiệm, họ th-ờng chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc Vì vậy, tinh thần làmviệc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng đợc nâng cao

Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Côngnghệ và Môi trờng đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế Văn phòng

Bộ Công nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trong biên chế

và 33 cán bộ hợp đồng Về trình độ chuyên môn hầu hết các cán bộ có trình

độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc không có bằng cấp,nhng có nhiều kinh nghiệm Cụ thể ở Văn phòng Bộ có một cán bộ là Phó tiến

sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trung cấp, 39 cán bộ

có trình độ sơ cấp, số còn lại là cán bộ nhân viên có trình độ tốt nghiệp phổthông trung học

Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có tổng số 80 cán

bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợp đồng

Về trình độ chuyên môn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình độ đạihọc, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và còn lại là số cán bộ, nhân viên có trình

độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Vănphòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng nhìn chung về trình độ chuyênmôn của cán bộ, nhân viên cha đợc đồng đều, số cán bộ có trình độ sơ cấp vàtốt nghiệp phổ thông trung học còn nhiều Tuy nhiên, về cơ bản, số lợng cán

bộ, nhân viên này hầu hết là nhân viên phục vụ và lễ tân Song thiết nghĩ, số ợng cán bộ có trình độ này nên học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn,

l-đồng thời để phục vụ cho việc giao tiếp đợc lịch sự văn minh

Qua số liệu thống kê về biên chế cán bộ, thì Bộ Công nghiệp có số lợngcán bộ nhiều hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng Các cán

bộ, nhân viên hầu hết đều đợc sắp xếp bố trí các công việc hợp lý, phù hợp vớitrình độ chuyên môn của mình Tuy nhiên, qua nghiên cứu tại Văn phòng BộKhoa học, Công nghệ và Môi trờng về đội ngũ cán bộ về cơ bản còn thiếu ởmột số bộ phận công tác trong văn phòng

Để tổ chức lao động một cách khoa học, đòi hỏi ở lãnh đạo văn phòngcần quan tâm xem xét đến tổ chức biên chế và trình độ chuyên môn trong vănphòng Vì nếu bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp đảm nhiệm công tác văn th sẽlàm cho việc thu thập và xử lý thông tin trong cơ quan bị kém hiệu quả, do cán

bộ đó không có chuyên môn nghiệp vụ để làm công việc này

Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng luôn có

ý thức trách nhiệm với công việc đợc giao, không ngừng học hỏi nâng caotrình độ để đóng góp vào sự phát triển chung của công tác văn phòng nói riêng

và cơ quan Bộ nói chung

2.2.3 Sự phân công công tác trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng thì việc phâncông và hợp tác lao động đóng một vai trò rất quan trọng Khi tiến hành phâncông tác cho các bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ của cơ quan Bộ và tuỳ thuộc vào tổng khối lợng công việc Bên cạnh

đó, việc phân công công tác còn phải tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môn củacán bộ, nhân viên trong văn phòng Trớc khi tiến hành phân công công việc

cho các bộ phận trong văn phòng, thì cần phải hiểu đợc chức năng, nhiệm vụcủa Chánh Văn phòng và sự phân công quản lý của Chánh Văn phòng cho cácPhó Văn phòng.

2.2.3.1 Sự phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng.

Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng

đ-ợc tổ chức làm việc theo chế độ thủ trởng kết hợp với bàn bạc tập thể Đứng

đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng về mọimặt hoạt động của Văn phòng Bộ Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ đợcgiao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của Bộ

đạt đợc kết quả cao

Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học,Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ chung sau: giúp Bộ trởng và cácthứ trởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ nh theodõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chơng trìnhcông tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án Chuẩn bị báo cáo về sựchỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo về tình hìnhhoạt động của Bộ trình Bộ trởng và gửi lên Thủ tớng Chính phủ Bên cạnh đó,Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trởng ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyềncác qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý côngvăn giấy tờ trong cơ quan Bộ Giúp Bộ trởng tổ chức, theo dõi việc thực hiệnquy chế làm việc và các qui định khác của Bộ

Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng BộKhoa học, Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ khác nhau, do sự phâncông của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ

Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụtham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ nh phốihợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị;sau đó phân tích, tổng hợp và đa ra ý kiến đánh giá về các đề án trớc khi trình

Bộ trởng Và đề xuất với Bộ trởng những vấn đề cần thiết trong quản lý và

điều hành của Bộ Chánh Văn phòng là đầu mối cung cấp thông tin về cáchoạt động quản lý khoa học, công nghệ, môi trờng và các lĩnh vực khác do Bộphụ trách, bảo đảm các thông tin cung cấp đợc chính xác kịp thời, theo đúngchỉ đạo của lãnh đạo Bộ và các quy định pháp luật Và là đầu mối quan hệ vềngành khoa học, công nghệ, môi trờng giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, văn

phòng Chủ tịch nớc, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan, đoàn thể cấp Trung

-ơng

Còn Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp có nhiệm vụ thống nhất quản lý

và sử dụng mạng thông tin của Bộ, ứng dụng công nghệ tin học hiện đại vàocông tác quản lý và thông tin giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ giữa Bộ vớicác Tổng công ty và các Sở Công nghiệp, đảm bảo thông tin đợc chính xác,kịp thời Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Bộ và gửi đăngcác văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của nớc Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam Và giúp Bộ trởng xây dựng và thực hiện các quy chế phốihợp công tác của Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối công nghiệp tạithành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, với công đoàn công nghiệp ViệtNam Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng còn hớng dẫn phổ biến về chuyên mônnghiệp vụ công tác văn phòng đối với văn phòng các Tổng công ty, các đơn vịtrực thuộc Bộ

Nh vậy, có thể khẳng định rằng nhiệm vụ của Chánh Văn phòng BộCông nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là rất nặng nề, đòi hỏi

ở Chánh Văn phòng Bộ phải có năng lực chuyên môn và khả năng phân côngcông tác tốt để giải quyết những công việc mà Bộ trởng giao phó

Nh đã trình bày ở trên, Chánh Văn phòng Bộ là ngời đứng đầu lãnh đạovăn phòng và chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng về mọi mặt hoạt động của Vănphòng Bộ Tuy nhiên, do công việc quản lý quá lớn, vì vậy Chánh Văn phòng

Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách Các Phó vănphòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong văn phòng vàhàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình công tác lênChánh văn phòng

ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng việc phâncông phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sựkhác biệt

Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ởVăn phòng Bộ Công nghiệp thờng là do “thoả thuận” Tức là, khi Chánh vănphòng mới đợc bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổ chứcmột cuộc họp phân công công tác Kết quả cuộc họp đợc ghi lại bằng văn bản,sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định Hiện nay ở Bộ Công nghiệpthì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng đợcdiễn ra nh sau:

Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc nh: quản trị, y tế,hành chính, lu trữ, Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là ngời chịu trách nhiệmtrực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền Chánh Vănphòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báo cáocác mặt hoạt động của Bộ.

Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết

và điều hành một số công việc đợc giao Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3 PhóVăn phòng, mỗi ngời phụ trách các lĩnh vực khác nhau Cụ thể là phụ tráchmột số phòng ban nhất định

Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lu trữ và phòng

t liệu Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn th, lu trữ,thông tin t liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành Tổ chức theo dõi,kiểm tra, hớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn th, lu trữ trong văn phòng vàcác đơn vị trực thuộc

Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng quản trị, phòng kế toán tài sản, đội

xe, trạm y tế Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vậtchất, và phơng tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ Trực tiếpquản lý cơ sở vật chất, tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, vãng lai,ngoại tệ cơ quan Bộ, điều hành đội xe và tổ chức thực hiện công tác y tế

Một Phó Văn phòng phụ trách văn phòng đại diện của Bộ tại thành phố

Hồ Chí Minh Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quản lý và báo cáotình hình của các đơn vị sản xuất kinh doanh và sự nghiệp của Bộ Côngnghiệp tại khu vực phía Nam; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phơng tiệnlàm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại

TP Hồ Chí Minh

Bên cạnh đó, sự phân công công tác ở Văn phòng Bộ Khoa học, Côngnghệ và Môi trờng đã có sự khác biệt Cụ thể là ở đây Chánh Văn phòng là ng-

ời trực tiếp ban hành văn bản quyết định về việc phân công phụ trách tronglãnh đạo văn phòng (Cụ thể là công văn số 122/VP ban hành ngày 29 tháng

10 năm 1997 của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng).Theo văn bản này thì các mảng công việc mà Chánh Văn phòng và các PhóVăn phòng phụ trách nh sau:

Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là ngời phụtrách chung hoạt động của công tác văn phòng Đồng thời, Chánh Văn phòng

là ngời phụ trách trực tiếp các đơn vị đó là phòng tài vụ và phòng tổng hợp

Ngoài ra, do chức năng, nhiệm vụ của Bộ thuộc diện quản lý ngành khoa học,công nghệ và môi trờng rất rộng Vì vậy, Chánh Văn phòng còn trực tiếp phụtrách các mặt công tác nh tổ chức cán bộ, kế hoạch nghiên cứu hàng năm cấp

Bộ, cấp cơ sở của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng; phụ trách mảng xâydựng cơ bản, và là phó chủ tịch thờng trực Hội đồng thi đua khen thởng vàphụ trách công tác tuyên truyền của Bộ

Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách cácphòng ban và các mảng công việc khác nhau

Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hànhchính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe Ngoài ra, Phó Văn phòng cótrách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắnglâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ

Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lu trữ và các mặt công táckhác nh: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động công ích,phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thởng của Văn phòng Bộ Bêncạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Văn phòngquản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp Bộ, cấpcơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ

Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lývăn phòng thờng trực phía Nam

Nh vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là nh nhau, song về phâncông phụ trách công việc có sự khác nhau ở Văn phòng Bộ Công nghiệp việcphân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tơng đối hợp lý,phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạo văn phòng.Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng qua nghiên cứu thực

tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụ trách chung côngtác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiều công việc Nênchăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các Phó Văn phòng phụtrách

đó, việc phân công cho các phòng, ban còn xuất phát từ biên chế để phân công

đúng ngời, đúng việc tránh sự ỷ lại, chồng chéo trong công việc

Nh đã trình bày ở mục 2.1.3 về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có một số phònggiống nhau, nhng về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng này phục vụ choquản lý ngành công nghiệp và ngành khoa học, công nghệ, môi trờng Vì vậy,

sự phân công công tác cho mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng có những

điểm giống và khác nhau về số lợng cũng nh về công việc

Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng giúp việc, do lãnh đạo văn phòngphân công và giao nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý trực tiếp công việc cho các Tr-ởng phòng Và công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong từng phòng do Trởngphòng phân công Cụ thể, sự phân công công tác trong các phòng nh sau:

- Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng BộKhoa học, Công nghệ và Môi trờng có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và ChánhVăn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc về công tác văn th đối vớicác đơn vị trực thuộc Bộ Thực hiện tốt việc tổ chức thờng trực, bảo vệ cơquan, giữ gìn trật tự trị an khu vực trong cơ quan

Đợc phân công nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại công văn đi, đến Quản

lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định của Nhà nớc Chịu trách nhiệm chếbản, nhân bản văn bản của cơ quan Bộ, lập dự trù đặt mua báo chí Quản lý và

sử dụng các phơng tiện thông tin liên lạc, chịu trách nhiệm đón tiếp và hớngdẫn khách đến làm việc tại cơ quan; thông báo lịch làm việc của lãnh đạo Bộ

đến các cơ quan đơn vị có liên quan, Tổ chức trông giữ xe đẹp, xe máy củacán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ và của khách đến làm việc

Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trởngphòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trớc Chánh Văn phòng về mọi mặthoạt động của phòng Một phó Trởng phòng là ngời giúp Trởng phòng và chịutrách nhiệm trớc phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ

- Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bộ;

lý, sử dụng con dấu và tổ chức giải quyết công văn “đi”, một cán bộ tiếp nhậncông văn “đến” kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụ chức năng Tổchế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ và một cán bộsao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ Tổ thờng trực bảo vệ có 1 nhân viên lễtân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ đợc chia làm haica: một ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viên trông giữ xe

đạp xe máy

- Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Vănphòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản

lý Nhà nớc; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về cácmặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm th ký cho lãnh đạo Bộ

Để thực hiện chức năng trên, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ giúp lãnh đạovăn phòng theo dõi tình hình tổng hợp thông tin về các mặt công tác của Bộ,kịp thời báo cáo và đề xuất với Bộ những vấn đề cần giải quyết theo chứcnăng quản lý của ngành; theo dõi và đôn đốc các cơ quan chức năng và các

đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chủ trơng, chỉ thị của Đảng và Nhà nớc vàcủa Bộ; xây dựng chơng trình và kế hoạch công tác để tổ chức các hội nghịcủa Bộ; rà soát nội dung chơng trình, kế hoạch theo đúng yêu cầu về chất l-ợng, thời gian và quy chế, làm biên bản các cuộc họp, thông báo những kếtluận của lãnh đạo Bộ

Ngoài ra, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp còn giúpHội đồng thi đua khen thởng theo dõi công tác thi đua khen thởng, tuyêntruyền, xuất bản báo chí và mối quan hệ của Bộ với các cơ quan báo chí Trung

ơng và địa phơng

Về cơ cấu tổ chức và cán bộ của phòng tổng hợp thuộc hai Văn phòng Bộcùng có 6 cán bộ: 1 Trởng phòng và 5 chuyên viên.

Trởng phòng tổng hợp đợc phân công quản lý, duy trì sinh hoạt, trao đổibàn bạc những vấn đề chung để thông báo cho nhau những vấn đề vừa thốngnhất xử lý và có ý kiến đề xuất với Chánh Văn phòng Tham dự các buổi hội ýhàng tuần của lãnh đạo Bộ Tham gia giải quyết những công việc chung củavăn phòng và những việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòngtổng hợp Và khi cần để giải quyết những công việc của lãnh đạo Bộ, Trởngphòng làm việc trực tiếp với các đồng chí lãnh đạo Bộ để giải quyết nhữngviệc cần thiết Giúp Chánh Văn phòng làm báo cáo tháng, quí để gửi Chínhphủ và các cơ quan Nhà nớc có liên quan Các chuyên viên tổng hợp đợc phâncông nh một trợ lý, hay một thứ ký công vụ giúp việc trực tiếp với lãnh đạo Bộ

và Chánh Văn phòng; dự các cuộc họp giao ban, hội thảo chuyên đề, sơ kết,tổng kết của các đơn vị trực thuộc, dự các hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ vàphổ biến các Nghị quyết, chỉ thị của Đảng, Nhà nớc do Bộ triệu tập Và cónhiệm vụ lên lịch cong tác tuần cho lãnh đạo Bộ, các chuyên viên tổng hợp kếthợp với vụ chức năng tiếp khách nớc ngoài nếu lãnh đạo Bộ đi vắng

- Phòng Lu trữ có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nớc về công tác lu trữ và tài liệu lu trữ, làm đầu mối và thựchiện các nghiệp vụ lu trữ của cơ quan Bộ

Phòng Lu trữ thuộc văn phòng các Bộ có nhiệm vụ: chỉ đạo công tác lutrữ, hớng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhấtcác chế độ, quy định của Nhà nớc và Bộ về công tác lu trữ và tài liệu lu trữ; tổchức thu nhận tài liệu ở các cơ quan thuộc nguồn nộp lu vào kho lu trữ của Bộ;thực hiện nộp tài liệu theo định kỳ vào trung tâm lu trữ quốc gia; bảo quản antoàn khối tài liệu trong kho lu trữ Bộ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc vềcông tác lu trữ

Về cơ cấu tổ chức phòng lu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có cán

bộ, trong đó có một Trởng phòng và 4 chuyên viên lu trữ

Trởng phòng lu trữ là ngời trực tiếp tổ chức, thực hiện, điều hành mọihoạt động nghiệp vụ của phòng lu trữ theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao, chịutrách nhiệm trớc Chánh Văn phòng Bộ về mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng.Ngoài ra, Trởng phòng lu trữ còn trực tiếp phụ trách công tác chuyên môn củangành Cụ thể là: tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo công tác lu trữ, xây

dựng kế hoạch phát triển công tác lu trữ của ngành công nghiệp trình lãnh đạo

Bộ hoặc Chánh Văn phòng ban hành; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàngnăm về công tác lu trữ và tài liệu lu trữ của cơ quan ngành công nghiệp tổnghợp báo cáo hàng năm gửi Cục lu trữ đợc sự phân công của Trởng phòng giúpviệc cho Trởng phòng thuộc phạm vi trách nhiệm đợc phân công Cụ thể: haichuyên viên quản lý, bảo quản tài liệu lu trữ thuộc các phòng của Bộ tiềnnhiệm trớc đây

Một chuyên viên đợc phân công thu thập tài liệu, vào mạng máy tínhnhững tài liệu lu trữ hiện hành của cơ quan Bộ và tổ chức khai thác sử dụng tàiliệu

Một chuyên viên đợc phân công giúp Trởng phòng lu trữ giải quyết cáccông việc khi Trởng phòng đi vắng, tổ chức xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ sơ,tài liệu và bảo quản tài liệu lu trữ của phòng lu trữ

Còn phòng lu trữ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi ờng có 4 cán bộ làm việc Trong đó, có một phó phòng lu trữ, không có Trởngphòng (cha bổ nhiệm) và có nhiệm vụ trực tiếp điều hành hoạt động nghiệp vụcủa phòng lu trữ và phụ trách công tác chuyên môn của ngành, Hai chuyênviên đợc phân công thu thập tài liệu của cơ quan Bộ tổ chức chỉnh lý tài liệutrên máy tính Và một chuyên viên đợc phân công tổ chức bảo quản, khai thác

tr-sử dụng tài liệu lu trữ

- Phòng Kế toán tài sản thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và phòng tài

vụ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có chức năng giúplãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ quản lý kinh phí hành chính của cơ quan

Bộ Có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hành chính sự nghiệp

và thực hiện các chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viêntrong Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ không đợc phân cấp quản lýtài chính

Phòng Kế toán tài sản Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trởng phòngtrực tiếp quản lý tài chính của phòng, thực hiện báo cáo hàng tháng về chi tiêutài chính lên lãnh đạo văn phòng Giúp việc cho Trởng phòng có 5 cán bộ, Tr-ởng phòng phân công công việc cho từng cán bộ nh sau: một kế toán tổng hợpquản lý sổ sách tài chính, giúp Trởng phòng làm báo cáo tài chính, hai kế toánviên làm nhiệm vụ kế toán lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ nhân viên trongcơ quan; một cán bộ chuyên lo giao dịch, thanh toán với ngân hàng và mộtcán bộ làm thủ quỹ

Phòng Tài vụ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng cómột Trởng phòng đợc Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ quản lý kinh phí tàichính hàng năm của đơn vị tài chính cấp III Văn phòng Bộ; một phó phòng đ-

ợc Trởng phòng phân công quản lý kinh phí sự nghiệp khoa học của cơ quan

Bộ và chuyên lo giao dịch với ngân hàng thanh toán kinh phí phục vụ cho hoạt

động nghiên cứu; một kế toán đợc phân công phụ trách tiền lơng hàng thángcho cán bộ, nhân viên và một thủ quỹ

- Phòng Quản lý xe thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môitrờng và đội xe thuộc Bộ Công nghiệp có chức năng giúp lãnh đạo Bộ vàChánh Văn phòng Bộ và có nhiệm vụ đảm bảo xe phục vụ lãnh đạo Bộ, điều

động xe phục vụ lãnh đạo và các đơn vị trong Bộ đi công tác; tổ chức bảoquản, bảo dỡng xe theo định kỳ và quản lý các trang thiết bị của xe

Về tổ chức phòng quản lý xe Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ vàMôi trờng gồm có một Trởng phòng và hai phó phòng điều hành xe và 14nhân viên lái xe đợc chia làm 2 tổ công tác: tổ xe riêng gồm 5 nhân viên lái xephục vụ lãnh đạo Bộ; tổ xe chung gồm 9 nhân viên lái xe, đảm bảo xe trựchàng ngày và xe phục vụ các đơn vị trong cơ quan Bộ đi công tác Khi các cán

bộ, lãnh đạo bộ cần xe đi công tác, giao dịch đến đăng ký tại phòng quản lý xesau đó xin chữ ký lãnh đạo văn phòng để điều xe

Còn đội xe Văn phòng Bộ Công nghiệp có 1 đội trởng trực tiếp quản lý điềuhành xe ô tô, giúp việc cho đội trởng có 3 phó đội phụ trách điều hành đăng ký

xe Và có 20 nhân viên lái xe, trong đó đợc đội trởng phân công nhân viên lái xephục vụ lãnh đạo Bộ và 15 nhân viên thờng trực phục vụ khi cán bộ trong cơquan Bộ cần đi công tác hoặc giao dịch với các cơ quan Mỗi nhân viên lái xe đ-

ợc giao 1 xe ô tô và có nhiệm vụ bảo quản phơng tiện làm việc

- Phòng quản trị có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộthực hiện các việc để đảm bảo điều kiện vật chất và phơng tiện làm việc cho cáccơ quan chức năng của Bộ Và có nhiệm vụ tổ chức cải thiện đời sống vật chất vàtinh thần cho cán bộ, nhân viên, bảo đảm sửa chữa điện nớc, trang bị các thiết bịphục vụ cho công tác cơ quan Bộ; quản lý kho văn phòng phẩm và cấp phát vănphòng phẩm, các đồ dùng cần thiết cho các phòng làm việc, phục vụ nớc uốnghàng ngày cho cán bộ, nhân viên và các cuộc họp của cơ quan Bộ

Phòng Quản trị Văn phòng Bộ Công nghiệp: có một Trởng phòng trựctiếp quản lý mọi công việc theo chức năng, nhiệm vụ đợc lãnh đạo văn phòngqui định Giúp việc cho Trởng phòng có 23 cán bộ, nhân viên và đợc phân