GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN CÁT 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát. 3 1.1.1. Chức năng của UBND phường Tiên Cát 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tiên Cát 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 4 CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 6 2.1. Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ 6 2.1.1. Khái niệm 6 2.1.2. Nội dung quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ 7 2.1.2.1. Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển về lưu trữ 7 2.1.2.2. Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ 8 2.1.2.3. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 8 2.1.2.4. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 8 2.1.2.5. Quản lý khoa học, công nghệ và ứng dụng hoặc công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.2.6. Quản lý đào tạo nồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực lưu trữ. 9 2.1.2.7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2.8. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ 11 2.1.2.9. Hợp tác Quốc tế trong văn thư, lưu trữ 11 2.2. Thực trạng trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 12 2.2.1. Hoạt động quản lý trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát 12 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ trong trông tác Văn thư – Lưu trữ của UBND phường Tiên Cát. 15 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 18 3.1. Kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tiên Cát 18 3.1.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành đối với công tác này 19 3.1.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 19 3.1.3. Giải pháp kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế văn thư, lưu trữ 20 3.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 21 3.1.5. Giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 21 3.1.6. Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 21 3.1.7. Giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 22 C. KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25  

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên văn Ghi UBND VTLT HĐND Uỷ ban nhân dân Văn thư - lưu trữ Hội đồng nhân dân A LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì vậy, mà quan đơn vị cần có quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt công tác đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành Nhà nước quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Được tham gia thực tập UBND phường Tiên Cát thân tơi có điều kiện liên hệ kiến thức thầy, cô trang bị trường áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu công đoạn cụ thể công tác Văn thư - Lưu trữ Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận học kết hợp với thực tiễn hoạt động UBND phường Tiên Cát công tác Văn thư - Lưu trữ, giúp đỡ ban lãnh đạo UBND phường, Văn phòng – Thống kê tạo điều kiện giúp đỡ nhiều qua đợt thực tập vừa qua cho thấy mặt hạn chế UBND phường công tác Văn thư – Lưu trữ Qua tiểu luận muốn tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường Tiên Cát thực tốt việc thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ quan mình.Với kiến thức thầy cô truyền đạt trường với khả áp dụng, nắm bắt thân trong thực tế cách nhìn nhận đánh giá vấn đề chưa thể bao quát, sâu sắc Hơn thời gian có hạn kinh nghiệm thực tế hạn chế, thân cố gắng song bên cạnh khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý q quan, thầy bạn để tiểu luận hoàn thiện Tôi xin trân thành cảm ơn./ Tiên Cát, ngày 23 tháng năm 2017 SINH VIÊN B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN CÁT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát Căn vào Luật tổ chức HĐND&UBND ngày 27/11/2003 Căn Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu UBND huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Căn Quyết định số 8168/2016/QĐ-UBND ngày 14/10/2016 UBND thành phố Việt Trì Ban hành Quy chế làm việc UBND thành phố Viêt Trì nhiệm kỳ 2016 - 2021 Căn Quyết định số 217/2016/QĐ-UBND ngày 08/11/2016 UBND phường Tiên Cát Ban hành Quy chế làm việc UBND phường Tiên Cát UBND phường quan nghiệp nhà nước thực Hiến pháp, Luật pháp văn quy phạm pháp luật quan nhà nước ban hành HĐND&UBND phường Tiên Cát quan giúp việc cho nhà nước nhằm đảm bảo thực chủ trương, sách, pháp luật nhà nước, thực biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng thực số chủ trương sách khác nhà nước UBND phường thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần hướng dẫn đạo, quản lý đảm bảo thống máy hành Nhà nước cấp thành phố cấp sở 1.1.1 Chức UBND phường Tiên Cát - Là quan hành nhà nước địa phương, thực chức quản lý, đạo, điều hành công việc hành nhà nước địa phương tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh, quốc phòng - Đảm bảo quản lý thống nhà nước từ Trung ương đến địa phương - Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động lãnh đạo nhân viên UBND để làm việc thuận lợi, đạt hiệu cao - UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, vấn đề thuộc thẩm quyền UBND phường theo định đa số, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Tiên Cát - Xây dựng, trình HĐND phường định nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn HĐND phường - Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phòng chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác; phòng, chống quan liêu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân địa bàn phường - Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn phường; dự toán thu chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trường hợp cần thiết, phê chuẩn toán ngân sách phường Quyết định chủ trương chương trình đầu tư, dự án phường phạm vi nhân quyền - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền cho UBND phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát Căn vào luật tổ chức HĐND & UBDN cấp 26/11/2003; Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 Chính phủ quy định số lượng Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên UBND cấp UBND phường Tiên Cát thành lập cấu tổ chức gồm: - 01 Chủ tịch UBND Phường, phụ trách chung: + Ông: Trần Ngọc Sơn - 02 Phó Chủ tịch UBND Phường: + 01 Phó Chủ tịch, Thường trực văn xã Bà: Ngơ Thị Thanh Thúy + 01 Phó Chủ tịch, phụ trách Kinh tế - Tổng hợp Ơng: Hán Đình Huy - 02 ủy viên Ủy ban + Ông Đỗ Tiến Dũng - Uỷ viên UBND phường, Trưởng Công an phường phụ trách chịu trách nhiệm công tác an ninh, trật tự xã hội địa bàn Phường + Ông Lưu Trần Tam - Uỷ viên UBND, Chỉ huy trưởng Ban huy Quân phường Phụ trách chịu trách nhiệm cơng tác Qn quốc phòng địa phương Hoạt động theo Luật tổ chức HĐND - UBND, chế độ tập thể định theo đa số UBND phường Tiên Cát có cấu tổ chức các phòng ban thuộc UBND phường sau: • Các phòng ban phụ trách chun mơn thuộc phường Tiên Cát: - Văn phòng – Thống kê - Địa – Xây dựng - Tư pháp – Hộ tịch - Tài – Kế tốn - Văn hóa – Xã hội - Khuyến nông – Khuyến Lâm - Thương binh – Lao động – Xã hội CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT 2.1 Lý thuận chung công tác văn thư, lưu trữ 2.1.1 Khái niệm Công tác văn thư hoat động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lí, điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân gọi chung quan, tổ chức Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước Quản lý điều khiển đạo hệ thống hay trình vào quy luật định luật hay nguyên tắc tương ứng để hệ thống hay trình vận động theo ý muốn người quản lý nhằm đạt mục đích định trước Quản lý nhà nước (theo giáo trình quản lý hành nhà nước học viện hành quốc gia) quản lý nhà nước quản lý nhà nước xã hội công dân huy điều hành để thực thi quyền lực nhà nước tất quan có tư cách pháp nhân cơng quyền tiến hành văn quy phạm pháp luật để thực chức nhiệm vụ quyền hạn mà nhà nước đặt việc tổ chức điều chỉnh quan hệ xã hội hành vi nhân dân Quản lý Nhà nước công tác văn thư bao gồm: Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Như vậy, nói quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ can thiệp tác động quan nhà nước có thẩm 10 sơ cơng việc) có chuyển biến thực theo Chỉ thị 02 UBND tỉnh thực tế quan, tổ chức nhiều hạn chế Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc * Về công tác lưu trữ: Những thay đổi tổ chức quản lý công tác lưu trữ địa phương từ tháng 7/2012 đến lãnh đạo UBND phường quan tâm song quan tâm cần sâu sắc công tác lưu trữ UBND phường Các hồ sơ tài liệu công việc qua năm bó gói, lộn xộn để tạm vào kho lưu trữ Làm cho việc quản lý, thực công tác lưu trữ UBND phường gặp nhiều khó khăn, cán lưu trữ phòng, ban thiếu số lượng, thường xuyên bị biến động; trình độ nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu công việc giai đoạn mới; kho tàng, kinh phí hoạt động chưa đầu tư mức; tài liệu tồn đọng, tích đóng ngành, cấp nhiều, vậy, tài liệu bị mát, hư hỏng theo thời gian không tránh khỏi Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử tỉnh: Việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực đầy đủ Tình trạng tài liệu phân tán quan, tổ chức, cá nhân tài liệu bó gói giao nộp vào lưu trữ quan phổ biến, đặc biệt phòng ban Tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu thành phố vào lưu trữ lịch sử tỉnh đến hạn nộp lưu chậm chưa thực Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ quý, 22 chưa rõ chế nên khó thực Hiện nay, nhiều tài liệu quý, dân, có nhiều nguy hư hỏng, mát; đồng thời chưa có sách đầu tư, hỗ trợ cho việc thực chế độ Về tổ chức sử dụng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều vấn đề hạn chế quan, tổ chức chủ yếu phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thơ sơ; hình thức tổ chức sử dụng nghèo nàn, chủ yếu phục vụ độc giả đến khai thác trực tiếp tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ hạn chế; công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ xa lạ với nhiều tầng lớp nhân dân Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho lưu trữ năm gần quan tâm trước nhìn chung nhiều khó khăn, chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng mà tận dụng phòng làm việc quan làm kho lưu trữ để bảo quản tài liệu không đủ diện tích; trang thiết bị thiếu thơ sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ hạn chế Cũng tình trạng kho tàng chưa bảo đảm nên UBND phường, hoạt động lưu trữ chưa đẩy mạnh thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tu bổ phục chế, tổ chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Vấn đề kinh phí cho chỉnh lý tài liệu tồn đọng khó khăn chủ yếu hầu hết ngành, cấp nay; việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ UBND chưa thực 23 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG TIÊN CÁT Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua UBND phường bộc lộ bất cập, hạn chế thực tiễn hoạt động công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm khắc phục, cụ thể sau: - Ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thiếu, chưa đồng Việc cụ thể hóa quy định nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn quan, tổ chức chậm Việc hướng dẫn, kiểm tra, tra thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ có tăng cường hạn chế - Tổ chức văn thư, lưu trữ UBND phường chưa kiện toàn theo quy định Cơ sở xác định định mức biên chế văn thư, lưu trữ khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ nhìn chung vừa thiếu vừa yếu chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn thực Luật Lưu trữ nhà nước 3.1 Kiến nghị số giải pháp nhằm đổi công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ UBND phường Tiên Cát Công đổi đất nước đòi hỏi ngành, cấp, 25 quan, tổ chức phải nhanh chóng tự đổi Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức nên cần phải đổi Xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ UBND phường yêu cầu cải cách hành nhà nước, xin kiến nghị số giải pháp nhằm đổi công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ thời gian tới sau: 26 3.1.1 Giải pháp nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm cấp, ngành công tác Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thời gian gần có chuyển biến tích cực phận khơng nhỏ cán bộ, cơng chức, viên chức chưa có nhận thức đầy đủ cơng tác tầm thường hóa cơng tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư, lưu trữ vụ đơn giản làm chí khơng cần phải đào tạo Để có nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư, lưu trữ Nghị định số 110; Nghị định 09; Nghị định 01 Chính phủ;Thơng tư 01; Thông tư 07 Luật Lưu trữ nhà nước 3.1.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng, ban hành quy định hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Đối với quan, tổ chức cần vào quy định pháp luật hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan văn hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế quan, tổ chức 27 hướng dẫn hình thức thể thức văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn đi, văn đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hoạt động quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giao chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực tổ chức cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn UBND tỉnh Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho quan, tổ chức kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, UBND phường cần tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ phạm vi tỉnh để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt cơng tác văn thư, lưu trữ để ngành, cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm 3.1.3 Giải pháp kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư, lưu trữ Nội dung công tác văn thư, lưu trữ tổ chức thực nhiều phận quan Bộ phận văn thư phải phải tuyển dụng đầy đủ, tránh tình trạng văn thư làm kiêm nhiệm hay phải làm nhiều việc lúc hiệu công việc không đảm bảo 28 Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn lập hồ sơ công việc thực phận chuyên môn Bộ phận thực công tác lưu trữ quan thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản an toàn tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Như vậy, việc xây dựng kiện toàn tổ chức máy văn thư, lưu trữ chuyên trách quan, tổ chức cần phải thiết kế cho phù hợp với nội dung công việc nêu Hơn nữa, cơng tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với cơng tác hành nằm văn phòng nên thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức tổng thể cơng tác văn phòng mối quan hệ với tổ chức làm cơng tác hành 29 3.1.4 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Ngồi ra, tính chất cơng việc đòi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cần phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực cho cơng việc 3.1.5 Giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ Hiện nay, nhận thức công tác văn thư, lưu trữ hạn chế nên khơng quan, tổ chức nói riêng hay UBND phường Tiên Cát nói chung khơng ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán văn thư, lưu trữ chuyên trách Cán làm văn thư, lưu trữ phải bố trí đầy đủ có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có trách nhiệm cao, thái độ đắn với nghề đặc biệt luôn phải tuân thủ nguyên tắc bất di bất dịch công tác văn thư, lưu trữ 3.1.6 Giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ Đối với UBND phường phận văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải bố trí phòng làm việc riêng biệt Phòng làm việc phải bố trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang 30 bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp bìa hồ sơ, máy điều hòa; đồng hồ treo tường vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại danh sách quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài cho muôn đời sau 31 3.1.7 Giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu, quản lý văn đi, văn đến Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng; việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc./ 32 C KẾT LUẬN Đứng trước yêu cải cách thủ tục hành Nhà nước vấn đề quan trọng đặt phải nâng cao hoạt động quản lý quan, tổ chức Bên cạnh đó, cơng tác Văn thư - Lưu trữ có chức bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay khơng Đây cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan tới nhiều cán bộ, công chức Để đảm bảo cơng tác làm tốt đòi hỏi cán làm công tác văn thư phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp nghiệpvụ Văn thư – Lưu trữ với quan tâm sâu sát cấp lãnh đạo Qua đợt thực tập Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát gần tháng em nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ ngày chun nghiệp hố hơn, tác phong cơng nghiệp lãnh đạo, cán nhân viên tương đối chuyên nghiệp khoa học Chất lượng công việc nâng cao đáp ứng yêu cầu lãnh đạo quan Có thể đưa lý thuyết áp dụng vào thực hành giúp cho sinh viên có điều kiện tự thực khâu nghiệp vụ chun mơn hồn thiện nghệp vụ, tác phong làm việc phong cách giao tiếp ứng xử yếu tố quan trọng để đánh giá phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm công việc Trong giao tiếp ứng xử cơng dân phải ln mực,nhiệt tình, khiêm tốn cơng việc nghiệp vụ chun mơn q trình thực tập lúc để sinh viên hoàn thiện kỹ nghiệp vụ đưa lý thuyết học ghế nhà trường vào thực tiễn Là khâu quan trọng để hoàn thiện kỹ nghiệp vụ cán Văn thư - Lưu trữ, văn phòng, đồng thời 33 cho sinh viên làm quen với mơi trường làm việc nơi cơng sở Đây bước tạo sở cho sinh viên tự tin bước vào thực tế công việc sau Trên tồn thực trạng cơng tác văn thư - lưu trữ ủy ban nhân dân phường Tiên Cát mà em có dịp tìm hiểu khảo sát suốt thời gian thực tập Thơng qua cho em nhìn đầy đủ tồn diện cách thức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát nói riêng cách tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ quan Nhà nước nói riêng Từ đó, em tham mưu giúp cho lãnh đạo UBND phường Tiên Cát giải pháp để giúp cho công tác quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đưa vào thực tế cho hiệu giúp lãnh đạo UBND nhìn thấy mặt hạn chế quan, tổ chức đồng thời nhìn thấy ưu điểm mà quan, tổ chức làm thời gian qua Qua đó, giúp cho cơng tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND ngày tốt Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiên túc tơi suốt q trình làm tiểu luận Tôi hy vọng nguồn thông tin giúp Ủy ban nhân dân phường xây dựng hồn thiện cơng tác Văn thư Lưu trữ đồng thời nguồn tư liệu tham khảo cho quan, tổ chức khác Tuy nhiên, hiểu biết thân nhiều hạn chế nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót sai lầm chưa đáp ứng hết yêu cầu quý Khoa Nhà trường đặt Vì vậy, tơi mong nhận đóng góp ý kiến tận tình thầy giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ bạn để bổ sung vào báo cáo thực tập báo cáo tơi hồn thiện Qua tiểu luận lần cho phép gửi lời cảm ơn 34 chân thành sâu sắc tới quý thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt nhũng kiến thức hữu ích kinh nghiệm q báu giúp tơi hồn thành tiểu luận Tôi xin chân thành cảm ơn ! Tiên Cát, ngày 23 tháng năm 2017 Sinh viên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội; Nghị định số 01/2013/ND-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Nghị định 09/2010/NP-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; 35 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 16 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Quyết định V/v phân cơng nhiệm vụ thành viên, ủy viên UBND phường Tiên Cát nhiệm kỳ 2016 – 2021 Quy chế làm việc UBND phường Tiên Cát nhiệm kỳ 2016-2021 Và số văn khác II SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO KHÁC Cục Lưu trữ Nhà nước ( 1987), công tác Lưu trữViệt Nam, Nhà xuất Khoa học Xã hội Hà Nội Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn Công tác văn thư, lưu trữ Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội Dương Văn Khảm (chủ biên) năm 2009, Công tác Văn thư Lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 36 ... ơn./ Tiên Cát, ngày 23 tháng năm 2017 SINH VIÊN B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TIÊN CÁT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Tiên. .. hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát 2.2.1 Hoạt động quản lý trông tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Tiên Cát Về hiểu, cơng tác văn thư cơng tác nhằm đảm... phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền cho UBND phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Tiên Cát Căn vào luật tổ chức HĐND & UBDN cấp 26/11/2003; Nghị định