MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1 Giới thiệu vài nét về Cục quản lí lao động ngoài nước 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cục quản lí lao động ngoài nước. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước 7 1.2 Tình hình tổ chức, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ của phòng văn thư, lưu trữ. 8 1.2.1 Tình hình tổ chức và cơ cấu tổ chức 8 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của đơn vị và cá nhân phụ trách văn thư-lưu trữ 9 Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của Cục quản lí lao động ngoài nước. 11 2.1 Hoạt động quản lí 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1 Nghiệp vụ văn thư. 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 15 2.2.1.3 Quản lí và giải quyết văn bản đến 19 2.2.1.4 Quản lí và sử dụng con dấu 21 2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 23 2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 24 2.2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.2.2 Phân loại và xác định giá trị tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.5 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 29 Chương 3:Báo cáo kết quả thực tập tại Cục quản lí lao động ngoài nước và một số đề xuât kiến nghị 30 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Cục quản lí lao động ngoài nước. 31 3.2.1 Ưu điểm 31 3.2.2 Nhược điểm: 32 3.2.3 Giải pháp 32 3.3 Một số khuyến nghị 33 3.3.1 Đối với cục quản lí lao động ngoài nước. 33 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư-lưu trữ của khoa, trường. 33 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Cục QLLĐNN CBVT Cục quản lí lao động ngồi nước Cán văn thư A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư-lưu trữ công tác vô quan hầu hết doanh nghiệp tư nhân quan nhà nước Các cán làm công tác văn thư-lưu trữ phận tư vấn hỗ trợ cho lãnh đạo việc quản lí giấy tờ nắm giữ tài liệu quan trọng phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng cần Những năm trở lại đây, công tác văn thư–lưu trữ ngày trọng quan tâm nhiều, từ lúc tài liệu hình thành cho vào để lưu trữ Trường đại học Nội vụ Hà Nội trường đầu công tác đào tạo hệ sinh viên có chun mơn cao cơng tác văn thưlưu trữ Là sinh viên năm cuối ngồi ghế nhà trường học tập thầy cô trang bị kỹ cần thiết cho cơng việc chun mơn Học khơng có lí thuyết mà cần thực hành Được nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên liên hệ thực tế chuyên ngành mà học giúp sinh viên đưa nhìn khách quan cơng việc phải làm sau Chính thế, nhà trường tạo điều kiện cho chúng em quan, tổ chức bên thực tập vòng gần tháng từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Đặc biệt, em cảm thấy vinh dự tự hào nhận thực tập Cục quản lí lao động ngồi nướctrong đợt thực tập Đây lần thực tập nên em nhiều khó khăn khơng thể tránh khỏi bỡ ngỡ, sai xót q trình làm việc Chưa quen với cơng việc, nhiều lúc làm chưa chuẩn, chưa yêu cầu, lí thuyết trang bị nhiều thiếu xót nhờ có anh phòng văn thư Cục quản lí lao đơng ngồi nước tận tình tâm huyết giúp đỡ em từ ngày đầu tiên, bảo tận tình nên em quen thân rút học đợt thực tập Kết thúc thời gian thực tập, thân em có thay đổi, trưởng thành hơn, có nhìn khách quan hơn, sâu sắc ngành nghề mình, hình dung rõ ràng công việc mai sau trường thân làm cảm thấy u ngành lưu trữ Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô khoa Văn thưlưu trữ tạo điều kiện cho phép em thực tập Đặc biệt anh phòng văn thư Cục quản lí lao động nước tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn tành tốt đợt thực tập Qua trình thực tập, em tìm hiểu rõ ràng chi tiết công tác văn thư lưu trữ Cục quản lí lao động ngồi nước Cục quản lí lao động ngồi nước quan nhà nước hàng năm ban hành số lượng văn lớn quy trình nghiệp vụ văn thư-lưu trữ thực nghiêm túc Xong q trình thực tập em nhận thấy số nhược điểm nên thân em định chọn đề tài viết nghiệp vụ văn thư lưu trữ cục.Hi vọng viết em đóng góp phần giúp cho cơng tác văn thư lưu trữ Cục phát triển Những em tìm hiểu làm việc đợt thực tập em xin trình bày qua báo cáo kết thực tập em Bài báo cáo gồm chương: Chương Giới thiệu vài nét Cục quản lí lao động ngồi nước Chương Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Cục quản lí lao động ngồi nước Chương 3: Báo cáo kết thực tập Cục quản lí lao động nước số đề xuât kiến nghị Bài báo cao cáo thực tập em làm hoàn chỉnh qua q trình thực tập Tuy nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý nhận xét quý thầy để viết em hồn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn!!! B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét Cục quản lí lao động ngồi nước 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức cục quản lí lao động ngồi nước 1.1.1 Lịch sử hình thành *Bối cảnh lịch sử Sau ngày 30/4/1975, miền Nam hồn tồn giải phóng, non sơng Việt Nam liền dải Tuy nhiên, công xây dựng đất nước khắc phục hậu nặng nề chiến tranh đặt nhiều khó khăn, thách thức Trong bối cảnh kinh tế đất nước chậm phát triển, thiếu vốn lại thừa sức lao động, nhu cầu đòi hỏi giải việc làm trở thành nhiệm vụ cấp bách xã hội Trong đó, nước khác lại có nhu cầu tiếp nhận lao động Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, ngày 03 tháng 01 năm 1980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 04/CP thành lập Cục Hợp tác quốc tế lao động trực thuộc Bộ Lao động Cục Hợp tác quốc tế lao động có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Lao động thống quản lý nhà nước đưa người bồi dưỡng nâng cao thêm tay nghề lao động số nước Cục Quản lí lao động ngồi nước có tên giao dịch quốc tế Department Of Overseas Labour (viết tắt DOLAB) Địa chỉ: số 41B Lí Thái Tổ, Hồn Kiếm, Hà nội Hằng năm, Cục đáp ứng cho khoảng gần 130.000 người lao động làm việc nước ngồi Các thị trường có nhiều lao động chủ yếu Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số 19/LĐQĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Hợp tác quốc tế lao động Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số 728/LĐTBXH-QĐ việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Cục Quản lý lao động với nước Thời điểm này, chức Cục giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức quản lý nghiệp đưa lao động (kể chuyên gia) Việt Nam làm việc có thời hạn nước ngồi Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐ-TB&XH, đổi tên Cục Quản lý lao động với nước thành Cục Quản lý lao động nước Cùng với phát triển kinh tế - xã hội đất nước tình hình quan hệ quốc tế, chế sách xuất lao động ngày đổi hoàn thiện Xuất lao động chuyên gia xác định hoạt động kinh tế, xã hội có ý nghĩa chiến lược, nhu cầu khách quan kinh tế nước ta trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng người lao động, góp phần giải việc làm, tăng thu nhập nâng cao tay nghề, tác phong công nghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước tăng cường quan hệ quốc tế nước ta bạn bè quốc tế Trước yêu cầu thực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động nước giao ngày tăng thêm nặng nề Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Quản lý lao động nước Về chức Cục không thay đổi (quản lý nhà nước người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo quy định pháp luật) mà bổ sung số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao; Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước ngồi theo hợp đồng theo phân cơng Bộ; Xây dựng sở liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch – Tài hướng dẫn, đạo chuyên môn, nghiệp vụ Quỹ Hỗ trợ Việc làm nước Cụ thể sau: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ: a) Các dự án luật, pháp lệnh văn quy phạm pháp luật người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn hàng năm, dự án, đề án người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; chế, sách người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng c) Các văn thỏa thuận, nội dung đàm phán người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Việt Nam với nước, vùng lãnh thổ tổ chức quốc tế d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đối vớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo phân công Bộ Hướng dẫn kiểm tra việc thực quy định Nhà nước, Bộ người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Nghiên cứu, định hướng thực biện pháp ổn định phát triển thị trường lao động nước Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam làm việc nước doanh nghiệp hoạt động dịch vụ Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động làm việc nước theo quy định pháp luật; giám sát hoạt động đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng doanh nghiệp, tổ chức cá nhân Xây dựng hướng dẫn thực kế hoạch đào tạo lao động làm việc nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ; trình Bộ ban hành chương trình giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động làm việc nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động Việt Nam làm việc nước theo quy định pháp luật Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp xử lý vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo phân công Bộ 10 Thu, quản lý sử dụng nguồn thu từ hoạt động đưa người laođộng Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 11 Thực chức tra chuyên ngành lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 12 Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động khả cung ứng lao động Việt Nam với thị trường lao động ngồi nước Chủ trì tổng kết, đánh giá, nhân rộng mơ hình tiên tiến lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 13 Xây dựng sở liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công Bộ 14 Hướng dẫn, đạo chuyên môn, nghiệp vụ ban, đại diện Bộ làm việc quan đại diện ngoại giao, quan Việt Nam nước 15 Quản lý hội, hiệp hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động lĩnh vực giao theo quy định pháp luật 16 Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ sách cán bộ, công chức lĩnh vực phân cơng 17 Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước ngồi theo hợp đồng theo phân cơng Bộ 18 Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân cơng Bộ 19 Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài hướng dẫn, đạo chun mơn, nghiệp vụ Quỹ Hỗ trợ Việc làm nước 20 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ đột xuất hoạt động đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 21 Quản lý công chức, viên chức; sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật phân cấp Bộ 22 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cục Quản lý lao động nước Cục Quản lý lao động ngồi nước có Cục trưởng 03 Phó Cục trưởng C Ụ C Q USơ đồ cấu tổ chức cục quản lí lao động ngồi nước Ả N LÍ PHỊNG PHÁP CHẾ TỔNG HỢP L A O Đ PHÒNG ĐÀI LOAN- CHÂU MĨ Ộ N G 10 N G 2.2.2.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ Chỉnh lí tài liệu kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phan loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu… để tổ chức khoa học phòng lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng hợp lí tồn diện tài liệu Sau tiến hành thu thập tài liệu, cán lưu trữ tiến hành chỉnh lí tài liệu theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lí thực theo hướng dẫn công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Qua khảo sát nghiên cứu tài liệu, lịch sử hình thành, cấu tổ chức Cục, quy định ban hành Cục QLLĐNN nhận thấy Cục quan có cấu tổ chức tương đối ổn định, khơng có thay đổi nhiều theo thời gian nên cán lưu trữ sử dụng phương án phân loại thời gian- cấu tổ chức để lí tài liệu Trong q trình chỉnh lí, tn thủ đầy đủ ngun tắc chỉnh lí Tài liệu đơn vị chỉnh lí xếp riêng biệt, phân loại lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc, tài liệu sau chỉnh lí đảm bảo phản ánh hoạt động đơn vị hình thành tài liệu Tiếp theo, lập hướng dẫn số công việc cụ thể hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ… Đưa mức thời gian dự kiến hồn thành cơng tác chỉnh lí tài liệu dự kiến nhân lực Chính lí tài liệu theo phương án định, hoàn thành việc hệ thống hóa tài liệu;Sau tổng kết chỉnh lí nhằm rút kinh nghiệm thấy ưu điểm, nhược điểm q trình chỉnh lí rút kinh nghiệm cho năm Chỉnh lí lưu trữ hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động ngày trở nên khó khăn khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ ngày lớn lượng tài liệu bó gói Hằng năm, văn phòng đầu tư khơng kinh phí, năm chi hàng vài chục triệu đồng cho công tác chỉnh lí tài liệu Đây khó khăn cơng tác lưu trữ Cục 30 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ toàn cơng việc thực nhằm đảm bảo giữ gìn ngun vẹn an tồn tài liệu phơng lưu trữ Sau chỉnh lí tài liệu xong, lập hồ sơ đưa vào kho lưu trữ cơng tác bảo quản tài liệu kho vấn đề đáng quan tâm lưu trữ định an toàn giá trị tài liệu phuc vụ cho khai thác sử dụng Công tác bảo quản tài liệu cục thực tương đối chuẩn chỉnh theo quy định pháp luật lưu trữ Kho lưu trữ Cục QLLĐNN đặt tầng Được chia làm hai kho với tổng diện tích lên đến gần 50m2 Với thiết kế theo kiểu kho tạm chưa dùng đến sửa chữa lại để chứa tài liệu lưu trữ Tuy nhiên đảm bảo an toàn thực tốt biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật tài liệu lưu trữ Hiện kho lưu trữ khoảng 1000 mét giá tài liệu từ năm 1890 đến Tài liệu hình thành ngày nhiều, diện tích Cục hạn chế nên kho khiêm tốn, tài liệu xếp chưa chuẩn theo quy định khoảng cách giá, số lượng thùng, hộp… phòng làm việc cán sử dụng để chứa khối lượng tài liệu lớn thường xuyên tra cứu tìm kiếm Trang thiết bị bảo quản tài liệu: kho tạm nên trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ lắm, thiếu tương đối nhiều Trong kho gồm số trang thiết bị cặp ba dây, bìa, hộp, giá, tủ… Trang thiết bị hỗ trợ điều hòa, bình chữa cháy, cứu hỏa, chống ẩm, chống mốc, mối mọt… đầy đủ Điều hòa bật để trì nhiệt độ 24/24 Hàng tháng việc kiểm kê, thống kê tài liệu thực theo đạo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Vẫn có người thường xuyên quét dọn đảm bảo kho hạn chế tối đa bụi bẩn kho Một số nguyên nhân gây hư hại tài liệu: - Chất liệu trình chế tác: chất liệu giấy in tài liệu đạt tiêu chuẩn 31 - Điều kiện thiên nhiên: đặc tính khí hậu miền Bắc nhiệt đới ẩm gió mùa, vào mùa mưa thời tiết ẩm ướt, nhiệt độ thấp tạo điều kiện cho nấm, mốc phát - triển làm hư tài liệu, ố vàng mục nát tài liệu Trong kho chưa chủ động có số biện pháp chống ẩm mốc như: cho vôi sống vào túi đặt quanh kho vừa đảm bảo khơng ảnh hưởng đến sức khỏe mà đảm - bảo cho tài liệu Tài liệu kho tình trạng bó gói, khơng xếp ngắn giá, - chất đống tài liệu mặt sàn; Điều kiện bảo quản sử dụng: điều kiện bảo quản chưa chu đáo nên nguyên nhân gây hư hại tài liệu Biện pháp khắc phục: Nên tổ chức số buổi tập huấn cho cán có kiến thức sâu cách bảo quản tài liệu Đầu tư thêm trang thiết bị chuyên dụng hỗ trợ kho đảm bảo hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng tài liệu Đầu tư thêm giá để tài liệu tránh tình trạng để tài liệu đất 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Có nhiều hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, yêu cầu độc cán nhân viên việc sử tài liệu kho Cục khơng đáng kể nên chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng lí thuyết học Tài liệu thường đươc cung cấp dạng photocopy hay y Khơng cho mượn chính, trường hợp cần để làm việc đem cơng chứng cần có phiếu mượn tài liệu, tài liệu cần mượn thời gian sử dụng có ý kiến phê duyệt Chánh Văn phòng cung cấp tài liệu Nhìn chung cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu đơn giản gần quan nhà nước có tài liệu mật, khơng khai thác rộng rãi mà tài liệu phục vụ chủ yếu cho lãnh đạo, cán làm công tác nghiên cứu tổng hợp 32 Chương 3:Báo cáo kết thực tập Cục quản lí lao động nước số đề xuât kiến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong hai tháng nhận thực tập, em tiếp xúc làm việc nhiều cơng việc liên quan đến chun ngành theo học Tất quy trình nghiệp vụ văn thư –lưu trữ thân em trực tiếp tham gia làm đầy đủ Trong tuần đầu, em thực hành tiếp nhận văn đến chủ yếu văn từ doanh nghiệp gửi đến (thư cấp phái cử, đăng kí hợp đồng lao động) vản từ số công văn khác Do chưa tiếp xúc làm việc với số lượng văn nên phân loại để riêng chuẩn làm quen khơng có sai sót Việc đóng dấu cơng văn đến ghi số công văn đến tự tay làm Tại cục số lượng văn đến ngày lớn dao động khoảng 100-200 công văn đến văn trình lãnh đạo xin ý kiến đạo để riêng Còn cơng văn xi cấp thư phái cử thực tập sinh hay đăng kí chuyển cho phòng chun mơn xử lí trực tiếp ln Nhập văn vào phần mềm quản lí văn đến Việc chưa sử dụng máy tính thành thạo hạn chế lớn cho em Việc nhập văn làm tốn nhiều thời gian Sau kết thúc đợt thực tập này, thân em chăm học tập thực hành tốt máy tính hỗ trợ tốt cho em sau công việc Bước phân loại xếp tài liệu Cục lúc tập trung tất công sức sử dụng vận dụng tất các kiến thức học vào công việc Để phân loại thân em nghiên cứu tài liệu, cấu tổ chức chức hoạt động Cục đặc biệt phòng Đài loan- Châu Mĩ Khi nghiên cứu xong thân với anh phòng đưa phương án phân loại hợp lí Vì thời gian kiến tập không cho phép xếp phân loại hết tát tài liệu cục mà em anh chị thực xong phần xếp, phân loại mức đơn giản tài liệu phòng Đài loan- Châu Mĩ năm 2016 Tại phòng tài liệu chia làm bốn loại sau: 33 - Đăng kí hợp đồng Hợp đồng cá nhân Cam kết lương Phiếu biên nhận Sau phân loại thành loại phân tháng từ tháng 01 tháng 12 năm 2016 Đăng kí hợp đồng chiếm số lượng nhiều nên xếp theo phiếu trả lời từ 01-32000.các tập săp xếp ngắn theo thứ tự góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm Riêng cam kết lương phiếu biên nhận xếp phân loại theo thứ tự ngày tháng nhận từ 01/0/2015-31/12/2015 Sau gần 1tháng làm việc hăng say hồn thành xong cơng việc giao Bảng kết phân loại kết thể phụ lục 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Cục quản lí lao động ngồi nước 3.2.1 Ưu điểm Công tác Văn thư cục thực tốt đảm bảo quy định, theo quy trình Quy trình soạn thảo văn thực đầy đủ bước, quy trình nghiệp vụ Cơng tác quản lý văn thực tốt, vấn đề phát sinh xử lý kịp thời Các văn thư có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo chuyên ngành nên trình tổ chức quản lý giải văn với ý lãnh đạo Cơng tác quản lí giải văn đến xử lí giải nhanh chóng, phân công giải công việc cho đơn vị nhanh chóng, xác thời hạn Cơng tác quản lí sử dụng dấu thực chặt chẽ Văn thư đóng dấu văn đủ quy trình soạn thảo đóng dấu vào văn theo quy định Các văn lưu văn thư bảo quản cẩn thận cho vào hộp đựng xếp theo thứ tự văn Các văn hỏa tốc văn thư giải thời hạn văn mật đảm bảo an tồn tuyệt đối Có hệ thống quản lý văn máy tính phục vụ cho việc tra tìm cách nhanh chóng, thuận lợi cần thiết tổng hợp văn 34 tháng, kì, năm Việc quản lí băng phần mềm riêng máy tính giúp việc bảo mật thơng tin tốt Việc chỉnh lí tài liệu diễn nhanh chóng, đảm bảo hạn chế tối đa tình trạng mát tài liệu thất lạc tài liệu 3.2.2 Nhược điểm: Việc đăng ký văn sổ đăng ký văn kết hợp với đăng ký phần mềm quản lý văn tốn thời gian Các phòng kho bảo quản tài liệu chưa theo quy định nhà nước, thiếu nhiều diện tích, phòng kho chật hẹp diện tích kho khơng cho phép nên việc xếp theo quy định chưa chuẩn Hồ sơ tài liệu cần tìm chủ yếu dựa vào mục lục hồ sơ chưa có phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ máy tính, làm giảm hiệu tra tìm sử dụng tài liệu, thời gian tra tìm Một số trang thiết bị hạn chế, chưa đảm bảo điều kiện để tài liệu bảo quản cách tốt nhất, phần mềm quản lí tài liệu quản lí văn cũ gây nhiều khó khăn với cơng tác văn thư Do cán văn thư kiêm nhiệm cán lưu trữ nên công việc lưu trữ chưa tốt thời gian làm lưu trữ hạn chế Khi có thời gian tranh thủ làm 3.2.3 Giải pháp - Đầu tư trang thiết bị để việc bảo quản tài liệu kho tốt hơn, - Tiếp tục đổi nâng cao chất lượng hiệu thời gian làm việc - Hàng năm tổ chức lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư-lưu trữ để cập nhật thông tin ứng dụng cục - Nếu điều kiện cho phép, cục nên phân công cán chuyên cơng tác lưu trữ, xây dựng phòng kho hợp lí hơn, để đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu thuân lợi dễ dàng Công việc chỉnh lí tiết kiệm chi phí nhiều - Tại cục sử dụng máy tính phần mềm quản lí khơng phù hợp nên văn phòng đầu tư nâng cấp phần mềm quản lí văn đại tiết kiệm nhiều thời gian tra tìm văn cần 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với cục quản lí lao động ngồi nước 35 Nhìn chung khâu nghiệp vụ lưu trữ Cục thực tương đối tốt cần phối hợp chặt chẽ với phòng tài liệu để tài liệu xếp cách khoa học trước đưa vào kho Nghiên cứu ứng dụng lưu trữ máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lí tài liệu lưu trữ hành Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng kho lưu trữ Đây trợ thủ đắc lực giúp công việc nâng cao suất chất lượng công việc đáp ứng số yêu cầu thiết bị phù hợp với chuyên môn cán bộ, với công việc chuyên môn, phù hợp kinh tế, sử dụng số loại thiết bị có nhiều chức để phục vụ tốt cho khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác lưu trữ, kết hợp tham quan học tập tìm hiểu trao đổi kinh nghiệm với đơn vị nước Tuyển chọn đào tạo thêm nhân lực có trình độ chuyên môn lưu trữ tốt đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình khơng ngại khó khăn, thích ứng nhanh với cơng việc, nắm bắt tình hình hồn thành cơng việc giao Để cơng tác lưu trữ thực cách khoa học có hiệu quả, Văn phòng cần kiến nghị, xây dựng với Cục để đưa ban hành quy trình xử lí giải cơng việc thống văn việc thực nghiệp vụ thực vào nề nếp có hiệu 3.3.2 Đối với môn văn thư-lưu trữ khoa, trường - Tăng cường thời gian thực hành, tăng số tiết thực hành tạo hội sinh viên tiếp xúc nhiều với trang thiết bị bảo quản để sinh viên phân biệt tốt - thành thạo loại bìa hồ sơ Tạo điều kiện cho sinh viên thực tế nhiều trung tâm lưu trữ - hay số quan coi lạ hình mẫu lưu trữ Tổ chức buổi hội thảo, trao đổi, đàm thoại với sinh viên liên quan đến ngành lưu trữ KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Cục Quản lí lao động ngồi nước, làm thực tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán phòng 36 văn thư quan tâm, giúp đỡ anh chị Văn phòng, em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau gần hai tháng tiến hành khảo sát, thực tập công tác lưu trữ Cục quản lí lao động ngồi nước giúp em có nhìn rõ nét chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Qua trình thực tập, em có nhận thức đầy đủ tầm quan trọng, vị trí việc lưu trữ tài liệu quan tổ chức nói chung Cục QLLĐNN nói riêng Nhờ có lưu trữ tài liệu, chứng, chứng vô quan trọng cần, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng tài liệu Cùng với phát triển khoa học-công nghệ, đặc biệt tin học máy tính điện tử, mở rộng kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề khai thác sử dụng tài liệu việc đại hóa hay ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ điều tất yếu hay việc số hóa tài liệu lưu trữ Thực tập Cục QLLĐNN, em anh chị giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp anh Trần Văn Bái, em hiểu rõ cơng tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm kinh nghiệm hoạt động làm việc sau cơng tác văn thư- lưu trữ Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị tinh thần làm việc, hành trang vững em trường Bên cạnh hội cho em làm quen với môi trường làm việc trình thực tập củng cố cho em long tin yêu nghề chọn hơn, từ thân em có ý thức phấn đấu vươn lên nghề Với kiến thức học kiến thức thực hành trực tiếp, em cố gắng nhiều làm việc thật tốt trường Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng chị Vũ Hồng Minh tạo điều kiện cho em thực tập Cục anh Trần Văn Bái giúp đỡ em công việc Đặc biệt thầy, cô giáo khoa Văn thư-Lưu trữ tận tình cho chúng em 37 kiến thức tảng tạo điều kiện thuận lợi để em hồn thành đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn!!! Hà nội, ngày 10 tháng năm 2017 Sinh viên PHẠM THỊ DINH 38 PHỤ LỤC Mẫu biên bàn giao tài liệu Dấu công văn đến Bảng kê phân loại tài liệu tài loan năm 2016 Biên giao nhận tài liệu BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỤC QUẢN LÍ LAO ĐỘNG NGỒI NƯỚC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .………………………………………………… … Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ……………………………………………, đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………….… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo: ……………………….… …………………….…… …………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) ... TẮT Cục QLLĐNN CBVT Cục quản lí lao động nước Cán văn thư A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư-lưu trữ công tác vô quan hầu hết doanh nghiệp tư nhân quan nhà nước Các cán làm công tác văn thư-lưu trữ. .. chi tiết công tác văn thư lưu trữ Cục quản lí lao động ngồi nước Cục quản lí lao động ngồi nước quan nhà nước hàng năm ban hành số lượng văn lớn quy trình nghiệp vụ văn thư-lưu trữ thực nghiêm... thực tập em xin trình bày qua báo cáo kết thực tập em Bài báo cáo gồm chương: Chương Giới thiệu vài nét Cục quản lí lao động ngồi nước Chương Thực trạng cơng tác văn thư-lưu trữ Cục quản lí lao