Công tác văn thư tại Công ty CP bê tông xây dựng và thương mại Việt Trung: Đánh giá, đề xuất hoàn thiện

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP xây dựng & Thương mại Việt Trung

LÃNH ĐẠO

NHÂN VIÊN

Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt trung

• Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác Văn thư tại Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung
• Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
• Quản lí và giải quyết văn bản
• Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Vì phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc như: Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Giám đốc các kế hoạch và ghi chép đầy đủ các cuộc họp HĐQT, nhận kết quả trong giao dịch của công ty với đối tác khác, nghiên cứu tài liệu - soạn thảo văn bản mình phụ trách..Chính vì thế nên cán bộ phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty không có đủ thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên được. - Vì phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc như: Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Giám đốc các kế hoạch và ghi chép đầy đủ các cuộc họp HĐQT, nhận kết quả trong giao dịch của công ty với đối tác khác, nghiên cứu tài liệu - soạn thảo văn bản mình phụ trách..Chính vì thế nên cán bộ phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty không có đủ thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên được.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và thương mại Việt Trung

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2014

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị.

Giải thích từ ngữ

Hồ sơ: là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân. Xác định giá trị tài liệu: là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền, để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản, và những tài liệu hết giá trị.

Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Hình thức văn bản

Thể thức văn bản 1. Văn bản hành chính

Soạn thảo văn bản

Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Ký văn bản

Bản sao văn bản

Trình tự quản lý văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản đi

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01 của Bộ Nội vụ.

Đăng ký văn bản đi

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

Thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi

Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do phòng ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

Lưu văn bản đi

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản

Cán bộ nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra các văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu không cần thiết để trong hồ sơ. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu, phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị

Nhân viên văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban và cán bộ nhân viên lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị, phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu đúng mục đích.

Sử dụng con dấu

Khi đơn vị có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Chỉnh lý tài liệu

Xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạo Công ty quyết định. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lãnh đạo Công ty quyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Công ty, lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị.

Hủy tài liệu hết giá trị

Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời thêm người am hiểu về chuyên môn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm ủy viên. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Công ty ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Thống kê lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ

Đối tượng, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Xử lý vi phạm

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Công ty có trách nhiệm phổ biến và tổ chức thực hiện Quy chế này. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về quản lý hành chính, lưu trữ và bảo mật thông tin" của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và thương mại

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký

Các Ông (Bà) Phó giám đốc, Trưởng các phòng ban tại trụ sở chính Công ty và Giám đốc chi nhánh của Công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định

Những căn cứ pháp lý

Phạm vi điều chỉnh

Đối tượng điều chỉnh

Dấu vuông, tên Công ty do Phòng Hành chính – Tổ chức quản lý được sử dụng để đóng vào phía trên, góc bên trái của các văn bản giao dịch như: Thư trao đổi, các bản fax của nhân viên chuyên môn, các Trưởng phòng điều hành trao đổi với đối tác không theo hình thức công văn;. Dấu xác nhận “Đã ra cổng” do Thường trực cổng Công ty quản lý và sử dụng để đóng vào các phiếu xuất kho, các hoá đơn do khách hàng xuất trình khi lấy hàng hoá, vật tư, tài sản sau khi đã kiểm tra;.

Quản lý các văn bản hành chính

Sau khi tự giải quyết hoặc đề nghị Tổng Giám đốc giải quyết, Trưởng phòng điều hành các phũng, ban cú liờn quan phải ghi rừ: “Đó giải quyết xong” vào “Phiếu chuyển cụng văn đến” và trả lại bản chính cho Phòng Hành chính – Tổ chức lưu trữ;. Các quyết định của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký, các quyết định khác của Công ty do Giám đốc ký (hoặc các Phó Giám đốc được uỷ quyền ký thay) và phải lập theo mẫu đính kèm qui chế này.

Quản lý hệ thống điện thoại

Văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước, các đối tác gửi đến Công ty được gọi là “bản fax đến”. Văn bản của Công ty gửi đi và văn bản của các nơi khác gửi đến Công ty qua Email được xử lý như qui định đối với các bản fax đi và fax đến.

Quản lý, sử dụng máy vi tính và các máy văn phòng khác

Đối với những tài liệu có yêu cầu giữ bí mật phải mã hoá và chỉ có lãnh đạo và người có liên quan trực tiếp mới có quyền biết.

Công tác bảo vệ Công ty

Mọi hàng hoá, vật tư, tài sản (trừ các tài sản cá nhân của cán bộ, nhân viên, công nhân trong Công ty mang theo khi đi làm) được chuyển từ Công ty, các đơn vị trực thuộc ra ngoài, nhân viên bảo vệ phải kiểm tra giấy tờ như: Phiếu xuất kho, hoá đơn; lệnh giao hàng,v.v. Trường hợp hàng chưa ra khỏi cổng, người nhận hàng xuất trình chứng từ đã có dấu nêu trên, nhân viên bảo vệ, thường trực có trách nhiệm giữ lại hàng và báo cáo ngay cho Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, Trưởng phòng điều hành bộ phận có liên quan để xử lý;.

Trang phục người lao động

Khi cần thiết phải tiếp khách tại nơi quy định (Phòng khách) với thời gian ngắn nhất (không quá 10 phút); không được làm ảnh hưởng đến công việc của Công ty và mọi người xung quanh. Nếu phát hiện có người vi phạm những quy định trên hoặc có những hành vi làm ảnh hưởng, gián đoạn công việc của người khác, hoặc diễn ra trước mặt khách đến giao dịch, làm xấu hình ảnh của Công ty thì bất cứ người lao động nào cũng đều có quyền và trách nhiệm nhắc nhở, phê bình và thông báo cho Phòng Hành chinh – Tổ chức ghi vào Sổ kỷ luật.

Công tác vệ sinh, môi trường

- Không hút thuốc lá trong khu vực Công ty, nhất là phòng làm việc, phòng họp hoặc những nơi có biển cấm.

Công tác Phòng cháy, chữa cháy

Quản lý phương tiện của Công ty

Khi bàn giao, nhận bàn giao phải xác định được nguyên nhân, trách nhiệm mất mát, hỏng hóc (nếu có). Văn bản bàn giao, nhận bàn giao phải được lưu trữ tại phòng trong thời gian không dưới 03 năm. - Chịu trách nhiệm quản lý các giấy tờ kèm theo phương tiện đúng quy định như Đăng ký xe, Sổ kiểm định, giấy chứng nhận bảo hiểm, tem tuyến.. Phải thông báo trước 15 ngày trước khi hết hạn các loại giấy tờ trên cho các phòng ban liên quan để xử lý. - Phải chịu trách nhiệm về việc điều động lái xe, nhân viên phục vụ có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ theo quy định như bằng lái xe, chứng chỉ nhân viên phục vụ, chứng chỉ phòng cháy chữa cháy.. - Trong quá trình phương tiện được điều động nếu có hỏng hóc hoặc tai nạn trưởng các phòng có liên quan phải chủ trì xử lý hoặc nếu vượt quá khả năng thì ngay lập tức báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Lái xe phải luôn luôn sẵn sàng chấp hành lệnh điều động và có trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật, bảo dưỡng để phương tiện hoạt động trong tình trạng tốt nhất. Nghiêm cấm việc uống rượu, bia khi trước và trong khi làm nhiệm vụ;. Lái xe phải đảm bảo có đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật. Phải có mặt tại nơi đón khách trước giờ hẹn ít nhất 10 phút hoặc có mặt trước lịch điều động 30 phút để chuẩn bị phương tiện. Trong mọi trường hợp, không được giao phương tiện cho người khác lái. BẢO MẬT TƯ LIỆU THÔNG TIN ĐIỀU 13. Các tài liệu mật của Công ty. Những tài liệu sau đây được đóng dấu “Tuyệt mật” trong bản lưu và chỉ được sử dụng khi Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty cho phép:. a) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác nghiên cứu, triển khai khoa học kỹ. d) Hồ sơ phát hành cổ phiếu ra công chúng để tăng vốn;. e) Báo cáo quyết toán trình Hội đồng quản trị;. f) Biên bản họp Hội đồng quản trị. Những tài liệu sau đây được đóng dấu “Mật” trong bản lưu và chỉ được sử dụng khi Tổng Giám đốc Công ty cho phép:. a) Các hợp đồng kinh tế do Công ty ký với các đối tác trong hoạt động kinh doanh, đầu tư;. b) Hồ sơ khách hàng của Công ty;. c) Các chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ cái, biên bản quyết toán thuế hàng năm;. e) Đăng ký kinh doanh. Khi lãnh đạo Công ty yêu cầu cung cấp hoặc chuyển giao hồ sơ, tài liệu của Công ty cho người khác thì phải chuyển giao đầy đủ, không được tự ý sao chép hoặc giữ lại một phần hay toàn bộ bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào.

Tư liệu thông tin của Công ty

Thiệt hại do vi phạm trách nhiệm giữ gìn bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh được coi là nghiêm trọng nếu gây ra mức thiệt hại vật chất từ 5.000 000 VND (năm triệu đồng Việt Nam) trở lên. của các bộ ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, các chính sách thuế và ưu đãi đầu tư;. b) Các bài viết trên các báo, tạp chí trong nước và nước ngoài liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, các chính sách thuế và ưu đãi đầu tư. Hàng tuần, Phòng Hành chính – Tổ chức của Công ty có trách nhiệm tổng hợp danh mục các văn bản pháp qui và các bài viết theo qui định tại khoản 14.1 nêu trên báo cáo Giám đốc, các Phó Giám đốc và thông báo cho các Các Trưởng phòng điều hành.

Tổ chức thực hiện và tổng hợp bổ sung, sửa đổi