Do tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp.
Chúng ta đang thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế tự cung tự cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc.
Trong những năm qua các ngành, các cấp các tổ chức đã có sự cuyển mình đổi mới mạnh mẽ về t tởng tổ chức, mục tiêu dân giàu nớc mạnh, xã hội công bằng văn minh của Đảng đề ra.
Một trong những mục tiêu cơ bản phải thực hiện trong quá trình đổi mới đó là công tác đổi mới về bộ mý quản lý. Trải qua một thời gian khá lâu tồn tại trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, sự phát triển kinh tế xã hội chậm chạp, ì ạch do mang nặng tính bao cấp mà bộ máy quản lý các ngành các cấp còn cồng cềnh, thiếu năng động trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.
Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng phong phú khó xác định đợc hiệu quả của dạng lao động này, nó không thể hiện dới dạng vật chất nhng nó luôn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong sản xuất là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý, cả về lý luận và thực tiễn. Không một nhà quản lý nào muốn mình rơi vào tình trạng sản xuất kinh doanh bị thua lỗ và phá sản. Mặt khác họ muốn doanh nghiệp mình luôn tồn tại và phát triển bền vững trong kinh tế thị tr- ờng luôn biến động. Do vậy các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và hoàn thiện bộ máy quản lý của doanh nghiệp mình để nâng cao khả năng cạnh trạnh, thích nghi với những biến đổi của môi trờng.
Do sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lýcủa doanh nghiệp :
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc hình thành từ lực lợng những ngời quản lý, những ngời điều hành toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh không có bộ quản lý thì sẽ không có bộ phận nào có thể quản lý đợc doanh nghiệp. Bộ máy quản lý tạo ra sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu thực tiễn, còn khi không phù hợp thì nó lại trở thành nhân tố kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp bớc đầu hình thành thờng có quy mô và giới hạn về mọi mặt, trong quá trình hình thành và phát triển quy mô của nó ngày càng đợc mở rộng số lợng nhân sự không ngừng tăng lên, số lợng công việc cần giải quyết ngày một lớn. Nếu cơ cấu tổ chức tổ chức không thay đổi để thích nghi với điều kiện mới của doanh nghiệp thì có thể dẫn tới tình trạng đổ vỡ của hệ thống.
Để duy trì sự ăn khớp trong tổ chức quản lý và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Có nh vậy mới có thể sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Một mặt hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý làm cho bộ máy hoạt động có hiệu lực hơn, thực hiện hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với quy mô sản xuất, điều kiện kỹ thuật, đặc điểm của doanh nghiệp nhằm phát huy những điểm mạnh của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Mặt khác phải đảm bảo hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hớng tinh giảm gọn nhẹ mà vẫn có hiệu lực, hiệu quả. Đây là điểm rõ nhất của việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. – Những yêu cầu phải tuân thủ khi thực hiện việc hoàn thiện bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
* Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hớng chuyên tinh gọn nhẹ và có hiệu lực.
Gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết thành phần không rờm rà, không thừa và có tỷ trọng nhỏ;
Có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả đợc mọi ngời chấp nhận; Đây là yêu cầu hết sức quan trọng trong công tác hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức doanh nghiệp.
* Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý trong doanh nghiệp.
* Đảm bảo thực hiện đầy đủ chế độ một thủ trởng, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ các yêu cầu trên trong quá trình hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý sẽ tạo ra một bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện trong môi tr- ờng cạnh tranh hiện nay của doanh nghiệp.
3 - Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Muốn thực hiện thành công việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp chúng ta phải thực hiện theo các yêu cầu sau :
3.1 Hoàn thiện sự phân công phân cấp trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. Ngày nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng , đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chỉ huy sản xuất kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng mệnh lệnh, kỷ luật hết sức nghiêm ngặt. Giám đốc doanh nghiệp là ngời đợc giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, là ngời chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra để có thời gian tập trung vào những vấn đề lớn có tính chất chiến lợc, giám đốc nên giao qyền chỉ huy, phụ trách một mảng công việc cho cho các cấp phó của mình. Các cấp phó phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ trách nhiệm đợc giao của mình trớc sự giao quyền.
Các chức năng quản lý đợc giao cho các thủ lĩnh chức năng (trởng các phòng ban phụ trách). Các thủ lĩnh này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trớc giám đốc và các cấp trên về chức năng mình phụ trách.
Một vấn đề nữa là việc phân công phụ trách cần quy định giới hạn tối đa số lợng các phòng ban chức năng, các phân hệ trực thuộc một chức năng quản
lý. Các phòng ban chức năng đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, nó có nhiệm vụ giúp giám đốc trong việc ra các quyết định quản lý, theo dõi, hớng dẫn các phân xởng cấp dới và các nhân viên thực hiện đúng các quyết định quản lý. Các phòng ban phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ đợc giao theo chức năng mình phụ trách và phải liên kết với các phòng ban khác để cùng thực hiện tôt các quyết định quản lý của cấp trên.
Để tổ chức tốt các phòng ban chức năng cần tín hành theo các bớc sau đây :
* Phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý. Trờng hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên giao cho một phòng ban phụ trách trọn vẹn. Tuỳ thuộc theo quy mô và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp để bố trí các phòng ban cần thiết để điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Tiến hành lập sơ đồ tổ chức nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng và giám đốc, phó giám đốc. Xác định rõ của từng phòng ban chức năng, tránh sự chống chéo gây mất hợp lý trong xây dựng nội quy công tác cho từng phòng ban cũng nh cho từng ngời trong phòng.
* - Tính toán, xác định số lợng nhân viên trong từng phòng chức năng một cách chính xác có căn cứ khoa học, vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ , giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý.
3.2 – Hoàn thiện công tác tổ chức khoa học lao động cho ngời lãnh đạo cũng nh cho lao động quản lý.
Tổ chức lao động khoa học là việc sắp xếp sử dụng có hiệu quả thời gian làm việc của ngời lao động, biết việc nào phải làm việc nào có thể giao cho ngời khác, việc nào phải làm ngay việc nào có thể trì hoãn. Biết lờng trớc đợc mọi việc có thể xảy ra trong chức trach của mình, biết lợng đợc thời gian để giải quyết mỗi công việc đó. Bên cạnh đó hoàn thiện tổ chức thực hiện lao động có khoa học của các cán bộ quản lý bằng cách áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật nhằn thúc đẩy quá trình quản lý đạt kết quả cao, giảm chi phí quản lý , giảm bớt thơi gian trực tiếp lao động, phát huy tình năng động sáng tạo của cán bộ, nhân viên quản lý trong tổ chức. Nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học là đảm bảo sử dụng có kế hoạch thời gian lao động của từng cán bộ, nhân viên
quản lý, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp giữa các thành viên, khai thác năng lực chuyên môn, trí sáng tạo của mọingời.
3.3 – Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ.
Trong thời đại tin học hiện nay thì việc không ngừng nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ quản lýcủa các tổ chức, các doanh nghiệp là việc làm tất yếu để theo kịp sự phát triển của thế giới. Nếu không chú ý đến công tác này sẽ làm cho trình độ quản lý của đôi ngũ cán bộ quản lý có thể bị tụt hậu so với sự phát triển chung của xã hội. Đội ngũ cán bộ làm nòng cốt của sự phát triển trong tổ chức. Vì thế công tác cán bộ hiện nay đợc các tổ chức và các doanh nghiệp hết sức quan tâm.
Một đội ngũ cán bộ trẻ, có năng lực sẽ làm nhân tố tạo ra sự phát triển bền vững của tổ chức.
Để làm tốt công tác cán bộ cần chú ý vào một số vấn đề sau : * Đào tạo, bồi dỡng kiến thức tin học cho đội ngũ cán bộ quản lý.
* Nâng cao trình độ quản lý cho họ, tiếp cận với những phơng pháp mới của thế giới.
* Làm tốt công tác tuyển chọn nhân viên quản lý mới.
* Khuyến khích cán bộ quản lý đi học thêm để nâng cao trình độ quản lý cho mình. Bằng cách có thể gửi đi đào tạo ở nớc ngoài hoặc tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn, hoặc dài hạn do Nhà nớc tổ chức …
Trong điều kiện hiện nay để các doanh nghiệp thực hiện thành công công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của mình đòi hỏi phải có sự cùng thực hiện của Nhà nớc và các doanh nghiệp.
II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty vận tải ô tô số 3.