Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát

Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản ngày càng đa dạng. Do vậy, việc tiếp nhận, quản lý tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết, đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ, đó là cơ sở để hình thành tài liệu lưu trữ và công tác Văn thư Lưu trữ. Theo kế hoạch thực tập của nhà trường đồng thời được sự đồng ý của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát (Cục C53), em đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 165 đến ngày 172016. Tuy đây không phải là thời gian dài nhưng cũng đủ để em hiểu kỹ hơn, sâu sắc hơn về công việc của Cục, với sự hướng dẫn nhiệt tình của các đồng chí trong phòng Quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ cũng như sự nghiên cứu và dựa trên sở trường của bản thân, em đã lựa chọn tiếp nhận, thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Cục. Tại đây em không chỉ làm việc nguyên về công tác lưu trữ mà được củng cố cả về công tác văn thư như tiếp nhận và giải quyết công văn đến, công văn đi của phòng đây cũng là một trong những công việc không thể thiếu của phòng. Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, vận dụng toàn bộ đề cương chương trình đã học trong quá trình học tập tại trường vào thực tiễn công việc em còn được sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn tại phòng Quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ. Các đồng chí đã tận tình chỉ bảo, giúp em giảm được những sai sót trong công việc cũng như giúp em trở nên tự tin hơn để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hơn nữa trong quá trình thực tập em vẫn có thể thường xuyên liên hệ với thầy cô hướng dẫn để giải đáp những thắc mắc của bản thân giúp cho em hoàn thành báo cáo tốt nhất trong thời gian qui định. Mặc dù công tác văn thư lưu trữ tại Cục đã có sự quan tâm, chỉ đạo rất sát sao của thủ trưởng cơ quan nhưng em cũng gặp không ít khó khăn để có thể vận dụng lý thuyết của mình vào thực hành. Bên cạnh đó trong thời gian học tập tại trường chúng em ít được cọ xát với thực tiễn cho nên khi đi thực tập, đây là lần đầu tiên tiếp xúc về công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ, và không thể tránh khỏi một số sai sót nhất định. Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô để em có thể hoàn thành tốt hơn bài báo cáo của mình. Với bài báo cáo của mình em xin trình bày một trong những khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư Lưu trữ đó là tiếp nhận, sắp xếp bảo quản tài liệu văn thư lưu trữ bởi tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ vô cùng to lớn. Kết quả thực thu được qua thời gian thực tập được trình bày trong bản báo cáo thu hoạch gồm nội dung sau: Chương I : Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan. Chương II: Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan. Chương III: Báo cáo kết quả thực tập, những đề xuất kiến nghị.

A LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hànghoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhànước, tuy nhiên chúng ta gặp rất nhiều khó khăn về kinh tế, đường lối chưa đúngđắn 1986 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng cộng sản Việt Nam đã thực hiệncông cuộc đổi mới CNH - HĐH trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, vănhoá…Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư Lưutrữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng những nhu cầu củanền cải cách hành chính Nhà nước

Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú thìcác hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản ngày càng đa dạng Do vậy, việctiếp nhận, quản lý tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết, đòi hỏi conngười phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ, đó là cơ sở để hình thành tài liệu lưutrữ và công tác Văn thư Lưu trữ

Theo kế hoạch thực tập của nhà trường đồng thời được sự đồng ý của Cục

Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát (Cục C53), em đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày16/5 đến ngày 1/7/2016 Tuy đây không phải là thời gian dài nhưng cũng đủ để

em hiểu kỹ hơn, sâu sắc hơn về công việc của Cục, với sự hướng dẫn nhiệt tìnhcủa các đồng chí trong phòng Quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ cũng như sựnghiên cứu và dựa trên sở trường của bản thân, em đã lựa chọn tiếp nhận, thu

thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Cục Tại đây em không chỉ làm việc

nguyên về công tác lưu trữ mà được củng cố cả về công tác văn thư như tiếpnhận và giải quyết công văn đến, công văn đi của phòng đây cũng là một trongnhững công việc không thể thiếu của phòng Để có thể hoàn thành tốt bài báocáo này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, vận dụng toàn bộ đề cươngchương trình đã học trong quá trình học tập tại trường vào thực tiễn công việc

em còn được sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn tại phòng Quản lý, khai thác hồ

sơ lưu trữ Các đồng chí đã tận tình chỉ bảo, giúp em giảm được những sai sóttrong công việc cũng như giúp em trở nên tự tin hơn để hoàn thành nhiệm vụcủa mình Hơn nữa trong quá trình thực tập em vẫn có thể thường xuyên liên hệvới thầy cô hướng dẫn để giải đáp những thắc mắc của bản thân giúp cho em

hoàn thành báo cáo tốt nhất trong thời gian qui định.

Mặc dù công tác văn thư lưu trữ tại Cục đã có sự quan tâm, chỉ đạo rất sátsao của thủ trưởng cơ quan nhưng em cũng gặp không ít khó khăn để có thể vậndụng lý thuyết của mình vào thực hành Bên cạnh đó trong thời gian học tập tạitrường chúng em ít được cọ xát với thực tiễn cho nên khi đi thực tập, đây là lầnđầu tiên tiếp xúc về công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ, vàkhông thể tránh khỏi một số sai sót nhất định Rất mong sự đóng góp ý kiến củacác thầy, cô để em có thể hoàn thành tốt hơn bài báo cáo của mình

Với bài báo cáo của mình em xin trình bày một trong những khâu nghiệp

vụ của công tác Văn thư Lưu trữ đó là tiếp nhận, sắp xếp bảo quản tài liệu văn thư lưu trữ bởi tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ vô cùng to lớn Kết quả

thực thu được qua thời gian thực tập được trình bày trong bản báo cáo thu hoạchgồm nội dung sau:

Chương I : Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.Chương II: Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập, những đề xuất kiến nghị

Tuy nhiên nhận thấy mình còn nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trìnhtiến hành công việc, vì vậy thông qua bài báo cáo này em Kính mong Ban giámhiệu, khoa Văn Thư – Lưu Trữ và các Thầy Cô giáo bộ môn góp ý, sữa chữa vàgiúp đỡ em hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để em có cơ sởbước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ HàNội, Khoa Văn Thư – Lưu Trữ và các Thầy Cô giáo bộ môn; cùng các cô chúlãnh đạo ở Cục hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát Đã giúp em hoàn thành bài báo cáo,tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan, để trau dồi thêm những kiến thức quýbáu về công việc, cũng như văn hóa giao tiếp và văn hóa ứng xử

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

Phan Thùy Dương

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CỤC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ

CẢNH SÁT

I Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát

Ngày 19/8/1945 lực lượng Công an nhân dân ra đời, theo sau đó công tác

hồ sơ công an nhân dân được hình thành, trong đó có công tác hồ sơ nghiệp vụcảnh sát Trải qua các giai đoạn cách mạng từ kháng chiến chống Pháp đến từthời kỳ đất nước đến thời kỳ đấu tranh chống đế quốc Mỹ, thống nhất nước nhà,vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát từng bướcđược xây dựng và trưởng thành phục vụ tốt các yêu cầu của cuộc kháng chiếntrường kỳ, xây dựng hậu phương vững chắc, đảm bảo an ninh trật tự góp phầnđấu tranh, thống nhất đất nước

Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, lực lượng hồ sơ cảnh sát vừa được tổchức và thiết lập, quản lý khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu của lực lượngCAND và trở thành lực lượng quan trọng trong đấu tranh phòng chống tội phạm,quản lý trật tự xã hội và đáp ứng các yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và nhândân

Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt 01 về công tác giữgìn hồ sơ, tài liệu, chế độ công tác hồ sơ, thống kê CAND lần thứ nhất (năm1958), nghị quyết chuyên đề công tác hồ sơ CAND lần thứ II (năm 1984) và dấu

ấn là ngày 12/02/1985, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ (nay là Bộ Công an) ra Quyết định

số 23/QĐ-BNV về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát và đến năm

1987 Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát chính thức được triển khai, hoạt độngchuyên sâu theo đúng chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức mới

Năm 1998, Bộ Công an đã ban hành chế độ công tác hồ sơ, tàng thư thôngtin nghiệp vụ cảnh sát, đây là bản chế độ công tác hồ sơ chuyên sâu về nghiệp

vụ hồ sơ của lực lượng Cảnh sát nhân dân, trong đó quy định những vấn đề cótính nguyên tắc, định hướng chiến lược, quy định cụ thể công tác lập, đăng ký,

quản lý và khai thác các loại hồ sơ nghiệp vụ, tập trung đầu tư trang bị phươngtiện chuyên dùng cho công tác hồ sơ, tàng thư nghiệp vụ cảnh sát theo hướnghiện đại hóa nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lưu trữ, khai thác hồ sơ,tàng thư nghiệp vụ của lực lượng Cảnh sát nhân dân.

Cùng với sự trưởng thành của lực lượng CAND, tổ chức của lực lượng hồ

sơ cũng được từng bước kiện toàn và ngày càng bám sát yêu cầu vào cuộc đấutranh phòng chống tội phạm Đến nay, lực lượng hồ sơ đã có một hệ thống tổchức chuyên ngành từ trung ương đến địa phương Tính đến năm 2003 đã triểnkhai lực lượng chuyên trách đến Công an cấp huyện và lực lượng bán chuyêntrách ở các đơn vị nghiệp vụ

Có thể khẳng định công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát có bước chuyển biếnsâu sắc, căn bản việc thực hiện chế độ công tác hồ sơ ở các đơn vị địa phương

đã đi vào nề nếp gắn kết chặt chẽ với công tác nghiệp vụ đấu tranh phòng chốngtội phạm

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục HSNVCS

Ngày 12/02/1985 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) đã ký Quyếtđịnh số 23/QĐ-BNV về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, qui địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục như sau:

Về vị trí và chức năng:

Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát là cơ quan trực thuộc Tổng cục cảnh sát,

Bộ Công an thực hiện chức năng quản lý, khai thác, kế thừa và phát huy toàndiện các mặt công tác hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của cácđơn vị, địa phương và các trại giam để từ đó có căn cứ phục vụ các nhu cầu tracứu của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong công tác đấu tranh phòng chốngtội phạm

Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có condấu riêng, tài khoản riêng tai Kho bạc nhà nước và có trụ sở tại thành phố Hà Nội

Về nhiệm vụ và quyền hạn:

Theo Quyết định số 23/QĐ-BNV ngày 12/02/1985 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ (nay là Bộ Công an) về việc thành lập Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Cục cụ thể như sau :

- Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát có trách nhiệm giúp Tổng cục cảnh sátnghiên cứu, nắm tình hình, đề xuất các chủ trương, kế hoạch, chế độ, quy định,quy trình, quy chế về công tác hồ sơ thống kê nghiệp vụ cảnh sát của lực lượngcảnh sát nhân dân và tổ chức thực hiện các quyết định đó Thực hiện công tácxây dựng lực lượng, hậu cần và công tác quản trị trung tâm công nghệ thông tinlưu trữ và khai thác hồ sơ nghiệp vụ

Chủ động tham mưu, xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nghiêmtúc các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, của Bộ Công an và của Tổng cụccảnh sát

- Thực hiện công tác kiểm tra, hướng dẫn và tàng thư thông tin tội phạmđược thành lập theo Quyết định số 24/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Côngan) Với chức năng, nhiệm vụ được giao Cục HSNVCS tổ chức chỉ đạo, hướngdẫn và kiểm tra đôn đốc các đơn vị nghiệp vụ trong lực lượng cảnh sát nhân dân,trực tiếp đăng ký, quản lý hồ sơ nghiệp vụ trực thuộc Tổng cục cảnh sát

- Tổ chức, chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trong lực lượng Cảnh sát nhândân thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia các chế độ quy định về công tác lưu trữ

hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát; tổ chức lưu trữ, khai thác hồ sơ nghiệp vụ của lựclượng cảnh sát nhân dân phục vụ công tác đấu tranh phòng chống tội phạm,quản lý nhà nước về trật tự an toàn xã hội và yêu cầu của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân theo quy định của pháp luật và Bộ trưởng

- Trình, lập đề nghị Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệthống pháp luật, chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, dự kiến phân công cơquan chủ trì, phối hợp soạn thảo, kiểm tra, đôn đốc việc soạn thảo các dự ánluật, dự thảo nghị quyết; Thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật,

dự thảo điều ước quốc tế theo quy định của pháp luật; tổ chức chủ trì soạn thảo;Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện chương trình xây dựng luật, pháp lệnh;hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ về công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ

- Đơn vị có nhiệm vụ nghiên cứu, hướng dẫn, chỉ đạo hệ thống tàng thư

nghiệp vụ cảnh sát trong cả nước, trực tiếp quản lý, khai thác tàng thư căn cướccan phạm và cơ sở dữ liệu nghiệp vụ và yêu cầu chính đáng của công dân.

- Chỉ đạo thống nhất việc áp dụng tin học và quản lý thông tin nghiệp vụtrên các loại phương tiện tin học trong công tác hồ sơ, tàng thư nghiệp vụ cảnhsát, trực tiếp nghiên cứu ứng dụng tin học và kỹ thuật khác phục vụ việc thunhận chuyển báo, xử lý, lưu trữ trong các hệ thống hồ sơ nghiệp vụ

- Quản lý, khai thác các hệ thống thông tin cơ bản về vụ việc, đối tượngphạm tội, các tổ chức tội phạm, dấu vết vụ việc phạm tội, hoạt động điều tra xử

lý tội phạm và các vi phạm pháp luật khác

- Quản lý hệ thống tổ chức, biên chế và hoạt động của cơ quan, bồi dưỡngnghiệp vụ về quản lý về công tác lưu trữ; Quyết định kế hoạch phân bổ kinh phí,bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động của cơ quan; bảo đảm biên chế,

cơ sở vật chất, phương tiện cho công tác lưu trữ

- Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị, địaphương, thực hiện hoạt động hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của phápluật

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, pháttriển, và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học trong việc cải cách công tác lưutrữ tại công an các đơn vị, địa phương

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luậthoặc do Bộ Công an, Tổng cục cảnh sát giao

3 Về cơ cấu tổ chức của Cục HSNVCS (Phụ lục 1)

Các phòng ban trực thuộc Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát:

- Phòng Tham mưu – P1

- Phòng quản lý, khai thác hồ sơ hiện hành – P2

- Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ - P3

- Phòng tàng thư nghiệp vụ cảnh sát – P4

- Phòng nghiên cứu ứng dụng CNTT – P5

- Phòng tàng thư căn cước thu được của địch – P6

- Trung tâm thông tin quốc gia về tội phạm – P7

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ.

Căn cứ theo quyết định số 732/C53(P1) ngày 06 tháng 9 năm 2010 củaCục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ như sau:

1 Về chức năng:

Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ là đơn vị thuộc Cục Hồ sơ Nghiệp

vụ Cảnh sát, có chức năng tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vịtrong lực lượng CSND, tiếp nhận lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ của các đơn vị, địaphương thuộc Bộ

2 Về nhiệm vụ quyền hạn:

- Xây dựng, kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm của Phòng; chủ trìxây dựng, kế hoạch về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ về công tác tiếp nhận,bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất

- Tổ chức tiếp nhận, khai thác trả lời hàng triệu yêu cầu nghiệp vụ, hàngtrăm lượt yêu cầu mượn đọc, nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ

- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của cơ quan

Bộ, hướng dẫn thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về công tác lưu trữ vàtài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ tạicác đơn vị thuộc Bộ

- Tổ chức thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan,

- Tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác của

cơ quan Bộ, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theoquy định

- Thực hiện chế độ, biện pháp kỹ thuật bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ cơquan

- Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong quản lý công tác lưu trữ

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữtheo quy định.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nângcấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ

3 Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ (phụ lục 2):

- Phòng gồm có: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 20 cán bộ chiến sỹ

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước cục trưởng về thực hiện nhiệm vụđược giao

- Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động củaPhòng, giải quyết công việc khi Trưởng phòng vắng mặt, được Trưởng phòngphân công trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ công tác được phân công

- Các cán bộ chiến sỹ trong phòng thực hiện nhiệm vụ do Trưởng phòng,Phó Trưởng phòng giao; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước phápluật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

đã được xây dựng và từng bước kiện toàn; Tại thời điểm này có thể nói trên lĩnhvực Văn thư Lưu trữ đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho một lĩnhvực hoạt động quan trọng của nhà nước Hàng loạt các văn bản quy định vềcông tác Văn thư Lưu trữ được ban hành như: Nghị định 110 về công tác Vănthư Lưu trữ, Thông tư 04/2013/TT-BNV về việc hướng dẫn xây dựng quy chếcông tác Văn thư Lưu trữ, Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức

Xác định được ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác Văn thưLưu trữ, tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát hiện nay ngoài việc tuân theo nhữngquy định của những văn bản trên thì luôn thực hiện những quy định cụ thể của

cơ quan ban hành Được sự quan tâm sát sao của lãnh đạo cơ quan đến công tácVăn thư Lưu trữ, Cục HSNVCS đã ban hành quy chế quy định một số điều cụthể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và tráchnhiệm của các cán bộ chiến sỹ đơn vị đối với công tác lưu trữ Đây chính là nềntảng để công tác Văn thư Lưu trữ của Cục HSNVCS đi vào nề nếp và hoạt động

có hiệu quả

Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát là một đơn vị nghiệp vụ chuyên về côngtác lưu trữ, song công tác ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ cònnhiều hạn chế vì đây là đơn vị trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ Sau khi cóThông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xâydựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Cục HSNVCS

đã lập dự thảo Tờ trình, và hiện đang đề nghị lãnh đạo Bộ ban hành Quy chếmới về công tác văn thư, lưu trữ

Về quy chế qui định công tác văn thư lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụCảnh sát, Bộ đã chỉ đạo rà soát, đề xuất, sửa đổi, bổ sung quy chế này nhằm đảmbảo phù hợp quy định của Luật lưu trữ và tình hình thực tế của Cục Quy chế

này được áp dụng thống nhất với các phòng chuyên môn của Cục Việc ban

hành quy chế văn thư lưu trữ trước hết đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo cơquan đối với công tác lưu trữ, cũng như công tác Văn thư, để tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan ngày càng được quan tâm và chútrọng hơn, đặc biệt là về công tác lưu trữ tiến hành triển khai các khâu nghiệp vụtiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, và phục vụ tốt côngtác khai thác sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Theo đó, bảng thời hạn bảo quản này áp dụng đối với các nhóm hồ sơ, tàiliệu hình thành trong hoạt động của ngành Công an như: tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị và tài liệu chuyên ngành phân theolĩnh vực hoạt động Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rấtquan trọng, nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trangthiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùytiện mà còn giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, kiểm soát được thôngtin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngàycàng hiệu quả hơn

Xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như để tài liệu lưutrữ phát huy được giá trị Như vậy, căn cứ vào Luật Lưu trữ, và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, Cục Hồ sơ nghiệp vụCảnh sát tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản

lý về công tác lưu trữ, cũng như công tác văn thư sao cho phù hợp với qui địnhcủa pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, tạo ra hành lang pháp

lý cho công tác lưu trữ và công tác văn thư

2 Quản lý phông lưu trữ của Cục HSNVCS

Việc quản lý phông lưu trữ của Cục HSNVCS đều được quản lý tập trungthống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ Tại Cục HSNVCS đã thành lậpphòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ theo quyết định số 732/QĐ-C53(P1)

ngày 06 tháng 4 năm 2010 Phòng có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ

hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ và thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành

Phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ là một bộ phận quản lý không thểthiếu trong cơ cấu tổ chức của Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát; có chức năng giúplãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm

vụ cụ thể như; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữcủa cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơquan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan,lập kế hoạch thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ lưu trữ của cơ quan trong thờigian tới Quản lý khai thác hồ sơ của các đơn vị nghiệp vụ, rút sử dụng tài liệu,phục vụ công tác nghiên cứu để đấu tranh phòng chống tội phạm

Hiện tại, phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ được tổ chức theo hìnhthức sau: hoạt động theo quy chế làm việc chung của Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnhsát, theo sự phân công chỉ đạo công việc trực tiếp của đồng chí phó cục trưởngphụ trách phòng

Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan nói chung cũng như tại Cục

Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát nói riêng thì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin khôngthể thiếu Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở Cục phảithường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ đểhoạch địch các chương trình, kế hoạch, và ban hành các quyết định quản lý chophù hợp Bởi vậy mà một yêu cầu đặt ra đó chính là việc quản lý tài liệu sao chochặt chẽ, thống nhất Lãnh đạo Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát đã áp dụng các

biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sửdụng tài liệu lưu trữ

3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát:

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý vànâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục

Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát

Hiện nay 100% cán bộ chiến sỹ trong Cục được trang bị mỗi người 01máy tính kết nối mạng nội bộ (LAN), để đảm bảo cập nhật, trao đổi, xử lý thôngtin nhanh và tiện dụng nhất Các phòng chuyên môn đều được lắp đặt máy điệnthoại bàn và số máy riêng phục vụ trao đổi công việc Ngoài ra, các cán bộchiến sỹ trong cơ quan còn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tin học cầnthiết khác để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ

Ngày 28/08/1995 Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) đã ký quyếtđịnh số 540 phê duyệt dự án đổi mới trang thiết bị kỹ thuật quản lý và khai thác

hồ sơ, tiếp đó ngày 05/12/2006 Thủ tướng chính phủ ký quyết định số TTg phê duyệt đề án xây dựng trung tâm tội phạm Nhờ vậy Cục đã chủ độngđổi mới mạnh mẽ về công nghệ, nghiên cứu xây dựng mạng máy tính và truyềnbáo dữ liệu

1597/QĐ-Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTTtrong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ với phần mềm tiêu biểu là phần mềm quản lýtài liệu lưu trữ Đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiệnhành trên mạng nội bộ tại phòng quản lý, khai thác hồ sơ lưu trữ Phần mềm nàyxây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưutrữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợgiúp Người sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chứcthông tin Với một cơ sở dữ liệu cài trên máy chủ thì người dùng trong hệ thống

có thể truy cập, tác nghiệp được từ các máy trạm tại các phòng làm việc trong cơquan Đồng thời, người dùng cũng có thể dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu

dùng chung thông qua phần mềm và phân quyền cho máy trạm.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập dữ liệu quản lývăn bản, hồ sơ, cho việc nhập số liệu…, các khung nhìn cho việc tìm kiếm vàtruy cập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trìnhcông việc có liên quan Với những tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản

lý, tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ tại Cục HSNVCS được nhanh chóng,chính xác, kịp thời

Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ cũng còn có một số nhượcđiểm cần được khắc phục trong thời gian tới là vấn đề nhập dữ liệu Để nhậpđược dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác Như vậy sẽgây nhiều trở ngại, tốn thời gian không ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ

sơ lưu trữ Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ

sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế, chưa được thực hiện triệt để tới các đơn vị, bướcđầu hệ thống phần mềm hồ sơ lưu trữ mới chỉ áp dụng tại một số phòng chuyênmôn mà chưa kết nối tới các đơn vị thuộc Bộ, vì vậy việc quản lý, khai thác hồ sơlưu trữ vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công thông qua mục lục hồ sơ

4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chiến sỹ quản lý công tác lưu trữ của Cục HSNVCS

* Về đào tạo

Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ chiến sỹ của Cục HSNVCS luônđược quan tâm xây dựng, củng cố, kiện toàn Ngoài việc tuyển chọn, sắp xếpcán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ còn bao gồm cả việc đào tạo, bồi dưỡng và sửdụng đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư Lưu trữ Nhìn chung, đội ngũ cán bộcủa Cục HSNVCS đủ về số lượng và trình độ về chuyên môn, lý luận chính trị,

kỹ năng quản lý Nhà nước từng bước được nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.Cũng trong những năm qua, Cục HSNVCS đã tổ chức nhiều khóa bồi dưỡng kỹnăng, nghiệp vụ quản lý Nhà nước và nhiều khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyênngành cho cán bộ chiến sỹ nhằm góp phần nâng cao trình độ của cán bộ chiến sỹtrong thực thi công vụ

Cục HSNVCS đã chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở

các lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ chiến sỹ tại đơn vị trực thuộc;đồng thời cử cán bộ lưu trữ tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư – Lưu trữ

tổ chức Qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ,từng bước giúp cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt các hoạt động Văn thư Lưutrữ tại cơ quan

Ngày 22/8/2015 Cục HSNVCS đã phối hợp với Cục công nghệ thông tin

tổ chức buổi tập huấn về công tác văn thư lưu trữ cho 150 cán bộ chiến sỹ củacác đơn vị thuộc Cục HSNVCS Tại buổi tập huấn, Cục HSNVCS đã phổ biến,hướng dẫn những văn bản quan trọng về công tác lưu trữ như: Luật lưu trữ

2011, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan; Cũng tại buổi tập huấn này, Lãnh đạo Cục HSNVCS cũng có bài thamluận về thực trạng công tác lưu trữ tại Cục HSNVCS và những giải pháp Lớptập huấn được diễn ra trong 01 ngày với sự có mặt của đông đảo các học viên vàLãnh đạo Cục HSNVCS, Lãnh đạo công an các tỉnh, thành phố Qua đó có thểthấy công tác văn thư và đặc biệt là công tác lưu trữ tại Cục đang được các đơn

vị cũng như lãnh đạo Bộ rất chú trọng và quan tâm

Việc phổ biến tuyên truyền những nội dung của Luật Lưu trữ, các thông

tư, văn bản quy định về công tác Văn thư Lưu trữ trong các buổi tập huấn có ýnghĩa hết sức thiết thực, giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm trong việc tuân thủcác quy định về công tác Văn thư Lưu trữ cho mỗi cán bộ của Cục; đẩy mạnhcông tác hiện đại hóa, tăng cường các hoạt động thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảoquản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ đất nước thời kỳ đổi mới

Buổi tập huấn cũng là dịp để cán bộ chiến sỹ làm công tác Văn thư cũngnhư công tác lưu trữ hỏi và trao đổi những vấn để còn vướng mắc trong quátrình thực hiện nghiệp vụ của mình và tất cả những vướng mắc đều được giảiđáp thỏa đáng

Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về công tác Văn thư Lưu trữ,Cục HSNVCS còn quan tâm đến việc thi đua khen thưởng cho những tấm

gương tiêu biểu, có thành tích xuất sắc trong công việc Việc tôn vinh, khenthưởng kịp thời đã cổ vũ tinh thần thi đua sôi nổi trong các cán bộ chiến sỹ và cótác động tích cực đến công tác Văn thư Lưu trữ.

* Về chế độ bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ:

Căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của

Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đốivới cán bộ, công chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểmđối với cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ; Thông tư liên tịch số13/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 30/5/2012 của Bộ Lao động thương binh xãhội và Bộ Y tế về hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối vớingười lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn

số 758/VTLTNN-TCCB, ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưutrữ Thực tế, tại Cục việc chi trả mức phụ cấp đặc thù tính theo 10% mức lương

cơ bản đối với cán bộ lưu trữ trực tiếp làm công việc tiếp nhận, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ đã được thực hiện, được hưởng sự hỗtrợ này Nhưng sự hỗ trợ này so với sự vất vả, độc hại mà công tác này mang lạithì quá nhỏ nên đối với một số cán bộ lưu trữ đã tạo ra tâm lý thiếu nhiệt tình và

xu hướng muốn chuyển vị trí trong công việc của một số cán bộ

II Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Cục HSNVCS.

1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:

Công tác lưu trữ của Cục HSNVCS bao gồm rất nhiều các khâu nghiệp vụkhác nhau, nó có sự liên quan chặt chẽ và đòi hỏi mỗi cán bộ làm công tác lưutrữ phải hiểu được điều đó trong quá trình làm việc của mình Đặc biệt là đối vớicông tác thu thập, bổ sung tài liệu bởi vì đây là thông tin đầu vào, là công đoạnđầu tiên cho chuỗi công đoạn tiếp theo, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thậptài liệu có đầy đủ, hoàn chỉnh để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hay không

Trong quá trình thực tập tại Cục HSNVCS tôi đã đi sâu khảo sát lịch sử

hình thành và phát triển của Cục, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củaCục Đặc biệt, tôi dành nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tàiliệu, nguồn nộp lưu vào lưu trữ Cục Qua đó tôi đã phần nào hiểu được thựctrạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác nàyđối với công tác lưu trữ của Bộ nói chung.

Khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan chủ yếu làcác thông tin về các chuyên án, vụ án, tội phạm chứa đựng rất nhiều thông tinquan trọng và cần tiến hành thu thập thường xuyên để tránh mất mát, thất lạc

Nguồn thu thập hồ sơ, tài liệu của Cục HSNVCS cũng khá rộng bao gồm:Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của các đơn vị trực thuộc tổng cục cảnh sát, Bộ Tư lệnhcảnh sát cơ động đóng quân tại địa bàn phía Bắc (từ Đà Nẵng trở ra); hồ sơ cóthời hạn bảo quản vĩnh viễn của Công an các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Sở cảnh sátphòng cháy chữa cháy thuộc các địa phương từ Đà Nẵng trở ra nộp lưu tại trụ sởCục đóng tại phía Bắc

Hồ sơ các đơn vị thuộc các Tổng cục cảnh sát, Bộ Tư lệnh cảnh sát cơđộng đóng quân trên địa bàn phía Nam từ Quảng Nam trở vào Hồ sơ có thờihạn bảo quản vĩnh viễn của Công an, sở cảnh sát phòng cháy chữa cháy thuộccác địa phương từ Quảng Nam trở vào và các tỉnh Tây Nguyên nộp lưu về C53tại khu vực phía Nam

Như vậy, lưu trữ Cục đã xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vàviệc xác định này đã giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế

sự bỏ sót hoặc thu không đúng

Để có thể làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ thì trên cơ

sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Cục đã cụ thể hóa, ban hành các vănbản chỉ đạo về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Có thể nói hệ thống văn bản mà Bộ ban hành rất phong phú, hàng chục văn bản.Trong đó, quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ đã quy định về việc thu thậptài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: Cục HSNV có trách nhiệm:

+ Thông báo cho các đơn vị trong Tổng cục cảnh sát chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu để giao nộp

+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp vàthống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo biểu mẫu đã qui định.

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại cácPhòng nghiệp vụ, lập Biên bản bàn giao hồ sơ theo biểu mẫu (01 do phòng lưutrữ giữ, 01 do đơn vị nộp hồ sơ giữ)

Cuối cùng, căn cứ vào danh mục hồ sơ các đơn vị đã lập, các phòngnghiệp vụ thuộc Cục tiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu do các đơn vị nộp và xâydựng kế hoạch đăng ký hồ sơ theo quy định chung của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước Như vậy, nhờ có qui định này đã tạo ra một hành lang để các đơn vịtránh mất mát tài liệu có giá trị, đồng thời theo dõi được các bước tiến hànhcông việc cụ thể Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ,cán bộ lưu trữ Cục dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thuthập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lưu trữ Từ đó,xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biệnpháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưutrữ Tính đến năm 2014, Cục đã thu thập tương đối nhiều hồ sơ, tài liệu từ cácđơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Cục

Tuy nhiên trên cơ sở các văn bản đó, Cục HSNVCS đã tiến hành thu thậptài liệu được thuận tiện song công tác này vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như:

Việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một số đơn vị chưa thưòngxuyên và đồng bộ; hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu mộtcách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định Phần lớn tài liệu khigiao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, tàiliệu chưa được phân loại, sắp xếp còn lộn xộn, cần tiếp tục phải đầu tư kinh phí,thời gian để tiến hành chỉnh lý

Ví dụ: hồ sơ thu về một phần chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, saukhi kiểm tra, rà soát một số hồ sơ còn thiếu những văn bản quan trọng chưa thểtiếp nhận để đăng ký đưa vào khai thác phục vụ tra cứu khi cần thiết

2 Xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu

Công tác xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu làm rõ những giá trị

về mặt nghiệp vụ, lịch sử, khoa học và pháp lý của hồ sơ, tài liệu để định thờihạn bảo quản đối với từng hồ sơ cụ thể

Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu là một trong nhữngnghiệp vụ khó của công tác lưu trữ Nên cán bộ chiến sỹ làm công tác lưu trữphải quán triệt chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhànước về lưu trữ Đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa yêu cầu khách quan, toàn diện

và lịch sử cụ thể với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của lực lượng CSND Phùhợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu củaNgành công an

Hồ sơ, tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ phải đảm bảo được sự toàn vẹncủa tài liệu, phản ánh xác thực các hoạt động nghiệp vụ và đối tượng đấu tranhcủa lực lượng cảnh sát nhân dân, đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu, phục vụcông tác phòng, chống tội phạm và quản lý nhà nước về an ninh trật tự, phục vụbảo vệ đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, quyền và lợi íchhợp pháp của tổ chức, công dân

Phải xác định đúng mức độ bảo quản, đặc điểm vật mang tin, tính hóa lýcủa hồ sơ, tài liệu làm căn cứ lựa chọn phương pháp bảo quản cho phù hợp.Việc loại, hủy hồ sơ, tài liệu phải được tiến hành cẩn trọng, chỉ được loại hủynhững hồ sơ, tài liệu không có giá trị nghiên cứu, sử dụng, thực hiện loại hủy hồ

sơ, tài liệu phải đúng theo quy định của Ngành và luật lưu trữ

Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu nêu trên có thể thấy việcnghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là cần thiết, đóng góp vaitrò quan trọng và tích cực trong việc nâng cao trách nhiệm của các cán bộ lưutrong việc xác định giá trị tài liệu

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ cảnh sát là thời gian hồ sơ, tàiliệu đó cần được bảo quản trong tàng thư, cơ sở dữ liệu Mức độ bảo quản đượcchia thành 2 loại:

Bảo quản vĩnh viễn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu và các vật mang

tin khác có giá trị cao về mặt nghiệp vụ, pháp lý, lịch sử, khoa học có tác dụngphục vụ lâu dài trong công tác điều tra, nghiên cứu đấu tranh phòng chống tộiphạm, bảo vệ an ninh quốc gia.

Bảo quản có thời hạn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu phục vụ chocông tác phòng chống tội phạm và phục vụ lợi ích chính đáng của tổ chức, cánhân trong một thời gian nhất định

+ Một số quy định chung về thời hạn lưu hồ sơ tài liệu:

Điều 30 chế độ hồ sơ 2013 quy định thẩm quyền phê duyệt thời hạn bảoquản như sau:

- Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt kết thúc đối với hồ sơ nào thì cóthẩm quyền phê duyệt thời hạn bảo quản hồ sơ đó;

- Lãnh đạo các đơn vị nghiệp vụ có thẩm quyền phê duyệt thời hạn bảoquản đối với hồ sơ, tài liệu và vật mang tin khác trong tàng thư và thông tintrong cơ sở dữ liệu do đơn vị quản lý

3 Cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ :

Cung cấp và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ là việc tổ chức khai thác, cungcấp và sử dụng thông tin, tài liệu có trong hồ sơ lưu trữ, phục vụ có hiệu quả caonhất, yêu cầu nghiệp vụ trong ngành công an, các yêu cầu của tổ chức xã hội vàyêu cầu chính đáng của công dân

Việc cung cấp, sử dụng thông tin tài liệu phải tuân thủ theo các quy địnhcủa Luật lưu trữ, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, chế độ hồ sơ 2013 và cácquy định khác có liên quan, đảm bảo bí mật nghiệp vụ của ngành công an,không làm phương hại đến an ninh Quốc gia, lợi ích hợp pháp của cơ quan, cánhân

Đơn vị tiếp nhận thông tin, tài liệu do đơn vị lưu trữ cung cấp phải khẩntrương tổ chức thẩm tra, xác minh bảo đảm sử dụng có hiệu quả trong công tácphòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, quản lý nhà nước về an ninh trật tự vàphải quản lý tài liệu theo quy định chế độ mật của ngành

Chỉ được trích, chép thông tin trong phạm vi hồ sơ, tài liệu được cấp thẩmquyền phê duyệt Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chặt chẽ, nếu phát

hiện có sai phạm phải lập biên bản, báo cáo lãnh đạo đơn vị xử lý.

Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài phải có thêm giấy giới thiệucủa Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc của cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền

Các phòng nghiệp vụ của Cục sau khi nhận được yêu cầu đề nghị cungcấp thông tin, tài liệu hoặc mượn tài liệu để nghiên cứu, rút sử dụng lại hồ sơphải kiểm tra thủ tục, nội dung, mục đích nghiên cứu, sử dụng phạm vi thôngtin, tài liệu cần cung cấp, đề xuất lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt Trườnghợp không có thông tin phải có công văn trả lời đơn vị có nhu cầu tra cứu

Cán bộ nghiệp vụ, cơ quan, tổ chức được nghiên cứu tại phòng đọc củaCục, khi có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền, chỉ được nghiên cứunhững tài liệu liên quan đến phạm vi, nội dung đã được duyệt Chấp hành nộiquy phòng đọc và hướng dẫn của cán bộ quản lý phòng đọc, không được quayphim, chụp ảnh tài liệu và đưa tài liệu ra khỏi phòng đọc Trường hợp cần cungcấp bản sao tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị riêng và cần được lãnh đạo

có thẩm quyền phê duyệt

Như vậy có thể nói Cục đã có những quy định cụ thể về khai thác

và sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng được kịp thời cho hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, lập hệ thống sổ sách theo đúng quy định Tuy nhiên, công táckhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục vẫn còn nghèo nàn về hình thức tổ chức

và kém phong phú về mục đích sử dụng; cùng với đó thì việc thông tin giớithiệu tài liệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng chủ yếu vẫn là mục lục

hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và phục vụ khai thác

sử dụng tài liệu; Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu vẫn là đọc và saochụp tài liệu lưu trữ chưa có hình thức khai thác qua mạng internet để giảm thiểuthời gian cho các đối tượng không có nhiều thời gian cho việc ngồi ở phòng đọc,

sử dụng tài liệu lưu trữ ở đây chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hộingày nay

4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về sốlượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo