Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Viện Kiểm sát Nhân dân (VKSND) huyện Tam Dương

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2 1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 2 1.1.1 Lịch sử hình thành 2 1.1.2 Chức năng 2 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.1.4 Cơ cấu,tổ chức 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 3 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 3 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 4 2.1 Hoạt động quản lý 4 2.1.1 Quản lý công tác Văn thư 4 2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ 4 2.2 Hoạt động nghiệp 4 2.2.1 Công tác Văn thư 4 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 4 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 6 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 9 2.2.2 Công tác Lưu trữ 9 2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 9 2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu 9 2.2.2.3 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản 10 `Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 11 3.1 Nhận xét, đánh gía 11 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát 12 3.3 Một số khuyến nghị 13 Đối với Viện KSND 13 C. PHẦN KẾT LUẬN 14 D. PHẦN PHỤ LỤC 15

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích ý nghĩa đợt kiến tập là: Giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ quan tổ chức đến kiến tập Bên cạnh đó, tạo hội cho sinh viên chủ động, đọc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm việc học tập học phần chương trình đào tạo Kiến tập hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất lực nghề nghiệp cần thiết sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề Kỳ kiến tập mang lại cho sinh viên kinh nghiệm hội tiếp xúc với công việc thật nhất, gần nhất, sau trường có điều chỉnh kịp thời với chiến lược rèn luyện phù hợp Kết thúc đợt kiến tập, sinh viên biết vận dụng kiến thức lý luận học nhà trường vào quan sát thực tiễn, để thực quy trình nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Và trải nhiệm quan sát thực tế giúp sinh viên tự tin, động, sáng tạo sau trường Khó khăn, thuận lợi trình kiến tập mà thân em gặp phải : Đây lần tiếp xúc với công việc thực tế nên thời gian kiến tập em nhiều bỡ ngỡ không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Kết hợp với kiến thức nhà trường trang bị với quan tâm, giúp đỡ cô chú, anh chị quan truyền đạt cho em kiến thức làm việc, tiếp xúc với thực tế hội để em trau dồi thêm kinh nghiệm chuẩn hành trang thực tốt công việc sau trường Lời cảm ơn Qua thời gian kiến tập, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán chuyên viên phòng tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập lần Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Đoàn Thị Thuý Nga giúp đỡ em nhiệt tình trình tìm hiểu thu thập thông tin B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Ngày 26/7/1960 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 20-L/CTN công bố Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, xác định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện kiểm sát nhân dân quan Nhà nước, đánh dấu đời hệ thống Viện kiểm sát từ Trung ương đến địa phương Theo Viện kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương thành lập 1.1.2 Chức Viện Kiểm sát Nhân dân (VKSND) huyện Tam Dương thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định Hiến pháp Pháp luật địa bàn huyện Tam Dương 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Trong phạm vi chức mình, VKSND có nhiệm vụ góp phần bảo vệ pháp chế Xã hội Chủ nghĩa (XHCN), bảo vệ chế độ XHCN quyền làm chủ nhân dân, bảo vệ tài sản nhà nước, tập thể, bảo vệ tính mạng sức khoẻ, tài sản, tự do, danh dự nhân phẩm công dân, bảo đảm hành vi xâm phạm lợi ích Nhà nước, tập thể, quyền lợi ích hợp pháp công dân phải xử lý theo pháp luật Thực hành quyền công tố kiểm sát việc tuân theo pháp luật việc điều tra vụ án hình quan điều tra khác giao nhiệm vụ tiến hành số hoạt động điều tra Kiểm sát việ giải vụ án dân sự, hôn nhân gia đình ,hành chính, kinh tế, lao động việc khác theo quy định pháp luật Kiểm sát việc tuân thủ pháp luật việc thi hành án Kiểm sát việc tuân theo pháp luật việc tạm giữ, tam giam, quản lý giáo dục người chấp hành án phạt tù 1.1.4 Cơ cấu,tổ chức Ban lãnh đạo gồm Viện trưởng, Phó viện trưởng Văn phòng gồm có kế toán, cán làm công tác văn thư-lưu trữ, chuyên viên, kiểm sát viên, kiểm tra viên 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương với nhiệm vụ phục vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động ngành Kiểm sát Tam Dương, đồng thời thu thập, xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý Lãnh đạo Viện Hoạt động lĩnh vực tổng hợp, thi đua, kế toán, văn thư lưu trữ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm cán nhiên có hỗ trợ cán kế toán Do đặc thù ngành hạn chế mặt kinh phí nên việc bố trí, xếp nhân lĩnh vực văn thư-lưu trữ có kiêm nhiệm hỗ trợ lẫn để thực tốt công tác văn thư- lưu quan Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ quan 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Quản lý công tác Văn thư Hiện Viện KSND chưa ban hành Quy chế công tác văn thư mà cán văn thư cập nhật, tham khảo Quy chế cấp ban hành Về văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư Viện KSND cấp huyện thừơng xuyên theo dõi thực thi quy định công tác văn thư cấp Bộ Hướng dẫn thực Thông thư 01/2011/TT-BNV v/v hướng dẫn thể thứ kỹ thuật trình bày văn bản, Quy định 15/QĐ-VKSNDTC ngày 21/01/2011 Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân Tối cao thể thức kỹ thuật trình bày ngành kiểm sát thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày cỡ phông, phông chữ, Thông tư 07/2011/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn , lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Nghị định 110/2004/NĐCP công tác văn thư 2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ Cũng giống công tác văn thư Viện chưa ban hành Quy chế công lưu trữ mà cán văn thư tham khảo văn bản hành từ cấp Về văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Viện cấp Bộ ban hành Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn bố trí kho lưu trữ, Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến hoạt động tổ chức Bên cạnh thực thi quy định Luật Lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp 2.2.1 Công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn * Các loại văn Viện KSND ban hành - Văn có tính pháp quy : quy chế (xác định nguyên tắc , trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc Viện) - Văn tên loại : công văn ( dung để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày quan) - Văn có tên loại : thông báo ( thông tin hoạt động, thông tin khác mà người có lien quan cần biết) ; báo cáo (là văn thuật lại kể lại, đánh giá việc phản ánh toàn hoạt động vấn đề công việc cụ thể đó) ; kế hoạch ( dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ hoàn thành khoảng thời gian định) ; biên ( ghi lại diễn biến việc xảy xảy người chứng kiến ghi lại) * Thể thức kỹ thuật trình bày văn - Viện KSND huyện Tam Dương thực theo Thông tư 01/2011/TTBNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Các yếu tố thể thức văn : (1) Quốc hiệu (2) Tên quan ban hành văn (3) Số, ký hiệu văn (4) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn văn (5a) Tên loại trích yếu nội dung văn (5b) Trích yếu nội dung công văn (6) Nội dung văn (7a , 7b, 7c) Quyền hạn,chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (8) Dấu quan (9a, 9b) Nơi nhận (10a, 10b) Dấu mức độ mật, dấu mức độ khẩn (11) Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành (12) Chỉ dẫn dự thảo văn (13) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành (14) Địa quan; địa Email; địa Website; số điện thoại (15) Logo ( in chìm tên quan ban hành văn bản) * Quy trình soạn thảo ban hành văn - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn nơi nhân văn - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan - Soạn thảo văn - Trình duyệt dự thảo văn 2.2.1.2 Quản lý giải văn - đến * Văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn : cán văn thư người soạn thảo Phó Viện trưởng kiêm nhiệm chức vụ Chánh văn phòng người kiểm tra cuối chịu trách nhiệm thể thức , kỹ thuật trình bày Trong trường hợp nhân viên kế toán người soạn thảo văn phải chuyển file văn cho cán văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình văn sau văn thư chuyển lại cho kế toán soạn thảo để trình người có thẩm quyền ký - Đăng ký văn : văn phải qua văn thư để đăng ký vào sổ văn Ghi số văn ( số văn ghi liên tục từ 01 ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm) - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn : Số lượng cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn mà văn không liệt kê đủ danh sách người soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư quan Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến phận , cá nhân liên quan đến nội dung văn ; không gửi vượt cấp , không gửi nhiều cho đối tượng khác để biết,tham khảo Đóng dấu quan đóng dấu lên chữ ký dấu trùm lên 1/3 chữ ký phía trái, dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực màu đỏ tươi Dấu mật đóng vị trí phía sat phần trích yếu nội dung văn Nếu văn phần trích yếu nội dung đóng phía sát với phần số,ký hiệu văn Dấu khẩn đóng vị trí phía sát với dấu mức độ mật Nếu dấu mức độ mật đóng vị trí đóng dấu độ mật nêu - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn : chuyển giao trực tiến tới cá nhân, chuyển qua bưu điện, chuyển phát qua mạng - Lưu văn : Mỗi văn lưu văn bản, gốc lưu lại văn thư quan,bản lưu hồ sơ đơn vị soạn thảo Bản lưu gốc văn thư giữ lại(tập lưu) theo ngày, tháng,quý, năm Tập lưu đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký, xếp theo sô ký hiệu văn * Văn đến - Tiếp nhận văn đến : + Trách nhiệm tiếp nhận cán văn thư, sau kiểm tra bì nguyên,có địa cán văn thư ký xác nhận Đối với bì gửi tới cho cá nhân quan cán văn thư không bóc Còn lại văn gửi đến quan bóc bì bóc đảm bảo nguyên tắc ưu tiên, nguyên vẹn văn + Đóng dấu đến, số đến, ngày đến : văn dấu đến đóng số,ký hiệu Chỉ ghi thông tin vào số đến :… ngày đến:… không ghi thông tin vào chuyển:… lưu hồ sơ số:… - Đăng ký văn đến: vào số lượng văn đến, kinh phí hỗ trợ trang thiết bị quan chưa đầy đủ văn thư lựa chọn hình thức đăng ký sổ - Trình, chuyển văn đến: văn thư tiếp nhận đóng dấu đến trình cho Viện trưởng người phân phối, sau văn thư đăng ký bổ sung, chu trình trình chuyển giao nhanh chóng dễ bị thất lạc văn không quản lý chặt chẽ văn Hình thức chuyển giao văn đến quan trực tiếp - Giai theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến : trách nhiệm giải văn đến chuyên viên xử lý nhanh chóng ,kịp thời Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến giao trách nhiệm cho văn thư quan 2.2.1.3 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các loại hồ sơ hình thành quan bao gồm : hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc, hồ sơ án Trách nhiệm lập hồ sơ nhân giao cho kế toán, hồ sơ công việc hồ sơ án trách nhiệm lập chuyên viên,kiểm sát viên Khi lập xong loại hồ sơ cán quan gửi đến Văn phòn, cán văn thư tiếp nhận chuyển lên Viện trưởng phê duyệt - Viện KSND vào đầu năm chưa xây dựng ban hành danh mục hồ sơ, vào nhiệm vụ giao công việc phải giải vag thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ ( ví dụ: xét xử vụ án toàn băn tài liệu lien quan tới việc xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án đó) - Phương pháp lập hồ : + Hồ sơ nhân Thứ nhất, mở hồ sơ cán tuyển dụng Thứ hai, thu thập bổ sung văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý Một hồ sơ cán gồm có sơ yếu lý lịch, văn chứng đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng… Hồ sơ nhân áp dụng cách xếp theo thời gian ban hành Thứ ba, biên mục hồ sơ cán đánh số tờ, viết mục lục văn viết bìa cho hồ sơ nhân + Hồ sơ công việc Thứ nhất, mở hồ sơ quan chưa xây dựng ban hành danh mục hồ sơ cán lập hồ sơ vào nhiệm vụ cụ thể giao để mở hồ sơ ( ví dụ : cán phụ trách công tác Văn phòng phải thu thập đầy đủ văn bản,tài liệu hội nghị để lập hồ sơ) Thứ hai, trình thu thập tài liệu, văn đưa vào hồ sơ cán thu thập kịp thời, xác nội dung công việc liên quan với Thứ ba, kết thúc hồ sơ việc kiểm tra văn bản, tài liệu hồ sơ cán kiểm tra kỹ lưỡng, cẩn thận để loại văn bản, tài liệu trùng thừa tài liệu trùng thừa Về phân chia đơn vị bảo quản dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản, dường hồ sơ công việc Viện tách Việc xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải công việc Biên mục cho hồ sơ cán nắm rõ cách thức hy hữu xảy nhầm lẫm, sai xót - Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, sau tới thời hạn giao nộp hồ sơ đưa vào kho lưu trữ cuả quan Những hồ sơ phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng, tra tìm cần thiết Về thủ tục nộp lưu không trọng, xét thực tế quan bỏ qua khong thực 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu: dấu quan hình tròn có hình quốc huy, bên cạnh Viện KSND sử dụng dấu dấu tên, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, dấu niêm phong - Về quản lý, sử dụng bảo quản dấu: Viện trưởng có trách nhiệm quản lý dấu Cán văn thư người giúp Viện trưởng sử dụng dấu đóng dấu theo quy định pháp luật dấu bảo qủan tủ sắt có khoá cẩn thận 2.2.2 Công tác Lưu trữ 2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ - Nguồn thu tài liệu chủ yếu tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, thu tài liệu từ Lãnh đạo, Văn phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Những nơi đầu mối tập trung thông tin phục vụ cho công tác thu thập - Thành phần thu thập tài liệu lưu trữ chủ yếu tài liệu giấy với số tài liệu nghe – nhìn - Thời hạn nộp vào lưu trữ quan : tài liệu hành sau năm kể từ năm công việc kết thúc Tài liệu ghi âm, nghe nhìn sau tháng kể từ công việc kết thúc 2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu Hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu nhân viên lưu trữ tiến hành nhằm xếp tài liệu cách khoa học, loại huỷ tài liệu hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ Tuy nhiên, khối lượng tài liệu lớn, tích đống thời gian dài nên việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn cần phải có thời gian để xử lý 10 Những tồn tập trung chủ yếu vào nguyên nhân nhận thức chưa cao Lãnh đạo Viện công tác lưu trữ Nhân viên làm công tác lưu trữ lại kiêm nhiệm công tác văn thư hạn chế lớn Về vấn đề kinh phí để phục vụ công tác lưu trữ khiêm tốn kinh phí chỉnh lý hồ sơ công tác tập huấn chưa trọng 2.2.2.3 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản - Kho lưu trữ Viện KSND thuộc loại kho lưu trữ không chuyên dụng, quy mô kho nhỏ với diện tích kho 18 mét vuông Kho bố trí tầng theo hướng Đông Nam cách xa lối lại,nhà kho có hai lỗ nhỏ thông gió - Trang thiết bị bảo quản tài liệu gía, hộp, tủ , trang thiết bị hỗ trợ xe đẩy tài liệu hệ thống báo cháy chữa cháy Những trang thiết bị đóng vai trò quan trọng giúp nâng cao suất,chất lượng công việc, kéo dài tuổi thọ tài liệu để phục vụ cho công tác khái thác sử dụng thông tin Giá cấu tạo từ thép mỏng, mạ kẽm, sơn chống rỉ sơn màu, việc sử dụng vật liệu kim loại tránh tác động côn trùng ẩm mốc đồng thời sử dụng giá sắt dễ tháo lắp dễ di chuyển Hộp giúp chống bụi tác động ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu, hộp sử dụng cho việc phân loại, thống kê , kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu Tủ đựng hồ sơ, tủ đựng tài liệu nghe nhìn tài liệu đặc biệt dùng tủ sắt thiết bị bảo quản đặc biệt 2.2.2.4 Thành phần phông lưu trữ Lưu trữ Phông quan “ Phông lưu trưc Việm kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương” Thành phần phông phản ánh toàn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện 11 `Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 3.1 Nhận xét, đánh gía - Ưu điểm Trong khoảng thời gian kiến tập em thấy Viện KSND huyện Tam Dương đạt hiệu công tác văn thư lưu trữ như: Việc soạn thảo ban hành văn nhìn chung thực thể thức kỹ thuật theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Công tác quản lý văn – đến đăng ký vào sổ hàng ngày chặt chẽ khoa học, chuyển giao nhanh chóng , xác, đảm bảo an toàn bí mật Ý thức trách nhiệm làm việc cán văn thư lưu trữ cao, với thái độ làm việc yêu nghề dù trình giải công việc vướng nhiều sai xót tận tình cố gắng sửa chữa, tìm tòi,học hỏi trau dồi thêm kinh nghiệm - Hạn chế Bên cạnh thành tích đạt công tác văn thư lưu trữ số hạn chế cần khắc phục: Do chưa nhận thức đầy đủ ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ , việc thực nghiên cứu, áp dụng văn quy định nhà nước , Viện kiểm sát chậm, xem nhẹ Người duyệt văn ý nội dung, quan tâm đến hình thứ , cán văn thư chưa kiểm tra chặt chẽ trước ban hành Kinh phí hàng năm dành cho công tác văn thư lưu trữ để hoạt động ít, việc thu nộp hồ sơ để phân loại , chỉnh lý không thực hiện, thực không nghiêm túc, lãnh đạo thiếu kiểm tra đôn đốc Việc xác định giá trị tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin để tạo sở liệu quản lý văn hồ sơ tài liệu nhiều bất cập Chế độ phụ cấp độc hại bồi dưỡng hàng ngày cho cán làm công tác không có, chưa có chế tài bình xét xếp loại thi đua khen thưởng hàng năm Việc thực quy trình quản lý văn nhiều sai sót văn đến 12 không qua cán văn thư thay vào cán bộ,nhân viên tiếp nhận Như việc thực quy trình nghiệp vụ không xác,không tạo thuận lợi ảnh hưởng kéo theo 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Viện kiểm sát Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức văn thư lưu trữ quan vai trò, vị trí tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Để người nhận thức phải tuyên truyền thể viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Trang thông tin điện tử VKSND huyện Quán triệt thực nghiêm túc để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan cấp Bộ Nội vụ để cán làm văn thư lưu trữ nói riêng toàn thể cán bộ, công chức VKSND nắm cách hệ thống công tác này, việc cần làm để đảm bảo hoạt động công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp Thứ ba, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp cho công chức văn thư lưu trữ ; rèn luyện kỹ phẩm chất cần có: Công chức văn thư lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu , thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật tác văn thư lưu trữ ; rèn luyện cho kỹ cần thiết kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ nằng giao tiếp, ứng xử ; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu công tác văn thư lưu trữ phải đảm bảo bí mật văn cán văn thư cần phải cẩn thận phát ngôn Thứ tư, tham mưu cho Lãnh đạo Viện tiếp tục tổ chức tập huấn công tác văn thư lưu trữ kiến nghị với cấp tổ chức tập huân thường xuyên công tác văn thư Thứ năm, văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật rình bày văn chặt chẽ hơn, kiên không đóng dấu văn 13 thức kỹ thuật trình bày Thứ sáu, tiếp tục đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ Kip thời sửa chữa máy móc hỏng , máy photo Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in tai liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước thiếu sót, thiếu hiểu biết cán bộ, công chức Thứ bảy, ban hành quy chế khen thưởng xử phạt cán bộ, viên chức để khích lệ tinh thần làm việc răn đe trường hợp vi phạm từ nâng cao hiệu công việc, lề lối, tác phong, nâng cao ý thức trách nhiệm cán viên chức 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với Viện KSND Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hoàn đảm bảo tính dây truyền khoa học Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán bộ, viên chức mà công việc cán văn thư đảm nhiệm nhân viên kế toán soạn thảo thay mà nhân viên kế toán sử dụng bảng biểu nhiều word giảm tốc độ soạn thảo nên cần quan tâm kỹ soạn thảo văn Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cán văn thư để công việc quản lý giải văn nhanh chóng,kịp thời, xác đạt hiệu cao công việc - Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ Thầy cô khoa nên mở thêm số tiết thực hành nghiệp vụ cho sinh viên, từ tạo điều kiện để sinh viên trau dồi kinh nghiệm ngành nghề tự tin làm việc quan, tổ chức Cho sinh viên thực tế với thời gian dài để sinh viên có thêm thời gian lĩnh hội kinh nghiệm từ nơi đến kiến tập, giúp sinh viên có nhìn tổng thể 14 C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Viện kiển sát, kiến tập sinh hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán , viên chức em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau gần tháng tiến hành khảo sát kiến tập công tác văn thư lưu trữ Viện KSND giúp em có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Qua trình kiến tập giúp đỡ cán cán bộ, công chức đặc biệt hướng dẫn trực tiếp cán văn thư lưu trữ em hiểu rõ nghiệp vụ văn thư : công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản ký giải văn đi-đến, công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, quản lý sử dụng dấu; nghiệp vụ lưu trữ : thu thập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu,kho lưu trữ- trang thiết bị Giup em thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau này, coi học hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Bên cạnh hội để em làm quen với môi trường làm việc trình kiến tập củng cố cho em lòng tin yêu nghề nghiệp chọn từ có ý thức phấn đấu vươ lên nghề nghiệp 15 D PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: 16