MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 4 1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.2. Cơ cấu tổ chức. 5 1.3. Chức năng nhiệm vụ. 5 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 7 2.1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm. 7 2.2. Vai trò của công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh 10 2.2.1. Vai trò của công tác văn thư. 10 2.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ. 10 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH QUẬN BẮC TỪ LIÊM 12 3.1. Nhận xét. 12 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức . 14 3.3. Một số khuyến nghị. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài cho kì thi kết thúc học phần “Tiêu chuẩn hóa và tổchức lao động khoa học trong công tác văn thư - lưu trữ” ngoài sự nỗ lực hếtmình tôi còn nhận được sự động viên, hỗ trợ của rất nhiều người
Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Ths Ngô Thị KiềuOanh, Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người đã trựctiếp hướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi Tôi xin gửi lời tri ân về tất cả sự nhiệttình, tận tâm hướng dẫn của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiêncứu khoa học này
Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, song khôngtránh khỏi được những thiếu sót Tôi kính mong nhận được sự đóng góp chỉ dẫn,
ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cảm đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Các số liệu, kếtquả trong đề tài là do tôi thực hiện và không sao chép dưới bất cứ hình thức nào
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài chưa từng đượccông bố ở nghiên cứu khác
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình
Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài 2
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 2
5 Cấu trúc của đề tài 2
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 4
1.1 Lịch sử hình thành 4
1.2 Cơ cấu tổ chức 5
1.3 Chức năng nhiệm vụ 5
CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 7
2.1 Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm 7
2.2 Vai trò của công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh 10
2.2.1 Vai trò của công tác văn thư 10
2.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ 10
CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH - QUẬN BẮC TỪ LIÊM 12
3.1 Nhận xét 12
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14
3.3 Một số khuyến nghị 14
KẾT LUẬN 16
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17
PHỤ LỤC 18
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốthay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Cho nêncông tác văn thư - lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản
lý Nhà nước Một ví dụ cụ thể ta thấy vùng đất Nam bộ của Việt Nam từ thờidựng nước (trước công nguyên) được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nướcnghiên cứu Cũng may mắn thay nhờ những trang lưu trữ trong lịch sử của cácnhà “khảo cổ học” đã chứng minh nên sự kiện lịch sử này, trong sự kiện lịch sử
ấy các bọn phản động lưu vong trong và ngoài đã xúi giục dân tộc Chăm,Khơmer cho rằng: “vùng đất Nam bộ là của Chân lạp (tức Campuchia)” Chonên nhờ thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ mà nước ta đã chứng minh đượcvùng đất Nam bộ là của Việt Nam, qua đó chúng ta đã đánh một đòn mạnh vàobọn phản động dù chúng làm bằng cách nào cũng không tránh được sự thật Do
đó, công tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô cùng quantrọng trong mọi lĩnh vực Nếu công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt sẽgóp phần trong việc giữ gìn và bảo vệ di tích quốc gia Ngày nay cùng với sựphát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nềnhành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọngcủa công tác văn thư - lưu trữ, trong lĩnh vực quản lí hành chính, Đảng và nhànước ta luôn quan tâm, đã và đang có chủ chương quan tâm chính sách ngàycàng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động quản lý nhà nướctrong mỗi cơ quan Vì thế, công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu trong bất kìlĩnh vực, bộ phận, cơ quan hay tổ chức cá nhân nào Đặc biệt trong các cơ quanhành chính Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ càng có vai trò quan trọng tronghiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước
Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và qua lầnnghiên cứu thực tế tại UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm tôi nhậnthấy công tác văn thư – lưu trữ là một trong những đề tài cần phải được quan
Trang 5tâm nhiều hơn chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ tại UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm” làm
đề tài bài tập lớn cho kì thi kết thúc học phần của mình
2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu lịch sử hình thành của UBND
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
- Đưa ra một số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữahiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND PhườngXuân Đỉnh trong thời gian vừa qua Phân tích những kết quả đạt được, nhữngmặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác văn thư – lưutrữ tại UBND Phường Xuân Đỉnh
- Từ những kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về công tácvăn thư – lưu trữ ở các cơ quan nhà nước nói chung và trong UBND PhườngXuân Đỉnh nói riêng, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng văn thư – lưu trữ cho UBND Phường phục vụ công tác quản lý, điều hànhtrong giai đoạn hiện nay
4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích các nguồn tư liệu;+ Phỏng vấn sâu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+Nguồntài liệu truyền thông, đại chúng
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục vàphụ lục, đề tài được chia làm 03 chương:
- Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND Phường Xuân
Trang 7CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM
1.1 Lịch sử hình thành.
Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số132/NQ- CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “Điều chỉnh địa giới hànhchính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và QuậnNam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong đó xã Xuân Đỉnh
đã được điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 02 phường là phường XuânĐỉnh và phường Xuân Tảo
Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha),phía Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế
1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giápphường Phú Thượng (Quận Tây Hồ)
Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, Dân số (tính đến tháng3/2016) là 9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu
Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật
giáo Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư (3 tăng, 4 ni) Trongnhững năm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chínhquyền và nhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sáchpháp luật của nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn
Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục
công trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhàthờ họ…trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 ditích cấp thành phố)
Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ
chức hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hộiĐình Xuân Tảo Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớntrong 3 ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ
Trang 8chức với quy mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày.
Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên
cường Giai đoạn Tiền khởi nghĩa (1941-1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ươngĐảng chọn làm An toàn khu (ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chílãnh đạo cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, HoàngTùng, Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên
Năm 2003 xã Xuân Đỉnh (nay đã được kiện toàn thành 2 phường làphường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu
“ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”
Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ
thông gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trườngMầm non công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục.100% trẻ em trong độ tuổi được đi học
1.2 Cơ cấu tổ chức.
Theo Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, cơ cấu tổ chức UBNDPhường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ Tịch, 02 Phó Chủ Tịch và 02 Ủy Viên.Giúp việc cho UBND Phường gồm có 06 ban ngành: Văn hóa – Xã hội; Tàichính - Kế toán; Địa chính – Xây dựng; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng – Thốngkê; Tài chính – Thương nghiệp
1.3 Chức năng nhiệm vụ.
Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh là tổ chức sự nghiệp quản lý nhànước, có chức năng quản lý nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho, vừa do
Uỷ ban nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ Là
cơ quan hành chính nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệthống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước Nhưng việc thực hiện chỉđạo điều hành hàng ngày công việc hành chính nhà nước ở địa phương là cơquan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành nhữngquyết định của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội đồng nhândân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên Là cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương xong Uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những
Trang 9nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơ quanchính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của nhà nước.
Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh có trụ sở tại số 418 đường XuânĐỉnh – phường Xuân Đỉnh – quận Bắc Từ Liêm; có tư cách pháp nhân; có condấu và tài khản riêng
Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh thực hiện quản lý nhà nước trongcác lĩnh vực sau:
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,Pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hộiđồng nhân dân cung cấp trong cơ quan nhà nước như: tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn địa phương
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ an toàn vũtrang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch của địa phương
và việc cư trú của người nước ngoài ở địa phương
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dânchống tham nhũng buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác
- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xãhội
- Tổ chức chỉ đạo thi hành án ở địa phương
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phốihợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loạithuế và các khoản thu khác ở địa phương
- Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh còn có nhiệm vụ quản lý đơn vịđịa giới hành chính ở địa phương
Trang 10CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM
2.1 Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm.
* Về soạn thảo văn bản
Việc phân công soạn thảo văn bản do trưởng ban phân công và được phâncông cho cán bộ văn thư soạn thảo Công việc soạn thảo của Ủy ban là soạn thảonhững văn bản hành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo, thôngbáo, tờ trình Văn bản do rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết do ở nhiều
vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ nhằmđảm bảo cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, in, (nhân bản), trình ký vănbản
Thể thức văn bản của cơ quan gồm:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
* Quản lý văn bản
Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh hiện nay, mọi công văn đi đếnhằng ngày đều được quản lý tập trung ở văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi,đến Yêu cầu về quản lý văn bản ở đây phải thống nhất, chính xác, an toàn và bímật tức là khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải kịp thời, đặc biệt đối vớinhững văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc Tuân thủ các quy định về
Trang 11nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư được thống nhất trongphạm vi toàn quốc, đặc biệt là các đơn thư tố cáo phải có sổ sách riêng để quản
lý, theo dõi
* Quản lý và sử dụng con dấu
Cán bộ văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét kỹ văn bản trước khi đóng dấu,văn bản phải có đầy đủ thể thức, chữ ký của các cấp có thẩm quyền, tránh đóngnhầm giữa các con dấu Các văn bản có ý kiến ngoài lề hoặc ký tắt không đóngdấu
Việc bảo quản và giữ gìn con dấu của ở Ủy ban nhân dân Phường đúngquy định, dấu sau khi đã đóng xong, văn thư cất ngay vào tủ có khóa để tránhtrường hợp quên khi ra khỏi phòng Con dấu được bảo quản an toàn, trong cũngnhư ngoài giờ làm việc nghiêm cấm mang con dấu ra khỏi phòng, trừ trườnghợp đột xuất phải có ý kiến của thủ trưởng, khi thay đổi con dấu phải giao nộpdấu cũ cho cơ quan Công an quản lý
* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, làtrách nhiệm của các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn được quy định trong Điều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110 ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Hiện nay ở Ủy ban nhân dânPhường vẫn đang tiến hành chỉnh lý tài liệu mà các năm trước lưu trữ cơ quan
đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, đây là một khó khăn cho côngtác lưu trữ Tình trạng tài liệu bị thất lạc vẫn còn xảy ra, nhưng những năm gầnđây được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên công tác lập hồ sơ hiện hành vànộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt, các bộ phận, chuyên viên, đơn vị đã lậpđược hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụ trách
* Thu thập tài liệu lưu trữ
Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ đầutiên của công tác lưu trữ, nhằm tập hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổchức để quản lý một cách tập trung thống nhất
Thông qua việc thu thập bổ sung tài liệu làm cho số liệu, nội dung, thành
Trang 12phần tài liệu của Ủy ban nhân dân Xã ngày càng đầy đủ, phong phú hơn Đồngthời phục vụ tốt mọi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Ủy ban bao gồm công tácthu thập bổ sung tài liệu của Ủy ban và công tác thu thập bổ sung tài liệu của cácđơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
* Xác định giá trị tài liệu.
Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh việc xác định giá trị tài liệu đãđược các cán bộ quan tâm nhiều hơn nhằm mục đích giúp cho việc quản lý tàiliệu chặt chẽ; tạo điều kiện để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ của cán bộ Ủy ban và người dân; tiết kiệm diện tích kho tàng, giá tủ vàphương tiện bảo quản Việc xác định giá trị tài liệu đã được cán bộ căn cứ tạiđiều 16, Luật lưu trữ 2011
Hàng năm, Ủy ban nhân dân Phường phối hợp với các đơn vị chuẩn bịgiao nộp tài liệu qua việc lập hồ sơ, lập danh mục các tài liệu cần giao nộp Khigiao nộp cán bộ lưu trữ ở Ủy ban tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa danh mụcnộp lưu và thực tế tài liệu thấy đầy đủ thì lập biên bản giao nhận tài liệu Khi lậpbiên bản giao nhận tài liệu để thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan lập thành 02bản: 01 bản bên giao giữ, 01 bản bên nhận giữ
* Chỉnh lý tài liệu.
Hằng năm, đến thời hạn nộp lưu Ủy ban nhân dân Phường căn cứ vàokhối tài liệu cần chỉnh lý tại cơ quan sẽ đề nghị cấp kinh phí để chỉnh lý khối tàiliệu đó Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo Ủy ban nhândân Phường rất coi trọng, quan tâm đầu tư, thực hiện giám sát, chỉ đạo hoạtđộng theo quy định của Nhà nước và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
* Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay do chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên tài liệu của Ủy bannhân dân Phường đang được bảo quản trong các tủ tài liệu đặt tại cơ quan vàdùng các biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấmmốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột… Việc kiểm tra, vệ sinh tài liệuđược thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như