Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Mục đích 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1:VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.1.1 Tiêu chuẩn 4 1.1.1.2 Quy chuẩn kỹ thuật 5 1.1.1.3 Tiêu chuẩn hóa 5 1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa 6 1.1.3 Mục đích 8 1.1.3.1 Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu): 8 1.1.3.2 Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê): 8 1.1.3.3 Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng 8 1.1.3.4 Thúc đẩy thương mại toàn cầu 9 1.2. Tiêu chuẩn hóa Công tác Văn thư, Lưu trữ 9 1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ 9 1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong vông tác văn thư, lưu trữ 12 Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 14 2.1. Tiêu chuẩn về công tác văn thư 14 2.1.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ 14 2.1.2.Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư 15 2.1.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư 17 2.1.4 Tiêu chuẩn về con người trong công tác văn thư 18 2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ 18 2.2.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 18 2.2.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ 19 2.2.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 19 2.2.4 Tiêu chuẩn về con người 20 Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤTCÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 21 3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 21 3.1.1. Kết quả đạt được 21 3.1.1.1 Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa 21 3.1.1.2 Nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi 21 3.1.1.3 Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lim trữ Nhà nước đã có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu chuẩn 23 3.1.2. Hạn chế 23 3.1.3 Nguyên nhân 25 3.2. Các giải pháp 25 3.2.1 Đẩy mạnh công tác xây dựng và ban hành thêm một số TCVN mới và soát xét có định kỳ các TCVN về các khâu công tác khác nhau trong xử lý tài liệu 25 3.2.2 Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý tài liệu 26 3.3.3. Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã được ban hành 27 3.3.4 Xây dựng và phát triển được một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có trình độ và tay nghề cao 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtthời gian từ khi bắt đầu học tập tại giảng đường Đại học đến nay, chúng tôi đã nhậnđược rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa VănThư – Lưu trữ – Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâmhuyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu trong suốt thời gian tôi họctập tại trường Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng tôiđược tiếp cận với môn học mà theo tôi là rất hữu ích đối với sinh viên ngành

Khoa Văn Thư – Lưu trữ Đó là môn “Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa

học trong công tác văn thư – lưu trữ”.

Tôi xin chân thành cảm ơn TS Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tình hướng

dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện thảoluận về chuyên đề tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động trong công tác Văn Thư-Lưu trữ Nếu không có những lời hướng dẫn dạy bảo của cô thì đề tài nghiêncứu khoa học này của chúng tôi rất khó được hoàn thành Một lần nữa chúng tôixin chân thành được cảm ơn cô

Sau cùng, tôi xin chúc quý Thầy Cô trong khoa Văn Thư- Lưu trữ và côNgô Thị Kiều Oanh thật dồi dào sức khỏe và niềm tin để tiếp tục thực hiện xứmệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức đến thế

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu, kếtquả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nàotrước đây Những số liệu trong Đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánhgiá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệutham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như

số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thíchnguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung luận văn của mình Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường

về sự cam đoan này

Sinh viên

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT Tên chữ, cụm từ viết tắt Giải thích chữ, cụm từ viết tắt

2 BKHCN Bộ Khoa học z& công nghệ

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu 2

3 Mục đích 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1:VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4

1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.1.1 Tiêu chuẩn 4

1.1.1.2 Quy chuẩn kỹ thuật 5

1.1.1.3 Tiêu chuẩn hóa 5

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa 6

1.1.3 Mục đích 8

1.1.3.1 Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu): 8

1.1.3.2 Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê): 8

1.1.3.3 Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng 8

1.1.3.4 Thúc đẩy thương mại toàn cầu 9

1.2 Tiêu chuẩn hóa Công tác Văn thư, Lưu trữ 9

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ 9

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong vông tác văn thư, lưu trữ 12

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 14

2.1 Tiêu chuẩn về công tác văn thư 14

2.1.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 14

2.1.2.Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị sử dụng trong công

tác văn thư 15

2.1.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư 17

2.1.4 Tiêu chuẩn về con người trong công tác văn thư 18

2.2 Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ 18

2.2.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 18

2.2.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ 19

2.2.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 19

2.2.4 Tiêu chuẩn về con người 20

Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤTCÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ21 3.1 Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 21

3.1.1 Kết quả đạt được 21

3.1.1.1 Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa 21

3.1.1.2 Nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi 21

3.1.1.3 Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lim trữ Nhà nước đã có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu chuẩn 23

3.1.2 Hạn chế 23

3.1.3 Nguyên nhân 25

3.2 Các giải pháp 25

3.2.1 Đẩy mạnh công tác xây dựng và ban hành thêm một số TCVN mới và soát xét có định kỳ các TCVN về các khâu công tác khác nhau trong xử lý tài liệu 25

3.2.2 Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý tài liệu 26

3.3.3 Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã được ban hành 27

3.3.4 Xây dựng và phát triển được một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có trình độ và tay nghề cao 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan,

tổ chức Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006

và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có tráchnhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩnnày; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư,lưu trữ Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng

Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trongthời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sứclực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hànhhoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốcgia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ,mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữcủa các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Tính đến nay, Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đềnghị Bộ KH&CN công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưutrữ Trong năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp vớiViện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy

dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảo tiêuchuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trongthời gian tới Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế Xuất phát từ tìnhhình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong

công tác lưu trữ tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất” để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần môn

Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

2 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là: các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hànhhoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành

- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là: các nội dung liên quan đến hoạt độngxây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia

về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục (năm 1962)cho đến nay

3 Mục đích

Bài Tiểu luận của tôi hướng đến hai mục tiêu cơ bản sau đây:

- Một là, đánh giá tình hình xây dựng các tiêu chuẩn của Việt Nam về vănthư lưu trữ;

- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựngtiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong công tác văn thư lưu trữ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu trên, bài tiểu luận của tôi đặt ra và giải quyếtnhững nhiệm vụ sau:

- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vaitrò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ

- Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựngtiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật vềlưu trữ nói riêng

- Khảo sát và đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước

- Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêuchuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xâydựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủyếu trong quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn,quy chuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước vàmột số cơ quan, tổ chức

- Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp sốlượng các công trình nghiên cứu ở trong nước có liên quan đến đề tài; tổng hợp

số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về văn thư, lưu trữ đã được CụcVăn thư Lưu Nhà nước ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố

- Phương pháp so sánh: Để đối chiếu các quy định của Nhà nước liênquan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng đểđánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn của hoạtđộng xây dựng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ của Việt Nam

Các phương pháp nêu trên đã được thực hiện một cách đan xen và kết hợplinh hoạt trong suốt quá trình thực hiện Đề tài

6 Cấu trúc của đề tài Chương 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH

2.1 Tiêu chuẩn về công tác văn thư

2.2 Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ

Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤTCÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

3.1 Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa

Chương 1:VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.1.1 Khái niệmCác khái niệm về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn hóa, công táctiêu chuẩn hóa, được dẫn giải thông qua các tài liệu như: Tổ chức tiêu chuẩnhóa quốc tế ISO/IEC:2004 ; Hiệp định của WTO về rào cản kỹ thuật đốivới thương mại (TBT); EC trong chỉ dẫn 98/34/EC; Theo Luật Tiêu chuẩn vàQuy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam ban hành năm 2006; Điều lệ về công tác tiêuchuẩn hóa ban hành theo Nghịđịnh số 141-HĐBT ngày 24/8/1982 của Hội đồngBộtrưởng Từ đó, đã nhận xét chung đối với các khái niệm, cụ thểđã đưa ra cácnhận định về tính khách quan, tính xác thực và thực tiễn Một số khái niệm nhưsau:

Có nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau:

+ Tiêu chuẩn quốc tế: là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn quốc tếhoặc tổ chức quốc tế hoạt động một lĩnh vực tiêu chuẩn công nhận

+Tiêu chuẩn khu vực: là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn khu vực,hoặc tổ chức khu vực có hoạt động một lĩnh vực tiêu chuẩn, công bố

+Tiêu chuẩn quốc gia: là tiêu chuẩn do một cơ quan tổ chức quốc gia chấpnhận công bố và phổ cập rộng rãi

+Tiêu chuẩn cơ sở: là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hộinghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để ápdụng cho các cơ quan, tổ chức đó.

1.1.1.2 Quy chuẩn kỹ thuật

Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật vàyêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và cácđối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủđể bảo đảm antoàn, vệ sinh, sức khoẻcon người; bảo vệđộng vật, thực vật, môi trường; bảo vệlợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiếtyếu khác” “Hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật là việc xâydựng, ban hành và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá sự phù hợp với quychuẩn kỹ thuật”

Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dướidạng văn bản để bắt buộc áp dụng

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia là quy chuẩn do Thủ tướng các Bộ cơ quanhình thành để bắt buộc áp dụng trong phạm vi toàn quốc đối với ngành, lĩnh vựcđược chính phủ phân công quản lý

Quy chuẩn kỹ thuật địa phương là quy chuẩn do chủ tịch ủy ban nhân dântrực thuộc thành phố, trung ương ban hành để bắt buộc áp dụng trong phạm viđịa phương đối với các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, quá trình đặc thù và yêucầu cụ thể

1.1.1.3 Tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn thống nhấttrong sản xuất và trong công tác

Theo thuật ngữ chuyên môn: Tiêu chuẩn hóa là một lĩnh vực hoạt độngbao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựatrên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự thamgia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc biệt là hoạtđộng sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người

và xã hội

Tiêu chuẩn hóa theo ISO: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập cácđiều khoản để sử dụng chung và lặp lặp đi lặp lại nhằm đạt được một mức độtrật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải được đảm bảo nâng cao chất lượng

và hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội Nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩmhàng hóa, dịch vụ, trên thị trường trong nước và quốc tế

Tiêu chuẩn vầ quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng những yêu cầu về an toàn,

an ninh quốc gia, vệ sinh, sức khỏe con người, quyền và lợi ích hợp pháp củacác bên có liên quan Bảo vệ động, thực vật, môi trường và sử dụng hợp lýnguồn tài nguyên thiên nhiên

Hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải đảm bảotính công khai, minh bạch, không phân biệt đối xử và không gây trở ngại cầnthiết đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại Việc xây dựng tiêuchuẩn phải đảm bảo sự tham gia và đồng thuận của các bên có liên quan

Việc xây dựng các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải:

 Dựa trên tiến bộ Khoa học – kỹ thuật và công nghệ, kinh nghiệm thựctiễn, nhu cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế- xã hội

 Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoàilàm cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật trừ trường hợp các tiêuchuẩn đó không phù hợp với địa hình, khí hậu, kỹ thuật, công nghệ hoặc ảnhhưởng đến lợi ích quốc gia

 Ưu tiên quy định các yêu cầu về tính năng sử dụng sản phẩm hàng hóa,hạn chế các quy định yêu cầu mang tính mô tả hoặc thống kê thiết kế chi tiết

 Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống quychuẩn kỹ thuật Việt Nam

Để hoạt động tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách hiệu quả cần tuânthủ một số nguyên tắc chính như sau:

 Nguyên tắc 1: Đơn giản hoá

o Tiêu chuẩn hoá trước hết là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những sự

quá đa dạng không cần thiết Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại,kích cỡ không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt vàtương lai.

 Nguyên tắc 2: Thoả thuận

o Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tácbình đẳng của tất cả các bên có liên quan

o Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá phải có một sự dunghoà quyền lợi của các bên

 Nguyên tắc 3: áp dụng

o Tiêu chuẩn hoá gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụngtiêu chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy tiêuchuần hoá mới đem lại hiệu quả

o Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hoá nào nếu chỉ chú ý đến việcban hành tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt động tiêuchuẩn hoá sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn

 Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất

o Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảmbảo được nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt Trong nhiều trường hợp các tiêuchuẩn được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sự nhất trítuyệt đối, hoàn hảo

o Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định đểthống nhất thực hiện

 Nguyên tắc 5: Đổi mới

o Tiêu chuẩn hoá là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất địnhcho nên các tiêu chuẩn phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với khungcảnh luôn luôn thay đổi

o Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lạimột cách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết

 Nguyên tắc 6: Đồng bộ

o Công tác tiêu chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ Trong khi

xây dựng tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấptiêu chuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan Ngoài ra phải chú ý đến sựđồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.

1.1.3.1 Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu):

Phục vụ cho mục đích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ,quy định các ký hiệu, dấu hiệu để dùng chung Ví dụ ký hiệu toán học, nguyên

tố hoá học, ký hiệu tượng trưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vậtliệu

1.1.3.2 Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sảnxuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê):

Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vật liệuđiển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T), động cơ,hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp: bóng đèn - đuiđèn, máy ảnh -ống kính, độ bắt sáng của phim ảnh

1.1.3.3 Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùngPhục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, khôngkhí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị(bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng,ủng, mặt nạ phòng độc) Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các vănbản pháp luật tương ứng

1.1.3.4 Thúc đẩy thương mại toàn cầu

Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạo điềukiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu: trao đổi hàng hoá sản phẩm, trao đổithông tin

Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trước đây, người ta cho rằng,tiêu chuẩn hoá có những mục đích chính như sau:

 Thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội

 Ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình

 Góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân

 Sử dụng hợp lý tài nguyên tiết kiệm nguyên vật liệu

 Đảm bảo an toàn lao động, sức khoẻ con người

 Phục vụ tốt nhu cầu quốc phòng

 Phát triển hợp tác quốc tế khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu,hướng dẫn nhập khẩu

Để tránh khuynh hướng sai lầm trong tiêu chuẩn hoá, cần nêu rõ một sốnét không phải là mục đích của tiêu chuẩn hoá:

 Không làm cho mọi thứ giống hệt nhau một cách không cần thiết

 Không đưa ra khuôn mẫu để mọi người áp dụng máy móc mà khôngcần suy xét

 Không hạ thấp chất luợng tới mức tầm thường chỉ vì mục đích để tiêuchuẩn được áp dụng rộng

 Không ra lệnh hay cưỡng bức Tiêu chuẩn chỉ là một tài liệu có thể sửdụng trong hợp đồng hay trong văn bản pháp luật

1.2 Tiêu chuẩn hóa Công tác Văn thư, Lưu trữ

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ

Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các

cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trangthiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưutrữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệulưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu

chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiếtkiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trongquá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tiêu chuẩn hóa trong công tácvăn thư và lưu trữ, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ đã tăng cườngcác hoạt động khoa học kỹ thuật, trong đó có công tác tiêu chuẩn hóa

- Tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ công tác văn thư bao gồm các côngviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trựctiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ

về những việc được giao giải quyết

- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đãtạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắnthời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho nănglực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõrệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và

vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao

- Việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác VTLT là việcxây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữtrong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảochất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thưlưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước

- Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhândân: tổ chức các hoạt động giới thiệu, quảng bá tài liệu lưu trữ để phục vụ nhucầu khai thác của nhân dân; Tập trung tuyên truyền Luật lưu trữ và các văn bảnhướng dẫn thực hiện Luật phổ biến đến tận cán bộ, công chức, viên chức vàđông đảo nhân dân

- Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt

động hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng vàthực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chấtlượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệthống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của kháchhàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó.Nâng caohiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ: xây dựng các văn bản hướng dẫn thựchiện đúng theo các tiêu chuẩn đã đề ra đối với công tác văn thư, lưu trữ gópphần nâng cao hiệu quả trong công tác.

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan:Tập trung nâng cao nhận thức, ý thức kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp, tinh thầntrách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ trong việc bảo vệ, phát huygiá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, xâydựng nền hành chính hiện đại, hiệu quả, góp phần tích cực trong việc phát triểnkinh tế - xã hội của đất nước; nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của độingũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo hướng chuẩn hóa

về chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo số lượng biên chế, khắc phục tình trạngkiêm nhiệm như hiện nay

- Thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư lưutrữ:Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ,quản lý tài liệu lưu trữ, số hóa hồ sơ, tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm vàkhai thác, tiết kiệm diện tích bảo quản và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ

- Văn bản hóa các quy trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ, ban hànhmột số văn bản quy định trình tự các bước trong quy trình soạn thảo văn bản,quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu…các cán bộ thực hiệnnghiệp vụ phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn để thực hiện đúng theo tiêuchuẩn đã đề ra

- Kiểm soát công tác văn thư lưu trữ, cải tiến công tác văn thư lưu trữ:Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra các sở ngành và huyện, thành, thị vềnghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Xây dựng các văn bản quản lý, nhất là các

văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp, thực hiệnthống nhất trong toàn tỉnh Việc thường xuyên rà soát, công bố các thủ tục hànhchính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trên cơ sở các văn bản củaTrung ương, của tỉnh được các sở, ban, ngành chuyên môn về ngành, lĩnh vựcchú trọng

- Sử dụng hợp lý trang thiết bị trong công tác văn thư lưu trữ : quy địnhcác tiêu chuẩn cụ thể về trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư như máytính, bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, con dấu, máy photo, máy fax…các trang thiết bịbảo quản tài liệu trong kho theo một tiêu chuẩn nhất định để tránh những sai sóttrong việc lựa chọn trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT

- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học và công nghệ: Gópphần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính công tác kiểm soát thủ tục hànhchính đã góp phần đáng kể trong công cuộc cải cách hành chính tại các cơ quan

Hệ thống cán bộ đầu mối trên địa bàn thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụkiểm soát TTHC và hoạt động có hiệu quả, đang phát huy được vai trò đắc lựctrong công tác kiểm soát thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, địa phương

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong vông tác văn thư, lưu trữ

Ví dụ: áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ

 Đối với công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tinvăn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầuhết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngàyđều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác vănthư Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng vàhiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trìnhsau:

- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính thông thường);

- Quy trình quản lý văn bản đi;

- Quy trình quản lý văn bản đến;

- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;

- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;

- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…

 Đối với công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạtđộng thực tiễn và nghiên cứu lịch sử Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;

- Quy trình phân loại tài liệu;

- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệunghe nhìn…);

- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Quy trình tu bổ tài liệu;

- Quy trình vệ sinh tài liệu;

- Quy trình khử trùng tài liệu;

- Quy trình khử a xít cho tài liệu;

- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụpMicrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…)

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN

THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 2.1 Tiêu chuẩn về công tác văn thư

2.1.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ

Việc thống nhất cách đọc, cách viết, cách hiểu những từ và cụm từ thuộcchuyên ngành văn thư và một trong những điều kiện không thể thiếu để thựchiện mục tiêu thống nhất nghiệp vụ văn thư trong phạm vi cả nước Việc sửdụng các thuật ngữ văn thư chưa thống nhất đã gây ra những khó khăn nhất địnhtrong quá trình liên hệ, giải quyết công việc cũng như cho công tác hướng dẫnnghiệp vụ văn thư đối với cơ quan quản lý

Bên cạnh đó, trong công cuộc cải cách hành chính ngày nay, việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được phổ biến và đẩy mạnh

Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thông qua các chương trình phần mềm ứngdụng giúp cho các nghiệp vụ văn thư được thực hiện nhanh chóng, nền nếp vàthống nhất song cũng yêu cầu về mức độ chính xác của các từ, cụm từ sử dụngtrong công tác văn thư để phục vụ quá trình mã hóa thông tin trong giao dịchđiện tử Việc chưa có hệ thống thuật ngữ văn thư thống nhất trong toàn quốc làmột trong những cản trở đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư

Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thưkhông chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được mở rộng,trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế Sự thống nhất thuật ngữ văn thư là mộttrong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ, thống nhất cáchhiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác trong quá trìnhgiải quyết, trao đổi công việc Nó là xúc tác thúc đẩy quá trình hợp tác, hội nhậpquốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn

Ở Việt Nam, thuật ngữ văn thư lưu trữ hiện đại mới bắt đầu từ thời thuộcPháp, sau Cách mạng tháng 8/1945 thuật ngữ đó vẫn tiếp tục được sử dụng cùngvới sự phát triển của công tác Văn thư – Lưu trữ số lượng được Cục VTLTNNban hành năm 1992 trong đó: