Khóa luận: Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận tây hồ

MỤC LỤC Đề mục Nội dung đề mục Trang số LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 6 6 Đóng góp của đề tài 7 7 Cấu trúc đề tài 7 B. PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 8 1.1 Một số khái niệm 8 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 8 1.1.2 Khái niệm tổ chức 8 1.1.3 Khái niệm lao động 8 1.1.4 Khái niệm tổ chức lao động 9 1.1.5 Khái niệm khoa học 9 1.1.6 Khái niệm tổ chức lao động khoa học 9 1.1.7 Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 9 1.2 Đối tượng, nhiệm vụ, điều kiện thực hiện và các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ. 9 1.2.1 Đối tượng của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 9 1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 10 1.2.3 Điều kiện thực hiện tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 12 1.2.4 Các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 12 1.3 Vị trí, mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ. 13 1.4 Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ 14 1.4.1 Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu trữ 15 1.4.2 Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ 16 1.4.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 18 1.4.4 Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ 20 1.4.5 Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 21 1.4.6 Đào tạo và nâng cao trình độ lao động 23 Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 23 2.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 23 2.1.1 Lịch sử hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 25 2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 26 2.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 27 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 27 2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 29 2.3 Thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 29 2.3.1 Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 29 2.3.2 Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 33 2.3.3 Bố trí nhân sự làm lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 34 2.3.4 Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 35 2.3.5 Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 38 2.3.6 Đào tạo và nâng cao trình độ lao động tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 43 Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ. 44 3.1 Nhận xét, đánh giá về tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 44 3.1.1 Ưu điểm 44 3.1.2 Hạn chế 45 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. 49 3.2.1 Về nhận thức của lãnh đạo 49 3.2.2 Về các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan 50 3.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị 52 C. PHẦN KẾT LUẬN 58 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 Đ. PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : TS CHU THỊ HẬU

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN TUYẾT MAI

Mã số sinh viên : 1305LTHA032

HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của nhà trường, sự phân công của Khoa Văn thư Lưutrữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫn của cô giáo TS Chu Thị

Hậu, em đã thực hiện đề tài khóa luận “Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ”.

Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn các thầy côgiáo đã hết lòng giảng dạy em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rènluyện ở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em cũng xin cảm ơn cô giáo hướngdẫn TS Chu Thị Hậu đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa luậnnày Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị làm việc tại Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ đã giúp đỡ em trong quá trình em nghiên cứu, tìm hiểu tại Ủy bannhân dân quận Tây Hồ

Mặc dù em đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoànchỉnh nhất, tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn và kiến thức cũng nhưkinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên khóa luận không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo đểkhóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Tuyết Mai

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LAO

ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

8

1.1.6 Khái niệm tổ chức lao động khoa học 91.1.7 Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong công

tác lưu trữ

9

1.2 Đối tượng, nhiệm vụ, điều kiện thực hiện và các

nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.

1.2.3 Điều kiện thực hiện tổ chức lao động khoa học

trong công tác lưu trữ

121.2.4 Các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong 12

công tác lưu trữ

1.3 Vị trí, mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động

khoa học trong công tác lưu trữ.

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA

HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

23

2.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

23

2.1.1 Lịch sử hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây

Hồ

23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân

dân quận Tây Hồ

23

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 25

2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

26

2.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận

Tây Hồ

27

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND &

UBND quận Tây Hồ

27

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND

quận Tây Hồ

29

2.3 Thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công

tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

29

trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ2.3.2 Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ

tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

33

2.3.3 Bố trí nhân sự làm lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận

Tây Hồ

34

2.3.4 Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ tại Ủy

ban nhân dân quận Tây Hồ

35

2.3.5 Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tại Ủy

ban nhân dân quận Tây Hồ

38

2.3.6 Đào tạo và nâng cao trình độ lao động tại Ủy ban

nhân dân quận Tây Hồ

43

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU

QUẢ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ.

44

3.1 Nhận xét, đánh giá về tổ chức lao động khoa học

trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

44

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao

động khoa học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết đầy đủ của cụm từ Chữ viết tắt của cụm từ

04 Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân HĐND & UBND

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ là một hoạt động quan trọng không thể thiếu của mỗi

cơ quan, tổ chức, nó có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vựccủa đời sống xã hội Làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin,giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơquan, góp phần to lớn vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bímật an ninh quốc gia…

Sự phát triển của công tác lưu trữ trong thời kỳ hiện đại ngày càng đòihỏi phải giải quyết tốt việc tổ chức lao động trong các phòng, kho lưu trữcủa các cơ quan, tổ chức Nếu các cơ quan không tổ chức tốt quy trình laođộng trong các phòng, kho lưu trữ thì điều đó sẽ trực tiếp hạn chế việc đưahiệu suất lao động trong công tác lưu trữ lên cao Mặt khác, nó sẽ gây ảnhhưởng không tốt đối với việc phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ trong đờisống xã hội Hoạt động của các phòng, kho lưu trữ của cơ quan trong tìnhhình đó sẽ rất khó đi vào nề nếp, ít mang lại lợi ích thiết thân

Trong công tác lưu trữ, muốn đưa hoạt động của các phòng, kho lưutrữ vào nề nếp, nâng cao hiệu suất công tác trong cơ quan, làm cho lao độngcủa cán bộ lưu trữ mang lại những lợi ích thiết thực với những chi phí thấpnhất mà hiệu quả lại cao nhất thì cần phải thực hiện việc tổ chức lao độngkhoa học trong lĩnh vực lưu trữ, cụ thể là phải biết kết hợp hài hòa các yếutố: con người (lãnh đạo, các cán bộ công chức viên chức), môi trường làmviệc (phòng, kho lưu trữ) và các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Nóicách khác, để tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ cần áp dụngcác thành tựu của khoa học, các kinh nghiệm tiên tiến, khai thác và sử dụnghiệu quả các phương tiện hiện đại để nâng cao năng suất và hiệu quả laođộng, đảm bảo sức khỏe của cán bộ lưu trữ

Tuy nhiên trong thực tế hiện nay, việc tổ chức lao động khoa học nóichung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng tại phầnlớn các cơ quan vẫn chưa được quan tâm, chú trọng, việc áp dụng nhữngbiện pháp tổ chức lao động trong công tác lưu trữ còn chưa hợp lí, chưakhoa học làm cho năng suất, hiệu quả lao động trong công tác lưu trữ của cơquan chưa cao.

Với mong muốn được hiểu rõ hơn về việc tổ chức lao động khoa họctrong công tác lưu trữ tại cơ quan và tìm ra những giải pháp giúp cho việc tổchức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại cơ quan đạt hiệu quả tốtnhất, trong thời gian khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây

Hồ, em đã tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học trong

cồng tác lưu trữ ở đây Đó là lý do em chọn đề tài “Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ” làm đề tài

khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:

Việc nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong côngtác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ giúp em củng cố lại những kiến thức đãhọc, có thêm nhận thức thực tiễn về sự cần thiết tổ chức lao động khoa họctrong công tác lưu trữ và rút ra được những bài học bổ ích để tổ chức khoahọc, hiệu quả trong công tác lưu trữ

Ngoài ra, việc tìm hiểu thực tế tổ chức lao động khoa học trong côngtác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ giúp em đánh giá được thực trạng tổchức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại đây, thấy được những ưuđiểm và nhược điểm trong việc tổ chức lao động khoa học, từ đó đề xuấtnhững giải pháp khắc phục, giúp cho công tác lưu trữ tại UBND quận Tây

Hồ đạt chất lượng, hiệu quả lao động cao

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức lao động khoa học trong công táclưu trữ.

- Khảo sát về thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác lưutrữ tại UBND quận Tây Hồ trong thời gian vừa qua

- Phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn hạn chế đối với việc

tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức lao độngkhoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức lao động khoa học trong công tác

lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Về mặt lý luận, tổ chức lao động khoa học đã được đề cập trong cácsách chuyên khảo, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học… như:

- A A Atacb (1980), “Tổ chức khoa học lao động quản lý”, NXB

Kinh tế

- B E Ghenbuôc (1973), “Những cơ sở của việc tổ chức lao động có khoa học” bản dịch của NXB Giáo dục.

- B G Ghenburt (1970), “Những nguyên lý của tổ chức lao động khoa học”, NXB Đại học, Mat-xcơ-va.

- PGS TS Đào Xuân Chúc (2005), “Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn phòng – Một số nội dung của quản trị văn phòng” được đăng

trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn,NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

- Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền –

Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, NXB

Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp

- PGS TS Triệu Văn Cường và một số tác giả (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao động.

- GS TS Nguyễn Thành Độ - Th.S Nguyễn Ngọc Điệp – Th.S Trần

Phương Hiền (2013) “Giáo trình Quản trị văn phòng”, NXB Đại học Kinh

- Nguyễn Hiến Lê (2003), “Tổ chức công việc theo khoa học”, NXB

Văn hóa thông tin

- Thạc sỹ Nguyễn Duy Long, Trường Chính trị Trần Phú - Hà Tĩnh,

“Tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nhà nước”.

- TS Nguyễn Lệ Nhung, “Nhập môn lưu trữ học”.

- PGS Vương Đình Quyền, (2011) “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, tái bản lần thứ hai, có bổ sung và sửa chữa, NXB Đại học Quốc

- Nguyễn Tiệp (2011), “Giáo trình Tổ chức lao động”, NXB Lao động

- Lê Thị Hương Liên (2007) “Tổ chức lao động khoa học trong Công

ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Thái Bình Dương”;

- Trịnh Thị Minh Ngọc (2010), “Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Phú Ninh – Tỉnh Phú Thọ”

- Nguyễn Công Trọng (2003), “Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ba nhân dân quận Đống Đa – Thực trạng

và giải pháp”.

Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cũng đã ban hành một số văn bảnquản lý có đề cập ít hoặc nhiều đến vấn đề tổ chức lao động khoa học nóichung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng như:

- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13

- Luật lao động số: 10/2012/QH13

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư.

- Thông tư số: 13/2014/TT-BNV ngày 30/10/2014 của Bộ Nội vụ quyđịnh mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ

- Thông tư số: 14/2014/TT-BNV ngày 30/10/2014 của Bộ Nội vụ quyđịnh chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạchcông chức chuyên ngành văn thư

Những văn bản, bài viết, bài nghiên cứu… trên đã góp phần khẳngđịnh việc tổ chức lao động khoa học là một hoạt động quan trọng không thểthiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và trong công tác lưutrữ tại cơ quan nói riêng

Tuy nhiên, các tác giả của các bài viết, bài nghiên cứu trên chủ yếu đềcập đến các vấn đề liên quan đến Văn phòng nói chung, thực trạng và giảipháp tổ chức lao động khoa học trong văn phòng… còn cụ thể về vấn đề tổchức lao động khoa học trong công tác lưu trữ phần lớn chỉ dừng ở mức độkhái quát, nêu chung chung, rất ít công trình nghiên cứu nào chuyên sâu,toàn diện về tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Để tiến hành thực hiện đề tài khóa luận, em đã dựa vào các phươngpháp sau:

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế về việc thực hiện tổ chức laođộng khoa học tại UBND quận Tây Hồ

- Phương pháp quan sát để lấy các thông tin cần thiết phục vụ cho việctrình bày thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tạiUBND quận Tây Hồ

- Phương pháp thu thập thông tin từ các văn bản do UBND quận Tây

Hồ ban hành; sách, báo, giáo trình, tài liệu tham khảo; mạng Internet…

- Phương pháp xử lý thông tin: chọn lọc các thông tin phù hợp đưavào khóa luận và sắp xếp chúng theo trật tự logic để làm sáng tỏ các vấn đề.

- Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn việc tổ chức laođộng khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

- Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra những phán đoán, đánhgiá về thực trạng từ đó đề xuất giải pháp tổ chức lao động khoa học trongcông tác lưu trữ tại UBND quận Tây hồ

6 Đóng góp của đề tài

Đề tài được nghiên cứu góp phần làm sáng tỏ về phương diện lý luậntrong tổ chức lao động khoa học nói chung và tổ chức lao động khoa họctrong công tác lưu trữ nói riêng, đồng thời làm rõ tầm quan trọng của tổchức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trongthời đại hiện nay

Đề tài khóa luận góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức laođộng khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Các đề xuất về giải pháp trong khóa luận có thể góp phần vào côngviệc giải quyết các vấn đề đang tồn đọng và nảy sinh trong tổ chức lao độngkhoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Chương 3: Nhận xét và đề xuất nâng cao hiệu quả

tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG

KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Có nhiều định nghĩa khác nhau về công tác lưu trữ, tuy nhiên ta có thểđưa ra một khái niệm chung nhất về công tác lưu trữ như sau: “Công tác lưutrữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chứckinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trongquản lý và tiến hành thực hiện các công việc liên quan đến thu thập, xácđịnh giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu củaPhông lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.” [3, Tr 46]

Còn với khái niệm tổ chức lao động khoa học, để hiểu được nó, trướctiên chúng ta cần hiểu được khái niệm của các cụm từ “tổ chức”, “lao động”,

“tổ chức lao động”, “khoa học” là gì

1.1.2 Khái niệm tổ chức

Theo Từ điển tiếng Việt, dưới góc độ động từ thì “Tổ chức” được hiểu là:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chungnhất định;

- Làm cho thành có trật tự, nề nếp;

- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm cóđược hiệu quả tốt nhất;

- Làm công tác tổ chức cơ quan và tổ chức cán bộ [6, Tr 1429]

1.1.3 Khái niệm lao động

Lao động được hiểu là sự tiêu dùng sức lao động trong hiện thực Lao động: “là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm

1.1.4 Khái niệm tổ chức lao động

Tổ chức lao động có thể hiểu một cách khái quát là quá trình sắp xếpmột cách hợp lý các mối quan hệ giữa 3 yếu tố của sản xuất (con người,công cụ lao động và môi trường làm việc) nhằm tạo ra một khối lượng sảnphẩm nhất định và chất lượng sản phẩm cần thiết theo ý muốn

1.1.5 Khái niệm khoa học

Khoa học: “là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: kháchquan, chính xác, có hệ thống.” [6, Tr 623]

1.1.6 Khái niệm tổ chức lao động khoa học

Trên cơ sở những khái niệm trên, ta có thể hiểu “Tổ chức lao độngkhoa học: là sự tổng hợp toàn bộ các biện pháp được áp dụng gắn bó vớinhau trong tổ chức lao động trên cơ sở các thành tựu chung của khoa học,các kinh nghiệm tiên tiến, nhằm tạo ra khả năng thống nhất giữa kỹ thuật vàcon người trong quá trình lao động, từ đó mà nâng cao năng suất lao động,bảo vệ sức khỏe của người lao động, làm cho lao động trở lên hứng thú.” [1,

1.2 Đối tượng, nhiệm vụ, điều kiện thực hiện và các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.

1.2.1 Đối tượng của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

Đối tượng của tổ chức lao động khoa học là điều kiện hoạt động củacon người trong quá trình sản xuất, bao gồm 3 mối quan hệ:

- Con người – Con người;

- Con người – Môi trường làm việc;

- Con người – Công cụ lao động;

Cụ thể, đó là khả năng phù hợp với nhiệm vụ công việc được giao,năng lực, vị trí của người lao động; tác động của môi trường và trang thiết bịvới sức khỏe của người lao động và đặc biệt là mối quan hệ tập thể và quan

hệ cá nhân giữa những đồng nghiệp trong cùng công sở ảnh hưởng đến hiệuquả công tác

Còn đối tượng của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ,

đó là: điều kiện hoạt động của cán bộ lưu trữ trong quá trình thực hiện côngtác lưu trữ, bao gồm: mối quan hệ giữa lãnh đạo với cán bộ lưu trữ, giữanhững cán bộ lưu trữ với nhau, với những cán bộ phòng ban khác và giữacán bộ lưu trữ với lãnh đạo; mối quan hệ giữa cán bộ lưu trữ với môi trườnglàm việc là phòng, kho lưu trữ; mối quan hệ giữa cán bộ lưu trữ với cáctrang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ

1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

Nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học gồm:

- Tìm cách giải quyết một cách tối ưu mối quan hệ giữa con người vớicông cụ lao động

- Chỉ ra mối quan hệ tốt nhất của dây chuyền sản xuất và công tác

- Xác định điều kiện lao động tốt nhất có tác dụng làm cho người laođộng phát huy hết năng lực chuyên môn của mình

- Xác lập mối quan hệ tốt nhất giữa cá nhân và tập thể trong phạm vimột quy trình công việc

Xuất phát từ những nhiệm vụ chung của tổ chức lao động khoa học,phát triển thành những nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học trong công táclưu trữ, ta có những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Cải tiến việc phục vụ, nơi làm việc của phòng, kho lưu trữ theo bayêu cầu:

+ Bố trí hợp lý các phương tiện lao động nhằm tiết kiệm đến mức tối

đa các thao tác cần thiết khi tiến hành các loại công việc đối với tài liệu

+ Bảo đảm cho cán bộ lưu trữ có những điều kiện phù hợp với tínhchất của lao động trong phòng, kho lưu trữ, bảo đảm đến mức tối đa vệ sinh

và an toàn lao động

+ Đảm bảo cho lao động của cán bộ trong phòng, kho lưu trữ có hứngthú, kích thích sự tìm tòi các biện pháp mới trong công tác, nhằm đưa hiệusuất lao động lên cao không ngừng

- Quan tâm đến việc nghiên cứu, tổng kết và áp dụng các phương pháp

và thao tác lao động tiên tiến, nhất là các phương pháp công tác nghiệp vụlưu trữ như chỉnh lý, biên mục hồ sơ, làm thẻ, phục chế, bảo quản…

- Xây dựng các định mức hợp lý cho từng loại việc trong phòng, kholưu trữ cũng như cho từng loại cán bộ Trong quá trình áp dụng định mứcvào thực tiễn luôn luôn cần chú ý để hoàn thiện chúng

- Cải tiến các hình thức phân công và hợp tác lao động trong từngphòng, kho lưu trữ

- Xây dựng các chế độ lao động và nghỉ ngơi hợp lý cho mỗi loại côngviệc trong phòng, kho lưu trữ

- Đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho cán bộ, nhân viên lưutrữ, đặc biệt là cán bộ và nhân viên kỹ thuật

- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực lao động cho cán bộ và nhânviên làm việc trong phòng, kho lưu trữ

- Hoàn thiện việc tổ chức phục vụ trong ngành lưu trữ, đặc biệt làphục vụ việc nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ côngnhân viên.

1.2.3 Điều kiện thực hiện tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

Để thực hiện được tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ,đòi hỏi đáp ứng một số điều kiện sau:

- Lãnh đạo cơ quan, trưởng các đơn vị phải quán triệt sự cần thiết vàtính tất yếu của tổ chức lao động khoa học nói chung và tổ chức lao độngkhoa học trong công tác lưu trữ nói riêng với sự phát triển bền vững vàhiệu quả lao động của cơ quan, từ đó có chính sách phù hợp để phâncông lao động, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụcông tác lưu trữ

- Những biện pháp tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữđược tạo thành một hệ thống, có sự tác động ảnh hưởng qua lại, phụ thuộcvào nhau, được tiến hành một cách tổng hợp và đồng bộ

- Việc tiến hành tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ chỉ

có kết quả và đạt hiệu quả cao nếu các biện pháp tiến hành phù hợp với yêucầu, nhiệm vụ, công việc và tình hình thực tế của từng đơn vị, cơ quan

1.2.4 Các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

Để tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ cần tuân thủ cácnguyên tắc sau:

- An toàn, hiệu quả: đòi hỏi các biện pháp tổ chức lao động khoa họctrong công tác lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo vệ sức khỏe của cán bộ lưutrữ, tạo cho cán bộ lưu trữ thấy hứng thú với công việc, có như vậy thì mớiđem lại năng suất, hiệu quả cao

- Khoa học: Đòi hỏi các biện pháp tổ chức lao động khoa học trongcông tác lưu trữ trước hết phải được thiết kế và áp dụng trên cơ sở vận dụngcác kiến thức khoa học (thể hiện ở việc sử dụng các nguyên tắc khoa học,các tiêu chuẩn, quy định, phương pháp, trang thiết bị hiện đại…), đồng thờicác biện pháp này phải đáp ứng được các yêu cầu cấp bách hiện tại, có tácdụng nâng cao năng suất lao động, thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của conngười, tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ thực hiện tốt công tác lưu trữ.

- Đồng bộ: Khi triển khai các biện pháp tổ chức lao động khoa họctrong công tác lưu trữ cần phải triển khai giải quyết đồng bộ các vấn đề cóliên quan Nguyên tắc này đòi hỏi sự tham gia, phối hợp đồng bộ của cácđơn vị, cá nhân trong cơ quan và sự tổ chức thống nhất các hoạt động phốihợp đó của lãnh đạo các cấp

- Hợp lý, tiết kiệm: Việc thực hiện tổ chức lao động khoa học trongcông tác lưu trữ cần phải phù hợp với tình hình thực tế, tránh phô trương,lãng phí

1.3 Vị trí, mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.

Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ đem lại nhiều ýnghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảmthời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận xử lý chuyển tảithông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khảnăng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ,nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức Trong điều kiện của côngcuộc đổi mới hiện nay về công tác lưu trữ với vấn đề hiệu quả được đưa lênhàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ được coi làgiải pháp thích hợp nhất

Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nhằm đạt được kếtquả lao động cao, đồng thời cải thiện được điều kiện làm việc cho cán bộ lưutrữ, bảo đảm sức khỏe, an toàn lao động của cán bộ lưu trữ.

Việc áp dụng các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong công táclưu trữ giúp nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả cho côngtác lưu trữ nhờ tiết kiệm sức lao động và sử dụng có hiệu quả các phươngtiện hiện đại Bên cạnh đó, tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữcòn có tác dụng giảm nhẹ lao động và an toàn lao động, đảm bảo sức khỏecho cán bộ lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ không ngừng hoàn thiện chính mình,thu hút họ tham gia làm việc cũng như nâng cao trình độ và văn hóa của họ

1.4 Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ

1.4.1 Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu trữ

Từ thời nguyên thủy, khi con người còn sống theo bầy đàn thì đã xuấthiện sự phân công lao động (nam săn bắt, nữ hái lượm) Phân công lao độngtức là phân chia công việc cho mỗi vị trí (chức danh) hay từng cán bộ côngchức cụ thể Ở trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ởchỗ có các phòng, ban, có chức danh cụ thể Sở dĩ phải phân công lao động

vì đó chính là việc giới hạn công việc (người nào việc nấy)

Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là đảm bảo được hoạtđộng của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng Nó cũnggóp phần rất lớn thúc đẩy tính chuyên môn hóa trong công việc

Một nguyên tắc quan trọng cần chú ý khi phân công lao động là bố trícán bộ phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo, phù hợp với nănglực, trình độ, bên cạnh đó, phải dựa vào đạo đức, tư cách và tính cách củatừng người để bố trí lao động sao cho đúng người đúng việc

Mỗi cơ quan đều phải quy định rõ ràng bằng văn bản chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi công việc cụ thể của các đơn vị, cá nhân đểthuận tiện khi thực thi nhiệm vụ

Bên cạnh phân công công việc còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa lànhiều cá nhân, đơn vị trong cơ quan cùng tham gia vào một quá trình laođộng hoặc nhiều quá trình lao động khác nhau để bổ sung cho nhau làm ramột sản phẩm hay hoàn thành một công việc nhất định nhằm đạt được mụctiêu chung Hợp tác lao động sẽ nhân lên được sức mạnh tập thể, giúp chohoạt động của toàn cơ quan diễn ra đồng bộ, thống nhất và liên tục

Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả, chất lượng cao thì cần có sự phâncông công việc và hợp tác lao động bởi đó là công việc của cả tập thể chứkhông riêng một cá nhân nào Muốn đưa công tác này đi vào nề nếp và đạtđược những bước tiến dài thì cần sự quan tâm, chỉ đạo của cấp lãnh đạo cơquan, đơn vị; sự chung tay, góp sức của các đơn vị, cá nhân và sự đánh giá,ghi nhận khách quan của cả tập thể

Cụ thể:

- Trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ như: ban hành các văn bảnquy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tổ chức nghiên cứu khoa học vềnghiệp vụ lưu trữ… thì cần có sự tham gia chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban; sựtham mưu của Chánh văn phòng, Văn phòng HĐND & UBND, phòng Nộivụ; sự phối hợp thực hiện của các phòng ban, cá nhân trong Ủy ban

- Trong hoạt động nghiệp vụ như: thu thập và xác định giá trị tài liệu;chỉnh lý khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu lưutrữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu… thì cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo

Ủy ban, sự phối hợp của Văn phòng HĐND & UBND, phòng Nội vụ, phòng

Tư pháp cùng sự tham gia thực hiện của toàn thể đơn vị phòng ban và cáccán bộ, công nhân viên chức trong Ủy ban

1.4.2 Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ

Một trong những yếu tố không thể thiếu trong tổ chức lao động khoahọc là lập kế hoạch công tác để định mức lao động, phân công công việc chotừng cá nhân, từng đơn vị và quy định thời hạn hoàn thành công việc.

Việc lập kế hoạch công việc rất quan trọng, ảnh hưởng đến năng suất

và hiệu quả công việc Lập kế hoạch công việc cần căn cứ vào khối lượng côngviệc, thời gian thực hiện công việc và nguồn nhân lực Thông qua kế hoạch,lãnh đạo cơ quan sẽ chủ động sắp xếp, phân công công việc cho cấp dưới

Ngoải ra, lãnh đạo cơ quan cần có sự kiểm tra, đánh giá việc triển khaithực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân để có cách giải quyết hợp lý:Những trường hợp hoàn thành tốt nhiệm vụ thì khen thưởng, trường hợpmắc lỗi, không hoàn thành nhiệm vụ thì có hình thức xử phạt thích hợp hoặcxem xét sử dụng nhân lực cho đúng đắn

Đối với công tác lưu trữ, để đạt hiệu suất cao, đòi hỏi bố trí kế hoạchcông tác hợp lý, chặt chẽ, biết lựa chọn những việc gì cần làm trước, việc gì

có thể làm sau

Định mức lao động có thể hiểu là việc xác định mức độ thời gian laođộng cần thiết để hoàn thành một khối lượng công việc đạt tiêu chuẩn chấtlượng trong những điều kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định

Việc xây dựng định mức lao động cho cán bộ lưu trữ có thể áp dụngnhư sau:

- Đối với các loại công việc đơn giản như bao gói tài liệu, sắp xếp hồ

sơ lên giá tủ, chuyên chở tài liệu từ nơi này sang nơi khác… thì có thể xâydựng định mức cho những công việc này dưới dạng đại lượng bình quân cốđịnh (sản phẩm/ngày)

- Đối với loại công việc phức tạp, gồm nhiều công đoạn có liên quan vớinhau như chỉnh lý tài liệu, lập bộ thẻ tra cứu… thì có thể xây dựng định mứctheo kiểu xác định thời gian hay số người cần thiết để hoàn thành công việc

- Ngoài ra, các trường hợp khác có thể dùng cách thống kê hao phí laođộng thực tế và chọn lấy mức trung bình tiên tiến làm định mức chung.

1.4.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Con người đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Sự thành công của một cơ quan, tổ chức phụ thuộcrất lớn vào đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụgiỏi, phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với công việc…

sẽ giúp nâng cao năng suất, chất lượng công tác, đem lại nhiểu lợi ích lớn cho cơquan, tổ chức Muốn như vậy, cơ quan, tổ chức trong quá trình tuyển dụng, bốtrí, quản lý nhân sự cần có sự xem xét kỹ lưỡng để làm sao cho phù hợp với tìnhhình thực tế của cơ quan, đáp ứng được yêu cầu công việc

Việc tuyển dụng nhân sự thực hiện công tác lưu trữ cần căn cứ vào:

- Quy mô của cơ quan lớn hay nhỏ;

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của từng cơ quan;

- Tính chất công việc, khối lượng hồ sơ, tài liệu hàng năm nhiều hay ít… Mỗi cơ quan, tổ chức phải có chính sách tuyển dụng nhân sự làm lưutrữ phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức mình để từ đó bố trínhân sự làm lưu trữ sao cho hợp lý về cả số lượng (tuyển dụng mấy người)

và chất lượng (yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất chínhtrị, đạo đức nghề nghiệp, …), đáp ứng được yêu cầu công việc, đảm bảocông tác lưu trữ diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả

Năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức, chính trị; yếu tố tâm sinhlý… đây đều là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc của cán

bộ lưu trữ

Cụ thể:

- Năng lực chuyên môn: Muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ, cán bộlưu trữ cần phải nắm vững kiến thức lý luận nghiệp vụ và trau dồi kinh

nghiệm, kỹ năng thực hành để có thể giải quyết công việc một cách chínhxác, đúng quy trình, đúng pháp luật.

- Phẩm chất đạo đức, chính trị: Cán bộ lưu trữ là người thực hiện cácnghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản… các loại hồ sơ, tài liệu quantrọng của cơ quan Trong số những hồ sơ, tài liệu đó có không ít hồ sơ, tàiliệu mang tính chất bí mật có ảnh hưởng đến cơ quan, rộng hơn là ảnhhưởng đến quốc gia Nếu cán bộ lưu trữ là người hấp tấp, làm việc cẩu thả,không biết giữ gìn bí mật thì rất có thể trong quá trình làm việc sẽ gây ra saisót, làm mất mát tài liệu quan trọng gây ảnh hưởng đến lợi ích cơ quan, lợiích quốc gia Vì vậy, cán bộ lưu trữ phải là người có lập trường vững vàng,

có lòng trung thành với cơ quan, với quốc gia và có những đức tính: cẩnthận, tỉ mỉ, biết giữ bí mật…

- Về yếu tố tâm, sinh lý:

+ Về sinh lý: Nếu cán bộ lưu trữ không có sức khỏe tốt hoặc phải làmviệc trong một môi trường không đảm bảo thì sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe vàhiệu quả làm việc của cán bộ lưu trữ

+ Về tâm lý: Sự quan tâm của lãnh đạo, sự coi trọng của những ngườixung quanh đối với công tác lưu trữ, với cán bộ lưu trữ và chế độ lươngthưởng cũng là những yếu tố tác động mạnh đến cán bộ lưu trữ, là động lựcmạnh mẽ thúc đẩy cán bộ lưu trữ nỗ lực, cố gắng làm việc

Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ, cơ quan, tổ chức cần xâydựng chế độ lao động, nghỉ ngơi và bồi dưỡng hợp lý cho cán bộ lưu trữ đểđảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc

Chế độ lao động và nghỉ ngơi hợp lý là trật tự luân phiên và độ dàithời gian của các giai đoạn lao động và nghỉ giải lao được thành lập đối vớimỗi công việc Đối với các cơ quan nhà nước, chế độ lao động và nghỉ ngơihợp lý gồm: Chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong ca (nghỉ giải lao giữa giờ,

nghỉ trưa); chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong tuần (nghỉ thứ bảy, chủ nhật);chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong năm (nghỉ ngày lễ, tết)

1.4.4 Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ

Bố trí nơi làm việc cho cán bộ lưu trữ là việc xác định vị trí nơi đặtphòng làm việc và kho lưu trữ để phù hợp với quy trình quản lý, nhiệm vụđược phân công, tạo điều kiện làm việc tốt nhất, giúp cho cán bộ lưu trữ cảmthấy thoải mái, tiện nghi khi làm nhiệm vụ, từ đó giúp hiệu quả công việcđược nâng cao

Phòng làm việc là nơi thực hiện các công việc chuyên môn nghiệp vụcủa cán bộ lưu trữ, còn kho lưu trữ là nơi bảo quản, lưu giữ hồ sơ, tài liệuquan trọng Vì vậy, phòng, kho lưu trữ cần bố trí gần nhau và đặt ở nơi yêntĩnh, thoáng mát… để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu; thực hiệncác công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách dễ dàng, đưa tài liệu đến vàtrả về địa điểm cần thiết thuận lợi, nhanh chóng, đảm bảo an toàn, bí mậtcho tài liệu lưu trữ

Việc bố trí chỗ ngồi làm việc cho cán bộ lưu trữ cũng cần lưu ý, cầnlưu ý đến các yếu tố gây hại đến sức khỏe cán bộ lưu trữ như quá gần nhữngtrang thiết bị ảnh hưởng đến sức khỏe, hoặc trong phòng nhỏ có quá nhiềuthiết bị hiện đại: máy photo, máy tính, máy in… phát ra sóng điện từ hay từtrường có hại cho sức khỏe Nơi làm việc của cán bộ lưu trữ cần đảm bảođiều kiện vệ sinh, có thể dễ dàng trao đổi công việc với nhau khi cần thiết

Để bảo vệ sức khỏe của cán bộ lưu trữ, giúp họ yên tâm làm việc thìcần tạo một môi trường làm việc thoải mái, đảm bảo cho cán bộ lưu trữ cóthể phát huy tối đa năng lực của bản thân, đem lại hiệu quả, năng suất laođộng cao

Một môi trường làm việc được bố trí khoa học, tiện nghi, mang lại chocán bộ lưu trữ cảm giác thoải mái, dễ chịu, kích thích tinh thần làm việc của

cán bộ lưu trữ, giúp họ nâng cao hiệu quả công tác phải đáp ứng được các yêucầu về: nhiệt độ, độ ẩm, không khí; ánh sáng; tiếng ồn; màu sắc… Cụ thể:

+ Ngoài ra, sự lưu thông không khí trong phòng cũng cần chú ý, trongphòng làm việc không có sự lưu thông không khí sẽ gây bí bức, ngột ngạt,khó thở, nhưng nếu sự lưu thông không khí quá mạnh sẽ dễ gây nhức đầu,cảm gió

- Ánh sáng: Có 2 loại ánh sáng là ánh sáng tự nhiên (mặt trời) và ánhsáng nhân tạo (đèn điện) Nếu cán bộ lưu trữ thường xuyên làm việc trongmôi trường không có đủ ánh sáng sẽ gây các bệnh về mắt: giảm thị lực, cậnthị… làm ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ lưu trữ

- Tiếng ồn: Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ lưu trữ cần có

sự tập trung tinh thần cao độ Vì vậy nếu môi trường làm việc xung quanh

có quá nhiều tiếng ồn lớn sẽ khiến cho cán bộ lưu trữ mất tập trung, gâycăng thẳng thần kinh, đau đầu… làm giảm hiệu quả, chất lượng công việc

- Màu sắc: có ảnh hưởng đến tâm lý của con người Khi chọn màu sắccho phòng, kho lưu trữ cần căn cứ vào đặc điểm công việc, điều kiện chiếusáng, đáp ứng yêu cầu về thẩm mỹ… Lựa chọn màu sắc thích hợp chophòng, kho lưu trữ sẽ giúp tạo tâm lý thoải mái, kích thích cán bộ lưu trữlàm việc, giảm căng thẳng, mệt mỏi…

1.4.5 Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ

Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng nói chung và trang thiết bị

ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức Thiết bịphục vụ công tác lưu trữ không chỉ cần hợp lý mà còn phải đảm bảo tínhthẩm mỹ.

Ở nhiều nước phát triển như Mỹ, Nga…, thiết bị phục vụ công tác lưutrữ được chuẩn hóa nên việc sử dụng rất thuận lợi Hiện này ở nước ta, tạinhiều cơ quan, tổ chức, các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tuy đãđược nâng cao, trang bị mới nhưng nhìn chung vẫn còn lạc hậu, phương tiệnlàm việc còn thiếu Điều này làm hạn chế một phần công việc, làm giảmnăng suất lao động

Để tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ, ta còn cần lưu ýđến các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Trang thiết bị phục vụ côngtác lưu trữ bao gồm:

- Trang thiết bị và đồ dùng văn phòng: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giáđựng tài liệu, máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, điện thoại, bìa hồ

sơ, cặp, hộp đựng tài liệu, các văn phòng phẩm như: giấy, bút, kéo, dậpghim…

- Trang thiết bị kiểm soát, duy trì môi trường bảo quản trong kho lưutrữ: ẩm kế, nhiệt kế, máy đo nồng độ khí độc, máy điều hòa, máy hút ẩm,quạt thông gió, máy hút bụi…

- Ngoài ra, còn có các trang thiết bị phụ trợ khác như: hệ thống đènđiện chiếu sáng, rèm che, cửa sổ lắp lưới ngăn bụi, cửa kính kín đáo, hệthống báo cháy, báo trộm, bình chữa cháy, camera an ninh…

Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cần phải phù hợp với trình

độ kỹ thuật của cán bộ lưu trữ, được sắp xếp ở các vị trí cố định, dễ thấy, dễ

sử dụng Để có thể sử dụng hiệu quả các trang thiết bị này thì cán bộ lưu trữcần được hướng dẫn cách sử dụng và các trang thiết bị thường xuyên đượcbảo trì, bảo dưỡng

1.4.6 Đào tạo và nâng cao trình độ lao động

Công tác lưu trữ ngày càng phát triển, các trang thiết bị phục vụ côngtác lưu trữ ngày càng tiên tiến đòi hỏi trình độ của cán bộ lưu trữ cũng phảicàng ngày càng nâng cao thì mới đáp ứng được các yêu cầu thực tế đặt ra.Nếu thiếu trình độ chuyên môn, thiếu tay nghề cần thiết, cán bộ lưu trữ sẽkhó có thể làm việc với năng suất cao

Bên cạnh việc nâng cao năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì

cơ quan cần giáo dục nâng cao ý thức kỷ luật và khơi gợi tính tích cực tronglao động cho cán bộ lưu trữ, cần làm cho họ thấy rõ bằng cách nào họ có thểđóng góp tích cực vào các hoạt động chung và sự tiến bộ của xã hội để họ tựgiác lao động hết mình

TIỂU KẾT 1

Việc nghiên cứu lý luận chung về tổ chức lao động khoa học trongcông tác lưu trữ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tổ chức lao động khoa học nóichung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng; thấyđược vai trò, tầm quan trọng của tổ chức lao động khoa học trong công táclưu trữ tại cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đạtđược hiệu quả, chất lượng cao

Chương 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

2.1.1 Lịch sử hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số: 69/CP ngày 28 tháng

10 năm 1995 của Chính Phủ về việc thành lập Quận Tây Hồ

Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01năm 1996

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâmvăn hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội

Quận nằm ở phía Tây Bắc của Hà Nội, có diện tích 24,0 km2, gồm 08phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân

La, Phú Thượng

- Phía đông giáp quận Long Biên;

- Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy;

- Phía nam giáp quận Ba Đình;

- Phía bắc giáp huyện Đông Anh

Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấpdần từ bắc xuống nam

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.

UBND quận Tây Hồ do Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu là cơ quanchấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu

trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các

nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ gồm:

- Xây dựng, trình HĐND quận Tây Hồ quyết định các nội dung sau:+ Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạncủa HĐND quận

+ Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm của quậntrước khi trình UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt

+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toánthu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điềuchỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩnquyết toán ngân sách địa phương; quyết định, chủ trương đầu tư chươngtrình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền

+ Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhànước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địaphương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củachính quyền địa phương ở quận

+ Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận Tây Hồ

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận Tây Hồ

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao

động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạnkhác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trungdân chủ, tập thể lãnh đạo và cá nhân phụ trách

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và các phòng ban chuyên môn Ngoài ra còn có một số tổ chức,đoàn thể khác như: Hội cựu chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội phụ nữ…

Các phòng ban của UBND quận Tây Hồ gồm:

- Văn phòng HĐND – UBND

- Phòng Tư pháp

- Phòng Nội vụ

- Thanh tra nhà nước quận

- Phòng Lao động Thương binh và xã hội

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Văn hóa thông tin

- Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng

Em xin hệ thống lại cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ bằng sơ đồ:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Trong một cơ quan, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó cótính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách làm công tác đó Bộ phậnchuyên trách có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công

03 PHÓ CHỦ TỊCH

hội

Phòng Văn hóa thông tin

Văn phòng HĐND – UBND

Thanh tra nhà nước quận

Phòng Tài chính -

Kế hoạch Phòng Giáo dục và

Đào tạo

Ban Chỉ huy quân sự

Ban Bồi thường giải phóng mặt bằngCHỦ TỊCH

việc chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất các giải pháp giải quyết các vấn đề còntồn đọng

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọngcủa tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để nâng cao năng suất, chất lượngcông tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan cần có bộ phận chuyên trách làm côngtác lưu trữ

Căn cứ vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa UBND quận Tây Hồ; tính chất công việc, khối lượng hồ sơ, tài liệu hàngnăm… UBND quận Tây Hồ đã bố trí bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòngHĐND & UBND để thực hiện công tác lưu trữ

2.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên mônthuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việclàm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBNDquận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, xây dựng và tổ chứctriển khai các chương trình kế hoạch công tác, giúp lãnh đạo UBND tổ chứccông tác văn thư lưu trữ, phục vụ công tác hành chính của cơ quan

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

- Tham mưu, giúp việc hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND và đại biểu HĐND

- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận; Đônđốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận;