MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Bố cục của đề tài 4 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG 5 1. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của hoạch định 5 1.1. Khái niệm hoạch định 5 1.2. Ý nghĩa của hoạch định 5 1.3. Vai trò của hoạch định 6 2. Các căn cứ, các loại, các hình thức và phương pháp hoạch định 7 2.1. Các căn cứ hoạch định 7 2.1.1. Căn cứ vào chủ trương , đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan 7 2.1.2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan 7 2.1.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của cơ quan 7 2.1.4. Căn cứ vào nguồn lực thực tế của cơ quan 7 2.1.5. Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài 8 2.2. Các loại hoạch định 8 2.2.1. Hoạch định mục tiêu 8 2.2.2. Hoạch định chiến lược 8 2.2.3. Hoạch định chiến thuật 8 2.2.4. Hoạch định tác nghiệp 8 2.2.5. Hoạch định thời gian 8 2.3. Các hình thức hoạch định 8 2.3.1. Hoạch định từ trên xuống dưới 8 2.3.2. Hoạch định từ dưới lên trên 9 2.3.3. Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên 9 2.4. Các phương pháp hoạch định 9 2.4.1. Xác định mục tiêu yêu cầu 9 2.4.2. Xác định nội dung công việc 10 2.4.3. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian. 10 2.4.4. Xác định cách thức thực hiện 10 2.4.5. Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát. 10 2.4.6. Xác định nguồn lực thực hiện 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 11 2. Vai trò của văn phòng trông công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ. 11 2.1. Vài nét về huyện Đông Anh 11 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 11 3. Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng 14 3.1. Xác định mục tiêu 14 3.2. Chức năng 14 3.3 Các phương pháp để đạt được mực tiêu 14 3.4 Vai trò của văn phòng 14 4.Hoạch định bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh 15 5.Bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh (phụ lục 01) 15 6.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận (phụ lục 02) 15 7.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định ra các bộ phận của văn phòng 15 7.1.Vai trò chung 15 7.2.Vai trò trong việc hoạch định nhân sự 15 7.2.1.Số lượng nhân sự làm công tác văn phòng 15 7.2.2.Chất lượng trình độ nhân sự trong văn phòng 16 7.2.3.Tuyển dụng nhân sự 16 7.2.4.Bố trí, sắp xếp nhân sự 16 7.2.5.Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân sự 17 7.2.6.Kiểm tra, đánh giá nhân sự 17 8.Vai trò trong việc hoạch định xây dựng quy chế của cơ quan văn phòng 18 9. Xây dựng chương trình kế hoạch trong văn phòng 19 9.1. Khái niệm kế hoạch 19 9.2. Các loại kế hoạch 19 C. KẾT LUẬN 20 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em thực tập với đề tài “ Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh” Em xin cam đoan toàn nội dung em thu thập trình em khảo sát UBND huyện Đơng Anh Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng báo cáo Hà Nội, ngày 11 tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập tổng hợp thông tin, em nhận giúp đỡ tận tình từ cán bộ, nhân viên văn phòng UBND huyện Đơng Anh Nhân đây, cho phép em bày t ỏ lòng biết ơn đến thầy Nguyễn Hữu Danh, giảng viên giảng dạy mơn “Kỹ hoạch định quản trị văn phòng” thầy dạy cho thân em nói riêng bạn sinh viên lớp Cao đẳng QTVP nói chung nhiều kiến thức bổ ích giảng Giúp chúng em có vốn kiến thức để hồn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A LỜI MỞ ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Bố cục đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG .5 1.Khái niệm, ý nghĩa, vai trò hoạch định 1.1.Khái niệm hoạch định 1.2.Ý nghĩa hoạch định .5 1.3.Vai trò hoạch định 2.Các cứ, loại, hình thức phương pháp hoạch định 1.4.Các hoạch định 1.4.1.Căn vào chủ trương , đường lối sách Đảng, Nhà nước quan 1.4.2.Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan .7 1.4.3.Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn quan 1.4.4.Căn vào nguồn lực thực tế quan .7 1.4.5.Căn vào yếu tố bên .7 1.5.Các loại hoạch định .8 1.5.1.Hoạch định mục tiêu 1.5.2.Hoạch định chiến lược .8 1.5.3.Hoạch định chiến thuật 1.5.4.Hoạch định tác nghiệp .8 1.5.5.Hoạch định thời gian 1.6.Các hình thức hoạch định 1.6.1.Hoạch định từ xuống .8 1.6.2.Hoạch định từ lên 1.6.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống lên 1.7.Các phương pháp hoạch định .9 1.7.1.Xác định mục tiêu yêu cầu .9 1.7.2.Xác định nội dung công việc 1.7.3.Xác định đối tượng, địa điểm thời gian 1.7.4.Xác định cách thức thực 10 1.7.5.Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát 10 1.7.6.Xác định nguồn lực thực 10 CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 10 2.Vai trò văn phòng trông công tác hoạch định chức nhiệm vụ 10 2.1.Vài nét huyện Đông Anh .10 2.2.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .11 Hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng .13 3.1 Xác định mục tiêu .13 3.2 Chức 14 3.3Các phương pháp để đạt mực tiêu 14 3.4Vai trò văn phòng 14 4.Hoạch định máy văn phòng UBND huyện Đ ơng Anh 14 5.Bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ơng Anh (phụ lục 01) 14 6.Chức nhiệm vụ phận (phụ lục 02) 15 7.Vai trò văn phòng việc hoạch định phận văn phòng 15 7.1.Vai trò chung 15 7.2.Vai trò việc hoạch định nhân 15 7.2.1.Số lượng nhân làm cơng tác văn phòng 15 7.2.2.Chất lượng trình độ nhân văn phòng .15 7.2.3.Tuyển dụng nhân .16 7.2.4.Bố trí, xếp nhân 16 7.2.5.Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân 16 7.2.6.Kiểm tra, đánh giá nhân 17 8.Vai trò việc hoạch định xây dựng quy chế quan văn phòng 18 Xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng 19 9.1 Khái niệm kế hoạch 19 9.2 Các loại kế hoạch 19 C KẾT LUẬN 19 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND: Ủy ban nhân dân QTVP: Quản trị văn phòng TS: Tiến sĩ ThS: Thạc sĩ GSTS: Giáo sư tiến sĩ VTLT: Văn thư lưu trữ TNHH: Trách nhiệm hữu hạn A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết, ngày quan hay doanh nghiệp phải có văn phòng Bởi máy văn phòng, đội ngũ nhân viên người quản lý phận nòng cốt quan, doanh nghiệp Văn phòng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hơn nữa, văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Văn phòng địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan đơn vị Đối với xã hội, tầm quan trọng văn phòng ngày chưa bị giảm Với phát triển xã hội ngày ngành văn phòng coi ngành đa dạng, giúp cho người khơng phát huy trí tuệ thân mà phát huy , thể hết khả mà thân vốn có Hơn nữa, văn phòng máy có cấu tổ chức rõ ràng, mà muốn rõ ràng điều cần phải làm hoạch định Hoạch định việc cần phải làm, người cần làm công việc đấy,và đề hướng đi, đem lại hiệu tốt đạt kết cao công tác văn phòng Chính vậy, vai trò văn phòng công tác hoạch định vô cần thiết quan trọng Qua trình khảo sát tìm hiểu nội dung đề tài văn phòng UBND huyện Đơng Anh Em thấy rõ vai trò của văn phòng cơng tác hoạch định Là sinh viên chuyên ngành QTVP, em có nhiều điều kiện tiếp xúc học hỏi, tạo điều cho thân hiểu biết sâu chuyên nghành theo học Đồng thời, xuất phát từ thực tế, xã hội ngày phát triển, cơng việc, quy trình văn phòng cần phải đại hóa lên Giúp cho cơng tác văn phòng, cơng việc hoạch định cơng tác đạt kết cao, đem lại hiệu tốt Chính lý trên, em định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan, doanh ngiệp cụ thể” làm đề tài để em nghiên cứu thực tập Và em chọn văn phòng UBND huyện Đơng Anh quan để em khảo sát đề tài Nhờ đề tài này, em tìm hiểu học hỏi nhiều điều, giúp em tiếp cận thực tế hiểu câu nói mà thầy cô hay dạy “Học đôi với hành” Lịch sử nghiên cứu Công tác hoạch định văn phòng bước vơ quan trọng, kết hoạch định yếu tố định cho việc phát triển quan Do công tác hoạch định giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên quan tâm đặc biệt cấp lãnh đạo nhân viên, cán văn phòng Trong thời gian tìm hiểu đề tài, em tìn hiểu nhiều tài kiệu tác giả khác có tham khảo số luận văn liên quan đến đề tài mình, là: - Luận văn tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác hoạch định công ty TNHH sản xuất, xây dựng thương mại Trường Phú” tác giả Lê Thị Hải (2007) , Trường Đại học Thương Mại : Qua đề tài tác giả cho biết lý luận công tác hoạch định thực trạng cơng tác hoạch định cơng ty Ngồi tác giả số giải pháp để hồn thiện cơng tác hoạch định cơng ty mà tác giả nghiên cứu Bên cạnh , em tham khảo học qua số giáo trình có lên quan đến văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng: - Giáo trình mơn “Quản trị học bản” – tác giả TS Trần Đăng Thịnh (Chủ biên) , ThS Nguyễn Thị Hồng, ThS Phan Thị Thanh Hiền - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” – tác giả GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng UBND huyện Đơng Anh - Phạm vi nghiên cứu: văn phòng UBND huyện Đơng Anh Phương pháp nghiên cứu 4.1.Phương pháp luận - Duy vật biện chứng : Phương pháp vật biện chứng hay chủ nghĩa vật biện chứng phận học thuyết triết học Karl Marx đề xướng Đặc trưng phương pháp vật biện chứng coi vật hay tượng trạng thái ln phát triển xem xét mối liên hệ với vật tượng khác Cốt lõi chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật kết hợp với phép biện chứng - Duy vật lịch sử: Là hệ thống quan điểm vật biện chứng xã hội triết học Mác-Leenin, kết vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng Chủ nghĩa vật lịch sử lý giải tiến hóa xã hội lồi người phát triển trình độ sản xuất 4.2.Các phương pháp cụ thể • Phương pháp vấn: phương pháp thu thập thông tin đối thoại trực chủ đề định, rõ ràng, có người hỏi có người trả lời • Phương pháp quan sát: phương pháp dùng chi giác công cụ dụng cụ, máy ảnh, máy quay phim, ghi âm, để cảm nhân ghi lại hoạt động vấn đề mà cần nghiên cứu, tìm hiểu • Phương pháp thống kê: phương pháp dực điều tra, khảo sát, tiến hành tổng hợp lại theo nhóm, tiêu chí khác Bao gồm số lượng thống kê chủ thể tiến hành khơng gian thời gian cụ thể • Phương pháp so sánh: phương pháp tư cách xem xét thuộc tính hai đối tượng để tìm mối liên hệ chúng Tức tìm khác nét chung vật thể tượng cần nghiên cứu • Phương pháp tổng hợp: phương pháp tổng hợp ý kiến, tính tốn tỷ lệ phần trăm, sở quan trọng để đưa nhận định, đánh giá tình hình thực chức hoạch định quan • Phương pháp nghiên cứu tư liệu: phương pháp tham khảo giáo trình, đề tài nghiên cứu sinh viên khóa trước, luận văn tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, qua sách vở, báo chí, mạnh Internet Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài có kết cấu gồm chương: Chương 1: Một số lý luận chung công tác hoạch định văn phòng Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Đông Anh vững định hướng chung, làm giảm vai trò điều tiết cấp cấp thông qua kế hoạch 1.6.3 Hoạch định theo quy trình hai xuống lên Quy trình thực sau: - Vào đầu năm (thường tháng 11 tháng 12 năm trước) cấp xây dựng kế hoạch cho cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp đưới - Cấp vào kế hoạch cấp khai thác để xây dựng cho cấp gửi cho cấp để xem xét định Ưu điểm: Đây hình thức vậm dụng cách phổ biến Đảm bảo việc kế hoạch thực cách thống Giữ vững định hướng cấp Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo cấp dưới, kế hoạch sát với thực tế Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ hội 1.7.Các phương pháp hoạch định 1.7.1 Xác định mục tiêu yêu cầu Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: - Tại bạn phải làm cơng việc này? - Nó có ý nghĩa tổ chức, phận bạn? - Hậu bạn không thực chúng? Why (tại sao) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 1.7.2 Xác định nội dung cơng việc - 1W=what? Nội dung cơng việc gì? - Chỉ bước thực cơng việc giao - Bước sau “kết quả” cảu bước trước theo trình tự logic, khoa học 1.7.3 Xác định đối tượng, địa điểm thời gian - Ai người thực hiện? - Ai làm việc đó? - Ai kiểm tra? - Ai hỗ trợ phối hợp thực hiện? - Ai chịu trách hiệm chính? - Đơn vị thực hiện? - Địa điểm thực đâu? - Thời gian nào, bao lâu? 1.7.4 Xác định cách thức thực H how (như nào) ? - Xác định thực quy trình thực thực công việc - Phương pháp thủ tục thực công việc - Tài liệu văn hướng dẫn - Tiêu chuẩn thực - Sự vận hành máy móc, thiết bị, cơng nghệ quan 1.7.5 Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm sốt - Đặc tính cơng việc - Cách đo lường đặc tính công việc - Tần suát kiểm tra - Người tiến hành kiểm tra 1.7.6 Xác định nguồn lực thực - Tài - Sức lao động - Trang thiết bị máy móc - Cơng nghệ - Thơng tin, quan hệ CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH Vai trò văn phòng trơng cơng tác hoạch định chức nhiệm vụ 2.1.Vài nét huyện Đông Anh Tên quan: Trụ sở UBND huyện Đông Anh Địa chỉ: Số 24 Cao Lỗ- Thị trấn Đông Anh- huyện Đơng Anh UBND huyện Đơng Anh nằm phía bắc thành phố Hà Nội, huyện Đơng Anh có vị quan trọng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc 10 phòng Huyện Đơng Anh có 24 xã với phát triển nghành nghề thủ công nghiệp thủ công nghiệp Huyện Đông Anh thành phố Hà Nội công nhận huyện có truyền thống cách mạng phong trào xuất sắc hệ thống trị huyện đươc kiện tồn đầy đủ hoạt động tốt Các tổ chức trị tổ chức chặt chẽ từ huyện đến xã 2.2.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Chức Uỷ Ban Nhân Dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội Đồng Nhân Dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ Ban Nhân Dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp văn quan nhà nước cấp nghị Hội Đồng Nhân Dân cấp Uỷ Ban Nhân Dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ *Trong lĩnh lực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình kế hoạc, đồ án, khuyến khích phát triển tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch - Tổ chức xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, thực việc tu bổ bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lũ, ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển ngành nghề 11 *Trong lĩnh vực Kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội năm trình Hội Đồng Nhân Dân cấp thơng qua để trình Uỷ Ban Nhân Dân Huyện phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch - Lập dự án theo ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương Hội Đồng Nhân Dân cấp định báo cáo Uỷ Ban Nhân Dân, quan tài cấp trực tiếp; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật *Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải: - Tổ chức thực xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định - Tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông cầu cống xã theo quy định pháp luật *Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể thao; - Thực kế haochj phát triển nghiệp giáo dục địa phương; 12 phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hóa; thực xóa mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch háo gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương thao quy định pháp luật; - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương, UBND xã, thị trấn: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân, xây dựng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; - Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng kí, quản lý nhân dân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; - Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương Hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng 3.1 Xác định mục tiêu Văn phòng làm việc UBND huyện Đơng Anh xây dựng cho văn phòng chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định, máy văn phòng chặt chẽ 13 Nhờ nâng cao hiệu hoạt động quan văn phòng tất mặt hoạt động, cơng việc 3.2 Chức Chức văn phòng tổ chức hành gồm có: Tham mưu, tổng hơp, hậu cần, giao dịch nhân Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo công ty vấn đề, công tác tổ chức nhân sự, tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư lưu trữ, in ấn, trang điện tử 3.3Các phương pháp để đạt mực tiêu - Căn vào chức năng, nhiệm vụ - Căn vào lĩnh vực hoạt động - Căn vào chất lượng nguồn nhân 3.4Vai trò văn phòng Việc hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng rõ ràng, giúp cho văn phòng hoạt động hiệu - Các nhóm cơng việc văn phòng (nhiêm vụ chung) + Cơng việc soạn thảo + Công việc tổ chức xếp đặt + Công việc Văn thư-Lưu trữ +Cơng việc tính tốn, thống kê tổng hợp, dự tốn, tổng kết, +Cơng việc giao tiếp, tiếp nhận phổ biên thông tin Hơn nữa, văn phòng thực hoạch định chức năng, nhiệm vụ, cán nhân viên nắm rõ cơng việc mà cần làm có trách nhiệm cơng việc Để hoạch định rõ ràng văn phòng quan lập bảng phân công công việc giao cho nhân viên từ bảng đánh giá, kiểm sốt kiểm tra q trình làm việc nhân viên 4.Hoạch định máy văn phòng UBND huyện Đ ơng Anh 5.Bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ơng Anh (phụ lục 01) 14 6.Chức nhiệm vụ phận (phụ lục 02) 7.Vai trò văn phòng việc hoạch định phận văn phòng 7.1.Vai trò chung - Hoạch định cơng tác văn phòng giúp cho công việc đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với khả người - Giúp cho phận phối hợp hài hòa với - Quy trình làm việc rõ ràng cụ thể, phân công rõ ràng nhiệm vụ công việc phận Giúp cho cơng việc giải cách nhanh chóng mà vô khoa học: tiếp nhận văn đến, dấu, - Giúp tổ chức họp, đối nội đối ngoại, cơng việc hành cách nhanh chóng 7.2.Vai trò việc hoạch định nhân 7.2.1.Số lượng nhân làm cơng tác văn phòng Số lượng nhân làm cơng tác văn phòng: Do UBND huyện Đơng Anh hoạt động theo quy mơ nhỏ, nên văn phòng UBND có quy mơ nhỏ Văn phòng làm việc UBND có cán phụ trách tất cơng việc liên quan đến hành văn phòng, văn thư lưu trữ =>Số lượng phù hợp với quy mơ văn phòng, đápứng đủ cơng việc văn phòng Phương pháp để đạt mục tiêu số lượng cán văn phòng: - Tuyển dụng thêm cán làm cơng tác văn phòng - Thuyên chuyển, cắt giảm biên chế - Thu hút, thuyên chuyển cán từ phận khác 7.2.2.Chất lượng trình độ nhân văn phòng Mục tiêu chất lượng, trình độ nhân văn phòng: Cán văn phòng người có trình độ, cấp, tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên, có chứng chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ 15 Có đầy đủ kĩ (mềm): kĩ giao tiếp, công tác hậu cần, tổ chức kiện, đối nội, đối ngoại Có đầy đủ kĩ (cứng): nắm trình độ chun mơn Có đầy đủ kĩ đạo đức, cách đối nhân xử thế, giao tiếp người với người 7.2.3.Tuyển dụng nhân Mục tiêu tuyển dụng nhân sự: - Lựa chọn cán văn phòng có chất lượng phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn tuyển chọn - Lựa chọn đủ số lượng cán đáp ứng nhu cầu công việc văn phòng phù hợp với thực tiễn hoạt động quan, tổ chức Phương pháp thực mục tiêu: - Trên sở mục tiêu chất lượng số lượng cán văn phòng cần phải xây dựng tiêu chuẩn, yêu cầu người tuyển dụng - Lãnh đạo văn phòng cần kết hợp với phận phụ trách nhân quan để tiến hành tuyển dụng 7.2.4.Bố trí, xếp nhân Mục tiêu xếp, bố trí nhân sự: - Văn phòng thực theo nguyên tắc thống chặt chẽ - Phân công công việc văn phòng rõ ràng - Sắp xếp nhân để hồn thành cơng việc chung văn phòng - Nâng cao chất lượng hiệu công việc văn phòng Phương pháp bố trí, xếp nhân sự: Văn phòng UBND huyện Đơng Anh có xếp, bố trí cơng việc cho nhân viên cách hợp lý khoa học Biết nhìn điểm mạnh, điểm yếu người, để phân công công việc, giúp máy văn phòng quan ngày phát triển 7.2.5.Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân Mục tiêu: - Nâng cao chất lượng, trình độ chuyên mơn đội ngũ cán văn 16 phòng - Xây dựng phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp cho đội ngũ cán văn phòng - Đảm bảo chất lượng sống cho người lao động văn phòng để họ phục vụ lâu dài cho quan Giải pháp thực hiện: - Trên sở nguồn lực quan, nhu cầu chất lượng đội ngũ cán quan mở lớp đào tạo trình độ nghiệp vụ - Cử cán văn phòng học - Đề nghị với lãnh đạo quan có sách quan tâm tới đời sống gia đình, tình cảm, tinh thần người lao động 7.2.6.Kiểm tra, đánh giá nhân Mục tiêu: - Kiểm tra nhân nhằm đảm bảo thái độ làm việc nghiêm túc cán văn phòng - Phát ưu điểm, nhược điểm, phát lực, sở trường nhân viên để có biện pháp đào tạo, bố trí nhân cho phù hợp Giải pháp thực hiện: - Xác định nội dung kiểm tra - Hiệu công việc - Phương pháp kiểm tra 17 8.Vai trò việc hoạch định xây dựng quy chế quan văn phòng Quy chế hoạt động văn quan, tổ chức thể quy tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực công việc quan, tổ chức Xây dựng thực tốt quy chế làm việc ủy ban việc làm quan trọng, có ý nghĩa định việc nâng cao chất lượng hoạt động ủy ban , nhằm thực tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập trung , phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, người đứng đầu giải tốt mối quan hệ cơng tác * Vai trò quy chế hoạt động quan: -Đảm bảo nguyên tắc hoạt động -Là sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan -Là sở giúp lãnh đạo quan kiểm tra, giám sát hoạt động Việc ban hành nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu hoạt động quan *Vai trò, ý nghĩa hoạch định xây dựng quy chế hoạt động văn phòng: - Quy chế hoạt động giúp văn phòng hoạt động thống - Quy chế hoạt động giúp hoạt động văn phòng có quy tắc, có kỉ luật góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng - Quy chế hoạt động sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng - Quy chế văn thư-lưu trữ giúp hoạt động ủy ban thực theo quy định quan cấp - Giúp cho hoạt động quản lý công ty hiệu * Đánh giá chung: Nhìn chung, vai trò hoạch định cơng tác văn phòng quan trọng Song bên cạnh tiêu chí, nội dung đ ã nêu số mặt hạn chế Đôi việc hoạch định cơng việc qua cụ thể, gây gò bó phạm vi c ông việc nhỏ hẹp làm cho cán bộ, nhân viên không phát huy khả năng, lực thân Các quy chế, quy định, nội quy văn phòng quan nên đổi dầu cho phù 18 hợp với bối cảnh phát triển xã hội bối cảnh văn phòng quan Xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng 9.1 Khái niệm kế hoạch Xây dựng kế hoạch chức quan trọng quản trị văn phòng Đây cơng việc Đặt sở cho hoạt động khác tổ chức Kế hoạch định, phương án hoạt động cụ thể, tối ưu lựa chọn hướng tới đạt mục tiêu cách hiệu Không thể tổ chức công việc quan, tổ chức đạt kết tốt khơng có kế hoạch Nội dung kế hoạch cần có: - Xác định mục tiêu (Làm gì-What) - Xây dựng nội dung ( Ai làm-Who) - Lựa chọn phương thức ( Làm nào-How) - Thời gian (Làm nào-When) - Địa điểm (Làm đâu-Where) 9.2 Các loại kế hoạch Có nhiều loại kế hoạch công tác khác tùy theo nội dung, thời gian, tính chất kế hoạch Người ta dựa vào số tiêu chí sau để phân loại kế hoạch Theo tiếu chí thời gian - Kế hoạch dài hạn (từ năm trở lên) - Kế hoạch ngắn hạn (dưới năm) Theo tiêu chí tính chất kế hoạch, phân chia thành hai loại: - Chiến lược - Kế hoạch nghiệp vụ Theo tiêu chí chủ thể thực hiện, chia làm hai loại: - Kế hoạch cá nhân - Kế hoạch tập thể C KẾT LUẬN 19 Nhìn chung, máy văn phòng đơn vị quan trọng, cấu thành lên quan Ở diễn hoạt động văn hành chính, VTLT Nó đảm đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cơng tác hậu cần, Góp phần lớn vào hoạt động chung quan, đem lại hiệu cao Vậy nên, cần phải có chương trình xây dựng kế hoạch cụ thể hoạch định công việc chung quan, hoạch định cụ thể vấn đề văn phòng quan, giúp cho máy văn phòng ngày phát triển Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định có tác động vơ lớn Muốn hoạch định phải có quan, tổ chức cụ thể, qun tổ chức muốn làm việc , vận hành hiệu cao phải có cách hoạch định khoa học, gọn nhẹ, rõ ràng, dễ hiểu mà không phức tạp, Để nhân viên, cán văn phòng quan nắm rõ nhiêm vụ cơng việc cần làm Sau thời gian học tập tr ên sách sở khảo sát thực tế văn phòng UBND Huyện Đông Anh Kết báo cáo em nói rõ vai trò tầm quan trọng công tác hoạch định văn phòng quan 20 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Chánh văn phòng Phó phòng Bộ phận hành Phó phòng Bộ phận quản trị Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận Bảo vệ PHỤ LỤC 02 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG VĂN PHỊNG UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Chức vụ Chức Nhiệm vụ Chánh văn -Đảm bảo hoạt động chung -Chỉ đạo, đơn đốc, kiểm tra hoạt phòng văn phòng động tổ chức, cá nhân -Đảm bảo điều hành tốt cơng việc văn phòng văn phòng -Kí văn thuộc vai trò, chức văn phòng -Phân cơng, xử lý tình huống, đối ngoại cá nhân tổ chức Phó phòng Đảm bảo hoạt động phận -Chỉ đảo, kiểm tra đôn đốc Hành phận VTLT Đem phận làm việc lại hiệu cho quan -Phân công nhiệm vụ cho phận -Báo cáo thường xuyên vấn đề cho chánh văn phòng Phó phòng Đảm bảo hoạt động phận -Chỉ đảo, kiểm tra đôn đốc Quản trị phận Bảo vệ Đem phận làm việc lại hiệu tốt cho quan -Phân công nhiệm vụ cho phận -Báo cáo thường xuyên vấn Bộ đề cho chánh văn phòng phận Đảm bảo hoạt động hành -Soạn thảo văn bản, thủ hành chính văn tục hành -Theo dõi, đơn đốc việc thức thủ tục hành Bộ văn phòng phận Đảm bảo điều kiện trang thiết Mua sắm tài sản, sửa chữa máy quản trị bị, hạ tầng, máy móc, phương móc, bảo dưỡng, khắc phục tiện Bộ vấn đề quan phận Đảm bảo đầy đủ thông tin, hoạt -Giải vấn đề văn văn thư lưu động văn thư lưu trữ đến thông tin trữ văn -Kiểm soát dấu, lưu văn Bộ bảo vệ bản, lập hồ sơ, liệu phận Đảm bảo an toàn an ninh Giám sát hoạt động an ninh văn phòng, quan quan, giải quát cách gọn nhẹ ... VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG ANH Vai trò văn phòng trơng công tác hoạch định chức nhiệm vụ 2.1.Vài nét huyện Đông Anh Tên quan: Trụ sở UBND huyện Đông Anh. .. lý luận chung công tác hoạch định văn phòng Chương 2: Vai trò văn phòng công tác hoạch định UBND huyện Đông Anh B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG VĂN PHỊNG Khái... nhanh chóng 7.2 .Vai trò việc hoạch định nhân 7.2.1.Số lượng nhân làm công tác văn phòng Số lượng nhân làm cơng tác văn phòng: Do UBND huyện Đông Anh hoạt động theo quy mô nhỏ, nên văn phòng UBND có