Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 2 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1. Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2. Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 10 2.1.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư. 10 2.1.2. Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ. 10 2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.1. Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2.3. Phổ biến, ban hành các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ 13 2.2.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá 14 2.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ 16 C. KẾT LUẬN 17
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Công ty Thủy điện Sơn La 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty Thủy điện Sơn La 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chương Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ .10 2.1.1 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 10 2.1.2 Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ 10 2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.1 Bố trí phận làm cơng tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.2 Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2.3 Phổ biến, ban hành văn công tác Văn thư, lưu trữ 13 2.2.4 Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá 14 2.2.5 Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ 16 C KẾT LUẬN 17 A PHẦN MỞ ĐẦU Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03/01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh tài liệu văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác đơn thuần, dễ làm, dễ học gần cán làm công tác Văn thư, lưu trữ người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên nhiều người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… người làm cơng tác ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng khó khăn, áp lực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu Hiện nay, tài liệu hình thành hoạt động nhiều quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu khơng có cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thơng tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phát triển hay không phần lớn phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý người đứng đầu cán có liên quan, vậy, tơi chọn đề « Chức năng, nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ Công ty Thủy điện Sơn La» làm đề tài cho tiểu luận môn Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá tầm quan trọng việc tổ chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG Giới thiệu vài nét Công ty Thủy điện Sơn La 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cơng ty Thủy điện Sơn La 1.1.1 Lịch sử hình thành Năm 2003, EVN hoàn chỉnh Báo cáo nghiên cứu khả thi thực phương án Sơn La Công tác tái định cư bắt đầu triển khai thực Tháng 12/2003, người thợ thuộc Tổng cơng ty Sơng Đà có mặt cơng trường để triển khai xây dựng mặt công trường đồng thời tận dụng thời gian chuẩn bị công trường năm (2004-2005) để thi cơng cơng trình dẫn dòng Ngày 15/1/2004, Thủ tướng định số 09/QĐTTg phê duyệt dự án Thủy điện Sơn La Nhà máy Thủy điện Sơn La cơng trình trọng điểm Quốc gia, Quốc hội giám sát Nhiệm vụ chủ yếu cơng trình là: - Cung cấp nguồn điện để phát triển kinh tế, xã hội phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước; - Góp phần chống lũ mùa mưa cung cấp nước mùa kiệt cho đồng Bắc bộ; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội vùng Tây Bắc Nhà máy Thủy điện Sơn La Công suất lắp máy nhà máy Thủy điện Sơn La 2.400MW đấu nối vào hệ thống điện Quốc gia bốn đường dây 500kV Sơn La - Hịa Bình, Sơn La - Nho Quan, Sơn La - Việt Trì Sơn La - Sóc Sơn Trạm 500kV Sơn La đặt khu vực Pitoong, cách nhà máy ba đến bốn km Ngày 02/12/2005, cơng trình Thủy điện Sơn La khởi công xây dựng Ngày 23/12/2012, cơng trình Thủy điện Sơn La thức khánh thành trở thành đập thủy điện lớn Đông Nam Á với cao độ đỉnh đập 228,1 m; dài 961,6 m; chiều rộng đáy đập 105 m; chiều rộng đỉnh đập 10 m Dung tích hồ chứa thủy điện 9,26 tỷ m3, với tổng công suất lắp máy 2.400 MW, sản lượng điện bình quân hàng năm 10 tỷ kW, gần 1/10 sản lượng điện Việt Nam năm 2012 Nhà máy Thủy điện Lai Châu có cơng suất 1.200MW, gồm ba tổ máy Đập bê tông đầm lăn thủy điện có khối lượng 1.886.000m3; chiều cao đập lớn 137m, tốc độ thi công nâng đập theo chiều cao trung bình 20m/tháng, lớn 27,9m/tháng Đây đập có tốc độ nâng đập lớn giới Việc thi công bê tông đầm lăn vượt tiến độ tạo điều kiện thi công sớm hạng mục khác, sớm tích nước hồ chứa đem lại hiệu ích phát điện cho Thủy điện Lai Châu, Sơn La Hịa Bình Nhà máy thủy điện Lai Châu Cơng trình khởi cơng xây dựng từ cuối năm 2011, qua gần 2.000 ngày lao động liên tục, miệt mài hàng vạn cán bộ, cơng nhân…, cơng trình khánh thành vào ngày 20/12/2016, đích sớm năm so với Nghị Quốc hội đề Đây công trình đánh giá trưởng thành vượt bậc cán bộ, kỹ sư, công nhân ngành điện, ngành lắp máy Việt Nam Đặc biệt vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật, làm chủ từ khâu quy hoạch, thiết kế, thi công xây lắp, đồng thiết bị, giám sát quản lý vận hành Công ty Thủy điện Sơn La thành lập Quyết định số 69/QĐ-EVN ngày 14/02/2011 Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam - đơn vị tham gia xây dựng tiếp quản, quản lý vận hành nhà máy Thủy điện Sơn La Thủy điện Lai Châu Đảng, Chính phủ chọn cơng trình quan trọng chào mừng Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ XI lần thứ XII trực tiếp vận hành ổn định tổ máy hai nhà máy Nhiều năm qua đội ngũ cán bộ, kỹ sư, cơng nhân kỹ thuật Cơng ty hồn thành xuất sắc nhiệm vụ trị, đảm bảo cơng suất sản lượng điện cung cấp cho hệ thống điện quốc gia, đáp ứng nhu cầu an ninh lượng Công ty Thủy điện Sơn La gặt hái thành tích quan trọng, khẳng định vai trị vị trí NMTĐ đa mục tiêu, có cơng suất lớn nước khu vực Đông Nam Á Công ty thủy điện Sơn La có trụ sở đặt Số 56 - Đường Lò Văn Giá - Thành phố Sơn La - Tỉnh Sơn La 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý vận hành Nhà máy thủy điện Sơn La Thủy điện Lai Châu - Quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo thiết bị điện, cơng trình thủy cơng, kiến trúc nhà máy thủy điện; thí nghiệm hiệu chỉnh thiết điện, gia cơng khí - Sản xuất kinh doanh điện năng; Tham gia thị trường phát điện cạnh tranh; Mua bán, xuất nhập vật tư, thiết bị ngành điện - Tư vấn lập thẩm định dự án đầu tư xây dựng; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng; Tư vấn giám sát thi cơng xây dựng cơng trình (bao gồm lắp đặt thiết bị công nghệ) - Tư vấn lập thẩm định hồ sơ mời thầu; Đánh giá hồ sơ dự thầu thiết kế, xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị; Tư vấn lập thẩm định thiết kế, dự tốn, tổng dự tốn cơng trình - Xây lắp cơng trình điện cơng trình xây dựng - Khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Theo Quyết định số 69/QĐ-EVN ngày 14/02/2011 Hội đồng viên Tập đồn Điện lực Việt Nam v/v thành lập Cơng ty Thủy điện Sơn la, cấu tổ chức Công ty Thủy điện Sơn La gồm: - Ban Lãnh đạo: + 01 Giám đốc + 01 Phó Giám đốc Sản xuất + 01 Phó Giám đốc Sửa chữa - Phịng chun mơn: + Văn phịng + Phịng Tổ chức Nhân (TC&NS) + Phịng Tài - Kế tốn (TCKT) + Phòng Kế hoạch - Vật tư (KHVT) + Phịng Kỹ thuật - An tồn (KTAT) + Phịng Chuẩn bị sản xuất Lai Châu (CBSX Lai Châu) - Phân xưởng sản xuất: + Phân xưởng Vận hành Sơn La + Phân xưởng Vận hành Lai Châu + Phân xưởng Sửa chữa Máy + Phân xưởng Thủy Công + Phân xưởng Sửa chữa Điện + Phân xưởng Tự động GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT P.GIÁM ĐỐC SỬA CHỮA VĂN PHÒNG Phân xưởng Vận hành SƠN LA Phân xưởng Vận hành LAI CHÂU Phân xưởng THỦY LỰC PHÒNG TC&NS PHỊNG KHVT Phịng Phịng KTAT CBSX LAI CHÂU PHỊNG TCKT Phân xưởng Sửa chữa ĐIỆN Phân xưởng TỰ ĐỘNG Sơ đồ cấu tổ chức, máy Công ty Thủy điện Sơn La Phân xưởng Sửa chữa MÁY CHƯƠNG Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.1 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ 2.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư Với chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp nhà nước sản xuất kinh doanh điện gồm phịng chức có trách nhiệm tham mưu, soạn thảo văn phân xưởng sản xuất, số lượng CBCNV 500 người, Công ty Thủy điện Sơn La nên lựa chọn hình thức tổ chức Văn thư tập trung nghĩa tồn cơng đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực phận văn thư thuộc Văn phịng Cơng ty văn thư Cơng ty đảm nhiệm 2.1.2 Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ Để thực công tác Lưu trữ doanh nghiệp nhà nước cần vào quy định nhà nước để ban hành quy chế, quy định cụ thể công tác lưu trữ doanh nghiệp Trong doanh nghiệp nói chung Cơng ty Thủy điện Sơn La nói riêng hình thức tổ chức cơng tác Lưu trữ phải theo nguyên tắc tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ Điều thể việc tập trung tồn tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt động Cơng ty tạo thành Phông Lưu trữ Công ty thủy điện Sơn La Việc quản lý tài liệu lưu trữ phông việc thực nghiệp vụ lưu trữ thực thống theo quy định, quy chế doanh nghiệp quản lý tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ, dựa nguyên tắc tuân thủ pháp luật nhà nước Việt Nam 2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.2.1 Bố trí phận làm cơng tác văn thư, lưu trữ Cơng tác văn thư, lưu trữ tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, cung cấp thông tin văn để phục vụ cho yêu cầu hoạt động quản lý Cơng tác văn thư, lưu trữ mang tính phức tạp, liên quan đến CBCNV quan, tổ chức cần có phận tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo quan, tổ chức việc kiểm sốt nguồn thơng tin 10 văn nhiệm vụ cần phải giao cho phòng chức đo Văn phòng phòng Tổ chức hành Cơng ty Thủy điện Sơn La quan có quy mơ hoạt động tương đối lớn, hàng ngày văn bản, tài liệu sản sinh nhiều yêu cầu địi hỏi việc phải hình thành phận Văn thư, lưu trữ nằm tổ Hành - Quản trị - Văn phịng thuộc Văn phịng Cơng ty Bộ phận văn thư, lưu trữ gồm có nhóm trưởng giúp tổ trưởng Tổ Hành Chính - Quản trị - Văn phịng quản lý chung cơng tác Văn thư, lưu trữ nhân viên văn thư, lưu trữ thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Chức năng, nhiệm vụ phận Văn thư - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình văn bản, chuyển giao văn đến cho đơn vị CBCNV sau có ý kiến Lãnh đạo Cơng ty - Giúp Chánh Văn phịng người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Tiếp nhận dự thảo, văn trình người có thẩm quyền xem xét, ký ban hành - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình ký - Ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu quan dấu mức độ “khẩn” “Mật” (nếu cần thiết) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp bảo quản phục vụ tra cứu, sử dụng lưu - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho CBCNV - Quản lý, sử dụng dấu Công ty loại dấu khác - Lập hồ sơ lưu trữ - Định kỳ hàng năm thực chế độ thống kê, báo cáo văn thư theo yêu cầu Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư 11 Chức nhiệm vụ phận Lưu trữ - Cán Lưu trữ Cơng ty có trách nhiệm đơn đốc đơn vị Công ty CBCNV giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty theo quy định - Sắp xếp khoa học tài liệu, lập công cụ tra cứu nhằm phục vụ hiệu tài liệu lưu trữ - Thực đầy đủ thủ tục quy định Công ty, nội quy làm việc Lưu trữ công ty, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác sử dụng tài liệu đơn vị (khi lãnh đạo phê duyệt) - Kiểm tra định kỳ thường xuyên tài liệu lưu trữ kho - Hàng năm lập kế hoạch công tác lưu trữ - Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu (nếu có) thực cơng tác xác định giá trị đề xuất tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu tài liệu lưu trữ Công ty thuộc diện nguồn nộp lưu) - Định kỳ hàng năm thực chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo yêu cầu Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 2.2.2 Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trình độ cán văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp quản lý văn bản, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao linh hoạt, thao tác nghiệp vụ nhanh chóng , xác khâu nghiệp vụ văn thư tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm nghiệp vụ lưu trữ Ngược lại trình độ cán chun mơn thấp ảnh hưởng khơng tốt đến việc quản lý văn bản, đóng dấu hay cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm công 12 tác văn thư, lưu trữ quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức Với địa bàn rộng gồm trụ sở làm việc: Trụ sở thành phố Sơn La, trụ sở Nhà máy trụ sở Lai Châu nên đòi hỏi phải bố trí số lượng cán làm cơng tác văn thư đảm bảo đầu mối liên lạc văn thông suốt, kịp thời Trụ sở Thành phố Sơn La trụ sở Nhà máy Thủy điện Lai châu bố trí 01 nhân viên văn thư để tiếp nhận văn đến hàng ngày từ quan, tổ chức nhận thảo văn đơn vị Cơng ty ngồi trụ sở Thành phố Sơn La Lai Châu chuyển đến phận văn thư quản lý dấu để phát hành Riêng trụ sở Nhà máy nên bố trí 02 cán làm công tác Văn thư 01 cán làm công tác lưu trữ để đảm bảo tiến độ công việc liên tục Công ty Công ty Thủy điện Sơn La đơn vị trực thuộc Tập đoàn điện lực Việt Nam - doanh nghiệp nhà nước phải chịu quản lý Nhà nước công tác Văn thư, lưu trữ Cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Cơng ty phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Để đảm bảo trình độ, chun mơn nghiệp vụ cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ hàng năm Văn phịng Cơng ty Thủy điện Sơn La phải tham mưu cho Lãnh đạo Công ty xây dựng kế hoạch đào tạo Hình thức đào tạo mời chun gia công tác văn thư, lưu trữ đến quan giảng dạy cử cán bộ, viên chức tham gia lớp đào tạo ngắn hạn tổ chức Trung tâm chuyển giao công nghệ Văn thư lưu trữ, trường Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học xã hội nhân văn… 2.2.3 Phổ biến, ban hành văn công tác Văn thư, lưu trữ Phổ biến đến đơn vị Công ty văn QPPL Nhà nước công tác văn thư lưu trữ việc làm cần thiết quan trọng Một yếu tố làm pháp lý cho việc thực nguyên tắc quản lý tập trung thống công tác văn thư, lưu trữ hệ thống văn quy pham pháp luật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta xây 13 dựng ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ Luật lưu trữ 2011 văn mang tính bao quát, quy định vấn đề ngành lưu trữ cần có điều chỉnh pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; quản lý công tác lưu trữ; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; khen thưởng kỷ luật ngành lưu trữ… Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Công văn số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan… Ngoài việc tuân theo quy định hệ thống văn quản lý Nhà nước, Công ty Thủy điện Sơn La cần phải thực thể chế hóa văn thành quy định cụ thể quan mình, xây dựng, ban hành văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ, ví dụ: Quy chế văn thư; Quy chế Lưu trữ (hoặc Quy chế Văn thư, lưu trữ); Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Quy định quản lý sử dụng dấu; Văn hướng dẫn công tác lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưua trữ quan; Danh mục hồ sơ; Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ; Bảng hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Nội quy kho lưu trữ; Nội quy phòng đọc v v 2.2.4 Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá Sau xây dựng ban hành văn quy định cụ thể hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, Văn phịng Cơng ty phải lựa chọn hình thức tổ chức hướng dẫn thực nội dung nghiệp vụ như: Soạn thảo văn (thẩm quyền ban hành văn bản, phương pháp soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản); phương pháp quản lý văn đến; phương pháp lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Hình thức hướng dẫn cán bộ, viên chức văn thư, lưu trữ có trình độ cao cơng tác văn thư, lưu trữ đại diện hướng dẫn mời chuyên 14 gia công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn cho tồn thể cán cơng nhân viên quan thống thực Để đánh giá kết thực đơn vị toàn thể CBCNV việc thực nghiêm chỉnh quy chế, quy định ban hành, cán bộ, viên chức văn thư kiểm tra trình thực cách kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn nhận thảo từ đơn vị trước trình Ban lãnh đạo Cơng ty ký duyệt Trường hợp làm chưa cán văn thư hướng dẫn, đề nghị đơn vị làm lại Trong trường hợp hướng dẫn mà làm sai cán văn thư ghi lại số lần làm sai để làm đánh giá xét thưởng cuối năm Căn vào quy định pháp luật quy định, quy chế quan công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo quan Chánh Văn phòng tiến hành tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ đột xuất Từ có đánh giá xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh sai sót có xây dựng chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng Thông qua kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật mà Lãnh đạo quan vạch bước tiến hành hồn chỉnh cơng tác tổ chức, quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ 2.2.5 Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Cơ sở vật chất yếu tố quan trọng, cần thiết định đến phát triển cơng tác văn thư lưu trữ nói chung công tác văn thư, lưu trữ Công ty Thủy điện Sơn La nói riêng Cơ sở vật chất bố trí phịng làm viêc, kho lưu trữ, tủ giá, hộp, bìa hồ sơ, bàn ghế, máy tính, máy photocopy, loại trang thiết bị đại, phần mềm quản lý sở liệu văn thư lưu trữ, lập hồ sơ, chữ ký điện tử…Trên sở trang thiết bị có sẵn cần đầu tư kinh phí, bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết đại cho phận Văn thư, lưu trữ Tăng cường cơng tác phịng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối kho lưu trữ Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ; cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác 15 văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập 2.2.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ nâng cao hiệu hoạt động quản lý lãnh đạo cơng ty cần phát động phong trào thi đua nghiên cứu, sáng kiến hoạt động văn thư lưu trữ để phát huy tài CBCNV tồn cơng ty nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Muốn thực tốt điều cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ, ví dụ như: Nghiên cứu khảo sát tổ chức, nhiệm vụ cách thức tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Công ty để làm sở cho việc thiết kế tổng thể sở liệu quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm giải vấn đề cấp bách Công tác văn thư lưu trữ phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế Cơng ty Cơng tác văn thư, lưu trữ ngày củng cố với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ Đặc biệt giai đoạn hội nhập quốc tế nay, công tác văn thư, lưu trữ phải đổi nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Chính khơng cơng tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Thủy điện Sơn La mà với công tác văn thư, lưu trữ tất quan, tổ chức khác cần phải tổ chức tốt mối quan hệ hợp tác quốc tế để giao lưu kinh nghiệm, học hỏi, phát hiện, kế thừa thành tích khoa học công nghệ tiến giới vận dụng vào nước cách tổ chức chương trình tham quan, đào tạo công tác Văn thư, lưu trữ nước ngoài; đăng ký tham dự Hội nghị hội thảo ngành có tham gia nước giới chuyên đề văn thư lưu trữ… 16 C KẾT LUẬN Công tác Văn thư, lưu trữ nói riêng cơng tác Văn phịng nói chung có nhiều thành tích đáng kể, đầu mối quan trọng góp phần vào cơng tác quản lý, điều hành quan, giúp ban lãnh đạo quan hoàn thành tốt vai trò điều hành, phản ánh đầy đủ mặt hoạt động quan, tổ chức Đặc biệt vai trò tầm quan trọng cơng tác Văn thư,lưu trữ: tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Chính loại tài liệu phản ánh trung thực hình thành, phát triển tác giả trực tiếp tác giả khơng trực tiếp ban hành Nó nhân chứng pháp lý quan trọng khẳng định tồn tại, trì hoạt động ngắn hay dài quan, tổ chức thành tựu đạt thời gian Chúng ta thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho CBCNV quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Vì lý lẽ để thấy muốn phát triển cần phải tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ phù hợp, khoa học Trách nhiệm thuộc người đứng đầu quan, tổ chức; người giao trách nhiệm tham mưu giúp 17 việc cho người đứng đầu quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm người làm công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm toàn thể cán bộ, viên chức quan, tổ chức Thiết nghĩ quan , tổ chức cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị./ 18 ... lớn phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý người đứng đầu cán có liên quan, vậy, tơi chọn đề « Chức năng, nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ Công ty Thủy điện Sơn La? ? làm đề tài... Á Công ty thủy điện Sơn La có trụ sở đặt Số 56 - Đường Lò Văn Giá - Thành phố Sơn La - Tỉnh Sơn La 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý vận hành Nhà máy thủy điện Sơn La Thủy điện Lai... chữa ĐIỆN Phân xưởng TỰ ĐỘNG Sơ đồ cấu tổ chức, máy Công ty Thủy điện Sơn La Phân xưởng Sửa chữa MÁY CHƯƠNG Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.1 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ