MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Mục dích, ý nghĩa của đợt thực tập 1 2. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan,tổ chức. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ. 4 1.1.2.1. Chức năng. 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan. 9 B. PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 2.1. Hoạt động quản lý (Công tác văn thư). 10 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.1.2. Quản lý văn bản đi 12 2.1.3. Quản lý văn bản đến 16 2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 20 2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.2.Hoạt động nghiệp vụ (Công tác lưu trữ). 25 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.4.Thống kê tài liệu lưu trữ. 28 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 29 2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 29 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 31 3.1. Nhận xét, đánh giá. 31 3.1.1. Công tác Văn thư. 31 3.1.2. Công tác lưu trữ. 32 3.1.3. Trang thiết bị bảo quản. 32 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 32 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 33 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU 1 Mục dích, ý nghĩa đợt thực tập .1 Lý chọn nội dung thực tập tốt nghiệp .1 B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cấu tổ chức quan,tổ chức .3 1.1.1 Lịch sử hình thành quan, tổ chức .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức .8 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan B PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 2.1 Hoạt động quản lý (Công tác văn thư) .10 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn .11 2.1.2 Quản lý văn 12 2.1.3 Quản lý văn đến 16 2.1.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ .20 2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 23 2.2.Hoạt động nghiệp vụ (Công tác lưu trữ) .25 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .25 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 26 2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.4.Thống kê tài liệu lưu trữ 28 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .29 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 31 3.1 Nhận xét, đánh giá 31 3.1.1 Công tác Văn thư .31 3.1.2 Công tác lưu trữ .32 3.1.3 Trang thiết bị bảo quản 32 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức .32 3.3 Một số khuyến nghị 33 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 33 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường .33 C PHẦN KẾT LUẬN .34 D PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ngày nay, với xu phát triển mọc lên nhiều quan, doanh nghiệp nên thiếu phận văn thư, lưu trữ; với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Mục dích, ý nghĩa đợt thực tập Kế hoạch tổ chức thực tập hoạt động quan trọng, thường niên nằm kế hoạch học tập Trường đại học Nội vụ Hà Nội sinh viên năm thứ tư, chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Nhằm bổ sung kiến thức thực tiễn, tình hình thực tế cơng tác Văn thưLưu trữ, trải nghiệm, làm quen để thực hành kỹ năng, nghiệp vụ hành văn phòng biết vận dụng kiến thức học vào công việc Đồng thời hình thành tình yêu, ý thức đạo đức, tác phong nghề nghiệp gắn với chuyên ngành đào tạo Lý chọn nội dung thực tập tốt nghiệp Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ ln quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Nhận thức rõ mục đích, tầm quan trọng đợt thực tập này, sau nhận kế hoạch thực tập nhà Trường, em chủ động chuẩn bị điều kiện cần thiết để thực để thực tốt nhiệm vụ thực tập, tiếp cận thực tiễn, chấp hành quy định đơn vị thực tập thời gian từ ngày 10/01 đến ngày 10/03/2017.Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên biết thực tế để học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý tiếp nhận phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương nêu Dựa sở lý thuyết học nhà trường hướng dẫn tận tình cán văn thư Ủy ban nhân dân huyện, em rút nhiều kinh nghiệp quý báu cho thân mối quan hệ đồng nghiệp quan nhiều học quý báu phục vụ cho công việc công tác văn thư người cán văn phòng tương lai Với kết đạt qua đợt thực tập phòng Nôi vụ - Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường, em gặp số khó khăn lần thứ hai tiếp xúc với công việc thực tế Ngoài nỗ lực thân em có quan tâm giúp đỡ từ phía nhà trường, đặc biệt quan tâm giúp đỡ cấp lãnh đạo, cán hướng dẫn chuyên viên phòng tạo điều kiện , truyền đạt cho em kiến thức hội làm việc, tiếp xúc với thực tế để em hồn thành tốt đợt thực tập theo chương trình nội dung quy định nhà trường Khoa đề Qua báo cáo em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, thầy (cô) truyền đạt cho em kiến thức quan trọng làm hành trang để em thực tốt cơng việc sau trường Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, Phòng Nội vụ- Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, cán hướng dẫn nghiệp vụ quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập Trong thời gian thực tập quan, em nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót sai sót báo cáo Kính mong thầy (cơ) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy (cô) giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ lãnh đạo, cán Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường đóng góp bổ sung ý kiến để báo cáo em hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Xuân Trường, ngày 15 tháng 03 năm 2017 B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cấu tổ chức quan,tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành quan, tổ chức Xuân Trường huyện phía Đơng Nam tỉnh Nam Định, Phía Bắc giáp huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, phía Nam giáp huyện Hải Hậu, phía Đơng giáp huyện Giao Thủy, phía Tây giáp huyện Trực Ninh * Diện tích: Diện tích tự nhiên 112,8 km2 * Các đơn vị hành chính: huyện gồm 19 xã thị trấn Xuân Bắc, Xuân Châu, Xuân Đài, Xuân Hòa , Xuân Hồng, Xuân Kiên, Xuân Ninh, Xuân Ngọc, Xuân Phong, Xuân Phú, Xuân Phương, Xuân Tân, Xuân Thành, Xuân Thủy, Thọ Nghiệp, Xuân Thượng, Xuân Tiến, Xuân Trung, Xuân Vinh Thị trấn Xuân Trường * Điều kiện tự nhiên: Là huyện thuộc vùng đồng châu thổ Sơng Hồng, địa hình phẳng, đất đai phì nhiêu, màu mỡ, bao bọc sơng lớn: phía Bắc sơng Hồng, phía Tây sơng Ninh Cơ, phía Đơng sơng Sò, địa bàn huyện có hệ thống sơng ngòi, mương máng thuận tiện cho giao thơng vận tải tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp * Lịch sử hình thành: Huyện Xuân Trường từ xa xưa vốn phần đất biển bồi tạo nên hương Giao Thủy Vào kỷ XIII (thời Trần), huyện Giao Thủy (gồm Xuân Trường Giao Thủy ngày nay) bốn huyện thuộc Phủ Thiên Trường Năm 1862 phủ Thiên Trường đổi thành phủ Xuân Trường, tên Xuân Trường xuất từ kỷ XIX không địa danh mà địa danh phủ Tới năm 1934 (đời vua Bảo Đại) phủ Xuân Trường đơn vị hành cấp huyện, với huyện Giao Thủy thuộc tỉnh Nam Định Cho tới năm 1948 thức đổi phủ Xuân Trường thành huyện Xuân Trường Tháng 12/1967 theo Quyết định Chính phủ, hai huyện Xuân Trường Giao Thủy hợp thành huyện Xuân Thủy Sau 30 năm hợp nhất, ngày 16/02/1997 Chính phủ có Nghị định 19/NĐ-CP thức tách huyện Xuân Thủy thành huyện Xuân Trường Giao Thủy Huyện Xuân Trường tái lập, thức vào hoạt động theo đơn vị hành từ ngày 01/04/1997 đến Kể từ ngày đó, Ủy ban nhân dân huyện vào hoạt động theo quy định pháp luật nhà nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ 1.1.2.1 Chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn, tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng cơng tác niên Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước huyện Xuân Trường; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Tham mưu tổ chức công tác kiểm tra công tác nội vụ, công vụ đề xuất biện pháp xử lý đơn vị, cá nhân sai phạm Về tổ chức, máy: a) Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn UBND tỉnh Nam Định, Sở Nội vụ tỉnh Nam Định b) Trình UBND huyện định để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện; c) Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; d) Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức theo quy định pháp luật Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện: a) Phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; b) Triển khai thực kiểm tra, thẩm định: Việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp; việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND huyện; thực sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; c) Tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp huyện UBND xã, thị trấn Về công tác xây dựng quyền: Tham mưu giúp UBND huyện: a) Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân cấp theo phân công UBND huyện hướng dẫn UBND tỉnh Nam Định, Sở Nội vụ tỉnh Nam Định; b) Bổ nhiệm chức danh lãnh đạo UBND xã, thị trấn; phê chuẩn kết bầu cử theo thẩm quyền; c) Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; d) Hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho trưởng thơn, phó thơn, trưởng xóm, phó xóm, tổ trưởng, tổ phó tổ dân cư e) Thực việc tuyển dụng, quản lý cán bộ, công chức xã, thị trấn thực sách cán bộ, cơng chức cán không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực Pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, xã, thị trấn địa bàn huyện Về cải cách hành chính: Tham mưu giúp UBND huyện: a) Triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn UBND xã, thị trấn thực cơng tác cải cách hành địa phương; chủ trương biện pháp cải cách hành địa bàn huyện; c) Tổng hợp cơng tác cải cách hành địa phương báo cáo UBND huyện UBND tỉnh 10 Thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội 11 Về công tác văn thư, lưu trữ: a) Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn huyện 12 Về công tác tôn giáo: Tham mưu giúp UBND huyện: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tơn giáo địa bàn; b) Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp UBND tỉnh theo quy định pháp luật 13 Về công tác thi đua, khen thưởng: Tham mưu giúp UBND huyện: a) Là quan Thường trực Hội đồng TĐKT huyện giúp UBND huyện tổ chức phát động, đăng ký phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện; b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật 14 Về công tác niên: Tham mưu giúp UBND huyện: a) Ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước công tác niên; b) Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch niên công tác niên sau phê duyệt; c) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên giao 15 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác nội vụ theo thẩm quyền 16 Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa bàn 17 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn 18 Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp UBND huyện 19 Quản lý tài chính, tài sản Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp UBND huyện 20 Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ 21 Thực nhiệm vụ khác theo phân công UBND huyện * Nguyên tắc làm việc phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân huyện Giải công việc vi phạm trách nhiệm, thẩm quyền; bảo đảm lãnh đạo huyện ủy đạo, điều hành quan nhà nước cấp Trong phân công công việc, việc giao cho đơn vị, người phụ trách chịu trách nhiệm Cấp khơng làm thay công việc cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân ngược lại Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo qui định pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác Qui chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Phòng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tham mưu cho phận thường trực Ủy ban nhân dân huyện Quản lý văn đi, văn đến; quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; quản lý, sử dụng dấu Ủy ban nhân dân huyện loại dấu khác giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu thư-lưu trữ nên việc thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ không tổ chức thường xuyên Ngược lại, Ủy ban nhân dân huyện lại tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thưlưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Xuân trường diễn lần năm Như vậy, công tác văn thư-lưu tữ quản lý chặt chẽ không vi phạm quy chế 2.2.Hoạt động nghiệp vụ (Công tác lưu trữ) Hiện nay, kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường bảo quản 16 phơng lưu trữ có 01 phơng lưu trữ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường (phông mở) 15 phông lưu trữ quan, xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện chỉnh lý hoàn chỉnh Tình hình tài liệu cách khoảng 25-30 năm trước bị thất lạc, mát nhiều Ủy ban nhân dân huyên Xuân Trường chưa có quan tâm mực đến công tác lưu trữ, chưa bố trí cán làm chun trách cơng tác lưu trữ nhận thức tầm quan trọng tài liệu chưa đắn Nhưng nhìn chung tài liệu kho lưu trữ bảo quản tương đối tốt tài liệu tiến hành nghiệp vụ cụ thể sau: 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Hàng năm Ủy ban nhân dân huyện tiếp nhận nhiều văn tài liệu tất 19 xã thị trấn; trường học; quan ngành dọc 13 đơn vị trực thuộc Nên đơn vị, quan, tổ chức nguồn thu thập tài liệu; nguồn thu tài liệu cũ để lại các phòng ban tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Như nguồn thu Ủy ban nhân dân huyện phong phú đa dạng Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ quan gồm: -Tài liệu giấy: tài liệu hành tài liệu khoa học công nghệ -Tài liệu khác: tài liệu phải có giá trị (giá trị thực tiễn giá trị lịch sử); 25 tài liệu thể vật liệu khác nhau; tài liệu gốc, chính,bản hợp pháp Thực tế, hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện không với quy định hành mà sau giải công việc xong tiến hành thủ tục giao nộp tài liệu không thiết phải thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc tài liệu xây dựng thời hạn nộp tài liệu thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn Thủ tục giao nộp tài liệu giống thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan phải lập mục lục tài liệu cần thu thập lập biên giao nộp nộp tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu Theo quy định việc tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu qua giai đoạn chủ yếu: - Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Tổ chức cơng tác xác định giá trị tài liệu gồm có: - Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu Nhưng, Ủy ban nhân dân huyện tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu không giống với lý thuyết Do Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường có 01 cán kiêm nhiệm nên việc tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư giai đoạn lưu trữ quan cán văn thư, lưu trữ cán chuyên môn kết hợp đánh giá, kiểm tra văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động cán chuyên môn lựa chọn tài liệu có giá trị để lập hồ sơ; hồ sơ có giá trị phản ánh chức năng, nhiệm vụ cán bộ, phận giải xong công việc; đối chiếu với bảng thời hạn bảo quản để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ (bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn) Ở giai đoạn lưu trữ lịch sử, cán lưu trữ lịch sử đánh giá lại hồ sơ thuộc danh mục nguồn nộp lưu để xá định hồ sơ có giá trị 26 bảo quản vĩnh viễn hồ sơ hồ sơ khơng có giá trị lịch sử Sau đó, Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận để kết luận theo đa số ý kiến khác ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu tư vấn cho người đứng đầu quan việc thẩm tra, phê duyệt bảo quản xác định giá trị tài liệu Ủy ban nhân dân huyện tiến hành xử lý tài liệu hết giá trị : - Cán lập danh mục tài liệu hết giá trị - Trình người đứng đầu quan để xét tài liệu hết giá trị - Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Thẩm tra tài liệu hết giá trị - Tổ chức tiêu hủy loại tài liệu lập biên việc tiêu hủy tài liệu quan chuyển tài liệu đến nhà máy giấy để tái chế nhằm tiết kiệm ngân sách cho nhà nước Ủy ban nhân dân huyện bỏ qua số bước theo quy định hành nhằm việc tiến hành tiêu hủy nhanh chóng 2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; …để nhằm tổ chức khoa học tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Khi chỉnh lý người làm công tác văn thư, lưu trữ kết hợp cán chuyên môn chọn phương án phân loại để chỉnh lý tài liệu cách xác nhất, hiệu Tại Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường chỉnh lý tài liệu lựa chọn phương án Thời gian - Mặt hoạt động Trước hết, tồn tài liệu phơng chia thành nhóm theo đặc trưng thời gian sau tài liệu chia theo mặt hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng * Quy trình chỉnh lý tài liệu gồm 3giai đoạn: Giai đoạn 1: Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 2: Thực chỉnh lý Giai đoạn 3: Kết thúc chỉnh lý 27 a) Giai đoạn 1: Chuẩn bị tài liệu - Bước 1: Giao, nhận tài liệu - Bước 2: Cán thực chỉnh lý vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý b) Giai đoạn 2: Thực chỉnh lý - Bước 1: Phân loại tài liệu - Bước 2: Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ: lập hồ sơ với tài liệu chưa lập hồ sơ; xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, … - Bước 3: Biên mục phiếu tin kiểm tra việc chỉnh sửa hồ sơ - Bước 4: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài lệu - Bước 5: Đưa hồ sơ vào hộp viết dán nhãn hộp c) Giai đoạn 3: Kết thúc chỉnh lý - Bước 1: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý (biên giao, nhận tài liệu) - Bước 2: Vận chuyển tài liệu vào kho hoàn chỉnh xếp lên giá (viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Trên quy trình chỉnh lý Ủy ban nhân dân huyện; bỏ qua số bước theo quy định việc tổ chức chỉnh lý đảm bảo hiệu nhanh chóng 2.2.4.Thống kê tài liệu lưu trữ Công tác thống kê diễn thường xuyên kho lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu phương tiện bảo quản Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường tài liệu thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ (đối với tài liệu lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ), mục lục hồ sơ lập theo năm theo phông lưu trữ cụ thể xây dựng sổ đăng ký mục lục hồ sơ phương tiện thống kê khác chưa xây dựng Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê bỏ vào hộp xếp gọn gàng ngan nắp lên giá tủ theo tiêu chuẩn đề giúp cho việc tra tìm tài liệu thn tiện khơng nhiều thời gian 28 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện kho lưu trữ tạm Mỗi phòng ban có 01 kho lưu trữ tài liệu; diện tích kho lưu trữ 20m2; tài liệu kho bố trí giá, tủ nên thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu Kho lưu trữ bố trí thuận tiện cao mặt đất để tránh tình trạng ngập lụt, ẩm ướt tài liệu Các trang thiết bị gồm có: giá (gỗ), tủ, cặp, hộp Các thiết bị đạt tiêu chuẩn hóa Quốc gia có vai trò bảo quản tài liệu, khơng để tài liệu bị hư hỏng, thuận tiện cho việc tra tìm theo bảng dẫn nơi để tài liệu theo cặp, hộp, … Các trang thiết bị hỗ trợ gồm: ẩm kế, nhiệt kế, máy hút ẩm để trì môi trường tốt cho tài liệu; trang thiết bị hỗ trợ chưa dầy đủ thiếu nhiều so với quy định như: điều hòa, máy hút bụi, … Như tài liệu dễ bị hư hỏng, dễ cháy giá đựng tài liệu gỗ Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện tổ chức xông trừ mối mọt kho lưu trữ nhằm tránh cho tài liệu bị côn trùng gặm nhấm xâm hại, mà tài liệu bảo quản tương đối tốt 2.2.6.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ xây dựng quy chế sử dụng nội quy mượn tài liệu kho Do yêu cầu độc giả việc sử dụng tài liệu cảu kho lưu trữ huyện khơng đáng kể nên chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Hình thức chủ yếu tài liệu thường photocopy y chính, khơng cho mượn Trường hợp mượn làm việc phải lập phiếu mượn tài liệu có ý kiến phê duyệt lãnh đạo cán lưu trữ cung cấp tài liệu Tuy chưa xây dựng hình thức tổ chức, công cụ tra cứu khoa học chưa bố trí trang thiết bị đầy đủ cho cơng tác này, với lòng nhiệt tình, tận tụy, cởi mở phục vụ cán lưu trữ nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu nhanh chóng hiệu Do Ủy ban nhân huyện quan hành Nhà nước; diện tích hạn 29 hẹp nhu cầu sử dụng tài liệu nên công tác tổ chức sử dụng tài liệu đơn giản chưa có phòng đọc riêng, chủ yếu phục vụ u cầu lãnh đạo, cán làm công tác nghiên cứu lịch sử muốn tham khảo có yêu cầu 30 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá Qua khảo sát thực tế kết hợp với lý thuyết học em xin đưa đưa số nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân sau: 3.1.1 Công tác Văn thư a) Ưu điểm Công việc soạn thảo văn thực tốt đảm bảo đầy đủ thể thức, nội dung văn Mỗi văn có giá trị pháp lý cao có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền dấu quan Đối với quản lý văn đi: cán văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký công văn Công vệc đăng ký thực đầy đủ xác các, bám sát với quy định hành thuận lợi cho việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu Quản lý văn đến: tất văn đến Ủy ban nhân dân tập trung đầu mối văn thư Các bước từ tiếp nhận đến theo dõi, giải văn đêu thực theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Quản lý sử dụng dấu cán văn thư bảo quản tốt đảm bảo an tồn Cán văn thư đóng dấu lên văn có nội dung chữ ký người có thẩm quyền Hết ngày làm việc dấu cất vào ngăn kéo cán văn thư khóa an tồn b) Nhược điểm Cơng tác soạn thảo văn cán chuyên môn bỏ qua số bước theo quy định nên gặp sai sót, khó khăn việc soạn thảo Quản lý văn đi: cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn nên việc quản lý, tra tìm văn khó khăn Quản lý văn đến: cán văn thư chưa lập sổ theo dõi, giải văn đến Việc sử dụng dấu hạn chế ý thức cán văn thư nên dấu đóng bị mờ nhòe 31 3.1.2 Cơng tác lưu trữ Ưu điểm: cán chun mơn có trình độ chun môn cao nên công tác lưu trữ hoạt động tốt từ khâu nghiệp vụ Tuy sở vật chất trang bị thiếu thốn Ủy ban huyện quan tâm đạo thực tốt công tác lưu trữ, tiến hành thực tốt khâu nghiệp vụ Nhược điểm: số lượng cán nên thực hiên khâu nghiệp vụ gặp khó khăn thời gian Đơi bị thất lạc mát tài liệu nguồn nhân lực 3.1.3 Trang thiết bị bảo quản Ưu điểm: có đầy đủ giá, tủ, cặp, hộp, ẩm kế, nhiệt kế máy hút ẩm nên tài liệu bảo quản tốt Nhược điểm: khơng có điều hòa để trì mơi trường tốt cho tài liệu giá để tài liệu gỗ nên dễ gây cháy tài liệu Diện tích kho lưu trữ hạn hẹp dẫn đến việc đưa tài liệu vào lưu trữ kho bị chồng chất lên 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Dựa quan sát thực hiện, em xin đưa số đề xuất gải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện sau: -Tổ chức đưa cán tập huấn cấp để đào tạo bồi dưỡng trình độ tin học văn phòng cho cán văn thư – lưu trữ -Đưa hình hức kỉ luật xử lý hành vi vi phạm nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức -Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc giải xong để đưa vào lưu trữ -Ủy ban nhân dân huyện cần bố trí thêm nhân làm cơng tác văn thư – lưu trữ -Nên ứng dụng công nghệ khoa học vào công tác lưu trữ 32 -Bộ phận công tác văn thư, lưu trữ nên lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng sát -Đầu tư xây dựng trang thiết bị theo quy định Nhà nước 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ nhiều Cần ban hành văn quy định riêng quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tảng, sở pháp lý cho việc quản lý phát huy hiệu công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện cần đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu đại để trì mơi trường bảo quản tài liệu Chính sách tiền lương hợp lý để cán phát huy hết lực Tạo động lực để kích thích tinh thần làm việc tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Giảng viên môn văn thư, lưu trữ cần thân thiện với sinh viên nhiều hơn; tiếp tục phát huy hết vai trò người hướng dẫn giảng dạy Tạo tâm lý thoải mái giảng dạy để sinh viên có tinh thần học Khoa, trường tổ chức hội thảo, diễn đàn công tác Văn thư – Lưu trữ cho sinh học hỏi 33 C PHẦN KẾT LUẬN Được đồng ý Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường , với thời gian thực tập 02 tháng chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ giúp em trưởng thành nhiều Nhà trường khoa tạo điều kiện cho em để em có hội tiếp xúc với công việc thực tế công tác văn thư lưu trữ Đợt thực tập giúp em hiểu sâu chun mơn học, từ em thấy tầm quan trọng văn thư, lưu trữ quan Các cán Ủy ban nhân dân hướng dẫn em chuyên nghiệp vụ nhiệt tình, sát hướng dẫn em thục tốt đợt thực tập Em chân thành cảm ơn nhà trường, Khoa cán Phòng Nơi vụỦy ban nhân dân huyện Xuân Trường giúp đỡ em thời gian qua! 34 D PHỤ LỤC Đây Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân huyện Xuân Trường Đây tủ đựng tài liệu kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Nhiều tài lệu bó gói, để chồng chất lên Những tập hồ sơ chưa giải xong Giá, cặp đựng tài liệu Cán văn thư, lưu trữ thực xếp văn tài liệu vào hồ sơ ... văn gồm yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh ngày tháng ban hành văn bản; - Tên quan ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ chữ ký người... giá trị : - Cán lập danh mục tài liệu hết giá trị - Trình người đứng đầu quan để xét tài liệu hết giá trị - Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Thẩm tra tài liệu hết giá trị - Tổ chức... yếu: - Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu gồm có: -