bộ tài liệu tập huấn công tác văn phòng của đoàn thanh niên cộng sản hồ chí minh

Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII và chơngtrình công tác Đoàn và phong trào TTN hàng năm, công tác của Văn phòngTrung ơng Đoàn và Văn phòng Đoàn các cấp đã có bớc

Danh mục tài liệu Hội nghị Công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

5- Công tác tổ chức, quản trị văn phòng; lễ tân giao tiếp

6- Hớng dẫn một số quy trình, thủ tục trong công tác thi đua, khen thởng

7- Công tác quốc tế thanh niên

8- Quy định chế độ thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn TNCS Hồ ChíMinh

9- Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn

10- Hớng dẫn thực hiện Quy chế thi đua khen thởng của Ban Chấp hànhTrung ơng Đoàn

-

đoàn tncs Hồ chí minh

Ban chấp hành trung ơng Hà Nội, ngày 08 tháng 6 năm 2006 ***

Chơng trình

Hội nghị công tác Văn phòng toàn quốc năm 2006

-* Thời gian: Từ ngày 08 đến ngày 10 tháng 6 năm 2006.

* Địa điểm: Khách sạn La Thành, Hà Nội (Ban tổ chức sẽ đón tiếp

đại biểu về dự Hội nghị từ 14h00 ngày 7/6/2006).

1- Ngày thứ nhất: 08/10/2006

* Buổi sáng:

- Từ 7h30 đến 8h30, khai mạc hội nghị

+ Tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu

+ Phát biểu khai mạc của Ban Bí th Trung ơng Đoàn

- Điểm danh, văn nghệ đầu giờ

- Công tác văn bản của Đoàn, hớng dẫn một số kỹ năng soạn thảo vănbản trong hệ thống Đoàn thanh niên; một số quy định về chế độ thông tin báocáo trong hệ thống của Đoàn; công tác thi đua, khen thởng

- ổn định tổ chức, điểm danh, văn nghệ đầu giờ

- Công tác Quốc tế Thanh niên

- Nghỉ giải lao

- Tổng kết

- Liên hoan, chia tay

- Buổi chiều: Từ 14h00 các đại biểu trả phòng về địa phơng, đơn vị.

từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay

Văn phòng Đoàn thanh niên các cấp có chức năng chính là tham mu,giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo của Đoàn trong việc chỉ đạo, điềuhành mọi mặt công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở cơ sở và cơ quanchuyên trách các cấp của Đoàn Trớc yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của côngtác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi trong giai đoạn mới, việc tăng cờngnâng cao chất lợng công tác Văn phòng là yêu cầu tất yếu và là nhiệm vụquan trọng của Ban Thờng vụ Đoàn các cấp

Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, công tác Đoàn vàphong trào thanh thiếu nhi cả nớc tiếp tục có bớc phát triển mới, thu hút tập

hợp ngày càng đông thanh thiếu nhi tích cực tham gia các phong trào hành

động cách mạng của tuổi trẻ, vào tổ chức Đoàn, Hội, Đội Bên cạnh việc đổimới nội dung, phơng thức hoạt động của Đoàn, công tác Văn phòng Đoànthanh niên các cấp cũng đợc quan tâm chú trọng hơn; công tác tham mu, giúpviệc; công tác phục vụ; công tác bảo đảm nội vụ; công tác thông tin, báo cáo,văn th, lu trữ đợc đổi mới, góp phần tích cực vào thành công chung của côngtác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi cả nớc

Kết quả công tác Văn phòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứVIII đến nay đợc đánh giá khái quát cụ thể nh sau:

1- Vai trò tham mu của Văn phòng đối với Ban Thờng vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp trong công tác điều hành hoạt động của cơ quan chuyên trách, trong chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở địa phơng, đơn vị đợc khẳng định và từng bớc đợc nâng cao.

Thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII và chơngtrình công tác Đoàn và phong trào TTN hàng năm, công tác của Văn phòngTrung ơng Đoàn và Văn phòng Đoàn các cấp đã có bớc phát triển mới, luôntích cực, chủ động trong việc xây dựng chơng trình công tác; thông tin tổnghợp phục vụ nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo; soạn thảo, chỉnh lý, thẩm định vànâng cao chất lợng các văn bản chỉ đạo; chuẩn bị nội dung và các điều kiện vềcơ sở vật chất phục vụ các hội nghị, các hoạt động, các kỳ họp của Ban Thờng

vụ, Ban Chấp hành; tiếp nhận và xử lý các loại văn bản đi, đến; tham mu giảiquyết những vấn đề liên quan đến công tác Đoàn và đoàn viên, thanh thiếunhi, có thể khẳng định các nội dung trong việc tham mu, tổng hợp, trongviệc phục vụ sự chỉ đạo và hoạt động của Văn phòng Đoàn các cấp thời gianqua đã góp phần quan trọng vào việc thực hiện thắng lợi các chơng trình,nhiệm vụ công tác của các cấp bộ Đoàn Bên cạnh đó, hệ thống văn phòngcùng với các ban, đơn vị chức năng khác tham mu và tổ chức triển khai, thựchiện tới cơ sở nhiều chủ trơng, Nghị quyết, kết luận của Ban Thờng vụ, BanChấp hành Đoàn các cấp, đặc biệt là các chủ trơng, nghị quyết của Ban Thờng

vụ, Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn, nh: Nghị quyết của Ban Chấp hànhTrung ơng Đoàn về Tăng cờng, củng cố và mở rộng mặt trận đoàn kết, tập

hợp thanh niên vì “Dân giầu, nớc mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”; về công tác cán bộ Đoàn trong thời kỳ mới; về tăng cờng vai trò của

Đoàn thanh niên trong việc tham gia vận động, hỗ trợ và tổ chức cho thanhniên tham gia phát triển kinh tế; về tăng cờng công tác giáo dục của Đoàntrong giai đoạn hiện nay; về xây dựng tổ chức Đoàn, Hội trong các doanhnghiệp ngoài quốc doanh; về đổi mới công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ Đoàn,Hội, Đội; về tăng cờng chỉ đạo và phát triển lực lợng TNXP trong thời kỳmới; về công tác hớng nghiệp, t vấn, dạy nghề, giới thiệu và giải quyết việclàm cho thanh niên; về công tác quốc tế thanh niên phục vụ tiến trình chủ

động hội nhập kinh tế Quốc tế; về công tác đoàn kết, tập hợp thanh niên vàxây dựng tổ chức Đoàn, Hội khu vực đô thị; đoàn kết tập, hợp thanh niên lao

động tự do; về công tác kiểm tra của Đoàn,

Đến nay, hầu hết văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành đã có bộ phận làmcông tác tổng hợp, tham mu do Chánh, Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách, có

từ 1 đến 3 cán bộ chuyên làm công tác tổng hợp; số cán bộ làm công tác tổnghợp tham mu của Văn phòng Đoàn các tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trực thuộctừng bớc đợc củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lợng

Tuy nhiên, Công tác tham mu, giúp việc của hệ thống Văn phòng Đoàn

các cấp còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế:

- Công tác tham mu của Văn phòng ở một số địa phơng, đơn vị cònlúng túng, thụ động hoặc mất cân đối giữ các mảng công tác, ít đợc quan tâm

đầu t về thời gian cũng nh đội ngũ cán bộ, phạm vi tham mu còn hạn chế,thiếu tính bao quát chung

- Chất lợng công tác tham mu ở một số địa phơng còn thấp, còn nặng

về phần thông tin, tính khái quát, tổng kết cha cao, đặc biệt cha quan tâmnhiều đến việc thông tin các mô hình, điển hình mới của địa phơng, cơ sở; cha

đầu t nhiều trong việc nghiên cứu để gắn công tác Đoàn và phong trào thanhthiếu nhi với việc cụ thể hoá các chủ trơng, nghị quyết của Đảng, Nhà nớc,các ngành, đoàn thể sát với tình hình thực tế tại địa phơng, đơn vị Văn phòng

Đoàn các cấp còn hạn chế trong việc tiếp cận các đối tợng thanh thiếu nhi và

sự phối hợp với các ban chuyên môn trong công tác tham mu

Nguyên nhân:

- Nhiều cấp bộ Đoàn cha thật sự quan tâm đầu t chỉ đạo và tạo điềukiện trong việc nâng cao chất lợng công tác tham mu, giúp việc của Vănphòng

- Do đặc thù đội ngũ cán bộ Đoàn luân chuyển nhanh dẫn tới tình trạngthiếu những cán bộ, chuyên viên có khả năng và kinh nghiệm làm công táctham mu, tổng hợp; đội ngũ cán bộ mới, trẻ còn thiếu kinh nghiệm, ít đợc tậphuấn, đào tạo cơ bản, ít có điều kiện đi thực tiễn tại cơ sở,

- Vai trò định hớng, giúp đỡ về nghiệp vụ và phối hợp của Văn phòngTrung ơng Đoàn đối với Văn phòng các cấp bộ Đoàn, mà trực tiếp là Vănphòng Đoàn cấp tỉnh còn hạn chế, cha thờng xuyên

2- Công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống Đoàn có chuyển biến tích cực về nội dung, hình thức và chất lợng; về số lợng, đối tợng, phạm vi thông tin, góp phần tích cực trong công tác chỉ đạo và xây dựng các chủ trơng công tác của các cấp bộ Đoàn; đáp ứng nhu cầu thông tin cho cơ sở

và cán bộ, ĐVTN.

- Văn phòng Đoàn các cấp đã duy trì và thực hiện tốt chế độ thông tin,báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, báo cáo năm Ngoài các báocáo định kỳ, các đơn vị đã chú trọng các báo cáo chuyên đề về phong trò thi

đua, các mặt công tác, các hoạt động lớn, các mô hình, điển hình ở cơ sở; một

số địa phơng đã duy trì tốt chế độ thông tin theo tuần về Trung ơng Hình thứcthông tin có nhiều đổi mới, đa dạng hơn Đến nay, hầu hết các tỉnh, thành

Đoàn đều duy trì và phát huy tốt các loại tờ tin công tác thanh niên, thông tintrong Đoàn, tài liệu sinh hoạt chi đoàn Nhiều địa phơng, đơn vị đã phát hànhtài liệu sinh hoạt theo tháng, quý tới tận chi đoàn

- Cùng với việc tăng cờng về số lợng thông tin, báo cáo, chất lợngthông tin, báo cáo cũng từng bớc đợc nâng cao, góp phần phục vụ tốt hơn chocông tác lãnh đạo, chỉ đạo; đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu thông tin địnhhớng, hớng dẫn cơ sở Đa số các thông tin, báo cáo đã phản ánh đợc thực chấttình hình công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở địa phơng, cơ sở vềkết quả, hạn chế, yếu kém trong chỉ đạo, và triển khai thực hiện nhiệm vụ củacác cấp bộ Đoàn

- Việc tổng hợp và báo cáo số liệu kết quả công tác Đoàn và phòng tràothanh thiếu nhi từng bớc đợc cải tiến, hoàn thiện và tin học hoá, phục vụ đắc

lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp bộ Đoàn, đặc biệt là cấp Trung

- Việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu ở một số cấp bộ Đoàn cha

đ-ợc quan tâm, đầu t đúng mức, còn tình trạng báo cáo số liệu một cách tuỳtiện, chạy theo thành tích Nhiều số liệu không chính xác, độ tin cậy thấp,thậm chí có những số liệu không tồn tại trên thực tế Ban Thờng vụ Đoànnhiều địa phơng, đơn vị ít quan tâm đến việc kiểm tra các số liệu, không phâncông trách nhiệm cụ thể, thờng phó mặc, giao trách nhiệm này cho Vănphòng

- Một số yêu cầu báo cáo nhanh, báo cáo chuyên đề của Trung ơng

Đoàn cha đợc các tỉnh, thành Đoàn thực hiện nghiêm túc, chất lợng báo cáocòn hạn chế, nhiều chủ trơng công tác còn chậm thông tin đến cơ sở

- Việc áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin, báo cáocòn nhiều hạn chế, đến nay các văn bản trong hệ thống Đoàn thanh niên vẫntruyền tải gửi đi chủ yếu qua đờng bu điện, nhiều địa phơng còn cha có trangWebsite và nối mạng

3- Công tác phục vụ từng bớc đợc đổi mới, với phơng châm hớng về cơ sở, tăng cờng tham mu, đề xuất khai thác các nguồn lực phục vụ phong trào.

- Công tác tài chính, quản trị ngày càng đi vào nề nếp, đã thực hiện tốt

việc thực hành tiết kiệm trong chi tiêu, giảm tối đa các chi phí hành chính, tậptrung mọi nguồn lực cho chỉ đạo và tổ chức các hoạt động Đoàn tại cơ sở;quan tâm đầu t kinh phí, phơng tiện cho cán bộ đi cơ sở, Bên cạnh đó, vănphòng Đoàn các cấp đã chủ động tăng cờng phối hợp với các ban, ngành hữuquan khai thác các nguồn lực phục vụ công tác Đoàn và phong trào TTN ở cơsở; đồng thời từng bớc hiện đại hoá cơ sở vật chất, phơng tiện góp phần nângcao chất lợng tham mu, cải thiện điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ

Đoàn cơ quan chuyên trách; phục vụ tốt hơn các hoạt động lớn tập trung, cáchội nghị, các hoạt động lễ tân của cơ quan

- Công tác văn th, lu trữ đợc quan tâm chỉ đạo từng bớc thống nhất

trong hệ thống Đoàn thanh niên, đảm bảo kịp thời, chính xác và thông suốtthông tin từ Trung ơng tới cơ sở và ngợc lại Đồng thời phục vụ ngày càng tốthơn cho việc chỉ đạo của Ban Thờng vụ Đoàn các cấp, cũng nh công tácnghiên cứu, khai thác phục vụ công tác cho cán bộ

Tuy nhiên, công tác văn th, lu trữ ở nhiều cấp bộ Đoàn cha đợc chú

trọng đầu t đúng mức, còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, cán bộ,chuyên môn, nghiệp vụ, kinh phí và điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt

động còn gặp nhiều khó khăn, trong khi các hoạt động của các cấp bộ Đoànngày càng tăng về số lợng cũng nh quy mô tổ chức, gây khó khăn rất nhiều

đối với công tác phục vụ của Văn phòng Đoàn các cấp Bên cạnh đó, Vănphòng Đoàn ở một số địa phơng còn thiếu năng động, hành chính hoá, vậndụng máy móc các chế độ, chính sách, ít khai thác các nguồn lực từ bênngoài, dẫn tới tình trạng thờng xuyên thiếu kinh phí phục vụ các hoạt động, đicơ sở, không cải thiện đợc đời sống cũng nh điều kiện làm việc của cán bộ

Đoàn cơ quan chuyên trách Việc tham mu cho Thờng trực ở một số địa

ph-ơng trong điều tiết kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ cho phong trào còn hạnchế, thiếu cụ thể và đồng bộ

4- Tổ chức bộ máy văn phòng Đoàn các cấp thờng xuyên đợc kiện toàn, củng cố, đảm bảo tính kế thừa và ổn định, gắn bó với phong trào TTN.

- Ngay sau đại hội Đoàn các cấp và Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứVIII, Ban Thờng vụ Đoàn các cấp đã quan tâm củng cố tổ chức, tăng cờng độingũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm tổng hợp,cán bộ làm công tác tham mu Đến nay, nhìn chung tổ chức bộ máy, cán bộcủa văn phòng Đoàn các cấp đã đợc củng cố, kiện toàn ổn định

- Bộ máy của Văn phòng Trung ơng Đoàn hiện nay có 8 phòng và đơn

vị chức năng, gồm: Tổng hợp- Thi đua; Hành chính - Lu trữ; Quản trị; Đội xe;Ytế; Tài vụ; Phòng công tác Đoàn phía Nam và Nhà khách thanh niên, với 85cán bộ, công nhân viên Văn phòng Đoàn cấp tỉnh, thành Đoàn, Đoàn trựcthuộc thờng có bộ phận tổng hợp, hành chính, quản trị, tài vụ với số cán bộ từ5- 12 ngời

Tuy nhiên, bộ máy văn phòng Đoàn các cấp nhìn chung còn cha đủ

mạnh; hoạt động còn mang tính hành chính, ít gắn với cơ sở và đối tợng thanhniên Nhiều địa phơng cha xây dựng đợc Quy chế hoạt động của Văn phòngnên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ vớicác ban, đơn vị chức năng ở nhiều nơi cha rõ ràng, hoặc là tuyệt đối hoá vănphòng, hoặc là xem nhẹ văn phòng nh bộ máy hành chính Một số địa phơng,

đơn vị còn coi văn phòng chủ yếu mang tính hành chính, sự vụ, nên việc tổchức bộ máy, sắp xếp cán bộ cha hợp lý, đội ngũ cán bộ làm công tác tham

mu, giúp việc còn thiếu, yếu, chắp vá và bất hợp lý

5- Công tác Thi đua- Khen thởng tiếp tục đợc đổi mới, gắn bó với cơ

sở, là động lực thúc đẩy các phong trào thi đua của tuổi trẻ.

- Công tác thi đua - khen thởng của Đoàn đợc các cấp bộ Đoàn ngàycàng quan tâm theo hớng tăng cờng đổi mới, hớng mạnh các phong trào thi

đua, phong trào hành động cách mạng về cơ sở, kịp thời phát hiện, biểu dơng,khen thởng những điển hình, nhân tố mới ở cơ sở Quy trình, đối tợng, thủtục, hình thức, tiêu chuẩn khen thởng đợc đổi mới căn bản, thông qua đó kịpthời điều chỉnh phù hợp với Luật Thi đua khen thởng của Nhà nớc và Quy chếthi đua khen thởng của Ban Thờng vụ Trung ơng Đoàn khoá VIII Các thủ tụclàm khen thởng đợc tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, đúng ngời, đúngviệc Việc biểu dơng các gơng điển hình tiến tiến qua các buổi gặp mặt, liênhoan, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, đợc chú trọng, góp phần nhânrộng các điển hình, cổ vũ mạnh mẽ phong trào thi đua ở cơ sở

- Từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, Ban Thờng vụTrung ơng Đoàn đã xét tặng: 57.959 bằng khen, bằng công nhận; 23.363 kỷniệm chơng Vì thế hệ trẻ; 17.821 huy chơng danh dự; 2.908 huy hiệu phụtrách giỏi; 18.411 huy hiệu thanh niên tiên tiến; 1.218 huy hiệu tuổi trẻ sáng

tạo; 1.610 kỷ niệm chơng Đoàn thanh niên; 486 huy hiệu tuổi trẻ dũng cảm;2.821 cơ các loại; 128 bức trớng, cùng nhiều huân chơng bậc cao, Huân ch-

ơng lao động, Bằng khen của chính phủ và các bộ, ngành cho các tập thể, cánhân có thành tích xuất sắc trong học tập, công tác So với thời gian cùng kỳcủa nhiệm kỳ VII, các hình thức khen thởng của Đoàn đều tăng về số lợng từ2-3 lần, mở rộng về đối tợng mà chủ yếu là thanh thiếu nhi và các tập thểthanh thiếu nhi xuất sắc

Tuy nhiên, Công tác Thi đua - Khen thởng của Đoàn còn nhiều khó

khăn, hạn chế: ở một số địa phơng, đơn vị, cán bộ chủ chốt của Đoàn chanhận thức đầy đủ về công tác Thi đua- Khen thởng, dẫn tới việc tiến hànhcông tác Thi đua- Khen thởng thiếu khoa học, không đúng quy trình, chỉ quantâm đến vấn đề khen thởng theo thành tích, ít quan tâm đến nội dung thànhtích đó; cha coi thi đua là động lực to lớn của phong trào thi đua mà chỉ xem

nh là công việc hành chính của văn phòng Một số tiêu chuẩn, hình thức, nộidung khen thởng còn cha đúng quy định và phù hợp với tình hình thực tế, chagắn chặt với phong trào thi đua của Đoàn; việc phát hiện và nhân rộng cácnhân tố mới, điển hình còn ít Còn biểu hiện quá quan tâm đến phần thởngkèm theo làm giảm ý nghĩa của các hình thức khen tặng Đội ngũ cán bộ làmcông tác thi đua- khen thởng của các tỉnh, thành Đoàn còn mỏng, luân chuyểnnhanh, trình độ nghiệp vụ còn nhiều hạn chế

Tóm lại, từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay, các cấp

bộ Đoàn đã quan tâm chỉ đạo xây dựng và củng cố tổ chức, bộ máy Vănphòng Đoàn các cấp, chất lợng công tác Văn phòng từng bớc đợc nâng cao,góp phần đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo; tổ chức ngày càng hiệu quảcông tác Đoàn và phong trào TTN ở cơ sở Công tác tham mu tiếp tục đợc đầut; công tác thông tin, báo cáo có nhiều chuyển biến tích cực, thiết thực và đadạng hơn, đáp ứng tốt hơn đòi hỏi của công tác chỉ đạo và tổ chức các hoạt

động của Đoàn; cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng ngày

càng đợc quan tâm đầu t Tuy nhiên, công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ nhiều

hạn chế, bất cập, mộ số địa phơng, đơn vị còn nhận thức cha đúng về vị trí,vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng, cha quan tâm chăm loxây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng;cha tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mu, giúp Ban Thờng

vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp tổ chức điều hành công việc Cán bộ vănphòng, nhất là đội ngũ cán bộ, chuyên viên làm công tác tổng hợp, nghiêncứu, tham mu còn thiếu và yếu; điều kiện và phơng tiện làm việc còn lạc hậu;việc tập huấn, bồi dỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ văn phòng

Đoàn các cấp cha đợc quan tâm thờng xuyên

Phần thứ hai Mục tiêu, phơng hớng công tác văn phòng

trong giai đoạn mới

Công tác văn phòng là tổng thể các biện pháp, giải pháp về tham mu,giúp việc và phục vụ các cơ quan lãnh đạo, cơ quan chuyên trách của Đoànthanh niên các cấp Trong giai đoạn mới, công tác văn phòng đứng trớc nhữngkhó khăn và yêu cầu sau:

1- Yêu cầu đối với công tác tham mu, giúp việc và phục vụ ngày càngcao; phơng thức hoạt động và yêu cầu của công tác Đoàn và phong trào TTNngày càng đa dạng, phong phú về mức độ, quy mô, phạm vi, đối tợng, trong

khi điều kiện đáp ứng của văn phòng là có hạn, cả về cán bộ, điều kiện cơ sởvật chất, kinh phí.

2- Chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nớc không ngừng đợc hoàn thiện

và đổi mới; nhu cầu, lợi ích của TTN luôn phát triển, trong khi khả năng nhậnthức, khả năng vận dụng, áp dụng vào thực tiễn trong công tác tham mu, giúpviệc của đội ngũ cán bộ văn phòng có hạn, bộ máy nhiều nơi còn hành chính,kém hiệu quả

3- Năng lực cán bộ, điều kiện thông tin, cơ sở vật chất, phơng tiện hoạt

động, khả năng tiếp cận cơ sở và tham mu giải đáp những vấn đề do thực tiễnCông tác Đoàn và phong trào TTN đặt ra còn nhiều hạn chế, cha đáp ứng yêucầu tình hình hiện nay

4- Yêu cầu trẻ hoá và chuẩn hoá công tác cán bộ ngày càng cao, trongkhi đội ngũ cán bộ văn phòng nói chung ổn định, độ tuổi khá cao so với cán

bộ phong trào, ít có điều kiện học tập nâng cao trình độ do đặc thù công việchoặc ít có điều kiện tiếp cận cơ sở

Xuất phát từ những đặc điểm, tình hình khó khăn ở trên, mục tiêu công

tác Văn phòng trong giai đoạn mới là: “không ngừng nâng cao chất lợng công tác tham mu, giúp việc và phục vụ cơ quan lãnh đạo, cơ quan chuyên trách của Đoàn thanh niên các cấp, đáp ứng ngày càng cao yêu cầu công tác Đoàn

và phong trào TTN trong giai đoạn mới ”

Từ mục tiêu trên, phơng hớng chung công tác Văn phòng Đoàn các cấp trong giai đoạn mới là:

1- Nâng cao trình độ, kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ Vănphòng các cấp bộ Đoàn, góp phần đổi mới phơng thức lãnh đạo, chỉ đạo và tổchức công tác Đoàn và phong trào TTN cả nớc

2- Đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy Văn phòng Đoàn các cấp theo ớng tinh gọn, rõ chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với chủ trơng hớng về cơ sở,gắn với ĐVTN, nâng cao hiệu quả, chất lợng hoạt động

h-3- Từng bớc hiện đại hoá công tác Văn phòng, tăng cờng cơ sở vật chất,các điều kiện làm việc, điều kiện hoạt động của các cấp bộ Đoàn

Các cấp bộ Đoàn và văn phòng Đoàn các cấp cần nhận thức đúng và

đầy đủ về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và công tác Văn phòng,coi đó là bộ phận tham mu, cơ quan giúp việc trực tiếp lãnh đạo Đoàn cáccấp Tránh quan niệm coi văn phòng chỉ thuần tuý là bộ máy hành chính Cáctỉnh, thành Đoàn, Đoàn, Đoàn trực thuộc cần tiến hành tổng kết công tác Vănphòng từ sau Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ VIII đến nay nhằm đánh giánhững kết quả đạt đợc, tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, từ đó

đề ra các giải pháp đổi mới công tác văn phòng cho nhiệm kỳ tới

2- Về tổ chức bộ máy:

Văn phòng Đoàn các cấp cần chủ động sắp xếp bộ máy, xác định rõ vaitrò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, bố trí đội ngũ cán bộ phù hợp từng bộ phận,chú trọng đầu t trong công tác cán bộ, điều kiện làm việc cho bộ phận làmcông tác tham mu, tổng hợp, nghiên cứu; bổ xung những cán bộ có khả năng

và kinh nghiệm, trởng thành từ cơ sở, đợc đào tạo cơ bản về công tác thanhvận làm công tác tổng hợp, tham mu; tạo điều kiện tối đa để đội ngũ cán bộlàm công tác tham mu đi cơ sở, nắm tình hình cơ sở; tăng cờng đào tạo, bồi d-ỡng, tập huấn cho đội ngũ cán bộ Văn phòng, đảm bảo nâng cao chất lợngcông tác tham mu của văn phòng Đoàn các cấp

đánh giá chất lợng, hiệu quả hoạt động công tác văn phòng cần đợc tiến hành

định kỳ, thờng xuyên tại các hội nghị giao ban cụm thi đua hàng năm

4- Nâng cao chất lợng công tác thông tin 2 chiều trong hệ thống

Đoàn:

- Các thông tin, báo cáo phải đảm bảo về mặt thời gian, phản ánh đúng,sinh động tình hình hoạt động tại cơ sở, mạnh dạn nêu những khó khăn, hạnchế ở cơ sở cần đợc tháo gỡ; tăng cờng khả năng tham mu, đề xuất, kiến nghịcho công tác lãnh, chỉ đạo Đổi mới và nâng cao chất lợng các báo cáo nhanh,báo cáo chuyên đề

- Tăng cờng thu thập thông tin, tập hợp và xử lý số liệu kết quả hoạt

động từ cơ sở, nâng cao độ chính xác, tin cậy của số liệu báo cáo, tránh tìnhtrạng chạy theo thành tích, số liệu ảo, thiếu chính xác Các phụ lục số liệu cần

đợc Ban Thờng vụ Đoàn các cấp xem xét, thống nhất và ban hành

- Từng bớc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác điều hành, chỉ

đạo và hoạt động công tác Văn phòng

5- Nâng cao chất lợng công tác phục vụ chỉ đạo và tổ chức hoạt

động của các cấp bộ Đoàn:

- Tăng cờng, nâng cao chất lợng công tác văn th, lu trữ, quản lý tài liệu,

đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng và thực hiện theo nguyên tắcbảo mật theo quy định Quan tâm đầu t điều kiện cơ sở vật chất, con ngời chocông tác lu trữ, đảm bảo tính thống nhất, kịp thời, thuận tiện và chính xác.Tăng cờng quản lý nguồn kinh phí phục vụ cho phong trào theo hớng tậptrung cho cơ sở, bảo đảm tốt nhất các điều kiện cho cán bộ đi cơ sở và tổ chứccác hoạt động ở cơ sở

6- Tăng cờng xây dựng mối quan hệ phối hợp hoạt động với các ban, đơn vị, các tổ chức trong và ngoài cơ quan:

- Văn phòng các cấp cần chủ động xây dựng mối quan hệ hoạt động vớicác ban, đơn vị chuyên môn trong cùng cơ quan; đồng thời mở rộng quan hệphối hợp với các cấp, các ngành hữu quan, các tổ chức, đoàn thể tranh thủ sựủng hộ, tăng cờng khai thác các nguồn lực cho hoạt động của Đoàn, từng bớchiện đại hoá điều kiện làm việc tại cơ quan chuyên trách của Đoàn, cải thiện

đời sống cho cán bộ Đoàn

Văn phòng Trung ơng Đoàn

Hớng dẫn

Thể thức văn bản của Đoàn TNCS hồ chí minh

(D thảo) Căn cứ Hớng dẫn số 41 HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 củaVăn phòng Trung ơng Đảng về thể thức văn bản của Đảng; Thông t liên tịch

-số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 giữa Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ về hớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;Căn cứ Quyết định số 547 QĐ/TƯĐTN ngày 28/10/1999 của Ban Bí th Trung

ơng Đoàn ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thứcvăn bản của Đoàn, Văn phòng Trung ơng Đoàn hớng dẫn thể thức văn bảncủa Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thống nhất trong hệ thống của Đoàn từ Trung -

ơng đến cơ sở nh sau:

I- các thành phần thể thức bắt buộc

1- Tiêu đề : "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trênvăn bản của Đoàn là : "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"

Tiêu đề đợc trình bày góc trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa

đứng, chân phơng (ô số 1 - mẫu 1) Dới tiêu đề là tên cơ quan văn bản

Ví dụ:

Đoàn TNCS Hồ chí minh

2- Tên cơ quan ban hành văn bản : tên cơ quan ban hành văn bản là

thành phần thể thức xác định tác giả văn bản Tên cơ quan ban hành đợc ghi

nh sau:

a- Văn bản của Đại hội Đoàn các cấp: ghi tên cơ quan ban hành văn

bản là Đại hội Đoàn cấp đó; ghi rõ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể đoànviên theo thời gian của nhiệm kỳ

- Đại hội Đoàn toàn quốc

Đoàn TNCS Hồ chí minh tỉnh Nam Định

Đại hội đại biểu nhiệm kỳ

Đoàn TNCS Hồ chí minh Hàng không Việt nam

Đại hội đại biểu nhiệm kỳ

- Đại hội cấp huyện, thị (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và tơng

đ-ơng

Ví dụ:

Đoàn TNCS Hồ chí minh huyện chơng Mỹ

Đại hội đại biểu nhiệm kỳ

- Đại hội Đoàn thanh niên cấp cơ sở

Ví dụ: + Đại hội đại biểu:

Đoàn TNCS Hồ chí minh x Minh quangã Minh quang

Đại hội đại biểu nhiệm kỳ

+ Đại hội toàn thể đoàn viên:

Đoàn TNCS Hồ chí minh phờng Yết kiêu

Đại hội nhiệm kỳ

b- Văn bản từ Trung ơng đến các cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản nh sau:

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thờng vụ và Ban Bí th Trung ơng

Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung là:

Ban Chấp hành Trung ơng

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thờng vụ các tỉnh, thành Đoàn và

Đoàn trực thuộc ghi chung là: Ban Chấp hành tỉnh (Thành phố hoặcngành), trong đó, có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành: BCH và cụm

từ thành phố: TP

Ví dụ:

BCH TP Hà nội

Bch tỉnh Tuyên quang

Ban TN Quân đội và Ban TN Công an, thực hiện theo hớng dẫn và chỉ

đạo chung của Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam và Tổng cụcXây dựng lực lợng Công an nhân dân

- Văn bản của Ban Chấp hành huyện, quận Đoàn và tơng đơng hoặcBan Thờng vụ huyện, quận Đoàn và tơng đơng ghi chung là Ban Chấp hành(BCH) huyện, thị, quận

***

Ban t tởng - văn hoá

Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) đợctrình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề (ô số 2 mẫu 1) Tên cơquan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên đều viết bằng chữ in hoa đứng,phía dới có 3 dấu sao (***) để phân cách với số ký hiệu

- Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùngban hành văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-)

Ví dụ: Văn bản liên ban: Ban Tổ chức và Ban T tởng Văn hoá

Đoàn TNCS Hồ chí minhBan chấp hành trung ơng

***

Ban tổ chức - ban t tởng văn hoá

3- Số và ký hiệu văn bản.

a- Số văn bản là số thứ tự đợc ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Đoàn ban hành trong một nhiệm kỳ Nhiệm kỳ của Đoàn đợc tính từ

ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc Đạihội Đoàn kế tiếp Số văn bản viết bằng chữ số ả Rập (1,2,3 )

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản đợc ghi theo cùngloại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó

b- Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản.

Ký hiệu văn bản đợc viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu không códấu ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấugạch chéo (/)

Số và ký hiệu đợc trình bày cân đối dới tên cơ quan ban hành văn bản(ô số 3- mẫu 1)

Ví dụ:

Đoàn TNCS Hồ chí minhBan chấp hành trung ơng

***

Văn Phòng

Số: 168 TB/VP

4- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

a- Văn bản của các ban, đơn vị cấp Trung ơng và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng: ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố

hoặc tên thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở Văn bản củacấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và cấp xã, phờng, thị trấn thì địa

điểm ban hành văn bản là tên riêng của quận, huyện, thị xã, thành phố, ờng, thị trấn đó

ph-b- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: là ngày ký chính thức văn bản

đó Ngày dới mùng 10 và tháng dới tháng 3 là ghi thêm số không (0) đứng

tr-ớc và viết đầy đủ các từ ngày , tháng , năm , Không dùng các dấu chấm(.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/), v.v để thay thế các từngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đợc trình bày ở trang

đầu, phía phải Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấuphẩy (ô số 4- mẫu 1)

Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2006

* Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với các ngành Nhà nớc thì các

phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản đợc quy định nh sau:

- Tiêu đề đợc trình bày ở góc phải, dòng đầu, trang đầu; có gạnh chân

theo độ dài bằng hàng chữ số 2

Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã Minh quang

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên các cơ quan cùng ban

hành văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-); ghi ở góctrái trang đầu, dòng đầu bằng chữ in hoa đứng, chân phơng Dới đó là số và

ký hiệu văn bản

- Số văn bản: áp dụng nh phần số của văn bản liên cơ quan; ghi ngay

d-ới tên các cơ quan ban hành văn bản

- Ký hiệu văn bản: Ngoài việc ghi chữ viết tắt của thể loại văn bản cần

ghi thêm LT (liên tịch)

- Địa điểm, ngày tháng ban hành văn bản áp dụng nh mục 4; ghi ngay

dới tiêu đề văn bản phía phải

* Ví dụ:

Bộ giáo dục và đào tạo -

Trung ơng đoàn TNCS Hồ chí minh

5- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

a- Tên loại văn bản: là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ Đoàn ban

hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn

b- Trích yếu nội dung văn bản: là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ

đề của nội dung văn bản Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản cóghi tên tác giả của văn bản đó

Tên loại văn bản đợc trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng Tríchyếu nội dung văn bản đợc trình bày dới tên loại văn bản bằng chữ in thờng

a - Chữ ký, thể thức đề ký

- Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của ngời ký đối với văn

bản đợc ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên ngời ký Ngời

ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức(nên dùng mực màu đen)

- Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí th,

Ban Thờng vụ, Ban Chấp hành Trung ơng Đoàn, Đại hội Đoàn toàn quốc, cáccơ quan lãnh đạo cấp dới), ghi thể thức đề ký là “TM.” (thay mặt)

Ví dụ:

TM Ban Chấp hành tỉnh đoàn

Bí th(Chữ ký)

+ Đối với văn bản của các ban tham mu giúp việc các cơ quan lãnh

đạo do cấp trởng ký trực tiếp Nếu cấp phó đợc phân công hoặc đợc uỷ quyền

ký thay ghi thể thức đề ký là “KT.” (ký thay)

+ Đối với một số văn bản đợc cơ quan lãnh đạo của Đoàn hoặc Thủ ởng cơ quan uỷ quyền ký, ghi thể thức đề ký là “TL.” (Thừa lệnh) Ngời đợc

tr-uỷ quyền trực tiếp ký không tr-uỷ quyền cho ngời khác ký thay

Ví dụ:

Chánh Văn phòng đợc uỷ quyền trực tiếp ký

TL Ban thờng vụ tỉnh đoàn

- Phó Bí th hoặc Uỷ viên Ban Thờng vụ thờng trực thay mặt BCH, BTV

ký các chỉ thị, thông tri, thông báo, kết luận, báo cáo, chơng trình, kế hoạch

và các văn bản khác của BCH, BTV Đoàn, các Nghị quyết liên tịch khi haibên không yêu cầu ngời đứng đầu ký; các văn bản đợc Bí th uỷ quyền

- Chánh Văn phòng đợc uỷ quyền ký thừa lệnh BCH, BTV Đoàn cácvăn bản công văn, thông báo, báo cáo, công văn giao dịch của BCH, BTV; cáccông điện, các văn bản sao, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy công tác và một sốvăn bản khác khi đợc Bí th với t cách Thủ trởng cơ quan, đơn vị uỷ quyền kýthừa lệnh

c- Dấu cơ quan ban hành:

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyềncủa cơ quan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngayngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu

có màu đỏ tơi theo quy định của Bộ Nội vụ

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản đợc trình bàybên phải, dới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7c - mẫu 1)

d- Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và

- Biên bản:

+ Đại hội Đoàn, hội nghị và các cuộc họp của các cơ quan lãnh đạo của

Đoàn, Hội nghị văn phòng, các ban, triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làmbản kết luận của hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị

Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải đợc ngời chủ trìhoặc tham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung

Chữ ký của ngời xác nhận nội dung biên bản đợc trình bày ở góc phải,phía dới của trang cuối biên bản Chữ ký của ngời ghi biên bản đợc trình bày

ở góc trái, phía dới của trang cuối biên bản

+ Đóng dấu biên bản: Các biên bản sau khi hoàn chỉnh và có chữ ký

xác nhận nội dung đều đợc đóng dấu nh mọi văn bản khác Dấu đóng trênbiên bản là dấu của cơ quan tổ chức Đại hội hoặc hội nghị (Dấu Đoàn Chủtịch Đại hội hoặc dấu của BCH Đoàn cùng cấp)

Đối với biên bản từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai (các trangbiên bản đợc xếp so le, đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các mép tranggiấy liên tiếp nhau)

8- Nơi nhận văn bản : Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan đợc

nhận văn bản với mục đính và trách nhiệm cụ thể nh để báo cáo, để biết, đểtheo dõi, để thi hành, để lãnh đạo thực hiện, và để lu

- Đối với công văn thì nơi nhận đợc ghi trực tiếp sau các cụm từ “kính gửi ” và “Đồng kính gửi ” (nếu có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a- mẫu

1) và còn đợc ghi nh các loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1)

- Đối với các loại văn bản khác thì nơi nhận đợc trình bày tại góc trái

d-ới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1)

II- Các thành phần thể thức bổ sung:

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chấttừng văn bản cụ thể, ngời ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thànhphần sau đây :

Dấu chỉ mức độ khẩn đợc trình bày ở dới dấu chỉ mức độ mật (ô số mẫu 1).

10-3- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo Chỉ

dẫn về dự thảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và “dự thảo lần thứ ” đợc trình bày

dới số và ký hiệu (ô số 12 - mẫu 1)

- Văn bản đợc sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ

dẫn “Tài liệu hội nghị ngày ” đợc trình bày ở phía dới địa điểm và ngày

tháng năm ban hành văn bản (ô số 11- mẫu 1)

- Ký hiệu chỉ ngời đánh máy, tên tệp văn bản và số lợng bản phát hành

đợc ghi tại lề trái chân trang

III- Bản sao và các thành phần thể thức bản sao

1- Các loại bản sao.

Có 3 loại bản sao:

- Sao nguyên bản chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ

quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành

- Sao lục: là bản sao lại toàn bộ văn bản của cơ quan khác do cơ quan

nhận văn bản đợc phép nhân sao và phát hành

- Bản trích sao: là bản sao lại 1 phần nội dung từ bản chính do cơ quan

ban hành bản chính hoặc cơ quan lu trữ đang quản lý bản chính thực hiện

2- Các hình thức sao.

- Sao thông thờng: là hình thức sao bằng cách viết hay đánh máy lại nội

dung cần sao

- Sao photocoppy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy

photocoppy, máy Fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác

3- Thể thức bản sao và cách trình bày.

Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải

có đủ các thành phần thể thức bản sao và đợc trình bày phía đờng phân cáchvới nội dung đợc sao (đờng 13- mẫu2) nh sau:

- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dới đờngphân cách (ô số 14 - mẫu 2)

- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao đợc đánh số chung theo nhiệm kỳ;

ký hiệu các loại bản sao đợc ghi là BS (bản sao) Số và ký hiệu bản sao trìnhbày dới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2)

- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải,dới đờng phân cách (ô 16 - mẫu 2)

- Chỉ dẫn loại bản sao: Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi: “Sao nguyên văn bản chính”, hoặc “Sao lục”, hoặc “Trích sao từ bản chính số ngày của ”.

Chỉ dẫn loại bản sao đợc trình bày dới địa điểm và ngày, tháng, nămsao (ô số 17 - mẫu 2).

- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao đợc trình bày dớichỉ dẫn bản sao (ô số 18 - mẫu 2)

- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi nh: để thihành, phổ biến, vv nơi nhận bản sao đợc trình bày dới số và ký hiệu sao (ô số

19 - mẫu 2)

IV- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản

1- Văn bản đợc đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thớc 210 x 297mm (trên khổ giấy A4).

Các loại văn bản nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển

có thể đợc trình bày trên giấy khổ A5 (148 x 210 mm) hoặc trên giấy in sẵn

b- Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4)

khai thực hiện hớng dẫn này đến cơ sở Các văn bản hớng dẫn trớc đây tráivới Hớng dẫn này đều không còn giá trị sử dụng.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những điểm cha phù hợphoặc vớng mắc, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ơng Đoàn (bằng vănbản) để nghiên cứu sửa đổi và bổ sung

văn phòng trung ơng đoàn

Kỹ năng Soạn thảo một số văn bản thờng dùng trong hệ thống của Đoàn

và của Ban Bí th Trung ơng Đoàn

- Hệ thống văn bản của Đoàn gồm toàn bộ các loại văn bản đợc sửdụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đoàn.

- Trong quá trình ban hành văn bản các cấp bộ Đoàn, các cơ quan lãnh

đạo ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạncủa mình

- Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ các văn bản chỉ đợc chínhcơ quan ban hành ra nó quyết định bằng văn bản

- Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tínhchất, nội dung và mục đích ban hành văn bản

2- Yêu cầu cơ bản khi soạn thảo văn bản:

2.1- Xác định rõ nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Nội dung ở đâygồm hai mặt Một là, nội dung văn bản đợc chuẩn bị ban hành phải thiết thực,

đáp ứng đợc tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn và phong trào TTN

và pháp luật hiện hành Hai là, nội dung phải có sự lựa chọn cần thiết trongquá trình văn bản hoá để văn bản đợcu soạn thẻo có chức năng phù hợp.Trong thực tế có không ít văn bản sai sót do không nắm rõ yêu cầu này

2.2- Khi soạn thảo văn bản phải cụ thể, các thông tin đợc sử dụng để đavào văn bản phải đợc xử lý và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản vớithông tin chung chung và lặp lại từ các văn bản khác Những văn bản đợc viếtvới các thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể chính là một trọng nhữngbiểu hiện của tính quan liêu trong quản lý và sẽ không có ý nghĩa thiết thựctrong hoạt động

2.3- Phải đảm bảo văn bản ban hành đúng thể thức Thể thức là toàn bộcác thành phần cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Tiêu đề (Quốc hiệu); tên cơquan, đơn vị ban hành văn bản; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

số và ký hiệu; tên loại văn bản và trích yêu nội dung; nội dung văn bản; chữ

ký, thể thức đề ký, thẩm quyền và dấu cơ quan ban hành văn bản; nơi nhậnvăn bản Nếu một văn bản có thể thức không đúng thì giá trị pháp lý và nhiềumặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hởng

2.4- Việc soạn thảo văn bản phải sử dụng các thuật ngữ và văn phongthích hợp Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không đợc lựa chọnthích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin quavăn bản sẽ thiếu chính xác, ảnh hởng đến nội dung của văn bản

2.5- Văn bản ban hành phải phù hợp với mục đích sử dụng Ví dụ,không thể dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngợc lại Yêu cầu này đòi hỏiphải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trớc khi lựa chọn chúng để vănbản hoá quyết định quản lý

3- Quy trình soạn thảo văn bản:

Quy trình soạn thảo văn bản là các bớc đi cần thiết và việc bố trí chúngsao cho hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản Việc soạn thảo văn bảncần theo một quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: Chuẩn bị; soạn đề c-

ơng; viết bản thảo; xét duyệt và ký văn bản; ban hành và tổ chức thực hiệnvăn bản

3.1- Giai đoạn chuẩn bị:

- Định hình khái quát về nội dung văn bản, xác định những nội dungchủ yếu của vấn đề định viết, làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tincần thiết để viết văn bản hoặc bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thôngtin đã có

- Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định rõvăn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết việc gì? giới hạn giải quyết đến

đâu? Từ các vấn đề đó ngời viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạnkhuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý, đồng thời để kiểm tra việcchuẩn bị thông tin, t liệu đã đủ cha

- Xác định đối tợng tác động của văn bản, tức là văn bản viết cho ai

đọc, ai thực hiện và sẽ gửi đến cơ quan cấp trên, cấp tơng đơng hay cấp dớitrực thuộc, trên cơ sở đó lựa chọn cách trình bày, ngôn ngữ, văn phạm, thểthức cho phù hợp và lựa chọn thời điểm ban hành văn bản cho hiệu quả nhất

3.2- Giai đoạn soạn đề cơng:

- Căn cứ vào các yếu tố nh: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thứccủa văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản và phơng thức quản lý theo chế độtập thể hay chế độ thủ trởng để xây dựng đề cơng cho phù hợp

- Đề cơng là những ý tởng, những quy định, những mệnh lệnh cơ bảnphải có trong văn bản đợc thể hiện, làm đề cơng kỹ sẽ tiết kiệm đợc thời gianviết thành bản thảo sau này, tránh cho bản thảo phải xoá đi, xoá lại nhiều lần.Cần tranh thủ xin ý kiến góp ý của những ngời có kinh nghiệm đối với đề c-

ơng trớc khi viết bản thảo

3.3- Giai đoạn viết thành văn bản:

- Việc viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cơng đợcthể hiện thành các đoạn văn, câu văn có mối liên kết lôgic với nhau chặc chẽ.Quá trình viết bản thảo nên tiến hành liên tục để giữ cho khỏi đứt mạch ý,dòng suy nghĩ của ngời viết không bị gián đoạn và đảm bảo cho lời văn thốngnhất từ đầu đến cuối Nếu văn bản có nội dung dài, khó viết một mạch toàn

bộ thì nên viết một mạch những phần, những chơng trong văn bản một cáchdứt điểm

- Sau khi viết xong cần kiểm tra, xem xét lại càng nhiều lần càng tránhcho văn bản khỏi những sai sót, khiếm khuyết, đảm bảo thật hoàn chỉnh trớckhi trình duyệt ký

3.4- Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản:

- Ngời có trách nhiệm soạn thảo văn bản tức là làm chức năng tham muquan trọng cho thủ trởng duyệt và ký văn bản đợc đầy đủ, chính xác Vì vậy,ngời trực tiếp soạn thảo văn bản cần trực tiếp rà soát lại việc in ấn, đánh máytrớc khi trình thủ trởng ký

- Thủ trởng có trách nhiệm xem xét, duyệt và ký văn bản, là ngời phảichịu trách nhiệm pháp lý lớn nhất về nội dung văn bản mình ký Sau khi kývăn bản phải tiến hành đóng dấu vào văn bản theo quy định

3.5- Giai đoạn ban hành và tổ chức thực hiện văn bản:

- Việc ban hành văn bản phải đợc tiến hành trớc thời hạn có hiệu lựccủa văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tổ chức tuyên truyền,phổ biến, hớng dẫn cho các chủ thể cách thức thực hiện những quy định vàmệnh lệnh trong văn bản

- Phải chọn thời gian và hoàn cảnh nhất định để ban hành văn bản chophù hợp với tâm lý đối tợng thi hành, động viên, tổ chức cho đoàn viên, thanhthiếu nhi tự giác chấp hành

II- Kỹ năng soạn thảo một số văn bản của Đoàn:

1- Công văn:

Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thểtrong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đoàn

Công văn bao gồm: công văn mời họp; công văn chất vấn, yêu cầu,

kiến nghị, đề nghị; công văn trả lời; công văn hớng dẫn, giải thích; công văn

đôn đốc; công văn chỉ đạo; công văn báo cáo;

Yêu cầu khi soạn thảo một công văn:

- Ngắn ngọn, xúc tích, rõ ràng, mỗi công văn chỉ đề cập đến một vấn đề

cụ thể, thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết

- Có tính thuyết phục làm cho ngời đọc tin vào những điều đã viết

- Trình bày đúng quy định của pháp luật hiện hành về quy phạm vănbản

- Công văn không nên dùng lời lẽ có tình cảm cá nhân hoặc trao đổinhững công việc mang tính cá nhân trong công văn

Phạm vi sử dụng của công văn:

- Thông báo một vấn đề, một chủ trơng trong hoạt động của cơ quan, tổchức Đoàn đã đợc ban hành trong một văn bản trớc

- Hớng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên

- Thông báo một hoạt động sẽ diễn ra trong tơng lai

- Hỏi ý kiến về một vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn

- Trình bày một kế hoạch mới; xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt

động của cơ quan, tổ chức Đoàn; thăm hỏi, cảm ơn, trả lời,

Kết cấu và cách trình bày một công văn th ờng gồm 3 phần : Phần đặt

vấn đề; phần giải quyết vấn đề; phần kết thúc

Báo cáo bao gồm: báo cáo thờng kỳ, báo cáo bất thờng, báo cáo đột

xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề,

Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: phải trung thực, chính xác, đầy đủ Nội dung, kết cấu một báo cáo nói chung gồm 3 phần:

- Phần mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trơng công tác, về nhiệm

vụ đợc giao, hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hởng, chiphối kết quả thực hiện nhiệm vụ đợc giao)

- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm đợc, cha làm đợc, đánh

giá kết quả, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm

- Phần kết luận: nễu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, đề

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụthể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

Nội dung chính của một thông báo: tuỳ theo từng loại báo cáo mà xác

định nội dung cho phù hợp

- Đối với thông báo truyền đạt một chủ trơng, chính sách, một quyết

định, chỉ thị, nội dung bao gồm: nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt

nội dung cơ bản của văn bản, chủ trơng, chính sách; yêu cầu quán triệt, triểnkhai, thực hiện

- Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp, nội dung gồm:

nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, ngời chủ trì; tóm tắt nội dung của hộinghị, cuộc họp; tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; nêu các nghịquyết của hội nghị (nếu có)

- Đối với thông báo về nhiệm vụ đợc giao, nội dung gồm: Nêu rõ, đầy

đủ, ngắn gọn nhiệm vụ đợc giao; nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;nêu các biện pháp cần đợc áp dụng để triển khai thực hiện

- Đối với thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý, nội dung gồm: ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; lý do phải tiến hành các hoạt động

quản lý; thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc)

Kết cấu của một thông báo nói chung gồm : 2 phần

- Phần mở đầu: không cần trình bày lý do nh các văn bản khác, mà giới

thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo

- Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn

Yêu cầu khi soạn thảo một tờ trình:

- Phân tích những căn cứ để đề xuất một vấn đề nào đó

- Phân tích những mặt tích cực, mặt hạn chế của vấn đề đang đề xuất

- Đề xuất những biện pháp cụ thể để thực hiện nội dung đề xuất đó

Kết cấu, nội dung của một tờ trình:

- Phần mở đầu: nhận định tình hình (phân tích thực trạng) làm cơ sở

cho việc đề xuất

- Phần nội dung: tóm tắt nội dung vấn đề đang đề xuất; phân tích

những tác động có thể xẩy ra khi đề xuất đợc quyết định, áp dụng; những khókhăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp thực hiện hiệu quả

- Phần kết luận: phân tích ý nghĩa, tác dụng của nội dung đề xuất trong

thực tiễn; kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận phê duyệt đề xuất

để triển khai thực hiện

về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

Yêu cầu khi soạn thảo kế hoạch:

- Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của

địa phơng, đơn vị

- Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục ngời duyệt

- Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để cónhững biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện có hiệu quả

Kết cấu, nội dung của kế hoạch:

- Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phơng, đơn

vị làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch

- Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tợng, thời

gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo, ) và biện pháp tổ chức thực hiện

- Phần kết luận: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, những khó khăn,

thuận lợi và kết quả đạt đợc khi triển khai thực hiện kế hoạch

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy

định, quyết định cụ thể về chủ trơng, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sựthuộc phạm vi quyền hạn của cơ quan, tổ chức Đoàn

Quyết định bao gồm: quyết định thông qua một chủ trơng, biện pháp

công tác; quyết định quy định những vấn đề cụ thể; quyết định phê chuẩn,ban hành các văn bản theo thẩm quyền; quyết định thành lập các cơ quan, tổchức xã hội, tổ chức kinh tế; quyết định nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổnhiệm, thuyên chuyển, khen thởng, kỷ luật,

Yêu cầu khi soạn thảo quyết định đảm bảo: tính pháp lý; tính khoa học;

tính hiệu quả; tính khả thi

Kết cấu, nội dung một quyết định: thờng có 2 phần

- Phần thứ nhất: bao gồm các căn cứ ra quyết định (căn cứ pháp lý và

cơ sở thực tiễn ban hành quyết định)

- Phần thứ hai: nội dung quyết định thờng viết dới dạng các điều Ví dụ quyết định về nhân sự:

Điều 1: Điều động ai? Hiện làm gì? ở đơn vị nào? sẽ làm gì ở đơn vị

nào? hoặc công nhận ai? Bộ phận nào? chức vụ gì?

Điều 2: Quyền lợi, nghĩa vụ cụ thể

Điều 3: Trách nhiệm, thời gian thi hành

VD:

Đoàn TNCS Hồ CHí Minh

b

4

5a8a10

9

114

yếu nội dung văn bản

5b Trích yếu nội dung công văn

6 Nội dung văn bản (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức để ký, chức vụ ngời ký.

7b Chữ ký 7c Họ tên ngời ký

8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn bản

9 Dấu chỉ mức độ mật

10 Dấu chỉ mức độ khẩn

11 Dấu chỉ phạm vi phổ biến 12a Dấu chỉ tài liệu hội nghị 12b Dấu chỉ dự thảo

7b7c

1415

16171819

16 §Þa ®iÓm vµ ngµy, th¸ng, n¨m sao

-I CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm, yêu cầu

1.1 Khái niệm: Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn

thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trongvăn thư

1.2 Yêu cầu

- Công tác văn thư phải được thực hiện nhanh chóng

- Công tác văn thư phải đảm bảo chính xác về nội dung văn bản vànghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Công tác văn thư phải giữ gìn được bí mật thông tin tài liệu

- Công tác văn thư phải hiện đại

2 Vị trí, tác dụng

2.1 Vị trí

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được tronghoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổchức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chứckinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương,chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp côngtác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị

-xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - -xã hội tổchức điều hành bộ máy, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục

vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trítrọng yếu trong công tác văn phòng.

Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức có thể ví nhưmột sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động; sợi dây chuyền đó liên hệ tất

cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên

hệ cơ quan đó với cơ quan cấp trên và cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đóngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạtđộng của nhà máy

2.2 Tác dụng

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, gópphần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòngchống tệ quan liêu giấy tờ

Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách,xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đềxuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triểnkhai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liênquan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quancàng đạt hiệu quả Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tinbằng văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thôngtin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đếnbản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làmtốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác,hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, trách tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnhhành chính

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhànước và mỗi cơ quan

Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trươngtuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng,Nhà nước và cơ quan là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư,quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thấtlạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sungthường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếulàm tốt công tác văn thư mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá;giải quyết xong công việc, tài liệu đều được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vàolưu trữ cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến

hành các khâu nghiệp vụ như sắp xếp, đánh giá giá trị, thống kê, bảo quản đểphục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau.

3 Nội dung công tác văn thư

3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

- Khi soạn thảo và ban hành văn bản phải đảm bảo yêu cầu đúng về thểloại, chính xác về thẩm quyền ban hành và thống nhất về thể thức

+ Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung ương Đảng

+ Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng thựchiện theo Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 10.1997 của Bộ Chính trị (khóaVIII), Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 02.4.2004 của Ban Bí thư Trung ươngĐảng (khóa IX) và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày… của Văn phòngTrung ương

Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn Thanhniên Cộng sản Hồ Chí Minh thực hiện theo Quyết định số 547 của Ban Bí thưTrung ương Đoàn và Hướng dẫn số 93-HD/VP, ngày 11-11-1999 của Vănphòng Trung ương Đoàn

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Soạn thảo văn bản (xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đốitượng giải quyết và thực hiện văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập và xử

lý thông tin có liên quan; xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo);

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản;

+ Đánh máy, nhân bản văn bản;

+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

+ Ký văn bản

3.2 Quản lý văn bản

3.2.1 Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

3.2.2 Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuậttrình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của

+Phân định đơn vị bảo quản;

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

3.4 Quản lý và sử dụng con dấu

4 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

4.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

4.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư

4.2.1 Đối với công tác văn thư các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội,

tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhànước về công tác văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệmgiúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dâncác cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đốivới cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

4.2.2.Đối với công tác văn thư các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Nội

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệvào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chứcchính trị - xã hội;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thốngcác cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quancủa Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhànước về công tác văn thư các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hộitrong phạm vi thuộc địa phương mình

- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lýcông tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình

4.2.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị

-xã hội

- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận(tổ) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư

- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng kí, trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giúp Chánh Văn phòng, trưởng Phòng Hành chính hoặc người đượcgiao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, kýban hành.

+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngàytháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật

+ Đăng kí, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, đến, nộibộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác

II TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Tài liệu lưu trữ

1.1 Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa

chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kholưu trữ để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoahọc, lịch sử của toàn xã hội

1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ

1.2.1 Tài liệu hành chính

Tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất được hình thành ở các

cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân

Nội dung tài liệu hành chính phản ánh những hoạt động của Đảng, Nhànước, đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, quân sự

Tài liệu hành chính hình thành chủ yếu trên giấy viết thông thường,bằng các phương pháp đánh máy, in rônêô, máy tính, viết tay

Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tuỳ thuộc vào từng giai đoạn lịch

sử của mỗi quốc gia Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến, tài liệu hànhchính chủ yếu là các loại: Sắc, Dụ, Chiếu, Tấu, Sớ Hiện nay, tài liệu hànhchính của Nhà nước là Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết ;tài liệu hành chính của Đảng là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri

1.2.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật là loại tài liệu chủ yếu được thể hiện bằnghình vẽ trên các loại giấy vẽ (giấy can, giấy sao in ánh sáng) Ngoài ra, còn

có một số tài liệu có nội dung được thể hiện bằng chữ viết (báo cáo quá trìnhnghiên cứu, khảo sát, bản thuyết minh kỹ thuật, kết luận về một số công trìnhnghiên cứu)

Nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về nghiêncứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, thiết kế và chếtạo các sản phẩm công nghiệp

Tài liệu khoa học kỹ thuật được hình thành chủ yếu ở các cơ quan, tổchức có chức năng nghiên cứu khoa học, thăm dò, khai thác tài nguyênkhoáng sản, nghiên cứu các hiện tượng thiên nhiên, các cơ quan thiết kế xâydựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công ghiệp

1.2.3 Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn là âm bản và dương bản của phim, điện ảnh, băngghi âm, ghi hình và những tài liệu máy tính

Tài liệu nghe nhìn được hình thành chủ yếu ở các cơ quan kinh tế,quân sự, ngoại giao, cơ quan báo chí, phát thanh truyền hình, các nhà nhiếpảnh, nhạc sỹ, các cơ sở sản xuất phim

1.2.4 Tài liệu văn học nghệ thuật

Tài liệu văn học nghệ thuật bao gồm bản thảo cuối cùng của các tácphẩm văn học, nghệ thuật và các tài liệu có giá trị về mặt văn học, nghệ thuậtđược hình thành trong quá trình hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, nhà hoạtđộng nghệ thuật

1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

1.3.1 Ý nghĩa chính trị

Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt Bất kỳ thời đại nào, cácgiai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình Ởnước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã tiến hành tậptrung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụcho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, củng cố quốc phòng,bảo vệ đất nước

1.3.2 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách chân thựcquá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, một con người và các sựkiện lịch sử của quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì vậy, tài liệu lưu trữ

là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử dântộc, lịch sử Đảng, lịch sử của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan

1.3.3 Ý nghĩa khoa học

Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoahọc của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữghi lại mọi hoạt động khoa học của quốc gia, cơ quan, cá nhân trên các lĩnhvực Do vậy, nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà cònphục vụ cho việc nghiên cứu các đề tài khoa học; giúp cho việc tổng kết,đánh giá, rút ra những quy luật vận động của tự nhiên, xã hội để dự báo, dự

đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội, đồng thời tránh đượcnhững hiểm họa cho con người, quốc gia.

1.3.4 Ý nghĩa thực tiễn

Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chínhsách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội ngắn và dài hạn; phục vụthiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày củamỗi cán bộ, nhân viên, công chức nói riêng và cơ quan nói chung Vì vậy, tàiliệu lưu trữ mang ý nghĩa thực tiễn rất lớn

1.4 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có 3 đặc điểm:

- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản

- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảoquản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất củaĐảng và Nhà nước

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụnhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội

2.2 Nội dung của công tác lưu trữ

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;

- Chỉnh lý khoa học - kỹ thuật tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ

và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ;

- Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trungthống nhất Thể hiện:

* Quản lý tài liệu lưu trữ:

- Tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam vào bảoquản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ của Nhà nước, các kho lưu trữcấp ủy Đảng từ Trung ương đến huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh

- Tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam vào bảoquản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ của Nhà nước từ Trung ương đếnđịa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước

- Tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Namvào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ cấp uỷ Đảng từ Trungương đến huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh và đặt dưới sự quản lýthống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

* Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ:

- Ở các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội do Cục Lưu trữVăn phòng Trung ương Đảng

- Ở các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp, đơn vị

vũ trang do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2.4 Quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ

2.4.1 Nội dung quản lý Nhà nước về lưu trữ

Nội dung quản lý Nhà nước về lưu trữ gồm:

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch, phát triển lưutrữ;

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm phápluật về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

- Thống kê Nhà nước về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ;

- Tổ chức chỉ đạo, nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựukhoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư lưu trữ, quản lý côngtác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ

2.4.2 Trách nhiệm quản lý Nhà nước về lưu trữ

* Đối với lưu trữ Nhà nước:

- Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý Nhànước về lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộtrưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ.

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện quản

lý Nhà nước về lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc

- Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện quản lý về lưu trữtrong phạm vi địa phương mình

* Đối với lưu trữ Đảng:

- Văn phòng Trung ương Đảng chịu trách nhiệm trước Trung ươngĐảng thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ của Đảng và các tổ chức chínhtrị - xã hội Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm giúpChánh Văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữĐảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý Nhànước về Lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi thuộcđịa phương mình

- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội phải có lưu trữhiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình

III ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁCVĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Khái niệm

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là việc ápdụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý,giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đượcnhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các

cơ quan Nhà nước, Đảng, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, tạo môi trường thuậnlợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ vàcác mạng thông tin quốc gia

2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

2.1 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, nội bộ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản

2.2 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng

- Gửi nhận văn bản;

- Thư tín điện tử;