MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN CÁT 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát. 3 1.1.1. Chức năng của UBND phường Tiên Cát 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tiên Cát 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 4 CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 6 2.1. Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ 6 2.1.1. Khái niệm 6 2.1.2. Nội dung quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ 7 2.1.2.1. Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển về lưu trữ 7 2.1.2.2. Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ 8 2.1.2.3. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 8 2.1.2.4. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 8 2.1.2.5. Quản lý khoa học, công nghệ và ứng dụng hoặc công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.2.6. Quản lý đào tạo nồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ. 9 2.1.2.7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2.8. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ 11 2.1.2.9. Hợp tác Quốc tế trong văn thư, lưu trữ 11 2.2. Thực trạng trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 12 2.2.1. Hoạt động quản lý trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát 12 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát. 15 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 18 3.1. Kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tiên Cát 18 3.1.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành đối với công tác này 19 3.1.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 19 3.1.3. Giải pháp kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế văn thư, lưu trữ 20 3.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 21 3.1.5. Giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 21 3.1.6. Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 21 3.1.7. Giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 22 C. KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
Trang 1MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B.NỘI DUNG 3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN CÁT 3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 3
1.1.1 Chức năng của UBND phường Tiên Cát 3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tiên Cát 4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 4
CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 6
2.1 Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ 6
2.1.1 Khái niệm 6
2.1.2 Nội dung quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ 7
2.1.2.1 Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển về lưu trữ 7
2.1.2.2 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ 8
2.1.2.3 Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 8
2.1.2.4 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 8
2.1.2.5 Quản lý khoa học, công nghệ và ứng dụng hoặc công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 9
2.1.2.6 Quản lý đào tạo nồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ 9
2.1.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 10
2.1.2.8 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ 11
2.1.2.9 Hợp tác Quốc tế trong văn thư, lưu trữ 11
Trang 22.2 Thực trạng trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 122.2.1 Hoạt động quản lý trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát 122.2.2 Hoạt động nghiệp vụ trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát 15
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 18
3.1 Kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tiên Cát 183.1.1 Giải pháp nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành đối với công tác này 193.1.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 193.1.3 Giải pháp kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế văn thư, lưu trữ 203.1.4 Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làmcông tác văn thư, lưu trữ 213.1.5 Giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 213.1.6 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 213.1.7 Giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 22
C KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
Trang 3BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
chú
Trang 4A LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọngtrong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hànhchính quốc gia nói riêng Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệpcông nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tác này đòi hỏiphải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hộikhác Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư - Lưutrữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động củađơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các nhiệm vụ đề ra,góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì vậy, mà mỗi cơ quanđơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác Văn thư - Lưu trữ.Công tác Văn thư - Lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơbản, thực hiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm
vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào kết quả của sựquản lý, điều hành của Nhà nước quản lý về công tác Văn thư –Lưu trữ Được tham gia thực tập tại UBND phường Tiên Cát bảnthân tôi có điều kiện liên hệ giữa những kiến thức được cácthầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lý phân loạitài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác Văn thư - Lưutrữ
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kếthợp với thực tiễn hoạt động của UBND phường Tiên Cát và trongcông tác Văn thư - Lưu trữ, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạoUBND phường, Văn phòng – Thống kê đã tạo điều kiện giúp đỡtôi rất nhiều và qua đợt thực tập vừa qua cũng cho tôi thấynhững mặt hạn chế tại UBND phường trong công tác Văn thư –Lưu trữ Qua bài tiểu luận này tôi muốn tham mưu giúp lãnh đạoUBND phường Tiên Cát thực hiện tốt hơn việc thực hiện nhiệm
vụ quản lý trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại cơ quanmình.Với các kiến thức được các thầy cô truyền đạt tại trường
Trang 5cũng như với khả năng áp dụng, nắm bắt của bản thân trongtrong thực tế thì cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề còn chưathể bao quát, sâu sắc Hơn nữa do thời gian có hạn và kinhnghiệm thực tế còn hạn chế, tuy bản thân đã cố gắng song bêncạnh đó không thể tránh khỏi thiếu sót
Trang 6Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý cơ quan,thầy cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân thành cảm ơn./
Tiên Cát, ngày 23 tháng 5 năm 2017
SINH VIÊN
Trang 7B.NỘI DUNG CHƯƠNG I:
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN
CÁT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát.
Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND&UBND ngày 27/11/2003.Căn cứ Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 củaThủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu củaUBND huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
Căn cứ Quyết định số 8168/2016/QĐ-UBND ngày14/10/2016 của UBND thành phố Việt Trì Ban hành Quy chế làmviệc của UBND thành phố Viêt Trì nhiệm kỳ 2016 - 2021
Căn cứ Quyết định số 217/2016/QĐ-UBND ngày08/11/2016 của UBND
phường Tiên Cát Ban hành Quy chế làm việc của UBNDphường Tiên Cát
UBND phường là cơ quan sự nghiệp của nhà nước thựchiện đúng Hiến pháp, Luật pháp các văn bản quy phạm phápluật do cơ quan nhà nước ban hành HĐND&UBND phường TiênCát là cơ quan giúp việc cho nhà nước nhằm đảm bảo thực hiệnđúng chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước, thực hiệncác biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh -quốc phòng và thực hiện một số các chủ trương chính sách kháccủa nhà nước
UBND phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần hướng dẫn chỉ đạo, quản lý đảm bảo sựthống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước cấp thành phố
và cấp cơ sở
1.1.1 Chức năng của UBND phường Tiên Cát
Trang 8- Là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, thực hiệnchức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi công việc hành chínhnhà nước ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa
xã hội, an ninh, quốc phòng
- Đảm bảo sự quản lý thống nhất của nhà nước từ Trungương đến địa phương
- Đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạtđộng của lãnh đạo và nhân viên trong UBND để làm việc thuậnlợi, đạt hiệu quả cao
- UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, các vấn đề thuộcthẩm quyền của UBND phường theo quyết định đa số, chịutrách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tiên Cát
- Xây dựng, trình HĐND phường quyết định nghị quyết vềnhững vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND phường
- Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội,đấu tranh, phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm phápluật khác; phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm viđược phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổchức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản,các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bànphường
- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bànphường; dự toán thu chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toánngân sách phường trong trường hợp cần thiết, phê chuẩn quyếttoán ngân sách phường Quyết định chủ trương chương trìnhđầu tư, dự án của phường trong phạm vi nhân quyền
Trang 9- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấptrên phân cấp, ủy quyền cho UBND phường
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát
Căn cứ vào luật tổ chức HĐND & UBDN các cấp26/11/2003;
Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chínhphủ quy định số lượng Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và thành viênUBND các cấp UBND phường Tiên Cát thành lập cơ cấu tổ chứcgồm:
- 01 Chủ tịch UBND Phường, phụ trách chung:
- 02 ủy viên Ủy ban
+ Ông Đỗ Tiến Dũng - Uỷ viên UBND phường, Trưởng Công
an phường phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác an ninh,trật tự xã hội trên địa bàn Phường
+ Ông Lưu Trần Tam - Uỷ viên UBND, Chỉ huy trưởng Banchỉ huy Quân sự phường Phụ trách và chịu trách nhiệm về côngtác Quân sự quốc phòng của địa phương
Hoạt động theo Luật tổ chức HĐND - UBND, chế độ tập thể
và quyết định theo đa số UBND phường Tiên Cát có cơ cấu tổchức các các phòng ban thuộc UBND phường như sau:
Các phòng ban phụ trách chuyên môn thuộc phường Tiên Cát:
Trang 10- Văn phòng – Thống kê
- Địa chính – Xây dựng
- Tư pháp – Hộ tịch
- Tài chính – Kế toán
- Văn hóa – Xã hội
- Khuyến nông – Khuyến Lâm
- Thương binh – Lao động – Xã hội
CHƯƠNG 2:
LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN
CÁT 2.1 Lý thuận chung về công tác văn thư, lưu trữ
2.1.1 Khái niệm
Công tác văn thư là hoat động đảm bảo thông tin bằng vănbản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân gọi chung làcác cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhànước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và phápchế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ
Trang 11chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác lưutrữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế công tác lưu trữ
là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máyNhà nước
Quản lý là sự điều khiển chỉ đạo một hệ thống hay một quátrình căn cứ vào những quy luật định luật hay nguyên tắc tươngứng để do hệ thống hay quá trình ấy vận động theo ý muốn củangười quản lý nhằm đạt được mục đích chúng ta định trước
Quản lý nhà nước (theo giáo trình quản lý hành chính nhànước học viện hành chính quốc gia) quản lý nhà nước là sự quản
lý của nhà nước đối với xã hội và công dân đó là sự chỉ huy điềuhành để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan có tưcách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quyphạm pháp luật để thực hiện chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
mà nhà nước đặt ra trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan
hệ xã hội và hành vi của nhân dân
Quản lý Nhà nước về công tác văn thư bao gồm: Xây dựng,ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư; Quản lý thống nhất vềnghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứngdụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; Quản lýđào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; Thanhtra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác vănthư; Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư
Như vậy, có thể nói quản lý nhà nước về công tác văn thưlưu trữ là sự can thiệp tác động của cơ quan nhà nước có thẩm
Trang 12quyền đến công tác văn thư lưu trữ được thể hiện chủ yếu bằngviệc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiệntốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ Người vậy
để quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành hệ thống văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hướng dẫn quy trình về công tác văn thưlưu trữ để nhằm hoàn thiện hơn các quy trình về hoạt độngquản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữtrên mọi phương diện để nâng cao hiệu suất chất lượng côngtác văn thư lưu trữ
2.1.2 Nội dung quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
2.1.2.1 Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển về lưu trữ
- Quy hoạch, kế hoạch ngành lưu trữ phù hợp chiến lượcphát triển về kinh tế, xã hội
- Nhằm thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược củangành Nội vụ
- Phải có tầm nhìn dài hạn và có lộ trình thích hợp theo yêucầu quản lý của từng giai đoạn
- Phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn nghiệp
vụ khoa học – công nghệ về công tác lưu trữ
- Mục tiêu:
+ Quản lý thống nhất về công tác lưu trữ trên phạm vi cảnước, bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ
có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc
+ Định hướng sự phát triển về công tác văn thư lưu trữnhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quanquản lý nhà nước thực hiện việc xây dựng kế hoạch, cân đối,phân bổ các nguồn lực trong quá trình đầu tư theo định hướng
Trang 13của đảng và nhà nước
+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh đầy đủ để quản lý nhànước về công tác văn thư làm căn cứ cho các cơ quan tổ chứctrong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hằng năm, xây dựng
và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư lưutrữ Đồng thời chủ động trong việc huy động các nguồn lực
2.1.2.2 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ
Cơ sở pháp lý: một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lýcho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất vềcông tác lưu trữ trong toàn quốc hệ thống văn bản quy phạmpháp luật quy định đối với ngành lưu trữ như luật, pháp lệnh do
ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, nghị định là văn bản dochính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành luật, nghị địnhcủa Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của ủy ban thường vụ Quốchội; Lạnh, quyết định của chủ tịch nước, quyết định của thủtướng chính phủ; do các bộ, cơ quan ngang bộ ban hành quyđịnh những vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ và cơquan ngang bộ
2.1.2.3 Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
Để thực hiện nội dung quản lý thống nhất nghiệp vụ vềcông tác văn thư lưu trữ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đãban hành các văn bản quy định và hướng dẫn việc thực hiệncông tác văn thư lưu trữ và ban hành các văn bản quy định đã
cụ thể hóa và thống nhất về nghiệp vụ trong các cơ quan tổchức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình
2.1.2.4 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định
Cơ quan tổ chức có tài liệu lưu trữ và định kỳ thực hiện chế
Trang 14độ báo cáo thống kê số liệu chính xác Thống kê hàng năm đượctính từ ngày 1/1 Đến ngày 31 / 12 tháng năm
- Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
+ Cơ quan tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu ở các đơn
vị trực thuộc báo cáo cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương
+ Cơ quan tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu ở các đơn vịtrực thuộc báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấptỉnh, cơ quan lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu các cơ quan tổchức cấp tỉnh, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấphuyện, báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp trungương
+ Cơ quan tổ chức ở cấp huyện và xã thì tổng hợp số liệucác cơ quan tổ chức báo cáo về tay liệu cấp huyện, cơ quanquản lý lưu trữ về cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan
tổ chức cấp huyện, xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước vềlưu trữ cấp tỉnh
2.1.2.5 Quản lý khoa học, công nghệ và ứng dụng hoặc công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ
Đóng vai trò then chốt trong việc tăng năng suất lao độngtrong sản xuất và công tác để làm tốt điều này cơ quan quản lýnhà nước cần tăng cường đầu tư cho lĩnh vực nghiên cứu khoahọc và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thưlưu trữ cần có chế độ đãi ngộ phù hợp để thúc đẩy hơn nữa việcnghiên cứu khoa học
Đẩy mạnh việc ứng dụng vào công nghệ trong công tácvăn thư lưu trữ để áp ứng yêu cầu, hội nhập và cải cách hànhchính phù hợp với nhu cầu phát triển của xã hội
Để thực hiện tốt việc nghiên cứu hỏa và ứng dụng khoahọc công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ cần tiến hành quản
lý thống nhất về nghĩa vụ văn thư lưu trữ quảnlý nghiên cứu
Trang 15khoa học và ứng dụng học công nghệ là một trong những nộidung cơ bản của hoạt động quản lý nhà nước về công tác vănthư lưu trữ.
2.1.2.6 Quản lý đào tạo nồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ.
Cán bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưutrữ trong cơ quan tổ chức, trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ
có tác động trực tiếp đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ
và cách thức tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cán bộ có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao sẽ thực hiện tốt chức năng nhiệm vụcủa mình và ngược lại nếu trình độ chuyên môn thấp sẽ ảnhhưởng đến việc tổ chức khoa học tài liệu đến việc thực hiện cáckhẩu nghiệp vụ để thực hiện chức năng quản lí nhà nước vềcông tác này.Bộ nội vụ đã ban hành rất nhiều các văn bản nhưThông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quyđịnh mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chứcngành lưu trữ;…đây là cơ sở cho các cơ quan, tổ chức tuyểndụng sử dụng và quản lý cán bộ lưu trữ
Hiện nay hình thành nguồn nhân lực làm công tác văn thư,lưu trữ ở nước ta đã bước đầu đáp ứng được nhu cầu của ngànhvăn thư, lưu trữ và cơ sở đào tạo có chức năng đào tạo Đại học,sau Đại học
Công tác thi đua khen thưởng : Cơ quan quản lý Nhà nướccần tiến hành thường xuyên và định kì kiểm tra đánh giá côngtác văn thư, lưu trữ từ đó đề ra những quy định về thi đua, khenthưởng về công tác văn thư, lưu trữ đó là cơ sở để khuyếnkhích , động viên các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tácnày Đối với cơ quan tổ chức cần có các hình thức khen thưởng
và kỉ luật đối với Cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện
Trang 16tốt công tác văn thư lưu trữ để công tác này đi vào nề nếp, hơnhết cơ quan tổ chức cần ban hành Quy chế về công tác văn thư,lưu trữ trong đó có quy định về chế độ khen thưởng và xử lý viphạm về công tác văn thư, lưu trữ.
2.1.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra trong nghành lưu trữ do thanhtra Bộ Nội Vụ đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật
về công tác văn thư lưu trữ Hang năm, thanh tra Bộ Nội Vụ tiếnhành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ trung ương đếnđịa phương về việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luậttại lưu trữ của cơ quan sau đó báo cáo với lãnh đạo Bộ Nội Vụ
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thựchiện chức năng của Nhà nước và là cơ sở cho việc điều chỉnhcác văn bản quy phạm pháp luật về linh vực văn thư, lưu trữ đểphát huy điểm tích cực kịp thời phát hiện những sai lệch nếu có
từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình củatừng cơ quan, đơn vị cụ thể Thanh tra, kiểm tra để đưa ranhững kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị,
cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỉ luật, kháchquan và công bằng, công tác thanh tra cần được tiến hànhthường xuyên liên tục theo đinh kì và trong trường hợp cần thiếttiến hành kiểm tra đột suất Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫnchưa có quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và sử lý
vi phạm trong ngành lưu trữ Điều này phần nào gây khó khancho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành trong thời gian tới,
cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư,lưu trữ cần sớm ban hành các văn bản quy định cụ thể về côngtác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực này
2.1.2.8 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư
Trang 17lưu trữ
Định kì hang năm cơ quan, tổ chức tiến hành sơ kết, tổngkết trong công tác văn thư, lưu trữ Trong đó phải thống kênhững tồn tại và khó khan từ đó có những đề suất với cơ quan
có chức năng để có định hướng phát triển công tác văn thư, lưutrữ
2.1.2.9 Hợp tác Quốc tế trong văn thư, lưu trữ
Để thực hiện tốt việc nghiên cứu khoa học và ứng dụngkhoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ cần tiến hànhhợp tác Quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thông qua việchợp tác Quốc tế sẽ thực hiện nhữn nội dung sau:
+ Kí kết ra nhập và tổ chức thực hiện điều ước Quốc tế vềlưu trữ
+ Ra nhập tổ chức Quốc tế về lưu trữ
+ Thực hiện chương trình dự ăn hợp tác Quốc tế
+ Tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học triển lãm Quốc tếsưu tầm tài liệu lưu trữ, biên soạn, suất bản ấn phẩm lưu trữ
+ Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ
+ Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ
và chuyển giao công nghiệ lưu trữ
+ Trao đổi danh mục các tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệulưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ
Tóm lại: Việc hợp tác Quốc tế trong văn thư, lưu trữ sẽ gópphần đưa những ứng dụng tiến bộ khoa học trên Thế giới vàoViệt Nam để góp phần thúc đẩy quá trình hội nhập và pháttriển
Trang 182.2 Thực trạng trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát
2.2.1 Hoạt động quản lý trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằmđảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm cáccông việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản vàcác tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của
cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoahọc các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu, khai thác, sử dụngcủa cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm cáccông việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà
có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ nàythể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành,quản lý văn bản đến việc lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữlịch sử
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay,trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành,quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa làgắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bảnnói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vaitrò công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hànhchính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm như sau: