MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2 1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 2 1.1.1 Lịch sử hình thành 2 1.1.2 Chức năng 2 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.1.4 Cơ cấu,tổ chức 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 3 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 3 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 4 2.1 Hoạt động quản lý 4 2.1.1 Quản lý công tác Văn thư 4 2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ 4 2.2 Hoạt động nghiệp 4 2.2.1 Công tác Văn thư 4 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 4 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 6 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 9 2.2.2 Công tác Lưu trữ 9 2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 9 2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu 9 2.2.2.3 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản 10 `Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 11 3.1 Nhận xét, đánh gía 11 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát 12 3.3 Một số khuyến nghị 13 Đối với Viện KSND 13 C. PHẦN KẾT LUẬN 14 D. PHẦN PHỤ LỤC 15
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 2
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2
1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức 2
1.1.1 Lịch sử hình thành 2
1.1.2 Chức năng 2
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 2
1.1.4 Cơ cấu,tổ chức 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 3
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3
1.2.2 Cơ cấu tổ chức 3
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 4
2.1 Hoạt động quản lý 4
2.1.1 Quản lý công tác Văn thư 4
2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ 4
2.2 Hoạt động nghiệp 4
2.2.1 Công tác Văn thư 4
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 4
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 6
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 9
2.2.2 Công tác Lưu trữ 9
2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 9
2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu 9
2.2.2.3 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản 10
`Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 11
3.1 Nhận xét, đánh gía 11
Trang 23.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của
Viện kiểm sát 12
3.3 Một số khuyến nghị 13
- Đối với Viện KSND 13
C PHẦN KẾT LUẬN 14
D PHẦN PHỤ LỤC 15
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Mục đích và ý nghĩa của đợt kiến tập này đó là:
Giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ ở các cơ quan tổ chức khi đến kiến tập Bên cạnh đó, còn tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, đọc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức cũng như giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp trong chương trình đào tạo
Kiến tập là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề ra Kỳ kiến tập này mang lại cho sinh viên những kinh nghiệm và cơ hội được tiếp xúc với công việc thật nhất, gần nhất, sau khi ra trường có những điều chỉnh kịp thời cùng với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn Kết thúc đợt kiến tập, sinh viên biết vận dụng kiến thức lý luận được học trong nhà trường vào quan sát thực tiễn, để có thể thực hiện những quy trình nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Và nhưng trải nhiệm quan sát thực tế này giúp sinh viên tự tin, năng động, sáng tạo hơn sau khi ra trường
Khó khăn, thuận lợi trong quá trình kiến tập mà bản thân em gặp phải : Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế nên trong thời gian kiến tập em còn nhiều bỡ ngỡ cũng không tránh khỏi những thiếu sót trong bài báo cáo này
Kết hợp với những kiến thức được nhà trường trang bị cùng với sự quan tâm, giúp đỡ của cô chú, anh chị tại cơ quan đã truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản và được làm việc, tiếp xúc với thực tế đây là cơ hội để em trau dồi thêm kinh nghiệm và chuẩn hành trang thực hiện tốt công việc sau khi ra trường
Lời cảm ơn
Qua thời gian kiến tập, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán
bộ và chuyên viên trong phòng đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập lần này Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới chị Đoàn Thị Thuý Nga đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin
Trang 4B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Ngày 26/7/1960 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 20-L/CTN công
bố Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, xác định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân trong các cơ quan Nhà nước, đánh dấu sự
ra đời của hệ thống Viện kiểm sát từ Trung ương đến địa phương Theo đó Viện kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương được thành lập
1.1.2 Chức năng
Viện Kiểm sát Nhân dân (VKSND) huyện Tam Dương thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật trên địa bàn huyện Tam Dương
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
Trong phạm vi chức năng của mình, VKSND có nhiệm vụ góp phần bảo
vệ pháp chế Xã hội Chủ nghĩa (XHCN), bảo vệ chế độ XHCN và quyền làm chủ của nhân dân, bảo vệ tài sản của nhà nước, của tập thể, bảo vệ tính mạng sức khoẻ, tài sản, tự do, danh dự và nhân phẩm của công dân, bảo đảm mọi hành vi xâm phạm lợi ích của Nhà nước, của tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải được xử lý theo pháp luật
Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc điều tra các vụ án hình sự của các cơ quan điều tra và các cơ khác được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra
Kiểm sát việ giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình ,hành chính, kinh tế, lao động và các việc khác theo quy định của pháp luật
Kiểm sát việc tuân thủ pháp luật trong việc thi hành bản án Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tam giam, quản lý và giáo dục người chấp hành án phạt tù
Trang 51.1.4 Cơ cấu,tổ chức
Ban lãnh đạo gồm 1 Viện trưởng, 1 Phó viện trưởng
Văn phòng gồm có 1 kế toán, 1 cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ, 6 chuyên viên, 2 kiểm sát viên, 1 kiểm tra viên
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương với nhiệm vụ phục vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của ngành Kiểm sát Tam Dương, đồng thời thu thập, xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp nhằm
hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo Viện Hoạt động ở mọi lĩnh vực như tổng hợp, thi đua, kế toán, văn thư lưu trữ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm 1 cán bộ tuy nhiên còn có sự hỗ trợ của cán
bộ kế toán
Do đặc thù của ngành và hạn chế về mặt kinh phí nên việc bố trí, sắp xếp nhân sự trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ có sự kiêm nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện tốt công tác văn thư- lưu của cơ quan
Trang 6Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Quản lý công tác Văn thư
Hiện nay Viện KSND chưa ban hành Quy chế về công tác văn thư mà cán
bộ văn thư vẫn cập nhật, tham khảo Quy chế của cấp trên ban hành
Về văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư Viện KSND cấp huyện thừơng xuyên theo dõi thực thi đúng quy định về công tác văn thư của cấp trên và các
Bộ Hướng dẫn thực hiện Thông thư 01/2011/TT-BNV v/v hướng dẫn thể thứ và
kỹ thuật trình bày văn bản, Quy định 15/QĐ-VKSNDTC ngày 21/01/2011 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân Tối cao về thể thức và kỹ thuật trình bày trong ngành kiểm sát về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày về cỡ phông, phông chữ, Thông tư 07/2011/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản , lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Nghị định 110/2004/ NĐ-CP về công tác văn thư
2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ
Cũng giống như công tác văn thư Viện chưa ban hành Quy chế về công lưu trữ mà cán bộ văn thư luôn tham khảo các văn bản bản hành từ cấp trên
Về văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Viện do cấp trên và các Bộ ban hành như Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn bố trí kho lưu trữ, Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động cơ tổ chức Bên cạnh đó còn thực thi quy định trong Luật Lưu trữ
2.2 Hoạt động nghiệp
2.2.1 Công tác Văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
* Các loại văn bản do Viện KSND ban hành
- Văn bản có tính pháp quy như : quy chế (xác định nguyên tắc , trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của Viện)
- Văn bản không có tên loại : công văn ( dung để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan)
Trang 7- Văn bản có tên loại : thông báo ( thông tin về hoạt động, những thông tin khác mà người có lien quan cần biết) ; báo cáo (là văn bản thuật lại kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động về một vấn đề công việc cụ thể nào đó) ; kế hoạch ( dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu nhiệm vụ hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định) ; biên bản ( ghi lại những diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại)
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Viện KSND huyện Tam Dương thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Các yếu tố thể thức văn bản :
(1) Quốc hiệu
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản
(3) Số, ký hiệu của văn bản
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn văn
(5a) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
(5b) Trích yếu nội dung công văn
(6) Nội dung văn bản
(7a , 7b, 7c) Quyền hạn,chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
(8) Dấu của cơ quan
(9a, 9b) Nơi nhận
(10a, 10b) Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
(11) Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
(12) Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
(13) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
(14) Địa chỉ cơ quan; địa chỉ Email; địa chỉ Website; số điện thoại
(15) Logo ( in chìm dưới tên cơ quan ban hành văn bản)
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn nơi nhân văn bản
Trang 8- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
- Soạn thảo văn bản
- Trình duyệt dự thảo văn bản
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
* Văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : nếu cán bộ văn thư là người soạn thảo Phó Viện trưởng kiêm nhiệm chức vụ Chánh văn phòng sẽ là người kiểm tra cuối cùng và chịu trách nhiệm về thể thức , kỹ thuật trình bày Trong trường hợp nhân viên kế toán là người soạn thảo văn bản thì phải chuyển file văn bản cho cán bộ văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình văn bản sau đó văn thư chuyển lại cho kế toán soạn thảo để trình người có thẩm quyền ký
- Đăng ký văn bản : mọi văn bản đi đều phải qua văn thư để đăng ký vào
sổ văn bản đi Ghi số của văn bản ( số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm)
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn :
Số lượng bản cần nhân để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì người soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư cơ quan
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến bộ phận , cá nhân liên quan đến nội dung văn bản ; không gửi vượt cấp , không gửi nhiều bản cho một đối tượng khác chỉ để biết,tham khảo
Đóng dấu cơ quan khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏ tươi
Dấu mật được đóng ở vị trí phía dưới sat phần trích yếu nội dung văn bản Nếu văn bản không có phần trích yếu nội dung thì đóng phía dưới sát với phần số,ký hiệu văn bản
Dấu khẩn đóng ở vị trí phía dưới sát với dấu mức độ mật Nếu không có dấu mức độ mật thì đóng ở vị trí đóng dấu độ mật như nêu trên
Trang 9- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi : chuyển giao trực tiến tới các cá nhân, chuyển qua bưu điện, chuyển phát qua mạng
- Lưu văn bản đi :
Mỗi văn bản đi lưu ít nhất 2 văn bản, bản gốc thì được lưu lại văn thư cơ quan,bản chính lưu tại hồ sơ đơn vị soạn thảo
Bản lưu là bản gốc do văn thư giữ lại(tập lưu) theo ngày, tháng,quý, năm Tập lưu được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký, sắp xếp theo sô ký hiệu văn bản
* Văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến :
+ Trách nhiệm tiếp nhận cán bộ văn thư, sau khi kiểm tra bì vẫn còn nguyên,có đúng địa chỉ rồi cán bộ văn thư mới ký xác nhận Đối với những bì gửi tới cho cá nhân trong cơ quan thì cán bộ văn thư không được bóc Còn lại những văn bản gửi đến cơ quan được bóc bì và khi bóc đảm bảo nguyên tắc ưu tiên, sự nguyên vẹn của văn bản
+ Đóng dấu đến, số đến, ngày đến : trên các văn bản dấu đến được đóng dưới số,ký hiệu Chỉ ghi thông tin vào số đến :… và ngày đến:… còn không ghi thông tin vào chuyển:… và lưu hồ sơ số:…
- Đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản đến, kinh phí hỗ trợ trang thiết bị cơ quan chưa đầy đủ văn thư lựa chọn hình thức đăng ký bằng sổ
- Trình, chuyển văn bản đến: văn thư tiếp nhận và đóng dấu đến rồi trình cho Viện trưởng là người phân phối, sau đó văn thư mới đăng ký bổ sung, như vậy chu trình trình và chuyển giao nhanh chóng nhưng dễ bị thất lạc văn bản và không quản lý chặt chẽ được văn bản Hình thức chuyển giao văn bản đến của
cơ quan trực tiếp
- Giai quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến : trách nhiệm giải quyết văn bản đến chuyên viên xử lý nhanh chóng ,kịp thời Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến giao trách nhiệm cho văn thư cơ quan
Trang 102.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan bao gồm : hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc, hồ sơ án Trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự giao cho kế toán, đối với hồ
sơ công việc và hồ sơ án trách nhiệm lập chuyên viên,kiểm sát viên Khi lập xong các loại hồ sơ cán bộ cơ quan gửi đến Văn phòn, cán bộ văn thư tiếp nhận rồi chuyển lên Viện trưởng phê duyệt
- Viện KSND vào đầu năm chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, căn cứ vào nhiệm vụ được giao công việc phải giải quyết vag thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ ( ví dụ: khi xét xử một vụ án thì toàn bộ băn bản tài liệu lien quan tới việc xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án đó)
- Phương pháp lập hồ :
+ Hồ sơ nhân sự
Thứ nhất, mở hồ sơ một cán bộ ngay khi được tuyển dụng
Thứ hai, thu thập bổ sung văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý Một hồ sơ cán bộ gồm có sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng… Hồ sơ nhân sự áp dụng cách sắp xếp theo thời gian ban hành
Thứ ba, biên mục hồ sơ cán bộ đánh số tờ, viết mục lục văn bản và viết bìa cho hồ sơ nhân
+ Hồ sơ công việc
Thứ nhất, mở hồ sơ cơ quan chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cán bộ lập hồ sơ căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể được giao để mở hồ sơ ( ví dụ : cán
bộ phụ trách công tác Văn phòng thì phải thu thập đầy đủ văn bản,tài liệu về một hội nghị để lập hồ sơ)
Thứ hai, trong quá trình thu thập tài liệu, văn bản đưa vào hồ sơ cán bộ đã thu thập kịp thời, chính xác nội dung công việc liên quan với nhau
Thứ ba, kết thúc hồ sơ việc kiểm tra văn bản, tài liệu trong hồ sơ được cán
bộ kiểm tra kỹ lưỡng, cẩn thận để loại ra những văn bản, tài liệu trùng thừa nhưng hầu như tài liệu trùng thừa rất ít Về phân chia đơn vị bảo quản cứ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản, dường như hồ sơ công việc ở Viện không phải tách Việc sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công
Trang 11việc Biên mục cho hồ sơ cán bộ nắm rất rõ cách thức và hy hữu xảy ra nhầm lẫm, sai xót
- Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, sau khi tới thời hạn giao nộp hồ
sơ được đưa vào kho lưu trữ cuả cơ quan Những hồ sơ này phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng, tra tìm khi cần thiết Về thủ tục nộp lưu không được chú trọng, xét trên thực tế tại cơ quan bỏ qua và khong được thực hiện
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại dấu: dấu cơ quan hình tròn và có hình quốc huy, bên cạnh đó Viện KSND còn sử dụng các dấu như dấu tên, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, dấu niêm phong
- Về quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu: Viện trưởng có trách nhiệm quản lý con dấu Cán bộ văn thư là người giúp Viện trưởng sử dụng dấu và đóng dấu theo đúng quy định pháp luật và con dấu được bảo qủan trong tủ sắt và có khoá cẩn thận
2.2.2 Công tác Lưu trữ
2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
- Nguồn thu tài liệu chủ yếu là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, thu tài liệu từ Lãnh đạo, Văn phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Những nơi này là đầu mối tập trung thông tin phục vụ cho công tác thu thập
- Thành phần thu thập tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu giấy với một số ít tài liệu nghe – nhìn
- Thời hạn nộp vào lưu trữ cơ quan : tài liệu hành chính sau một năm kể
từ năm công việc kết thúc Tài liệu ghi âm, nghe nhìn sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc
2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu
Hiện nay công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đang được nhân viên lưu trữ tiến hành nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại huỷ tài liệu hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ
Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu lớn, tích đống trong một thời gian dài